Il Kaizen ha guidato alcune delle trasformazioni operative di maggior successo al mondo. Con Trupeer, puoi risparmiare ore sulla documentazione Kaizen partendo da un modello di metodo Kaizen gratuito, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e trasformando i risultati del Kaizen in aggiornamenti video che favoriscono l'adozione in tutto il team.

Cos'è il metodo kaizen e cosa fa un modello kaizen?

Il Kaizen è il miglioramento continuo composto da piccoli cambiamenti, proposti e realizzati dalle persone che svolgono il lavoro piuttosto che da un team di progetto. La scala è deliberata: un kaizen è qualcosa che una persona o un turno possono cambiare questa settimana, non un programma con un budget.

Un modello kaizen è il modulo che acquisisce questi cambiamenti. Il suo compito è limitato. Rendere visibile un miglioramento in circa cinque minuti di scrittura, in modo che possa essere copiato su altre linee, turni o siti, e in modo che la persona che lo ha realizzato riceva il giusto riconoscimento.

Se il modulo richiede più tempo per essere completato rispetto a quello impiegato per apportare il miglioramento, non verrà compilato. Questo vincolo spiega la maggior parte di ciò che segue.

Perché la maggior parte dei programmi kaizen fallisce intorno al sesto mese

Il modello è abbastanza coerente da poter essere previsto. Un lancio con poster. Un'ondata di idee nel primo mese. Una riunione mensile del comitato che ne esamina una manciata alla volta. Un arretrato che cresce più velocemente di quanto venga smaltito. Le proposte diminuiscono a partire dal quarto mese, ed entro il nono mese si ha un programma che tecnicamente esiste ma non riceve nulla.

La diagnosi abituale è che le persone abbiano perso interesse o che la ricompensa fosse troppo piccola. Entrambe sono errate. Le persone vedono la propria idea ferma, concludono che inviarla sia inutile e si fermano. Il vincolo non è mai stato la generazione di idee. È stata la chiusura.

Questo è importante per la progettazione del modello, perché la maggior parte dei moduli kaizen è strutturata per essere giudicata. Richiedono stime di risparmio, la firma di un supervisore e una categoria, tutto prima che sia successo qualcosa, e un modulo strutturato per essere giudicato crea la coda che uccide il programma.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passaggio 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dal menu di navigazione principale.

Passaggio 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passaggio 3: Espandi la vista del modello

Se necessario, espandi la vista del modello per vedere chiaramente il layout completo e i dettagli.

Passaggio 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor, puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passaggio 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Passaggio 6: Visualizza in anteprima e perfeziona il modello

Quando vuoi vedere l'aspetto del tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di metodo Kaizen puoi:

• Risparmiare ore sulla facilitazione: Salta la pagina vuota con una struttura creata appositamente per il Kaizen.

• Ottenere piccoli successi rapidamente: I campi integrati acquisiscono e tracciano ogni miglioramento.

• Rimanere in linea con il brand: Applica il tuo logo, i caratteri e i colori utilizzando il kit del brand di Trupeer.

• Moltiplicare i miglioramenti: Converti i risultati del Kaizen in aggiornamenti video per condividere gli apprendimenti.

• Standardizzare tra i team: Utilizza lo stesso modello per ogni evento Kaizen.

• Raggiungere team globali: Traduci la documentazione Kaizen in oltre 65 lingue con un solo clic.

La regola del modello kaizen: registra un cambiamento, non richiederlo

L'unica decisione che determina la sopravvivenza di un programma kaizen è se il modulo viene compilato prima o dopo il cambiamento.

Se compilato prima, il modulo è una richiesta. Crea una decisione, una coda, un'attesa e un tasso di rifiuto. Quello che hai costruito è una scatola dei suggerimenti.

Se compilato dopo, il modulo è un record. Il miglioramento esiste già, nessuno è in attesa e il compito del modulo diventa quello di copiare lateralmente una buona idea piuttosto che decidere se è consentita.

La maggior parte dei miglioramenti in qualsiasi reparto di produzione o ufficio è abbastanza piccola, economica e reversibile che l'autorizzazione è una formalità che nessuno rifiuterebbe. Far fare la fila alle persone per quella formalità è dove si disperde l'energia.

