Un piano di progetto è il documento principale che trasforma un'idea in realtà: racchiude tutto, dall'ambito alla pianificazione, dal budget ai rischi. Con Trupeer, puoi risparmiare ore di pianificazione partendo da un modello di piano di progetto gratuito, personalizzandolo con la tua identità di marca e trasformando il piano in una presentazione video che allinea rapidamente gli stakeholder.

Cos'è un modello di piano di progetto e cosa non è?

Un piano di progetto stabilisce cosa verrà consegnato, in quale sequenza, da chi, entro quando e da cosa dipende. Viene scritto una volta all'inizio, concordato e poi utilizzato come elemento di confronto con la realtà.

Uno strumento di tracciamento (tracker) registra lo stato attuale delle cose. Cambia ogni settimana, riflette la situazione più recente e il suo compito è mostrare lo stato di avanzamento piuttosto che registrare le intenzioni iniziali.

Se cerchi un modello di piano di progetto, la maggior parte di ciò che troverai è in realtà uno strumento di tracciamento. Questa non è una critica ai modelli, ma riflette ciò di cui le persone hanno effettivamente bisogno: la maggior parte delle ricerche correlate per questo termine menziona esplicitamente Excel, Google Fogli o un tracker.

Il problema è che i due elementi vengono spesso uniti in un unico foglio di calcolo, e questa combinazione distrugge l'unico scopo per cui esiste un piano. Una volta modificata una data sul momento, l'impegno originale svanisce e la domanda "siamo in ritardo?" diventa priva di risposta.

La maggior parte delle persone che cercano un piano ha bisogno di un tracker

È bene essere chiari su questo punto, perché determina ciò che dovresti effettivamente creare.

Se la tua domanda è cosa deve accadere, in quale ordine e cosa dipende da cosa, allora hai bisogno di un piano. Si scrive una volta sola, viene discusso e coinvolge sequenze e dipendenze. Il nostro modello di piano di progetto IT ti spiega come costruirne uno affrontando i vincoli esterni che la maggior parte dei modelli ignora.

Se la tua domanda è qual è lo stato di ciascun elemento e cosa è in ritardo, hai bisogno di un tracker. Viene aggiornato settimanalmente e dovrebbe essere molto più breve rispetto al piano.

La maggior parte dei team ha bisogno di entrambi, e la maggior parte dei team crea un unico foglio di calcolo chiamandolo "il piano". Quel foglio contiene attività, responsabile, data di inizio, data di fine e percentuale di completamento, e viene modificato continuamente. È un tracker senza memoria storica.

Il resto di questa pagina spiega come tenere separate le due cose all'interno dello stesso file, che rappresenta la risposta pratica ideale per quasi tutti.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passo 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dal menu di navigazione principale.

Passo 2: Seleziona e apri un modello

Clicca su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passo 3: Espandi la visualizzazione del modello

Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente l'intero layout e tutti i dettagli.

Passo 4: Modifica il modello

Clicca su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passo 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, clicca su Salva per archiviare il modello aggiornato come tuo.

Passo 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando vuoi vedere l'aspetto del tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di piano di progetto puoi:

• Risparmiare ore di pianificazione: Evita la pagina bianca grazie a una struttura di piano di progetto completa.

• Coprire ogni aspetto: Sezioni integrate per ambito, tempistiche, budget, rischi e comunicazioni.

• Rimanere in linea con il brand: Applica il tuo logo, i tuoi font e i tuoi colori usando il brand kit di Trupeer.

• Allineare gli stakeholder: Converti piani complessi in sintesi video che chiunque può guardare in 5 minuti.

• Standardizzare i progetti: Utilizza lo stesso modello di piano per ogni iniziativa.

• Raggiungere team globali: Traduci i piani di progetto in oltre 65 lingue con un solo clic.

Un piano di progetto senza baseline è solo un tracker

Ecco l'intera tesi in una riga: se le date nel tuo piano si trovano nelle stesse celle che aggiorni ogni settimana, non hai un piano.

La baseline è l'insieme delle date concordate e bloccate. Non viene mai modificata. Quando una data si sposta, cambiano le previsioni (forecast), ma la baseline rimane intatta.

