Le politiche e le procedure sono il sistema operativo di qualsiasi organizzazione ben gestita: definiscono ciò che ci si aspetta e come vengono fatte le cose. Con Trupeer, puoi risparmiare ore nella stesura di politiche e procedure partendo da modelli gratuiti di politiche e procedure, personalizzandoli con le tue linee guida del brand e trasformando densi documenti di politiche in video tutorial che i dipendenti guardano davvero.

Qual è la differenza tra una politica e una procedura?

Una politica stabilisce una regola e una posizione. Dice cosa deve accadere, cosa non è consentito e chi decide. È scritta nel linguaggio dell'obbligo, cambia raramente ed è approvata da chi si assume il rischio.

Una procedura descrive come viene fatto qualcosa, passo dopo passo, da chiunque lo faccia. Cambia ogni volta che cambiano i sistemi o il processo, ed è di proprietà del team che esegue il lavoro piuttosto che della governance.

Un processo, che compare insieme a entrambi nella maggior parte delle guide, è il flusso più ampio all'interno del quale si colloca una procedura, che di solito comprende diversi ruoli e diverse procedure.

La prova pratica è il verbo. Se ti ritrovi a scrivere deve, non può o è tenuto a, stai scrivendo una politica. Se stai scrivendo clicca, controlla, invia o conferma, stai scrivendo una procedura. I documenti che contengono grandi quantità di entrambi sono solitamente due documenti che sono stati rilegati insieme, e il nostro modello di SOP copre adeguatamente la parte procedurale.

Perché la maggior parte delle librerie di politiche contiene documenti di cui nessuno ha bisogno

Cerca modelli di politiche e ti verranno offerti quindici, trenta o cento e più. Ogni elenco viene presentato come un punto di partenza e la maggior parte delle organizzazioni lo tratta come una lista della spesa.

Il risultato è prevedibile. Una libreria assemblata da modelli e liste di controllo dei consulenti, cresciuta nell'arco di un decennio, contenente politiche che nessuno ricorda di aver commissionato, su argomenti con cui nessuno ha mai avuto problemi, che fanno riferimento a qualifiche lavorative che non esistono più.

Questo è peggio che avere meno politiche, per un motivo specifico. Una libreria di cui le persone non possono fidarsi smette del tutto di essere consultata. Il personale impara che cercare qualcosa è più lento e meno affidabile che chiedere a un collega e, una volta presa questa abitudine, le politiche che contano davvero rimangono non lette insieme a quelle che non contano.

Quindi la domanda non è quali politiche dovremmo avere. È quali politiche possiamo giustificare, e la giustificazione deve essere nominabile.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passo 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dalla navigazione principale.

Passo 2: Seleziona e apri un modello

Clicca su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passo 3: Espandi la visualizzazione del modello

Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente il layout completo e i dettagli.

Passo 4: Modifica il modello

Clicca su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passo 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, clicca su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Passo 6: Visualizza in anteprima e perfeziona il modello

Quando vuoi vedere come appare il tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare a apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con i modelli di politiche e procedure puoi:

• Risparmiare ore di scrittura: Salta la pagina bianca con strutture collaudate per qualsiasi politica.

• Garantire la conformità: Le sezioni integrate coprono gli elementi che le autorità di regolamentazione e i revisori si aspettano.

• Rimanere in linea con il brand: Applica il tuo logo, i tuoi font e i tuoi colori utilizzando il kit del brand di Trupeer.

• Migliorare l'adozione: Converti lunghi PDF in video tutorial che i dipendenti portano effettivamente a termine.

• Standardizzare a livello globale: Utilizza gli stessi modelli in tutte le regioni, con adattamenti locali.

• Raggiungere ogni dipendente: Traduci le politiche in oltre 65 lingue con un solo clic.

Ogni politica ha bisogno di un'origine che si possa nominare

Aggiungi un campo in cima a ogni politica: perché esiste. Non lo scopo, che è sempre una versione della garanzia di coerenza, ma l'origine.

Ce ne sono tre legittime.

