Un ottimo piano di processo è ciò che trasforma il "dovremmo risolvere questo problema" in un cambiamento reale. Con Trupeer, puoi risparmiare ore sulla pianificazione dei processi partendo da un modello di piano di processo gratuito, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e trasformando il piano in aggiornamenti video che allineano gli stakeholder sul cambiamento.

Cos'è un modello di piano di processo e di quale hai bisogno?

Il termine copre diversi documenti, il che è utile chiarire prima di scaricare qualsiasi cosa, poiché la ricerca restituisce piani di progetto, programmi e piani di miglioramento in egual misura.

Nell'ingegneria manifatturiera e delle operazioni ha un significato preciso. Un piano di processo, spesso chiamato ciclo di lavoro o scheda di percorso, specifica come verrà prodotto un particolare articolo: la sequenza delle operazioni, il centro di lavoro o la macchina per ciascuna, l'attrezzatura, i tempi di configurazione e di esecuzione e dove avviene l'ispezione. È il documento che trasforma un disegno in istruzioni per l'officina e in numeri per il sistema di pianificazione.

Altrove viene usato in modo vago per indicare qualsiasi piano relativo a un processo, che di solito si rivela essere uno degli altri tre documenti.

Questa pagina copre adeguatamente il primo significato, perché si tratta di un vero e proprio elemento di lavoro che nient'altro nei risultati di ricerca affronta, e ti reindirizza alla pagina corretta per gli altri tre.

I quattro documenti che le persone intendono per piano di processo

Una quinta possibilità, se stai pianificando un lavoro con un inizio e una fine piuttosto che un processo ripetitivo, è un piano di progetto, e il nostro modello di piano di progetto IT copre proprio questo caso.

Se nessuno dei primi quattro è quello che stavi cercando, il resto di questa pagina non ti sarà d'aiuto, ma uno di quei link sì.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passaggio 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dal menu di navigazione principale.

Passaggio 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passaggio 3: Espandi la visualizzazione del modello

Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente il layout completo e i dettagli.

Passaggio 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passaggio 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Passaggio 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando vuoi vedere come appare il tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di piano di processo puoi:

• Risparmiare ore di pianificazione: evita la pagina bianca grazie a una struttura creata appositamente per il cambiamento dei processi.

• Guidare un miglioramento misurabile: sezioni integrate per lo stato attuale, il target e le metriche.

• Rimanere fedele al brand: applica il tuo logo, font e colori utilizzando il brand kit di Trupeer.

• Implementare i cambiamenti più velocemente: abbina i piani a video illustrativi, ideali per la gestione del cambiamento.

• Standardizzare il miglioramento: usa lo stesso modello per ogni miglioramento di processo.

• Raggiungere team globali: traduci i piani di processo in oltre 65 lingue con un solo clic.

Perché un piano di processo è in realtà un documento di determinazione dei prezzi

I piani di processo sono scritti da ingegneri e letti da ingegneri, quindi vengono trattati come documenti tecnici. Ma non lo sono, o almeno non solo.

Ogni numero a valle deriva da essi. Il preventivo deriva dai tempi di attrezzaggio e di esecuzione. La pianificazione deriva dagli stessi tempi. Il piano di capacità, la data di consegna, il costo standard e il calcolo del margine risalgono tutti a un ciclo di lavoro che qualcuno ha scritto una volta.

Il che significa che un piano di processo è il documento commercialmente più rilevante in un'operazione, ed è quello con la disciplina di manutenzione più debole. Viene creato all'introduzione del pezzo da un ingegnere di processo, approvato e poi mai più guardato a meno che qualcosa non si rompa.

Nessuno ne è proprietario in seguito. Non c'è alcun trigger di revisione, nessun confronto con la realtà e nessuna registrazione sul campo dell'ultima volta che qualcuno ha controllato. Nel frattempo il processo cambia: una nuova macchina dimezza un ciclo, un'operazione extra viene aggiunta dopo un reclamo di un cliente, un'attrezzatura migliora il tempo di attrezzaggio.

