Il miglioramento continuo è ciò che separa i migliori operatori dagli altri. Con Trupeer, puoi risparmiare ore nella pianificazione dei miglioramenti partendo da un modello di piano di miglioramento dei processi gratuito, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e trasformando i piani di miglioramento in aggiornamenti video che favoriscono l'adozione tra i team.

Cos'è un modello di piano di miglioramento dei processi?

Un piano di miglioramento dei processi stabilisce cosa non funziona in un processo, cosa cambierà, chi lo farà, entro quando e come saprai se ha funzionato.

È orientato al futuro, il che lo distingue dal verbale che produrrai in seguito. I nostri modelli di documentazione per il miglioramento dei processi coprono quella parte, ovvero il report, il registro e le dipendenze. Questa pagina riguarda il piano che scrivi prima che qualsiasi cosa cambi.

Un modello ti fornisce le seguenti sezioni: problema, stato attuale, causa radice, cambiamento proposto, benefici, tempistiche, responsabili, metriche. Ogni versione che troverai offre all'incirca queste sezioni, che sono quelle corrette.

Ciò che trascurano è che un miglioramento di processo non è un progetto con un inizio e una fine. È un cambiamento apportato a qualcosa che deve continuare a funzionare nel frattempo, il che rappresenta un problema notevolmente più difficile e sul quale la maggior parte dei piani tace.

Perché un piano di miglioramento dei processi non può fermare il processo

Un piano di progetto può ipotizzare una sequenza lineare. Costruisci, testa, rilascia. Un piano di miglioramento dei processi non può farlo, perché il lavoro non si ferma mentre lo migliori.

Il giorno del passaggio, c'è una coda. Ci sono attività a metà strada secondo il vecchio metodo, clienti che non hanno ancora adottato il nuovo, personale a diversi livelli della curva di apprendimento e due serie di istruzioni in circolazione.

Quel periodo è il momento in cui i miglioramenti vanno perduti. Il design di solito è valido. Il business case è generalmente ragionevole. Ciò che consuma il beneficio sono le settimane in cui si gestiscono due metodi contemporaneamente, senza pianificazione e senza personale dedicato, con un calo della qualità proprio perché tutti stanno facendo qualcosa di insolito e al contempo gestiscono i residui del vecchio metodo.

La metrica che stai cercando di migliorare quasi sempre peggiora all'inizio. Se nessuno lo ha pianificato, il miglioramento viene giudicato durante il suo periodo peggiore e viene abbandonato o ripristinato silenziosamente al vecchio stato, il che è un esito comune ed evitabile.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passo 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dalla navigazione principale.

Passo 2: Seleziona e apri un modello

Clicca su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passo 3: Espandi la visualizzazione del modello

Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente l'intero layout e i dettagli.

Passo 4: Modifica il modello

Clicca su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor, puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passo 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, clicca su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Passo 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando desideri vedere come appare il tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di piano di miglioramento dei processi puoi:

• Risparmiare ore nella pianificazione: Evita la pagina bianca grazie a una struttura utilizzata dai professionisti Lean e Six Sigma.

• Guidare un miglioramento misurabile: I campi integrati per le metriche assicurano che i miglioramenti vengano monitorati.

• Rimanere in linea con il brand: Applica il tuo logo, i font e i colori utilizzando il brand kit di Trupeer.

• Implementare i cambiamenti più velocemente: Associa i piani a guide video per la gestione del cambiamento.

• Standardizzare il miglioramento: Utilizza lo stesso modello in tutti i team e funzioni.

• Raggiungere team globali: Traduci i piani di miglioramento in oltre 65 lingue con un solo clic.

La sezione di transizione che i modelli di piano di miglioramento omettono

Quattro domande, nessuna delle quali appare in un piano di miglioramento convenzionale, e a tutte bisognerà rispondere sotto pressione se non si risponde in anticipo.

Cosa succede al lavoro già in corso? Le attività avviate con il vecchio metodo il giorno del passaggio. Questa è la più grande delle quattro domande e ha una sezione dedicata qui sotto.

