Il PDCA è uno dei framework di miglioramento continuo più potenti mai sviluppati. Con Trupeer, puoi risparmiare ore sulla documentazione PDCA partendo da un modello di metodo PDCA gratuito, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e trasformando i cicli PDCA in aggiornamenti video che allineano i team dietro ogni miglioramento.

Cos'è il PDCA e cosa fa un modello PDCA?

Il PDCA è un ciclo di miglioramento in quattro fasi: Pianificare un cambiamento (Plan), Fare su piccola scala (Do), Verificare se ha funzionato (Check) e Agire su ciò che si è scoperto (Act). Deriva da Shewhart e Deming e sta alla base della maggior parte delle moderne pratiche di qualità e miglioramento continuo, inclusi i requisiti di miglioramento degli standard di gestione ISO.

Un modello PDCA è il modulo che ospita un ciclo. Fornisce un riquadro per ogni fase, mantiene visibile il lavoro e consente di guardare indietro a ciò che è stato tentato.

I modelli sono facili da trovare e sono quasi tutti uguali: un cerchio diviso in quattro o una tabella con quattro colonne. Quella forma è fedele al modello ed è anche il motivo per cui così tanti cicli PDCA non producono nulla. Un modello a quattro riquadri senza spazio per registrare quale fosse la situazione prima di iniziare non può supportare la fase da cui dipende l'intero metodo.

Perché il PDCA di solito funziona come Plan, Do, Plan, Do

Analizza una serie di moduli PDCA completati in quasi tutte le organizzazioni e lo schema è coerente. Il Plan è pieno. Il Do è pieno. Il Check è scarno o vuoto. L'Act è vuoto o dice "standardizzare".

La spiegazione abituale è la disciplina: le persone passano alla cosa successiva prima di chiudere la precedente. Questo è vero, ma non è la causa principale, perché le stesse persone chiudono i rapporti sugli incidenti e terminano gli audit.

La causa principale è che il Check è solitamente impossibile. Per verificare se qualcosa è migliorato, serve un numero precedente, misurato nello stesso modo, e il modello non lo ha mai richiesto. Quindi, chi compila il Check si trova a dover scegliere se scrivere qualcosa di non verificabile, come "gli operatori riferiscono che è più facile", o lasciarlo vuoto. La maggior parte lo lascia vuoto, e chi non lo fa scrive qualcosa che non può essere smentito, il che equivale al nulla.

L'Act poi eredita il problema. Senza alcun risultato su cui agire, l'unico inserimento possibile è una vaga intenzione, e il ciclo si conclude senza che nessuno decida nulla.

Due campi risolvono entrambe le fasi, e nessuno dei due si trova all'interno dei quattro riquadri.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passaggio 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dal menu di navigazione principale.

Passaggio 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passaggio 3: Espandi la visualizzazione del modello

Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente l'intero layout e i dettagli.

Passaggio 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor, puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passaggio 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Passaggio 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando vuoi vedere l'aspetto del tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente, se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di metodo PDCA puoi:

• Risparmiare ore di pianificazione: Salta la pagina bianca con una struttura creata appositamente per i cicli PDCA.

• Guidare il miglioramento continuo: I campi integrati assicurano che ogni fase venga registrata e diventi fonte di apprendimento.

• Rimanere in linea con il brand: Applica il tuo logo, font e colori utilizzando il kit del brand di Trupeer.

• Implementare i cambiamenti più velocemente: Converti gli insegnamenti del PDCA in SOP aggiornate e video esplicativi.

• Standardizzare il miglioramento: Utilizza lo stesso modello per ogni ciclo PDCA.

• Raggiungere team globali: Traduci la documentazione PDCA in oltre 65 lingue con un solo clic.

Il punto di partenza (baseline) che deve esistere prima del Plan

La prima azione di un ciclo PDCA non è la pianificazione. È la misurazione.

Prima di pianificare qualsiasi cosa, registra qual è la situazione attuale: la misura, il suo valore corrente, come viene misurata, in quale periodo, in quale data e chi l'ha rilevata. Cinque righe. Nulla procede finché queste non esistono.

Sembra una pignoleria, ma è la differenza tra un ciclo che può concludersi e uno che non può farlo. Inoltre, fa qualcosa di utile prima del previsto: un numero sorprendente di miglioramenti proposti non sopravvive al tentativo di stabilire un punto di partenza, perché nessuno sa dire quale sia il livello attuale, il che di solito significa che nessuno sa se esiste un problema.