Questa singola disciplina ti offre tre vantaggi che altrimenti non potresti avere.

Sapere se sei in ritardo, e di quanto. Non una sensazione, ma un numero preciso, per attività e in totale.

Capire da dove ha avuto origine il ritardo. La maggior parte dei ritardi in un progetto risale a un piccolo numero di cause principali, e tutto ciò che viene dopo ne risente. Senza una baseline, tutto ciò che vedrai è che molte attività si sono spostate, senza capire che quaranta di esse si sono spostate perché una singola decisione ha richiesto nove settimane.

Capire se le tue stime sono valide. Il confronto tra la baseline e i dati effettivi su diversi progetti è l'unico ciclo di feedback che un'organizzazione ha per capire se pianifica in modo realistico. I team che modificano i dati sul momento non lo scopriranno mai.

Ridefinire la baseline (re-baselining) è legittimo, sia chiaro, ma dovrebbe essere una decisione formale con una data e una motivazione precisa, e non l'effetto collaterale dell'aggiornamento di un foglio di calcolo. Conserva sempre anche la baseline originale.

Come tenere separate la baseline e le previsioni

Due set di colonne di date nella stessa riga e una sola regola.

La colonna della causa è quella che le persone spesso tralasciano, ma è proprio quella che trasforma un report sugli scostamenti in uno strumento d'azione. Senza di essa saprai solo che quaranta attività si sono spostate. Con essa saprai che trenta di esse si sono spostate a causa della stessa decisione a monte, il che porta a una conversazione completamente diversa.

Proteggi le colonne della baseline in modo che non possano essere modificate accidentalmente. In un foglio di calcolo questo significa bloccarle; nei software di gestione progetti solitamente significa utilizzare una funzione di baseline esplicita che le persone spesso non sanno nemmeno esistere.

Perché il tracker ha bisogno di meno righe rispetto al piano

Il secondo errore comune riguarda il volume di dati, ed è ciò che spinge ad abbandonare il tracker anziché a compilarlo correttamente.

Un piano contiene ragionevolmente ogni singola attività. Un tracker ha bisogno solo delle righe i cui ritardi hanno un impatto reale, ovvero il percorso critico e ogni dipendenza da soggetti esterni al progetto.

Trecento righe aggiornate settimanalmente da una sola persona richiedono novanta minuti e finiscono per essere abbandonate intorno al quarto mese. Quaranta righe richiedono venti minuti e sopravvivono nel tempo.

Le attività escluse dal tracker non sono prive di gestione. Sono gestite dal responsabile di quel flusso di lavoro nella propria lista personale, ed emergono nel tracker solo se minacciano un elemento prioritario.

Il test per decidere se una riga appartiene al tracker è il seguente: se questa attività slitta di due settimane, la data di fine del progetto si sposta o bisogna avvisare qualcuno all'esterno? Se la risposta è no a entrambe le domande, l'attività deve rimanere nel piano e non nell'aggiornamento settimanale.

Modello di piano di progetto gratuito: le colonne da copiare

Copia da qui. Un foglio per il piano e il tracker combinati, più un secondo foglio per la parte descrittiva.

Foglio uno, attività. ID attività. Nome attività (partendo da un verbo). Flusso di lavoro. Responsabile (una persona fisica). ID attività precedenti (predecessori). Inizio baseline. Fine baseline. Inizio previsto. Fine prevista. Inizio effettivo. Fine effettiva. Scostamento in giorni (calcolato). Causa dello scostamento. Stato: non avviato, in corso, completato, bloccato. Sul tracker: sì o no. Note.

Foglio due, descrizione del piano. Obiettivo e criteri di successo, con riferimento alla scheda di progetto (project brief). Ambito incluso ed escluso. Ipotesi, ciascuna numerata in modo che una causa di scostamento possa fare riferimento ad essa. Dipendenze esterne, con la parte coinvolta e la data concordata. Risorse. Rischi chiave con fattori scatenanti (trigger) piuttosto che semplici punteggi. Data della baseline e chi l'ha approvata.

