Usa questo modello
Gli utenti SAP raramente hanno bisogno di un altro corso di formazione. Ciò di cui hanno bisogno è la risposta giusta nel momento in cui si bloccano: quale campo accoglie il centro di costo, qual è la tolleranza, perché la fattura è bloccata, quale app utilizzare quando l'ordine d'acquisto è cambiato. Questo è ciò che fa un supporto al lavoro (job aid). Un modello di supporto al lavoro SAP ti offre un formato di una pagina esattamente per questo, costruito attorno al compito, alla schermata e alla decisione SAP in cui gli utenti effettivamente sbagliano.
Questo modello gratuito di supporto al lavoro SAP ti offre un modo collaudato per scegliere il tipo giusto di supporto al lavoro, una struttura di una pagina da copiare, un esempio SAP compilato e indicazioni su dove posizionare i supporti al lavoro affinché le persone li utilizzino. Funziona sia per le app SAP S/4HANA Fiori sia per le transazioni SAP GUI, e puoi generare un supporto al lavoro da una registrazione del compito invece di scriverlo da zero.
Che cos'è un modello di supporto al lavoro SAP?
Un modello di supporto al lavoro (job aid) SAP è un formato pronto all'uso, di una sola pagina, per una consultazione rapida che aiuta l'utente a completare correttamente uno specifico compito SAP mentre lo sta eseguendo. Indica il compito, l'app o la transazione, quando utilizzarlo, i passaggi o le decisioni importanti, i valori dei campi o i codici che le persone dimenticano e cosa fare se il supporto al lavoro non copre il caso specifico. Non è un corso di formazione o una procedura completa; è il supporto che le persone utilizzano nel momento del lavoro.
Un supporto al lavoro si colloca tra la formazione e la SOP (procedura operativa standard) completa. Per quanto riguarda il formato generale che puoi utilizzare per qualsiasi sistema, questa stessa pagina funziona come modello di supporto al lavoro anche per compiti non SAP.
In cosa differisce un supporto al lavoro SAP dalla formazione e dalle SOP?
Formazione | SOP o istruzione di lavoro | Supporto al lavoro SAP | |
|---|---|---|---|
Scopo | Sviluppare competenze prima del compito | Definire l'intera procedura | Supportare il compito mentre viene eseguito |
Lunghezza | Ore | Diverse pagine | Una pagina o un breve video |
Quando viene utilizzato | Prima del go-live o durante l'onboarding | Durante l'apprendimento o la verifica dell'intero processo | Al momento dell'esecuzione del compito |
Contenuto | Concetti, pratica, contesto | Ogni passaggio, ruolo, controllo ed eccezione | Solo i passaggi, le decisioni o i valori in cui le persone sbagliano |
Scrivi un supporto al lavoro quando le persone formate commettono ancora lo stesso errore in un compito SAP familiare. Scrivi una SOP quando l'intero processo deve essere definito; vedi il modello di istruzioni di lavoro per procedure a livello di singolo passaggio.
Perché la maggior parte dei supporti al lavoro SAP fallisce prima ancora di scrivere una parola
La maggior parte dei supporti al lavoro viene scelta in base al formato: un diagramma di flusso, una checklist, un foglio informativo con screenshot di ogni schermata. Sembrano curati ma non cambiano nulla, perché il formato è stato scelto prima che qualcuno scoprisse dove gli utenti effettivamente sbagliano.
Il passaggio mancante è la diagnosi. Prima di scegliere un formato, esamina gli ultimi venti errori, ticket o domande del tipo "come faccio a..." relativi a quel compito SAP e ordinali in base a ciò che mancava alla persona nel momento in cui ha sbagliato. Di solito ci vuole meno di un'ora, utilizzando i ticket di supporto, i report dei documenti bloccati o una conversazione con i super utenti, e la risposta sceglierà il formato al posto tuo.
