Lean Coffee trasforma le riunioni da trasmissioni a senso unico in conversazioni focalizzate e guidate dai partecipanti. Con Trupeer, puoi risparmiare ore nella preparazione della facilitazione iniziando con un modello gratuito per il metodo Lean Coffee, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e trasformando i risultati della sessione in riepiloghi video che il team può rivedere.

Che cos'è il metodo Lean Coffee e a cosa serve il modello?

Lean Coffee è un formato di riunione senza un ordine del giorno prestabilito. Chi si presenta propone gli argomenti, li vota e li discute in brevi blocchi di tempo, e il gruppo decide dopo ogni blocco se continuare. È stato creato da Jim Benson e Jeremy Lightsmith a Seattle nel 2009 e da lì si è diffuso nei team agili.

Un modello Lean Coffee è composto dalla lavagna e dalle regole: tre colonne, un formato a schede, un'assegnazione dei voti e un limite di tempo. La lavagna può essere una parete, una lavagna bianca o una tela condivisa, e conta molto meno delle regole ad essa collegate.

Il formato si adatta a qualsiasi riunione ricorrente in cui gli argomenti giusti non sono conoscibili con una settimana di anticipo. Retrospettive di team, sessioni di community of practice, conversazioni tra diversi livelli gerarchici e la riunione fissa che si è silenziosamente trasformata in un aggiornamento sullo stato dei lavori. Non si adatta alle riunioni in cui è necessario prendere una decisione entro una scadenza, per i motivi illustrati più avanti.

Lean Coffee elimina chi stabilisce l'ordine del giorno, non l'ordine del giorno

Quasi tutte le guide descrivono il Lean Coffee come una riunione senza ordine del giorno. Questo è esatto, ma nasconde ciò che accade realmente.

Una riunione Lean Coffee ha un ordine del giorno. Viene costruito nei primi cinque minuti, nella stanza, da tutti. Ciò che è stato rimosso è il ruolo della persona che prima lo preparava in anticipo, e quel ruolo è il fulcro del potere nella maggior parte delle riunioni. Chi stabilisce l'ordine del giorno decide cosa va in onda, in quale ordine e cosa invece non compare mai.

Questo è il motivo per cui il formato produce risultati così diversi in team diversi con strumenti identici. Si tratta di una redistribuzione del controllo mascherata da tecnica di facilitazione. I team in cui il controllo era già distribuito in modo abbastanza equo se ne accorgono appena. I team in cui una sola persona stabiliva ogni ordine del giorno lo trovano liberatorio o minaccioso, e da questo dipende la sopravvivenza del formato.

Ti dice anche cosa proteggere. Ogni regola descritta di seguito esiste per evitare che chi stabilisce l'ordine del giorno ricompaia, sia attraverso chi propone, chi vota per primo o chi parla per primo su ciascun argomento.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passaggio 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dalla navigazione principale.

Passaggio 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passaggio 3: Espandi la visualizzazione del modello

Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente il layout completo e i dettagli.

Passaggio 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor, puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passaggio 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Passaggio 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando vuoi vedere come appare il tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente, se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello per il metodo Lean Coffee puoi:

• Risparmiare ore nella facilitazione: Salta la pagina vuota grazie a una struttura Lean Coffee collaudata.

• Guidare discussioni attive: Le votazioni integrate e i limiti di tempo mantengono le sessioni focalizzate.

• Rimanere in linea con il brand: Applica il tuo logo, i tuoi font e i tuoi colori utilizzando il kit del brand di Trupeer.

• Catturare gli spunti di riflessione: Converti i risultati delle sessioni in riepiloghi video per gli stakeholder assenti.

• Standardizzare tra i team: Utilizza lo stesso modello per ogni sessione di Lean Coffee.

• Raggiungere team globali: Traduci i riepiloghi delle sessioni in oltre 65 lingue con un solo clic.

Come gestire una riunione Lean Coffee, passo dopo passo

Prepara tre colonne: Da discutere, In discussione, Discusso. Fisico o digitale, non fa alcuna differenza.

Concedi a tutti tre o quattro minuti per scrivere gli argomenti, uno per scheda, in silenzio. Il silenzio è fondamentale. Nel momento in cui le persone iniziano a proporre ad alta voce, i più sicuri di sé e i più anziani riempiono la lavagna.

Leggi le schede senza attribuirle a nessuno. Chi facilita le legge, non l'autore, il che evita che un argomento venga valutato in base a chi lo ha suggerito.