Tre regole mantengono onesti i punti di partenza. Misura su un periodo sufficientemente lungo da includere la normale variazione, poiché il dato di un singolo giorno fluttuerà da solo. Scrivi come è stato misurato, perché il Check deve utilizzare lo stesso identico metodo, altrimenti il confronto non ha valore. E acquisisci il dato prima che il team sappia quale cambiamento sta per arrivare, laddove pratico, poiché un punto di partenza preso dopo che tutti sono stati informati di cosa sta per migliorare tende a non essere rappresentativo.

Laddove non esiste alcun numero, un conteggio è meglio di un aggettivo. Quante volte il mese scorso, su quanti tentativi, è un dato quasi sempre reperibile in un pomeriggio.

L'Act è una decisione: adottare, adattare o abbandonare

La fase Act è quella in cui la maggior parte dei modelli inserisce un unico riquadro vuoto, e la parola stessa è ambigua. Nel modello originale può significare standardizzare il cambiamento, oppure regolarlo e fare un altro giro. Si tratta di istruzioni opposte e un solo riquadro non può contenerle entrambe.

Sostituisci il riquadro con tre esiti, dei quali ne deve essere selezionato esattamente uno.

Adottare. Il cambiamento ha funzionato. Indica il documento che è stato aggiornato di conseguenza: la SOP, l'istruzione operativa, l'ausilio di lavoro, l'impostazione. Un'adozione senza un documento nominato non è stata adottata, è stata approvata e si tornerà alla situazione precedente entro circa sei settimane.

Adattare. Risultato parziale o poco chiaro. Indica cosa cambia specificamente per il ciclo successivo e stabilisci la data. Questo è un esito legittimo e dovrebbe essere comune, poiché la maggior parte dei primi tentativi è parzialmente corretta.

Abbandonare. Non ha funzionato o ha peggiorato le cose. Indica cosa è stato ripristinato e quando, e registra ciò che si è appreso in modo che non venga riprovato da qualcun altro tra diciotto mesi.

L'abbandono è l'esito che quasi nessuna organizzazione registra mai, ed è per questo che i cambiamenti falliti persistono silenziosamente e lo stesso problema viene affrontato due volte con soluzioni contraddittorie. Renderlo una casella di spunta anziché un'ammissione di colpa cambia la frequenza con cui viene utilizzato.

Modello di metodo PDCA gratuito: le quattro fasi più due campi

Copia da qui. Un ciclo per modulo, una pagina.

Intestazione. Riferimento del ciclo, titolo, responsabile, team, data di inizio, data di chiusura prevista.

Baseline, prima del Plan. La misura. Valore attuale. Metodo di misurazione. Periodo coperto. Data di acquisizione. Chi l'ha acquisita.

Plan. Il problema in una frase, espresso come osservazione anziché come soluzione. La causa sospetta. Il cambiamento che si sta provando. La previsione, ovvero cosa ti aspetti che faccia la misura e di quanto. Dove sarà provato e per quanto tempo. Chi lo sta facendo.

Do. Cosa è stato effettivamente fatto, cosa è differito dal piano, quando è iniziato e finito, e qualsiasi cosa sia andata storta durante la prova.

Check. Di nuovo la misura, utilizzando il metodo indicato nella baseline. Il valore successivo. La differenza. Se corrisponde alla previsione. Eventuali effetti collaterali notati, anche su attività non misurate.

Act. Uno tra adottare, adattare o abbandonare, con i dettagli richiesti per ciascuno come indicato sopra. Persona designata, datato.

Ciclo successivo. Riferimento, se questo porta a un altro ciclo.

Copia fino a qui. Vale la pena difendere il campo della previsione nel Plan contro chiunque voglia eliminarlo. Scrivere cosa ti aspetti che accada prima di farlo è ciò che trasforma il Check da una formalità in informazione, perché un cambiamento che ha migliorato le cose di una quantità che nessuno si aspettava ti sta dicendo qualcosa di diverso rispetto a uno che è andato come previsto.

Le quattro fasi del PDCA e cosa deve produrre ciascuna

Due fasi sopportano il peso maggiore e nessuna delle due è il Plan. I team concentrano la maggior parte del loro sforzo nella pianificazione perché è la fase che sembra riflessione, ma le fasi che generano apprendimento sono il Check e l'Act.

