Un modello di SOP pronto all'uso per documentare i processi in modo coerente. La struttura completa dei campi è riportata di seguito e puoi copiarla direttamente in Google Docs o Word.

Vuoi creare una SOP da una registrazione invece di compilare i campi a mano? Inizia da una registrazione dello schermo.

Modello di Procedura Operativa Standard (SOP)

Compilato con un esempio reale anziché con segnaposto. Il processo riguarda la consegna di un veicolo appena acquistato a un cliente presso una concessionaria.

Copia da qui.

Titolo e numero. Consegna del veicolo al cliente. SOP-SLS-004.

Scopo. Completare la consegna di un veicolo acquistato affinché il cliente se ne vada con il veicolo corretto, la documentazione corretta e una chiara comprensione di ciò che accadrà in seguito.

Ambito di applicazione. Copre la consegna di veicoli nuovi e usati ai clienti al dettaglio. Non copre le consegne di flotte, che seguono la procedura SOP-SLS-009, o la consegna di veicoli di cortesia.

Chi può eseguirla. Consulenti alle vendite che hanno completato la formazione sulla consegna. Un responsabile delle vendite deve essere presente per qualsiasi consegna che comporti un accordo finanziario superiore a un valore stabilito.

Cosa serve prima di iniziare. Veicolo lavato, preparato e rifornito di carburante. Immatricolazione confermata. Documentazione di finanziamento restituita e firmata. Qualsiasi lavoro di ripristino concordato completato e approvato. Pacchetto di consegna stampato.

Fasi e varianti.

Risoluzione dei problemi. Tutto ciò che non è coperto sopra va riferito al responsabile delle vendite in servizio. Qualsiasi controversia relativa al denaro va riferita al direttore generale il giorno stesso.

Proprietario, versione, revisione. Di proprietà del Responsabile Vendite di Gruppo. Versione 6, ultima revisione 11 aprile, prossima revisione aprile dell'anno prossimo. Revisionato immediatamente in caso di modifiche al processo di finanziamento o al sistema di consegna.

Copia fino a qui.

Sei varianti su otto fasi. La versione originale di questa procedura prevedeva otto fasi e nessuna variante, che è il fulcro dell'esempio seguente.

Cosa contiene questo modello

Quindici campi, nell'ordine in cui dovrebbero apparire. Il blocco di intestazione è ciò che trasforma un insieme di istruzioni in un documento controllato.

• Titolo della SOP

• ID della SOP

• Dipartimento

• Proprietario

• Versione

• Data di entrata in vigore

• Data di revisione

• Scopo

• Ambito di applicazione

• Strumenti, accessi e risorse necessari

• Responsabilità

• Fasi della procedura

• Eccezioni e casi limite

• Note su sicurezza e conformità

• Approvazione e firma

Come compilare questo modello di SOP

• Definisci prima l'ambito di applicazione, prima di ogni altra cosa:
  indica a quali situazioni si applica e a quali no. Un ambito di applicazione vago è il motivo più comune per cui una procedura viene scritta e poi mai utilizzata, perché il lettore non riesce a capire se è destinata a lui

• Proprietario, non autore:
  il proprietario è colui che la mantiene accurata, che spesso non coincide con la persona che l'ha scritta. Le procedure senza un proprietario sono quelle che diventano obsolete

• Prerequisiti prima delle fasi:
  elenca in anticipo gli accessi e gli strumenti necessari. Scoprire alla fase sette che manca un login è il motivo più comune per cui una procedura viene abbandonata a metà strada

• Una sola azione per fase:
  nell'ordine in cui viene eseguita, nominando l'elemento su cui si agisce piuttosto che la sua posizione sullo schermo. "Apri la scheda Fatturazione" sopravvive a un restyling grafico; "fai clic sulla terza scheda" no

• Dedica alle eccezioni una sezione specifica:
  nessuno legge una procedura per la parte che già conosce, quindi la sezione che ha più probabilità di essere letta è quella che la maggior parte delle procedure tralascia. Per ogni eccezione, registra la condizione che la scatena, cosa fare e chi decide. Tienila accanto alla fase a cui appartiene anziché in un'appendice

• Data di revisione, impostala subito:
  scegli un intervallo basato sulla frequenza con cui il processo sottostante cambia effettivamente e inseriscilo nell'intestazione anziché nel calendario di qualcuno

Che cos'è un modello di SOP gratuito?

