L'order to cash (O2C) è la fase in cui i ricavi diventano denaro in banca e attraversa più team di quasi qualsiasi altro processo: vendite, gestione degli ordini, credito, magazzino, fatturazione, contabilità clienti e servizio clienti. Quando ogni team lavora a modo suo, gli ordini rimangono bloccati per motivi di credito, le fatture vengono emesse errate, i clienti contestano gli addebiti e la liquidità arriva in ritardo. Un modello di SOP per l'order to cash fornisce a ogni team un'unica procedura documentata, dall'ordine del cliente fino all'applicazione della liquidità.

Questo modello gratuito di SOP per l'order to cash copre l'intero ciclo O2C in otto fasi, con ruoli, controlli, KPI e una tabella di gestione delle eccezioni per i casi che rallentano la liquidità. Copia la struttura qui sotto, vedi un esempio compilato o aprilo in Trupeer e personalizzalo per la tua azienda.

Cos'è un modello di SOP per l'order to cash?

Un modello di SOP (Standard Operating Procedure) per l'order to cash è una procedura operativa standard già pronta per il processo order to cash (O2C). Stabilisce chi fa cosa, in quale ordine e sotto quali controlli, dalla configurazione dei clienti e la verifica del credito fino all'inserimento degli ordini, all'evasione, alla fatturazione, alla riscossione dei pagamenti, all'applicazione della liquidità e alla risoluzione delle controversie. Un buon modello di SOP per l'order to cash copre anche le eccezioni, come i blocchi del credito, gli errori di prezzo, i pagamenti parziali e le controversie, nonché i controlli che i revisori si aspettano di vedere.

La policy stabilisce le regole, come i limiti di credito e i termini di pagamento; la SOP mostra come ogni team le applica, passo dopo passo. Per un formato generale di SOP adattabile a qualsiasi processo, consulta il modello SOP gratuito.

Perché l'order to cash ha bisogno di una SOP?

• L'O2C guida il flusso di cassa. I ritardi in qualsiasi fase posticipano il momento in cui i clienti pagano.

• Attraversa molti team. I passaggi di consegne tra vendite, credito, evasione, fatturazione e recupero crediti sono i punti in cui gli ordini si bloccano e si insinuano gli errori.

• Gli errori di fatturazione causano controversie. Prezzi, quantità o termini errati portano a pagamenti parziali e rallentano le riscossioni.

• Le decisioni sul credito comportano rischi. Sbloccare gli ordini senza i controlli adeguati aumenta le sofferenze.

• I revisori verificano i controlli sui ricavi e sui crediti. Le approvazioni di credito, le note di credito e le svalutazioni richiedono procedure documentate e coerenti.

• L'O2C è un obiettivo comune per l'automazione. È possibile automatizzare solo i passaggi che sono chiaramente definiti.

Chi utilizza un modello di SOP per l'order to cash?

• Team di gestione degli ordini e delle operazioni di vendita che inseriscono e gestiscono gli ordini dei clienti.

• Team del credito che stabiliscono i limiti e sbloccano gli ordini in sospeso.

• Team di fatturazione che creano e inviano le fatture.

• Team di contabilità clienti, recupero crediti e applicazione di incassi che sollecitano e registrano i pagamenti.

• Team del servizio clienti che gestiscono le richieste d'ordine e le controversie.

• Controller finanziari e CFO a cui fanno capo ricavi, crediti e flusso di cassa.

• Team di servizi condivisi, BPO e implementazione ERP che documentano l'O2C tra diverse entità o in un nuovo sistema.

Anteprima del modello di SOP per l'order to cash

Il modello si apre con il controllo dei documenti, lo scopo e l'ambito, seguito da una tabella dei ruoli per la gestione degli ordini, il credito, l'evasione, la fatturazione, il recupero crediti, l'applicazione degli incassi e il servizio clienti. Seguono le policy e i dati di riferimento, come i limiti di credito, i termini di pagamento e i limiti di approvazione per le note di credito e le svalutazioni. La procedura copre il ciclo O2C in otto fasi, ciascuna con passaggi numerati, responsabili e risultati attesi. Una tabella di gestione delle eccezioni stabilisce cosa fare quando un ordine, una fattura o un pagamento non segue il percorso standard. Il modello si chiude con controlli, KPI, record e cronologia delle revisioni. Ogni sezione è modificabile, in modo da poter aggiungere i nomi delle transazioni del proprio ERP, regolare i limiti o suddividere le fasi in SOP separate.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Fase 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dalla navigazione principale.

Fase 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Fase 3: Espandi la vista del modello

Se necessario, espandi la vista del modello per vedere chiaramente il layout completo e i dettagli.

Fase 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Fase 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato tra i tuoi file.

