Una checklist di progetto efficace è il tool di project management più semplice che esista - e uno dei più efficaci. Con Trupeer, puoi risparmiare ore nella gestione dei progetti partendo da un template gratuito di checklist di progetto, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e trasformando le checklist in aggiornamenti video che allineano i team in tutte le fasi.

Che cos'è un template di checklist di progetto e cosa dovrebbe fare?

Una checklist di progetto è un elenco di cose che devono avvenire in punti definiti di un progetto: al kickoff, prima dell'approvazione della pianificazione, prima del go-live, alla chiusura.

Un template fornisce gli elementi e il raggruppamento. Se ne cerchi uno, te ne verranno offerti moltissimi, quasi tutti organizzati allo stesso modo: una checklist per fase, con elementi raggruppati in base alla fase a cui appartengono.

Quel raggruppamento è il problema, ed è importante essere precisi sul perché. Una checklist può fare una di due cose. Può fungere da controllo, il che significa che blocca un'azione finché gli elementi non sono completati. Oppure può fungere da registro, il che significa che documenta che le cose sono avvenute.

Entrambe le funzioni sono legittime, ma solo una di esse impedisce effettivamente qualcosa. La maggior parte delle checklist di progetto viene descritta come la prima e utilizzata come la seconda.

Una checklist che registra non è un controllo

Ecco un test che richiede un'ora se il tuo strumento di project management conserva i timestamp.

Per un campione di progetti chiusi, confronta la data in cui ogni elemento della checklist è stato spuntato con la data in cui si è conclusa la fase a cui appartiene.

Gli elementi spuntati prima della fine della fase stavano plausibilmente servendo a qualcosa. Gli elementi spuntati dopo no: qualunque cosa avrebbero dovuto prevenire era già accaduta o era già fallita, e la spunta registrava un fatto anziché cambiarlo.

Questo pattern è quasi universale e peggiora con il procedere del progetto. Gli elementi di kickoff vengono solitamente spuntati in tempo, perché il progetto è nuovo, tutti sono disponibili e l'entusiasmo è alto. Gli elementi di chiusura vengono spuntati in ritardo, in blocco, da una sola persona, giorni o settimane dopo che il progetto è stato dichiarato concluso.

Una checklist completata in blocco dopo l'evento è un modulo. Questa non è una critica alle persone che la compilano, che stanno facendo l'unica cosa possibile a quel punto. È una critica a quando gli elementi sono stati pianificati.

Come personalizzare questo template in Trupeer

Passo 1: Apri la sezione Template

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Passo 2: Seleziona e apri un template

Clicca su qualsiasi template con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passo 3: Espandi la vista del template

Se necessario, espandi la vista del template per vedere chiaramente il layout completo e i dettagli.

Passo 4: Modifica il template

Clicca su Modifica per iniziare a modificare il template selezionato.

All'interno dell'editor puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passo 5: Salva il tuo template personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, clicca su Salva per memorizzare il template aggiornato come tuo.

Passo 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il template

Quando vuoi vedere come appare il tuo template personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il template appaia esattamente come desideri.

Con un template di checklist di progetto puoi:

• Risparmiare ore di tracciamento: Evita la pagina bianca con una struttura creata appositamente per l'esecuzione del progetto.

• Coprire ogni fase: Sezioni integrate per kickoff, esecuzione, lancio e chiusura.

• Rimanere in linea con il brand: Applica il tuo logo, font e colori usando il kit del brand di Trupeer.

• Standardizzare tra i progetti: Utilizza lo stesso template per ogni iniziativa.

• Ridurre le dimenticanze: Le checklist impediscono di saltare passaggi nei processi critici.

• Raggiungere team globali: Traduci le checklist di progetto in oltre 65 lingue con un solo clic.

L'ultimo momento responsabile per ogni elemento della checklist

La soluzione consiste nel riordinare l'intera checklist in base a una domanda diversa.