Un modello di SOP gratuito è una struttura riutilizzabile per scrivere una procedura operativa standard: un documento che stabilisce come viene eseguito un processo specifico, da chi e in quale ordine, in modo che venga svolto sempre allo stesso modo. Una volta compilato, puoi trasformare la SOP in un video formativo così i nuovi assunti possono guardarlo passo dopo passo.

I modelli per questo scopo si trovano ovunque e sono quasi identici. Scopo, ambito, ruoli, fasi e una sezione per la versione. Questa struttura è corretta e richiede quindici minuti per essere riprodotta.

Ciò che distingue una procedura che le persone seguono da una che rimane non letta non si trova nel modello. Si tratta della decisione su cosa documentare, e quasi tutti fanno la scelta sbagliata.

SOP e procedura operativa standard significano la stessa cosa e i risultati di ricerca li trattano come un unico termine, quindi un modello gratuito di procedura operativa standard e un modello di SOP gratuito sono lo stesso documento sotto due nomi diversi.

Il formato segue l'uso. Un file Word di modello SOP gratuito è il luogo in cui viene scritta, rivista e approvata la maggior parte delle procedure, e un layout Word semplice per un modello di procedura operativa standard è il punto di partenza giusto per la maggior parte dei team. Una versione Excel del modello gratuito di procedura operativa standard si adatta a procedure che sono essenzialmente tabulari, come checklist e programmi ricorrenti. Il formato PDF è utile quando è necessario distribuire una versione finale non modificabile, mentre Word e Google Docs sono migliori per creare e gestire il documento di lavoro. Un file doc di modello di procedura operativa standard gratuito è uguale a un file Word con un'estensione precedente.

Esempio: SOP di onboarding dei dipendenti completata

Lo stesso modello, compilato, così puoi vedere come appare ogni campo nella pratica.

• Titolo della SOP: Onboarding dei nuovi dipendenti

• ID / versione della SOP: HR-004 / v2.1

• Proprietario: Operazioni HR

• Scopo: Assicurarsi che ogni nuovo dipendente completi le fasi di onboarding richieste prima del suo primo giorno di lavoro

• Ambito di applicazione: Tutti i nuovi dipendenti a tempo pieno. Non copre i collaboratori esterni o i tirocinanti

• Prerequisiti: Accesso all'HRIS, contratto firmato in archivio, checklist di onboarding

• Responsabilità: Le Operazioni HR eseguono, il responsabile delle assunzioni conferma, l'IT fornisce gli account

Procedura

• Creare il profilo del dipendente nell'HRIS.

• Inviare il pacchetto di documenti per l'onboarding e confermare la ricezione.

• Inviare la richiesta IT per account e hardware.

• Programmare l'orientamento e il colloquio di controllo della prima settimana.

• Confermare il completamento e contrassegnare la checklist come chiusa.

Eccezioni: se il contratto firmato non è in archivio, fermarsi alla fase uno e segnalare il problema al responsabile delle assunzioni. Se la data di inizio è entro cinque giorni lavorativi, inviare prima la richiesta IT.

Data di revisione: annualmente, o ogni volta che l'HRIS subisce modifiche.

Formati dei modelli di SOP

La struttura sopra indicata può essere copiata in uno qualsiasi di questi formati. Scegli il formato in base a chi deve modificarlo e se deve essere bloccato una volta approvato.

Quando utilizzare questo modello

Questa è la struttura per uso generale. Si adatta all'onboarding, alle procedure IT, al supporto clienti, alle operazioni, alle risorse umane, alla finanza e a qualsiasi flusso di lavoro ricorrente in cui lo stesso lavoro deve produrre lo stesso risultato.