Fase 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando desideri vedere come appare il tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima puoi continuare a fare regolazioni direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di SOP per l'order to cash puoi:

• Far passare gli ordini attraverso ogni team nello stesso modo: Un'unica procedura per ogni passaggio di consegne, dall'ordine all'incasso.

• Sbloccare gli ordini in modo più rapido e sicuro: Regole di credito chiare significano meno ordini bloccati in sospeso e meno perdite su crediti.

• Fatturare correttamente fin da subito: Meno errori di prezzo e quantità significano meno controversie.

• Riscuotere e applicare gli incassi in modo coerente: Passaggi chiari per solleciti, applicazione degli incassi e pagamenti non allocati.

• Superare i controlli con meno sforzo: Mostra approvazioni documentate per credito, note di credito e svalutazioni.

Cosa deve contenere un modello di SOP per l'order to cash

Modello SOP order to cash gratuito: la struttura da copiare

Copia la struttura seguente nel tuo documento o aprila in Trupeer e personalizzala.

1. Controllo dei documenti. ID SOP: [O2C-001]. Versione: [x.x]. Proprietario: [Proprietario del processo O2C]. Approvatore: [Controller finanziario]. Data di decorrenza: [data]. Prossima revisione: [data].

2. Scopo. Questa SOP definisce il modo in cui [Azienda] gestisce gli ordini dei clienti fino alla ricezione e all'applicazione del denaro, in modo che gli ordini vengano evasi e fatturati accuratamente, i clienti paghino in tempo e i controlli finanziari vengano applicati in modo coerente.

3. Ambito. Si applica a tutti gli ordini dei clienti per [entità, linee di prodotti o servizi] elaborati in [ERP o CRM]. Esclude [vendite infragruppo e ordini e-commerce, coperti da SOP separate].

4. Ruoli e responsabilità.

5. Policy e dati di riferimento. Limiti di credito: [per segmento di clientela]. Termini di pagamento: [termini standard]. Prezzi: [listini prezzi e autorità di sconto]. Limiti di approvazione: [note di credito e svalutazioni per delega di autorità]. Programma di sollecito: [giorni di sollecito].

6. Procedura.

Fase 1: Configurazione del cliente e del limite di credito. Crea l'anagrafica del cliente con i dettagli legali, di fatturazione e fiscali verificati. Valuta l'affidabilità creditizia e stabilisci il limite di credito e i termini di pagamento nell'ambito della tua autorità, oppure inoltra per l'approvazione.

Fase 2: Inserimento e convalida dell'ordine. Acquisisce l'ordine dai [canali approvati]. Controlla cliente, prodotti o servizi, quantità, prezzi, sconti, dettagli di consegna e condizioni rispetto all'anagrafica cliente e al listino prezzi. Restituisci gli ordini incompleti alle vendite o al cliente.

Fase 3: Controllo del credito e sblocco dell'ordine. Consenti al sistema di eseguire il controllo del credito. Se l'ordine lo supera, sbloccalo per l'evasione. Se è bloccato, segui la tabella delle eccezioni.

Fase 4: Evasione e consegna. Preleva, imballa e spedisci la merce, oppure eroga il servizio. Registra la consegna e la prova di consegna in [ERP].

Fase 5: Fatturazione al cliente. Crea la fattura dalla consegna o dall'ordine, controlla prezzi, quantità, imposte e condizioni, e inviala al cliente tramite [canale] entro il [termine].

Fase 6: Riscossione del pagamento. Invia solleciti secondo il programma di dunning, effettua il follow-up delle fatture scadute con il cliente ed esegui l'escalation per i conti che superano i [giorni di ritardo].

Fase 7: Applicazione degli incassi. Abbina i pagamenti in entrata alle fatture aperte utilizzando i dettagli del bonifico. Esamina e compensa i pagamenti non applicati o non identificati entro il [termine].

Fase 8: Risoluzione delle controversie e chiusura del periodo. Registra ogni controversia, esaminala con il team competente ed emetti note di credito approvate se giustificate. Alla fine del periodo, esamina lo scaduto dei crediti, registra i fondi svalutazione crediti e riconcilia il partitario clienti con il libro giornale.

7. Gestione delle eccezioni.

8. Controlli. Chi inserisce gli ordini non può sbloccare i blocchi del credito. Le note di credito e le svalutazioni necessitano di approvazione entro i limiti delegati. Le modifiche all'anagrafica clienti e ai prezzi sono approvate da qualcuno indipendente dall'inserimento degli ordini. Il partitario clienti viene riconciliato con il libro giornale a ogni periodo.

9. KPI. Tempo del ciclo order to cash, giorni di dilazione dei pagamenti (DSO), ordini bloccati per motivi di credito, accuratezza della fatturazione, tempo di risoluzione delle controversie, incassi non allocati e perdite su crediti.

