Una buona documentazione di progetto è ciò che impedisce a un progetto di andare a rotoli - e ciò che aiuta il team successivo a imparare dal vostro. Con Trupeer, puoi risparmiare ore nella scrittura dei documenti di progetto partendo con un modello di documentazione di progetto gratuito, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e trasformando la documentazione in una chiara presentazione video che gli stakeholder guarderanno davvero.

Cos'è un modello di documentazione di progetto e chi lo legge?

La documentazione di progetto è tutto ciò che viene scritto per un progetto: la sintesi, il piano, i requisiti, i rapporti sullo stato di avanzamento, i registri dei rischi e dei problemi, le richieste di modifica, i risultati dei test, il materiale di passaggio delle consegne e il rapporto di chiusura.

Un modello ti offre l'impostazione e la struttura per ognuno di essi. Cerca uno e ti verrà proposta una struttura a cartelle o un singolo documento suddiviso in sezioni, a seconda che la fonte consideri la documentazione come una libreria o come un report.

La domanda più utile è chi lo legge, perché ci sono due tipi di pubblico e sono separati da anni.

Il primo pubblico è il progetto stesso: il team, lo sponsor, l'organo di governance. Hanno bisogno di aggiornamenti sullo stato, decisioni e approvazioni, e ne hanno bisogno questa settimana.

Il secondo pubblico è chiunque gestisca, supporti o modifichi l'oggetto del progetto in seguito. Arrivano da diciotto mesi a cinque anni dopo, quando nessuno dei soggetti coinvolti è più disponibile, e hanno bisogno di sapere cosa è stato costruito, perché è stato costruito in quel modo e cosa è stato preso in considerazione e rifiutato.

Quasi tutta la documentazione di progetto viene scritta per il primo pubblico. Quasi tutto il valore risiede nel secondo.

La documentazione di progetto ha due tipi di pubblico separati da anni

Le esigenze del primo pubblico sono ben soddisfatte, perché sono obbligatorie. La governance richiede un piano, un report di stato, un registro dei rischi e un processo di gestione delle modifiche, quindi questi documenti vengono prodotti indipendentemente dal fatto che qualcuno li trovi utili.

Le esigenze del secondo pubblico non sono affatto obbligatorie, e si vede.

Chiedi a chi gestisce un sistema costruito tre anni fa cosa vorrebbe che esistesse e la risposta è incredibilmente costante. Perché è fatto così? Cos'altro è stato preso in considerazione? Cosa sapeva il team originale che noi non sappiamo? Cosa è stato deliberatamente escluso? Chi ha approvato questo?

Nessuna di queste domande trova risposta in un report di stato, in un piano o in un registro RAID. I report di stato registrano i progressi rispetto a un piano che è cambiato. I piani registrano intenzioni che sono state superate. I registri dei rischi registrano ciò di cui le persone si preoccupavano, che raramente coincide con ciò che è realmente accaduto.

Quindi un progetto può produrre trecento documenti e non rispondere a nessuna delle domande che verranno poste in seguito.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passaggio 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dalla navigazione principale.

Passaggio 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passaggio 3: Espandi la visualizzazione del modello

Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente l'intero layout e i dettagli.

Passaggio 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor, puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passaggio 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Passaggio 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando vuoi vedere come appare il tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di documentazione di progetto puoi:

• Risparmiare ore di scrittura: Salta la pagina bianca con una struttura progettata per qualsiasi tipo di progetto.

• Allineare gli stakeholder: Le sezioni integrate per ambito, obiettivi e risultati finali mantengono tutti sulla stessa pagina.

• Rimanere in linea con il brand: Applica il tuo logo, font e colori utilizzando il brand kit di Trupeer, perfetto per i deliverable dei clienti.

• Inserire i membri del team più velocemente: I nuovi membri del team si integrano rapidamente quando il contesto del progetto è registrato in modo chiaro.

• Raccogliere le lezioni apprese: Le sezioni retrospettive integrate rendono facile imparare da ogni progetto.

