La via più chiara per migliorare un'azienda è documentare come funziona realmente oggi. Con Trupeer, puoi risparmiare ore nella documentazione dei processi aziendali partendo da un modello di processo aziendale gratuito, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e trasformando i processi in video dimostrativi che danno vita a ogni passaggio per il team.

Ogni azienda si basa su processi che nessuno ha mai messo per iscritto. Funzionano bene finché la persona che li conosce non è in ferie, se ne va o viene promossa, e poi le stesse domande ricevono risposta da zero da tre persone diverse che indovinano ciascuna in modo differente.

Questo modello gratuito di processo aziendale risolve un processo alla volta. La parte difficile non è il documento, è decidere quanti dettagli acquisire, ed è da qui che si parte.

Scarica il modello di processo aziendale

Gratuito, modificabile, senza filigrana. Word ed Excel coprono la maggior parte delle esigenze. PowerPoint serve quando si presenta il processo anziché seguirlo.

Di quale documento di processo hai effettivamente bisogno?

L'errore più comune è scegliere l'elemento sbagliato e poi lottare con il formato. Inizia da qui.

Se non sei sicuro, scrivi prima il documento di processo. Potrai sempre ricavarne la mappa in un secondo momento, mentre disegnare la mappa di un processo che non hai ancora descritto tende a produrre un diagramma ordinato di qualcosa che nessuno in realtà fa.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Fase 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dal menu di navigazione principale.

Fase 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Fase 3: Espandi la vista del modello

Se necessario, espandi la vista del modello per vedere chiaramente l'intero layout e i dettagli.

Fase 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Fase 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Fase 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando vuoi vedere come appare il tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di processo aziendale puoi:

• Risparmiare ore di documentazione: Evita la pagina bianca grazie a una struttura adatta a qualsiasi processo aziendale.

• Acquisire come avviene il lavoro: Sezioni integrate per input, passaggi, decisioni e output.

• Rimanere in linea con il brand: Applica il tuo logo, font e colori usando il kit aziendale di Trupeer.

• Standardizzare l'esecuzione: Usa lo stesso modello per tutti i team e funzioni.

• Identificare miglioramenti: Mappare un processo è il primo passo per migliorarlo.

• Raggiungere team globali: Traduci i documenti di processo in oltre 65 lingue con un solo clic.

I tre livelli di documentazione dei processi

La maggior parte dei progetti di documentazione si blocca perché qualcuno cerca di catturare tutto con il massimo dettaglio. I processi si documentano chiaramente su tre livelli, e ti serve solo il livello che risponde alla domanda che hai davanti.

Livello 1: la mappa del processo. Tutto in un'unica pagina. Fasi, passaggi di consegne, punti decisionali, inizio e fine. Il pubblico di riferimento è costituito dai manager e da chiunque sia nuovo nell'area. Risponde alla domanda "come funziona questo processo?"

Livello 2: il documento di processo. Ogni fase descritta: input, passaggi, output, responsabile, sistemi, tempistiche. Il pubblico di riferimento è la persona che esegue il processo. Risponde alla domanda "cosa succede, in quale ordine e chi lo fa?". Questo è ciò che produce il modello in questa pagina.

Livello 3: l'istruzione di lavoro. Un'unica attività, in dettaglio completo, inclusi specifiche e screenshot. Il pubblico di riferimento è la persona che esegue quella specifica attività, eventualmente al suo primo giorno di lavoro. Risponde alla domanda "come faccio esattamente questa cosa?"

Passare direttamente al Livello 3 per un intero processo è il motivo per cui i progetti di documentazione vengono abbandonati. Fai il Livello 1 per tutto, il Livello 2 per i processi che contano e il Livello 3 solo dove gli errori costano caro o il turnover del personale è elevato.

Il modello di processo aziendale

Blocco di intestazione

Blocco passaggi, ripetuto per ogni passaggio:

Blocco a piè di pagina: eccezioni e procedure di escalation, documenti correlati, cronologia delle revisioni.

Esempio compilato di processo aziendale

PR-014 · Approvazione nota spese · v1.3 · Responsabile: Finance Manager
Scopo: Rimborsare le spese valide dei dipendenti entro un ciclo di elaborazione degli stipendi.
Ambito: Inizia quando un dipendente invia una richiesta, termina quando il pagamento viene sbloccato. Esclude la riconciliazione delle carte aziendali.
Trigger: Richiesta inviata nel sistema di gestione delle note spese.
Target tempo di ciclo: 10 giorni lavorativi.

Escalation: Qualsiasi richiesta aperta oltre i 15 giorni lavorativi viene segnalata al Finance Manager nella revisione settimanale.
Documenti correlati: Policy sulle note spese, guida alla codifica IVA, matrice delle deleghe di firma.