Per ogni elemento, chiediti: qual è l'ultimo momento utile in cui il completamento di questo punto può ancora cambiare l'esito?

Questo non coincide con la fase in cui viene convenzionalmente inserito. Di solito è precedente, a volte molto precedente, e occasionalmente si scopre essere successivo alla fase in cui si trova attualmente, il che significa che l'elemento viene completato senza alcuna informazione reale.

Ecco alcuni esempi di questo divario.

"Dismissione del sistema legacy completata" è un elemento di chiusura. Il suo ultimo momento responsabile è in fase di pianificazione, quando decidi chi gestisce la dismissione, cosa deve essere migrato e come sarà il cutover. Se lasciato alla chiusura, l'unica azione disponibile è spuntarlo o meno.

"Lezioni apprese registrate" è un elemento di chiusura. Il suo ultimo momento responsabile è continuo durante la consegna, perché le lezioni vengono dimenticate nel giro di poche settimane e le persone che le hanno apprese sono passate ad altro.

"Responsabile dei benefici confermato" è solitamente un elemento di chiusura. Il suo ultimo momento responsabile è all'avvio, perché se nessuno si assume la responsabilità del beneficio, sorge il dubbio se il progetto debba effettivamente iniziare.

"Destinatario del passaggio di consegne nominato" è un elemento di chiusura il cui ultimo momento responsabile è in fase di pianificazione, poiché il destinatario dovrebbe essere coinvolto nella progettazione di ciò che riceverà.

Riordinando ogni elemento in questo modo, la struttura della checklist cambia in modo sostanziale. La maggior parte di ciò che si trova alla chiusura si sposta in avanti. Poche cose rimangono, e sono quelle autenticamente finali.

Come riordinare la checklist in base alla fattibilità

Esegui questa analisi sulla tua lista anziché adottare semplicemente la tabella. L'esercizio richiede una mattinata con due o tre persone che hanno gestito progetti, e il confronto che ne scaturisce sui singoli elementi è ciò che genera vero valore.

Di solito emergono due risultati. Una parte sostanziale degli elementi di chiusura viene anticipata, e questa è la scoperta principale. Inoltre, una manciata di elementi iniziali viene eliminata, perché il loro ultimo momento responsabile è successivo e venivano completati basandosi su supposizioni solo per superare uno step di controllo.

Perché la checklist di chiusura è sempre la più debole

La chiusura viene pianificata nel momento di minor energia e minor potere di influenza, e porta con sé gli elementi con le conseguenze a più lungo termine.

Quando un progetto giunge alla chiusura, il team è parzialmente disperso. Il project manager è già concentrato sull'attività successiva. L'attenzione dello sponsor si è spostata al termine della consegna. Non c'è più budget e non ci sono riunioni in agenda. Tutto ciò che resta è un modulo da compilare da parte di una singola persona.

Nel frattempo, gli elementi rimasti lì sono quelli che costano denaro silenziosamente per anni: sistemi legacy non spenti, licenze non disdette, passaggi di consegne non accettati, benefici di cui nessuno è responsabile, documentazione mai scritta.

Ci sono due risposte possibili e solo una di esse è realistica.

Quella non realistica consiste nell'impegnarsi di più alla chiusura, solitamente intensificando i solleciti o rendendo la checklist obbligatoria. Questo produce una spunta in blocco dei punti invece di un completamento reale.

Quella realistica consiste nello spostare gli elementi nel momento in cui possono essere effettivamente svolti. Quasi tutto ciò che si trova in una checklist di chiusura ha un ultimo momento responsabile precedente. Ciò che resta alla chiusura dovrebbe essere breve, autenticamente finale e completabile da una sola persona in un pomeriggio, perché questa è la risorsa che sarà effettivamente disponibile.

Template gratuito di checklist di progetto: gli elementi e i loro momenti

Copia da qui. La struttura è definita per momento piuttosto che per fase.

Intestazione. Progetto, sponsor, project manager, fase attuale, gate keeper.

