Un flusso di processo chiaro trasforma un flusso di lavoro complesso in qualcosa che chiunque può comprendere a colpo d'occhio. Con Trupeer, puoi risparmiare ore nella mappatura dei flussi di lavoro partendo da un modello di flusso di processo gratuito, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e trasformando i flussi di processo in procedure dettagliate video che danno vita a ogni passaggio.

Che cos'è un modello di flusso di processo e a cosa serve?

Un flusso di processo, o diagramma di flusso, è un diagramma che mostra la sequenza dei passaggi di un processo, con punti decisionali in cui il percorso si biforca e frecce che mostrano dove va ciascun percorso.

Un modello di flusso di processo è una versione predefinita: le forme, le convenzioni di layout e spesso un esempio pratico, in modo da poter regolare qualcosa anziché iniziare da una tela vuota.

Sono davvero utili per due compiti. Prendere una decisione, in cui disegnare lo stato attuale consente a un gruppo di vedere i passaggi di consegna, i cicli e le approvazioni che nessuno aveva calcolato. E mostrare le diramazioni, dove l'azione successiva del lettore dipende da ciò che trova, e il testo non può esprimerlo senza diventare illeggibile.

Per tutto il resto, e si tratta della maggior parte delle cose, un diagramma di flusso è un elenco numerato che qualcuno ha reso più difficile da aggiornare. Questa affermazione è la sostanza di questa pagina ed è l'opposto di ciò che ti dirà una pagina di risultati di ricerca piena di gallerie di modelli.

Quando vale la pena disegnare un diagramma di flusso

Tre situazioni lo giustificano.

Stai cercando di vedere qualcosa. Disegnare lo stato attuale di un processo, con tutte le persone coinvolte presenti nella stanza, fa emergere in modo affidabile cose che nessuno sapeva: l'approvazione che avviene due volte, il passaggio di consegna che attraversa i dipartimenti quattro volte, il ciclo che rimanda un terzo dei casi all'inizio. Questo è l'uso di maggior valore di un diagramma di flusso e non ha nulla a che fare con la conservazione del diagramma in seguito.

Il lettore deve scegliere. Risoluzione dei problemi, triage, controlli di idoneità, instradamento dell'escalation. Laddove l'azione successiva dipende realmente da ciò che la persona trova, un diagramma o una tabella decisionale batte un elenco numerato, perché un elenco numerato implica una sequenza che non esiste.

Il processo attraversa diversi ruoli e i passaggi di consegna sono il punto cruciale. A questo servono le swimlane (corsie), ed è un caso più ristretto di quanto suggerisca la popolarità dei modelli di swimlane.

Se nessuna delle tre situazioni è applicabile, stai disegnando l'immagine di un elenco. L'elenco sarà più veloce da scrivere, più facile da leggere su un telefono, ricercabile e aggiornabile da chiunque. Il nostro modello di documentazione dei processi copre questa tipologia.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passaggio 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dalla navigazione principale.

Passaggio 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passaggio 3: Espandi la vista del modello

Se necessario, espandi la vista del modello per vedere chiaramente l'intero layout e i dettagli.

Passaggio 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor, puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passaggio 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Passaggio 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando vuoi vedere come appare il tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di flusso di processo puoi:

• Risparmiare ore sulla mappatura: Evita la pagina bianca grazie a una struttura pronta per qualsiasi flusso di lavoro.

• Visualizzare il lavoro complesso: I flussi di processo rendono visibili i punti decisionali, i passaggi di consegna e i colli di bottiglia.

• Rimanere in linea con il brand: Applica il tuo logo, i tuoi colori e i tuoi font utilizzando il brand kit di Trupeer.

• Migliorare i processi: Mappare un processo è il primo passo per migliorarlo: il modello rende evidenti le inefficienze.

• Formare i team più velocemente: Associa i flussi di processo a video tutorial per inserire rapidamente i nuovi assunti.