Un obbligo legale o normativo. Nominalo. Legislazione sulla protezione dei dati, doveri in materia di salute e sicurezza, regolamentazione del settore, diritto del lavoro. Se una norma specifica o un'autorità di regolamentazione richiede questa politica, la politica ha un'origine.

Un requisito esterno non di legge. Uno standard di certificazione, una condizione assicurativa, un requisito contrattuale di un cliente, i termini di un finanziatore. Questi sono reali e dovrebbero essere nominati specificamente, inclusa la clausola.

Un incidente o un rischio noto. Qualcosa è successo, o è quasi successo, e l'organizzazione ha deciso di prevenirne la ripetizione. Registra cosa è stato e quando.

Una politica che non presenta nessuno dei tre elementi esiste perché era inclusa in un pacchetto di modelli. Ciò non la rende automaticamente inutile, ma significa che nessuno la esaminerà, nessuno la farà rispettare e rimarrà nella libreria diluendo tutto ciò che la circonda.

L'esercizio di compilare questo campo retrospettivamente in una libreria esistente è scomodo ed è la cosa più utile in assoluto che una funzione di governance possa fare.

Il test di verifica: chi controlla, come e quanto spesso

Il secondo campo è quello che trasforma una politica da una dichiarazione in un controllo.

Per ogni politica, rispondi a tre domande. Chi controlla che venga seguita. Con quale metodo, ovvero un audit, un campione, un report di sistema, l'approvazione di un manager. E con quale frequenza.

Se non riesci a rispondere a tutte e tre le domande, non hai una politica. Hai una preferenza dichiarata e l'organizzazione non ha modo di sapere se viene seguita.

Questo non è sempre un motivo per eliminarla. A volte è un motivo per costruire la verifica, in particolare laddove la politica comporta un rischio reale. Ma dovrebbe essere registrato come un rilievo piuttosto che lasciato implicito, perché una politica non verificabile è un tipo specifico di esposizione: hai detto a un'autorità di regolamentazione, a un assicuratore o a un cliente che fai questo, e non puoi dimostrarlo.

Laddove un documento sia realmente utile e realmente non verificabile, riclassificalo. Chiamalo guida, assegnalo a un proprietario del team piuttosto che a un percorso di approvazione della governance ed eliminalo dalla libreria delle politiche. La guida è una categoria legittima e utile, e fingere che la guida sia una politica è ciò che rende una libreria inaffidabile.

Modelli gratuiti di politiche e procedure: la struttura da copiare

Copia da qui. I due campi contrassegnati da un asterisco sono quelli che i modelli standard omettono.

Intestazione. Titolo della politica. Numero di riferimento. Versione. Approvato da e data. Data di entrata in vigore. Data di revisione. Proprietario, inteso come ruolo piuttosto che come persona.

Origine. L'obbligo, il requisito o l'incidente che richiede questa politica, nominato specificamente.

Scopo. Un paragrafo. A cosa serve questa politica, in termini semplici.

Ambito di applicazione. A chi si applica e dove, incluso qualsiasi gruppo esplicitamente escluso. Gli appaltatori e il personale interinale sono l'omissione più comune.

Definizioni. Solo i termini il cui significato modifica l'effetto della politica. Non un glossario.

Dichiarazioni di politica. Numerate. Ciascuna un singolo obbligo, scritta con deve, può o non deve. Evita il condizionale, che non è applicabile e compare in quasi tutte le politiche deboli.

Ruoli e responsabilità. Chi fa cosa ai sensi di questa politica, per ruolo.

Verifica. Chi controlla la conformità, con quale metodo, con quale frequenza e dove sono conservate le prove.

Violazioni. Cosa succede quando la politica non viene seguita e chi se ne occupa.

Documenti correlati. Le procedure che attuano questa politica, indicate per nome e posizione, piuttosto che riproposte qui.

Cronologia delle revisioni. Data, versione, cosa è cambiato, chi ha approvato.

Copia fino a qui. Nota cosa non è presente nell'elenco: i passaggi. Se la tua politica contiene istruzioni numerate per l'utilizzo di un sistema, queste appartengono a una procedura separata a cui questo documento fa riferimento.

Di quali politiche ha effettivamente bisogno la tua organizzazione?

