La contabilità fornitori sembra semplice dall'esterno: arriva una fattura, viene approvata e il fornitore viene pagato. All'interno del team AP, si tratta di una catena di controlli, abbinamenti, approvazioni e scadenze, e ogni lacuna in questa catena costa denaro. Pagamenti duplicati, penali per ritardi, sconti mancati, modifiche bancarie fraudolente e rilievi di audit di solito riconducono a una sola cosa: persone che eseguono la stessa attività in modi diversi. Un modello di SOP per la contabilità fornitori fornisce al tuo team un unico modo documentato per farlo.

Questo modello gratuito di SOP per la contabilità fornitori copre l'intero ciclo AP, dalla ricezione della fattura alla sessione di pagamento e alla chiusura di fine mese, con una tabella di gestione delle eccezioni per i casi che causano la maggior parte degli errori. Copia la struttura qui sotto, guarda un esempio compilato o aprilo in Trupeer e personalizzalo per il tuo team.

Che cos'è un modello di SOP per la contabilità fornitori?

Un modello di SOP (Standard Operating Procedure) per la contabilità fornitori è una procedura operativa standard già pronta per il processo AP. Stabilisce chi fa cosa, in quale ordine e sotto quali controlli, dalla ricezione e convalida delle fatture dei fornitori fino al loro abbinamento, approvazione, registrazione, pagamento e riconciliazione. Un buon modello di SOP AP copre anche le eccezioni, come gli ordini d'acquisto mancanti, le differenze di prezzo, i duplicati e le modifiche ai dati bancari, nonché i controlli che i revisori si aspettano di vedere.

Funziona insieme alle tue politiche finanziarie: la politica stabilisce cosa deve accadere, come i limiti di approvazione, e la SOP indica come il team AP lo realizza, passo dopo passo. Per un formato SOP generale che puoi adattare a qualsiasi processo, consulta il modello SOP gratuito.

Perché la contabilità fornitori ha bisogno di una SOP?

• L'AP sposta denaro. Ogni incongruenza può significare un pagamento duplicato, una penale per ritardo o un pagamento sul conto sbagliato.

• Le frodi mirano all'AP. Dati bancari modificati e fatture false sono vie di attacco comuni, quindi i controlli devono essere seguiti ogni volta.

• I revisori testano i controlli AP. L'approvazione, l'abbinamento e la segregazione delle funzioni richiedono procedure documentate e coerenti.

• I rapporti con i fornitori dipendono da questo. Pagare in modo accurato e puntuale protegge le condizioni commerciali e gli sconti.

• I team AP cambiano. Nuovi assunti, trasferimenti a servizi condivisi ed esternalizzazioni necessitano tutti di una procedura scritta da cui imparare.

• L'AP è un obiettivo comune per l'automazione. Puoi automatizzare solo un processo che è chiaramente definito.

Chi utilizza un modello di SOP per la contabilità fornitori?

• Impiegati e specialisti AP che elaborano fatture e pagamenti ogni giorno.

• Team leader e supervisori AP che gestiscono eccezioni e approvazioni.

• Controller finanziari e CFO che possiedono i controlli e la chiusura di fine mese.

• Team di servizi condivisi e BPO che gestiscono l'AP per diverse entità o clienti.

• Team di procurement che gestiscono gli ordini d'acquisto e le relazioni con i fornitori.

• Revisori interni ed esterni che esaminano i controlli AP.

• Team di implementazione ERP che documentano il processo AP in un nuovo sistema.

Anteprima del modello di SOP per la contabilità fornitori

Il modello si apre con il controllo dei documenti, lo scopo e l'ambito, quindi una tabella dei ruoli per AP, acquisti, approvatori, tesoreria e il team anagrafica fornitori. Seguono le politiche e i dati di riferimento, come le regole di abbinamento, le tolleranze e i limiti di approvazione. La procedura copre il ciclo AP in otto fasi, ciascuna con passaggi numerati, responsabili e risultati attesi. Una tabella di gestione delle eccezioni stabilisce cosa fare quando una fattura non rientra nel percorso standard. Il modello si chiude con controlli, KPI, registri e cronologia delle revisioni. Ogni sezione è modificabile, quindi puoi aggiungere i nomi delle transazioni del tuo ERP, modificare le tolleranze o suddividere le fasi in SOP separate.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Fase 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dal menu di navigazione principale.

Fase 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Fase 3: Espandi la visualizzazione del modello

Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente l'intero layout e i dettagli.

Fase 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor, puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Fase 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Fase 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando vuoi vedere l'aspetto del tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente, se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di SOP per la contabilità fornitori puoi:

• Elaborare ogni fattura allo stesso modo: Un'unica procedura per ogni impiegato, entità e sede.