• Raggiungere team globali: Traduci i flussi di processo in oltre 65 lingue con un solo clic.

Conta i punti decisionali prima di disegnare

La versione più rapida del test richiede due minuti.

Scrivi il processo sotto forma di elenco numerato. Quindi conta i punti in cui qualcuno deve decidere qualcosa che cambia ciò che accade dopo. Non i passaggi che potrebbero fallire, e nemmeno le approvazioni che vengono sempre concesse. Biforcazioni reali.

Se sono meno di tre, l'elenco è il tuo documento. Disegna un diagramma solo se lo usi per una conversazione, e accetta che la sua vita finisca quando finisce la conversazione.

Tre o più, e un diagramma si guadagna il suo spazio, perché la versione di testo richiederebbe ora riferimenti incrociati che i lettori non riescono a tenere a mente.

Il motivo per cui questo è importante è la manutenzione, a cui nessuno pensa mentre disegna. Il testo viene modificato da chiunque in pochi secondi. Un diagramma richiede lo strumento in cui è stato disegnato, una licenza per tale strumento, il file sorgente anziché un'immagine esportata e spesso una riorganizzazione del layout perché l'inserimento di una casella sposta tutto il resto fuori allineamento. Questa asimmetria è il motivo per cui i diagrammi di flusso diventano obsoleti più rapidamente di qualsiasi altro tipo di documentazione.

Perché la maggior parte dei flussi di processo dovrebbe essere buttata via

La riformulazione più utile disponibile in questo caso è che un diagramma di flusso è solitamente uno strumento di pensiero, non un documento.

Disegnato su una parete o su una lavagna con le persone che svolgono il lavoro, fa qualcosa che nessun testo può fare: rende visibile all'istante la forma del processo, e la forma è dove si trova lo spreco. Quel lavoro si esaurisce in poche ore.

L'errore è ciò che accade dopo. Il diagramma viene ripulito in uno strumento di disegno, esportato, archiviato e trattato come documentazione. Da quel momento è un problema, perché divergerà dalla realtà senza che nessuno se ne accorga, e appare autorevole in un modo in cui uno schizzo approssimativo non è.

Un'abitudine migliore: fotografa la parete, registra le decisioni che ha prodotto in un testo e lascia andare il diagramma. Ridisegnalo la prossima volta che avrai bisogno di vedere il processo, il che richiederà un'ora e ti mostrerà la versione corrente anziché quella di due anni fa.

Conserva come diagramma manutenuto solo i flussi che superano il test di diramazione e che hanno un proprietario designato che possiede lo strumento e il tempo. Nella maggior parte delle organizzazioni si tratta di un numero esiguo.

Modello di flusso di processo gratuito: la struttura da copiare

Copia da qui. Un flusso di processo utilizzabile è un diagramma più una piccola quantità di testo, e il testo è la parte che i modelli omettono.

Titolo. Il processo, denominato come risultato.

Proprietario e data dell'ultima verifica. Un ruolo e una data, ovvero quando qualcuno ha confermato l'ultima volta che il flusso corrisponde alla realtà. I diagrammi ne hanno bisogno più del testo, proprio perché sono più difficili da aggiornare.

Inizio e fine. Cosa avvia il processo e quale condizione ne determina la fine. Scritto sopra il diagramma, non solo disegnato come un ovale.

Fuori ambito. Ciò che si trova immediatamente ai due lati e che questo flusso non copre. È da qui che nascono i diagrammi duplicati.

Il diagramma. Utilizzando forme standard, disposte da sinistra a destra o dall'alto in basso, con un punto di ingresso e uscite chiaramente etichettate.

Etichette delle decisioni. Ogni ramo deve essere etichettato con la condizione, non solo con sì e no. "Limite di credito superato" batte "no".

Cosa non c'è nel diagramma. Le eccezioni e i casi limite che lo renderebbero illeggibile, elencati sotto in formato testo con un puntatore dal passaggio pertinente.

