I flussi di lavoro efficienti fanno la differenza tra i team che crescono in modo scalabile e quelli che si muovono nel caos. Con Trupeer, puoi risparmiare ore nella progettazione dei flussi di lavoro iniziando con un modello di flusso di lavoro gratuito, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e trasformando i flussi di lavoro in video dimostrativi che danno vita a ogni passaggio.

Che cos'è un modello di flusso di lavoro gratuito?

Un modello di flusso di lavoro gratuito è una struttura riutilizzabile per descrivere come il lavoro si sposta attraverso una serie di fasi, da un evento attivatore a un risultato finale.

Quasi tutte le versioni pubblicate sono diagrammi: caselle per le fasi, frecce tra di esse, a volte swimlane (corsie) per le persone coinvolte. Questi elementi sono davvero utili e ce ne sono migliaia, in ogni strumento, gratuitamente.

Il modello non è ciò che determina se l'esercizio ha un valore. Ciò che lo determina è la parte del diagramma in cui si concentrano gli sforzi, e quasi tutti li concentrano sulla parte sbagliata.

Il formato segue l'uso. Il layout PPT di un modello di flusso di lavoro gratuito è il più comune, poiché un flusso di lavoro è un diagramma e i software di presentazione li disegnano facilmente. Una versione Excel del modello di flusso di lavoro gratuito è ideale per la tabella delle fasi e i relativi tempi. Un file Word di un modello di flusso di lavoro gratuito è adatto per un flusso di lavoro integrato in un documento di procedura, mentre un PDF di un modello di flusso di lavoro gratuito è perfetto per la versione approvata da distribuire.

Quale tipo di flusso di lavoro intendi?

La parola copre tre concetti diversi e le ricerche per questo termine li confondono liberamente, quindi vale la pena decidere di cosa hai bisogno.

Un diagramma di flusso di lavoro. Una mappa visiva di come si sposta il lavoro: fasi, sequenza, punti decisionali, chi fa cosa. Disegnato con un creatore o uno strumento di progettazione di flussi di lavoro, dei quali ne esistono molti e la maggior parte sono gratuiti al livello di cui un team ha bisogno. Utilizzato per comprendere o concordare un processo, ed è l'argomento principale di questa pagina. Un diagramma di flusso di lavoro viene spesso chiamato modello di flusso di lavoro di processo e si sovrappone ampiamente a un diagramma di flusso.

Un flusso di lavoro documentato. Le stesse informazioni scritte come una procedura anziché disegnate, con responsabili, tempistiche e regole. Spesso è ciò di cui un'organizzazione ha effettivamente bisogno quando dice di volere un flusso di lavoro.

Un flusso di lavoro automatizzato. Una sequenza configurata in uno strumento che sposta il lavoro tra persone o sistemi senza che nessuno debba farlo manualmente. Questo è ciò che fornisce un creatore di flussi di lavoro, uno strumento di progettazione di flussi di lavoro o una piattaforma di automazione, e ne sono disponibili migliaia preconfigurati. Questo è un esercizio diverso e l'ultima sezione di questa pagina copre i casi in cui è utile.

L'ordine è importante. Mappare prima di automatizzare è ciò che impedisce di automatizzare un processo inefficiente, cosa che lo renderebbe solo più veloce, ma non migliore.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passaggio 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dal menu di navigazione principale.

Passaggio 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passaggio 3: Espandi la visualizzazione del modello

Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente l'intero layout e i dettagli.

Passaggio 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passaggio 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Passaggio 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando desideri vedere l'aspetto del tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di flusso di lavoro puoi:

• Risparmiare ore di progettazione: Evita la pagina bianca con una struttura pronta per qualsiasi flusso di lavoro.

• Visualizzare attività complesse: Campi integrati per attivatori, decisioni e passaggi di consegne (handoff).

• Mantenere l'identità del brand: Applica il tuo logo, font e colori utilizzando il kit del brand di Trupeer.

• Formare i team più velocemente: Associa i flussi di lavoro a video dimostrativi per l'onboarding dei nuovi assunti.