Lavora partendo dagli obblighi piuttosto che da un elenco di modelli.

Inizia con ciò che la legge richiede per un'organizzazione del tuo tipo, dimensione e settore. Nella maggior parte delle giurisdizioni si tratta di un elenco breve e specifico che copre la salute e la sicurezza, la protezione dei dati, le questioni di lavoro e qualsiasi aspetto specifico del settore. Il tuo consulente legale può produrlo in un'ora e vale la pena dedicarvi quell'ora.

Aggiungi ciò che richiedono le tue certificazioni, gli assicuratori, i finanziatori e i clienti più grandi. Questi arrivano con riferimenti alle clausole, quindi il campo dell'origine si scrive da solo.

Aggiungi quelli che la tua storia richiede. Guarda il registro degli incidenti, i reclami, i quasi incidenti e le richieste di risarcimento assicurativo degli ultimi tre anni. Qualsiasi cosa sia accaduta due volte merita una politica o una procedura.

Poi fermati. Non aggiungere politiche solo perché un elenco di trenta modelli le suggerisce. Il numero giusto per una piccola organizzazione è spesso inferiore a quindici, e per una di medie dimensioni raramente supera le sessanta. Le librerie di duecento documenti sono quasi sempre il residuo accumulato di pacchetti di modelli piuttosto che un insieme ponderato.

L'associazione per l'edilizia residenziale con 187 politiche e 104 orfani

Ferndale Housing gestisce circa novemila case con quattrocentocinquanta dipendenti. La sua libreria di politiche conteneva centottantasette documenti, accumulati in circa quindici anni da pacchetti di modelli, consulenti e successivi progetti di conformità.

Il responsabile della governance ha eseguito un esercizio di tracciabilità: per ogni documento, nominare l'obbligo o l'evento che lo richiede.

Quarantuno risalivano a un requisito di legge o normativo. Ventitré risalivano a una certificazione, a un assicuratore o a una condizione del finanziatore. Diciannove risalivano a uno specifico incidente passato. Centoquattro non avevano alcuna origine tracciabile.

Di questi centoquattro, sessantotto non erano mai stati sottoposti a revisione dal giorno in cui erano stati creati. Trentuno facevano riferimento a qualifiche lavorative che non esistevano più. Dodici contraddicevano un'altra politica nella stessa libreria.

Una contraddizione era già costata cara. Due politiche fornivano soglie diverse per stabilire quando una riparazione diventa un'emergenza, una che indicava ventiquattro ore e una che indicava quattro ore per la stessa categoria di guasto. Il personale del contact center applicava quella su cui era stato formato. Un reclamo inoltrato all'ombudsman si è basato in parte su quale politica applicare, e la risoluzione ha richiesto tre settimane di tempo legale ed esecutivo, oltre a un risarcimento danni.

Il costo più profondo è emerso in un sondaggio tra il personale. Il settantuno percento del personale in prima linea ha dichiarato che, quando aveva bisogno di sapere quale fosse la regola, preferiva chiedere a un collega piuttosto che cercarla.

La bonifica ha richiesto un trimestre. Dei centoquattro orfani, ventidue si è scoperto che avevano un'origine reale che nessuno aveva registrato e sono stati riscritti includendola. Diciannove sono stati riclassificati come guida, esplicitamente etichettati, con un proprietario del team e nessun percorso di approvazione. Sessantatré sono stati ritirati.

La libreria è passata da centottantasette documenti a centocinque.

A ogni politica superstite sono stati poi aggiunti i campi di origine e verifica. Quattordici non hanno potuto rispondere affatto al campo di verifica, il che è stato registrato come un rilievo di governance piuttosto che come una lacuna documentale, perché significava che l'organizzazione aveva regole di cui non aveva modo di sapere se venissero seguite. Entro un anno, nove di quelle quattordici avevano un percorso di verifica e cinque erano state declassate a guida.

Dodici mesi dopo la bonifica, la percentuale di personale in prima linea che ha dichiarato che avrebbe cercato una politica piuttosto che chiedere a un collega era salita dal ventinove percento al cinquantotto.