Per ogni elemento: l'elemento, il momento entro cui deve essere completato, chi è responsabile, l'evidenza richiesta e se si tratta di un controllo (gate) o di una registrazione.

All'avvio. Problema dichiarato con un valore numerico, facendo riferimento al project brief. Sponsor nominato e confermato. Responsabile dei benefici nominato e confermato per iscritto. Criteri di successo concordati come metriche misurabili. Primi tre rischi identificati. Approvazione del budget confermata. Decisione di procedere registrata.

Alla pianificazione. Confini dell'ambito concordati e documentati. Destinatario del passaggio di consegne nominato e coinvolto. Approccio alla dismissione concordato qualora qualcosa venga sostituito. Tempi di approvvigionamento confermati, in base al nostro template di piano di gestione degli approvvigionamenti. Dipendenze da altri team concordate con i team interessati. Responsabile della documentazione nominato.

Continuamente durante la consegna. Documentazione mantenuta aggiornata anziché scritta alla fine. Lezioni apprese registrate man mano che si verificano. Materiale di passaggio di consegne creato di pari passo con la realizzazione del progetto. Modifiche all'ambito registrate previa approvazione.

Prima del go-live. Procedura di cutover scritta e testata, in base al nostro template di metodo di procedura. Rollback testato e tempificato. Team di supporto formato e pronto. Comunicazioni inviate. Criteri di accettazione soddisfatti e documentati.

Alla chiusura, e solo le cose autenticamente finali. Costi finali riconciliati. Contratti chiusi. Risorse rilasciate. Record di progetto archiviato. Chiusura formale registrata. Data di revisione dei benefici fissata con il responsabile nominato.

Registro dei gate. Quali elementi fungono da gate, chi è autorizzato a gestirli e cosa bloccano.

Copia fino a qui.

Il PMO i cui elementi di chiusura venivano spuntati dopo la chiusura

Braemore Group è una società di servizi finanziari il cui ufficio progetti gestisce circa quaranta progetti all'anno. Disponeva di quattro checklist di fase: avvio con ventidue elementi, pianificazione con trentuno, consegna con diciotto e chiusura con ventisei. Novantasette elementi in totale, con un completamento segnalato al consiglio di amministrazione pari al novantaquattro percento.

Qualcuno ha confrontato le date delle spunte con le date di fine fase per diciotto progetti chiusi.

Gli elementi di avvio venivano spuntati con una media di quattro giorni prima della fine della fase. Quelli di pianificazione, due giorni prima. Quelli di consegna, un giorno prima.

Gli elementi di chiusura venivano spuntati con una media di undici giorni dopo la chiusura formale del progetto. In diversi progetti, sei dei ventisei elementi di chiusura venivano spuntati nello stesso giorno in un unico blocco dal project manager.

Tre elementi specifici sono stati verificati rispetto alla realtà dei fatti.

Sessione di lezioni apprese tenuta. Spuntata su diciassette dei diciotto progetti. Tenuta effettivamente solo su sei. Nessuno aveva chiesto informazioni sugli altri undici.

Responsabile dei benefici confermato e passaggio di consegne completato. Spuntato su tutti e diciotto i progetti. Quando l'ufficio progetti ha contattato i responsabili dei benefici nominati sei mesi dopo, nove dei diciotto non sapevano di essere responsabili di alcun beneficio.

Dismissione sistema legacy. Spuntato su quattro progetti in cui il sistema legacy era palesemente ancora in funzione. Uno di questi generava ancora un costo di quarantunomila sterline all'anno in licenze a due anni dalla chiusura del progetto. Nei diciotto progetti, i costi legacy non eliminati ammontavano a circa centoventisettemila sterline all'anno.

La causa principale non era la trascuratezza. Era il fatto che gli elementi di chiusura erano pianificati alla chiusura, quando il team si era ormai disperso, il project manager era già passato al progetto successivo e l'unica azione rimasta disponibile era compilare il modulo.