Assegna a ogni persona due o tre voti e fai votare tutti contemporaneamente. Bollini, segni, qualunque cosa la lavagna supporti. La simultaneità conta tanto quanto il silenzio.

Ordina in base ai voti, sposta la scheda in cima su In discussione e imposta un timer per cinque minuti. Discutete.

Allo scadere del timer, effettua una votazione con il pollice. Pollice in su significa continuare, pollice in giù significa passare oltre, di lato è neutrale. Vince la maggioranza. Se si continua, aggiungi tre minuti e ripeti.

Quando un argomento si conclude, sposta la scheda su Discusso e passa alla successiva. Fermati all'ora di fine della riunione, indipendentemente da ciò che rimane sulla lavagna, e lascia le schede non terminate dove sono.

Modello gratuito per il metodo Lean Coffee: la lavagna e le schede

Copia da qui.

Lavagna. Tre colonne. Da discutere, In discussione, Discusso. Nient'altro. Una quarta colonna per le azioni è l'aggiunta più comune ed è trattata di seguito.

Campi delle schede. Argomento in una riga, formulato come domanda o affermazione piuttosto che come titolo del soggetto, quindi "dovremmo smettere di fare il blocco dei rilasci del venerdì" piuttosto che "blocco rilasci". Facoltativamente, una singola parola per il tipo di scheda: domanda, problema, idea o decisione. Non inserire l'autore.

Blocco delle regole, concordato una volta e visibile in ogni sessione. Gli argomenti vengono scritti in silenzio, tre minuti. Le schede vengono lette dal facilitatore, senza attribuzione. Ognuno riceve [3] voti, espressi simultaneamente. Il primo intervallo di tempo è di [5] minuti, le estensioni sono di [3] minuti. Votazione con il pollice al conto di tre, nessuna discussione prima. La persona più senior nella stanza vota per ultima o non vota. La riunione termina all'orario stabilito, indipendentemente da ciò che rimane sulla lavagna.

Registro della sessione. Data, partecipanti, argomenti che sono arrivati alla lavagna, argomenti che non ci sono arrivati ed eventuali azioni. Conservali, per i motivi indicati nella sezione su cosa portare da una sessione all'altra.

Copia fino a qui. Il blocco delle regole è il modello. Le tre colonne sono solo il posto in cui vanno le schede.

Perché la votazione con il pollice rappresenta l'intero metodo Lean Coffee

La votazione con i bollini non è un elemento distintivo. Ogni formato di workshop esistente la utilizza, e una riunione che vota un ordine del giorno e poi lo affronta è una normale riunione ben prioritarizzata.

La votazione con il pollice è il vero meccanismo. Ogni cinque minuti al gruppo viene chiesto, senza discussione, se questo argomento merita ancora il tempo della stanza. Questo è un consenso continuo e fa qualcosa che nessun ordine del giorno può fare: consente a un argomento che si è rivelato più importante di quanto sembrasse di protrarsi per venti minuti e ne elimina uno che sembrava promettente dopo cinque.

È anche la regola che i team tendono ad attenuare per prima. L'alterazione più comune consiste nel fatto che il facilitatore chiede ad alta voce: "continuiamo con questo?". Questa non è una votazione con il pollice. È una domanda aperta, e la persona che si sente più a suo agio a parlare risponde, restituendo l'ordine del giorno direttamente a chi le era stato tolto.

Fallo in modo silenzioso, simultaneo, al conto di tre. Se il tuo team lo trova imbarazzante per le prime due sessioni, è normale e passerà.

Come la gerarchia uccide silenziosamente una riunione Lean Coffee

Il formato presenta un solo vero fattore di insuccesso e non riguarda gli strumenti.

Se la persona più senior nella stanza propone gli argomenti ad alta voce, vota per prima o parla per prima su ogni scheda, la riunione regredisce. Non in modo drammatico. Tutti continuano a scrivere schede e tutti continuano a votare. Ma le schede che raggiungono la lavagna iniziano a essere quelle che quella persona avrebbe comunque inserito in un ordine del giorno, ed entro circa quattro sessioni le persone smettono di proporre cose che non riceveranno voti.

Il segnale è misurabile e vale la pena misurarlo. Conta quante persone diverse hanno proposto gli argomenti arrivati alla lavagna nel corso di cinque sessioni. Se un terzo dei presenti genera la maggior parte della lavagna, il formato ha smesso di funzionare, indipendentemente da quanto la riunione sembri procedere bene.