Come scrivere una politica che le persone possano seguire

Scrivi prima le dichiarazioni di politica e tutto il resto dopo. Lo scopo, l'ambito e le definizioni sono più facili da scrivere una volta che si sa cosa si sta effettivamente richiedendo, e farli prima tende a produrre un lungo preambolo attorno a una regola sterile.

Usa deve e non deve. Il condizionale è la parola che compare quando l'autore si sente a disagio a impegnarsi, e una politica piena di condizionali non può essere violata, il che significa che non può essere applicata.

Numera ogni dichiarazione, un obbligo per numero. Le dichiarazioni contenenti due obblighi uniti da "e" vengono rispettate solo a metà.

Scrivi per la persona che deve conformarsi, non per l'autorità di regolamentazione che potrebbe leggerlo. Entrambi i pubblici sono reali e il pubblico della conformità è quello che determina se succede effettivamente qualcosa. Laddove il linguaggio normativo sia inevitabile, inseriscilo in un'appendice.

Nomina i ruoli piuttosto che le persone e controlla che ogni ruolo nominato esista ancora.

Quindi testalo: dallo a qualcuno che deve seguirlo e chiedigli cosa farebbe di diverso ora. Se la risposta è nulla, o la politica descrive ciò che già accade, il che va bene ma dovrebbe essere riconosciuto, o è troppo astratta per essere tradotta in azioni concrete.

Linguaggio e tono che rendono utilizzabile una politica

Frasi brevi e voce attiva. "I manager devono approvare le spese superiori a €500" piuttosto che "le spese superiori a €500 sono soggette all'approvazione della dirigenza".

Seconda persona singolare o plurale laddove la politica si applica ai singoli individui, terza persona laddove si applica all'organizzazione. Mescolarli in un unico documento è comune e fonte di confusione.

Termini semplici piuttosto che legali, a meno che il termine legale non comporti un significato che quello semplice non ha. Laddove devi usare un termine definito, definiscilo una volta e usalo in modo coerente, e resisti all'impulso di variare la formulazione per eleganza.

Soglie concrete piuttosto che valutazioni soggettive. "Entro due giorni lavorativi" è applicabile. "Tempestivamente" non lo è.

Ed evita le costruzioni passive che nascondono chi compie l'azione. "Ci si aspetta che" non dice a nessuno cosa fare. Se non puoi nominare chi deve agire, la dichiarazione non è pronta.

Una politica e la sua procedura dovrebbero essere un unico documento?

Di solito no, e il motivo risiede nella manutenzione piuttosto che nell'ordine.

Le due cose hanno percorsi di approvazione diversi. Una politica richiede in genere l'approvazione del consiglio di amministrazione, della direzione o di un comitato. Una procedura ha bisogno del proprietario operativo. Uniscile e ogni modifica procedurale, inclusa quella causata da un aggiornamento di sistema, richiederà una nuova approvazione a livello di politica. Nella pratica l'aggiornamento non avviene e il documento combinato diventa silenziosamente errato nella sua parte procedurale pur rimanendo formalmente approvato.

Inoltre cambiano a ritmi molto diversi. Una politica di protezione dei dati potrebbe cambiare ogni due o tre anni. La procedura per la gestione di una richiesta di accesso da parte dell'interessato cambia ogni volta che cambia il sistema di gestione dei casi.

Tienile separate e collegale. La politica nomina le procedure che la attuano. La procedura stabilisce a quale politica serve. Laddove la procedura consiste in un'unica modifica ad alto impatto sui sistemi di produzione, un metodo di procedura è la forma corretta, mentre quando si tratta di un'attività operativa ricorrente, lo è una SOP o un supporto al lavoro.

Modelli di politiche aziendali e a cosa appartiene ciascuno

Il set di politiche aziendali comuni si divide in gruppi con proprietari diversi, cosa che vale la pena sapere prima di scaricare qualsiasi cosa.

Lavoro e condotta. Provvedimenti disciplinari, reclami, assenze, uguaglianza e diversità, lavoro flessibile, whistleblowing. Di proprietà delle Risorse Umane, approvato con il contributo dell'ufficio legale e fortemente influenzato dalla giurisdizione. Questi sono i casi in cui un modello generico è più rischioso.