Quindi questo modello ha due moduli. Una scheda di registrazione per i cambiamenti già effettuati, che è dove dovrebbe trovarsi la stragrande maggioranza, e un modulo di proposta per la minoranza che ha effettivamente bisogno di una decisione, mantenuto deliberatamente piccolo in modo da muoversi rapidamente.

Come impostare la soglia del "fallo ora" nel tuo modello kaizen

La scheda di registrazione funziona solo se le persone sanno esattamente quando possono usarla. Un permesso vago equivale a nessun permesso, e la prima volta che qualcuno viene ripreso per aver agito senza chiedere, la strada si chiude per tutti.

Scrivi la soglia sotto forma di condizioni che devono essere tutte vere, pubblicala e falla firmare dalla persona che altrimenti dovrebbe approvare.

Un set iniziale praticabile: costa meno di [50] in materiali, richiede meno di [2] ore del tempo di una persona, può essere annullato entro un turno, interessa solo la propria area e non tocca nulla nella lista di esclusione sottostante. Le cifre precise contano meno del fatto che siano scritte e che i supervisori le abbiano concordate in anticipo.

Qualsiasi cosa non soddisfi una di queste condizioni va al modulo di proposta. Non è una punizione, solo una corsia diversa a una velocità diversa.

Cosa non deve mai andare nella corsia del "fallo ora"

Questo elenco non è facoltativo ed è il motivo per cui il resto dell'approccio è sicuro.

Nulla che riguardi protezioni delle macchine, isolamento e lockout (LOTO), dispositivi di protezione individuale, arresti di emergenza o qualsiasi controllo menzionato in una valutazione dei rischi. Nulla che modifichi una specifica di prodotto, un processo validato, una calibrazione o qualsiasi cosa coperta da un'approvazione del cliente o normativa. Nulla che riguardi sistemi antincendio, elettrici o a pressione. Nulla che cambi ciò che un altro team riceve da te.

I miglioramenti in queste aree sono comunque benvenuti. Passano attraverso il modulo di proposta e il controllo delle modifiche esistente, perché il punto di una corsia "fallo ora" è che copre modifiche in cui sbagliare costa poco.

Se il tuo sito opera nell'ambito di un sistema di qualità regolamentato, fai approvare per iscritto sia la soglia che questo elenco di esclusione dal responsabile della qualità e dal responsabile della sicurezza prima del lancio del programma. Un programma kaizen che aggira silenziosamente il controllo delle modifiche verrà scoperto al prossimo audit.

Modello kaizen gratuito: la scheda di registrazione a quattro campi da copiare

Per modifiche già apportate al di sotto della soglia. Quattro campi, compilati in piedi, in meno di cinque minuti.

Com'era. Una frase su come veniva svolto il lavoro prima. Una fotografia è meglio di una frase e richiede meno tempo.

Com'è ora. Una frase su cosa è cambiato. Di nuovo, una fotografia.

Perché è meglio. Scegline uno: più sicuro, più veloce, meno cammino, meno attesa, meno errori, meno materiale, più facile da imparare. Non chiedere una cifra di risparmio. Gli operatori non possono calcolarla, i numeri inventati sono peggio di nessun numero, e il campo esiste per classificare una coda che stai cercando di non creare.

Chi e quando. Nome e data. Questo è il riconoscimento, e conta più di qualsiasi programma di ricompensa.

Questa è l'intera scheda. Aggiungi una riga per l'area o il numero di linea se ne gestisci diverse, poi fermati. Ogni campo aggiunto riduce le proposte, e il valore della scheda risiede nel volume e nella visibilità piuttosto che nella completezza di ogni singola voce.

Il modulo di proposta kaizen per modifiche superiori alla soglia

Per qualsiasi cosa non soddisfi la soglia o rientri nell'elenco di esclusione. Sei campi.

Il problema, come osservazione. Cosa succede, quanto spesso e come lo sai. Non una soluzione mascherata da problema.

Condizione attuale. Come si presenta il lavoro oggi, con un numero se ne esiste uno.

Cambiamento proposto. Cosa vuoi fare.

Condizione target. Come si presenterebbe il lavoro in seguito e come faresti a capire se ha funzionato.

Di cosa ha bisogno. Costo, tempo, tempo di inattività, chi altro è interessato e quali approvazioni attiva.

Proprietario e data della decisione. Una persona designata e la data entro cui risponderà, concordata al momento dell'invio.

