Il SIPOC è uno dei tool più utili nel kit di strumenti Lean e Six Sigma: definisce chiaramente l'ambito di un processo prima di iniziare una mappatura approfondita. Con Trupeer, puoi risparmiare ore sull'analisi SIPOC partendo da un modello SIPOC gratuito, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e trasformando l'analisi in riassunti video che allineano tutti gli stakeholder.

Cos'è un modello di analisi SIPOC gratuito?

Un modello di analisi SIPOC gratuito è una struttura riutilizzabile di una pagina per descrivere un processo ad alto livello: i suoi fornitori (Suppliers), i suoi input, il processo stesso in pochi passaggi, i suoi output e i suoi clienti (Customers).

Deriva dalla tradizione Six Sigma e si colloca all'inizio di un progetto di miglioramento, prima che chiunque mappi in dettaglio o raccolga dati. Il suo scopo è l'accordo piuttosto che l'analisi. Chiunque lavorerà al processo guarda un'unica pagina e scopre se si stava pensando alla stessa cosa, cosa che di solito non accade.

Il modello non è l'analisi. Disegnare cinque colonne richiede due minuti e la maggior parte dei modelli pubblicati è esattamente questo. Ciò che decide se l'esercizio ha un valore è una parte del documento che molti modelli omettono del tutto, trattata di seguito.

Il formato segue l'uso. Un layout PPT di un modello di analisi SIPOC gratuito si adatta al workshop in cui viene creato, perché viene proiettato su uno schermo davanti a un gruppo. Una versione Excel di un modello di analisi SIPOC gratuito è adatta alla versione che si conserva e si modifica in seguito. Un file Word di un modello di analisi SIPOC gratuito si adatta a un SIPOC incorporato in una carta di progetto o in un report.

Cosa significa SIPOC?

Cinque parole, lette da sinistra a destra.

Suppliers (Fornitori). Chi fornisce gli input. Team interni, fornitori esterni, i clienti stessi o sistemi.

Inputs (Input). Cosa forniscono i fornitori. Informazioni, materiali, approvazioni, dati, richieste.

Process (Processo). Il processo stesso, da cinque a sette passaggi. Non una mappa dettagliata, ma un riassunto di alto livello che un estraneo potrebbe seguire.

Outputs (Output). Cosa produce il processo. Documenti, prodotti, decisioni, servizi.

Customers (Clienti). Chi riceve gli output. Il processo successivo, un altro team o un cliente pagante effettivo.

Il nome è il motivo per cui viene compilato male, argomento di cui parleremo in due sezioni più avanti. L'ordine di lettura e l'ordine di completamento non sono la stessa cosa.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passaggio 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dalla navigazione principale.

Passaggio 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passaggio 3: Espandi la visualizzazione del modello

Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente il layout completo e i dettagli.

Passaggio 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passaggio 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Passaggio 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando vuoi vedere l'aspetto del tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare a fare regolazioni direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di analisi SIPOC puoi:

• Risparmiare ore sulla definizione dell'ambito: Evita la pagina vuota con una struttura SIPOC collaudata.

• Allineare rapidamente gli stakeholder: Le sezioni SIPOC integrate catturano ogni elemento chiave.

• Rimanere in linea con il brand: Applica il tuo logo, font e colori utilizzando il brand kit di Trupeer.

• Definire chiaramente l'ambito del processo: Il SIPOC è la base per la mappatura del processo a valle.

• Standardizzare tra i progetti: Utilizza lo stesso modello per ogni iniziativa Lean Six Sigma.

• Raggiungere team globali: Traduci le analisi SIPOC in oltre 65 lingue con un solo clic.

Le due caselle che nessuno compila

Ecco a cosa serve realmente un SIPOC, e non si tratta delle cinque colonne.

Ogni progetto di miglioramento ha bisogno di una risposta concordata a due domande prima che chiunque faccia qualsiasi altra cosa. Dove inizia questo processo e dove si ferma?