10. Record. Ordini, approvazioni di credito, prove di consegna, fatture, registri delle controversie, note di credito, approvazioni di svalutazione e riconciliazioni, conservati per [periodo].

11. Cronologia delle revisioni. Versione, data, riepilogo delle modifiche, autore e approvatore.

Quali procedure di order to cash necessitano di una propria SOP?

Il modello precedente copre l'intero ciclo. I team di finanza e operazioni più grandi spesso lo suddividono in SOP separate:

L'order to cash ha una controparte sul lato fornitore; vedi il flusso di processo procure to pay.

Per la procedura dei debiti commerciali, utilizza il modello di SOP per la contabilità fornitori.

Controlli order to cash da inserire nella SOP

KPI della SOP per l'order to cash

Monitora un piccolo insieme di misure per verificare se la SOP funziona:

• Tempo del ciclo order to cash: dalla ricezione dell'ordine all'incasso applicato.

• Giorni di dilazione dei pagamenti (DSO): con quale rapidità pagano in media i clienti.

• Ordini bloccati per motivi di credito: numero e anzianità degli ordini bloccati.

• Accuratezza della fatturazione: fatture emesse senza errori o note di credito.

• Tempo di risoluzione delle controversie: dalla registrazione della controversia alla risoluzione.

• Incassi non allocati: valore e anzianità dei pagamenti non ancora abbinati alle fatture.

• Svalutazione crediti: svalutazioni come quota dei ricavi.

Definisci i tuoi obiettivi, stabilisci i valori di riferimento prima di modificare il processo e fai un confronto tra i vari team o sedi; vedi il benchmarking dei processi con SAP Activate e Six Sigma.

Come creare la tua SOP per l'order to cash a partire dalle registrazioni

1. Scegli una fase, come l'inserimento dell'ordine, lo sblocco del credito o l'applicazione dell'incasso.

2. Registra un membro esperto del team mentre esegue l'attività nel tuo ERP o CRM, descrivendo ogni controllo e decisione, inclusa almeno un'eccezione.

3. Genera la SOP e il video con Trupeer, quindi esamina i passaggi e aggiungi i tuoi limiti, termini e regole di approvazione.

4. Compila la tabella delle eccezioni a partire dalle registrazioni, dai motivi di blocco e di controversia e dai risultati dei controlli.

5. Ottieni l'approvazione dal proprietario del processo O2C e dal controller finanziario.

6. Pubblica e forma, collegando ogni passaggio al relativo video, e aggiorna la SOP ogni volta che il sistema o la policy cambiano; vedi il controllo di versione della SOP.

Formati per una SOP order to cash

Passo dopo passo con una tabella delle eccezioni si adatta alla maggior parte delle procedure O2C, come l'inserimento degli ordini, la fatturazione e l'applicazione degli incassi. Questo è il formato utilizzato dal modello precedente.

Diagramma di flusso Swimlane (a corsie) si adatta alla vista end-to-end, mostrando come gli ordini passano tra vendite, credito, evasione, fatturazione e contabilità clienti.

Checklist si adatta alle attività di revisione, come la chiusura mensile della contabilità clienti o una revisione del credito.

Foglio di calcolo si adatta al registro delle controversie, al tracciamento degli incassi non allocati e ai KPI, conservati insieme alla SOP.

Best practice per le SOP sull'order to cash

• Scrivi la SOP concentrandoti sui passaggi di consegne, poiché la maggior parte dei ritardi si verifica tra i team e non al loro interno.

• Usa le schermate reali del tuo sistema e i nomi delle transazioni, in modo che le persone possano seguire esattamente i passaggi.

• Inserisci limiti, termini e regole di approvazione in un'unica tabella di riferimento.

• Registra ogni controversia, in modo che le cause ricorrenti, come gli errori di prezzo, possano essere corrette alla fonte.

• Associa a ogni SOP brevi video dei passaggi nel tuo sistema.

• Rivedi la SOP dopo ogni modifica del sistema, cambio di policy e controllo.

Errori comuni da evitare

• Documentare ciascun team separatamente, così che nessuno sia responsabile del processo end-to-end.

• Tralasciare le eccezioni, con il risultato che i blocchi del credito, i pagamenti parziali e le controversie vengono gestiti in modo incoerente.

• Controlli deboli sulle note di credito, che consentono di ridurre i ricavi senza approvazione.

• Ignorare gli incassi non allocati, il che nasconde i saldi scaduti e falsa il DSO.

• Non aggiornare mai la SOP dopo una modifica del sistema o della policy.

Checklist della SOP per l'order to cash

• Il controllo dei documenti è completo, con proprietario e data di revisione.

• I ruoli coprono la gestione degli ordini, il credito, l'evasione, la fatturazione, il recupero crediti, l'applicazione degli incassi e il servizio clienti.

