Il processo procure-to-pay coinvolge quasi tutte le persone all'interno di un'azienda. Qualcuno ha bisogno di qualcosa, un acquirente lo individua, un manager lo approva, il magazzino lo riceve, la contabilità fornitori lo paga. Quando ogni passaggio viene eseguito in modo diverso, il risultato è una spesa fuori controllo, ordini d'acquisto emessi dopo l'arrivo della fattura, merci che non corrispondono e fornitori che non vengono pagati in tempo. Un modello di SOP procure-to-pay fornisce all'intero ciclo una procedura documentata unica, dalla prima richiesta fino al pagamento finale.

Questo modello gratuito di SOP procure-to-pay copre l'intero ciclo P2P in otto fasi, con ruoli, controlli, KPI, una tabella per la gestione delle eccezioni e un esempio già compilato da copiare. Copia la struttura qui sotto, usa l'esempio compilato come guida, o genera la tua SOP procure-to-pay con l'IA a partire da una registrazione del tuo processo.

Cos'è un modello di SOP procure-to-pay?

Un modello di SOP procure-to-pay è una procedura operativa standard pronta all'uso per il processo procure-to-pay (P2P). Stabilisce chi fa cosa, in quale ordine e sotto quali controlli, dall'emissione di una richiesta d'acquisto e la sua approvazione alla selezione di un fornitore, l'emissione di un ordine d'acquisto, la ricezione di merci o servizi, la corrispondenza della fattura e il pagamento al fornitore. Un buon modello di SOP procure-to-pay copre anche le eccezioni, come acquisti urgenti, ordini senza RdA, consegne parziali e variazioni di prezzo, nonché i controlli che i revisori si aspettano di vedere.

Le tue politiche di approvvigionamento e finanza stabiliscono le regole, come i limiti di approvazione e i fornitori preferenziali; la SOP mostra come ogni team le applica, passo dopo passo. Per un formato SOP generale che puoi adattare a qualsiasi processo, vedi il modello SOP gratuito.

Perché il procure-to-pay ha bisogno di una SOP?

• Il P2P controlla la spesa. Senza un processo definito, gli acquisti aggirano le approvazioni e i fornitori preferenziali.

• Coinvolge molti team. Richiedenti, ufficio acquisti, approvatori, ricezione merci e contabilità fornitori si passano il lavoro a vicenda.

• Nessun ordine d'acquisto, nessuna corrispondenza. Gli ordini d'acquisto emessi in ritardo o non emessi affatto rendono difficile abbinare e pagare le fatture.

• Frodi ed errori colpiscono il P2P. Fornitori fittizi, fatture duplicate e coordinate bancarie modificate entrano tutti attraverso questo ciclo.

• I revisori verificano i controlli P2P. Approvazioni, separazione delle funzioni e abbinamento a tre vie richiedono procedure documentate.

• Il P2P è un obiettivo comune per l'automazione. È possibile automatizzare solo un processo chiaramente definito.

Chi utilizza un modello di SOP procure-to-pay?

• I team di approvvigionamento e acquisti che selezionano i fornitori ed emettono gli ordini d'acquisto.

• I richiedenti e i titolari di budget che emettono e approvano le richieste d'acquisto.

• I team di ricezione e magazzino che confermano le consegne.

• I team di contabilità fornitori (AP) che abbinano e pagano le fatture.

• I controller finanziari e i CFO responsabili dei controlli di spesa.

• I servizi condivisi, i team BPO e di implementazione ERP che documentano il P2P tra le diverse entità o in un nuovo sistema.

• I revisori che esaminano i controlli sugli acquisti e sui pagamenti.

Anteprima del modello di SOP procure-to-pay

Il modello si apre con il controllo dei documenti, lo scopo e l'ambito, seguito da una tabella dei ruoli per richiedenti, approvatori, ufficio acquisti, ricezione, contabilità fornitori, il team di gestione dell'anagrafica fornitori e la tesoreria. Seguono le policy e i dati di riferimento, come i limiti di approvazione, i canali di acquisto, le regole di abbinamento e le tolleranze. La procedura copre il ciclo P2P in otto fasi, ciascuna con passaggi numerati, responsabili e risultati attesi. Una tabella per la gestione delle eccezioni stabilisce cosa fare quando un acquisto, una consegna o una fattura non seguono il percorso standard. Il modello si chiude con controlli, KPI, registri e cronologia delle revisioni. Un esempio compilato mostra come un'azienda l'ha completato. Ogni sezione è modificabile, in modo da poter aggiungere i nomi delle transazioni del proprio ERP, modificare i limiti o suddividere le fasi in SOP separate.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passo 1: Apri la sezione Modelli

Accedi alla sezione Modelli dal menu di navigazione principale.