Queste due risposte determinano cosa fa parte del progetto e cosa è un problema di qualcun altro. Determinano cosa viene misurato. Determinano, interamente, se il team sta guardando la stessa cosa. E nella maggior parte delle organizzazioni, se chiedi separatamente a cinque persone di un team di progetto, otterrai tre o quattro risposte diverse.

Questa divergenza è invisibile nella normale conversazione, perché tutti usano le stesse parole. "Il processo di quotazione" sembra inequivocabile finché non scopri che la versione di una persona inizia quando un cliente invia un'e-mail e quella di un'altra inizia quando una richiesta tecnicamente completa arriva sulla sua scrivania, con diversi giorni di solleciti nel mezzo che solo una di esse vede.

Un SIPOC costringe a porre la domanda all'aperto, a condizione che il modello abbia uno spazio per inserire la risposta. Molti non ce l'hanno. Ti offrono cinque colonne e nessuna dichiarazione dei limiti, quindi il limite rimane presunto.

Inserisci due caselle nella parte superiore della pagina. Quasi nessun modello di analisi SIPOC scaricabile gratuitamente le include, motivo per cui il limite di solito rimane presunto.

Il processo inizia quando: un singolo evento scatenante, espresso in termini osservabili. Non "quando il cliente ha bisogno di un preventivo" ma "quando arriva una richiesta in qualsiasi canale".

Il processo termina quando: un singolo evento di completamento. Non "quando il cliente è soddisfatto" ma "quando il preventivo viene inviato".

Quindi esegui il test. Chiedi a ciascun membro del team separatamente, prima del workshop, di scrivere la propria risposta a entrambe le domande. Porta le risposte alla sessione. Il divario tra di esse è l'informazione più utile che l'esercizio produrrà, e richiede dieci minuti per essere raccolta.

Cosa deve contenere un modello SIPOC

Sette componenti. Due di questi sono le caselle dei limiti sopra menzionate.

La riga dei requisiti è ciò che separa un SIPOC che informa un progetto di miglioramento da uno che decora una carta di progetto. Un input elencato come "disegni del cliente" non dice nulla. Un input elencato come "disegni del cliente, in formato leggibile, con tolleranze specificate" ti dice cosa misurare e dove il processo probabilmente sta fallendo.

La riga delle controversie note è insolita e vale la pena mantenerla. I workshop producono consenso sotto la pressione del tempo, e l'elemento su cui qualcuno ha ceduto alle quattro del pomeriggio è spesso l'elemento su cui in seguito ruota il progetto.

Modello di analisi SIPOC gratuito: la struttura da copiare

Compilato con un esempio reale invece di segnaposto. Il processo è la produzione di un preventivo per il cliente in un'azienda produttrice di componenti.

Copia da qui.

Nome del processo. Preventivazione. Noto internamente come quotazione.

Il processo inizia quando: arriva una richiesta da un cliente, tramite qualsiasi canale, inclusi telefono, e-mail e modulo web.

Il processo termina quando: il preventivo viene inviato al cliente.

Proprietario. Responsabile Sales Operations. Versione 2, concordata il 14 aprile dall'intero team di progetto.

Le cinque colonne.

Requisiti rispetto agli input.

I disegni devono essere legibili, quotati e includere le tolleranze. I volumi devono indicare la quantità annuale e lo schema di fornitura. I dati sulla capacità non devono risalire a più di cinque giorni lavorativi fa.

Requisiti rispetto agli output.

Il preventivo deve essere inviato entro tre giorni lavorativi da una richiesta tecnicamente completa. Deve indicare il periodo di validità e i tempi di consegna. Il dettaglio dei costi deve essere recuperabile per dodici mesi.

Controversie note. Registrate anziché risolte.

Due membri del gruppo considerano il passaggio tre come parte del processo di vendita piuttosto che del processo di preventivazione. Registrato come disaccordo. Ai fini di questo progetto è incluso, poiché il ritardo si verifica lì.

Copia fino a qui.

Quest'ultima voce è la riga più preziosa della pagina, e il motivo è spiegato nell'esempio seguente.

