Una solida gestione degli acquisti protegge i budget, mitiga i rischi legati ai fornitori e sblocca risultati migliori. Con Trupeer, puoi risparmiare ore nella pianificazione degli approvvigionamenti partendo da un modello gratuito di piano di gestione degli acquisti, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e trasformando il piano in video presentazioni per i team di progetto e gli stakeholder.

Che cos'è un modello di piano di gestione degli acquisti?

Un piano di gestione degli acquisti definisce come un progetto o un programma acquisterà ciò di cui ha bisogno: cosa viene acquistato, da chi, con quale tipo di contratto, in quali tempi, chi approva cosa e come verranno gestiti i fornitori una volta nominati.

Si inserisce all'interno di un piano di progetto anziché sostituirlo, ed è distinto da una politica di procurement, che è un insieme permanente di regole applicate a tutti gli acquisti e non a un singolo lavoro. Il nostro modello di politica di procurement IT copre quel tipo di documento, compresi i flussi di approvazione e le soglie.

Il modello per un piano di gestione degli acquisti è ben consolidato e ampiamente stabile tra le varie fonti. Introduzione, approccio, definizioni, tipi di contratto, rischi, determinazione dei costi, documentazione standard, vincoli, processo di approvazione, criteri decisionali, gestione dei fornitori e metriche di performance. La versione che si posiziona al primo posto per questa ricerca presenta quattordici sezioni in un ordine quasi identico.

Questa struttura va bene e questa pagina non intende contestarla. Ciò che sostiene è che una sola di quelle sezioni comporta quasi tutte le conseguenze reali, mentre ogni modello la tratta semplicemente come una casella da compilare.

Perché la sezione sul tipo di contratto decide tutto il resto

Guarda cosa fanno le altre sezioni. Approccio, definizioni, documentazione standard e vincoli descrivono il processo. Criteri di approvazione e decisione descrivono la governance. Rischi e gestione dei fornitori descrivono il monitoraggio.

Il tipo di contratto è diverso. Determina chi si assume il rischio di ciò a cui non hai pensato, come viene tariffato il cambiamento, se mantieni una tensione competitiva dopo la firma e quale sia la tua esposizione alle controversie. Ogni singolo risultato in termini di costi sul progetto passa da qui.

È anche la sezione che più spesso viene compilata in una sola riga, all'avvio del progetto, per tutti i pacchetti contemporaneamente, con una motivazione del tipo "trasferire il rischio ai fornitori e garantire la certezza dei costi".

Il prezzo fisso sembra la risposta più sicura, ed è la risposta sicura quando puoi descrivere con precisione ciò che desideri. Quando non puoi farlo, non trasferisci il rischio. Lo converti in un processo di controllo delle modifiche, e gli ordini di variazione vengono tariffati senza concorrenza da un fornitore che ormai ti ha in pugno.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passo 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dal menu di navigazione principale.

Passo 2: Seleziona e apri un modello

Clicca su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passo 3: Espandi la visualizzazione del modello

Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente l'intero layout e i dettagli.

Passo 4: Modifica il modello

Clicca su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor, puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passo 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, clicca su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Passo 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando vuoi vedere come appare il tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di piano di gestione degli acquisti puoi:

• Risparmiare ore nella pianificazione: Evita la pagina bianca con una struttura creata appositamente per il procurement.

• Gestire il rischio dei fornitori: I criteri di valutazione integrati riducono i rischi di progetto legati ai fornitori.

• Rimanere in linea con il brand: Applica il tuo logo, font e colori utilizzando il brand kit di Trupeer.

• Migliorare il valore: Una valutazione strutturata porta a risultati migliori rispetto a una selezione ad hoc.

• Standardizzare tra i vari progetti: Utilizza lo stesso modello per ogni acquisto.

• Raggiungere team globali: Traduci i piani di acquisto in oltre 65 lingue con un solo clic.