Il riordino ha richiesto una mattinata. Dei ventisei elementi di chiusura, diciannove sono stati anticipati: approccio alla dismissione concordato in fase di pianificazione, destinatario del passaggio di consegne nominato in fase di pianificazione, lezioni apprese registrate continuamente, responsabile dei benefici confermato all'avvio tramite firma. Sette sono rimasti alla chiusura, tutti autenticamente finali. Undici elementi di avvio sono stati eliminati, perché il loro ultimo momento responsabile era successivo e venivano compilati basandosi su supposizioni.

Nei successivi dodici mesi e su ventuno progetti, gli elementi di chiusura sono stati spuntati con una media di due giorni prima della chiusura formale. Le sessioni di lezioni apprese si sono tenute effettivamente in diciassette progetti su ventuno. Diciannove responsabili dei benefici su ventuno sapevano di esserlo al controllo effettuato dopo sei mesi. La dismissione dei sistemi legacy è stata completata in ogni progetto in cui era prevista.

La checklist è diventata più breve e ha iniziato a funzionare.

Varianti della checklist di progetto: kickoff, pianificazione, consegna, chiusura

Il set convenzionale, e a cosa serve realmente ciascuno di essi una volta accettata l'argomentazione precedente.

Kickoff. Confermare che il progetto debba iniziare: sponsor, problema, responsabile dei benefici, autorizzazione del budget, metriche di successo. Questa è la checklist che più merita di fungere da gate bloccante, perché interrompere un progetto qui è economico, mentre farlo più tardi non lo è.

Pianificazione. Confermare che l'approccio sia solido e che gli impegni siano reali: confini dell'ambito, dipendenze concordate con i team interessati, tempi di lead time, destinatario del passaggio di consegne. La maggior parte di ciò che si trova convenzionalmente alla chiusura appartiene a questa fase.

Consegna. Dovrebbe essere breve e per lo più continua, piuttosto che un gate bloccante. Documentazione aggiornata, modifiche approvate, lezioni registrate.

Go-live o implementazione. Il vero gate bloccante, e quello in cui fermare il progetto ha un valore reale. Cutover, rollback, prontezza del supporto, accettazione.

Chiusura. Breve e finale. Costi, contratti, risorse, archivio, data di revisione dei benefici.

Varianti per l'edilizia e settori regolamentati. Laddove siano previsti visti di conformità legali, ispezioni e documentazione di passaggio di consegne, la checklist segue l'obbligo normativo piuttosto che questa struttura, e il nostro template di manuale di funzionamento e manutenzione copre nello specifico l'output del passaggio di consegne.

Come scrivere una checklist di progetto che le persone usino davvero

Parti da ciò che è andato storto. Analizza gli ultimi dieci progetti ed elenca cosa è stato dimenticato, consegnato in ritardo o scoperto troppo tardi. Quelli saranno i tuoi elementi, e costituiranno una lista più breve e specifica di qualsiasi template pubblicato.

Per ciascuno di essi, stabilisci l'ultimo momento responsabile piuttosto che la fase a cui sembra appartenere intuitivamente.

Decidi se si tratta di un controllo (gate) o di una registrazione, e indicalo chiaramente sull'elemento. Mescolarli senza etichettarli spinge le persone a trattare tutto come una semplice registrazione.

Indica chi è responsabile, inteso come ruolo, e quali prove sono necessarie. Un elemento come "Passaggio di consegne completato" senza una definizione delle prove viene spuntato facilmente. "Passaggio di consegne completato, comprovato dall'accettazione scritta del destinatario" no.

Poi taglia. Ogni elemento che non ha mai rilevato alcun problema e mai lo farà deve essere rimosso, perché una checklist troppo lunga abitua le persone a spuntare le caselle invece di effettuare verifiche reali.

Quanti elementi dovrebbe avere una checklist di progetto?