Esempio di SIPOC: quattordici settimane a ottimizzare i cinque giorni sbagliati

Halverton Components, un produttore di circa quattrocentocinquanta persone, ha avviato un progetto di miglioramento del proprio processo di preventivazione. I preventivi richiedevano in media undici giorni lavorativi a fronte di un obiettivo interno di tre, e il direttore delle vendite poteva evidenziare le richieste perse.

Il team era composto da sette persone, provenienti da vendite, stime, ingegneria e pianificazione della produzione. Hanno lavorato per quattordici settimane. Hanno raccolto i dati correttamente, mappato il processo e testato due modifiche alla fase di stima.

La media è passata da undici giorni a dieci e mezzo.

Il motivo ha richiesto un altro mese per essere scoperto. Il team non si era mai accordato su dove iniziasse il processo.

I reparti stime, ingegneria e pianificazione della produzione intendevano che il processo di preventivazione iniziasse all'arrivo di una richiesta tecnicamente completa: disegni legibili, tolleranze specificate, volumi dichiarati. Questa è una definizione ragionevole ed è il punto in cui il loro lavoro diventa possibile.

Le vendite intendevano che iniziasse al primo contatto del cliente.

Tra questi due punti c'era una media di sei giorni, trascorsi a sollecitare i clienti per disegni illeggibili, specifiche prive di tolleranze e volumi che nessuno aveva dichiarato. Quattro dei sette membri del team non avevano alcuna visibilità su quel periodo, perché nel loro modello del processo questo non era ancora iniziato.

Così, quattordici settimane di sforzi sono state dedicate ai cinque giorni che tutti potevano vedere, mentre i sei giorni che contenevano il ritardo maggiore erano fuori dalla mappa di tutti.

Alla fine qualcuno ha disegnato un SIPOC e, prima della sessione, ha chiesto individualmente ai sette membri del team di scrivere dove iniziava e dove finiva il processo.

Hanno ottenuto quattro risposte diverse.

Il limite ridefinito ha stabilito l'inizio all'arrivo di una richiesta tramite qualsiasi canale e la fine all'invio del preventivo. Rimappato su questa base, il periodo di sollecito è diventato l'obiettivo ovvio. Le soluzioni non erano spettacolari: un unico punto di ricezione invece di tre e una checklist di completezza applicata al primo contatto anziché in fase di stima.

Undici giorni sono diventati quattro, in nove settimane, dopo aver ottenuto quasi nulla nelle quattordici precedenti.

Nessuno si era sbagliato sul processo. Quattro persone avevano ragione su quattro processi diversi.

Come creare un diagramma SIPOC in sette passaggi

1. Chiedi a ciascun partecipante separatamente dove inizia e finisce il processo. Prima della sessione, per iscritto. Questo è il passaggio uno per un motivo.

2. Apri il workshop con quelle risposte. Non risolverle ancora. Lascia che il gruppo veda la discrepanza, perché è quello il momento in cui l'esercizio acquista valore.

3. Concorda le due dichiarazioni dei limiti. Eventi osservabili, non intenzioni. Tutto il resto deriva da questo e nulla prima ha importanza.

4. Scrivi i passaggi del processo. Da cinque a sette, ad alto livello, nell'ordine in cui avvengono. Se te ne servono più di sette, il tuo limite è troppo ampio.

5. Lavora verso l'esterno fino a output e clienti. Trattato nella sezione successiva.

6. Poi passa a input e fornitori. Per ogni input, indica il fornitore e come si presenta un buon risultato.

7. Registra ciò su cui non siete riusciti ad accordarvi. Non minimizzare per finire in tempo.

I passaggi uno e due sono quelli in cui risiede la maggior parte del valore e sono i due più comunemente saltati, perché si svolgono prima della riunione e nessun modello li richiede.

Compilalo da destra

Le cinque colonne si leggono da sinistra a destra ed è meglio completarle da destra a sinistra: clienti, poi output, poi processo, poi input, infine fornitori.