Chi si sposta e quando? Transizione immediata o graduale. Se graduale, quali gruppi, in quale ordine e cosa deve verificarsi prima che il gruppo successivo si sposti.

Quanto costa la doppia esecuzione e chi la paga? Gestire due metodi contemporaneamente costa di più rispetto a uno solo, in termini di tempo, supervisione e tasso di errore. Nessuno lo include nel budget, quindi la transizione viene compressa e gli errori vengono attribuiti al nuovo metodo.

Come farai a capire, in seguito, quale metodo ha prodotto un determinato lavoro? Un marcatore di versione, un formato di riferimento, un contrassegno. Banale da aggiungere in anticipo, quasi impossibile da ricostruire a posteriori, ed è fondamentale per misurazioni, audit e richieste dei clienti.

Rispondere a queste domande richiede circa un'ora con le persone che gestiscono il processo. È l'ora con il rendimento più alto di tutto l'esercizio.

La regola per il lavoro in corso e quanto costa sbagliare

Il giorno del passaggio c'è un volume di lavoro già avviato con il vecchio metodo. Ci sono tre opzioni e una di queste deve essere scelta esplicitamente.

L'errore non sta nello scegliere male, ma nel non scegliere affatto. Questo significa che il personale improvvisa caso per caso, in modo diverso, e lo stesso lavoro a volte viene gestito in entrambi i modi.

Qualunque opzione tu scelga, scrivi il limite in modo preciso: il lavoro è considerato in corso se ha raggiunto un determinato punto entro un tempo prestabilito. Quindi stima il volume, perché quel numero ti dice quanto durerà la doppia esecuzione e quindi quanto costerà.

Gruppi, doppia esecuzione e come distinguerli

Gruppi. A meno che il processo non sia piccolo, sposta le persone o i clienti in gruppi piuttosto che tutti in una volta. Ordinali in base al rischio piuttosto che alla comodità: inizia con un gruppo in cui un eventuale problema sia recuperabile e in cui le persone coinvolte ti dicano onestamente cosa è andato storto. Stabilisci un criterio di spostamento, ovvero cosa deve verificarsi prima che il gruppo successivo proceda, e rendilo osservabile. Due settimane consecutive pari o superiori al livello di qualità precedente sono un valore predefinito ragionevole.

Doppia esecuzione. Stima il periodo e assegna il personale necessario. Durante la doppia esecuzione, aspettati che il tempo di gestione per articolo aumenti notevolmente, perché le persone controllano entrambi i sistemi, fanno domande e commettono errori. Includilo nel budget come costo del miglioramento anziché considerarlo come un fallimento dell'esecuzione. Un piano che mostra un calo e poi un recupero è credibile. Un piano che mostra un beneficio immediato non lo è, e distrugge la fiducia quando si presenta il calo temporaneo.

Identificazione. Aggiungi a ogni elemento un elemento che indichi quale metodo lo ha prodotto. Un prefisso sul riferimento, un campo, un numero di versione sull'output. Non costa nulla in fase di progettazione. Senza di esso, qualsiasi domanda posta tre mesi dopo da un cliente, da un auditor o dalla tua stessa analisi richiederà una ricostruzione manuale.

Modello di piano di miglioramento dei processi gratuito: la struttura da copiare

Copia da qui. La sezione di transizione è l'aggiunta.

Intestazione. Riferimento, titolo, processo interessato, responsabile, sponsor, date, stato.

Problema. Un'osservazione con un numero. Cosa succede, quanto spesso e come lo sai.

Punto di partenza (Baseline). La misura, il suo valore attuale, il metodo, il periodo e la data di rilevazione. Tutto ciò che viene dopo dipende dal fatto che questo dato venga registrato prima di iniziare.

Causa radice. Cosa ha rilevato l'analisi, con le prove, distinguendolo da ciò che si ipotizzava all'inizio.

Cambiamento proposto. Cosa sarà diverso, descritto in modo sufficientemente preciso da permettere a qualcun altro di implementarlo.

Ambito. Dove inizia e finisce il processo ai fini di questo piano, e cosa è esplicitamente escluso.