• Standardizzare tra i vari team: Usa lo stesso modello per ogni flusso di lavoro.

• Raggiungere team globali: Traduci i flussi di lavoro in oltre 65 lingue con un solo clic.

Le frecce sono il flusso di lavoro

Ecco cosa sbaglia quasi ogni mappa di flusso di lavoro.

Osserva un qualsiasi diagramma di flusso di lavoro. Le caselle saranno descritte minuziosamente: inoltra la richiesta, verifica il budget, approvazione tecnica, approvazione commerciale, emetti l'ordine di acquisto. Ogni casella rappresenta il lavoro svolto da qualcuno, e chi ha mappato il processo ha chiesto cosa succede in ciascuna di esse.

Ora guarda le frecce. Saranno semplici linee senza nulla scritto sopra.

Questo è esattamente il modo sbagliato di procedere, perché le caselle sono i punti in cui si svolge il lavoro e le frecce sono i punti in cui scorre il tempo.

Tutto ciò che si trova all'interno di una casella è sotto il controllo di una sola persona. Sa come farlo, lo fa, e richiede il tempo necessario, di solito pochi minuti. La freccia è di natura diversa. Rappresenta il lavoro che lascia le mani di qualcuno e arriva a qualcun altro, e nel frattempo rimane in una casella di posta, in una coda, in un vassoio, in uno stato del sistema o nell'ordine del giorno di una riunione settimanale.

Somma il tempo di lavoro effettivo nelle tue caselle. Poi confrontalo con il tempo totale trascorso dall'evento attivatore al risultato finale. Nella maggior parte dei processi il rapporto è sorprendente, e tutta la differenza sta nelle frecce.

Ciò ha una conseguenza pratica diretta. Migliorare il lavoro all'interno delle caselle, che è dove di solito si concentrano gli sforzi di miglioramento del processo, non può incidere sulla maggior parte del tempo totale trascorso. Solo l'attenzione ai passaggi di consegne può farlo.

Etichettare un passaggio di consegne (handoff)

Quattro cose da registrare per ogni freccia. Richiede solo pochi minuti ciascuna ed è l'intero metodo.

Da chi a chi. Ruoli specifici, non dipartimenti. Il lavoro che passa da un ruolo a un dipartimento non ha un punto di atterraggio preciso.

Come viene attivato. Cosa fa sapere alla persona successiva che c'è qualcosa per lei. Un'e-mail, una notifica di sistema, un cambio di stato, un vassoio fisico o un bel nulla, il che è più comune di quanto si pensi ed è lo scenario peggiore, perché significa che la fase successiva inizia quando qualcuno ci dà un'occhiata per caso.

Dove attende. Un luogo definito. Una casella di posta condivisa, una coda di approvazione, una cartella, l'ordine del giorno di una riunione. Se non puoi dare un nome al luogo, nessuno è responsabile di ciò che vi si trova dentro.

Quanto tempo attende in genere. Un dato reale, ricavato da statistiche o chiedendo direttamente. Questo è il numero che identifica quali sono le due frecce da sistemare.

Due schemi emergono quasi immediatamente quando si esegue questa operazione.

I passaggi di consegne in una casella di posta condivisa o in una coda senza nome sono solitamente i più lenti, perché la responsabilità di controllare è diffusa. Indicare un responsabile per la coda spesso dimezza l'attesa senza cambiare nient'altro.

E i passaggi di consegne verso un evento periodico, una riunione settimanale o un comitato quindicinale, comportano un'attesa che può arrivare a un intero ciclo, indipendentemente dalla rapidità del lavoro stesso. Un'approvazione di cinque minuti su un ordine del giorno settimanale diventa un'approvazione di cinque giorni.

Cosa deve contenere un modello di flusso di lavoro

Otto componenti. La tabella dei passaggi di consegne è l'aggiunta, ed è la parte che nessun modello pubblicato possiede.

La riga del tempo di lavoro rispetto al tempo trascorso vale la pena di essere calcolata anche se non fai nient'altro. Richiede un pomeriggio e di solito sposta la conversazione da "come facciamo a velocizzare le fasi" a "perché ci vogliono undici giorni".