Posizione del file sorgente. Dove risiede la versione modificabile e quale strumento la apre. I diagrammi senza questo elemento diventano artefatti di sola lettura nel giro di un anno.

Copia fino a qui.

Forme chiave del diagramma di flusso e significato di ciascuna

Due convenzioni contano più delle forme stesse. Ogni rombo ha bisogno che le sue uscite siano etichettate con delle condizioni anziché con semplici sì e no, perché il lettore arriva al rombo avendo bisogno di sapere cosa sta testando. E ogni freccia dovrebbe portare da qualche parte; un percorso che lascia il diagramma è un'eccezione che appartiene al testo sottostante, o un passaggio mancante.

La coerenza batte la correttezza in questo caso. Un team che usa rettangoli per tutto ma etichetta chiaramente produrrà diagrammi più utilizzabili rispetto a uno che discute sui parallelogrammi.

Quando le swimlane si guadagnano il loro spazio e quando no

Un diagramma a corsie (swimlane) divide il flusso in righe o colonne, una per ruolo, in modo che ogni passaggio si trovi nella corsia di chi lo esegue.

Si guadagnano il loro spazio quando i passaggi di consegna sono l'oggetto dell'analisi. Se la domanda a cui stai cercando di rispondere è chi fa cosa, o dove si blocca questo processo, o quante volte passa da un team all'altro, una swimlane risponde immediatamente e nient'altro lo fa.

Non si guadagnano il loro spazio quando un solo ruolo fa quasi tutto, il che produce un diagramma con una corsia affollata e diverse vuote, o quando il processo è lineare, dove le corsie aggiungono larghezza senza aggiungere informazioni.

Il costo pratico è il layout. Le swimlane sono il tipo di diagramma più difficile da modificare, perché l'inserimento di un passaggio sposta tutto in ogni corsia. Questo onere di manutenzione è il motivo principale per cui i programmi di mappatura dei processi producono centinaia di swimlane che nessuno aggiorna mai.

Se stai mappando per trovare problemi di passaggio di consegna, disegna le swimlane, correggi i passaggi di consegna e conserva le correzioni anziché i diagrammi.

Il programma di trasformazione con 340 diagrammi non manutenuti

Storrington Group, un'azienda di servizi di circa millecento persone, ha avviato un programma di trasformazione che includeva la mappatura del funzionamento dell'organizzazione.

In cinque mesi, una società di consulenza ha mappato centododici processi come diagrammi swimlane, producendo circa trecentoquaranta disegni una volta conteggiati i vari livelli. Le tariffe più il tempo interno sono ammontati a circa duecentottantamila sterline.

Diciotto mesi dopo, qualcuno ha chiesto quanti fossero ancora accurati.

È stato controllato un campione di trenta. Quattro corrispondevano ancora alla realtà. Diciannove contenevano almeno un passaggio che non esisteva più. Sette descrivevano sistemi che nel frattempo erano stati sostituiti.

Nessuno era stato aggiornato. I motivi erano del tutto pratici. Solo tre persone nell'ufficio del programma avevano le licenze per lo strumento in cui erano stati disegnati i diagrammi. I file sorgente si trovavano in una cartella che nessuno al di fuori di quel team riusciva a trovare. E aggiornare una swimlane significava riorganizzare l'intero diagramma, il che richiedeva un pomeriggio per una modifica che richiedeva un minuto per essere descritta a parole.

La scoperta più scomoda è arrivata dal conteggio dei punti decisionali. Dei centododici processi mappati, settantuno avevano meno di tre diramazioni reali. Erano lineari. Erano stati disegnati come swimlane perché il modello del programma stabiliva che i processi venissero mappati come swimlane.

Dei quarantuno che presentavano diramazioni reali, sei erano stati utilizzati durante il programma per prendere decisioni reali, rimuovendo approvazioni duplicate e consolidando due passaggi di consegna. Quei sei avevano già ripagato il loro costo. Forse altri quindici venivano usati per la formazione.