Meno di quelli che hai attualmente. Per un progetto di medie dimensioni, un numero compreso tra trenta e cinquanta elementi per l'intero ciclo di vita del progetto è gestibile, con la maggior parte concentrata all'avvio e alla pianificazione, dove possono ancora influire sul risultato.

Il numero conta meno del rapporto tra controlli (gate) e registrazioni. Una checklist composta solo da registrazioni non preverrà nulla. Una checklist di soli gate bloccherà i progetti e verrà aggirata. Un equilibrio ragionevole prevede che circa un quinto degli elementi sia costituito da veri e propri gate, concentrati al kickoff e al go-live.

Il segnale di avvertimento più attendibile di una checklist che ha superato la sua utilità è la spunta in blocco, rilevabile con il test del timestamp. Se gli elementi vengono completati a gruppi nello stesso giorno, significa che la lista ha smesso di essere letta punto per punto.

Chi presidia il gate e cosa può bloccare

Un gate funziona solo se qualcuno ha il potere di bloccarlo e se c'è qualcosa che valga la pena bloccare.

Nomina il gate keeper per ciascun gate e fai in modo che sia qualcuno esterno al team di progetto. Un project manager che controlla il proprio progetto si trova in un evidente conflitto di interessi, e i gate che contano sono proprio quelli che un progetto sotto pressione temporale vorrebbe saltare.

Poi sii specifico su cosa viene bloccato. Il passaggio alla fase successiva. Lo sblocco della tranche di budget successiva. L'autorizzazione al go-live. L'assegnazione del project manager al suo prossimo progetto, che è una leva estremamente efficace per gli elementi di chiusura e che quasi nessuno utilizza.

Laddove non sia possibile bloccare nulla, l'elemento è una registrazione e dovrebbe essere etichettato come tale anziché essere descritto come un gate. Fingere il contrario insegna a tutti che i gate sono solo indicativi.

Posso ottenere un template di checklist di progetto in Excel o Word?

Excel, senza alcun dubbio. Una checklist ha bisogno di una riga per elemento con colonne dedicate a: elemento, momento entro cui è dovuto, ruolo responsabile, gate o registrazione, evidenza richiesta, data di completamento e data di fine fase. Quest'ultima coppia di dati è ciò che rende possibile il test del timestamp, che rappresenta lo strumento più utile di questa pagina.

Aggiungi una formattazione condizionale che evidenzi qualsiasi elemento completato dopo la fine della sua fase e un conteggio degli elementi completati in blocco nella stessa data. Entrambe le operazioni richiedono pochi minuti e ti dicono subito se la checklist sta funzionando.

Word si adatta meglio alla parte narrativa descrittiva: cosa significa ciascun gate, chi lo presidia e cosa succede quando viene bloccato. Questo materiale appartiene ai documenti di governance del progetto, non alla lista operativa.

Il formato PDF serve per la checklist completata da archiviare con il record di progetto alla chiusura, esportata dal foglio di calcolo attivo.

Come rendere possibili gli elementi del passaggio di consegne durante la consegna

Il gruppo più numeroso di elementi che dovrebbe essere anticipato riguarda la documentazione e il passaggio di consegne, e c'è una ragione pratica per cui non avviene: scriverli durante la consegna entra in competizione con le attività di delivery, e la delivery ha sempre la priorità.

Di conseguenza, questi elementi restano alla chiusura, dove vengono scritti a memoria da qualcuno che non ha tempo, o non vengono scritti affatto pur venendo spuntati ugualmente.

L'intelligenza artificiale di Trupeer cambia questo scenario economico rendendo realistico lo spostamento delle attività. Chiunque sviluppi o configuri qualcosa lo registra una sola volta mentre lo fa, e l'output è una guida scritta e un video creati dallo stesso passaggio, con i passaggi e le schermate già catturati. Il materiale di passaggio di consegne si accumula durante la consegna anziché essere prodotto faticosamente a posteriori.

Registralo. Personalizzalo con il tuo brand. Traducilo. Usa Trupeer.