Il motivo è che partire dai fornitori definisce un processo in base a ciò che lo alimenta attualmente, il che integra l'assetto odierno nella descrizione prima ancora che qualcuno l'abbia messo in discussione. Partire dai clienti lo definisce in base a ciò a cui serve, che è l'unico punto di riferimento stabile.

Inoltre, produce voci migliori. Un team che inizia con i clienti deve nominarli specificamente, e la vaghezza in questo punto è diagnostica. Se la colonna dei clienti riporta "l'azienda" o "stakeholder interni", nessuno ha pensato a chi serve questo processo, e un progetto di miglioramento su un processo senza un cliente identificato farà fatica a definire cosa significhi "migliore".

Lavora verso l'esterno in entrambe le direzioni partendo dai passaggi del processo e le colonne tenderanno a compilarsi da sole, perché ogni passaggio richiede ovviamente qualcosa e produce ovviamente qualcosa.

Quando utilizzare l'analisi SIPOC

All'inizio, e specificamente in tre momenti.

Definizione di un progetto di miglioramento. L'uso classico, nella fase di definizione (Define) di un progetto DMAIC, prima della mappatura o della misurazione. La sua funzione è concordare l'ambito, e un progetto che la salta solitamente riscopre la questione del limite alla sesta settimana.

Onboarding delle persone a un processo. Un SIPOC è il modo più rapido per mostrare a qualcuno la forma di un processo prima che ne veda i dettagli. Notevolmente più utile per questo scopo rispetto a una mappa dettagliata, che risulta illeggibile per un nuovo arrivato.

Prima di un passaggio di consegne tra team. Due team che descrivono lo stesso processo su una sola pagina scopriranno i loro disaccordi in un'ora anziché durante la transizione.

Quando non è il caso di preoccuparsene. Se il processo è realmente ben compreso e non contestato, un SIPOC produrrà una pagina su cui tutti sono d'accordo e nulla cambierà. Trova la sua utilità dove c'è ambiguità, e il segnale onesto è se qualcuno nella stanza rimane sorpreso da qualcosa in esso contenuto.

Varianti del modello SIPOC

Le varianti differiscono nei dettagli e nel mezzo piuttosto che nella sostanza.

SIPOC di base. Cinque colonne, da cinque a sette passaggi di processo, una pagina. Corretto per la maggior parte degli scopi.

SIPOC dettagliato o esteso. Aggiunge requisiti rispetto a input e output, e talvolta misurazioni. Vale la pena fare questo sforzo extra, perché i requisiti sono ciò che rende il diagramma azionabile.

Swimlane SIPOC. Aggiunge chi esegue ogni passaggio, in orizzontale o in verticale. Utile quando un processo attraversa diverse funzioni, che è dove risiedono i disaccordi sui limiti, quindi questa variante si abbina naturalmente a un processo contestato.

Slide SIPOC. Lo stesso contenuto impaginato per una presentazione, che è ciò che la maggior parte delle ricerche di un modello SIPOC PPT da scaricare gratis cerca. Producilo dalla versione di lavoro anziché gestirlo separatamente, e tieni presente che un file di modello di analisi SIPOC gratuito PowerPoint e uno PPT sono la stessa cosa.

Mappa SIPOC. Più simile a una mappa di processo con colonne SIPOC allegate. A questo punto solitamente è meglio utilizzare una vera mappa di processo mantenendo il SIPOC come riepilogo di una pagina.

Il miglior modello di analisi SIPOC gratuito è quindi la variante più semplice che fa emergere il disaccordo. I dettagli aggiunti prima che il limite sia concordato sono dettagli che dovrai rifare.

SIPOC, mappa di processo o mappatura del flusso di valore (Value Stream Map)?

Tre strumenti a risoluzioni diverse, spesso confusi, che sono complementari piuttosto che in competizione.

Un SIPOC è di una pagina e risponde a cosa sia questo processo, dove inizia e finisce, e a chi serve. Creato in un'ora, da un gruppo, per raggiungere un accordo.

Una mappa di processo mostra ogni passaggio, decisione e passaggio di consegne in sequenza. Creata in diversi giorni, solitamente osservando il processo sul campo, e utilizzata per trovare dove il lavoro si ferma o viene rifatto.