Salute, sicurezza e ambiente. Politica in materia di salute e sicurezza, valutazione dei rischi, segnalazione degli incidenti e qualsiasi obbligo specifico del settore. Spesso richiesto per legge al di sopra di un certo numero di dipendenti, con una forma prescritta.

Informazione e tecnologia. Uso consentito, sicurezza delle informazioni, protezione dei dati, lavoro a distanza e approvvigionamento. Il nostro modello di politica di approvvigionamento IT è un esempio pratico di uno di questi documenti scritti correttamente, inclusi i percorsi di approvazione e le soglie.

Finanziario e commerciale. Spese, deleghe di firma, anticorruzione, conflitti di interesse, soglie di approvvigionamento.

Operativo e specifico del settore. Qualsiasi cosa richiesta dall'autorità di regolamentazione, dall'accreditamento o dal modello di servizio.

Prendi pure i modelli dal terzo e quarto gruppo, adattali e procedi. Prendi i modelli dei primi due gruppi con molta più attenzione, perché il contenuto è specifico della giurisdizione e il costo di un errore non è un problema di documentazione.

Modelli di politiche e procedure sanitarie: cosa cambia

Le politiche sanitarie attirano molto traffico di ricerca e rappresentano una disciplina davvero diversa, quindi vale la pena essere diretti al riguardo.

Tre cose cambiano. Le politiche cliniche richiedono l'approvazione della governance clinica e la paternità clinica, e un modello generico non può fornire nessuna delle due. Il contenuto è legato a specifiche autorità di regolamentazione e organismi di accreditamento, i cui requisiti sono prescrittivi e variano a seconda del paese e del contesto di cura. Inoltre, la conservazione, il controllo delle versioni e la prova della presa visione da parte del personale sono solitamente obbligatori piuttosto che una buona pratica, quindi il processo circostante conta tanto quanto il documento.

La struttura di questa pagina funzionerà per le politiche amministrative e operative di cui un'organizzazione sanitaria ha bisogno, ovvero approvvigionamento, governance delle informazioni, risorse umane e strutture. Non deve essere utilizzata per redigere politiche cliniche.

Per i contenuti clinici, lavora partendo dai requisiti della tua autorità di regolamentazione e dalle linee guida dei tuoi organismi professionali, e fai redigere e approvare la politica attraverso la governance clinica. Questo è uno dei pochi casi in cui partire da un modello è davvero l'approccio sbagliato.

Più in generale, nulla in questa pagina costituisce una consulenza legale o di conformità. Lavoro, sicurezza, protezione dei dati e regolamentazione del settore variano a seconda della giurisdizione e qualsiasi politica in tali aree dovrebbe essere esaminata da un consulente qualificato prima di entrare in vigore.

Posso ottenere un modello di politica e procedura in Word o PDF?

Word o Google Docs per la redazione e per la copia di lavoro, poiché le politiche passano attraverso diversi cicli di commenti e approvazioni e la cronologia delle revisioni è importante.

PDF per la versione pubblicata. Una politica in vigore deve essere fissa, con timbro di versione e data, in modo che tutti leggano lo stesso documento e tu possa dimostrare quale versione si applicava in una determinata data. Quest'ultimo punto conta più di quanto sembri quando sorge una controversia.

Excel per il registro delle politiche piuttosto che per le politiche stesse. Una riga per ogni documento con titolo, riferimento, proprietario, data di approvazione, data di revisione, origine, metodo di verifica e data dell'ultima verifica. Quel registro è ciò che rende gestibile una libreria ed è lo strumento di cui la maggior parte delle organizzazioni è priva. Ordinarlo per data di revisione e per origine ti dirà di più sulla tua governance in dieci minuti che leggere qualsiasi singola politica.

Come mantenere aggiornate le procedure quando le politiche cambiano lentamente

Separare la politica dalla procedura risolve il problema dell'approvazione e ne crea uno di manutenzione: ora hai più documenti e la parte procedurale cambia costantemente.

È in quella metà che si concentra lo sforzo, perché aggiornare una procedura significa che qualcuno deve fare nuovamente screenshot e riscrivere i passaggi per un sistema che sa già come usare, e quel lavoro perde sempre rispetto a qualcosa di urgente.