Passo 2: Seleziona e apri un modello

Clicca su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passo 3: Espandi la visualizzazione del modello

Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente il layout completo e i dettagli.

Passo 4: Modifica il modello

Clicca su Modifica per iniziare a personalizzare il modello selezionato.

All'interno dell'editor è possibile:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passo 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, clicca su Salva per memorizzare il modello aggiornato tra i tuoi file.

Passo 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando vuoi vedere l'aspetto del tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di SOP procure-to-pay puoi:

• Controllare la spesa: ogni acquisto segue le stesse regole di approvazione e di acquisto.

• Emettere ordini d'acquisto prima delle spese: arrivano meno fatture senza un ordine d'acquisto associato.

• Abbinare le fatture al primo colpo: ordini d'acquisto e ricevute corretti fanno funzionare l'abbinamento a tre vie.

• Prevenire frodi e doppi pagamenti: i controlli sui fornitori e la separazione delle funzioni sono integrati nelle varie fasi.

• Superare gli audit con meno sforzo: mostra approvazioni, abbinamenti e controlli documentati.

Cosa deve contenere un modello di SOP procure-to-pay

Modello gratuito di SOP procure-to-pay: la struttura da copiare

Copia la struttura qui sotto nel tuo documento, oppure aprila in Trupeer e personalizzala.

1. Controllo dei documenti. ID SOP: [P2P-001]. Versione: [x.x]. Proprietario: [Responsabile acquisti]. Approvatore: [Controller finanziario]. Data di entrata in vigore: [data]. Prossima revisione: [data].

2. Scopo. Questa SOP definisce come [Azienda] richiede, approva, acquista, riceve e paga beni e servizi, in modo che la spesa segua le direttive aziendali, i fornitori siano pagati in modo accurato e tempestivo e i controlli siano applicati in modo coerente.

3. Ambito. Si applica a tutti gli acquisti di beni e servizi per [entità] tramite [ERP o sistema di procurement]. Sono esclusi [spese con carta d'acquisto e note spese dei dipendenti, coperte da SOP separate].

4. Ruoli e responsabilità.

5. Policy e dati di riferimento. Limiti di approvazione: [per importo]. Canali di acquisto: [catalogo, ordine d'acquisto, contratto]. Preventivi richiesti: [al di sopra dell'importo]. Regola di abbinamento: [a tre vie per i beni, a due vie per i servizi]. Tolleranze: [prezzo e quantità]. Termini di pagamento: [termini standard].

6. Procedura.

Fase 1: Inserimento della richiesta d'acquisto. Il richiedente inserisce una richiesta d'acquisto in [sistema] specificando l'articolo o il servizio, la quantità, il costo stimato, il centro di costo, la data richiesta e il fornitore preferito se noto.

Fase 2: Approvazione della richiesta d'acquisto. Il sistema indirizza la richiesta all'approvatore del budget il cui limite copre l'importo. L'approvatore verifica la necessità e il budget, quindi approva o rifiuta la richiesta.

Fase 3: Ricerca e selezione del fornitore. L'ufficio acquisti utilizza un fornitore da catalogo o da contratto, laddove esistente. In caso contrario, ottiene [numero] preventivi al di sopra di [importo] e seleziona un fornitore. I nuovi fornitori vengono inseriti tramite la procedura di anagrafica fornitori prima che venga effettuato qualsiasi ordine.

Fase 4: Creazione e invio dell'ordine d'acquisto. L'ufficio acquisti converte la richiesta d'acquisto approvata in un ordine d'acquisto con prezzi, termini e dettagli di consegna concordati e lo invia al fornitore.

Fase 5: Ricezione delle merci o conferma dei servizi. La ricezione registra le merci a fronte dell'ordine d'acquisto al momento del loro arrivo, segnalando eventuali ammanchi o danni. Per i servizi, il richiedente conferma l'erogazione in [sistema].

