Ogni mese, il team finanziario corre contro il tempo per chiudere i libri contabili. Le scritture di giornale vengono registrate in ritardo, le riconciliazioni non quadrano, i saldi intersocietari non corrispondono e qualcuno è ancora in attesa di un rateo al quinto giorno. La maggior parte dei problemi di chiusura non dipende dall'impegno, ma dal fatto che le stesse attività vengono eseguite in modo diverso ogni mese, da persone diverse e in un ordine diverso. Un modello SOP per il processo record to report (R2R) fornisce alla chiusura un'unica procedura documentata, con responsabili, scadenze e controlli chiari.

Questo modello SOP gratuito per il record to report copre l'intero ciclo R2R, dalle registrazioni di giornale e chiusura dei registri ausiliari alle riconciliazioni, intercompany, consolidamento e reportistica, con un calendario di chiusura e una tabella di gestione delle eccezioni. Copia la struttura qui sotto, guarda un esempio compilato o aprilo in Trupeer e personalizzalo per il tuo team finanziario.

Cos'è un modello SOP per il record to report?

Un modello SOP per il record to report è una procedura operativa standard pronta all'uso per il processo record to report (R2R), ovvero la parte della finanza che registra le transazioni, chiude i libri contabili e produce i report finanziari. Stabilisce chi fa cosa, in quale ordine e sotto quali controlli, dalla gestione del piano dei conti e la registrazione delle scritture di giornale fino alla riconciliazione dei conti, la chiusura del periodo, il consolidamento delle entità e la reportistica dei risultati. Un buon modello SOP per il record to report copre anche le eccezioni, come le differenze non riconciliate, le discrepanze intersocietarie e le rettifiche tardive, nonché i controlli che i revisori si aspettano di vedere.

Le tue politiche contabili stabiliscono le regole; la SOP mostra come il team le applica in ogni periodo, passo dopo passo. Per un formato SOP generale che puoi adattare a qualsiasi processo, consulta il modello SOP gratuito.

Perché il record to report ha bisogno di una SOP?

• La chiusura si basa sulle scadenze. Ogni attività in ritardo ritarda la reportistica, quindi i compiti, i responsabili e le tempistiche devono essere chiari.

• L'accuratezza dipende dalla coerenza. Scritture di giornale, ratei e riconciliazioni devono essere eseguiti allo stesso modo in ogni periodo.

• I revisori verificano i controlli R2R. L'approvazione del giornale, la firma della riconciliazione e i blocchi del periodo necessitano di procedure documentate.

• La conoscenza è concentrata. Le attività di chiusura sono spesso note solo a una o due persone, il che rappresenta un rischio quando sono assenti o lasciano l'azienda.

• L'R2R alimenta ogni decisione. Gli errori di reportistica influiscono sulla leadership, sui finanziatori, sugli investitori e sulle autorità di regolamentazione.

• L'R2R è un obiettivo comune per i servizi condivisi e l'automazione. Entrambi dipendono da un processo chiaramente definito.

Chi utilizza un modello SOP per il record to report?

• Contabili della contabilità generale che registrano le scritture di giornale e riconciliano i conti.

• Responsabili della chiusura e controller finanziari che gestiscono il calendario di chiusura e rivedono i risultati.

• Contabili intercompany e di consolidamento che gestiscono i saldi delle entità e la reportistica di gruppo.

• Specialisti in cespiti, ratei e risconti e reportistica.

• CFO e direttori finanziari proprietari dei rendiconti finanziari.

• Team di servizi condivisi, GBS e BPO che gestiscono l'R2R per diverse entità o clienti.

• Revisori e team di implementazione ERP che esaminano o documentano i controlli R2R.

Anteprima del modello SOP per il record to report

Il modello si apre con il controllo dei documenti, lo scopo e l'ambito, quindi una tabella dei ruoli per i team di contabilità generale, chiusura, intercompany, consolidamento e reportistica. Seguono le politiche e i dati di riferimento, come le soglie di rilevanza, i limiti di approvazione del giornale e il calendario di chiusura. La procedura copre il ciclo R2R in otto fasi, ciascuna con passaggi numerati, responsabili, scadenze e risultati attesi. Una tabella di gestione delle eccezioni stabilisce cosa fare quando un giornale, una riconciliazione o un saldo non seguono il percorso standard. Il modello si chiude con controlli, KPI, record e cronologia delle revisioni. Ogni sezione è modificabile, in modo da poter aggiungere i nomi delle transazioni del proprio ERP, regolare le scadenze o suddividere le fasi in SOP separate.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passaggio 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dalla navigazione principale.

Passaggio 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passaggio 3: Espandi la vista del modello

Se necessario, espandi la vista del modello per vedere chiaramente il layout completo e i dettagli.