Se la tua procedura è specifica per una funzione, esiste già una versione adatta:

• Modello di SOP per l'IT

• Modello di SOP per le risorse umane

• Modello di SOP per il servizio clienti

• Modello di SOP per il supporto di prodotto

• Modello di SOP per la gestione degli account

• Modello di SOP per lo sviluppo aziendale

• Modelli di SOP per il marketing digitale

• Modello di SOP per il trasferimento di conoscenze

• Modello di SOP per MSP

• Modello di manuale di SOP

• Modelli di politiche e procedure

• Modello di metodo di procedura

Per confrontare esempi e formati affiancati anziché un singolo modello, consulta l'insieme più ampio di modelli di SOP.

Crea invece una SOP da una registrazione dello schermo

Iniziare da un modello vuoto non è sempre la via più rapida. Quando un processo è più facile da dimostrare che da descrivere, e specialmente quando avviene sullo schermo, compilare quindici campi a mano è la via più lenta.

Registra il processo una volta e Trupeer trasformerà la registrazione in una SOP strutturata con uno screenshot per ogni fase, oltre a un video narrato ricavato dalla stessa acquisizione. Sarà comunque necessario aggiungere l'ambito, le eccezioni e le approvazioni, ma le fasi e gli screenshot saranno già pronti.

Ideale per procedure guidate di software, onboarding, procedure di supporto, operazioni interne e trasferimento di conoscenze prima delle dimissioni di un dipendente.

Trasforma una registrazione dello schermo in una SOP oppure inizia con il generatore di SOP. Per la categoria più ampia, vedi software per SOP.

Personalizza questo modello in Trupeer

Fase 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dal menu di navigazione principale.

Fase 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Fase 3: Espandi la vista del modello

Se necessario, espandi la vista del modello per vedere chiaramente l'intero layout e i dettagli.

Fase 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Fase 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Fase 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando vuoi vedere come appare il tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Come scrivere una SOP in sei fasi

1. Osserva il processo eseguito, più volte, da persone diverse. Non una volta sola e non limitandoti a chiedere. Le persone descrivono il processo teorico ma eseguono quello reale.

2. Scrivi prima il percorso ordinario, una sola azione per fase, indicando come dovrebbe essere il risultato.

3. Individua le varianti. Basandoti sulle tue osservazioni, chiedendo cosa è andato storto nelle ultime cinque occasioni e analizzando i registri dei reclami e degli errori.

4. Scrivi ogni variante accanto alla relativa fase, indicando chi decide qualora sia necessaria una decisione.

5. Fai seguire la procedura a qualcuno che non l'ha mai eseguita prima. Ogni domanda che pone rappresenta un difetto della procedura. Scrivi la risposta invece di spiegarla a voce.

6. Inserisci proprietario, versione e data nel piè di pagina e stabilisci una data di revisione prima di pubblicarla anziché dopo.

La fase cinque è il meccanismo di controllo qualità più economico a disposizione e quello più comunemente saltato. Un autore non può vedere i propri presupposti impliciti, mentre un estraneo li individua in venti minuti.

Formati di SOP: a fasi, gerarchico e diagramma di flusso

Tre formati, e la scelta dovrebbe seguire il processo piuttosto che le preferenze personali.

Formato a fasi semplice. Un elenco numerato. Corretto per processi brevi e lineari con poche decisioni. La maggior parte delle procedure dovrebbe essere strutturata così, e molte vengono inutilmente complicate.

Formato gerarchico. Fasi numerate con sotto-fasi numerate. Si adatta a processi più lunghi in cui alcune fasi richiedono dettagli e altre no, e dove ruoli diversi eseguono parti diverse. Il formato su cui si orienta la maggior parte delle grandi organizzazioni.