Una mappatura del flusso di valore aggiunge tempo e volume a una mappa di processo, distinguendo il tempo dedicato al lavoro dal tempo di attesa. Creata in diverse settimane e utilizzata dove il problema è il flusso piuttosto che un singolo passaggio.

La sequenza segue questo ordine e saltare il primo passaggio è ciò che ha prodotto il risultato di Halverton. Una mappa di processo disegnata senza un limite concordato è un'immagine dettagliata di un argomento controverso.

Cosa non può risolvere un modello di analisi SIPOC gratuito

Un limite su cui l'organizzazione è realmente in disaccordo. A volte il disaccordo su dove inizia un processo riflette un vero disaccordo su chi ne sia il proprietario. Il SIPOC fa emergere questo aspetto ma non può risolverlo, e fingere il contrario fa solo sprecare un workshop.

Un processo che nessuno sa descrivere. Se il gruppo non riesce a produrre cinque passaggi, il problema non è il modello. O il processo varia così tanto che non esiste una versione unica (il che è già di per sé una scoperta), oppure nessuno nella stanza lo esegue effettivamente.

Clienti generici. Nessun download gratuito di un modello SIPOC in Excel ti impedirà di scrivere "l'azienda" nella colonna dei clienti. Solo qualcuno nella stanza che chiede specificamente "chi" lo farà.

Consenso raggiunto per sfinimento. I workshop finiscono in tempo cedendo su alcuni punti. Registra le concessioni, perché l'elemento concesso alle quattro del pomeriggio ha l'abitudine di ripresentarsi.

Mostra il processo invece di descriverlo

Un SIPOC ti offre il processo in cinque-sette passaggi, che è esattamente la risoluzione corretta per concordare l'ambito ed esattamente la risoluzione sbagliata per migliorare qualsiasi cosa.

La domanda successiva è sempre cosa accade realmente all'interno del passaggio quattro, e la risposta è solitamente diversa da ciò che chiunque crede. Quel divario tra il processo descritto e il processo eseguito è dove i progetti di miglioramento trovano la loro materia prima, ed è costoso colmarlo intervistando le persone, perché le persone descrivono ciò che intendono fare.

L'IA di Trupeer colma questo divario direttamente. Chiedi a qualcuno di eseguire il passaggio una volta mentre registra e l'output sarà una procedura dettagliata scritta con screenshot già catturati e posizionati, insieme a un video, con il tuo brand. Ciò che ottieni è il processo così come viene eseguito, inclusa la soluzione alternativa che nessuno menziona in un workshop perché non ci fa più caso.

Registralo. Personalizzalo con il tuo brand. Traducilo. Usa Trupeer.

Seguono due cose importanti per il lavoro di miglioramento. Registrare diverse persone che eseguono lo stesso passaggio rivela immediatamente la variazione, e la variazione è spesso l'aspetto che vale la pena correggere piuttosto che il passaggio stesso. E una volta migliorato il processo, la stessa registrazione diventa la documentazione per la nuova modalità, così il miglioramento viene consolidato anziché dipendere da chi era presente nel progetto.

Il materiale risiede nella tua knowledge base e funge anche da formazione per le persone che devono lavorare con il nuovo processo. I dettagli a livello di singolo passaggio appartengono alle istruzioni di lavoro sotto il SIPOC. La coerenza tra i tuoi documenti è solo una questione di impostare il brand kit una volta, e la configurazione è trattata nella guida alla configurazione del modello di documento.

Domande frequenti

Esiste una versione PPT del modello di analisi SIPOC gratuito?

Le diapositive sono la sede naturale per il workshop stesso, perché un SIPOC viene creato da un gruppo che guarda un unico schermo. Un layout PPT di un modello di analisi SIPOC gratuito con cinque colonne e due caselle per i limiti sopra di esse è tutto ciò di cui hai bisogno.