Passaggio 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor è possibile:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passaggio 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Passaggio 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando desideri vedere come appare il tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare a apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello SOP per il record to report puoi:

• Chiudere allo stesso modo in ogni periodo: un'unica procedura, un unico calendario e responsabili chiari per ogni attività.

• Chiudere più velocemente: meno attività in ritardo, meno sorprese e meno rilavorazioni.

• Migliorare l'accuratezza: scritture di giornale, ratei e riconciliazioni coerenti.

• Superare gli audit con meno sforzo: mostra approvazioni documentate, riconciliazioni e blocchi del periodo.

• Ridurre il rischio legato alle figure chiave: chiunque può riprendere un'attività di chiusura dalla SOP e dal relativo video.

Cosa deve contenere un modello SOP per il record to report

Modello SOP gratuito per il record to report: la struttura da copiare

Copia la struttura sottostante nel tuo documento o aprila in Trupeer e personalizzala.

1. Controllo dei documenti. ID SOP: [R2R-001]. Versione: [x.x]. Proprietario: [Controller finanziario]. Approvatore: [CFO]. Data di efficacia: [data]. Prossima revisione: [data].

2. Scopo. Questa SOP definisce il modo in cui [Azienda] registra le transazioni finanziarie, chiude ogni periodo contabile e produce report finanziari, in modo che i libri contabili siano accurati, completi e puntuali e che i controlli finanziari siano applicati in modo coerente.

3. Ambito. Si applica a [entità e registri] in [ERP]. Copre la chiusura mensile, trimestrale e di fine anno. Esclude [le dichiarazioni fiscali obbligatorie, coperte da una SOP separata].

4. Ruoli e responsabilità.

5. Politiche e dati di riferimento. Soglie di rilevanza: [importi]. Limiti di approvazione del giornale: [come da delega di autorità]. Calendario di chiusura: [scadenze dei giorni lavorativi]. Tassi di cambio: [fonte e tempistica]. Frequenza di riconciliazione: [in base al rischio del conto].

6. Procedura.

Fase 1: Mantenere i dati anagrafici. Elaborare le richieste approvate per aggiungere o modificare conti e centri di costo prima dell'inizio della chiusura. Nessuna modifica ai dati anagrafici dopo il [giorno limite].

Fase 2: Registrare le scritture di giornale durante il periodo. Registrare le scritture di giornale standard e ricorrenti secondo la pianificazione. Per i giornali manuali, allegare i documenti di supporto e inviarli per l'approvazione entro il limite prima della registrazione.

Fase 3: Chiudere i registri ausiliari (giorno [1–2]). Confermare che la contabilità fornitori, la contabilità clienti, i cespiti, l'inventario e le buste paga abbiano registrato tutte le transazioni del periodo e siano chiusi. Eseguire l'ammortamento e confermare l'avvenuta registrazione.

Fase 4: Registrare ratei e risconti (giorno [2–3]). Calcolare e registrare i ratei per beni e servizi ricevuti ma non fatturati, e ammortizzare i risconti. Impostare gli storni per il periodo successivo.

Fase 5: Riconciliare l'intercompany (giorno [2–3]). Abbinare i saldi intersocietari tra le entità, risolvere le differenze con la controparte e registrare le rettifiche concordate.

Fase 6: Riconciliare i conti dello stato patrimoniale (giorno [3–4]). Riconciliare i conti bancari e tutti i conti dello stato patrimoniale inclusi nell'ambito, spiegare le differenze e fare in modo che ogni riconciliazione sia esaminata e approvata.

Fase 7: Chiudere il periodo e consolidare (giorno [4–5]). Esaminare il bilancio di verifica, registrare le rettifiche approvate, bloccare il periodo, convertire i saldi in valuta estera e consolidare le entità con le relative elisioni.

Fase 8: Report e revisione (giorno [5–6]). Preparare i rendiconti finanziari e i report di gestione, eseguire l'analisi degli scostamenti, esaminarli con il controller e il CFO e distribuirli.

7. Gestione delle eccezioni.

8. Controlli. I giornali manuali richiedono l'approvazione di una persona diversa da chi li ha preparati. Le riconciliazioni sono preparate e verificate da persone diverse. I periodi vengono bloccati dopo la chiusura. Le modifiche al piano dei conti vengono approvate prima di essere apportate. Le attività di chiusura vengono tracciate rispetto al calendario.

9. KPI. Giorni per la chiusura, numero di giornali manuali, rettifiche post-chiusura, riconciliazioni completate in tempo, elementi di riconciliazione insoluti, differenze intersocietarie e report consegnati in tempo.

10. Record. Supporto e approvazioni dei giornali, riconciliazioni e approvazioni, conferme intersocietarie, checklist e report di chiusura, conservati per [periodo].