L'IA di Trupeer ne elimina la maggior parte. Chi esegue l'attività la registra una volta e l'output è una procedura scritta con i passaggi e le schermate già acquisiti, pronti per essere controllati anziché composti. La politica rimane stabile e approvata, e le procedure sottostanti possono essere aggiornate in un pomeriggio quando un sistema cambia.

Registralo. Rendilo in linea con il brand. Traducilo. Usa Trupeer.

Il creatore di SOP copre le procedure stesse, la documentazione tiene insieme le politiche e le procedure collegate e, laddove l'insieme delle politiche descrive il funzionamento di un'intera funzione, il nostro modello di manuale operativo copre l'assemblaggio di tale vista senza duplicare i contenuti. Le istruzioni di configurazione si trovano nella guida alla configurazione del modello di documento.

Domande frequenti

Esiste un modello gratuito di politica e procedura in Word?

La struttura sopra indicata si incolla direttamente in Word o Google Docs, inclusi i campi di origine e verifica che i modelli standard omettono. Non c'è alcun download a pagamento né modulo da compilare. Blocca il blocco di intestazione quando lo salvi come modello aziendale, perché i campi relativi alla data di revisione e al proprietario sono quelli che più spesso vengono lasciati vuoti.

Esiste un modello di politica e procedura in PDF?

Pubblica in PDF e redigi in un editor di documenti. La versione pubblicata dovrebbe essere fissa e con indicazione della versione, in modo da poter dimostrare quale versione fosse in vigore in una determinata data, che è il momento in cui una libreria di politiche ti aiuta o meno.

Esiste un modello di politica semplice per una piccola organizzazione?

Sì, e di solito più semplice è, meglio è. Intestazione, origine, scopo, ambito di applicazione, dichiarazioni numerate, responsabilità, verifica, violazioni, data di revisione. Questa è una pagina ed è una politica completa. Le piccole organizzazioni si trovano in difficoltà adottando pacchetti di modelli di grandi dimensioni invece di scrivere politiche troppo brevi.

Dove posso trovare modelli di politiche aziendali da scaricare?

Molte librerie li offrono e la cautela riguarda i gruppi da cui attingere. I modelli finanziari, commerciali e operativi si adattano bene. I modelli relativi a lavoro, salute, sicurezza e protezione dei dati sono specifici della giurisdizione e dovrebbero essere esaminati da un consulente prima dell'uso, poiché il costo di un errore ereditato non è un costo di documentazione.

Chi dovrebbe approvare una politica?

Chi si assume il rischio affrontato dalla politica, che per la maggior parte delle politiche organizzative significa un dirigente o un comitato del consiglio di amministrazione, e per quelle operative il capo della funzione. Il test consiste nel verificare se l'approvatore potrebbe essere ritenuto responsabile qualora la politica si rivelasse inadeguata. Se nessuno potesse esserlo, l'approvazione è amministrativa e la politica non verrà applicata.

Con quale frequenza dovrebbero essere riviste le politiche?

Annualmente per tutto ciò che ha un'origine legale o normativa, e ogni due o tre anni per il resto, oltre a una revisione di attivazione ogni volta che cambia la legge, si verifica un incidente in quell'area o cambia il ruolo responsabile. Le sole revisioni a calendario producono molti documenti riemessi invariati, quindi gli eventi scatenanti contano più del ciclo.

Quanto dovrebbe essere lunga una politica?

Da una a tre pagine per la maggior parte. Una lunghezza maggiore di solito significa che si è insinuata la procedura o che il testo normativo è stato riprodotto anziché citato come riferimento. Se una politica non può essere letta in cinque minuti dalle persone a cui si applica, non sarà letta da nessuno se non da un revisore.

Qual è la differenza tra una politica, una procedura e un processo?

Una politica è la regola e chi decide. Una procedura rappresenta i passaggi per un'unica attività, eseguita da un solo ruolo. Un processo è il flusso più ampio all'interno del quale si collocano tali procedure, che solitamente attraversa diversi ruoli e si conclude con un risultato. Le politiche governano i processi; le procedure li attuano.