Questo migliora anche l'esperienza di chi riceve il materiale. Un passaggio di consegne assemblato a partire da registrazioni effettuate al momento è accurato in un modo che un documento scritto alla chiusura non potrà mai essere, e consente di documentare con prove reali l'avvenuto passaggio. Laddove il passaggio riguardi un intero ruolo anziché un sistema, la nostra SOP di trasferimento della conoscenza copre la corretta esecuzione del processo, e il materiale risiede nella tua knowledge base con un branding coerente. Le istruzioni di configurazione sono disponibili nella guida alla configurazione del template di documento.

Domande Frequenti

Esiste un template gratuito di checklist di progetto in Excel?

Excel è il formato corretto e la struttura sopra descritta si applica direttamente a un foglio di calcolo. Non c'è alcun download protetto né moduli da compilare. Le due colonne che vale la pena aggiungere a qualsiasi modello tu stia già utilizzando sono la data di fine fase accanto alla data di completamento e un indicatore gate/registrazione, poiché insieme ti mostrano se la checklist sta effettivamente servendo a qualcosa.

Esiste un template gratuito di checklist di progetto in Word?

Word è adatto per il documento di governance che spiega i vari gate, piuttosto che per la checklist stessa. Una checklist in Word non può segnalare automaticamente gli elementi completati dopo la fine della loro fase, che è l'analisi davvero importante, per cui la maggior parte dei team finisce per spostarla su un foglio di calcolo entro pochi mesi.

Esiste un template gratuito di checklist di progetto in PDF?

Esporta la checklist completata al momento della chiusura come parte del record di progetto. Mantieni la versione di lavoro modificabile, perché gli elementi si spostano tra le fasi man mano che comprendi dove si colloca effettivamente il loro ultimo momento responsabile.

Esiste un template di checklist per il kickoff di progetto?

Il kickoff è la checklist che più merita di fungere da gate bloccante: sponsor confermato, problema dichiarato con un valore numerico, responsabile dei benefici nominato per iscritto, autorizzazione del budget confermata, metriche di successo concordate. Da sei a dieci elementi. Interrompere un progetto al kickoff costa pochissimo, ed è per questo che questo gate offre il miglior ritorno sull'investimento.

Esiste un template di checklist per la chiusura del progetto?

Sì, e la tesi di questa pagina è che dovrebbe essere molto più breve rispetto alla norma. Costi finali riconciliati, contratti chiusi, risorse rilasciate, record di progetto archiviato, chiusura formale registrata, data di revisione dei benefici pianificata. Tutto il resto che viene convenzionalmente elencato alla chiusura ha un ultimo momento responsabile precedente e deve essere spostato lì.

Chi dovrebbe essere il proprietario della checklist di progetto?

L'ufficio progetti o chiunque sia responsabile della governance dei progetti è il proprietario della lista. I singoli gate richiedono un custode esterno al team di progetto, poiché i gate che contano davvero sono quelli che un progetto sotto pressione vorrebbe evitare. Un project manager che controlla il proprio progetto rappresenta un controllo solo di facciata.

Con quale frequenza dovrebbe essere rivista la checklist?

Rivedi la lista stessa su base annuale rispetto a ciò che è andato storto nei progetti recenti, eliminando gli elementi che non hanno mai intercettato problemi e aggiungendone altri per i guasti che si sono ripetuti. Esegui anche il test del timestamp ogni anno, poiché la spunta in blocco tende a ripresentarsi ed è il primo segnale che la lista ha smesso di essere letta.

Qual è la differenza tra una checklist di progetto e un piano di progetto?

Un piano descrive il lavoro: ambito, tempistiche, risorse e dipendenze, aspetti coperti dal nostro template di piano di progetto IT. Una checklist descrive le condizioni che devono essere soddisfatte in punti definiti, indipendentemente da quale sia il lavoro. Il piano è specifico per un singolo progetto, mentre la checklist è uno standard comune a tutti, ed è per questo che vale la pena investire sulla checklist una volta per tutte.