La fabbrica con 47 cicli e solo 3 verificabili

Ledstone Packaging gestisce uno stabilimento di imballaggi in cartone ondulato di circa trecento persone. Il PDCA era il suo metodo di miglioramento standard. Tutti erano stati formati, le bacheche erano appese alle pareti e in diciotto mesi erano stati registrati quarantasette cicli.

Qualcuno li ha controllati.

Tutti i quarantasette avevano un Plan completato. Quarantaquattro avevano un Do completato. Dodici avevano qualcosa scritto nel Check. Sei avevano qualcosa nell'Act, e tutti e sei dicevano standardizzare senza nominare un documento.

Dei dodici con qualcosa nel Check, tre contenevano un numero precedente. Gli altri nove dicevano cose come migliorato, più veloce, o gli operatori riferiscono che è più facile.

Quindi, di quarantasette cicli, solo tre potevano essere effettivamente valutati.

Il costo è emerso in due punti. Il ciclo diciannove aveva modificato una sequenza di cambio formato ed era stato adottato. Ha aumentato il tempo medio di cambio formato di circa sette minuti e, a circa quaranta cambi formato a settimana, si tratta di quasi cinque ore a settimana di tempo di funzionamento perso. È stato scoperto undici mesi dopo durante un'analisi non correlata delle prestazioni della linea, non dal ciclo che lo aveva creato.

E i cicli otto e trentuno avevano entrambi affrontato i problemi di alimentazione errata dell'applicatore di etichette, con soluzioni contraddittorie, perché nessuno aveva stabilito se il ciclo otto avesse funzionato prima di iniziare il ciclo trentuno.

Le modifiche apportate sono state mirate. È stato aggiunto un blocco di baseline sopra il Plan, con la misura, il valore, il metodo, il periodo, la data e chi l'aveva rilevata, e nessun ciclo poteva essere aperto senza di esso. L'Act è diventato tre caselle di spunta con un campo obbligatorio sotto ciascuna.

Nei dodici mesi successivi hanno registrato trentuno cicli, un numero volutamente inferiore. Tutti i trentuno avevano dei punti di partenza. Ventinove avevano un Check contenente un valore successivo. Gli esiti dell'Act sono stati diciassette adozioni, nove adattamenti e cinque abbandoni.

I cinque abbandoni erano il numero di cui il responsabile della qualità andava più fiero, perché nei diciotto mesi precedenti quell'esito non era mai stato registrato una sola volta. Due di essi erano cambiamenti che avevano peggiorato le cose e sono stati ripristinati entro tre settimane anziché undici mesi.

Come eseguire correttamente un ciclo PDCA, passo dopo passo

Scegli un problema abbastanza piccolo in modo che un ciclo possa completarsi in settimane anziché in trimestri. Il PDCA non è una metodologia di progetto e i cicli lunghi sono il modo in cui il metodo muore.

Stabilisci il punto di partenza prima di qualsiasi altra cosa, utilizzando i cinque campi sopra indicati.

Pianifica il cambiamento con una causa dichiarata e una previsione numerica. Se non puoi fare previsioni, non comprendi ancora la causa abbastanza bene da testare un cambiamento, e il passo successivo più onesto è osservare anziché pianificare.

Fallo in piccolo. Una linea, un turno, un team, una settimana. Il punto di una prova è che annullarla costa poco.

Verifica (Check) con la stessa misura e lo stesso metodo, su un periodo comparabile. Cerca deliberatamente gli effetti collaterali, perché i cambiamenti spesso migliorano l'aspetto misurato e peggiorano qualcosa di adiacente che nessuno stava osservando.

Agisci (Act) selezionando uno dei tre esiti e completando il campo richiesto. Quindi chiudi il ciclo, visibilmente, in modo che le persone possano vedere i cicli che si concludono.

I vantaggi e gli svantaggi del ciclo PDCA

I vantaggi sono reali. È abbastanza semplice da essere insegnato in venti minuti. Si applica a quasi tutti i tipi di lavoro. Incoraggia piccoli cambiamenti reversibili piuttosto che grandi cambiamenti rischiosi. E produce una registrazione scritta, che è ciò che consente a un'organizzazione di smettere di ripetersi.

I svantaggi sono altrettanto reali e meno spesso dichiarati.

È lento. Un ciclo che include una baseline adeguata, un periodo di prova e un controllo richiede settimane, il che lo rende poco adatto a qualsiasi cosa sia urgente.

Presuppone un risultato misurabile. I lavori in cui il risultato è qualitativo o richiede mesi per apparire non si adattano bene al modello, e forzarlo produce esattamente quel Check non confutabile descritto sopra.