Transizione. La regola per il lavoro in corso con i relativi limiti e volumi. La sequenza dei gruppi con i criteri di passaggio. Il periodo di doppia esecuzione, il suo costo previsto e chi lo sostiene. Il marcatore di identificazione. Il calo previsto nella misurazione e la sua durata stimata.

Documenti da modificare. Quali procedure, istruzioni operative e strumenti di supporto dovranno essere aggiornati, nominati, con un responsabile e una data. Un miglioramento senza modifiche ai documenti non sopravviverà.

Benefici. Indicati come variazione della metrica, con la data entro cui dovrebbero essere visibili. I dati finanziari sono secondari, poiché sono derivati.

Rischi e dipendenze. Solo quelli che cambierebbero il piano, ciascuno con un evento attivatore.

Misure e punti di verifica. Cosa viene controllato, quando e quale decisione viene presa in ogni verifica.

Copia fino a qui. Tre o quattro pagine. Se il piano è più lungo, solitamente l'analisi è stata incollata all'interno e dovrebbe invece andare in un'appendice.

Il laboratorio che ha perso quattro mesi di benefici

Ilkeston Testing Services è un laboratorio di prova materiali che gestisce circa quattromila duecento richieste di test al mese.

Il suo piano di miglioramento era buono. I moduli cartacei di registrazione dei campioni compilati a mano causavano errori di trascrizione e, di conseguenza, il sei virgola otto percento dei campioni doveva essere nuovamente testato. Il piano mappava lo stato attuale, stabiliva correttamente la causa, specificava un portale di inserimento digitale e stimava un beneficio economico di circa centonovantamila sterline all'anno. Sette passaggi, responsabili, una data di avvio.

Non conteneva nulla sulla transizione.

Il portale è diventato attivo per tutti i clienti il primo di marzo.

Millenovecento campioni erano già in laboratorio, registrati su carta e a metà del processo di test. Non esisteva alcuna regola per gestirli. Il personale ha deciso caso per caso. Alcuni sono stati reinseriti nel portale, altri sono rimasti su carta e un certo numero è finito in entrambi i sistemi.

Entrambi i sistemi hanno funzionato in parallelo per cinque settimane. Nessuno aveva pianificato la doppia esecuzione, quindi non era stato assegnato personale dedicato. Il tempo di registrazione per campione è salito da circa quattro minuti a undici durante la sovrapposizione, perché il personale controllava entrambi i sistemi prima di fare qualsiasi cosa.

I clienti si sono mossi con i loro tempi. Alla quarta settimana, il sessantuno percento utilizzava il portale e il trentanove percento inviava ancora i moduli via email. Il piano aveva ipotizzato la piena adozione entro due settimane.

La metrica che stavano cercando di migliorare è andata nella direzione sbagliata. Il tempo medio di completamento è salito da sei virgola uno giorni a otto virgola nove durante la transizione e non è tornato sotto i sei giorni prima del quinto mese.

Il dettaglio più costoso è stato quello più piccolo. Il portale e il registro cartaceo utilizzavano formati di riferimento diversi, quindi per un dato campione non c'era un modo rapido per capire da quale percorso provenisse. Quando un cliente ha chiesto chiarimenti su un risultato al terzo mese, ricostruire la catena di custodia ha richiesto due giorni.

La transizione è stata successivamente quantificata in circa settantaquattromila sterline di costi di gestione aggiuntivi. Rispetto a un beneficio annuo di centonovantamila sterline, si tratta di oltre quattro mesi di benefici consumati prima ancora di iniziare ad accumularli, e nulla di tutto ciò compariva nel piano.

Il modello di piano è stato riscritto con una sezione sulla transizione che copriva le quattro domande descritte sopra.

Il miglioramento successivo, una modifica al formato dei report, ha utilizzato questo nuovo modello. La regola per i lavori in corso stabiliva che tutto ciò che era già prenotato venisse completato con il vecchio formato. Tre gruppi di clienti sono stati migrati nell'arco di sei settimane, con un criterio di passaggio di due settimane consecutive senza problemi per ciascuno. La doppia esecuzione è stata preventivata pari a mezza risorsa a tempo pieno per otto settimane. Ogni report presentava un marcatore di versione.

