I team di digital marketing prosperano sulla velocità, ma solo se i loro processi sono rigorosi. Con Trupeer, puoi risparmiare ore sulla documentazione partendo da modelli gratuiti di SOP per il digital marketing, personalizzandoli con le tue linee guida del brand e utilizzando il nostro creatore di SOP basato su intelligenza artificiale per trasformare i processi di marketing in video guide dettagliate.

Il marketing non ha bisogno di procedure per ogni cosa. Ne ha bisogno per quella manciata di momenti in cui un'azione non può essere annullata: l'e-mail inviata a cinquantamila persone, la campagna che ha speso quattromila euro in una notte, la pagina pubblicata con il tracciamento di staging ancora attivo.

Tutto ciò che precede quei momenti è una bozza. Tutto ciò che viene dopo è pubblico, speso o perso. Questi modelli coprono le otto procedure che si collocano in corrispondenza di tali punti critici.

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Gratuito, modificabile, senza filigrana.

I momenti che richiedono una procedura

Le operazioni di marketing presentano un numero limitato di azioni irreversibili, e quasi ogni errore costoso si verifica in corrispondenza di una di esse.

Scrivi prima le procedure per questi casi. Le parti reversibili del marketing, come il briefing, la stesura della bozza, la progettazione grafica e la revisione, richiedono buone abitudini piuttosto che procedure documentate.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passaggio 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dalla navigazione principale.

Passaggio 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passaggio 3: Espandi la visualizzazione del modello

Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente il layout completo e i dettagli.

Passaggio 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passaggio 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per archiviare il modello aggiornato come tuo.

Passaggio 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando desideri vedere l'aspetto del tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con i modelli di SOP per il digital marketing puoi:

• Risparmiare ore di scrittura: Evita il foglio bianco grazie a strutture collaudate per i flussi di lavoro di marketing.

• Standardizzare l'esecuzione: Utilizza le stesse SOP per ogni campagna, canale e membro del team.

• Mantenere la coerenza del brand: Applica il tuo logo, font e colori utilizzando il brand kit di Trupeer.

• Inserire i marketer più velocemente: I nuovi assunti diventano operativi rapidamente grazie a SOP chiare basate su video.

• Coprire ogni canale: Modelli per SEO, annunci a pagamento, contenuti, e-mail, social e analisi.

• Raggiungere team globali: Traduci le SOP di marketing in oltre 65 lingue con un solo clic.

Le SOP di digital marketing di cui hai bisogno

Sei delle otto procedure esistono per prevenire uno specifico errore irreversibile. La reportistica e l'approvazione sono le due che proteggono le decisioni piuttosto che le azioni.

SOP per la pubblicazione di contenuti e SEO

Trigger. Articolo approvato dal responsabile dei contenuti.

Cosa copre. Correzione di bozze finale, parola chiave target confermata nel titolo e nell'H1, meta titolo e descrizione entro i limiti di lunghezza, link interni aggiunti sia verso che dall'articolo, immagini compresse con testo alternativo (alt text), tag canonical corretto, noindex rimosso, schema applicato ove pertinente, autore e data impostati, e controllo dell'URL per evitare refusi, poiché modificare un URL pubblicato è costoso.

Il controllo (gate). Nessuno pubblica il proprio lavoro senza che un secondo paio di occhi verifichi la checklist. Non la scrittura, ma la checklist stessa.

Post-pubblicazione. Inviare per l'indicizzazione, aggiungere al registro dei contenuti e programmare una revisione delle prestazioni a 30 e 90 giorni.

SOP per il lancio di campagne a pagamento

Trigger. Campagna creata, prima che venga attivata.

Cosa copre. Limite di budget impostato a livello di campagna e di account, pubblico ed esclusioni confermati, parole chiave escluse caricate, targeting geografico e linguistico verificato, pianificazione e data di fine impostate, tracciamento delle conversioni verificato come attivo, landing page funzionante e tracciata, parametri UTM corretti, creatività approvata e autorità di spesa confermata rispetto alla matrice di approvazione.

Il controllo (gate). Una seconda persona conferma specificamente il limite di budget e la data di fine. Questi due campi causano più spese eccessive di qualsiasi altra cosa, ed entrambi sono banali da verificare.

Prime 24 ore. Qualcuno controlla la spesa e l'erogazione la mattina successiva al lancio. Non la settimana successiva.