• Raggiungere team globali: Traduci la documentazione di progetto in oltre 65 lingue con un solo clic.

I documenti che nessuno impone sono quelli di cui le persone hanno bisogno

Ordina i documenti di progetto in base al fatto che qualcuno li legga o meno dopo la chiusura, e il modello apparirà lampante.

Obbligatori e inutili in seguito: report di stato, versioni del piano, versioni del registro RAID, verbali delle riunioni, moduli di richiesta di modifica, schede ore, documenti del comitato di pilotaggio.

Opzionali e preziosi in seguito: il registro delle decisioni, la descrizione dello stato finale del sistema (as-built), le opzioni scartate, i limiti noti, il materiale di passaggio delle consegne, le ragioni alla base di qualsiasi cosa insolita.

Questa asimmetria non è una coincidenza. I documenti obbligatori esistono per soddisfare la governance, che è un processo focalizzato sul controllo durante il progetto. Niente in quel processo si chiede di cosa avrà bisogno la persona successiva, perché la persona successiva non è nella stanza e non si lamenterà per almeno due anni.

La risposta pratica è aggiungere un documento al set obbligatorio ed essere spietati su ciò che viene archiviato. Il documento da aggiungere è un registro delle decisioni, ed è l'oggetto della prossima sezione.

Il registro delle decisioni, e perché un registro RAID non lo è

La maggior parte dei progetti ritiene di avere la situazione sotto controllo perché tiene un registro RAID. Non è così, e la differenza è importante.

Un registro RAID registra rischi (Risks), assunzioni (Assumptions), problemi (Issues) e dipendenze (Dependencies). Tutti e quattro sono stati di preoccupazione orientati al futuro. Nessuno di essi registra una scelta.

Un registro delle decisioni registra le scelte. Cinque campi per voce, e nessuno di questi è facoltativo.

Cosa è stato deciso, espresso in modo tale che una persona esterna al progetto possa comprenderlo.

Quando, con una data.

Chi ha deciso, per nome e ruolo, non "il comitato di progetto".

Cosa è stato scartato, ovvero le altre opzioni che erano realmente sul tavolo.

Perché, in una o due frasi.

Il quarto campo è quello che rende il registro degno di essere tenuto. Chiunque può alla fine ricostruire ciò che è stato deciso guardando ciò che esiste. Nessuno può ricostruire cosa è stato preso in considerazione e scartato, ed è proprio questo di cui ha bisogno chi modifica il sistema tre anni dopo, perché il suo primo istinto sarà quello di proporre l'opzione che avete già escluso.

Aggiornalo settimanalmente, in un unico posto, aggiungendo elementi anziché modificarli. Dieci minuti a settimana producono qualcosa che sopravvive al progetto per anni, ed è l'unico documento di progetto che viene letto con certezza dopo la chiusura.

Come ordinare l'elenco dei documenti in base al valore post-chiusura

Esegui questa operazione sul tuo set di documenti al momento della chiusura anziché archiviare tutto, che è l'approccio predefinito e che produce un archivio in cui nessuno cerca nulla perché le informazioni utili sono sepolte.

La riga che cambia il comportamento è quella dei verbali delle riunioni. I verbali registrano che un argomento è stato discusso. Quasi mai registrano cosa è stato concluso, motivo per cui cercare sessanta menzioni di un argomento nei verbali non ti dice nulla. Estrai le decisioni nel registro man mano che si verificano e i verbali cesseranno di essere importanti.

Modello di documentazione di progetto gratuito: il set che vale la pena conservare

Copia da qui. Sette documenti anziché una struttura a cartelle.

Uno. Sintesi (Brief). Il problema, i vincoli e i criteri di successo, secondo il nostro modello di sintesi di progetto. Una versione, archiviata.

Due. Registro delle decisioni. I cinque campi sopra indicati, aggiornati settimanalmente, mai modificati. Il singolo elemento di maggior valore che il progetto produrrà.