Come scegliere il formato corretto per il supporto al lavoro SAP
Cosa va storto in SAP | Cosa si sente dire | Il supporto al lavoro che risolve il problema | Cosa deve contenere |
|---|---|---|---|
Sequenza: passaggi saltati o eseguiti fuori ordine | "Dimentico sempre di controllare prima la cronologia dell'ordine d'acquisto" | Scheda dei passaggi | Azioni numerate, una per riga, con il risultato atteso a fianco di ciascuna |
Scelta: opzione errata selezionata tra diverse possibili | "Quale tipo di documento devo usare per questo?" | Tabella decisionale | Condizioni a sinistra, l'azione o il valore esatto a destra |
Richiamo alla memoria: elemento dimenticato sotto pressione | "Ho dimenticato di sbloccare la fattura bloccata prima dell'esecuzione" | Checklist | Voci brevi con un chiaro attivatore che indica quando eseguirla |
Riconoscimento: impossibilità di distinguere il corretto dall'errato | "Come faccio a sapere se questa registrazione è corretta?" | Esempio annotato | Una schermata corretta e una errata affiancate, con le differenze evidenziate |
Valore: si conosce l'azione, ma non il codice | "Qual è il codice fiscale per questo fornitore?" | Scheda di riferimento | Codici, soglie, tolleranze e contatti, e nient'altro |
Un diagramma di flusso è solitamente una tabella decisionale disegnata in modo meno chiaro. Usane uno solo quando il compito presenta effettivamente dei cicli di ritorno o si ricongiunge in un modo che una tabella non può mostrare.
Anteprima del modello di supporto al lavoro SAP
Il modello si adatta a una singola pagina. Si apre con il titolo del compito, l'app o transazione SAP, il ruolo e l'attivatore per l'utilizzo. L'area principale contiene il supporto al lavoro vero e proprio: una scheda dei passaggi, una tabella decisionale, una checklist, un esempio annotato o una scheda di riferimento, scelti in base alla diagnosi sopra descritta. Si chiude con cosa fare se il supporto al lavoro non copre il caso specifico, un link alla procedura completa, un link a un breve video, l'autore e la data dell'ultima verifica. Ogni sezione è modificabile, in modo da poter cambiare il tipo di supporto o aggiungere i propri campi e codici SAP.
Come personalizzare questo modello in Trupeer
Passaggio 1: Apri la sezione Modelli
Vai alla sezione Modelli dal menu di navigazione principale.
Passaggio 2: Seleziona e apri un modello
Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.
Passaggio 3: Espandi la vista del modello
Se necessario, espandi la vista del modello per vedere chiaramente l'intero layout e i dettagli.
Passaggio 4: Modifica il modello
Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.
All'interno dell'editor, puoi:
Aggiungere nuove sezioni
Definire o aggiornare le regole di formattazione
Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni
Passaggio 5: Salva il tuo modello personalizzato
Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.
Passaggio 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello
Quando desideri vedere l'aspetto del tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.
Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.
Con un modello di supporto al lavoro SAP puoi:
Risolvere l'esatto passaggio in cui gli utenti sbagliano: Concentrati sull'errore, non sull'intero processo.
Supportare i compiti in Fiori e SAP GUI: Indica l'app o la transazione, i campi e i valori importanti.
Ridurre i ticket ripetitivi: Rispondi una sola volta alla stessa domanda "come faccio a...".
Mantenere aggiornati i supporti al lavoro: Ogni supporto ha un proprietario e una data di ultima verifica.
Generare supporti al lavoro dalle registrazioni: Registra il compito una volta e ottieni una bozza di supporto al lavoro e un video.
Modello gratuito di supporto al lavoro SAP: la struttura da copiare
Copia questa struttura nel tuo documento o aprila in Trupeer e personalizzala. È progettata per stare su una sola facciata di una pagina, e così dovrebbe rimanere.
Campo | Cosa inserire |
|---|---|
Titolo del compito | Scritto come il compito, ad esempio "Registrare una fattura fornitore con una variazione di prezzo", non "Guida alle fatture" |
App o transazione SAP | Nome e ID dell'app Fiori, oppure codice transazione SAP GUI |
Ruolo | Chi esegue questo compito |
Usa questo quando | L'attivatore, in una sola riga |
Il supporto al lavoro | Scheda dei passaggi, tabella decisionale, checklist, esempio annotato o scheda di riferimento |
Campi e valori chiave | Solo i campi e i valori in cui le persone sbagliano |
Se questo non copre il caso | A chi chiedere e come, come un super utente o il canale di supporto |
Procedura completa | Un link alla SOP o all'istruzione di lavoro |
Video | Un link a un breve video del compito |
Proprietario e data ultima verifica | Un nome e la data in cui qualcuno ha confermato l'ultima volta che funziona ancora nel sistema |
Se la tua versione compilata si estende su una seconda pagina, hai scritto una procedura. Spostala in una SOP e limita il supporto al lavoro solo alla parte in cui le persone sbagliano.