Adatta il tipo di contratto alla maturità delle specifiche, non alla propensione al rischio

La domanda utile non è quanto rischio vogliamo trasferire. È quanto compiutamente possiamo descrivere questo elemento in questo preciso momento.

Questa domanda ha una risposta per ciascun pacchetto, e le risposte variano enormemente all'interno dello stesso progetto. I lavori edili potrebbero essere progettati al novanta percento, mentre il sistema di controllo che integra tutto è al quindici percento, perché non può essere specificato finché il resto non è definito.

Scegliere un solo tipo di contratto per tutti quanti, nel momento in cui viene scritto il piano, garantisce che i pacchetti meno definiti vengano acquistati sulla base meno adatta.

L'alternativa è semplice. Valuta ogni pacchetto in base alla maturità delle specifiche, scegli il tipo di contratto in base a tale classificazione e, dove la classificazione è bassa, stabilisci nel piano che il tipo di contratto sarà deciso a una tappa di progettazione prestabilita anziché subito.

Quest'ultima parte è ciò a cui la maggior parte dei project manager si oppone, perché un piano che rimanda una decisione sembra incompleto. Un piano che prende una decisione in assenza di informazioni sembra completo, ma costa notevolmente di più.

Come valutare la maturità delle specifiche per pacchetto

Valuta i pacchetti insieme alla persona che dovrà scrivere le specifiche, non con chi desidera solo la certezza. Di solito si tratta di persone diverse che daranno risposte diverse.

Due note pratiche. La percentuale è un giudizio più che una misurazione, e va bene così; ciò che conta è il confronto che impone. Inoltre, un pacchetto che ognuno valuta in modo diverso è di per sé un segnale importante, perché significa che l'ambito non è concordato nemmeno internamente.

Modello gratuito di piano di gestione degli acquisti: le sezioni da copiare

Copia da qui. La sezione contrassegnata con l'asterisco è l'aggiunta.

Introduzione e ambito. Cosa copre questo piano, quale progetto e quali acquisti ne restano esclusi.

Approccio di acquisto. Come saranno organizzati gli acquisti: centralmente o per flusso di lavoro, quali accordi quadro esistenti o elenchi di fornitori approvati si applicano e cosa viene prodotto internamente anziché acquistato.

Pacchetti di acquisto. Una riga per pacchetto: cos'è, valore stimato, data richiesta e responsabile interno.

Maturità delle specifiche e tipo di contratto. Per ogni pacchetto, la valutazione di maturità, l'approccio contrattuale che ne consegue e, se pertinente, la data in cui verrà confermato il tipo di contratto.

Tempi di consegna e date. Lavorando a ritroso rispetto alle date di scadenza: specifiche completate, emissione del bando, scadenza offerte, valutazione completata, aggiudicazione, mobilitazione, consegna.

Determinazione dei costi. Come sono state prodotte le stime, il loro livello di affidabilità, quale riserva per imprevisti è prevista e da chi è gestita.

Approvazione e autorità. Chi approva e per quale valore, facendo riferimento alla politica di acquisto permanente anziché ripeterla.

Criteri di valutazione e decisione. La ponderazione tra prezzo e qualità per pacchetto, concordata prima dell'emissione dei bandi anziché dopo la ricezione delle offerte.

Documentazione standard. Quali modelli e moduli contrattuali verranno utilizzati, in modo che ogni pacchetto non debba reinventare i propri.

Rischi di acquisto e imprevisti. Compresa l'esposizione a fornitore unico e cosa succede se un fornitore fallisce, trattati di seguito.

Gestione dei fornitori. Chi gestisce ciascun fornitore dopo l'aggiudicazione, la cadenza degli incontri e come vengono misurate le prestazioni.

Vincoli e ipotesi. Tutto ciò che limita la scelta: accordi esistenti, obblighi normativi, condizioni dei finanziatori, requisiti di sostenibilità.

Copia fino a qui. Dodici sezioni e quattro o cinque pagine per la maggior parte dei progetti. Le versioni a quattordici sezioni in circolazione non sono sbagliate, sono solo scritte per grandi programmi.