Quest'ultimo campo è quello che le persone tralasciano e quello che mantiene onesta la corsia. Una proposta senza data di decisione si ricongiunge all'arretrato che ha ucciso l'ultimo programma.

Confronto tra i formati dei modelli Kaizen: scheda di registrazione, A3 e tabellone Kaizen

L'errore comune è ricorrere all'A3 per impostazione predefinita. L'A3 è uno strumento di riflessione per problemi in cui la causa è controversa. La maggior parte dei kaizen non è così, e forzare un miglioramento a quattro campi attraverso un A3 è il modo in cui una registrazione di cinque minuti diventa un progetto di due settimane che nessuno finisce.

Un esempio di kaizen: il programma che si è fermato dopo 214 idee

Arclow Components, un fornitore automobilistico di secondo livello con due stabilimenti e quattrocentoventi dipendenti, ha lanciato un programma kaizen a gennaio.

Il modulo conteneva undici campi, richiedeva la firma di un supervisore e una stima del risparmio annuale prima dell'invio, e alimentava un Comitato Kaizen che si riuniva mensilmente. Nel primo mese sono arrivate duecentoquattordici proposte.

Il comitato ne esaminava circa quindici a riunione. Entro aprile l'arretrato era di poco superiore a centottanta e il tempo medio dall'invio a una qualsiasi risposta era di settantuno giorni. Le proposte sono scese a diciannove a giugno e a quattro a settembre.

L'analisi post-mortem ha rilevato due cose. La prima era l'attesa. Alla domanda sul perché si fossero fermati, gli operatori non hanno menzionato affatto la ricompensa. Hanno descritto di aver visto la propria scheda ferma sul tabellone per due mesi e di aver tratto l'ovvia conclusione.

La seconda era il campo dei risparmi. Circa il sessanta percento dei moduli lo presentava vuoto o compilato con una cifra inventata, perché un operatore di macchina non ha modo di calcolare il valore annuale dello spostamento di un bidone di tre metri. Il comitato utilizzava quel campo per stabilire le priorità, quindi le idee senza numero affondavano, e si trattava in modo sproporzionato di piccole correzioni ergonomiche e di distanza di cammino che non costavano nulla e avrebbero richiesto un pomeriggio.

Il rilancio ha sdoppiato le corsie. Meno di cinquanta dollari in materiali, meno di due ore, reversibile, solo per la propria area, nulla nella lista di esclusione: apporta la modifica, quindi compila la scheda a quattro campi. Tutto il resto andava al modulo di proposta, con la coda aperta del comitato limitata a dodici elementi, il che significava che non veniva accettato nulla di nuovo finché non veniva chiuso qualcos'altro.

Nel secondo anno hanno registrato trecentoquaranta kaizen. Trecentosei di questi sono stati realizzati e poi registrati, senza toccare affatto il comitato. I restanti trentaquattro sono passati attraverso la corsia di proposta con una media di nove giorni per la decisione, risultato ottenuto grazie al solo limite di coda. Le proposte mensili sono rimaste approssimativamente stabili invece di crollare.

Nulla è cambiato riguardo alle idee. Ciò che è cambiato è che la maggior parte di esse ha smesso di aver bisogno del permesso di qualcuno.

Quali sono i 5 principi fondamentali del kaizen?

Di solito vengono definiti come: conosci il tuo cliente, lascialo scorrere, vai al gemba, dai potere alle persone e sii trasparente. Espressi in questo modo sono slogan, quindi ecco cosa chiede ciascuno di essi a un modello. Conoscere il tuo cliente significa che la scheda di registrazione nomina chi ne beneficia. Lasciarlo scorrere significa che i miglioramenti mirano all'attesa e al cammino prima di mirare alla velocità. Andare al gemba significa che il modulo viene compilato dove avviene il lavoro, non in un ufficio. Dare potere alle persone è la soglia del "fallo ora". Essere trasparenti è il tabellone sul muro che mostra cosa è stato registrato e cosa è stato chiuso.

Se il tuo modello non supporta nessuno di questi aspetti, hai un modulo di suggerimento.

Come gestire un evento kaizen utilizzando questo modello

Un evento kaizen è una spinta concentrata su un processo, in genere da due a cinque giorni, con un gruppo interfunzionale e l'autorità di cambiare le cose durante la settimana piuttosto che dopo.