Esempio di supporto al lavoro SAP: registrazione di una fattura fornitore con variazione
Ecco un supporto al lavoro SAP compilato per un compito di contabilità fornitori. I dettagli sono a scopo illustrativo; utilizza la configurazione del tuo sistema, le tue tolleranze e i tuoi contatti.
Titolo del compito. Registrare una fattura fornitore quando il prezzo differisce dall'ordine d'acquisto.
App o transazione SAP. App Fiori "Crea fattura fornitore", o transazione MIRO in SAP GUI.
Ruolo. Addetto alla contabilità fornitori.
Usa questo quando. Il prezzo della fattura non corrisponde al prezzo dell'ordine d'acquisto.
Il supporto al lavoro (tabella decisionale).
Se la differenza di prezzo è… | Allora… |
|---|---|
Entro la tolleranza | Registra la fattura come di consueto; il sistema accetta la variazione |
Superiore alla tolleranza e l'acquirente ha confermato il nuovo prezzo | Registra la fattura; verrà bloccata per il pagamento; chiedi all'acquirente di approvare lo sblocco |
Superiore alla tolleranza e l'buyer non ha confermato | Sospendi la fattura, aggiungi una nota con la variazione e inviala al buyer |
Un duplicato di una fattura già registrata | Non registrare; respingila al fornitore |
Campi e valori chiave. Tolleranza: [la tua tolleranza di prezzo]. Motivo del blocco pagamento per variazione prezzo: [il tuo codice].
Se questo non copre il caso. Chiedi al super utente del tuo team o scrivi nel [canale di supporto].
Procedura completa. [Link alla SOP di elaborazione delle fatture fornitori]. Video. [Link al video di due minuti].
Proprietario e data ultima verifica. [Proprietario del processo contabilità fornitori], [data].
Dove posizionare i supporti al lavoro affinché le persone li utilizzino
Un supporto al lavoro sepolto in una cartella condivisa è solo un altro documento. Mettilo dove viene eseguito il compito SAP:
Inserisci un link dal launchpad Fiori o dall'app pertinente, laddove la configurazione lo consenta.
Fissalo nel canale di chat del team in cui le persone chiedono come eseguire il compito.
Allegate lo stesso alla categoria di ticket di supporto generata da quel compito.
Conserva una copia master nella tua knowledge base, e inserisci link ad essa da ogni altro luogo.
Due posizioni vanno bene; due versioni diverse no. Aggiorna il master e ogni link rimarrà aggiornato.
Come creare un supporto al lavoro passo dopo passo
Scegli il compito con il maggior numero di errori, ticket o domande ripetitive.
Diagnostica il fallimento analizzando gli ultimi venti errori o domande: sequenza, scelta, richiamo, riconoscimento o valore.
Scegli il tipo di supporto al lavoro che corrisponde al tipo di fallimento riscontrato.
Registra il compito in SAP con qualcuno che lo esegue bene, commentando i punti decisionali.
Genera la bozza con il generatore di supporti al lavoro di Trupeer, quindi riducila alla sola parte in cui le persone sbagliano.
Testalo con un nuovo utente che esegue il compito reale.
Pubblicalo dove viene eseguito il compito, indicando un proprietario e la data dell'ultima verifica.
Misura il tasso di errore o di ticket prima e dopo la pubblicazione.