La linea di imbottigliamento con quarantasette ordini di variazione

Ravensgate Beverages ha realizzato una nuova linea di imbottigliamento, un progetto d'investimento di circa 8,4 milioni di sterline, suddiviso in nove pacchetti di acquisto.

Il piano di gestione degli acquisti è stato scritto a febbraio, all'avvio del progetto. La sua sezione sui tipi di contratto indicava il prezzo fisso per tutti e nove i pacchetti, con la motivazione di voler trasferire il rischio ai fornitori e ottenere certezza sui costi.

La maturità delle specifiche in quel momento non era uniforme e nessuno l'aveva verificata. Le opere civili e edili erano progettate al novanta percento circa. Riempitrice e tappatrice, i macchinari principali, erano all'ottantacinque circa. I servizi ausiliari erano intorno al settanta, l'etichettatura al sessanta, la pallettizzazione al cinquantacinque, il sistema di lavaggio CIP al quarantacinque, i nastri trasportatori e di accumulo al quaranta perché dipendevano dal layout finale della linea, i controlli e l'integrazione al quindici perché dipendevano da tutto il resto, e il supporto al collaudo intorno al dieci.

Tutti e nove i contratti sono stati stipulati a prezzo fisso tra aprile e agosto.

I quattro pacchetti con la minore maturità hanno generato quarantasette ordini di variazione tra di loro nel corso del progetto. La parte controlli e integrazione da sola ne ha registrati ventitré.

Il valore degli ordini di variazione su quei quattro pacchetti ha raggiunto 1,31 milioni di sterline a fronte di un valore contrattuale originario di 2,6 milioni. Un aumento del cinquanta percento.

La parte più costosa è stata la tariffa. Gli ordini di variazione vengono quantificati da un fornitore già insediato senza concorrenza, e l'analisi finale del progetto ha stimato l'aumento effettivo rispetto alle tariffe di gara intorno al ventidue percento, ovvero circa 280.000 sterline di puro sovrapprezzo su lavori che sarebbero costati meno se fossero stati messi a gara.

Ci sono state anche due controversie, una arrivata in mediazione, e circa undici settimane di ritardo sulla tabella di marcia attribuite alle trattative per gli ordini di variazione piuttosto che al lavoro stesso.

I cinque pacchetti ben definiti hanno generato in totale sei ordini di variazione, per un valore di 84.000 sterline, senza alcuna controversia.

La causa principale è stata una singola decisione presa una sola volta, per tutto, a febbraio, sulla base di una preferenza generica piuttosto che sull'effettiva possibilità di definire le specifiche di qualcosa.

Il progetto successivo, da 6,1 milioni di sterline, ha valutato ogni pacchetto per maturità delle specifiche in fase di pianificazione. I pacchetti superiori all'ottanta percento sono andati a prezzo fisso. I due più bassi sono stati gestiti in due fasi, con nomina basata su capacità e tariffe, per poi essere convertiti a prezzo fisso al quinto mese, una volta consolidato il progetto. Il piano indicava esplicitamente tali date di conversione.

Quattordici ordini di variazione, 310.000 sterline su 6,1 milioni, e nessuna controversia.

Chi scrive il piano e chi deve approvarlo

I piani di gestione degli acquisti sono solitamente scritti dal project manager. Ma questo è l'autore sbagliato se lavora da solo, per un motivo preciso.

La definizione di successo per il progetto è ottenere il risultato entro la data prestabilita. La definizione per l'ufficio acquisti include un processo difendibile, una concorrenza reale, un contratto solido e la conformità alle regole vigenti. Entrambe sono legittime e producono piani diversi.

Un piano scritto solo dal team di progetto presuppone che gli acquisti si muoveranno alla velocità del progetto, cosa che non avverrà, e tratta il processo come un passaggio amministrativo anziché come un lavoro con una propria durata e propri vincoli.