Il ripristino è stato semplice. I quarantuno processi con diramazioni sono stati conservati come diagrammi manutenuti, spostati in uno strumento a cui tutti avevano già accesso, ciascuno con un proprietario designato. I settantuno lineari sono stati riscritti come testo numerato nella knowledge base che le persone già utilizzavano.

La regola adottata in seguito è stata quella riportata in questa pagina: disegnalo se ci sono tre o più punti decisionali reali, o se lo stai disegnando per avere una conversazione, nel qual caso non ha bisogno di manutenzione.

Dodici mesi dopo, trentaquattro dei quarantuno diagrammi manutenuti erano stati aggiornati almeno una volta. Una nuova verifica su trenta documenti ne ha trovati ventisei accurati anziché quattro.

Come creare un flusso di processo, passo dopo passo

Scrivi prima il processo come un elenco numerato, anche se sei sicuro di volere un diagramma. Richiede dieci minuti e produce il conteggio delle decisioni.

Se il conteggio giustifica un diagramma, concorda l'inizio e la fine prima di disegnare qualsiasi cosa, perché il disaccordo sull'ambito è ciò che fa durare a lungo le sessioni di mappatura.

Disegna lo stato attuale con le persone che svolgono il lavoro, su una parete o su una tela condivisa, in modo approssimativo. Non metterlo in ordine mentre disegni.

Etichetta ogni uscita decisionale con una condizione.

Nota le eccezioni in formato testo accanto al diagramma anziché aggiungere caselle per esse, perché le eccezioni sono ciò che trasforma un flusso leggibile in uno illeggibile.

Ripercorri il flusso con qualcuno che esegue il processo e fai attenzione alla frase "beh, a volte". Ognuno di questi casi è un ramo mancante o un'eccezione per il testo.

Quindi decidi, esplicitamente, se questo diagramma deve essere conservato o buttato via. Entrambe le scelte sono legittime. Non decidere è ciò che produce una cartella di disegni obsoleti.

Tipi di flussi di processo e modelli di diagrammi di flusso

Diagramma di flusso di base. Passaggi sequenziali con poche decisioni. La scelta predefinita e solitamente corretta.

Swimlane o interfunzionale. Passaggi assegnati per ruolo. Per problemi di passaggio di consegna, come sopra.

Albero decisionale. Ricco di diramazioni, poca sequenza. Spesso espresso meglio come tabella decisionale, che è più facile da gestire e altrettanto leggibile. Il nostro modello di supporto al lavoro spiega quando una tabella batte un diagramma.

Diagramma di flusso dei dati. Mostra le informazioni che si spostano tra archivi e processi anziché le attività in sequenza. Una notazione diversa per una domanda diversa.

Mappa del flusso di valore (Value stream map). Aggiunge dati su tempo, inventario e valore aggiunto al flusso. Uno strumento lean per trovare gli sprechi piuttosto che un formato di documentazione.

Flusso di sistema o di architettura. Componenti e interfacce anziché passaggi umani, appartenenti alla tua documentazione IT.

Stato attuale rispetto allo stato futuro. Due diagrammi affiancati. Davvero utili per le decisioni di cambiamento e raramente degni di essere manutenuti in seguito, poiché lo stato futuro diventa lo stato attuale o viene abbandonato.

Posso ottenere un modello di diagramma di flusso in Word, PowerPoint o Excel?

PowerPoint è il più pratico dei tre per un diagramma che la maggior parte delle persone dovrà modificare. Quasi tutti lo possiedono, le forme e i connettori si comportano in modo ragionevole e i connettori rimangono attaccati quando si spostano le caselle.

Word può produrre un diagramma di flusso ma diventa problematico oltre la dozzina di caselle, perché l'area di disegno contrasta con il flusso del testo. È una buona scelta quando il diagramma è piccolo e fa parte di un documento più grande.