• I limiti di credito, i termini, i prezzi e i limiti di approvazione sono documentati.

• Ogni fase, dalla configurazione del cliente alla chiusura del periodo, presenta passaggi numerati.

• La tabella delle eccezioni copre i blocchi del credito, i prezzi, gli errori di fatturazione, i pagamenti parziali, gli incassi non allocati e le svalutazioni.

• La segregazione delle funzioni e le approvazioni sono definite.

• I KPI e i record sono specificati.

• I video sono collegati per i passaggi chiave.

In che modo Trupeer ti aiuta a creare e mantenere la tua SOP per l'order to cash

Genpact ha utilizzato questo approccio basato prima sulla registrazione per il lancio di Workday a livello aziendale, trasformando le sessioni di processo registrate in oltre 500 materiali di formazione in 20 flussi di lavoro e in cinque lingue, per 140.000 dipendenti in 40 paesi, in 3 mesi invece di 12. Leggi il caso di studio del cliente Genpact.

Se l'O2C fa parte di un programma finanziario più ampio, consulta la tabella di marcia della trasformazione finanziaria.

Scarica il modello gratuito di SOP per l'order to cash

Apri il modello in Trupeer, applica il kit del tuo brand, aggiungi i passaggi del tuo sistema, i limiti e i termini, e condividilo con ogni team del processo O2C. Ottieni il modello di SOP order to cash gratuito.

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Domande Frequenti

Cos'è un modello di SOP per l'order to cash?

È una procedura operativa standard già pronta per il processo O2C, che copre ruoli, policy, configurazione dei clienti e del credito, inserimento dell'ordine, sblocco del credito, evasione, fatturazione, recupero crediti, applicazione degli incassi, controversie, attività di fine periodo, eccezioni e controlli.

Quali sono le fasi del processo order to cash?

Configurazione del cliente e del limite di credito, inserimento e convalida dell'ordine, verifica del credito e sblocco, evasione e consegna, fatturazione al cliente, riscossione del pagamento, applicazione dell'incasso, risoluzione delle controversie e chiusura del periodo.

Cosa dovrebbe includere una SOP per l'order to cash?

Controllo dei documenti, scopo e ambito, ruoli, policy e dati di riferimento, procedure dettagliate per ciascuna fase dell'O2C, una tabella di gestione delle eccezioni, controlli, KPI, record e cronologia delle revisioni.

Qual è la differenza tra l'order to cash e la contabilità clienti?

La contabilità clienti si occupa di fatturazione, recupero crediti e applicazione degli incassi. L'order to cash è il processo end-to-end più ampio che inizia con il cliente e l'ordine e include il credito, l'evasione e le controversie.

Come si gestiscono le eccezioni in una SOP O2C?

Utilizzando una tabella delle eccezioni che elenca ciascuna eccezione, come riconoscerla, l'azione da intraprendere, il decisore, un limite di tempo e a chi fare escalation, oltre a una riga generale per tutto ciò che non è elencato.

Quali KPI misurano le prestazioni dell'order to cash?

I KPI comuni includono il tempo del ciclo order to cash, i giorni di dilazione dei pagamenti (DSO), gli ordini bloccati per motivi di credito, l'accuratezza della fatturazione, il tempo di risoluzione delle controversie, gli incassi non allocati e le perdite su crediti.

Esiste un modello di SOP per l'order to cash in Word?

Sì. Word si adatta bene alla SOP O2C perché combina tabelle, come ruoli ed eccezioni, con procedure dettagliate. Apri il modello in Trupeer, personalizzalo ed esportalo nel formato di cui hai bisogno.

Esiste un modello di SOP per l'order to cash in Excel?

La SOP stessa funziona meglio come documento, ma molti team conservano il registro delle controversie, l'elenco dei blocchi di credito e i KPI in Excel insieme ad essa.

Esiste un modello di SOP per l'order to cash in PDF?

Sì. Esporta la SOP personalizzata come PDF per la distribuzione in sola lettura e conserva la versione modificabile come file principale.

Il modello di SOP per l'order to cash è gratuito?

Sì. Registrati gratuitamente per aprire il modello in Trupeer, personalizzarlo ed esportarlo.

Con quale frequenza deve essere rivista una SOP O2C?

Almeno una volta all'anno e ogni volta che cambiano l'ERP o il CRM, la policy del credito, i termini di pagamento o i limiti di approvazione, oppure a seguito di un rilievo di audit.

Posso creare una SOP O2C a partire da una registrazione dello schermo?

Sì. Registra i membri del team mentre svolgono ciascuna attività O2C nel tuo sistema e Trupeer trasformerà le registrazioni in SOP passo dopo passo e video che potrai esaminare, approvare e pubblicare.