Foglio tre, registro degli scostamenti (variance log). Popolato a partire dalla colonna della causa: una riga per ogni causa principale, indicando quante attività ha influenzato e quanti giorni ha aggiunto. Questo è il foglio che viene letto durante le riunioni del comitato di pilotaggio (steering committee).

Copia qui. Il registro degli scostamenti è il punto in cui si concentra il valore, ed è a costo zero poiché deriva da dati che stai già acquisendo.

Il progetto ERP che non sapeva dire se era in ritardo

Netherfield Foods, un produttore alimentare, ha implementato un nuovo sistema aziendale. Il piano era un foglio di calcolo con trecentoquaranta righe: attività, responsabile, inizio, fine e percentuale di completamento. Veniva aggiornato settimanalmente sul momento.

Dopo quattordici mesi, lo sponsor ha posto una domanda del tutto legittima: "Siamo in ritardo? E di quanto?"

Nessuno ha saputo rispondere. Il foglio di calcolo mostrava le previsioni correnti, con un lancio (go-live) previsto circa cinque mesi oltre la data iniziale, ma le date originali erano state sovrascritte circa sessanta volte e nel file non ne era rimasta traccia.

Hanno dovuto ricostruire la baseline partendo da un PDF del piano inviato via email durante il primo mese, ancora presente nella posta in arrivo dello sponsor. Ci sono voluti tre giorni.

La ricostruzione si è rivelata più utile del previsto. Il piano originale prevedeva undici mesi e la previsione corrente era salita a sedici. Delle trecentoquaranta attività, sessantuno si erano spostate di oltre quattro settimane. Quarantaquattro di quelle sessantuno erano la conseguenza di soli tre ritardi a monte: una dipendenza nella migrazione dei dati, un'integrazione con terze parti e una decisione sul piano dei conti che ha richiesto nove settimane.

Tre cause principali spiegavano circa il settantadue percento del ritardo complessivo, e niente di tutto ciò era stato visibile, perché ogni data era stata sovrascritta sul momento e il foglio di calcolo mostrava sempre e solo il presente.

C'era un secondo problema dovuto alla stessa causa. Gestire trecentoquaranta righe significava che l'aggiornamento settimanale richiedeva circa novanta minuti e veniva svolto da una sola persona. Entro il nono mese veniva fatto ogni due settimane, e la percentuale di completamento di circa centonovanta righe non era cambiata per tre mesi.

Il ritardo di cinque mesi è costato circa quattrocentottantamila sterline tra consulenti esterni e risorse interne aggiuntive. Il costo più facilmente evitabile è stato quello della decisione sul piano dei conti, rimasta senza escalation per sei settimane bloccando ventidue attività successive, semplicemente perché nulla nel tracker evidenziava tale blocco.

La fase successiva ha introdotto due cambiamenti. Le date della baseline sono state bloccate in colonne dedicate. Le date previste sono state collocate a fianco con una colonna per lo scostamento calcolato e una per la causa. Inoltre, il tracker è stato ridotto da trecentoquaranta righe a quarantasette: solo il percorso critico e le dipendenze esterne. Le restanti attività sono rimaste nel piano generale gestite dai rispettivi responsabili di flusso.

L'aggiornamento settimanale è passato da novanta minuti a circa venti. La fase successiva è stata pianificata su sette mesi ed è stata consegnata in sette mesi e tre settimane. Entrambi i ritardi verificatisi sono stati segnalati entro una settimana, poiché uno scostamento di due settimane su una riga del percorso critico emergeva automaticamente, anziché perdersi come una singola cella modificata in mezzo a trecento.

Gli elementi chiave di cui ogni piano di progetto ha bisogno

Obiettivo e criteri di successo. A cosa serve il progetto e come capirai che ha funzionato. Elementi da riprendere dalla scheda di progetto iniziale, non da inventare in questa fase.

Ambito, incluso ed escluso. L'elenco di ciò che è escluso è ciò che previene i disaccordi futuri.

Attività con responsabili. Persone fisiche ben precise, non generici team.