Excel è lo strumento sbagliato per il diagramma e lo strumento giusto per due cose correlate: il registro dei processi che elenca ogni flusso con il proprietario, la data dell'ultima verifica e il conteggio dei punti decisionali, e qualsiasi tabella decisionale estratta da un diagramma ricco di diramazioni.

PDF per la versione rilasciata. La cosa importante è che il file sorgente rimanga accessibile e sia nominato nel documento, perché un diagramma di flusso in PDF senza originale modificabile è un diagramma che non verrà mai aggiornato.

Qualunque cosa tu scelga, seleziona uno strumento che chiunque debba aggiornare il diagramma possieda già. L'esempio di Storrington sopra citato è fallito a causa delle licenze più che per lo sforzo.

ChatGPT o gli strumenti di IA possono creare un diagramma di flusso?

Possono produrre una prima bozza, ed è un punto di partenza davvero utile. Descrivi un processo in un linguaggio semplice e la maggior parte dei modelli attuali restituirà un diagramma in una notazione di testo come Mermaid o una descrizione strutturata che puoi incollare in uno strumento di diagrammazione.

Vale la pena conoscere due limiti. Il modello sta disegnando il processo che hai descritto, non il processo che hai effettivamente, quindi riprodurrà il tuo percorso ideale e le eventuali lacune nella tua comprensione. E non ha modo di sapere quali rami siano reali, quindi tende a produrre decisioni simmetriche e pulite dove la realtà presenta tre esiti disuguali.

L'uso pratico è quello di ottenere un diagramma approssimativo in due minuti in modo che una conversazione con le persone che svolgono il lavoro possa iniziare da qualcosa di concreto. Tratta l'output come uno spunto per quella conversazione piuttosto che come una mappa definitiva.

Cosa conservare come testo invece di un diagramma

Le parti di un processo che appartengono coerentemente alle parole piuttosto che alle caselle.

Eccezioni e casi limite, che sono il modo più rapido per rendere un diagramma illeggibile.

Regole decisionali con qualsiasi complessità, ovvero qualsiasi cosa con soglie, valori o condizioni multiple. Un rombo con la scritta "controllo del credito" nasconde una regola che richiede tre righe di testo.

Qualsiasi cosa richieda giudizio piuttosto che un test, poiché un diagramma implica una risposta determinata.

Dettagli a livello di campo, nomi di sistema e le specifiche di cosa viene inserito dove. Questi elementi appartengono alla procedura su cui poggia il diagramma.

E il motivo per cui il processo esiste, che appartiene a una policy piuttosto che a uno dei due.

Un buon abbinamento è un diagramma di una pagina che mostra la forma e i rami, con la procedura sottostante che riporta i dettagli. Il nostro modello SOP copre questo livello inferiore.

Come documentare il processo che il diagramma di flusso non può coprire

Vale la pena dirlo chiaramente: Trupeer AI non disegna diagrammi di flusso. Registra ciò che qualcuno fa sullo schermo e lo trasforma in una guida scritta e in un video. Per il diagramma vero e proprio serve uno strumento di diagrammazione, e ne esistono diversi ottimi e gratuiti.

Laddove invece aiuta, è per quella metà del lavoro che un diagramma di flusso non può supportare. Una volta che il diagramma mostra la forma e i rami, qualcuno deve ancora descrivere cosa succede effettivamente all'interno di ogni casella, e quella descrizione è ciò di cui le persone hanno bisogno nel momento in cui svolgono il lavoro, piuttosto che quando revisionano il processo.

Registrare l'attività una volta produce quel dettaglio scritto con i passaggi e le schermate già catturati, il che è notevolmente più veloce rispetto a scriverlo ed è molto più probabile che sia accurato. Gestisce bene anche le eccezioni, poiché l'approccio pratico consiste nel registrarle man mano che si verificano anziché cercare di ricordarle in seguito.