Fase 6: Acquisizione e abbinamento della fattura. La contabilità fornitori acquisisce la fattura del fornitore, verifica la presenza di duplicati e la abbina all'ordine d'acquisto e alla ricevuta. Le fatture entro i limiti di tolleranza procedono; le altre seguono la tabella delle eccezioni.

Fase 7: Approvazione e registrazione. Le fatture abbinate vengono registrate automaticamente o dalla contabilità fornitori. Le fatture senza ordine d'acquisto seguono l'eccezione prevista per l'assenza di ordine d'acquisto.

Fase 8: Pagamento al fornitore. La contabilità fornitori prepara la proposta di pagamento nel giorno programmato per l'esecuzione, la esamina e la invia alla tesoreria, che approva e dispone il pagamento.

7. Gestione delle eccezioni.

8. Controlli. I richiedenti non possono approvare le proprie richieste d'acquisto. Chi crea i fornitori non può emettere ordini d'acquisto o approvare pagamenti. I preventivi sono richiesti al di sopra di [importo]. Le fatture vengono abbinate all'ordine d'acquisto e alla ricevuta prima del pagamento. I cicli di pagamento richiedono due approvatori.

9. KPI. Tempo di ciclo da richiesta d'acquisto a ordine d'acquisto, quota di spesa coperta da ordine d'acquisto, quota di spesa con fornitori preferenziali, ordini d'acquisto retroattivi, tasso di abbinamento al primo colpo, tempo di ciclo della fattura e tasso di pagamento puntuale.

10. Registri. Richieste, approvazioni, preventivi, ordini d'acquisto, ricevute, fatture e approvazioni di pagamento, conservati per [periodo].

11. Cronologia delle revisioni. Versione, data, riepilogo delle modifiche, autore e approvatore.

Esempio di SOP procure-to-pay: compilato

Ecco come un produttore di medie dimensioni potrebbe compilare le parti chiave del modello. Tutti i nomi, i limiti e le tempistiche sono a scopo illustrativo.

Ambito. Tutti gli acquisti di beni e servizi per le entità del Regno Unito e della Germania tramite l'ERP aziendale. Sono escluse le carte d'acquisto al di sotto di un importo stabilito e le note spese dei dipendenti.

Limiti di approvazione.

Policy. Priorità ai cataloghi per la cancelleria e gli accessori IT. Tre preventivi per qualsiasi acquisto non da catalogo al di sopra della soglia definita. Abbinamento a tre vie per le merci, a due vie per i servizi. Cicli di pagamento ogni martedì e venerdì.

Esempio di eccezione compilata. Un fornitore invia una fattura per lavori di manutenzione senza ordine d'acquisto. La contabilità fornitori la mette in attesa e invia un'e-mail al richiedente. Il richiedente inserisce un ordine d'acquisto retroattivo indicandone il motivo, il capo dipartimento lo approva entro tre giorni lavorativi e il caso viene registrato. Poiché gli ordini d'acquisto retroattivi sono monitorati come KPI, il responsabile acquisti esamina mensilmente il registro e contatta i team che presentano casi ripetuti.

Obiettivi KPI stabiliti dal team. Massimizzare la spesa su ordine d'acquisto, massimizzare la spesa da catalogo con fornitori preferenziali, riduzione degli ordini d'acquisto retroattivi ogni trimestre e pagamenti puntuali.

Usa l'esempio per capire il livello di dettaglio necessario, quindi sostituiscilo con i tuoi limiti, canali e tempistiche personali.

Quali procedure procure-to-pay richiedono una propria SOP?

Per maggiori dettagli sulla parte relativa a fatture e pagamenti, utilizza il modello SOP della contabilità fornitori.

Per una panoramica visiva del ciclo, consulta il diagramma di flusso del processo procure-to-pay.

Controlli procure-to-pay da integrare nella SOP

KPI per la SOP procure-to-pay

• Tempo di ciclo da richiesta a ordine d'acquisto: con quale rapidità le richieste approvate si trasformano in ordini.

• Spesa su ordine d'acquisto: percentuale della spesa coperta da un ordine d'acquisto.

• Spesa con fornitori preferenziali: percentuale della spesa effettuata con fornitori contrattualizzati o da catalogo.