Tre. Piano. Ambito, pianificazione, risorse e dipendenze, secondo il nostro modello di piano di progetto IT. Attivo durante la fase di delivery, la baseline finale viene archiviata.

Quattro. Requisiti o specifiche. Cosa doveva essere costruito. Versione finale archiviata, bozze precedenti eliminate.

Cinque. Descrizione dello stato finale (as-built). Cosa esiste effettivamente ora, a differenza di quanto specificato. Include tutto ciò che differisce dai requisiti e il perché. Questo è il documento che spesso non viene scritto ed è il primo che i team operativi richiedono.

Sei. Limitazioni note. Cosa l'applicazione o il sistema non fa, cosa lo manda in blocco e le eventuali soluzioni temporanee (workaround) in uso al momento della consegna. Breve, onesto ed estremamente prezioso.

Sette. Pacchetto di passaggio consegne (Handover pack). Chi ne assume la proprietà, cosa ha ricevuto, materiale operativo e di manutenzione e accordi di supporto. Nel caso in cui il progetto abbia consegnato una risorsa fisica, il nostro modello di manuale di funzionamento e manutenzione copre adeguatamente questo aspetto.

I documenti di governance, ovvero i report di stato, i documenti del comitato di pilotaggio e le versioni del registro RAID, esistono durante il progetto e non entrano nell'archivio, a meno che uno standard non lo richieda.

Copia fino a qui.

La società edilizia che non sapeva spiegare il proprio sistema

Calderbank, una società edilizia con circa millequattrocento dipendenti, ha sostituito la sua piattaforma di concessione dei mutui nel 2022. Quattordici mesi, circa tre milioni e centomila sterline.

Il progetto ha prodotto circa trecentocinquanta documenti: cinquantotto report di stato settimanali, quarantuno versioni del registro RAID, settantasei richieste di modifica, centododici verbali di riunione, ventitré versioni del piano, oltre a requisiti, script di test e materiale di formazione. Si è concluso con l'approvazione del completamento della documentazione.

Nel 2025, una modifica normativa ha richiesto una variazione nel modo in cui un calcolo di sostenibilità trattava una particolare categoria di reddito. Il sistema esistente lo escludeva, e nessuno era in grado di stabilirne il motivo. Si trattava di una decisione deliberata di policy, di una limitazione del prodotto del fornitore o di un errore di cui nessuno si era accorto?

La risposta era importante, perché un'esclusione deliberata fatta per una ragione documentata rappresenta una posizione normativa diversa rispetto a una accidentale.

Hanno cercato in tutti i trecentocinquanta documenti. Il requisito appariva come una singola riga nel documento dei requisiti. Nessuna richiesta di modifica lo menzionava. La parola sostenibilità appariva sessantuno volte nei verbali, sempre come argomento di discussione e mai come decisione.

La risposta è stata infine trovata in una catena di email personali, inoltrata da un consulente esterno che se ne era andato nel 2023, e solo perché qualcuno si era ricordato che era stato coinvolto.

Sono passate sette settimane prima che potessero definire l'ambito della modifica. La modifica stessa ne ha richieste quattro. È stato incaricato un consulente legale esterno per confermare la posizione normativa, poiché non potevano dimostrare la motivazione originale, per un costo di circa ventottomila sterline. E poiché non è stato possibile stabilire la motivazione, la modifica è stata definita in modo prudente e si è ricostruito più del necessario, cosa che il programma ha successivamente stimato in circa centoquarantamila sterline di lavoro evitabile.

Dei trecentocinquanta documenti, nessuno era un registro delle decisioni. Ogni decisione importante era stata presa in una riunione, verbalizzata come discussione e implementata.

Il programma successivo, una sostituzione della piattaforma di risparmio durata undici mesi, ha tenuto un registro delle decisioni fin dalla prima settimana. Cinque campi, aggiornati settimanalmente, settantaquattro voci al momento della chiusura. Ha prodotto centonovanta documenti in totale e ne ha archiviati trentuno.