Si noti che ogni passaggio ha un responsabile, un sistema e un percorso di eccezione. La colonna delle eccezioni è quella che la maggior parte dei modelli omette, ed è proprio lì che i processi non documentati si interrompono, perché le persone improvvisano quando il percorso normale non funziona.

Cosa includere in un documento di processo aziendale

• Scopo e ambito, dichiarando esplicitamente i punti di inizio e di fine. L'ambiguità dell'ambito è la causa più comune di controversie sui processi.

• Il trigger (attivatore). Un processo senza un attivatore definito non si avvia mai in modo affidabile.

• Input e output, in modo che i passaggi di consegne tra i processi siano allineati.

• Passaggi in sequenza, un'azione alla volta, in forma attiva e con un ruolo associato.

• Punti decisionali con entrambi i rami specificati. "Se approvato" ha bisogno di un "se non approvato" accanto.

• Sistemi, così il processo sopravvive al cambio di uno strumento con una modifica documentata anziché una riscrittura totale.

• Tempistica per passaggio e un tempo di ciclo target. Altrimenti non potrai distinguere un processo lento da uno bloccato.

• Eccezioni ed escalation. La sezione più preziosa e quella più frequentemente mancante.

• Ruoli, non nomi. Le persone cambiano lavoro.

• Versione, responsabile e data di revisione. Un documento di processo non datato viene considerato obsoleto.

Come documentare un processo aziendale

1. Scegli un processo e definisci prima i suoi confini. Dove inizia, dove finisce. Fallo prima di scrivere un singolo passaggio, altrimenti l'ambito cambierà strada facendo.

2. Osserva come viene svolto, idealmente da due persone diverse. Le differenze tra loro sono le decisioni non documentate, e queste sono le cose più preziose che catturerai.

3. Registra lo schermo mentre osservi. Non ricorderai quale campo hanno aggiornato o quale report hanno controllato.

4. Bozza lo stato attuale (as-is), non quello ideale. Documenta prima la realtà. Migliorarla è un esercizio separato e mescolare le due cose produce un documento in cui nessuno si riconosce.

5. Scrivi un'azione per ogni passaggio, in forma attiva, specificando il ruolo.

6. Trova i punti decisionali e definisci entrambi i rami.

7. Chiediti cosa può andare storto. Poi scrivi il percorso di eccezione per ogni risposta. È qui che risiede la vera conoscenza.

8. Aggiungi le tempistiche. Anche se approssimative, evidenziano immediatamente i colli di bottiglia.

9. Fai seguire il processo a qualcuno che non lo conosce. Ogni domanda che farà indicherà una lacuna.

10. Assegna un responsabile e una data di revisione, quindi pubblicalo dove si svolge il lavoro.

Stato attuale (As-is) e futuro (To-be)

Due versioni dello stesso processo: confonderle fa sprecare molte energie.

As-is indica come si svolge il processo oggi, incluse le soluzioni temporanee e il passaggio che tutti saltano. Il suo scopo è fornire un'immagine onesta e condivisa. Documentare l'as-is è difficile proprio perché espone cose che le persone preferirebbero non scrivere, ma è anche il motivo per cui è utile.

To-be mostra come dovrebbe svolgersi il processo dopo un cambiamento. Il suo scopo è concordare l'obiettivo e stabilire una base per misurare il miglioramento.

Documenta sempre prima lo stato as-is. Le mappe to-be disegnate senza un onesto as-is tendono a risolvere problemi che l'azienda non ha, lasciando intatto il vero collo di bottiglia. Una volta ottenuti entrambi, il divario tra loro rappresenta il tuo piano di miglioramento del processo.

Mappe di processo, diagrammi di flusso e swimlane

Il documento scritto e il diagramma svolgono compiti diversi, e la maggior parte dei processi trae vantaggio da entrambi.

• Diagramma di flusso. Fasi e decisioni sotto forma di rettangoli e rombi. Ideale per mostrare a colpo d'occhio la logica delle ramificazioni.

• Diagramma swimlane (a corsie). Stesso flusso, diviso in righe in base al ruolo o al team. Ottimo quando il problema riguarda i passaggi di consegne, come accade di solito.

• Mappa di processo. Una vista di livello superiore, che mostra le fasi piuttosto che i singoli passaggi, in un'unica pagina.

• BPMN. Una notazione formale con simboli definiti, utilizzata quando i processi sono automatizzati o sottoposti a audit. Eccessiva per la maggior parte della documentazione interna.