È facile che venga solo eseguito formalmente piuttosto che fatto davvero. Lavagne, moduli e formazione sono visibili; la disciplina di misurare due volte non lo è, e le organizzazioni spesso hanno la prima senza la seconda.

E non dice nulla su come trovare la causa. Il Plan presuppone che tu abbia un'ipotesi, e formularne una valida è il punto in cui la maggior parte del lavoro di miglioramento effettivamente ha successo o fallisce.

Quando dovresti usare il PDCA e quando qualcos'altro?

Usa il PDCA quando hai un problema misurabile, una causa plausibile e la capacità di provare un cambiamento su piccola scala e annullarlo. Si tratta di una serie di circostanze più ristretta rispetto a quanto suggerisca la popolarità del metodo, ed è lì che funziona bene.

Usa qualcos'altro in tre casi.

Quando il miglioramento è piccolo, ovvio e reversibile, un ciclo completo è un sovraccarico inutile. Apporta la modifica e registrala. Il nostro modello di metodo kaizen copre quel percorso più leggero, inclusa la soglia al di sotto della quale nessuno dovrebbe aver bisogno di un'autorizzazione.

Quando la causa è genuinamente sconosciuta e contestata, la fase Plan del PDCA produrrà un'ipotesi basata su congetture. La risoluzione strutturata dei problemi, come un A3 o un'analisi formale delle cause radice, viene prima, e il PDCA verifica l'ipotesi risultante.

Quando il problema è la variazione in un processo stabile e disponi di dati, il DMAIC e gli strumenti statistici ad esso associati andranno più lontano di quanto farà il PDCA.

E laddove il miglioramento riguarda l'organizzazione del posto di lavoro piuttosto che le prestazioni del processo, il nostro modello di miglioramento del processo 5S è il punto di partenza migliore.

Varianti del modello PDCA: A3, FOCUS PDCA e RACI

A3. L'intero ciclo su un unico foglio A3, con la metà sinistra dedicata alla comprensione della condizione attuale e la metà destra al cambiamento. Si tratta del PDCA con una sezione di baseline molto più ampia, che è esattamente l'enfasi sostenuta in questa pagina.

FOCUS PDCA. Una variante per il settore sanitario che aggiunge una fase iniziale: Trovare un processo da migliorare (Find), Organizzare un team (Organise), Chiarire le conoscenze attuali (Clarify), Comprendere la variazione (Understand), Selezionare il miglioramento (Select). Questi cinque passaggi servono tutti a stabilire la condizione attuale prima della pianificazione, che è ancora una volta la stessa correzione.

PDCA con RACI. Aggiunge l'assegnazione delle responsabilità nelle varie fasi. Utile laddove un ciclo attraversa più team e nessuno è proprietario del Check, che è la fase che più spesso cade nel vuoto tra le persone.

Formati di presentazione e grafici. Diagrammi circolari per le diapositive. Vanno bene per spiegare il metodo ma sono inutili come modulo di lavoro, perché in un cerchio non c'è spazio per scrivere un metodo di misurazione.

Il pattern comune a tutte le varianti utili è che tutte espandono la parte iniziale del ciclo. Il pattern di quelle decorative è che rendono il cerchio più carino.

Posso ottenere un modello PDCA in Excel, PowerPoint o PDF?

Excel è il formato di lavoro corretto e non c'è paragone. Un registro PDCA richiede una riga per ciclo con colonne per riferimento, titolo, responsabile, valore di baseline, metodo, previsione, valore successivo, differenza, esito dell'Act e data di chiusura. Quel foglio è ciò che rende possibile l'audit dell'esempio pratico, e crearlo di solito rivela il problema prima ancora che qualcuno modifichi il modulo.

Word o un modulo A4 stampato si adatta al singolo ciclo, in particolare in un'officina dove il modulo vive su una bacheca piuttosto che su uno schermo. Mantienilo su una sola facciata.

PowerPoint serve solo a spiegare il PDCA alle persone e a nient'altro. Un diagramma circolare è un ausilio didattico, non un modello, e usarlo come modulo di lavoro garantisce che la baseline non venga mai registrata.

Il PDF si adatta al ciclo chiuso archiviato come record una volta completato l'Act.

Come acquisire un prima e un dopo senza uno studio

Il motivo per cui il Check viene saltato è spesso pratico piuttosto che culturale. Misurare significa che qualcuno deve andare a osservare il lavoro due volte, a distanza di diverse settimane, utilizzando lo stesso metodo, e questo richiede del tempo reale che nessuno ha allocato.