Registralo. Rendilo coerente con il brand. Traducilo. Usa Trupeer.

L'output risiede nella tua knowledge base con un branding coerente accanto al diagramma, e il creatore di SOP copre le procedure che necessitano di controllo. Le istruzioni di configurazione si trovano nella guida alla configurazione del modello di documento.

Domande frequenti

Esiste un modello di flusso di processo gratuito in PowerPoint?

PowerPoint è una scelta ragionevole e la maggior parte delle persone lo possiede già. Crea una diapositiva con le tue forme standard e gli stili dei connettori e salvala come modello aziendale. Il vantaggio rispetto a uno strumento dedicato è puramente pratico: chiunque debba aggiornare il diagramma può aprirlo senza richiedere una licenza.

Esiste un modello di diagramma di flusso per Word?

Word gestisce piccoli diagrammi di flusso all'interno di un documento più grande, utilizzando l'area di disegno in modo che le forme rimangano raggruppate. Oltre la dozzina di caselle diventa frustrante ed è meglio creare il diagramma altrove e inserirlo come immagine, annotando la posizione del file sorgente nel documento in modo che qualcuno possa aggiornarlo in seguito.

Esiste un modello di diagramma di flusso di processo in Excel?

Excel può disegnarne uno, ma raramente dovrebbe farlo. Il suo ruolo utile in questo caso è il registro: ogni flusso di processo con proprietario, data dell'ultima verifica, conteggio dei punti decisionali e posizione del file sorgente. Quel registro è ciò che impedisce a una libreria di diagrammi di diventare silenziosamente obsoleta, che è il fallimento descritto nell'esempio pratico precedente.

Esiste un modello di flusso di processo gratuito in PDF?

Esporta in PDF per la circolazione e per qualsiasi cosa vada in un audit o in un pacchetto informativo. Indica sempre il file sorgente e la sua posizione sul diagramma stesso, perché un diagramma di flusso in PDF senza originale raggiungibile è un documento che nessuno può aggiornare.

Quante caselle dovrebbe avere un diagramma di flusso?

Da quindici a venti su una pagina è circa il limite di leggibilità. Oltre questo limite, dividi in un flusso di alto livello con sotto-flussi collegati, oppure accetta che il processo sia espresso meglio come testo con un piccolo diagramma che mostra solo i rami. I diagrammi con sessanta caselle vengono solitamente prodotti per dimostrare meticolosità piuttosto che per essere letti.

Qual è la differenza tra un flusso di processo e una mappa di processo?

In pratica, i termini sono usati in modo intercambiabile. Laddove le organizzazioni li distinguono, un flusso di processo è la sequenza dei passaggi, e una mappa di processo è più ampia, aggiungendo ruoli, sistemi, input, output e talvolta dati su tempi e volumi. Una mappa del flusso di valore va ancora oltre aggiungendo l'analisi dei tempi di attesa e del valore aggiunto.

Chi dovrebbe essere il proprietario di un diagramma di flusso di processo?

Un ruolo designato con lo strumento, l'accesso e il tempo per aggiornarlo. Si tratta di un requisito più impegnativo di quanto sembri ed è il motivo per cui la maggior parte dei diagrammi diventa obsoleta. Se non puoi nominare qualcuno che soddisfi tutti e tre i requisiti, non creare il diagramma come documento manutenuto.

Ogni quanto tempo deve essere aggiornato un flusso di processo?

In base a eventi scatenanti piuttosto che a una pianificazione temporale: quando cambia un sistema, quando un passaggio di consegna si sposta tra i team, quando appare un nuovo ramo o quando cambia il proprietario del processo. Aggiungi la data dell'ultima verifica e ricontrolla annualmente, il che per un diagramma di solito significa ripercorrerlo con qualcuno che esegue il processo piuttosto che limitarsi a leggerlo.