Il ciclo di lavoro continua a dire quello che diceva nell'anno in cui è stato scritto, e l'azienda continua a fare preventivi basandosi su di esso.

Come si spostano i tempi standard e quanto costa

La deriva non è casuale e non si compensa da sola, ed è questa la parte che le persone sbagliano.

Le operazioni vengono aggiunte e mai inserite nel ciclo di lavoro. Una fase di sbavatura dopo un reclamo sulla qualità, un'ispezione extra dopo un errore, un'operazione di pulizia dopo una modifica delle specifiche del cliente. Ognuna viene eseguita, nessuna viene preventivata, e la manodopera scompare nei costi generali dove nessuno può vederla.

Le macchine diventano più veloci e i cicli di lavoro no. Una nuova macchina o un'attrezzatura migliore riduce il tempo di ciclo, l'officina ne beneficia e il ciclo di lavoro mantiene il vecchio numero. Di conseguenza, fai preventivi troppo alti su quella famiglia di componenti e perdi lavori che avresti potuto vincere con profitto.

I tempi di attrezzaggio migliorano con la familiarità. L'attrezzaggio del primo pezzo su un nuovo componente è realmente più lento rispetto al cinquantesimo. I cicli di lavoro scritti all'introduzione mantengono i tempi di lancio in modo permanente.

Le modifiche ai materiali e al design spostano il lavoro. Una modifica dello spessore o una revisione delle tolleranze altera l'operazione e raramente attiva una revisione del ciclo di lavoro.

La conseguenza è che gli errori corrono in entrambe le direzioni contemporaneamente, motivo per cui la media sembra corretta. Un'azienda può avere una varianza mediana vicina al cento per cento pur sforando pesantemente su un terzo dei suoi componenti e facendo preventivi eccessivi su un altro terzo. Guardare solo la media nasconde entrambi i problemi.

Modello di piano di processo gratuito: il ciclo di lavoro da copiare

Copia da qui. Un ciclo di lavoro per ogni componente o articolo di servizio.

Intestazione. Numero di parte o articolo e revisione. Descrizione. Numero di ciclo di lavoro e revisione. Data di validità. Autore. Data dell'ultima verifica, ovvero quando qualcuno ha confrontato l'ultima volta questo dato con le prestazioni reali. Base quantitativa, ovvero la dimensione del lotto che questi tempi presuppongono.

Per riga di operazione:

Numero di operazione, in incrementi di dieci in modo che le operazioni possano essere inserite senza dover rinumerare tutto.

Descrizione dell'operazione, una riga, prima il verbo.

Centro di lavoro o macchina, tramite identificativo anziché per nome.

Tempo di attrezzaggio, e se è per lotto o per cambio formato.

Tempo di esecuzione per unità, con l'unità dichiarata.

Livello di manodopera o competenza richiesta, laddove influisca sui costi o sulla pianificazione.

Utensili e attrezzature, tramite identificativo.

Materiale o componente consumato in questa operazione.

Ispezione o controllo, con riferimento incrociato al piano di controllo anziché essere ribadito qui.

Documenti di riferimento, ovvero il disegno, l'istruzione di lavoro e qualsiasi specifica.

Varianza tra reale e pianificato, popolata dal tempo registrato, che è la colonna di cui la maggior parte dei cicli di lavoro è priva.

Copia fino a qui. Due convenzioni evitano molti problemi in seguito. Numera le operazioni di dieci in dieci. E dichiara la dimensione del lotto che i tempi di attrezzaggio e di esecuzione presuppongono, perché un ciclo di lavoro senza una base quantitativa produce assurdità la prima volta che qualcuno richiede un preventivo per un volume diverso.

Cosa inserire in un piano di processo per un'operazione di servizio

La stessa struttura funziona anche al di fuori del settore manifatturiero, cambia solo il vocabolario.

Le operazioni diventano fasi del processo. I centri di lavoro diventano team o ruoli. Il tempo di attrezzaggio diventa tempo di preparazione o di cambio contesto, che le operazioni di servizio comunemente ignorano e che è spesso maggiore del lavoro stesso. Il tempo di esecuzione diventa tempo di gestione per pratica. L'attrezzatura diventa sistemi e accessi.