Sequenza e dipendenze. Quali attività dipendono da quali altre, poiché questo è l'unico modo per dare un senso a una data.

Dipendenze esterne. Tutto ciò che si affida a un soggetto esterno al progetto, con una data concordata con lui e non semplicemente ipotizzata da te.

Date di baseline. Concordate, bloccate e approvate formalmente.

Ipotesi numerate. In questo modo, quando qualcosa slitta, la causa può fare riferimento all'ipotesi specifica che è venuta meno.

Risorse. Chi è disponibile, per quanto tempo e cosa non farà nel frattempo per dedicarsi al progetto.

Rischi con fattori scatenanti (trigger). Una condizione osservabile e un'azione da intraprendere, piuttosto che un semplice punteggio di probabilità.

I due elementi più spesso assenti sono le ipotesi numerate e le date delle dipendenze esterne concordate con l'altra parte. Entrambi richiedono pochissimo sforzo in fase di pianificazione e sono fondamentali per l'analisi degli scostamenti sei mesi dopo.

Come pianificare un progetto dall'inizio alla fine

Parti dal brief di progetto, non da una lista di attività. Se non riesci a definire chiaramente il problema e i criteri di successo, il piano si ridurrà a un semplice elenco di cose da fare.

Elenca i deliverable (i risultati tangibili) prima delle singole attività. Le attività derivate dai deliverable sono complete; quelle frutto di un brainstorming diretto tendono a tralasciare intere aree di lavoro.

Mettile in sequenza e individua le dipendenze, in particolare quelle verso altri team e fornitori. Il nostro modello di piano di gestione degli acquisti copre i tempi di approvvigionamento che spesso si trovano sul percorso critico senza che nessuno se ne accorga.

Fai le stime insieme alle persone che svolgeranno effettivamente il lavoro e registra la stima come un intervallo di tempo laddove regni una reale incertezza.

Ora definisci la baseline. Fai approvare il piano, registra la data e blocca le colonne relative.

Scegli quali righe inserire nel tracker settimanale applicando la regola delle due settimane descritta sopra.

Infine, stabilisci il ritmo: aggiornamento settimanale delle previsioni da parte dei responsabili delle attività, revisione mensile degli scostamenti con le relative cause, e una nuova baseline solo come decisione formale ed esplicita.

Varianti del piano di progetto: Gantt, documento e agile

Piano con diagramma di Gantt. Gli stessi dati delle attività mostrati come barre lungo una linea temporale. Ottimo per visualizzare dipendenze e margini di tempo; si tratta di una vista visiva e non di un documento diverso. Costruisci prima la tabella e genera il diagramma da essa.

Documento di piano. La versione descrittiva: obiettivi, ambito, approccio, ipotesi, rischi e risorse, con la pianificazione temporale allegata anziché incorporata. Questo è ciò che viene approvato, e il nostro modello di panoramica del progetto offre la versione più breve da mostrare a chi è esterno al progetto.

Piano agile. Sprint o incrementi invece di una pianificazione a livello di singola attività, con l'ambito come variabile e date fisse. La baseline si applica comunque, ma viene definita rispetto ai risultati e alle date di rilascio piuttosto che alle singole attività.

Piano semplice o su una sola pagina. Solo scadenze chiave (milestone), responsabili e date. Perfettamente adeguato per piccoli progetti e decisamente migliore di un foglio di calcolo da trecento righe non aggiornato.

Piano di programma. Più progetti con dipendenze incrociate. Qui la disciplina della baseline conta ancora di più, non di meno, poiché lo scostamento critico si verifica sempre nei punti di contatto tra i vari progetti.

Piano di progetto, brief o panoramica: di cosa hai bisogno?

Tre documenti che spesso vengono confusi perché tutti e tre vengono mostrati agli sponsor.

La scheda di progetto (brief) definisce il problema e autorizza l'avvio dei lavori. Viene scritta per prima, bloccata e successivamente superata dal piano. Il nostro modello di scheda di progetto si occupa di questo.

Il piano definisce come verrà svolto il lavoro. Viene impostata una baseline e poi tracciata, ed è l'argomento di questa pagina.