Se preferisci il diagramma rispetto alla procedura scritta, usa il modello di flusso di processo o il modello di flusso di lavoro. Per un diagramma di flusso specificamente in Word, crealo con SmartArt o con le forme, limitandolo a una sola pagina: Word gestisce bene i flussi lineari semplici e male le ramificazioni complesse; quindi, oltre le quindici caselle, uno strumento di diagrammazione dedicato ti farà risparmiare tempo.

L'ordine pratico è scrivere prima il documento e poi ricavare il diagramma da esso. I diagrammi disegnati per primi tendono a essere più ordinati del processo reale che descrivono.

Best practice

• Un processo per documento. I documenti combinati vengono letti superficialmente e poi ignorati.

• Stessa struttura ogni volta. La familiarità rende i documenti più veloci da usare, che è il fattore principale per cui vengono effettivamente utilizzati.

• Lascia che sia chi lavora sul campo a redigere la bozza. I documenti scritti da manager che non svolgono quell'attività descrivono il processo solo per come lo immaginano.

• Documenta le eccezioni. Rappresentano il 20% del contenuto e l'80% del valore.

• Conservalo dove avviene il lavoro. Nel sistema che le persone già utilizzano, non in una wiki separata.

• Inserisci versione e data su ogni cosa.

• Rivedi il documento dopo ogni modifica di sistema. La migrazione di uno strumento rende obsoleta la documentazione dei processi più di qualsiasi altra cosa.

• Mantienilo entro le due pagine. Se è più lungo, probabilmente hai unito diversi processi.

Errori comuni

• Documentare l'ideale invece del reale. Produce un documento che nessuno segue perché nessuno vi si riconosce.

• Assenza di inizio e fine definiti. L'ambito si allarga continuamente e il documento non viene mai completato.

• Mancanza di percorsi di eccezione. Le persone improvvisano, ed è qui che si insinuano variazioni ed errori.

• Punti decisionali con un solo ramo. Lasciano il lettore bloccato nel percorso del "no".

• Nomi invece di ruoli. Diventano obsoleti alla prima riorganizzazione aziendale.

• Tutto documentato al livello di dettaglio di un'istruzione di lavoro. Il motivo più comune per cui i progetti di documentazione vengono abbandonati.

• Mancanza di un responsabile. Nessuno si accorge se il processo cambia ma il documento resta lo stesso.

• Diagramma senza documento. Sembra completo, ma non risponde quasi a nulla su come procedere all'atto pratico.

Documenta i processi registrandoli

Apri il modello in Trupeer AI, applica il tuo kit aziendale in modo che ogni documento di processo rispetti i tuoi standard interni e modifica direttamente qualsiasi sezione. La configurazione è presente nella guida del modello.

La documentazione dei processi spesso non viene fatta perché scriverla richiede un intero pomeriggio per ogni processo e ce ne sono quaranta da fare. Registra invece il processo una sola volta e Trupeer AI produrrà il documento scritto con i passaggi nell'ordine in cui sono realmente avvenuti, screenshot catturati automaticamente e una procedura video narrata dallo stesso passaggio. Quest'ultima parte è fondamentale, perché un passaggio scritto che descrive un'azione di sistema è sempre più ambiguo rispetto al vederlo fare.

Registralo. Documentalo. Traducilo in oltre 65 lingue. Conservalo nella tua base di conoscenza e usalo per la formazione del team. Usa Trupeer.

Domande frequenti

Esiste un modello di processo aziendale gratuito in Word?

Sì. Word è il formato in cui la maggior parte dei team scrive i documenti di processo, poiché le procedure vengono modificate spesso. Download gratuito, nessuna registrazione, nessuna filigrana.

Posso scaricare gratuitamente un modello di processo aziendale in Word?

Sì. Ogni formato è scaricabile gratuitamente senza bisogno di creare un account e senza alcuna filigrana; puoi usarli internamente tutte le volte che ne hai bisogno.

Esiste un modello di processo aziendale gratuito in PowerPoint o PPT?

Sì. La versione PowerPoint è pensata per presentare un processo piuttosto che per seguirlo, con un layout di una fase per diapositiva e una slide di confronto tra stato attuale (as-is) e futuro (to-be). Usala per le revisioni con gli stakeholder e per le proposte di modifica, e usa la versione Word come documento di lavoro effettivo per il personale.

Esiste un modello di processo aziendale gratuito in Excel?

Sì. Excel è perfetto per il registro delle fasi, la matrice RACI e un inventario dei processi che elenca ogni processo con il relativo responsabile e la data di revisione. Questo inventario è solitamente l'elemento singolo più utile quando si inizia a documentare partendo da zero.

Esiste un modello di processo passo dopo passo in Word da scaricare gratis?