Il tempo di completamento è passato da sei virgola zero giorni a sei virgola quattro per tre settimane, per poi tornare alla normalità. La transizione è costata circa novemila sterline a fronte delle undicimila pianificate.

Come creare un piano di miglioramento dei processi in 7 passaggi

Uno. Stabilisci il punto di partenza prima di qualsiasi altra cosa. La misura, il metodo, il periodo, la data. I punti di partenza definiti a posteriori sono sempre leggermente edulcorati.

Due. Indaga sulla causa invece di confermare una soluzione. La maggior parte dei piani di miglioramento viene scritta per giustificare qualcosa che qualcuno vuole già fare. Scrivi la tua ipotesi iniziale in modo da poter verificare in seguito se era corretta.

Tre. Definisci l'ambito ad entrambe le estremità. Dove inizia e dove finisce il processo per questo piano, e cosa viene deliberatamente escluso.

Quattro. Progetta il cambiamento e la transizione insieme. Non prima il cambiamento e poi la transizione, perché la transizione spesso modifica il design stesso del cambiamento. Un metodo eccellente a regime ma impossibile da migrare non è il metodo giusto.

Cinque. Nomina i documenti che cambieranno, indicando responsabili e date. Farlo in fase di pianificazione, poiché in seguito viene invariabilmente sottovalutato.

Sei. Concorda il calo temporaneo previsto. Di quanto scenderà la metrica, per quanto tempo e a che punto ti fermeresti. Concordare questo aspetto in anticipo è ciò che evita che un buon miglioramento venga abbandonato alla terza settimana.

Sette. Stabilisci i punti di verifica, compreso uno dopo che la transizione si è completamente stabilizzata, il che di solito avviene più tardi di quanto chiunque pianifichi.

Metodologie di miglioramento dei processi e quando utilizzarle

Il piano è il contenitore. Il metodo è il modo in cui decidi cosa cambiare, e sceglierne uno prima di aver compreso il problema è un errore comune.

PDCA è adatto per testare un cambiamento specifico rispetto a una baseline quando si ha un'ipotesi ma non la certezza. Il nostro modello di metodo PDCA copre questo aspetto, spiegando anche perché la fase di controllo (check) di solito fallisce.

Kaizen è adatto per piccoli miglioramenti continui apportati dalle persone che svolgono il lavoro, la maggior parte dei quali sono troppo piccoli e reversibili per richiedere un piano. Il nostro modello di metodo kaizen definisce la soglia al di sotto della quale un piano diventa solo un sovraccarico burocratico.

Lean e la mappatura del flusso di valore (Value Stream Mapping) sono adatti per problemi di flusso: attese, passaggi di consegne, scorte e rilavorazioni lungo un intero processo piuttosto che in un singolo passaggio.

Six Sigma e DMAIC sono adatti per ridurre la variabilità in un processo stabile e ad alto volume in cui si dispone di dati e di personale formato per analizzarli. Più strutturato del PDCA, è ideale quando il problema è l'incoerenza piuttosto che il livello prestazionale.

5S è specifico per l'organizzazione del posto di lavoro, e il nostro modello di miglioramento dei processi 5S lo illustra nel dettaglio.

Business Process Reengineering (BPR) è adatto quando il processo non dovrebbe affatto esistere nella sua forma attuale. È l'unico caso in cui il problema della transizione domina su tutto il resto, motivo per cui diversi enti del settore pubblico pubblicano i propri formati di piano di miglioramento BPR.

Cosa non è un piano di miglioramento dei processi, e cosa è invece

Non è un piano di progetto. Un progetto ha una fine definita e un risultato finale. Un miglioramento modifica qualcosa che continua nel tempo, motivo per cui la transizione e la standardizzazione contano più della data di consegna. Quando il miglioramento è abbastanza grande da richiedere una pianificazione adeguata, il nostro modello di piano di progetto IT copre quel livello e questo piano vi si inserisce all'interno.