La panoramica (overview) riassume lo stato attuale per le persone esterne al progetto e viene riscritta mensilmente. Il nostro modello di panoramica del progetto si occupa di questo, spiegando anche perché un semplice colore di stato non dice nulla al lettore.

Laddove tu abbia bisogno di condizioni di sblocco (gate) piuttosto che di una pianificazione temporale, il nostro modello di checklist di progetto copre quando ogni elemento è effettivamente attuabile, mentre per ciò che deve sopravvivere alla fine del progetto, il nostro modello di documentazione di progetto definisce l'insieme di documenti che vale la pena conservare.

Posso ottenere un modello di piano di progetto in Excel o Google Fogli?

Sì, Excel o Google Fogli sono la risposta giusta per la maggior parte dei progetti e non un compromesso. Il foglio delle attività è una tabella con colonne calcolate che richiede l'uso di formule.

Tre passaggi da impostare una volta sola. Blocca le colonne della baseline in modo che non vengano modificate. Aggiungi una formula per lo scostamento e una formattazione condizionale che evidenzi tutto ciò che supera una certa soglia (due settimane è un valore predefinito ragionevole). E infine, aggiungi un filtro sulla colonna "sul tracker", in modo che la vista di aggiornamento settimanale mostri quaranta righe anziché trecento.

Google Fogli ha un vantaggio degno di nota: la cronologia delle versioni è automatica, il che significa che anche un team che sovrascrive i dati sul momento può recuperare una baseline. Si tratta di un ripiego rispetto al blocco delle colonne, ma ha salvato molti progetti.

Usa Word o Google Documenti per la parte descrittiva del piano, che è testuale e deve essere approvata.

Usa PowerPoint per il piano da presentare, che dovrebbe contenere milestone e dipendenze piuttosto che l'elenco dettagliato delle attività.

Usa il formato PDF per la versione con la baseline al momento della firma, datata. La conservazione di questo singolo file è ciò su cui si è basata la ricostruzione nell'esempio pratico descritto sopra.

Quando smettere di usare un foglio di calcolo e passare a un software

Il foglio di calcolo smette di essere lo strumento giusto in un momento abbastanza prevedibile, che di solito è successivo a quanto suggeriscono i produttori di software.

Il segnale è dato dalla combinazione di tre condizioni: più di circa cento attività tracciate, più di quattro o cinque persone che aggiornano lo stesso file e dipendenze che cambiano così spesso che ricalcolare manualmente la sequenza rischia di introdurre errori.

Al di sotto di questa soglia, un foglio di calcolo ben configurato con baseline bloccate è decisamente migliore di un software di gestione progetti in cui nessuno accede mai.

Al di sopra, i vantaggi specifici offerti dai software sono il ricalcolo automatico delle dipendenze, una vera funzione di baseline, il bilanciamento delle risorse su più progetti e una traccia di controllo (audit trail). Lo svantaggio principale è che le persone esterne al progetto non possono più aprirlo facilmente, motivo per cui molte organizzazioni finiscono per mantenere attivi entrambi i sistemi, cosa che andrebbe evitata.

Se decidi di cambiare strumento, esporta una copia con la baseline su un foglio di calcolo a ogni nuova baseline, perché la possibilità di rileggere il piano tra cinque anni non dovrebbe dipendere dal possesso di una licenza software attiva.

Come mantenere il piano collegato a ciò che il team fa realmente

Un piano descrive attività. Se tali attività vengono svolte nel modo ipotizzato dal piano è invisibile nella pianificazione temporale, e questo divario di solito si manifesta con un'attività che rimane fissa all'ottanta percento di completamento per un mese intero.

Il motivo più comune è che un'attività si è rivelata più complessa del previsto coinvolgendo un lavoro non descritto in precedenza, e chi la sta svolgendo si trova ora a inventare un processo mentre viene contemporaneamente monitorato rispetto a una scadenza.