11. Cronologia delle revisioni. Versione, data, riepilogo delle modifiche, autore e approvatore.

Esempio di calendario di chiusura record to report

Ecco come potrebbero essere ripartite le attività di chiusura nei giorni lavorativi successivi alla fine del periodo. La tempistica è illustrativa; imposta la tua in base alle tue entità e ai tuoi sistemi.

Quali procedure record to report necessitano di una propria SOP?

Il modello precedente copre l'intero ciclo. I team finanziari più grandi spesso lo suddividono in SOP separate:

L'R2R dipende dalla chiusura puntuale dei registri ausiliari, quindi abbina questo modello al modello SOP della contabilità fornitori.

Per la parte relativa ai crediti, utilizza il modello SOP da ordine a incasso.

Controlli record to report da integrare nella SOP

KPI della SOP record to report

Monitora un piccolo insieme di misure per verificare se la SOP funziona:

• Giorni per la chiusura: giorni lavorativi dalla fine del periodo al blocco dei libri contabili.

• Giornali manuali: numero e valore registrati in ciascun periodo.

• Rettifiche post-chiusura: modifiche necessarie dopo il blocco dei libri contabili.

• Riconciliazioni nei tempi previsti: percentuale completata e rivista entro la scadenza.

• Elementi di riconciliazione insoluti: elementi non spiegati più vecchi di [giorni].

• Differenze intersocietarie: valore non risolto alla chiusura.

• Report nei tempi previsti: report gestionali e obbligatori consegnati entro le rispettive scadenze.

Imposta i tuoi obiettivi e definisci un punto di partenza prima di modificare il processo.

Come creare la tua SOP record to report dalle registrazioni

1. Scegli un'attività di chiusura, come un calcolo dei ratei, una riconciliazione bancaria o il ciclo di consolidamento.

2. Registra il contabile che lo esegue al meglio, narrando ogni passaggio, controllo e valutazione, durante una vera chiusura.

3. Genera la SOP e il video con Trupeer, quindi rivedi i passaggi e aggiungi le tue soglie, limiti e scadenze.

4. Compila la tabella delle eccezioni partendo dalle registrazioni, dai problemi di chiusura passati e dai risultati degli audit.

5. Ottieni l'approvazione dal controller finanziario.

6. Pubblica e forma, collegando ogni attività nella checklist di chiusura alla relativa SOP e video, e aggiorna la SOP ogni volta che il sistema o la policy cambiano; vedi controllo della versione della SOP.

Registrare durante la chiusura cattura i passaggi reali e le decisioni discrezionali che raramente finiscono nelle procedure scritte.

Formati per una SOP record to report

Passo dopo passo con una tabella delle eccezioni si adatta alla maggior parte delle procedure R2R, come giornali, ratei e riconciliazioni. Questo è il formato utilizzato dal modello precedente.

Calendario o checklist di chiusura si adatta alla chiusura di fine mese, in cui ogni attività deve avere un responsabile e una scadenza.

Diagramma di flusso si adatta all'instradamento delle approvazioni e al consolidamento, dove i passaggi dipendono da importi o entità.

Foglio di calcolo si adatta al monitoraggio delle attività di chiusura, allo stato delle riconciliazioni e ai KPI, conservati insieme alla SOP.

Best practice per le SOP record to report

• Costruisci la SOP attorno al calendario di chiusura, con ogni attività legata a un giorno lavorativo e a un responsabile.

• Stabilisci chiare soglie di rilevanza in modo che le persone sappiano quali differenze indagare.

• Utilizza i nomi reali delle schermate e delle transazioni del tuo ERP.

• Registra le attività di chiusura mentre si svolgono, inclusa la logica alla base di esse.

• Rivedi la SOP dopo ogni retrospettiva di chiusura, modifica del sistema e audit.

Errori comuni da evitare

• Nessun responsabile unico per la chiusura, quindi i ritardi non vengono segnalati.

• Escludere le eccezioni, per cui le differenze di riconciliazione e le rettifiche tardive vengono gestite in modo diverso in ogni periodo.

• La stessa persona prepara e approva i giornali, un riscontro comune negli audit.

• Riconciliazioni senza revisione, lasciando errori e vecchi saldi non rilevati.

• Non aggiornare mai la SOP dopo una modifica del sistema o della policy.

Checklist della SOP record to report

• Il controllo del documento è completo, con responsabile e data di revisione.

• I ruoli coprono la contabilità generale, la chiusura, l'intercompany, il consolidamento, la reportistica e i proprietari dei registri ausiliari.

• Soglie, limiti di approvazione, fonti di tassi di cambio e calendario di chiusura sono documentati.

• Ogni fase, dai dati anagrafici alla reportistica, ha passaggi numerati e scadenze.