Modello di flusso di lavoro gratuito: la struttura da copiare

Compilato con un esempio reale piuttosto che con segnaposto. Il flusso di lavoro è dalla richiesta di acquisto all'ordine di acquisto presso un'azienda di servizi di ingegneria.

Copia da qui.

Attivatore. Un ingegnere identifica una parte o un servizio necessario e invia una richiesta.

Risultato. Un ordine di acquisto emesso a un fornitore contrattualizzato, con notifica al richiedente.

Fasi, con tempo di lavoro.

Tempo di lavoro totale: 47 minuti.

Tabella dei passaggi di consegne. La parte che conta.

Tempo di lavoro rispetto al tempo trascorso. 47 minuti di lavoro. 11,4 giorni lavorativi trascorsi. Circa il novantanove percento del tempo totale è attesa, e l'ottantacinque percento di questo si concentra in due sole frecce.

Punti decisionali. Le richieste superiori a diecimila sterline richiedono l'approvazione del direttore, il che aggiunge una fase e un ulteriore passaggio di consegne. Le richieste per fornitori non contrattualizzati vengono indirizzate a un sotto-processo di approvvigionamento.

Eccezioni. I requisiti urgenti bypassano il flusso di lavoro tramite un'autorizzazione verbale, che rappresenta la principale fonte di spesa fuori contratto e viene tracciata separatamente. Le richieste rifiutate alla fase 3 tornano all'ingegnere senza alcuna notifica, motivo per cui alcune non vengono mai reinviate.

Copia fino a qui.

Esempio di flusso di lavoro: quarantasette minuti in undici giorni

Lensfield Group fornisce servizi ingegneristici e di gestione impianti e impiega circa settecentocinquanta persone.

Il suo flusso di lavoro per le richieste di acquisto era stato mappato due anni prima durante un esercizio di miglioramento dei processi. La mappa era ordinata: nove caselle, chiaramente etichettate, con il responsabile di ogni fase nominato. Era appesa nell'ufficio acquisti.

Il lavoro di miglioramento successivo si era concentrato sulle caselle. Il modulo di richiesta era stato semplificato. La verifica del budget era stata spostata in una visualizzazione dashboard. Le schermate di approvazione erano state razionalizzate.

Il tempo di lavoro totale in tutte le fasi ammontava a quarantasette minuti.

Il tempo medio trascorso dalla richiesta all'ordine di acquisto era di undici virgola quattro giorni lavorativi.

Nessuno aveva accostato questi due numeri, perché la mappa non prevedeva alcun campo per nessuno dei due.

Quando finalmente qualcuno ha misurato le frecce, due delle nove rappresentavano la maggior parte del tempo trascorso.

Il passaggio di consegne dalla verifica del budget all'approvazione tecnica richiedeva in media due virgola otto giorni. La richiesta arrivava via e-mail in una casella di posta condivisa dell'ingegneria senza un responsabile nominato, e veniva presa in carico quando qualcuno ci dava un'occhiata per caso.

Il passaggio di consegne dall'approvazione tecnica a quella commerciale richiedeva in media quattro virgola un giorni, perché il responsabile commerciale esaminava le richieste il martedì. Un'approvazione di cinque minuti su un ciclo settimanale diventa un'approvazione di cinque giorni, e se arrivava di mercoledì diventavano sette.

La conseguenza non era semplicemente un processo di acquisto lento, ma il fatto che gli ingegneri avevano smesso di usare il processo. I pezzi di ricambio erano necessari in cantiere e undici giorni non erano accettabili, quindi le persone ordinavano direttamente utilizzando la via dell'autorizzazione verbale urgente.

La spesa fuori contratto si aggirava intorno a un milione e duecentomila sterline all'anno, con un sovrapprezzo stimato del quattordici percento rispetto alle tariffe contrattate. Circa centosettantamila sterline, oltre alla totale mancanza di visibilità sulle spese impegnate, che era il reale motivo di lamentela del direttore finanziario.