• Prevenire pagamenti duplicati e fraudolenti: Integra nei passaggi i controlli dei duplicati e la verifica dei dati bancari.

• Gestire le eccezioni in modo coerente: Fornisci regole e responsabili chiari per sospensioni, discrepanze e documenti mancanti.

• Superare gli audit con meno sforzo: Mostra controlli documentati, approvazioni e segregazione delle funzioni.

• Inserire il personale AP più velocemente: Fornisci ai nuovi assunti una procedura chiara e video di formazione per ogni attività.

Cosa deve contenere un modello di SOP per la contabilità fornitori

Modello gratuito di SOP per la contabilità fornitori: la struttura da copiare

Copia la struttura sottostante nel tuo documento, oppure aprila in Trupeer e personalizzala.

1. Controllo dei documenti. ID SOP: [AP-001]. Versione: [x.x]. Responsabile: [Responsabile AP]. Approvatore: [Controller finanziario]. Data di entrata in vigore: [data]. Prossima revisione: [data].

2. Scopo. Questa SOP definisce il modo in cui il team di contabilità fornitori di [Azienda] riceve, convalida, abbina, approva, registra e paga le fatture dei fornitori, in modo che i fornitori siano pagati in modo accurato e puntuale e che i controlli finanziari siano applicati in modo coerente.

3. Ambito. Si applica a tutte le fatture fornitori e note di credito per [entità] elaborate in [ERP]. Esclude [spese dei dipendenti e buste paga, coperte da SOP separate].

4. Ruoli e responsabilità.

5. Politiche e dati di riferimento. Regola di abbinamento: [abbinamento a tre vie per le fatture con ordine d'acquisto]. Tolleranze: [tolleranze di prezzo e quantità]. Limiti di approvazione: [come da delega di autorità]. Condizioni di pagamento: [condizioni standard]. Calendario delle sessioni di pagamento: [giorni]. Chiusura di fine periodo: [data e ora].

6. Procedura.

Fase 1: Ricezione e acquisizione delle fatture. Ricevere le fatture solo tramite [canali approvati, come la casella postale AP o il portale fornitori]. Acquisire i dati della fattura in [ERP o strumento di acquisizione]. Rifiutare le fatture prive di [dettagli richiesti, come numero dell'ordine d'acquisto, codice fiscale o data della fattura] e chiedere al fornitore di inviarle nuovamente.

Fase 2: Convalida. Verificare che il fornitore esista e sia attivo nell'anagrafica fornitori. Controllare il numero della fattura, la data, gli importi e le imposte. Eseguire il controllo dei duplicati sul fornitore e sul numero della fattura prima di procedere oltre.

Fase 3: Abbinamento. Per le fatture con ordine d'acquisto, abbinare la fattura all'ordine d'acquisto e alla ricezione della merce. Se le quantità e i prezzi rientrano nella tolleranza, procedere. In caso contrario, seguire la tabella delle eccezioni.

Fase 4: Codifica e approvazione delle fatture senza ordine d'acquisto. Codificare la fattura sul centro di costo e sul conto corretti e indirizzarla all'approvatore il cui limite copre l'importo.

Fase 5: Registrazione. Registrare la fattura in [ERP] con la codifica, le condizioni di pagamento e la data di scadenza corrette. Allegare l'immagine della fattura.

Fase 6: Preparazione e approvazione della sessione di pagamento. In ciascun giorno di esecuzione del pagamento, generare la proposta di pagamento, esaminarla per individuare elementi bloccati, duplicati e importi insoliti, e inviarla alla tesoreria per l'approvazione.

Fase 7: Svincolo dei pagamenti e registrazione. La tesoreria svincola i pagamenti approvati. L'AP conferma che i pagamenti siano registrati a fronte delle fatture e invia la distinta di pagamento ove richiesto.

Fase 8: Fine periodo. Registrare le fatture da ricevere per i beni e i servizi ricevuti ma non ancora fatturati, riconciliare il libro mastro ausiliario AP con il libro mastro generale ed esaminare gli estratti conto dei fornitori per individuare fatture o crediti mancanti.

7. Gestione delle eccezioni.

8. Controlli. Nessuno può sia creare un fornitore che approvarne i pagamenti. Le modifiche ai dati bancari sono verificate tramite un contatto noto e approvate da qualcuno al di fuori dell'elaborazione AP. Le sessioni di pagamento richiedono due approvatori. I controlli dei duplicati vengono eseguiti su ogni fattura.

9. KPI. Tempo di ciclo della fattura, tasso di abbinamento al primo passaggio, fatture in sospeso, ritardi nei pagamenti, pagamenti duplicati evitati, costo per fattura.