Un piano scritto solo dall'ufficio acquisti tende a essere meticoloso sul processo e vago sulle date di necessità.

Scrivetelo insieme e firmatelo entrambi prima che la pianificazione del progetto diventi definitiva. L'elemento specifico da concordare in quell'incontro è il tempo di consegna di ciascun pacchetto, perché quel numero, una volta approvato, non potrà poi essere messo in discussione quando i tempi si stringeranno.

Qualora l'organizzazione sia vincolata da regole sugli appalti pubblici, condizioni dei finanziatori o requisiti di gara regolamentati, coinvolgete chi si occupa della conformità in quello stesso incontro piuttosto che in fase di gara. Nulla in questo testo costituisce una consulenza legale, e gli acquisti nel settore pubblico e quelli finanziati da sovvenzioni comportano obblighi che variano a seconda della giurisdizione e che possono invalidare un'aggiudicazione se non rispettati.

Come creare un piano di gestione degli acquisti, passo dopo passo

Elenca prima i pacchetti, al livello in cui andrai effettivamente a contrattualizzare. Un livello troppo frammentato crea sovraccarico amministrativo; uno troppo generico unisce elementi con maturità diverse in un unico contratto, che è esattamente il modo in cui si genera il problema visto nell'esempio.

Valuta ogni pacchetto in base alla maturità delle specifiche insieme alla persona che dovrà scriverle.

Scegli l'approccio contrattuale in base alla valutazione e, dove decidi di rimandare la scelta, scrivi la data in cui verrà presa la decisione.

Lavora a ritroso rispetto alle date di necessità lungo l'intero ciclo di acquisto, e sii realista riguardo a valutazione e approvazione, che sono i passaggi più spesso sottovalutati.

Stabilisci i criteri di valutazione e le ponderazioni prima dell'emissione di qualsiasi bando. Concordarli dopo l'arrivo delle offerte è sia più lento sia, negli appalti regolamentati, potenzialmente fatale per il processo.

Identifica l'esposizione a fornitori unici e decidi come gestirla.

Infine, concorda il tutto con l'ufficio acquisti e blocca i tempi di consegna all'interno della pianificazione.

Cosa fare in caso di fornitore unico e fallimento del fornitore

La sezione che quasi tutti i piani di acquisto omettono è quella relativa a cosa succede quando un fornitore non consegna.

Vale la pena rispondere a tre domande nel piano piuttosto che nel momento dell'emergenza.

Dove hai un fornitore unico, e si tratta di una scelta o di un caso? Per alcuni pacchetti esiste davvero un solo fornitore credibile. Altri finiscono per essere a fornitore unico semplicemente perché nessuno ha verificato. Registra quale sia il caso, perché le azioni di mitigazione differiscono.

Qual è l'alternativa per ciascun pacchetto critico? Un altro fornitore, una soluzione tecnica diversa, la produzione interna o il rinvio. Definirlo non costa nulla in fase di piano, mentre richiede settimane per essere elaborato sotto pressione.

Quali sono i segnali di preallarme e chi li monitora? Scadenze mancate, cambiamenti nel team del fornitore, ritardi nei pagamenti, notizie sulla stampa. Affida questo compito a chi gestisce la relazione con il fornitore anziché aspettare che qualcuno lo noti per caso.

Per i pacchetti in cui un fallimento bloccherebbe il progetto, valuta la possibilità di pagare per avere delle opzioni: un secondo fornitore per un ambito ridotto, un periodo di preavviso più lungo o un impegno a tappe successive anziché un'unica aggiudicazione.

Un piano di acquisto semplice per progetti più piccoli

Le versioni a quattordici sezioni in circolazione sono scritte per grandi programmi di investimento; utilizzarne una su un progetto da duecentomila sterline produce un documento che nessuno leggerà. Due delle ricerche più comuni su questo tema richiedono specificamente una versione semplice, il che suggerisce che questo divario è ampiamente avvertito.

La versione breve è di una pagina e contiene cinque elementi.