La soluzione ha riguardato due frecce e nient'altro.

L'approvazione commerciale è stata spostata dal martedì a una fascia giornaliera di venti minuti, con autorità delegata al responsabile tecnico per importi inferiori a cinquemila sterline, il che copriva il settantuno percento delle richieste ed eliminava completamente il passaggio di consegne per queste ultime.

La casella di posta condivisa dell'ingegneria è stata sostituita con l'assegnazione diretta a un responsabile nominato, con un sostituto.

Il tempo trascorso è passato da undici virgola quattro giorni a due virgola tre.

La spesa fuori contratto nell'anno successivo è scesa a circa trecentodiecimila sterline, e il residuo era costituito per lo più da reali emergenze piuttosto che da persone che cercavano di aggirare un processo lento.

Due anni di lavoro sulle caselle avevano migliorato quarantasette minuti. Sei settimane di attenzione a due frecce hanno eliminato nove giorni.

Come mappare un flusso di lavoro in sei passaggi

1. Definisci l'attivatore e il risultato. Entrambi come eventi osservabili. Un flusso di lavoro con un punto di partenza indefinito non può essere misurato.

2. Elenca le fasi, da cinque a nove. Se ne hai venti, stai mappando diversi flussi di lavoro o includendo dettagli operativi che appartengono a un'istruzione di lavoro.

3. Assegna un ruolo per fase. Una fase di proprietà di un dipartimento è una fase di proprietà di nessuno.

4. Etichetta ogni freccia. Da chi a chi, l'attivatore, dove attende e per quanto tempo. Questo è il passaggio che tutti saltano ed è proprio qui che si trova la risposta.

5. Somma il tempo di lavoro e confrontalo con il tempo trascorso. Il divario rappresenta la tua opportunità di miglioramento e non si trova quasi mai nelle fasi.

6. Sistemare le due frecce peggiori prima di toccare qualsiasi altra cosa. Nella maggior parte dei flussi di lavoro, due passaggi di consegne rappresentano la maggior parte del ritardo.

Vale la pena insistere sul punto quattro anche quando le persone fanno resistenza, e lo faranno, perché i dati non esistono e raccoglierli sembra un'impresa colossale. Chiedere a ciascun responsabile di fase per quanto tempo le attività rimangono in genere ferme prima di essere prese in carico richiede un pomeriggio ed è sufficientemente accurato per identificare le due frecce cruciali.

Notazione: caselle, swimlane e simboli

Tre convenzioni, e la scelta conta meno di quanto suggeriscano la maggior parte delle guide.

Semplici caselle e frecce. Adeguate per la maggior parte degli scopi e le più facili da mantenere. Un modello di flusso di lavoro semplice di questo tipo è la scelta predefinita corretta e chiunque può leggerlo senza formazione.

Swimlane (corsie). Righe o colonne per ruolo, con le fasi posizionate nella corsia di chi le esegue. Davvero preziose per un motivo specifico: ogni volta che una linea attraversa il confine di una corsia, si tratta di un passaggio di consegne, quindi le swimlane rendono visivamente evidenti le frecce che contano. Se devi adottare una sola cosa dalla notazione formale, scegli questa.

Simboli formali dei diagrammi di flusso. Rombi per le decisioni, cilindri per i dati e così via. Utili dove il pubblico conosce già la convenzione, ma fonte di confusione dove non la conosce. La maggior parte delle mappe di flusso di lavoro interne non necessita di altro che caselle, frecce e rombi.

Due punti pratici. Mantieni il diagramma su una sola pagina o su un solo schermo, perché un flusso di lavoro che si estende su tre pagine non verrà letto nel suo insieme e i passaggi di consegne tra le pagine sono esattamente quelli che vanno persi. E inserisci i tempi sulle frecce nel diagramma stesso se lo strumento lo consente, poiché un diagramma che mostra un'attesa di quattro giorni accanto a un'approvazione di cinque minuti rende chiara la tesi senza che nessuno debba spiegarla.

Flusso di lavoro, mappa di processo o SOP?