10. Registri. Immagini delle fatture, approvazioni, note sulle eccezioni, approvazioni e riconciliazioni delle sessioni di pagamento, conservate per [periodo].

11. Cronologia delle revisioni. Versione, data, riepilogo delle modifiche, autore e approvatore.

Per una panoramica dettagliata delle fasi di elaborazione delle fatture, consulta la guida SOP per l'elaborazione delle fatture AP.

Quali procedure di contabilità fornitori necessitano di una propria SOP?

Il modello sopra copre il ciclo principale. I team AP più grandi spesso lo suddividono in SOP separate, ciascuna con i propri passaggi ed eccezioni:

Per comprendere come l'AP si inserisce nel ciclo di acquisto più ampio, consulta il flusso del processo procure-to-pay.

Controlli della contabilità fornitori da integrare nella SOP

KPI della SOP per la contabilità fornitori

Monitora una serie limitata di metriche per verificare se la SOP funziona:

• Tempo di ciclo della fattura: dalla ricezione alla registrazione o approvazione.

• Tasso di abbinamento al primo passaggio: fatture abbinate senza intervento manuale.

• Fatture in sospeso: numero e anzianità delle fatture in attesa di gestione delle eccezioni.

• Tasso di pagamento puntuale: pagamenti effettuati entro la data di scadenza.

• Pagamenti duplicati: intercettati prima del pagamento ed eventuali sfuggiti.

• Costo per fattura: costo totale AP diviso per le fatture elaborate.

Stabilisci i tuoi obiettivi e definisci un punto di partenza prima di modificare il processo.

Come creare la tua SOP per la contabilità fornitori a partire da registrazioni

1. Scegli una fase, come l'elaborazione delle fatture con ordine d'acquisto o la sessione di pagamento.

2. Registra un impiegato AP esperto mentre esegue l'attività nel tuo ERP, descrivendo ogni controllo e decisione, inclusa almeno un'eccezione.

3. Genera la SOP e il video con Trupeer, quindi rivedi i passaggi e aggiungi le tue tolleranze e i limiti di approvazione.

4. Compila la tabella delle eccezioni a partire dalle registrazioni, dai motivi di sospensione e dai risultati degli audit.

5. Ottieni l'approvazione dal responsabile AP e dal controller finanziario.

6. Pubblica e forma, collegando ogni passaggio al relativo video, e aggiorna la SOP ogni volta che l'ERP o la politica cambiano; vedi controllo delle versioni delle SOP.

Formati per una SOP di contabilità fornitori

Il formato passo-passo con una tabella delle eccezioni si adatta alla maggior parte delle procedure AP, come l'elaborazione delle fatture e le sessioni di pagamento. Questo è il formato utilizzato dal modello sopra indicato.

La lista di controllo (checklist) è adatta per attività di revisione, come la revisione della sessione di pagamento o la chiusura di fine mese, dove la completezza conta più dell'ordine.

Il diagramma di flusso è adatto per l'instradamento delle approvazioni, dove il passaggio successivo dipende dall'importo, dal centro di costo o dal tipo di fattura.

Il foglio di calcolo è adatto per il registro delle eccezioni e il monitoraggio dei KPI, tenuto a fianco della SOP anziché sostituirla.

Best practice per le SOP della contabilità fornitori

• Utilizza i nomi reali delle schermate e delle transazioni del tuo ERP, in modo che le persone possano seguire i passaggi esattamente.

• Inserisci tolleranze e limiti in un'unica tabella di riferimento, non sparsi tra i passaggi.

• Rendi non negoziabili i controlli antifrode, con regole di "stop" per le modifiche ai dati bancari.

• Associa a ogni SOP brevi video dei passaggi nel tuo sistema.

• Forma il nuovo personale AP sulle eccezioni, non solo sul percorso standard; vedi formazione sulla contabilità fornitori per i nuovi assunti.

• Rivedi la SOP dopo ogni modifica dell'ERP e ogni audit.

Errori comuni da evitare

• Scrivere la SOP a memoria invece di osservare come vengono effettivamente elaborate le fatture.

• Tralasciare le eccezioni, cosicché le sospensioni e le differenze vengono gestite in modo diverso da ciascun impiegato.

• Controlli deboli sui dati bancari, una via comune per le frodi nei pagamenti.

• Un'unica SOP per ogni entità quando le regole fiscali o di approvazione locali differiscono.

• Non aggiornare mai la SOP dopo una modifica del sistema o della politica.

Lista di controllo per la SOP della contabilità fornitori

• Il controllo dei documenti è completo, con responsabile e data di revisione.

• I ruoli coprono AP, acquisti, approvatori, tesoreria e il team anagrafica fornitori.