Non è la documentazione di processo. La documentazione descrive come funziona il processo. Il piano descrive come cambierà. Il nostro modello di documentazione di processo copre la prima parte, e un miglioramento riuscito produce un aggiornamento di tale documentazione.

Non è un business case. I benefici fanno parte del piano, ma un documento scritto principalmente per ottenere finanziamenti sarà strutturato per persuadere piuttosto che per essere eseguito, e i due si leggono in modo molto diverso.

E non è un piano di miglioramento delle prestazioni, di cui parleremo di seguito poiché un numero sorprendente di persone arriva a questo termine cercandone uno.

Piano di miglioramento dei processi o piano di miglioramento delle prestazioni?

Entrambi vengono abbreviati in PIP nella terminologia inglese e sono documenti completamente diversi, quindi è bene fare chiarezza.

Un piano di miglioramento dei processi riguarda il modo in cui viene svolto il lavoro. Riguarda un sistema, non un singolo individuo, e il suo risultato è un processo modificato.

Un piano di miglioramento delle prestazioni (PIP) riguarda un dipendente che lavora al di sotto dello standard richiesto. È uno strumento formale delle risorse umane e del diritto del lavoro con tempistiche definite, requisiti di prova e conseguenze, e di solito fa parte di una procedura disciplinare o di verifica delle capacità.

Confonderli è dannoso in entrambi i casi. Inquadrare un problema di processo come un problema di prestazioni individuali è il classico errore di gestione e non risolve nulla, poiché la persona successiva nel ruolo si scontrerà con lo stesso problema. Inquadrare un reale problema di prestazioni come un miglioramento del processo evita una conversazione necessaria e indebolisce la posizione del datore di lavoro se in seguito la questione diventa formale.

Se hai bisogno della versione per le prestazioni, questa dovrebbe provenire dalla tua funzione Risorse Umane ed essere verificata rispetto alla legislazione sul lavoro locale piuttosto che adattata da un modello. Nulla di quanto scritto qui costituisce una consulenza sul lavoro. Il nostro modello di piano di sviluppo della leadership copre lo sviluppo professionale, che è ancora un'altra cosa e non dovrebbe mai essere confusa con i precedenti.

Posso ottenere un modello di piano di miglioramento dei processi in Word o Excel?

Word o Google Documenti per il piano. Le sezioni relative al problema, alla causa, al cambiamento proposto e alla transizione sono testi su cui discutere, e il documento viene distribuito per l'approvazione.

Excel per tre elementi che richiedono l'uso di colonne: Il tracker di transizione, ovvero i gruppi, le date di spostamento, i criteri soddisfatti e lo stato attuale. L'elenco delle modifiche ai documenti, con responsabile e data di scadenza. E il registro delle misurazioni, che cattura il punto di partenza, il calo temporaneo e il recupero sullo stesso asse, evitando che il miglioramento venga giudicato durante la sua settimana peggiore.

PowerPoint per la presentazione di approvazione, costruita a partire dal piano e non in sostituzione di esso. Quando rimane solo la presentazione, la sezione di transizione è la prima ad andare persa, perché è la parte meno d'impatto da presentare ma la più importante da avere.

PDF per la versione approvata una volta firmata, mantenendo modificabile la copia di lavoro, poiché le date dei gruppi e i criteri di spostamento cambiano durante l'esecuzione.

Come far sì che il nuovo metodo si consolidi dopo l'avvio

Ogni piano di miglioramento ha una riga dedicata all'aggiornamento della documentazione, ed è quella che viene dimenticata più spesso, di solito perché il progetto è andato per le lunghe e il team è passato ad altro.

Questa omissione è la causa del ritorno alle vecchie abitudini. Il miglioramento esiste solo nella testa delle persone coinvolte e dura fino a quando queste non cambiano ruolo, momento in cui il processo ritorna silenziosamente a qualsiasi cosa dicano ancora le istruzioni scritte.