Formato diagramma di flusso. Un diagramma. Decisamente migliore quando il processo prevede molte decisioni e le varianti contano più della sequenza temporale (il che, per quanto sostenuto in questa pagina, riguarda più processi di quanti solitamente se ne disegnino). Il costo risiede nella manutenzione, poiché un diagramma è più difficile da modificare rispetto a un elenco e un diagramma di flusso obsoleto è più difficile da correggere rispetto a un paragrafo non aggiornato.

Un ibrido pratico funziona bene: le fasi strutturate come una tabella, con una colonna per le varianti accanto ad esse, come nell'esempio precedente. Mantiene la facilità di modifica di un elenco cogliendo al contempo le decisioni che mostrerebbe un diagramma di flusso.

Un'ulteriore considerazione quando si adatta qualsiasi modello: mantieni coerente tutto ciò che personalizzi all'interno del set di documenti. Qualunque sia il formato scelto, usa lo stesso per tutte le tue procedure. I lettori imparano a conoscere un formato e un manuale che ne contiene tre diversi costringe tutti a un momento di riorientamento ogni volta.

Modelli di SOP per dipartimento

Ogni funzione aziendale ha bisogno di procedure e l'enfasi si sposta notevolmente tra di esse.

Vendite e sviluppo aziendale. Le procedure coprono la gestione della pipeline, la preventivazione e la consegna, e le varianti di solito comportano un'autorizzazione piuttosto che un metodo alternativo. La SOP per lo sviluppo aziendale copre questo ambito.

Marketing. Dominano le fasi di approvazione e pubblicazione e le varianti critiche riguardano qualsiasi azione irreversibile una volta pubblicata, tema affrontato dalla SOP per il marketing digitale.

Servizio clienti. Le procedure vengono lette nel momento stesso in cui vengono utilizzate, a metà di una conversazione, il che cambia il modo in cui devono essere strutturate. Trattato nella SOP per il servizio clienti.

IT. Procedure di accesso, modifica e gestione degli incidenti, con un forte contenuto relativo alla risoluzione dei problemi. La SOP per l'IT copre questi aspetti.

Risorse Umane. Le conseguenze variano a seconda della gravità e la procedura deve distinguerle chiaramente, e il diritto del lavoro si applica in ogni fase.

Produzione, magazzino ed edilizia. Le procedure si collocano al di sopra delle istruzioni di lavoro dettagliate e della documentazione sulla sicurezza, e il confine tra le tre cose dovrebbe essere stabilito esplicitamente, altrimenti si rischia che finiscano tutte e tre in un unico documento.

Sanità, farmaceutica, alimentare e servizi finanziari. Questi settori possono avere requisiti normativi per procedure controllate, documentazione, formazione, approvazione, distribuzione o conservazione, a seconda dell'attività e dello standard applicabile. Sviluppa i documenti in base allo standard applicabile con il supporto di esperti qualificati. Niente in questa pagina sostituisce tale consulenza.

Mostra il processo invece di descriverlo

Alcune fasi sono più rapide da dimostrare che da scrivere. Quando una procedura coinvolge uno schermo, uno screenshot per ogni fase elimina la maggior parte delle ambiguità tipiche delle istruzioni scritte, e una breve clip gestisce le fasi che sono davvero difficili da descrivere.

Questo è il caso in cui conviene registrare il processo anziché scriverlo partendo da un modello vuoto. Vedi convertire una registrazione dello schermo in una SOP.

SOP, istruzione di lavoro, politica o mappa di processo?

Quattro documenti a quattro livelli diversi, e scegliere quello sbagliato è l'errore strutturale più comune.

Una politica stabilisce cosa deve essere vero e perché. È breve, cambia raramente e non dice a nessuno come fare qualcosa.

Una procedura operativa standard stabilisce come si svolge un processo: chi fa cosa, in quale ordine. Solitamente spazia tra vari ruoli ed è il livello trattato in questa pagina.

Un'istruzione di lavoro stabilisce come viene eseguita una singola attività all'interno di quella procedura, con dettagli sufficienti affinché qualcuno che non la conosce possa eseguirla. Il modello di istruzioni di lavoro copre questo aspetto.