SOP per l'invio di e-mail

La procedura con le conseguenze più elevate nella maggior parte dei team di marketing, dettagliata di seguito.

Trigger. E-mail approvata e pubblico definito.

Cosa copre. Segmento verificato con il conteggio confrontato rispetto alle previsioni, liste di esclusione applicate, token di personalizzazione testati con un record reale e un record vuoto, ogni link cliccato in un invio di prova, oggetto e preheader controllati, nome del mittente e indirizzo di risposta corretti, presenza e funzionamento del link di disiscrizione, rendering verificato su dispositivi mobili e su almeno due client, orario di invio e fuso orario confermati, e inclusione di una lista seed (indirizzi di prova).

Il controllo (gate). Due persone confermano il segmento e il conteggio. L'errore classico non è un'e-mail non funzionante, ma un'ottima e-mail inviata alle persone sbagliate.

SOP per la pubblicazione sui social

Trigger. Post approvato e programmato.

Cosa copre. Account corretto confermato, in particolare laddove gli account personali e del brand condividono lo stesso dispositivo. Testo controllato inclusi gli hashtag. Link tracciati. Dimensioni dell'immagine corrette per piattaforma. Testo alternativo (alt text) aggiunto. Account taggati verificati come reali. Orario programmato verificato rispetto al calendario editoriale per evitare conflitti.

Il controllo che conta di più non riguarda il post in sé. Si tratta di una regola per mettere in pausa i contenuti programmati durante un incidente live, un disservizio o un evento esterno significativo. La pubblicazione di post promozionali programmati durante una crisi è l'errore social evitabile più comune, e richiede una persona designata con l'autorità di sospendere tutto.

SOP per il lancio di landing page

Trigger. Pagina creata e contenuto approvato.

Cosa copre. Rimozione delle direttive noindex e dei file robots di staging, test del modulo dall'inizio alla fine (inclusi l'e-mail di notifica e il record nel CRM), pagina di ringraziamento o conferma funzionante, tracciamento ed eventi di conversione attivi, velocità della pagina accettabile, verifica su dispositivo mobile reale, link testati, accuratezza delle informazioni legali e dei prezzi, e reindirizzamenti implementati se si sostituisce un URL esistente.

Il controllo (gate). L'invio del modulo deve essere testato da qualcuno diverso da chi ha creato la pagina, verificando l'intero percorso fino alla comparsa del record nella destinazione corretta.

SOP per la governance del tracciamento e degli UTM

La meno affascinante, ma la più preziosa.

Cosa copre. La tassonomia di denominazione per sorgente, mezzo, campagna, contenuto e termine. Chi può creare nuovi valori. Utilizzo obbligatorio delle lettere minuscole, poiché i valori UTM sono sensibili alle maiuscole (case sensitive) e "Facebook" e "facebook" frammenteranno i tuoi dati per sempre. L'uso di un singolo strumento di generazione o foglio di calcolo, anziché consentire agli utenti di digitare i parametri a mano. Un registro delle campagne attive. E una regola secondo cui le modifiche al tracciamento devono essere valutate per il loro effetto sulla comparabilità storica prima di essere implementate.

Perché è importante. Qualsiasi altro report di marketing dipende da questo, ed è l'unica cosa che non si può correggere a posteriori. Dati raccolti in modo incoerente per sei mesi sono semplicemente persi.

SOP per la reportistica

Cosa copre. Quali metriche, da quale fonte di verità, in quale periodo, con quale confronto. La definizione scritta di ogni metrica, in modo che un lead qualificato significhi la stessa cosa in ogni report. Chi lo produce, chi lo esamina e quando viene distribuito. E una regola secondo cui qualsiasi modifica a una definizione deve essere annotata sul grafico a partire da quella data.

L'errore che previene. Due persone che presentano numeri diversi per la stessa cosa nella stessa riunione, cosa che accade ogni volta che la fonte di verità non è dichiarata.

SOP per l'approvazione legale e del brand

Cosa copre. Cosa richiede approvazione e cosa no, perché una regola che impone l'approvazione su tutto finisce per essere aggirata. Chi approva cosa, con ruoli definiti. Tempistiche previste per l'approvazione, affinché non si trasformi in una coda infinita. E quali affermazioni richiedono una revisione legale, tipicamente tutto ciò che è comparativo, qualsiasi statistica, qualsiasi termine regolamentato e qualsiasi menzione di un cliente.