Vale la pena apportare due aggiunte per il lavoro di servizio.

Tempo di attesa tra le fasi, che nella maggior parte dei processi di servizio supera di gran lunga il tempo di gestione ed è invisibile se si registra solo il tempo di contatto. Una pratica che richiede quaranta minuti di lavoro e undici giorni di tempo trascorso ha un problema che i tempi di gestione non mostreranno mai.

Tasso di rilavorazione per fase, ovvero la percentuale di pratiche che ritornano a questa fase. I cicli di lavoro manifatturieri catturano gli scarti; i cicli di lavoro dei servizi non catturano quasi mai le rilavorazioni, ed è lo stesso numero che fa lo stesso lavoro.

La logica commerciale è identica. Se stabilisci il prezzo di servizi professionali, contratti di assistenza o lavoro di elaborazione in base al volume, i tuoi tempi di gestione rappresentano la tua base di costo e si discostano per le stesse ragioni.

Il produttore che fa preventivi basandosi su cicli di lavoro vecchi di quattro anni

Hallamshire Fabrications si occupa di lavorazione e assemblaggio di lamiere, ha circa centoventi dipendenti, un mix elevato e volumi ridotti. Tutto viene preventivato a partire dai cicli di lavoro.

Un contratto vinto sul prezzo ha generato un margine inferiore a quello previsto, spingendo qualcuno a fare verifiche.

Hanno preso i quaranta codici articolo a volume più elevato e hanno confrontato i tempi dei cicli di lavoro con i tempi registrati nell'arco di sei mesi.

Il valore effettivo mediano era il centodiciotto percento del tempo pianificato, il che di per sé suggeriva una modesta sottostima. La distribuzione ha raccontato una storia diversa.

Undici dei quaranta erano entro il dieci percento di tolleranza in entrambe le direzioni. Diciassette erano tra il quindici e il quarantacinque percento in più. Dodici erano tra il dieci e il trenta percento in meno.

I superamenti dei tempi si concentravano attorno a operazioni che erano state aggiunte e mai inserite nel ciclo di lavoro. Una fase di sbavatura introdotta nel 2022 a seguito del reclamo di un cliente. Un'ispezione aggiuntiva aggiunta nel 2023. Entrambe venivano eseguite su ogni pezzo e nessuna delle due compariva in alcun ciclo di lavoro, quindi nessuna delle due era mai stata preventivata.

Le riduzioni di tempo si concentravano su una famiglia di prodotti in cui una macchina più recente aveva circa dimezzato il tempo di ciclo tre anni prima. I cicli di lavoro riportavano ancora i tempi della vecchia macchina, per cui l'azienda formulava preventivi superiori di circa il trenta percento su componenti che avrebbe potuto produrre con profitto a un prezzo inferiore.

Sul contratto che ha dato il via all'indagine, il tempo non recuperato è stato di circa sessantunomila sterline in quattordici mesi. Separatamente, una revisione delle offerte perse ha suggerito che una quota significativa era andata persa sul prezzo per componenti i cui cicli di lavoro sovrastimavano i costi.

La causa principale era la proprietà del processo. I cicli di lavoro venivano creati all'introduzione del pezzo da un ingegnere di processo e non avevano alcun tipo di trigger di revisione. L'età media di un ciclo di lavoro nel sistema era di 4,2 anni e nessuno ne era responsabile dopo l'approvazione.

Ne sono seguiti tre cambiamenti. Una data di ultima verifica e una colonna per la varianza sono state aggiunte al formato del ciclo di lavoro. Un report mensile ha confrontato il tempo registrato con quello pianificato per operazione, segnalando qualsiasi valore fuori tolleranza oltre il quindici percento su dieci o più lavori. E qualsiasi modifica di processo, ovvero una nuova operazione, macchina o attrezzatura, richiedeva l'aggiornamento del ciclo di lavoro all'interno dello stesso record di modifica piuttosto che come attività successiva.