Posiziona le caselle "il processo inizia quando" e "il processo termina quando" in alto, dove sono inevitabili. Nella maggior parte dei modelli di diapositive pubblicati non esistono, e aggiungerle è l'unica modifica che fa funzionare la sessione.

Dove posso scaricare gratuitamente un modello SIPOC in PPT?

Ne sono disponibili moltissimi e sono quasi intercambiabili, perché cinque colonne su una diapositiva non rappresentano un problema di design. Un modello SIPOC PPT da scaricare gratuitamente ti fornirà il layout in pochi secondi.

Controlla una cosa prima di usarlo in una sessione. Ha uno spazio in cui scrivere dove inizia e finisce il processo? In caso contrario, aggiungi due caselle di testo. Richiede trenta secondi e vale più di tutto il resto del modello messo insieme.

Esiste una versione PowerPoint del modello di analisi SIPOC gratuito?

Sì, e un file PowerPoint del modello di analisi SIPOC gratuito è la stessa cosa di un file PPT. Usalo per il workshop e per la versione che va inserita in una carta di progetto o in un pacchetto per il comitato guida.

Conserva la copia di lavoro altrove. Le diapositive sono difficili da modificare ripetutamente e un SIPOC viene rivisto man mano che migliora la comprensione del progetto, quindi una versione in foglio di calcolo o documento solitamente diventa il documento principale dopo la prima sessione.

Esiste una versione Excel del modello di analisi SIPOC gratuito?

Excel si adatta alla versione che si conserva. Un file Excel del modello di analisi SIPOC gratuito gestisce le cinque colonne come tali, ti consente di aggiungere requisiti per ciascun input e output ed è facile da revisionare quando i limiti cambiano.

È meno indicato nel workshop stesso, dove una diapositiva o una lavagna funzionano meglio perché le persone indicano le cose fisicamente. Costruiscilo nella stanza, trasferiscilo in seguito.

Dove posso scaricare gratuitamente un modello SIPOC in Excel?

È ampiamente disponibile e la struttura è abbastanza semplice che costruirne uno proprio richiede circa cinque minuti. Un modello SIPOC Excel da scaricare gratuitamente ti fa risparmiare quei cinque minuti e importa le ipotesi fatte dal suo autore.

Le due aggiunte che vale la pena fare a chiunque di essi sono le dichiarazioni dei limiti e una colonna per i requisiti rispetto a input e output. Nessuna delle due compare nella maggior parte dei modelli pubblicati ed entrambe sono ciò che trasforma un diagramma in qualcosa che un progetto può utilizzare.

Esiste una versione Word del modello di analisi SIPOC gratuito?

Word si adatta a un SIPOC che vive all'interno di un documento più grande, come una carta di progetto, un business case o un report di miglioramento. Un file Word di un modello di analisi SIPOC gratuito con le cinque colonne sotto forma di tabella funziona bene a questo scopo.

Mantieni la tabella su una sola pagina. Un SIPOC che si estende su una seconda pagina ha smesso di essere un riepilogo, che è il suo unico scopo.

Esiste un download gratuito del modello di analisi SIPOC che valga la pena utilizzare?

La creazione del layout richiede cinque minuti, quindi un download gratuito di un modello di analisi SIPOC fa risparmiare pochissimo e la maggior parte di essi omette del tutto le caselle dei limiti.

Se ne usi uno, giudicalo in base a una singola domanda. Ti invita a indicare dove inizia e dove finisce il processo? Tutto il resto su un modello SIPOC si riduce a cinque colonne, per le quali nessuno ha bisogno di aiuto.

Qual è il miglior modello di analisi SIPOC gratuito?

Il miglior modello di analisi SIPOC gratuito è quello che contiene le dichiarazioni dei limiti, perché è quella la parte che produce la discussione che vale la pena fare.

Se stai confrontando le opzioni, ignora lo stile. Tutti i modelli SIPOC si presentano sostanzialmente allo stesso modo e la qualità dell'output dipende da come viene gestita la sessione piuttosto che dal file. Chiedi alle persone dove inizia il processo prima della riunione e anche il modello più semplice supererà quello più rifinito.