• La tabella delle eccezioni copre i giornali non supportati, le differenze di riconciliazione, le discrepanze intersocietarie, i registri ausiliari in ritardo e le rettifiche post-chiusura.

• La segregazione delle funzioni, le revisioni e i blocchi del periodo sono definiti.

• I KPI e i record sono specificati.

• I video sono collegati per le attività chiave di chiusura.

In che modo Trupeer ti aiuta a creare e mantenere la tua SOP record to report

Genpact ha utilizzato questo approccio basato prima sulla registrazione per il lancio di Workday a livello aziendale, trasformando le sessioni di processo registrate in oltre 500 materiali di formazione in 20 flussi di lavoro in cinque lingue, per 140.000 dipendenti in 40 paesi, in 3 mesi invece di 12. Leggi la storia del cliente Genpact.

Se l'R2R fa parte di un programma finanziario più ampio, consulta la roadmap di trasformazione finanziaria.

Scarica il modello SOP gratuito per il record to report

Apri il modello in Trupeer, applica il tuo kit del marchio, aggiungi il calendario di chiusura, le soglie e i passaggi del sistema e condividilo con il tuo team finanziario. Ottieni il modello SOP gratuito per il record to report.

Modelli correlati

• Modello di checklist per la chiusura di fine mese

• Modello SOP dal ciclo passivo al pagamento

• Modello SOP con eccezioni

• Modello di piano di controllo del processo

• Modello di manuale operativo per ufficio

• Modello di procedura operativa standard

• Modello di checklist di progetto

Domande frequenti

Cos'è un modello SOP per il record to report?

È una procedura operativa standard pronta all'uso per il processo R2R, che copre ruoli, policy, dati anagrafici, giornali, chiusura dei registri ausiliari, ratei, intercompany, riconciliazioni, chiusura del periodo, consolidamento, reportistica, eccezioni e controlli.

Quali sono i passaggi del processo record to report?

Mantenere i dati anagrafici, registrare le scritture di giornale, chiudere i registri ausiliari, registrare ratei e risconti, riconciliare l'intercompany, riconciliare i conti dello stato patrimoniale, chiudere e consolidare il periodo, e preparare e rivedere i report.

Cosa deve includere una SOP record to report?

Controllo dei documenti, scopo e ambito, ruoli, politiche e dati di riferimento, un calendario di chiusura, procedure dettagliate per ciascuna fase R2R, una tabella di gestione delle eccezioni, controlli, KPI, record e cronologia delle revisioni.

Qual è la differenza tra il record to report e la chiusura di fine mese?

La chiusura di fine mese è l'insieme delle attività che finalizzano un periodo contabile. Il record to report è il processo più ampio, che include i dati anagrafici, le scritture di giornale durante tutto il periodo, la chiusura, il consolidamento e la reportistica.

Come si gestiscono le eccezioni in una SOP R2R?

Utilizza una tabella delle eccezioni che elenchi ciascuna eccezione, come riconoscerla, l'azione, il responsabile della decisione, un limite di tempo e dove segnalarla, oltre a una riga generica per tutto ciò che non è elencato.

Quali KPI misurano le prestazioni del record to report?

I KPI comuni includono i giorni per la chiusura, il numero di giornali manuali, le rettifiche post-chiusura, le riconciliazioni completate in tempo, gli elementi di riconciliazione insoluti, le differenze intersocietarie e la reportistica puntuale.

Esiste un modello SOP per il record to report in Word?

Sì. Word si adatta alla SOP R2R perché combina tabelle, come ruoli, il calendario di chiusura ed eccezioni, con procedure dettagliate. Apri il modello in Trupeer, personalizzalo ed esportalo nel formato di cui hai bisogno.

Esiste un modello SOP per il record to report in Excel?

La SOP stessa funziona meglio come documento, ma molti team conservano la checklist di chiusura, il tracciamento delle riconciliazioni e i KPI in Excel insieme ad essa.

Esiste un modello SOP per il record to report in formato PDF?

Sì. Esporta la SOP personalizzata come PDF per la distribuzione in sola lettura e conserva la versione modificabile come master.

Il modello SOP per il record to report è gratuito?

Sì. Registrati gratuitamente per aprire il modello in Trupeer, personalizzarlo ed esportarlo.

Con quale frequenza deve essere rivista una SOP R2R?

Dopo ogni retrospettiva di chiusura che rileva un problema di processo, almeno annualmente, e ogni volta che cambiano l'ERP, il calendario di chiusura, le soglie o i limiti di approvazione.

Posso creare una SOP R2R da una registrazione dello schermo?

Sì. Registra i contabili che eseguono le attività di chiusura nel tuo ERP e Trupeer trasformerà le registrazioni in SOP dettagliate e video che potrai rivedere, approvare e pubblicare.