Trupeer AI rende la standardizzazione abbastanza rapida da avvenire effettivamente all'interno del progetto anziché dopo. Chiunque esegua il nuovo metodo lo registra una sola volta e l'output è una procedura scritta con i passaggi e le schermate già catturati, pronta per essere verificata invece che redatta da zero. I documenti indicati nel tuo piano vengono aggiornati nella stessa settimana in cui il metodo viene approvato.

Registralo. Personalizzalo con il brand. Traducilo. Usa Trupeer.

Anche registrare il vecchio metodo prima del cambiamento è utile, poiché fornisce un riferimento di com'era prima per il periodo di transizione e rende ovvio a tutti quale metodo stanno guardando. Lo strumento di creazione di SOP copre le procedure, il nostro modello di documentazione di processo copre la descrizione che deve cambiare, e l'output risiede nella tua knowledge base con un branding coerente. Le istruzioni di configurazione si trovano nella guida alla configurazione del modello di documento.

Domande Frequenti

Esiste un modello di piano di miglioramento dei processi gratuito in Word?

La struttura sopra riportata si incolla direttamente in Word o Google Documenti, inclusa la sezione di transizione che i modelli standard omettono. Non ci sono download protetti o moduli da compilare. Scrivi la sezione di transizione prima di quella dei benefici, perché il costo della transizione di solito modifica la cifra dei benefici.

Esiste un modello di piano di miglioramento dei processi gratuito in Excel?

Excel è più adatto per i tracker che per il piano. Tre fogli: gruppi con criteri di spostamento e stato, documenti da modificare con responsabili e date, e il registro delle misurazioni che mostra il punto di partenza, il calo e il recupero. Questo terzo foglio è quello che protegge un buon miglioramento dall'essere giudicato durante le sue tre settimane peggiori.

Esiste un modello di piano di miglioramento dei processi gratuito in PowerPoint?

Usa le slide per la conversazione di approvazione e conserva il piano vero e proprio come documento. Bastano sei slide: il problema con il suo dato numerico, la causa, il cambiamento, la transizione con il suo costo, il calo e il recupero previsti, e ciò che devi far approvare. La slide sulla transizione è quella che le persone ricorderanno quando si verificherà il calo delle prestazioni.

Esiste un modello di piano di miglioramento dei processi gratuito in PDF?

Esporta la versione approvata al momento della firma e mantieni modificabile la copia di lavoro. Le date dei gruppi e i criteri di spostamento cambiano durante l'esecuzione, e un piano bloccato smette di essere consultato non appena la realtà si discosta da esso.

Quanto dovrebbe essere lungo un piano di miglioramento dei processi?

Tre o quattro pagine più i tracker. I piani più lunghi di solito contengono analisi che dovrebbero andare in un'appendice, o un business case che appartiene a un documento separato. La prova del nove è se qualcuno che sostituisce il responsabile sia in grado di gestire la transizione basandosi solo su di esso.

Chi dovrebbe essere il proprietario del piano di miglioramento del processo?

La persona responsabile del processo in seguito, non chi gestisce il progetto. I miglioramenti di proprietà di una funzione di progetto tendono a essere consegnati e poi abbandonati, e il periodo di transizione è esattamente il momento in cui un responsabile che sarà ancora lì tra sei mesi fa la differenza.

Piano di miglioramento dei processi o piano di progetto: quali sono le differenze?

Un piano di progetto copre il lavoro con una fine definita e un risultato finale. Un piano di miglioramento dei processi copre una modifica a qualcosa che continua a funzionare, motivo per cui necessita di una sezione di transizione e di una fase di standardizzazione che un piano di progetto non ha. I grandi miglioramenti richiedono entrambi, con il piano di miglioramento inserito all'interno del progetto.

Come si misura se un piano di miglioramento dei processi ha funzionato?

Utilizzando la stessa misura del punto di partenza (baseline), con lo stesso metodo, rilevata dopo che la transizione si è completamente stabilizzata anziché al momento del go-live. Concorda in anticipo di quanto la misura può calare e per quanto tempo, in modo che il calo sia previsto e non trattato come un fallimento. Monitora anche se i documenti indicati nel piano sono stati effettivamente aggiornati, poiché questo anticipa se il risultato durerà nel tempo.