Hanno esaminato prima i quaranta casi peggiori.

Dodici mesi dopo, il valore mediano tra effettivo e pianificato era del centoquattro percento, i pezzi entro il dieci percento di tolleranza erano passati da undici su quaranta a ventinove e il tasso di successo dei preventivi sulle famiglie esaminate era aumentato di circa sei punti percentuali.

Come creare un piano di processo, passo dopo passo

Inizia dal disegno o dalle specifiche del servizio e dal volume. I tempi non significano nulla senza una dimensione del lotto o un volume di pratiche dichiarato.

Elenca le operazioni in sequenza, al livello di granularità utilizzato dal tuo sistema di pianificazione. Troppo dettagliato diventa ingestibile; troppo generico non permette di vedere dove va a finire il tempo.

Assegna ogni operazione a un centro di lavoro o a un ruolo, tramite identificativo.

Stima i tempi di attrezzaggio e di esecuzione e registra la provenienza di ciascun numero. Una stima contrassegnata come tale viene riesaminata. Una stima presentata come standard no.

Aggiungi attrezzature, materiali e punti di ispezione, facendo riferimento al piano di controllo anziché duplicarlo.

Fai un riferimento incrociato alle istruzioni di lavoro per ciascuna operazione, in modo che il ciclo di lavoro indichi cosa succede e l'istruzione indichi come, aspetto coperto dal nostro modello di istruzioni di lavoro per la produzione.

Quindi testalo su un lavoro reale e confronta i dati. I primi cicli di lavoro sono sempre errati in qualche punto, e il primo lavoro è l'opportunità più economica per scoprirlo.

Come mantenere onesti i tempi pianificati rispetto a quelli effettivi

Questa è la parte che distingue un sistema di cicli di lavoro che funziona da uno che fa perdere silenziosamente denaro.

Confronta mensilmente i tempi registrati con quelli pianificati, per operazione anziché per codice articolo, perché una varianza sistematica di solito appartiene a un centro di lavoro piuttosto che a un prodotto.

Imposta una soglia di varianza e un numero di lavori, in modo da reagire a dei pattern piuttosto che a singoli lavori. Il quindici percento su dieci lavori è un ragionevole punto di partenza.

Indaga in entrambe le direzioni. I superamenti dei tempi attirano l'attenzione perché danneggiano il margine. Le riduzioni di tempo sono silenziosamente peggiori, perché ti costano lavori che non hai mai saputo di aver perso.

Collega gli aggiornamenti dei cicli di lavoro al controllo delle modifiche. Qualsiasi nuova operazione, macchina o modifica di attrezzatura aggiorna il ciclo di lavoro nello stesso record di modifica. Non come attività successiva, perché le attività successive non vengono mai fatte.

Inserisci la data di ultima verifica su ogni ciclo di lavoro e segnala l'anzianità. Un elenco di cicli di lavoro più vecchi di tre anni senza alcuna verifica è un elenco dei tuoi numeri meno affidabili.

Laddove il ciclo di lavoro cambia perché qualcuno ha migliorato il metodo, vale la pena registrare correttamente tale miglioramento, e il nostro modello di piano di miglioramento del processo copre questa transizione.

Piano di processo o piano di progetto: quale stai scrivendo?

Un piano di progetto copre un lavoro con un inizio, una fine e un deliverable. Viene scritto una volta per quel lavoro e chiuso quando il lavoro è completato.

Un piano di processo copre un lavoro che si ripete. Descrive come verrà prodotta ogni istanza e rimane attivo finché l'articolo viene prodotto o il servizio viene erogato.

La prova pratica consiste nel chiedersi se ne scriveresti un altro per l'istanza successiva. Se la risposta è sì, ti serve un piano di progetto. Se lo stesso documento serve per ogni istanza, ti serve un piano di processo.