Esempi di supporto al lavoro SAP per compiti comuni
Compito SAP | Miglior tipo di supporto al lavoro | Cosa copre |
|---|---|---|
Creare un ordine d'acquisto | Scheda dei passaggi | I passaggi che le persone saltano, come l'assegnazione dell'account |
Scegliere il tipo di documento corretto | Tabella decisionale | Quale tipo di documento utilizzare in quale situazione |
Sbloccare le fatture bloccate prima di un'esecuzione di pagamento | Checklist | I controlli da eseguire prima dell'elaborazione |
Verificare che una registrazione sia corretta | Esempio annotato | Un documento corretto e uno errato, affiancati |
Trovare codici fiscali, centri di costo o tolleranze | Scheda di riferimento | I valori che le persone cercano più spesso |
Approvare una richiesta nella Mia Inbox | Scheda dei passaggi o breve video | I passaggi di approvazione per utenti occasionali |
Per la gamma completa di contenuti formativi SAP, vedi cosa creare nei materiali di formazione per l'utente finale di SAP Fiori.
In che modo i supporti al lavoro SAP migliorano le prestazioni?
Riducono gli errori nello specifico passaggio che li produce e accorciano il tempo necessario ai nuovi utenti per raggiungere una qualità accettabile in SAP. Entrambi gli effetti possono essere misurati se registri il tasso di errore o di ticket per il compito prima di pubblicare il supporto, che è anche la disciplina che ti impedisce di progettarne uno errato.
Ciò che i supporti al lavoro non fanno è aumentare le competenze generali di SAP. I loro vantaggi sono mirati per progettazione, motivo per cui cinque supporti al lavoro focalizzati su cinque punti di errore noti di solito funzionano meglio di quaranta che cercano di coprire tutto.
Supporti al lavoro SAP, SAP Enable Now e strumenti basati sulla registrazione
Molti team SAP utilizzano già SAP Enable Now per creare simulazioni e guide contestuali all'interno dell'app. I supporti al lavoro lo completano: una simulazione insegna un compito, mentre un supporto al lavoro supporta qualcuno che lo sta eseguendo. Qualunque sia lo strumento utilizzato, valgono le stesse regole: diagnostica prima il fallimento, limita il supporto a una pagina o a un breve video e mantienilo aggiornato dopo ogni rilascio. Se stai confrontando strumenti di authoring, consulta la nostra guida ai concorrenti di SAP Enable Now.
Quale formato utilizzare
Word o un documento si adatta a schede dei passaggi, tabelle decisionali ed esempi annotati.
Excel si adatta a schede di riferimento con codici e valori che le persone cercano o filtrano.
PowerPoint si adatta a supporti stampati o da appendere alla parete con grandi elementi visivi.
Un breve video si adatta a compiti in cui vedere lo schermo conta più che leggere i passaggi, specialmente per utenti occasionali.
PDF si adatta a una copia di sola lettura da appendere o stampare, mantenendo il file master modificabile nella tua knowledge base.
Come revisionare e ritirare i supporti al lavoro
Ricontrolla ogni supporto al lavoro dopo ogni rilascio di SAP o modifica di configurazione che influisce sul compito.
Controlla il tasso di errore o di ticket per il compito; se non è diminuito, il supporto non sta funzionando.
Ritira i supporti al lavoro per compiti che sono cambiati, sono stati automatizzati o non causano più errori.
Aggiorna la data dell'ultima verifica solo dopo che qualcuno ha confermato l'efficacia del supporto rispetto al sistema reale.
Cosa escludere
Screenshot di ogni singola schermata, quando solo un campo causa il problema.
Contesto e spiegazioni, che appartengono invece alla formazione.
Passaggi in cui nessuno sbaglia mai.
Casi rari, che appartengono alla SOP; rimanda a quest'ultima in tali casi.
Numeri di versione che nessuno legge; utilizza piuttosto un proprietario e la data dell'ultima verifica.
In che modo Trupeer ti aiuta a creare supporti al lavoro SAP su larga scala
Sfida dei supporti al lavoro SAP | Come aiuta Trupeer |
|---|---|
Scrivere manualmente i supporti al lavoro richiede troppo tempo | Registra il compito una volta in SAP e Trupeer genererà una bozza di supporto al lavoro con screenshot e un breve video |
I supporti al lavoro diventano obsoleti dopo i rilasci di SAP | Aggiornali modificando lo script, oppure sostituisci un singolo passaggio invece di registrare nuovamente tutto |
Gli utenti lavorano in molte lingue diverse | Traduci supporti al lavoro e video da un'unica fonte in oltre 65 lingue |
I supporti al lavoro sono sparsi tra varie cartelle | Pubblicali in un'unica knowledge base ricercabile e collegali con un link direttamente dove si svolge il lavoro |
I contenuti di formazione SAP sono necessari rapidamente | Il generatore di video di formazione SAP di Trupeer trasforma le registrazioni SAP in video formativi |
Le grandi società di BPO utilizzano questo approccio per produrre supporti al lavoro per centinaia di processi; scopri come i BPO in stile Genpact creano supporti al lavoro per oltre 300 processi utilizzando strumenti video basati sull'IA.