Diciotto mesi dopo la chiusura di quel programma, sono sorte tre diverse domande sul "perché è fatto così". Tutte e tre hanno trovato risposta nel registro entro un giorno.

Come creare la documentazione di progetto, passo dopo passo

Decidi all'inizio quali documenti esisteranno e quali verranno archiviati. Farlo alla chiusura significa archiviare tutto, e un archivio di tutto è impossibile da consultare.

Inizia il registro delle decisioni nella prima settimana, prima ancora che ci siano decisioni degne di nota da registrare, perché un registro iniziato in ritardo non viene mai compilato a ritroso.

Scrivi la sintesi e i criteri di successo prima del piano, in modo che il piano sia al servizio del problema e non il contrario.

Estrai le decisioni dalle riunioni e inseriscile nel registro in tempo reale, direttamente durante la riunione. Dieci minuti a settimana. Affidarsi ai verbali significa sperare che in seguito qualcuno legga sessanta menzioni di un argomento e ne deduca una conclusione.

Costruisci la descrizione dello stato finale (as-built) durante la fase di delivery anziché alla fine, aggiornandola man mano che le cose cambiano. Se scritta alla chiusura, sarà basata sulla memoria, ed è il documento che più probabilmente conterrà errori silenziosi.

Scrivi le limitazioni note in modo onesto. C'è la tentazione di ometterle al momento del passaggio delle consegne, ma ciò mina la fiducia del team ricevente in tutto il resto del pacchetto.

Alla chiusura, ordina il set di documenti utilizzando la tabella precedente, archivia ciò che merita di essere conservato ed elimina il resto.

Documentazione di progetto per software e progetti studenteschi

Una gran parte delle ricerche per questo termine riguarda studenti che documentano un progetto software o web per un esame, e i requisiti sono sinceramente diversi, quindi vale la pena affrontarli direttamente invece di fare finta di nulla.

La documentazione accademica di progetto di solito segue il ciclo di vita dello sviluppo del software e prevede un set definito: un'introduzione e una formulazione del problema, una rassegna della letteratura o del sistema esistente, l'analisi dei requisiti, la progettazione del sistema con diagrammi, note di implementazione, test con risultati e conclusioni con sviluppi futuri. Le specifiche del tuo istituto sono autorevoli e differiranno da qualsiasi modello tu possa trovare online, quindi parti dai criteri di valutazione piuttosto che da un esempio.

Ci sono due elementi del mondo professionale che si possono trasferire con utilità.

Il registro delle decisioni. I criteri di valutazione premiano le scelte giustificate, e un registro di ciò che hai scartato e del perché è proprio la prova che distingue un design ponderato da uno arbitrario. La maggior parte della documentazione studentesca afferma delle scelte senza giustificarle.

La sezione delle limitazioni note. Dichiarare esplicitamente cosa il tuo sistema non fa, e perché, viene percepito come competenza anziché come debolezza, ed è proprio da qui che nasce la sezione sugli sviluppi futuri.

Ciò che non si trasferisce è il materiale di governance. I report di stato e i registri RAID non sono ciò di cui ha bisogno una consegna accademica.

Cosa archiviare alla chiusura e cosa eliminare

Archiviare tutto è la scelta predefinita ed equivale a decidere di non decidere. Il risultato è una cartella che nessuno consulta, perché la ricerca restituisce centododici verbali e quarantuno versioni di un registro dei rischi.

Archivia: il registro delle decisioni, la descrizione dello stato finale (as-built), le limitazioni note, il pacchetto di passaggio consegne, la sintesi, i requisiti finali, la baseline del piano finale e tutto ciò che specificano i tuoi obblighi normativi o contrattuali.

Elimina: report di stato, versioni superate del piano e del registro RAID, verbali delle riunioni una volta estratte le decisioni, moduli di richiesta di modifica una volta registrate le decisioni in essi contenute e bozze di qualsiasi documento.