L'intelligenza artificiale di Trupeer aiuta proprio in questo momento. Chiunque stia svolgendo il lavoro registra il processo una volta sola e il risultato è una guida scritta con passaggi e schermate catturate, il che significa che l'esecuzione successiva sarà più rapida e la stima per essa sarà reale. Inoltre, ti offre qualcosa di concreto da allegare a una causa di scostamento: "questa attività ha richiesto il triplo del tempo perché il passaggio ha coinvolto quattro sistemi anziché uno".

Registra. Personalizza con il brand. Traduci. Usa Trupeer.

Quelle registrazioni diventeranno in seguito il materiale di passaggio di consegne e di formazione, evitando che lo sforzo sia finalizzato solo alla reportistica. I contenuti vivranno nella tua base di conoscenza (knowledge base) con un branding coerente, e laddove il progetto preveda una consegna finale, il nostro modello di passaggio di consegne (handover) copre ciò di cui il team ricevente ha effettivamente bisogno. Le istruzioni di configurazione sono disponibili nella guida alla configurazione dei modelli di documento.

Domande frequenti

Esiste un modello di piano di progetto gratuito in Excel?

Excel è il formato corretto per la maggior parte dei progetti e l'insieme di colonne sopra descritto si inserisce facilmente in un unico foglio. Non c'è alcun download protetto o modulo da compilare. I due cambiamenti che vale la pena apportare a qualsiasi modello che già utilizzi sono il blocco di un set di colonne per le date della baseline e l'aggiunta di una colonna per la causa accanto allo scostamento.

Esiste un modello di piano di progetto gratuito in Word?

Word si adatta bene alla parte descrittiva del piano: obiettivi, ambito, ipotesi, dipendenze, rischi e risorse. Tieni la pianificazione temporale in un foglio di calcolo e fai riferimento ad essa, poiché una tabella di attività in Word non può calcolare gli scostamenti e diventa ingestibile oltre le trenta righe.

Esiste un modello di piano di progetto gratuito in Google Fogli?

Sì, e Google Fogli ha un reale vantaggio rispetto a Excel in questo caso: la cronologia automatica delle versioni, che consente di recuperare una baseline anche se qualcuno ha modificato i dati sul momento. Usala come rete di sicurezza e non come meccanismo principale, e blocca comunque le colonne della baseline.

Esiste un modello di piano di progetto gratuito in PowerPoint?

Usa le slide per il piano da presentare e non per quello operativo. Mostra milestone, dipendenze esterne e il percorso critico. Presentare un elenco dettagliato di trecento righe è il modo più sicuro per trascorrere un'ora a discutere della riga quarantasette.

Esiste un modello di piano di progetto gratuito in PDF?

Esporta la versione con la baseline al momento della firma, datata, e conserva quel file. Nell'esempio pratico descritto sopra, un PDF del piano originale inviato via email era l'unica traccia superstite della baseline e ci sono voluti tre giorni per ricostruirla a partire da esso.

Dove posso trovare un modello di project tracker in Excel?

Il tracker è lo stesso foglio del piano filtrato per mostrare solo le righe importanti: percorso critico e dipendenze esterne, che per la maggior parte dei progetti si traduce in quaranta o sessanta righe anziché trecento. Costruisci prima il piano e ricava il tracker tramite un filtro, invece di gestire due file distinti che finirebbero per non concordare più nel giro di due settimane.

Quante righe dovrebbe avere un project tracker?

Da quaranta a sessanta per un progetto di dimensioni significative. Il test per ogni riga consiste nel valutare se uno slittamento di due settimane sposterebbe la data di fine del progetto o richiederebbe di informare qualcuno all'esterno. In caso contrario, l'attività appartiene al piano generale e non all'aggiornamento settimanale, mantenendo così la durata dell'aggiornamento entro i venti minuti anziché novanta.

Qual è la differenza tra un piano di progetto e una pianificazione (schedule)?

La pianificazione (schedule) è costituita dalle date e dalle sequenze. Il piano è la pianificazione più tutto ciò che la rende significativa: obiettivi, ambito, ipotesi, dipendenze, risorse e rischi. Una pianificazione senza ipotesi registrate non può spiegare il perché di un ritardo; la baseline e le colonne delle cause esistono proprio per colmare questo divario.