Il controllo (gate). L'approvazione deve essere registrata, non verbale. Uno screenshot di un pollice in su su Slack è una registrazione valida. Una conversazione a memoria no.

Un esempio completo di SOP applicata

MKT-003 · Invio e-mail · v2.0

Scopo. Assicurarsi che ogni e-mail sia inviata alle persone giuste, venga visualizzata correttamente e funzioni, prima che diventi irreversibile.

Si applica a. Tutte le e-mail di marketing inviate a più di 50 destinatari. Le e-mail transazionali seguono la procedura MKT-009.

Responsabile. Lifecycle Marketing Manager. Approvatore. Head of Marketing.

Trigger. Contenuto dell'e-mail approvato e pubblico definito.

Autorità. Invii fino a 10.000 destinatari approvati dal Lifecycle Manager. Al di sopra, approvazione dell'Head of Marketing. Qualsiasi invio all'intero database richiede l'approvazione dell'Head of Marketing, indipendentemente dalle dimensioni.

Passaggi.

1. Confermare per iscritto la definizione del segmento rispetto al brief. Non "i nostri utenti attivi", ma i criteri specifici.

2. Estrarre il segmento e registrare il conteggio. Confrontarlo con il numero previsto.

3. Gate. Se il conteggio differisce dalle previsioni di oltre il 20%, fermarsi e indagare prima di procedere. Questo singolo controllo previene la maggior parte degli invii al pubblico errato.

4. Applicare le liste di esclusione: disiscritti, destinatari recenti entro il limite di frequenza, segnalazioni di supporto attive ed eventuali contatti in una trattativa commerciale attiva, ove pertinente.

5. Controllare oggetto, preheader, nome del mittente e indirizzo di risposta.

6. Inviare un test alla lista seed, inclusi almeno un account Gmail, uno Outlook e un dispositivo mobile.

7. Fare clic su ogni link nel test, inclusi il logo, il piè di pagina e il link di disiscrizione. Confermare che ciascuno porti alla destinazione prevista con i parametri UTM corretti.

8. Testare la personalizzazione con un record reale e con un record privo del campo personalizzato. Il caso vuoto è quello da cui ha origine il testo "Ciao ,".

9. Confermare il rendering su dispositivi mobili e su due client desktop. Controllare la modalità scura se il modello utilizza immagini con sfondi trasparenti.

10. Confermare l'orario di invio e il fuso orario. Indicare esplicitamente quale fuso orario utilizza la programmazione.

11. Gate. Una seconda persona conferma il segmento, il conteggio e l'orario di invio. Registrato nel record della campagna, non verbalmente.

12. Programmare o inviare.

13. Monitorare per 30 minuti dopo l'invio. Controllare la frequenza di rimbalzo (bounce rate) e le risposte immediate.

14. Registrare l'invio nel registro delle campagne con segmento, conteggio ed eventuali anomalie.

Definizione di completato. Inviato, registrato, monitorato per 30 minuti, nessun problema immediato.

Se qualcosa va storto dopo l'invio. Non inviare una rettifica a tutti per impostazione predefinita. Valuta quante persone sono state colpite e quanto gravemente. Una rettifica di follow-up a cinquantamila persone per un link rotto cliccato da otto persone fa più danni dell'errore originale. Decidi insieme all'Head of Marketing.

Mai. Inviare senza un test. Inviare a un segmento di cui non hai verificato il conteggio. Programmare per il lunedì mattina senza controllare il calendario editoriale. Riutilizzare un invio precedente senza testare nuovamente i link, poiché gli URL scadono.

Revisione. Trimestrale e dopo ogni incidente di invio.

Cosa inserire in una SOP di marketing

• Titolo, riferimento e versione.

• Responsabile e approvatore.

• Trigger, espresso come evento osservabile.

• Autorità di spesa o di invio espressa in numeri.

• Passaggi numerati, un'azione per ciascuno.

• Controlli (gates), chiaramente indicati, con firma del responsabile.

• Cosa fare quando qualcosa va storto dopo il momento irreversibile.

• Una breve lista di cose da non fare mai.

• Cosa viene registrato e dove.

• Data di revisione.

La sezione "cosa fare quando qualcosa è andato storto" è quella che manca più spesso nelle SOP di marketing, ed è proprio la sezione di cui le persone hanno effettivamente bisogno, perché è in quel momento che cercano il documento.