Qualora una norma, un ente regolatore o un contratto richiedano la conservazione del materiale di governance, conservalo separatamente dall'archivio che le persone dovranno consultare. La conservazione ai fini di conformità (compliance) e la documentazione fruibile hanno scopi diversi e mescolarle vanifica la seconda.

Metti l'archivio in un luogo rintracciabile dal team che erediterà il lavoro, anziché nell'ufficio di gestione del progetto (PMO), che è il luogo in cui i progetti archiviano naturalmente le cose e dove nessuno guarda due anni dopo. Il nostro modello di documentazione IT copre la collocazione a lungo termine per il materiale as-built.

Documentazione di progetto o documentazione di processo?

Due documenti diversi con nomi simili, e la distinzione riguarda il fatto che l'attività abbia o meno una fine.

La documentazione di progetto descrive un lavoro con un inizio e una fine. Viene scritta una sola volta, archiviata alla chiusura e letta in seguito dalle persone che ne ereditano il risultato. Il suo valore è storico: cosa è stato costruito, perché e cosa è stato scartato.

La documentazione di processo descrive un lavoro che si ripete. Viene aggiornata continuamente, letta dalle persone che eseguono il lavoro e il suo valore è attuale. Il nostro modello di documentazione di processo copre questo aspetto, spiegando anche perché le eccezioni contano più dei singoli passaggi.

Un progetto produce frequentemente documentazione di processo come output. Il progetto documenta come è stato costruito il nuovo sistema; il processo documenta come viene ora gestito. Si tratta di documenti diversi con proprietari diversi e cicli di vita diversi, e combinarli significa che la parte operativa viene archiviata insieme al progetto, che è il motivo per cui un processo attivo finisce spesso per essere descritto solo in una cartella di progetto chiusa.

Laddove l'output del progetto debba essere consegnato interamente a un altro team, la nostra SOP per il trasferimento di conoscenza copre quel passaggio di consegne che la sola documentazione non riuscirebbe a realizzare.

Posso ottenere un modello di documentazione di progetto in Word o Excel?

Word o Google Docs per i documenti descrittivi: sintesi, descrizione as-built, limitazioni note e pacchetto di passaggio consegne. Si tratta di testi discorsivi che vengono letti piuttosto che ordinati.

Excel per due elementi. Il registro delle decisioni, che essendo una tabella deve essere ricercabile, filtrabile e aggiornabile senza che nessuno debba riformattarlo. E il registro dei documenti, che elenca ogni documento con il relativo proprietario, la versione e l'indicazione se debba essere archiviato alla chiusura o eliminato.

È importante insistere affinché il registro delle decisioni sia su un foglio di calcolo anziché su un documento di testo, poiché il valore risiede interamente nella possibilità di cercarvi informazioni in seguito; un registro delle decisioni in un documento di testo diventa un muro di prosa nel giro di tre mesi.

PDF per il set archiviato alla chiusura, esportato dalle fonti originarie, con data e versione stampate.

Come catturare ciò che è stato costruito mentre viene costruito

Il documento con il più alto valore post-chiusura e il più basso tasso di completamento è la descrizione dello stato finale (as-built), e il motivo è banale. Scriverlo significa descrivere configurazioni e schermate su cui si sono appena trascorsi mesi a lavorare e di cui si è completamente stanchi, proprio nel momento in carenza di tempo per il progetto.

Quindi, alla chiusura, viene scritto a memoria o semplicemente spuntato come fatto senza essere stato scritto.

Trupeer AI cambia questa dinamica consentendo l'acquisizione delle informazioni durante la fase di delivery. Chiunque configuri o costruisca qualcosa lo registra una volta sola mentre procede, e l'output è una descrizione scritta con i passaggi e le schermate già catturati. Il documento as-built si accumula nel tempo anziché essere fabbricato all'ultimo momento, ed è accurato perché registrato sul momento anziché ricordato in seguito.

Registralo. Personalizzalo con il tuo brand. Traducilo. Usa Trupeer.