Un elenco di pacchetti con valori e date di necessità. Una valutazione della maturità delle specifiche e l'approccio contrattuale per pacchetto. Il tempo di consegna calcolato a ritroso rispetto a ciascuna data di scadenza. Chi approva e a quale valore. E le esposizioni a fornitore unico con le relative alternative.

Questo è un vero piano di gestione degli acquisti. Contiene ogni decisione che incide su un risultato e nessuna descrizione di processo che sia già coperta da una linea guida aziendale.

Scala verso l'alto partendo da qui quando il valore del progetto o la sua governance lo richiedono, anziché partire dalla struttura completa per poi tagliare.

Piano di gestione degli acquisti o politica di acquisto?

Due documenti spesso confusi, con proprietari e durate differenti.

Una politica di acquisto (procurement policy) è permanente. Si applica a tutti gli acquisti dell'organizzazione, stabilisce soglie e flussi di approvazione, e cambia raramente. Esiste indipendentemente dalla presenza di un progetto. Il nostro modello di politica di procurement IT copre un esempio pratico, e i nostri modelli di politiche e procedure coprono l'insieme più ampio di governance.

Un piano di gestione degli acquisti è specifico per un progetto. Si applica a un singolo lavoro, descrive come gli acquisti di quel lavoro saranno organizzati all'interno della politica aziendale e termina con la conclusione del progetto.

Il piano dovrebbe fare riferimento alla politica anziché ripeterla. Quando un piano ripete le soglie di approvazione, i due documenti non saranno più allineati al primo cambio della politica generale, e le persone seguiranno semplicemente il documento più a portata di mano.

Se ti ritrovi a scrivere regole che si applicherebbero ad acquisti esterni a questo progetto, stai scrivendo una politica aziendale e questa appartiene a un altro ambito.

Posso ottenere un modello di piano di gestione degli acquisti in Excel?

Usa Excel per la tabella dei pacchetti, che è il cuore operativo del piano. Colonne per pacchetto, valore, data di necessità, maturità delle specifiche, approccio contrattuale, data di nuova decisione, tempo di consegna, responsabile e stato attuale. Le date calcolate a ritroso rispetto alla scadenza sono la parte più preziosa, perché rendono visibile una pianificazione impossibile già in fase di piano anziché in fase di gara.

Usa Word o Google Docs per le sezioni descrittive: approccio, vincoli, rischi, gestione dei fornitori. Queste vengono fatte circolare per approvazione tra il team di progetto e l'ufficio acquisti, e i commenti sono importanti.

Usa il PDF per la versione firmata, esportata da entrambi. Mantieni aggiornata la tabella dei pacchetti, poiché le valutazioni di maturità cambiano e gli approcci contrattuali vengono confermati man mano che la progettazione avanza, che è proprio lo scopo di registrare una data di nuova decisione.

PowerPoint è più adatto per il documento di approvazione che per il piano stesso. Quattro diapositive: i pacchetti e i loro valori, le valutazioni di maturità con l'approccio contrattuale per ciascuno, i tempi di consegna critici e le esposizioni a fornitore unico.

Come tenere documentato lo stesso processo di acquisto

Tutto ciò che è stato descritto sopra riguarda un singolo progetto. Il processo di acquisto sottostante, ovvero come una gara viene effettivamente emessa, valutata, approvata e aggiudicata nella tua organizzazione, è l'elemento che ogni project manager riscopre da zero.

Quella conoscenza di solito risiede in capo a due o tre persone nell'ufficio acquisti, ed è il motivo per cui i tempi di consegna vengono spesso ipotizzati a caso. Nessuno ha scritto quali siano effettivamente i passaggi, quanto tempo richieda ciascuno o cosa rallenti comunemente le cose.

Trupeer AI rende economica questa documentazione. Chi gestisce una gara registra se stesso mentre lo fa una volta, e il risultato è una procedura scritta con i passaggi e le schermate già catturati, pronti per essere verificati anziché composti da zero. I tempi di consegna nel tuo prossimo piano deriveranno così da un processo documentato anziché da una stima.