Utilizza il modulo di proposta una volta all'inizio per definire la condizione target per il processo nel suo complesso, quindi gestisci l'evento stesso sulle schede di registrazione, perché all'interno dell'evento la soglia viene effettivamente rimossa. Raccogli le schede sul muro man mano che procedi.

La modalità di errore consiste nel trattare gli eventi come il programma stesso piuttosto che come un acceleratore. Un sito che gestisce quattro eventi all'anno e nulla nel mezzo sta facendo un lavoro di progetto con un'etichetta kaizen. Se la frequenza giornaliera ritorna al livello precedente entro un mese, l'evento ha cambiato il processo ma non l'abitudine.

Tasso di chiusura: l'unico numero che ti dice che il kaizen è attivo

Conta due cose mensilmente. Registrati, ovvero le schede inviate per modifiche già effettuate. Chiusi, ovvero le proposte decise in un senso o nell'altro.

Un programma sano ha un gran numero di registrazioni e una coda di proposte piccola e in rapido movimento. Uno non sano ha una coda in crescita e un numero di registrazioni in calo, e questo modello si manifesta da due a tre mesi prima che le proposte crollino visibilmente, il che lo rende il preavviso più tempestivo che riceverai.

Non misurare i risparmi. Le cifre sui piccoli miglioramenti sono stime basate su altre stime, richiedono più tempo per essere prodotte rispetto a quello impiegato per i miglioramenti stessi, e raccoglierle reintroduce il campo che ha scoraggiato l'invio delle proposte. Misura invece la partecipazione e la chiusura, e controlla a campione la durata dei cambiamenti.

Posso ottenere un modello kaizen in Excel, Word o PDF?

Excel è lo strumento giusto per il registro, ovvero l'elenco corrente di ogni kaizen registrato e proposto con date, proprietari e stato, che è ciò che rende calcolabile il tasso di chiusura. Word o una scheda stampata è lo strumento giusto per la scheda di registrazione stessa, perché viene compilata a mano vicino alla macchina.

Il PDF è adatto per la versione affissa al tabellone e sbagliato per qualsiasi cosa ti aspetti che venga completata digitalmente. L'errore strutturale più comune è gestire l'intero programma all'interno di un unico foglio di calcolo, il che spinge silenziosamente l'invio delle proposte in ufficio, lontano da dove si svolge il lavoro.

Come standardizzare un miglioramento kaizen in modo che duri nel tempo

Un miglioramento non scritto nello standard regredisce, di solito entro circa sei settimane e sempre quando la persona che lo ha apportato va in ferie. Questo è il passaggio che la maggior parte dei programmi salta, ed è la differenza tra trecento kaizen registrati e trecento miglioramenti effettivi.

Standardizzare significa che il nuovo modo sostituisce quello vecchio in qualunque documento su cui le persone vengono effettivamente formate: l'istruzione di lavoro, la SOP (Procedura Operativa Standard) o l'ausilio di lavoro presso la postazione. Se il miglioramento cambia il modo in cui viene eseguito un compito e nessun documento è cambiato, il kaizen non è terminato.

Trupeer AI rende questo passaggio abbastanza veloce da poter essere effettivamente realizzato. Registra il nuovo metodo una volta e otterrai una guida passo-passo, un video per il briefing di turno e un documento per la tua knowledge base, il tutto con il tuo brand, così l'aggiornamento di uno standard richiede minuti anziché diventare il lavoro per cui nessuno ha tempo.

Registralo. Personalizzalo con il tuo brand. Traducilo. Rendilo Trupeer.

Per i siti multilingue, questo conta più di quanto sembri. La traduzione consente allo standard aggiornato di raggiungere ogni turno nella lingua in cui leggono, che è spesso il punto in cui un buon miglioramento smette di diffondersi. Le guide e i video di formazione coprono la parte relativa al briefing. Le istruzioni di configurazione si trovano nella guida alla configurazione del modello di documento.

Cosa tralasciare in un modello kaizen

Risparmi stimati, per i motivi sopra indicati. Se l'amministrazione finanziaria ha bisogno di numeri, fai valutare un campione trimestralmente dall'amministrazione stessa, piuttosto che chiedere a ogni operatore di tirare a indovinare.

Categorie e codici di classificazione. Aiutano qualcuno ad analizzare il programma in seguito, ma costano proposte ora. Aggiungili invece nella fase di registro.