Le stesse registrazioni servono per il pacchetto di passaggio consegne e il materiale operativo, che di solito sono necessari nello stesso momento e raramente pronti. La documentazione tecnica copre il registro interno e il materiale risiede nella tua knowledge base con un branding coerente. Le istruzioni di configurazione si trovano nella guida alla configurazione del modello di documento.

Domande frequenti

Esiste un modello di documentazione di progetto gratuito in Word?

Il set di sette documenti sopra descritto funziona in Word o Google Docs, ed è lì che vanno inseriti i documenti descrittivi. Non ci sono download protetti o moduli da compilare. Tieni il registro delle decisioni in un foglio di calcolo anziché in un documento di testo, perché tutto il suo valore risiede nella possibilità di essere consultato facilmente a distanza di due anni.

Esiste un modello di documentazione di progetto gratuito in Excel?

Excel è ideale per il registro delle decisioni e per il registro dei documenti. Il registro delle decisioni richiede cinque colonne: decisione, data, decisa da, opzioni scartate e motivo. Il registro dei documenti richiede: documento, proprietario, versione e se deve essere archiviato o eliminato alla chiusura. Entrambi sono più utili di qualsiasi modello descrittivo.

Dove posso trovare un esempio di documentazione di progetto in PDF?

Gli esempi pubblicati sono facili da trovare e variano enormemente in termini di qualità, poiché gli standard della documentazione di progetto differiscono a seconda dell'organizzazione e della metodologia. Leggili per l'elenco dei documenti piuttosto che per il contenuto e controlla se includono un registro delle decisioni, poiché la maggior parte non lo fa, e tale assenza è proprio il fulcro di questa pagina.

Esiste un esempio di documentazione di progetto per un sito web in PDF?

Se questo serve per un corso o per un progetto di fine anno, basati sui criteri di valutazione del tuo istituto piuttosto che su un esempio generico, poiché le sezioni richieste variano e i criteri sono l'elemento su cui verrai valutato. La sezione sopra dedicata ai software e ai progetti studenteschi copre ciò che si può utilmente mutuare dalla pratica professionale, principalmente il registro delle decisioni e una sezione onesta sulle limitazioni.

Quanta documentazione di progetto è sufficiente?

Meno documenti di quanti ne produca la maggior parte dei progetti, e un tipo in più di quelli solitamente presenti. Sette documenti costituiscono un set praticabile per un progetto di discrete dimensioni. La prova del nove non è il volume, ma se una persona che arriva tra due anni sia in grado di capire "perché è fatto così", e a questa domanda risponde un solo documento anziché trecento.

Chi dovrebbe scrivere la documentazione di progetto?

Il project manager è il proprietario del set di documenti e nello specifico del registro delle decisioni, poiché è presente a ogni riunione in cui vengono prese decisioni. La descrizione dello stato finale (as-built) dovrebbe essere scritta da chi ha effettivamente costruito il sistema, durante la fase di delivery. La documentazione scritta interamente da un ufficio di progetto alla chiusura descrive le scartoffie del progetto anziché il suo output finale.

Per quanto tempo deve essere conservata la documentazione di progetto?

Il registro delle decisioni, la descrizione dello stato finale (as-built) e le limitazioni note vanno conservati finché esiste l'oggetto del progetto, il che di solito è molto più a lungo di quanto ipotizzato da qualsiasi policy di conservazione. Il materiale di governance va conservato per il tempo richiesto dai tuoi standard, contratti o enti regolatori, archiviato separatamente dal materiale che le persone dovranno effettivamente consultare.

Documentazione di progetto o piano di progetto: quali sono le differenze?

Il piano è un singolo documento all'interno della documentazione di progetto e riguarda il modo in cui il lavoro verrà svolto. La documentazione di progetto è l'intero set, che include cosa è stato deciso, cosa è stato costruito e cosa è stato consegnato. Un progetto con un piano eccellente e nessun registro delle decisioni è ben gestito ma inspiegabile a posteriori, che è poi il fallimento più comune.