Registralo. Personalizzalo con il brand. Traducilo. Usa Trupeer.

Il creatore di SOP copre queste procedure, la documentazione le conserva accanto alla politica che implementano, e il risultato finale risiede nella tua knowledge base con un branding coerente. Le istruzioni di configurazione si trovano nella guida alla configurazione dei modelli di documento.

Domande Frequenti

Esiste un modello gratuito di piano di gestione degli acquisti in Excel?

Excel è lo strumento giusto per la tabella dei pacchetti, che riporta le valutazioni di maturità, gli approcci contrattuali, i tempi di consegna e le date. Non c'è alcun download protetto o modulo da compilare. La formula più utile in assoluto è quella che calcola a ritroso il tempo rispetto a ciascuna data di scadenza lungo il ciclo di acquisto, perché mostra già in fase di pianificazione quali pacchetti sono impraticabili.

Esiste un modello gratuito di piano di gestione degli acquisti in Word?

Le dodici sezioni sopra riportate possono essere incollate direttamente in Word o Google Docs. Mantieni la tabella dei pacchetti in un foglio di calcolo e fai riferimento a essa anziché incorporarla, poiché cambia durante il progetto a differenza delle sezioni descrittive.

Esiste un modello gratuito di piano di gestione degli acquisti in PDF?

Esporta al momento della firma per la versione approvata e mantieni modificabili le copie di lavoro. Gli approcci contrattuali per i pacchetti a minore maturità devono essere confermati in un secondo momento, e un piano bloccato farebbe sembrare questa operazione come una modifica piuttosto che come il normale funzionamento del piano.

Esiste un modello di piano di acquisto semplice in Excel?

Sì, e per la maggior parte dei progetti è il miglior punto di partenza. Un unico foglio: pacchetto, valore, data di scadenza, maturità delle specifiche, approccio contrattuale, tempi di consegna, proprietario, fornitore unico sì o no e alternativa. Questo è un piano completo per un progetto inferiore a poche centinaia di migliaia di sterline e sta in una sola schermata.

Chi dovrebbe essere il proprietario del piano di gestione degli acquisti?

Il project manager e il responsabile degli acquisti congiuntamente, firmato da entrambi prima che la pianificazione venga consolidata. La proprietà esclusiva da parte di uno dei due produce un fallimento prevedibile: la versione del progetto sottovaluta i tempi del processo, mentre la versione degli acquisti è vaga sulle date di necessità.

Piano di acquisto o strategia di acquisto: qual è la differenza?

Una strategia definisce l'approccio generale dell'organizzazione agli acquisti: cosa acquista, da quale tipo di base fornitori, a quali condizioni commerciali, nel corso degli anni. Un piano di gestione degli acquisti applica tutto questo a un singolo progetto. La strategia è di proprietà della direzione acquisti, il piano è del progetto, e il piano dovrebbe essere coerente con la strategia anziché reinventarla.

Quanto dovrebbe essere dettagliato un piano di gestione degli acquisti?

Una pagina per un progetto piccolo e quattro o cinque per uno grande. Il dettaglio dovrebbe concentrarsi nella tabella dei pacchetti e nelle decisioni sull'approccio contrattuale. I piani di acquisto lunghi di solito contengono descrizioni di processi che appartengono alle linee guida generali, e questo contenuto è ciò che li rende non letti.

Quando dovrebbe essere scritto il piano di gestione degli acquisti?

All'avvio del progetto, accettando esplicitamente che l'approccio contrattuale per i pacchetti a bassa maturità sarà deciso in seguito, in corrispondenza di tappe stabilite. Scriverlo più tardi significa scoprire i tempi di consegna degli acquisti solo dopo che la pianificazione è stata fissata. Scriverlo come se tutto potesse essere deciso subito è ciò che produce gli ordini di variazione visti nell'esempio precedente.