Firme di approvazione sulla scheda di registrazione. Una firma trasforma un record in una richiesta, che è proprio ciò che questo modello esiste per evitare.

Campi di analisi della causa radice. Se un problema richiede un lavoro sulla causa radice non è un kaizen, è un A3 o un'azione correttiva, e mescolarli significa che entrambi verranno eseguiti male.

Domande frequenti

Esiste un modello di metodo kaizen gratuito in Excel?

Excel si adatta al registro piuttosto che alla scheda. Crea un foglio con colonne per data, nome, area, corsia, descrizione di una riga, stato e data di chiusura. Quel foglio è ciò che produce il tuo tasso di chiusura. Mantieni la scheda di registrazione stessa su carta presso la postazione di lavoro, perché una scheda che richiede di andare al computer è una scheda che non viene compilata.

Cos'è un formato kaizen e c'è un formato kaizen in Excel da scaricare gratuitamente?

Il formato kaizen è il nome comune nel reparto di produzione per il modulo di una pagina stessa, in particolare nel settore manifatturiero. Ciò che le persone di solito desiderano è la scheda di registrazione, e la versione a quattro campi sopra descritta è tutto ciò che serve. Creala in Excel o Word in qualsiasi formato si stampi bene per il tuo tabellone e stampala invece di distribuire un file.

Esiste un modello di metodo kaizen gratuito in Word?

La scheda di registrazione e il modulo di proposta sopra indicati sono scritti per essere incollati direttamente in Word e stampati. Non c'è alcun download protetto, il che significa anche che non ci sono moduli tra te e la struttura. Se puoi, mantieni la scheda su un lato di un foglio A5, perché le dimensioni indicano quanto tempo dovrebbe richiedere il completamento.

Esiste un PDF in formato kaizen da scaricare gratuitamente?

Esporta il tuo dopo aver impostato i numeri di soglia e l'elenco di esclusione, perché questi sono specifici del sito e un PDF generico non può contenerli. Il PDF è il formato giusto per la copia affissa al tabellone kaizen e quello sbagliato per qualsiasi cosa sia ancora in fase di regolazione.

Posso scaricare gratuitamente i modelli kaizen?

La scheda di registrazione, il modulo di proposta, le condizioni di soglia e l'elenco di esclusione sono gratuiti e senza restrizioni. Usali, cambia i numeri e inseriscili nel tuo sistema con il tuo nome senza necessità di attribuzione.

Qual è la differenza tra kaizen e 5S?

Il 5S è un metodo specifico per organizzare uno spazio di lavoro (selezionare, sistemare, risplendere, standardizzare e sostenere) ed è solitamente il punto di partenza di un sito. Il Kaizen è la più ampia abitudine al miglioramento continuo e costante, di cui il lavoro 5S è un tipo. Molti siti eseguono audit 5S e chiamano le correzioni risultanti kaizen, il che va bene purché il registro dei miglioramenti rimanga un'unica lista. Il nostro modello di miglioramento del processo 5S copre specificamente questo metodo.

In cosa differisce un kaizen da un'azione correttiva?

Un'azione correttiva risponde a qualcosa che è andato storto ed è solitamente obbligatoria, tracciabile e chiusa formalmente. Un kaizen migliora qualcosa che funziona adeguatamente ed è volontario. Tienili in sistemi separati. Registrare le azioni correttive come kaizen gonfia i numeri e, cosa più grave, significa che una correzione richiesta può essere tranquillamente declassata come priorità.

Quanti kaizen dovrebbe inviare un team?

Un obiettivo comune è uno a persona al mese, che è raggiungibile una volta che esiste la corsia "fallo ora" e irrealistico prima. Considera il tasso di partecipazione, ovvero la percentuale di persone che hanno inviato qualcosa in questo trimestre, come la misura migliore. Dieci persone che ne inviano uno ciascuna rappresentano un programma più sano di una persona che ne invia dieci.

Chi approva un kaizen in questo modello?

Al di sotto della soglia, nessuno. Questo è il punto. Al di sopra, il proprietario designato sul modulo di proposta, lavorando entro la data di decisione concordata al momento dell'invio. Se la tua organizzazione non può accettare una corsia senza un approvatore, inizia con una soglia molto bassa, eseguila per un trimestre e mostra i risultati prima di alzarla.