• Le regole di abbinamento, le tolleranze e i limiti di approvazione sono documentati.

• Ogni fase, dalla ricezione alla fine del periodo, presenta passaggi numerati.

• La tabella delle eccezioni copre duplicati, ordini d'acquisto e ricezioni mancanti, discrepanze e modifiche bancarie.

• La segregazione delle funzioni e le approvazioni delle sessioni di pagamento sono definite.

• I KPI e i registri sono specificati.

• I video sono collegati per i passaggi chiave.

In che modo Trupeer ti aiuta a creare e mantenere la tua SOP per la contabilità fornitori

Genpact ha utilizzato questo approccio basato sulla registrazione preliminare per il lancio di Workday a livello aziendale, trasformando le sessioni di processo registrate in oltre 500 materiali formativi in 20 flussi di lavoro e in cinque lingue, per 140.000 dipendenti in 40 paesi, in 3 mesi anziché 12. Leggi la storia di successo di Genpact.

For the full AP documentation set during an ERP implementation, see accounts payable process documentation.

Scarica il modello gratuito di SOP per la contabilità fornitori

Apri il modello in Trupeer, applica il kit del tuo marchio, aggiungi i passaggi del tuo ERP, le tolleranze e i limiti di approvazione e condividilo con il tuo team AP. Ottieni il modello gratuito di SOP per la contabilità fornitori.

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• Modello di procedura operativa standard

• Modello di manuale operativo

Domande frequenti

Che cos'è un modello di SOP per la contabilità fornitori?

Si tratta di una procedura operativa standard già pronta per il processo AP, che copre ruoli, politiche, ricezione delle fatture, convalida, abbinamento, approvazione, registrazione, sessioni di pagamento, modifiche all'anagrafica fornitori, attività di fine periodo, eccezioni e controlli.

Cosa dovrebbe includere una SOP per la contabilità fornitori?

Controllo dei documenti, scopo e ambito, ruoli, politiche e dati di riferimento, procedure passo-passo per ogni fase AP, una tabella di gestione delle eccezioni, controlli, KPI, registri e cronologia delle revisioni.

Quali sono le fasi principali del processo di contabilità fornitori?

Ricevere e acquisire la fattura, convalidarla, abbinarla all'ordine d'acquisto e alla ricezione, approvarla, registrarla, includerla in una sessione di pagamento, svincolare il pagamento e riconciliare a fine periodo.

Che cos'è l'abbinamento a tre vie nella contabilità fornitori?

L'abbinamento a tre vie confronta la fattura con l'ordine d'acquisto e la ricezione della merce, in modo da pagare solo per ciò che è stato ordinato e ricevuto, al prezzo concordato.

Come si gestiscono le eccezioni in una SOP AP?

Utilizza una tabella delle eccezioni che elenchi ciascuna eccezione, come riconoscerla, l'azione, il responsabile della decisione, un limite di tempo e a chi rivolgersi per l'escalation, oltre a una riga generica per tutto ciò che non è elencato.

Quali controlli dovrebbe includere una SOP per la contabilità fornitori?

Segregazione delle funzioni, abbinamento a tre vie, controlli dei duplicati, verifica dei dati bancari, limiti di approvazione, revisione della sessione di pagamento con doppia approvazione e riconciliazioni regolari.

Esiste un modello di SOP per la contabilità fornitori in Word?

Sì. Word è adatto per la SOP AP perché combina tabelle, come ruoli ed eccezioni, con procedure passo-passo. Apri il modello in Trupeer, personalizzalo ed esportalo nel formato di cui hai bisogno.

Esiste un modello di SOP per la contabilità fornitori in Excel?

La SOP stessa funziona meglio come documento, ma molti team tengono il registro delle eccezioni, la tabella delle tolleranze e il monitoraggio dei KPI in Excel insieme ad essa.

Esiste un modello di SOP per la contabilità fornitori in PDF?

Sì. Esporta la SOP personalizzata come PDF per la distribuzione in sola lettura e conserva la versione modificabile come master.

Il modello di SOP per la contabilità fornitori è gratuito?

Sì. Registrati gratuitamente per aprire il modello in Trupeer, personalizzarlo ed esportarlo.

Ogni quanto tempo deve essere rivista una SOP AP?

Almeno annualmente, e ogni volta che cambiano l'ERP, i limiti di approvazione, le tolleranze o i processi di pagamento, oppure a seguito di un rilievo di audit.

Posso creare una SOP AP da una registrazione dello schermo?

Sì. Registra un impiegato AP mentre elabora fatture reali e Trupeer trasformerà la registrazione in una SOP passo-passo e in un video che potrai rivedere, approvare e pubblicare.