Punti di controllo per l'approvazione e chi firma

Quest'ultima riga è importante. Rendi la sospensione fluida e priva di approvazione. Il costo di una pausa non necessaria è quasi nullo, mentre il costo dei contenuti programmati che continuano a essere pubblicati durante una crisi non lo è.

Come scrivere le tue SOP di marketing

1. Inizia dai momenti irreversibili, non dall'organigramma aziendale dei processi.

2. Scrivi per prima la SOP sull'invio di e-mail. Ha le conseguenze più elevate ed è quella più comunemente informale.

3. Osserva il processo mentre viene eseguito da chi lo fa meglio e registralo.

4. Inserisci i punti di controllo (gates) in modo esplicito, con un ruolo designato e una conferma registrata.

5. Esprimi i limiti di autorità in cifre.

6. Scrivi la sezione post-errore. Cosa fare dopo un invio errato è la parte di cui le persone hanno più bisogno quando sono sotto pressione.

7. Mantieni ogni SOP entro una singola pagina. Una checklist pre-lancio di tre pagine non verrà utilizzata.

8. Testa la procedura con qualcuno che non ha mai eseguito l'attività, quindi correggi i punti su cui ha posto domande.

9. Archiviale dove si svolge il lavoro, nel modello di brief di campagna o nello strumento di gestione dei progetti, non in una wiki separata.

10. Assegna un responsabile e una data di revisione.

Mantenere le SOP aggiornate

Le SOP di marketing diventano obsolete più rapidamente della maggior parte delle altre, poiché dipendono da strumenti che cambiano costantemente.

Esaminale trimestralmente e immediatamente dopo ogni aggiornamento di piattaforma, introduzione di nuovi strumenti, modifica di tracciamento e dopo ogni incidente. Collega la revisione alla gestione dei tuoi strumenti: quando migri le piattaforme e-mail, la SOP e-mail deve far parte della migrazione stessa, non essere aggiornata in un secondo momento.

Elimina le procedure che non descrivono più alcuna attività da te svolta. Un registro di SOP con quattordici procedure di cui solo quattro sono attuali insegna al team che nessuna di esse è affidabile.

Best practice

• Scrivi procedure solo per azioni irreversibili.

• Due persone dedicate alla verifica del segmento e del conteggio per ogni invio massivo.

• Limite di budget e data di fine verificati da una seconda persona prima che qualsiasi campagna vada online.

• Parametri UTM in lettere minuscole, imposti da uno strumento di creazione anziché affidati alla speranza.

• Un'unica fonte di verità scritta per ogni metrica.

• La sospensione dei contenuti programmati non richiede alcuna approvazione.

• Approvazione registrata, mai verbale.

• Includi una sezione post-errore in ogni procedura.

• Una pagina per ciascuna procedura.

• Revisione dopo ogni incidente.

Errori comuni

• Procedure scritte per le parti reversibili e non per quelle irreversibili.

• Nessun controllo sul conteggio prima di un invio, che rappresenta il controllo più economico a disposizione.

• Limiti di budget non impostati perché si prevedeva che la campagna durasse solo un giorno.

• Noindex di staging lasciato attivo su una pagina pubblicata.

• Valori UTM digitati a mano, frammentando i dati tra varianti con lettere maiuscole e minuscole.

• Definizioni delle metriche non dichiarate, con conseguente disaccordo tra due report.

• Approvazione richiesta per tutto, spingendo le persone ad aggirare il processo.

• Nessuna regola per mettere in pausa i contenuti durante un incidente.

• E-mail di rettifica inviate d'impulso, amplificando un piccolo errore.

• SOP archiviate in un luogo in cui nessuno le consulta durante un lancio.

• Registro pieno di procedure che nessuno ha più aggiornato dopo una migrazione di piattaforma.

Registra il processo una volta sola, mantieni la SOP aggiornata

Apri i modelli in Trupeer AI, applica il tuo brand kit in modo che le procedure corrispondano alla tua documentazione interna e modifica direttamente qualsiasi sezione. La configurazione è descritta nella guida ai modelli.

Le SOP di marketing dipendono in modo insolito dagli strumenti. Metà dei passaggi della procedura di invio e-mail sono azioni all'interno di una piattaforma specifica, e la descrizione scritta di una schermata diventa obsoleta nel momento in cui cambia l'interfaccia o si effettua una migrazione.