Una mappa di processo è un diagramma dello stesso processo, utile per visualizzare passaggi di consegne e ritardi piuttosto che per essere seguita operativamente.

La prova del nove sta in chi legge il documento e cosa fa subito dopo. Se il lettore ha bisogno di sapere cosa è consentito, si tratta di una politica. Se ha bisogno di sapere cosa succede e in quale ordine, si tratta di una procedura. Se ha bisogno di sapere quale pulsante premere, si tratta di un'istruzione di lavoro.

Scrivere i dettagli dell'attività in una SOP produce un documento di quaranta pagine troppo lungo da leggere come panoramica e troppo generico da seguire come istruzioni, il che rappresenta il difetto più comune nei set di procedure.

Domande frequenti

Esiste un modello di SOP gratuito?

Sì, la struttura completa dei campi è presente in questa pagina e può essere copiata in Google Docs, Word o qualsiasi altro editor. Un file Word o PDF è il punto di partenza abituale perché la maggior parte dei team dispone già di questi strumenti e può applicare la propria formattazione aziendale.

Cosa dovrebbe includere un modello di SOP?

Quindici campi: titolo, ID della SOP, dipartimento, proprietario, versione, date di entrata in vigore e di revisione, scopo, ambito di applicazione, strumenti e accessi richiesti, responsabilità, fasi della procedura, eccezioni, note su sicurezza e conformità, e approvazione. Il blocco di intestazione è ciò che lo rende un documento controllato anziché un semplice insieme di istruzioni.

È meglio Word o Google Docs per una SOP?

Word è adatto alle organizzazioni con un controllo dei documenti consolidato e requisiti offline. Google Docs è adatto ai team che hanno bisogno di più persone che modificano e commentano contemporaneamente. Nessuno dei due gestisce al meglio il controllo delle versioni all'interno di un'ampia libreria, che è il momento in cui un sistema dedicato inizia a diventare importante.

Qual è la differenza tra una SOP e un'istruzione di lavoro?

Una SOP copre un'intera procedura dall'inizio alla fine, compreso chi è responsabile e cosa succede in caso di eccezioni. Un'istruzione di lavoro copre una singola attività al suo interno, solitamente a un livello più dettagliato. Stabilire esplicitamente il confine evita che entrambe finiscano in un unico documento.

Con quale frequenza deve essere rivista una SOP?

Imposta l'intervallo in base alla velocità con cui cambia il processo sottostante, piuttosto che secondo una regola fissa del calendario. Una procedura legata a un software aggiornato mensilmente richiede controlli molto più frequenti rispetto a una che copre un processo fisico stabile. Inserisci la data di revisione nell'intestazione in modo che sia visibile a tutti, anziché solo nell'agenda di qualcuno.

Come devono essere documentate le eccezioni in una SOP?

Dedica loro una sezione specifica piuttosto che una nota a piè di pagina. Elenca la variante, la condizione che la innesca e cosa fare. I casi insoliti sono quelli in cui si verifica la maggior parte degli errori, e una procedura che documenta solo il percorso lineare si rivela inutile proprio nel momento in cui il lettore ne ha più bisogno.

L'intelligenza artificiale può creare una SOP da una registrazione di un processo?

Sì. Registra il processo una volta e l'IA identificherà le fasi, acquisirà uno screenshot per ciascuna e redigerà il testo dell'istruzione. Sarà comunque necessario aggiungere l'ambito, le eccezioni e le approvazioni. Vedi convertire una registrazione dello schermo in una SOP.

Posso personalizzare questo modello di SOP?

Sì. Aggiungi o rimuovi campi per soddisfare i tuoi requisiti di controllo dei documenti e imposta una variante per tipo di procedura, piuttosto che un singolo modello che si adatta solo parzialmente a tutto. Se la tua procedura è specifica per una funzione, sopra sono presenti i collegamenti alle versioni per i vari dipartimenti.