Per qualsiasi cosa implichi una persona che esegue un compito, la registrazione è una misurazione economica e comparabile. Una registrazione dello schermo o del processo prima del cambiamento e un'altra dopo ti offrono due elementi che puoi cronometrare, di cui puoi contare i passaggi e che puoi confrontare direttamente, senza che nessuno debba stare lì con un cronometro in due occasioni separate.

L'IA di Trupeer trasforma anche queste registrazioni in procedure scritte, il che è importante nella fase Act: un esito di adozione richiede l'aggiornamento di un documento designato, e se aggiornarlo è costoso, l'adozione diventa silenziosamente un'approvazione che poi decade.

Registralo. Personalizzalo con il tuo brand. Traducilo. Usa Trupeer.

Lo strumento di creazione di SOP copre le procedure che gli esiti di adozione devono modificare e, laddove il cambiamento avviene in una postazione di lavoro, il nostro modello di istruzioni di lavoro per la produzione copre il documento che deve rifletterlo. Le registrazioni e le procedure risultanti risiedono nella tua base di conoscenza con un branding coerente. Le istruzioni di configurazione si trovano nella guida alla configurazione del modello di documento.

Domande frequenti

Esiste un modello PDCA gratuito in Excel?

Excel è la sede giusta per il registro dei cicli, che ha più valore del singolo modulo. Una riga per ciclo con valore di baseline, metodo, previsione, valore successivo ed esito dell'Act. Aggiungi un conteggio dei cicli per esito dell'Act e, se l'abbandono è pari a zero in un anno, significa che il processo non viene gestito in modo onesto, piuttosto che essere gestito in modo perfetto.

Esiste un modello PDCA gratuito in PowerPoint?

Solo per l'insegnamento. I diagrammi PDCA circolari che dominano le librerie di modelli di diapositive sono grafici esplicativi senza spazio per un metodo di misurazione o una previsione. Usa le diapositive per spiegare il ciclo e un modulo o un foglio di calcolo per eseguirne uno.

Esiste un modello PDCA gratuito in Word?

La struttura sopra indicata si incolla direttamente in Word come modulo di una pagina, inclusi il blocco di baseline e i tre esiti di Act che i modelli standard omettono. Non ci sono download protetti né moduli complessi. Stampalo in formato A4 se deve essere appeso a una bacheca.

Esiste un modello PDCA gratuito in PDF?

Esporta il ciclo completato in PDF una volta chiuso l'Act, come record. Mantieni modificabile il modulo vuoto, perché i campi relativi a misura e metodo di solito devono essere adattati a ciascuna area, e un PDF fisso incoraggia le persone a saltare i campi che non sembrano adattarsi ovviamente.

Qual è la differenza tra PDCA e kaizen?

Il kaizen è la consuetudine più ampia di piccoli miglioramenti continui. Il PDCA è un metodo per testare uno specifico cambiamento all'interno di quella consuetudine. In pratica, la maggior parte dei miglioramenti kaizen è troppo piccola e troppo reversibile per giustificare un ciclo completo, e dovrebbe essere semplicemente implementata e registrata. Riserva il PDCA ai cambiamenti per i quali non sai davvero se l'idea funzionerà.

Qual è la differenza tra PDCA e DMAIC?

Il DMAIC, che significa definire (define), misurare (measure), analizzare (analyse), migliorare (improve) e controllare (control), è l'equivalente di Six Sigma ed è più strutturato. Presuppone dati, analisi statistica e un professionista formato, ed è più forte laddove il problema è la variazione in un processo stabile. Il PDCA è più leggero, più veloce e più adatto a testare un'ipotesi che si ha già.

Quanto dovrebbe durare un ciclo PDCA?

Settimane anziché mesi. Un periodo di baseline, un periodo di prova sufficientemente lungo da includere la normale variazione e un controllo. Da due a otto settimane coprono la maggior parte dei cicli operativi. Qualsiasi cosa vada oltre un trimestre è solitamente diventata un progetto e dovrebbe essere gestita come tale.

Chi dovrebbe essere il proprietario di un ciclo PDCA?

Chiunque svolga il lavoro, con una persona designata responsabile nello specifico del Check. Questo secondo nome è importante, perché il Check è la fase che cade nel vuoto tra le persone quando un ciclo attraversa più team, e assegnarlo separatamente è la soluzione più economica disponibile.