Quattro documenti correlati, e le differenze decidono quale dovresti creare.

Un flusso di lavoro o modello di flusso di lavoro di processo mostra come il lavoro si sposta tra fasi e persone. Il suo valore sta nella sequenza e nei passaggi di consegne.

Una mappa di processo è sostanzialmente lo stesso elemento, solitamente disegnato in modo più dettagliato e talvolta con tempistiche, e i termini sono usati in modo intercambiabile nella maggior parte delle organizzazioni.

Un SIPOC è il riepilogo di una pagina che stabilisce dove inizia e dove finisce un processo prima che qualcuno lo mappi, e il modello di analisi SIPOC spiega perché la questione dei confini causa così tanti sforzi sprecati.

Una procedura operativa standard (SOP) descrive come viene eseguito il processo anziché come si muove il lavoro, e solitamente spazia su più ruoli. Il modello SOP se ne occupa.

Al di sotto di tutti questi, il dettaglio di come una singola persona esegue un singolo compito appartiene a un'istruzione di lavoro.

La sequenza che funziona è: SIPOC per concordare i confini, flusso di lavoro per vedere i passaggi di consegne, SOP per definire il processo, istruzioni di lavoro per le attività. Saltare i primi due e andare direttamente a una SOP produce un documento che descrive un processo che nessuno ha realmente analizzato.

Automazione del flusso di lavoro

Le ricerche correlate per questo termine riguardano principalmente la ricerca di strumenti, quindi vale la pena affrontarle direttamente.

Un creatore di flussi di lavoro o uno strumento di progettazione disegna il diagramma. Una piattaforma di automazione va oltre e sposta il lavoro: instradando elementi, inviando notifiche, cambiando stati, inoltrando in base a un timer. Esistono migliaia di modelli di automazione predefiniti per i processi comuni.

L'automazione si adatta straordinariamente bene al problema descritto in questa pagina, perché le frecce sono esattamente ciò che l'automazione elimina. Un passaggio di consegne che dipende dal fatto che qualcuno noti un'e-mail diventa un passaggio di consegne che non dipende da nulla.

Due avvertenze, entrambe apprese a caro prezzo da molte organizzazioni.

Mappa prima di automatizzare. La freccia più lenta di Lensfield era un ciclo di revisione settimanale, e automatizzare la notifica in quella coda avrebbe fatto risparmiare solo poche ore su quattro giorni. La soluzione è stata cambiare il ciclo, cosa che nessuna automazione avrebbe individuato.

E l'automazione non elimina una coda, elimina solo il ritardo nel notarla. Se il lavoro arriva istantaneamente in una coda che una persona elabora settimanalmente, il tempo trascorso rimane invariato e avrai solo costruito qualcosa che segnala i ritardi più velocemente.

Laddove l'automazione aiuta davvero è in un passaggio di consegne con un'attesa reale causata dalla notifica o dalla visibilità piuttosto che dalla capacità. Questi sono casi comuni e vale la pena automatizzarli una volta individuati.

Cosa non può risolvere un modello di flusso di lavoro gratuito

Frecce non etichettate. Nessun download gratuito di modelli di flusso di lavoro e nessun miglior modello di flusso di lavoro gratuito ti chiederà i dati sui passaggi di consegne, perché ogni modello pubblicato tratta la freccia come una linea anziché come un campo.

Una coda senza responsabile. I diagrammi mostrano il lavoro che arriva da qualche parte. Se poi qualcuno sia responsabile di controllarlo è una questione di gestione.

Cicli di approvazione. Una riunione di approvazione settimanale stabilisce un limite minimo al tempo trascorso che nessun esercizio di mappatura può ridurre. Modificarlo richiede che un responsabile senior accetti un ritmo diverso.

Persone che aggirano il processo. La spesa fuori contratto di Lensfield era una risposta razionale a un flusso di lavoro di undici giorni. Imporre il processo senza risolverne la durata sposta semplicemente il problema invece di risolverlo.