Confonderli produce due fallimenti noti. Trattare un processo ripetitivo come un progetto significa scrivere lo stesso piano ripetutamente senza mai accumulare tempi standard. Trattare un progetto come un processo significa presumere che esista un ciclo di lavoro stabilito per un lavoro che nessuno ha mai fatto prima, ed è così che i primi articoli e i prototipi vengono preventivati in modo gravemente insufficiente.

Piano di processo, mappa di processo o documentazione di processo?

Tre documenti correlati a diversi livelli di dettaglio.

Un piano di processo è quantitativo. Operazioni, centri di lavoro, tempi, materiali. I suoi lettori si occupano di pianificazione, determinazione dei costi e programmazione.

Una mappa o flusso di processo è visiva. Sequenza e punti decisionali. Il suo lettore è qualcuno che cerca di comprendere o migliorare la struttura del lavoro, e il nostro modello di flusso di processo indica quando vale la pena disegnarne uno.

La documentazione di processo è istruttiva. Descrive come viene eseguito il lavoro in modo che qualcuno possa farlo, e il nostro modello di documentazione di processo la copre.

La maggior parte delle operazioni ha bisogno di tutti e tre e dovrebbero fare riferimento l'uno all'altro anziché ripetersi. Il ciclo di lavoro dice che l'operazione venti viene eseguita sulla macchina quattro per undici minuti. L'istruzione di lavoro spiega come eseguirla. La mappa mostra dove si colloca l'operazione venti nel flusso. Quando lo stesso contenuto compare in due di essi, questi divergono entro un anno.

Posso ottenere un modello di piano di processo in Excel o Word?

In Excel, senza ombra di dubbio. Un ciclo di lavoro è una tabella con colonne calcolate: tempo totale dell'operazione da attrezzaggio ed esecuzione, costo del lotto da tempo e tariffa, e una colonna di varianza che confronta il registrato con il pianificato. Tutto questo richiede formule, e l'analisi nell'esempio pratico sopra è una tabella pivot piuttosto che un progetto.

Crea un foglio per ogni parte o articolo con un blocco di intestazione sopra la tabella delle operazioni, oltre a un foglio di riepilogo che elenca ogni ciclo di lavoro con la data dell'ultima verifica e la varianza corrente. Quel riepilogo è ciò che trasforma una cartella di cicli di lavoro in qualcosa che chiunque può gestire.

Word è adatto solo per la procedura di contorno: come i cicli di lavoro vengono creati, approvati e rivisti nella tua organizzazione, il che rientra nei tuoi documenti aziendali piuttosto che nei cicli di lavoro stessi.

PowerPoint non ha alcun ruolo utile qui, se non quello di presentare l'analisi della varianza, e il formato PDF si adatta al ciclo di lavoro emesso inviato con il pacchetto di lavoro, esportato dalla cartella di lavoro attiva con la relativa revisione stampata.

La maggior parte delle aziende oltre una certa dimensione gestisce i cicli di lavoro all'interno di un sistema ERP o MRP piuttosto che nei fogli di calcolo, e lo stesso problema di manutenzione si applica lì con una differenza: il sistema rende i tempi più difficili da vedere e quindi più facili da ignorare.

Come mantenere allineati il piano e il metodo

Un ciclo di lavoro dice che l'operazione venti richiede undici minuti. Se ne richieda effettivamente undici dipende da come viene eseguita l'operazione, il che vive in un documento diverso che cambia con una frequenza diversa.

Quando qualcuno trova un modo più veloce, dovrebbero succedere due cose: l'istruzione di lavoro viene aggiornata in modo che tutti la usino, e il ciclo di lavoro viene aggiornato in modo che l'azienda lo usi per i preventivi. In pratica non succede nessuna delle due cose, perché aggiornare l'istruzione significa rifotografare una configurazione e riscrivere le fasi per un lavoro che l'autore sa già come fare.

L'IA di Trupeer elimina gran parte di quel costo. La persona che esegue l'operazione la registra una volta e l'output è un'istruzione scritta con i passaggi e le immagini già acquisiti, pronti per essere controllati anziché ricostruiti. L'aggiornamento del ciclo di lavoro ha così qualcosa di concreto allegato, anziché essere solo un numero modificato da qualcuno.