• Ordini d'acquisto retroattivi: ordini d'acquisto emessi dopo l'arrivo della fattura.

• Tasso di abbinamento al primo colpo: fatture abbinate senza bisogno di interventi manuali.

• Tasso di pagamento puntuale: pagamenti effettuati entro la data di scadenza.

Stabilisci i tuoi obiettivi e definisci un punto di partenza prima di modificare il processo.

Come creare la tua SOP procure-to-pay a partire da registrazioni video

1. Scegli una fase, come l'approvazione della richiesta d'acquisto, la creazione dell'ordine d'acquisto o la ricezione delle merci.

2. Registra la persona che esegue al meglio l'operazione nel tuo ERP o sistema di procurement, spiegando a voce ogni passaggio, controllo e decisione, includendo almeno un'eccezione.

3. Genera la SOP e il video con Trupeer, quindi esamina i passaggi e aggiungi i tuoi limiti, canali e tolleranze.

4. Compila la tabella delle eccezioni a partire dalle registrazioni, dai motivi di sospensione e dai risultati dei vari audit.

5. Ottieni l'approvazione dal responsabile acquisti e dal controller finanziario.

6. Pubblica e forma il personale, collegando ogni passaggio al relativo video, e aggiorna la SOP ogni volta che il sistema o le policy cambiano; vedi il controllo delle versioni della SOP.

Formati per una SOP procure-to-pay

Passo dopo passo con una tabella delle eccezioni si adatta alla maggior parte delle procedure P2P, come le richieste d'acquisto, gli ordini d'acquisto e l'elaborazione delle fatture. Questo è il formato utilizzato nel modello precedente.

Diagramma di flusso interfunzionale (swimlane) è ideale per la visualizzazione end-to-end, mostrando come un acquisto passa tra richiedente, approvatore, ufficio acquisti, ricezione e contabilità fornitori.

Matrice delle approvazioni si adatta alla gestione dei limiti di approvazione, mantenuta come tabella di riferimento a cui rimanda la SOP.

Lista di controllo (checklist) si presta bene per le procedure di inserimento dei fornitori e per le verifiche dei cicli di pagamento.

Best practice per le SOP procure-to-pay

• Struttura la SOP attorno ai passaggi di consegne, poiché la maggior parte dei ritardi si verifica tra un team e l'altro.

• Rendi esplicito il principio "niente ordine d'acquisto, niente pagamento", con una chiara eccezione per gli ordini retroattivi.

• Mantieni limiti e tolleranze in un'unica tabella di riferimento.

• Usa le schermate reali del tuo sistema e i nomi corretti delle transazioni.

• Associa a ogni SOP brevi video dedicati ai richiedenti, che sono coloro che utilizzano meno frequentemente il processo.

• Rivedi la SOP dopo ogni modifica di sistema, aggiornamento delle policy o controllo di audit.

Errori comuni da evitare

• Scrivere la SOP solo per l'ufficio acquisti, quando in realtà la maggior parte dei problemi deriva dai richiedenti e dalla ricezione merci.

• Tralasciare le eccezioni, con il rischio che gli acquisti urgenti e le fatture senza ordine d'acquisto vengano gestiti in modo incoerente.

• Un processo di inserimento fornitori debole, che permette l'ingresso di fornitori non autorizzati o fittizi.

• La stessa persona che crea i fornitori e approva i pagamenti.

• Non aggiornare mai la SOP dopo una modifica al sistema o alle policy.

Checklist per la SOP procure-to-pay

• Il controllo dei documenti è completo, con l'indicazione del proprietario e della data di revisione.

• I ruoli coprono richiedenti, approvatori, ufficio acquisti, ricezione, contabilità fornitori, team anagrafica fornitori e tesoreria.

• I limiti di approvazione, i canali di acquisto, le regole sui preventivi, le regole di abbinamento e le tolleranze sono documentati.

• Ogni fase, dalla richiesta d'acquisto al pagamento, presenta passaggi numerati.

• La tabella delle eccezioni copre acquisti urgenti, fatture senza ordine d'acquisto, consegne parziali, discrepanze, nuovi fornitori e modifiche bancarie.

• La separazione delle funzioni e le approvazioni sono chiaramente definite.

• I KPI e i registri sono specificati.

• I video sono collegati ai passaggi chiave, specialmente per i richiedenti.