Genpact ha utilizzato Trupeer per il lancio di Workday a livello aziendale, trasformando le sessioni di processo registrate in oltre 500 materiali formativi di supporto in 20 flussi di lavoro e cinque lingue, per 140.000 dipendenti in 40 paesi, in soli 3 mesi invece di 12. Leggi la storia del cliente Genpact.
Scarica il modello gratuito di supporto al lavoro SAP
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Domande frequenti
Che cos'è un modello di supporto al lavoro SAP?
È un formato pronto all'uso, di una pagina, per un riferimento rapido che aiuta a completare correttamente uno specifico compito SAP mentre lo si esegue, coprendo il compito, l'app o la transazione, l'attivatore, i passaggi o le decisioni in cui le persone sbagliano, i valori chiave e dove trovare aiuto.
Qual è la differenza tra un supporto al lavoro SAP e un manuale di formazione SAP?
Un manuale di formazione sviluppa le competenze prima del compito e copre concetti e pratica. Un supporto al lavoro assiste nell'esecuzione del compito stesso e copre solo gli aspetti in cui le persone solitamente sbagliano.
Quanto dovrebbe essere lungo un supporto al lavoro SAP?
Una pagina o un breve video. Se è più lungo, si tratta di una procedura e appartiene a una SOP o a un'istruzione di lavoro.
Quale tipo di supporto al lavoro dovrei usare?
Scegli in base a come le persone sbagliano: una scheda dei passaggi per i passaggi saltati, una tabella decisionale per le scelte errate, una checklist per gli elementi dimenticati, un esempio annotato per riconoscere gli errori e una scheda di riferimento per codici e valori.
Il modello funziona per SAP Fiori e SAP GUI?
Sì. Indica il nome dell'app Fiori o il codice della transazione SAP GUI nel modello e includi solo i campi e i valori importanti per quel determinato compito.
Posso generare un supporto al lavoro SAP da una registrazione?
Sì. Registra il compito in SAP e il generatore di supporti al lavoro di Trupeer creerà una bozza di supporto con screenshot e un breve video, che potrai poi tagliare tenendo solo i passaggi in cui le persone sbagliano.
Esiste un modello gratuito di supporto al lavoro SAP in Word?
Sì. Word è adatto per schede dei passaggi, tabelle decisionali ed esempi annotati. Apri il modello in Trupeer, personalizzalo ed esportalo nel formato di cui hai bisogno.
Esiste un modello di supporto al lavoro SAP in Excel o PowerPoint?
Sì. Excel è l'ideale per schede di riferimento con codici e valori, mentre PowerPoint è perfetto per supporti stampati o da parete. Personalizza il modello in Trupeer ed esportalo.
Esiste un modello di supporto al lavoro SAP in formato PDF?
Sì. Esporta il supporto al lavoro come PDF per appenderlo o stamparlo, e conserva il master modificabile nella tua knowledge base.
Posso usarlo come modello di supporto al lavoro generale?
Sì. La struttura e il metodo per scegliere il tipo di supporto al lavoro funzionano per qualsiasi sistema o compito, non solo per SAP.
Chi dovrebbe scrivere i supporti al lavoro SAP?
I super utenti o i proprietari dei processi che sanno dove gli utenti solitamente sbagliano, con il supporto del team di formazione, e idealmente testati da un nuovo utente prima della pubblicazione.
Con quale frequenza dovrebbero essere revisionati i supporti al lavoro SAP?
Dopo ogni rilascio di SAP o modifica di configurazione che influisce sul compito, e ogni volta che il tasso di errori o di ticket per quel compito smette di diminuire.