Sì, è il modello principale in Word presente in questa pagina. Passaggi numerati con l'indicazione di responsabile, sistema, output, tempistica e percorso di eccezione per ciascuno, oltre ai campi di intestazione per ambito, trigger e responsabile del processo.

Esiste un modello gratuito di diagramma di flusso in Word?

Specificamente per i diagrammi, usa il modello di flusso di processo, ideato per diagrammi di flusso e corsie (swimlane) anziché per procedure scritte. Se desideri crearne uno direttamente in Word, lo strumento SmartArt gestisce bene i flussi lineari semplici. Oltre le quindici caselle o in presenza di ramificazioni complesse, Word diventa più lento di uno strumento per diagrammi dedicato: in questi casi, un documento scritto unito a una mappa semplice è più utile di un grafico complicato.

Cos'è un modello di processo aziendale?

Un documento pre-strutturato per registrare come si svolge un processo: scopo, ambito, attivatore (trigger), input, passaggi ordinati con i responsabili, punti decisionali, output e percorsi di eccezione. Offre i campi pronti per permetterti di concentrarti sulla descrizione del processo invece che sulla creazione del formato.

Qual è la differenza tra un documento di processo aziendale e una SOP?

La differenza risiede principalmente nell'ambito e nel livello di dettaglio. Un documento di processo descrive come si muove il lavoro dall'inizio alla fine tra diversi ruoli, spesso coinvolgendo più team. Una SOP (Procedura Operativa Standard) documenta una singola procedura con dettagli sufficienti per essere seguita con precisione. Nella pratica i termini si sovrappongono molto; ciò che conta è che il documento risponda alle domande del lettore.

Qual è la differenza tra un documento di processo e un'istruzione di lavoro?

Il livello di dettaglio. Un documento di processo copre l'intero processo a livello di "chi fa cosa, e in quale ordine". Un'istruzione di lavoro copre un singolo compito con tutti i dettagli, inclusi specifiche e screenshot, per la persona che lo esegue. Un documento di processo potrebbe contenere un passaggio denominato "assemblare l'unità", mentre l'istruzione di lavoro per quel passaggio specifico potrebbe essere composta a sua volta da undici passaggi dettagliati.

Cosa dovrebbe includere un documento di processo aziendale?

Nome del processo, versione e responsabile, scopo, ambito con inizio e fine definiti, attivatore (trigger), input e output, sistemi coinvolti, passaggi numerati con ruoli, tempistiche ed eccezioni per passaggio, punti decisionali con entrambi i rami, procedure di escalation, documenti correlati e cronologia delle revisioni.

Come si documenta un processo aziendale?

Definisci prima i confini del processo, poi osserva come viene svolto da due persone diverse registrando lo schermo. Bozza ciò che accade realmente e non lo scenario ideale, indicando un'azione per ogni passaggio con il relativo ruolo. Definisci entrambi i rami per ogni decisione. Chiediti cosa potrebbe andare storto e scrivi i percorsi di eccezione. Aggiungi le tempistiche, poi fai seguire il processo a qualcuno che non lo conosce e correggi ogni lacuna emersa.

Quanto dovrebbe essere lungo un documento di processo aziendale?

Da una a due pagine per la maggior parte dei processi. Se è più lungo, probabilmente hai unito diversi processi o sei sceso al livello di dettaglio delle istruzioni di lavoro quando sarebbe bastato il livello di processo.

Quali processi dovrei documentare per primi?

Quelli che solo una persona sa come svolgere e quelli che vanno storto più spesso. Queste due liste di solito coincidono. Documentare il processo con cui nessuno ha mai problemi dà l'illusione di essere produttivi ma non cambia nulla nell'operatività reale.

Ogni quanto tempo deve essere verificata la documentazione dei processi?

Almeno una volta all'anno, e subito dopo ogni modifica di sistema, riorganizzazione o miglioramento dei processi. Le migrazioni di sistema invalidano la documentazione più di qualsiasi altra cosa, quindi associa una revisione dei documenti a ogni aggiornamento tecnologico.

Posso personalizzare questo modello di processo aziendale?

Sì, ogni versione è completamente modificabile. Aggiungi o rimuovi campi per adattarlo al tuo modo di lavorare. Con Trupeer AI puoi anche applicare il tuo kit aziendale per fare in modo che tutti i documenti di processo rispettino automaticamente i tuoi standard grafici.

Modelli correlati

• Modello di documentazione di processo

• Modello di flusso di processo

• Modello di flusso di lavoro

• Modello SOP

• Modelli di istruzioni di lavoro

• Modello di piano di miglioramento del processo

• Modello di piano di controllo del processo

• Modello di supporto al lavoro

• Modello di documentazione tecnica