Come Trupeer ti aiuta a creare e gestire la tua SOP procure-to-pay

Genpact ha utilizzato questo approccio basato sulle registrazioni per il lancio di Workday a livello aziendale, trasformando le sessioni di processo registrate in oltre 500 materiali formativi in 20 flussi di lavoro e cinque lingue, per 140.000 dipendenti in 40 paesi, in soli 3 mesi anziché 12. Leggi la storia di successo del cliente Genpact.

Scarica il modello gratuito di SOP procure-to-pay

Apri il modello in Trupeer, applica il brand kit della tua azienda, aggiungi i tuoi limiti, canali e passaggi di sistema, e condividilo con tutti i team coinvolti nel processo P2P. Ottieni il modello gratuito di SOP procure-to-pay.

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• Modello di SOP con eccezioni

• Modello di piano di controllo del processo

Domande frequenti (FAQ)

Cos'è un modello di SOP procure-to-pay?

È una procedura operativa standard pronta all'uso per il processo P2P, che copre ruoli, policy, richieste, approvazioni, sourcing, ordini d'acquisto, ricezioni, abbinamento fatture, pagamento, eccezioni e controlli.

Quali sono le fasi del processo procure-to-pay?

Inserire una richiesta d'acquisto, approvarla, ricercare e selezionare il fornitore, creare e inviare l'ordine d'acquisto, ricevere la merce o confermare il servizio, acquisire e abbinare la fattura, approvarla e registrarla, e infine pagare il fornitore.

Cosa dovrebbe includere una SOP procure-to-pay?

Controllo dei documenti, scopo e ambito, ruoli, policy e dati di riferimento, procedure dettagliate per ogni fase del P2P, una tabella per la gestione delle eccezioni, controlli, KPI, registri e cronologia delle revisioni.

Qual è la differenza tra procure-to-pay e contabilità fornitori?

La contabilità fornitori si occupa dell'elaborazione delle fatture e del pagamento. Il procure-to-pay è il processo end-to-end più ampio, che parte dalla richiesta d'acquisto e include approvazioni, sourcing, ordini d'acquisto e ricezione.

Come si gestiscono le eccezioni in una SOP P2P?

Utilizzando una tabella delle eccezioni che elenca ogni situazione anomala, come riconoscerla, l'azione da intraprendere, il responsabile della decisione, un limite di tempo e a chi inoltrare la richiesta, oltre a una riga generica per qualsiasi imprevisto non elencato.

Quali KPI misurano le prestazioni del procure-to-pay?

I KPI comuni includono il tempo di ciclo da richiesta a ordine d'acquisto, la spesa su ordine d'acquisto, la spesa con fornitori preferenziali, gli ordini d'acquisto retroattivi, il tasso di abbinamento al primo colpo e il tasso di pagamento puntuale.

Posso generare una SOP procure-to-pay con l'IA?

Sì. Registra il tuo processo P2P e usa il generatore di SOP basato su IA di Trupeer per creare una bozza di SOP e un video, quindi verificali rispetto a questo modello e approvali.

Esiste un modello di SOP procure-to-pay in formato Word?

Sì. Word si adatta bene alla SOP P2P perché consente di combinare tabelle, come ruoli, limiti di approvazione ed eccezioni, con procedure passo-passo. Apri il modello in Trupeer, personalizzalo ed esportalo nel formato di cui hai bisogno.

Esiste un modello di SOP procure-to-pay in Excel?

La SOP in sé funziona meglio come documento di testo, ma molti team preferiscono tenere la matrice delle approvazioni, il registro delle eccezioni e i KPI su Excel, collegandoli al documento principale.

Esiste un modello di SOP procure-to-pay in PDF?

Sì. Puoi esportare la SOP personalizzata come PDF per la distribuzione in modalità di sola lettura, mantenendo la versione modificabile come file principale.

Il modello di SOP procure-to-pay è gratuito?

Sì. Registrati gratuitamente per aprire il modello in Trupeer, personalizzarlo ed esportarlo.

Ogni quanto tempo deve essere rivista una SOP P2P?

Almeno una volta all'anno, e ogni volta che cambiano l'ERP o il sistema di procurement, i limiti di approvazione, i canali di acquisto, i processi di pagamento o a seguito dei risultati di un audit.