Registralo. Personalizzalo con il brand. Traducilo. Usa Trupeer.

Laddove uno stabilimento ha diverse lingue principali, un'unica registrazione produce l'istruzione in ciascuna di esse, che è solitamente il punto in cui i siti multilingue rinunciano. Il creatore di manuali copre documenti operativi più lunghi, il creatore di SOP copre le procedure dietro le operazioni e l'output risiede nella tua knowledge base con un branding coerente. Le istruzioni di configurazione si trovano nella guida alla configurazione del modello di documento.

Domande frequenti

Esiste un modello di piano di processo gratuito in Excel?

Excel è il formato corretto e la struttura del ciclo di lavoro descritta sopra si integra direttamente in un foglio. Non ci sono download protetti o moduli da compilare. Le due colonne che vale la pena aggiungere a qualsiasi cosa tu stia già utilizzando sono la data dell'ultima verifica e la varianza tra reale e pianificato, poiché sono quelle che impediscono ai tempi di spostarsi inosservati.

Esiste un modello di piano di processo gratuito in Word?

Word è adatto alla procedura che disciplina il modo in cui i cicli di lavoro vengono creati e rivisti, piuttosto che ai cicli di lavoro stessi. Un ciclo di lavoro in Word non può calcolare il tempo totale dell'operazione o la varianza, e diventa ingestibile una volta che si dispone di più di una manciata di codici articolo.

Esiste un modello di piano di processo gratuito in PowerPoint?

Non in modo utile per il piano stesso. Le slide sono lo strumento giusto per l'analisi della varianza quando la presenti, il che vale la pena fare, perché un grafico che mostra un terzo dei componenti in ritardo e un terzo con preventivo eccessivo sostiene la necessità di manutenzione meglio di qualsiasi argomentazione.

Esiste un modello di piano di processo gratuito in PDF?

Esporta il ciclo di lavoro emesso in PDF per il pacchetto di lavoro, stampato con la relativa revisione, e mantieni modificabile il file sorgente. Un ciclo di lavoro che esiste solo come PDF è un documento che nessuno può confrontare con i dati reali, che è l'intero scopo della sua manutenzione.

Qual è il miglior modello di piano di processo gratuito?

Quello con la data dell'ultima verifica e una colonna per la varianza. Ogni modello di ciclo di lavoro gratuito offre operazioni, centri di lavoro e tempi, che è la parte più semplice. Ciò che determina se il documento rimane fedele al vero è se c'è qualcosa al suo interno che spinge qualcuno a verificarlo rispetto alla realtà.

Chi dovrebbe essere il proprietario del piano di processo?

L'ingegneria manifatturiera o di processo lo crea, e qualcuno nelle operazioni o nella finanza dovrebbe essere responsabile dell'accuratezza continua, perché le conseguenze della deriva sono commerciali piuttosto che tecniche. I cicli di lavoro di proprietà esclusiva dell'ingegneria vengono creati bene ma manutenuti raramente, poiché nessuno nell'ingegneria risente dell'impatto sul margine.

Ogni quanto tempo deve essere rivisto un piano di processo?

Su eventi trigger e su base ciclica. I trigger sono qualsiasi nuova operazione, macchina, attrezzatura o modifica del design, gestiti nello stesso record di modifica. Il ciclo rolling dovrebbe essere guidato dal report sulla varianza piuttosto che da un calendario, lavorando su tutto ciò che si trova maggiormente fuori tolleranza. Qualsiasi elemento non verificato da tre anni merita comunque un controllo.

Cos'è la pianificazione del processo nella produzione?

La disciplina ingegneristica che consiste nel decidere come verrà effettivamente realizzato un componente progettato: quali operazioni, in quale sequenza, su quali macchine, con quali attrezzature e in quali tempi. L'output è il piano di processo o ciclo di lavoro. Si colloca tra la progettazione e la produzione ed è il punto in cui producibilità, costi e tempi di consegna vengono effettivamente determinati, molto prima che venga programmato qualsiasi lavoro.