Registra il processo una volta sola e Trupeer AI produrrà la procedura scritta e una video guida narrata partendo dallo stesso passaggio, consentendo a un nuovo membro del team di guardare come viene costruito il segmento anziché leggere undici passaggi relativi a una schermata che non ha mai visto. Registra di nuovo dopo una migrazione invece di riscrivere da capo. Traducila in oltre 65 lingue per team distribuiti o agenzie esterne, conserva la raccolta nella tua knowledge base e utilizza le stesse registrazioni per l'onboarding.

Registra. Personalizza col brand. Traduci. Usa Trupeer.

Domande frequenti

Esistono modelli gratuiti di SOP per il digital marketing?

Sì, ce ne sono otto su questa pagina: pubblicazione di contenuti e SEO, lancio di campagne a pagamento, invio di e-mail, pubblicazione sui social, lancio di landing page, tracciamento e governance degli UTM, reportistica e approvazione legale e del brand. Gratuiti nei formati Word, Excel, PDF e Google, senza registrazione, senza filigrana.

Cos'è una SOP per il digital marketing?

Una procedura documentata per un'attività di marketing ricorrente, che copre il trigger, i passaggi ordinati, i punti di controllo per l'approvazione, chi ha l'autorità di agire e cosa fare se qualcosa va storto. Nel marketing, quelle più preziose si collocano nei punti in cui un'azione non può essere annullata.

Quali SOP di marketing dovrei scrivere per prime?

La procedura di invio delle e-mail, poiché presenta le conseguenze più gravi ed è spesso lasciata all'informalità. Successivamente, il lancio di campagne a pagamento, poiché è lì che si spende denaro in modo irreversibile, e la governance del tracciamento, perché ogni report prodotto dipende da essa e non può essere corretta a posteriori.

Cosa deve includere una SOP di marketing?

Titolo, riferimento e versione, responsabile e approvatore, il trigger, l'autorità di spesa o di invio in cifre, passaggi numerati, punti di controllo per l'approvazione chiaramente indicati, cosa fare dopo un errore, una breve lista di cose da non fare mai, cosa viene registrato e una data di revisione.

Quanto deve essere lunga una SOP di marketing?

Una pagina. Vengono lette subito prima di un lancio, quando si è sotto pressione per il tempo e si preferisce una checklist rapida rispetto a un documento lungo. Qualsiasi testo più lungo verrebbe letto superficialmente, vanificando lo scopo di avere dei punti di controllo.

Come si scrive una SOP per un team di marketing?

Identifica innanzitutto le azioni irreversibili, osserva la persona più esperta mentre esegue ciascuna di esse, scrivi i passaggi nell'ordine in cui avvengono, indica chiaramente i punti di controllo con il nome del firmatario responsabile, esprimi i limiti di autorità in cifre, aggiungi una sezione su cosa fare quando qualcosa va storto e testala con qualcuno che non ha mai eseguito l'attività.

Cos'è la governance degli UTM e perché richiede una SOP?

Una tassonomia definita per i parametri di tracciamento delle campagne, unita a regole su chi può creare nuovi valori e su come vengono generati. Richiede una procedura perché i valori UTM sono sensibili alle maiuscole, di solito vengono digitati a mano e l'incoerenza non può essere corretta a posteriori. Sei mesi di dati frammentati sono persi per sempre.

Con quale frequenza devono essere esaminate le SOP di marketing?

Trimestralmente e subito dopo ogni cambio di piattaforma, migrazione di strumenti, modifica del tracciamento o incidente. Le procedure di marketing diventano obsolete più velocemente di altre perché descrivono interfacce specifiche, quindi collega la revisione alle modifiche dei tuoi strumenti piuttosto che al solo calendario.

Ogni processo di marketing dovrebbe avere una SOP?

No. Scrivile per le azioni che non possono essere annullate: invii, pubblicazioni, lanci, spese e modifiche al tracciamento. Le parti reversibili del marketing, come il briefing, la stesura, la progettazione e la revisione, necessitano di buone pratiche piuttosto che di procedure documentate; inoltre, un registro colmo di procedure che nessuno segue svaluta quelle che contano davvero.

Posso personalizzare questi modelli di SOP per il digital marketing?

Sì, tutte le versioni sono completamente modificabili. I limiti di autorità, i ruoli di approvazione e i passaggi specifici dello strumento sono le parti che devono rispecchiare la tua realtà. In Trupeer AI puoi anche applicare il tuo brand kit affinché tutte le procedure corrispondano alla tua documentazione interna.

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