Mostra cosa succede realmente al passaggio di consegne

La mappatura di un flusso di lavoro si basa sul chiedere alle persone cosa fanno, e le risposte sono affidabili riguardo alle caselle e inaffidabili riguardo alle frecce.

Le persone sanno descrivere accuratamente la propria fase. Ciò che non sanno descrivere è cosa succede tra le fasi, perché non è la fase di nessuno. Chiedi come il lavoro passa dall'approvazione tecnica a quella commerciale e ti verrà risposto che viene inviato via e-mail, il che è vero ma omette il fatto che atterra in una casella di posta insieme ad altre duecento e-mail e viene esaminato solo il martedì.

L'intelligenza artificiale di Trupeer aiuta con la parte osservabile. Registrare qualcuno che lavora alla propria fase cattura ciò che fa realmente, compreso dove controlla il lavoro in entrata, cosa fa quando manca qualcosa e le scorciatoie di cui nessuno parla perché ormai non vengono più percepite come tali. Il risultato è una guida scritta con screenshot già catturati e posizionati, insieme a un video, con il tuo branding.

Registralo. Personalizzalo con il tuo brand. Traducilo. Usa Trupeer.

Ne conseguono due utilizzi. Una volta concordato un flusso di lavoro, ogni fase ha bisogno di una procedura che il responsabile possa seguire, e la registrazione la produce come sottoprodotto della mappatura piuttosto che come progetto di documentazione separato. E laddove un flusso di lavoro si estende su più sedi o lingue, la stessa registrazione fornisce a ogni sede la stessa versione di una fase, eliminando una causa comune di variazione nella durata della fase stessa.

Per le frecce in sé non c'è alternativa alla misurazione. Chiedi a ciascun responsabile di fase per quanto tempo le cose rimangono ferme prima di arrivare a loro, oppure estrai i timestamp da qualsiasi sistema gestisca il lavoro.

Il materiale viene inserito nella tua knowledge base e funge anche da formazione. La coerenza tra i tuoi documenti è solo questione di impostare il kit del brand una volta, e la configurazione è descritta nella guida alla configurazione dei modelli di documento.

Domande frequenti

Esiste una versione PPT del modello di flusso di lavoro gratuito?

Le diapositive sono la collocazione più comune per un flusso di lavoro, perché i software di presentazione disegnano facilmente caselle e frecce e il risultato è condivisibile. Un layout PPT di un modello di flusso di lavoro gratuito è una scelta predefinita ragionevole.

Aggiungi i tempi alle frecce. Un diagramma che mostra un'attesa di quattro giorni accanto a un'approvazione di cinque minuti dimostra la necessità di cambiare qualcosa senza che nessuno debba spiegarlo, e nessun modello di diapositiva pubblicato include questo campo.

Esiste una versione Excel del modello di flusso di lavoro gratuito?

Excel si adatta meglio alle tabelle dietro al diagramma che al diagramma stesso. Un file Excel di un modello di flusso di lavoro gratuito è il posto giusto per l'elenco delle fasi con i tempi di lavoro e, soprattutto, per la tabella dei passaggi di consegne con le attese tipiche.

Quella tabella dei passaggi di consegne è il punto in cui si identifica l'opportunità di miglioramento. Ordinala per attesa tipica, in modo decrescente, e le prime due righe rappresenteranno solitamente la maggior parte del tempo totale trascorso.

Esiste una versione Word del modello di flusso di lavoro gratuito?

Word è adatto per un flusso di lavoro inserito in un documento più ampio, come una procedura, un manuale di qualità o un pacchetto di inserimento. Un file Word di un modello di flusso di lavoro gratuito funziona bene a questo scopo, con il diagramma come immagine e la tabella dei passaggi di consegne come tabella.

Conserva il diagramma modificabile altrove. Un flusso di lavoro incollato in un documento come immagine non può essere aggiornato, e i flussi di lavoro cambiano più spesso dei documenti che li contengono.

Esiste un PDF del modello di flusso di lavoro gratuito?

Il PDF si adatta alla versione concordata e distribuita, in particolare quando il flusso di lavoro fa parte di un sistema di qualità o è stato approvato da diverse funzioni. Esporta un PDF del modello di flusso di lavoro gratuito una volta approvato, indicando la data e la versione.

Conserva l'origine, poiché i tempi dei passaggi di consegne dovrebbero essere ricalcolati periodicamente. Una mappa di flusso di lavoro con tempi di attesa vecchi di due anni descrive un processo che non esiste più.

Esiste un modello di flusso di lavoro semplice che valga la pena utilizzare?

Sì, e di solito la semplicità è la scelta migliore. Un modello di flusso di lavoro semplice da cinque a nove caselle con frecce etichettate servirà a quasi tutti gli scopi, e la notazione formale aggiunge una precisione di cui la maggior parte del pubblico interno non ha bisogno.

La complessità che vale la pena aggiungere non consiste in altri simboli. Sono le swimlane (corsie), perché rendono visibile ogni passaggio di consegne come una linea che attraversa un confine, che è esattamente ciò che stai cercando.

Che cos'è un modello di flusso di lavoro di processo?

Lo stesso documento sotto un nome leggermente diverso. Un modello di flusso di lavoro di processo mappa come il lavoro si sposta attraverso un processo: fasi, sequenza, decisioni e passaggi di consegne.

La distinzione che a volte viene fatta è che un flusso di lavoro copre lo spostamento del lavoro e un processo copre l'intera attività, compreso il lavoro stesso. All'atto pratico i termini sono intercambiabili ed entrambi migliorano etichettando le frecce.

Esiste un miglior modello di flusso di lavoro gratuito?

Il miglior modello di flusso di lavoro gratuito è quello che ha un campo per ciò che accade tra le fasi, e sostanzialmente nessuno lo ha.

Se stai confrontando le opzioni, la qualità del diagramma non è la variabile fondamentale. Qualsiasi strumento disegna le caselle in modo adeguato. Scegli quello che puoi aggiornare facilmente, perché una mappa di flusso di lavoro è utile solo se è aggiornata, e aggiungi tu stesso la tabella dei passaggi di consegne.

Un creatore o strumento di progettazione di flussi di lavoro è la stessa cosa di un modello?

No. Un creatore o strumento di progettazione di flussi di lavoro è il software con cui si disegna. Un modello è un layout di partenza con cui si disegna. La maggior parte degli strumenti viene fornita con entrambi, motivo per cui le ricerche dell'uno restituiscono l'altro.

La scelta dello strumento conta meno di quanto si pensi, poiché ognuno di essi disegna caselle e frecce in modo adeguato. Scegli quello che il tuo team possiede già, perché una mappa di flusso di lavoro è utile solo se è aggiornata e l'aggiornamento dipende dalla facilità d'uso.

Esiste un download gratuito di modelli di flusso di lavoro, o il flusso di lavoro è gratuito da qualche parte?

Entrambe le cose, in gran numero. Ogni principale sito di modelli, strumento di diagrammi e piattaforma di presentazione offre il download gratuito di modelli di flusso di lavoro, e diversi strumenti sono gratuiti al livello di cui la maggior parte dei team ha bisogno.

Ecco perché il download non è il fattore limitante. Creare il layout richiede dieci minuti con qualsiasi strumento. Ciò che nessuna versione gratuita fornisce sono i dati sui passaggi di consegne, ed è proprio lì che risiede l'intera differenza tra un diagramma e un documento in grado di cambiare concretamente le cose.

Qual è la differenza tra un diagramma di flusso di lavoro e l'automazione del flusso di lavoro?

Un diagramma descrive come si sposta il lavoro. L'automazione lo fa muovere senza che nessuno debba farlo manualmente, instradando elementi, inviando notifiche e modificando gli stati.

Disegna prima il diagramma. L'automazione elimina il ritardo nel rendersi conto che il lavoro è arrivato, il che rappresenta davvero la maggior parte del problema in molti flussi di lavoro, ma non fa nulla per una coda elaborata settimanalmente o per una fase priva di capacità. Capire quale di queste situazioni ti trovi di fronte è lo scopo dell'esercizio di mappatura.