Tre regole risolvono il problema a costo zero. Argomenti scritti in silenzio. Voti espressi simultaneamente. La persona più senior vota per ultima o si astiene. Quest'ultima regola è solitamente la più difficile da introdurre e la più efficace, e funziona meglio quando è la persona senior stessa a proporla.

Un esempio di Lean Coffee: ha funzionato in un team, è morto in tre

Aldercroft, un'azienda di software di circa centottanta persone, ha organizzato per un anno un incontro quindicinale di Lean Coffee nell'ingegneria. Era molto apprezzato e la leadership lo ha esteso ad altri sei team.

Quattro mesi dopo, il reparto di ingegneria lo stava ancora utilizzando. Tre dei sei team avevano smesso silenziosamente. Due lo avevano trasformato in un aggiornamento sullo stato dei lavori con un rito di voto iniziale.

L'analisi si aspettava di trovare un problema di facilitazione o di strumenti e non ha trovato nessuno dei due. Ogni team aveva la stessa lavagna, lo stesso timer e la stessa pagina di regole.

Ciò che differiva erano i primi tre minuti. Nei team in cui l'esperimento è fallito, gli argomenti venivano proposti ad alta voce invece di essere scritti in silenzio, e la persona più senior nella stanza votava per prima, in modo visibile.

Hanno fatto i conti. Nel successo clienti, in cinque sessioni, trentuno dei trentaquattro argomenti giunti alla lavagna provenivano da tre degli undici partecipanti. In ingegneria, nello stesso periodo, quarantasette argomenti provenivano da nove persone su dodici.

Il voto con il pollice si era degradato allo stesso modo. I team in difficoltà avevano un facilitatore che chiedeva a voce alta se continuare. Gli ingegneri lo facevano in silenzio al conto di tre.

I correttivi sono stati le tre regole sopra descritte, introdotte nel successo clienti dal direttore del team, che si è offerto volontario per smettere di votare. Nelle cinque sessioni successive, otto persone su undici hanno proposto argomenti che hanno raggiunto la lavagna.

Niente nel modello è cambiato. La lavagna era identica in tutto e per tutto.

Quali sono le trappole comuni nel Lean Coffee?

Vale la pena separare le ultime due dal resto. Il Lean Coffee è un formato inadeguato per prendere una decisione che deve essere presa entro venerdì, perché nulla garantisce che l'argomento arrivi alla lavagna. Usalo per far emergere ciò che deve essere deciso, poi tieni una riunione diversa per decidere.

Come registrare le azioni senza rompere il formato

La lacuna nel formato standard è reale. Gli argomenti vengono discussi, tutti se ne vanno pensando che sia stata una buona conversazione e non cambia nulla. Proprio per questo motivo diverse librerie di modelli offrono ora una variante di Lean Coffee con azioni.

La soluzione più leggera che funziona: quando un argomento si conclude, prima che la scheda venga spostata su Discusso, il facilitatore pone una domanda. Succede qualcosa a causa di questo? Se sì, scrivi una scheda con un nome e una data. In caso contrario, dillo ad alta voce e passa oltre.

Questa domanda richiede circa quindici secondi ed è l'unica aggiunta al formato che vale la pena fare. Evita una revisione completa delle azioni alla fine, che riporterebbe la riunione a un ordine del giorno gestito.

Leggi ad alta voce le schede delle azioni della sessione precedente all'inizio di quella successiva, prima di iniziare a scrivere gli argomenti. Niente di più che leggerle. Quei trenta secondi fanno più per il completamento delle attività di qualsiasi sistema di tracciamento.

Cosa conservare tra le sessioni e cosa ti rivela

La maggior parte dei team cancella la lavagna alla fine. In questo modo si getta via il risultato più interessante che il formato produce.

La lavagna è un registro di ciò di cui il tuo team vuole effettivamente parlare, generato senza che nessuno lo filtri. Conservata nell'arco di un trimestre, risponde a domande che nessun sondaggio saprà rivelare.

Quali argomenti vengono votati ripetutamente e non vengono mai risolti. Solitamente si tratta di qualcosa al di fuori del controllo del team che nessuno ha inoltrato ai livelli superiori, e che vale la pena segnalare.

Quali argomenti vengono proposti e non ottengono mai voti. A volte si tratta del cavallo di battaglia di una persona. A volte è la cosa che tutti stanno evitando.

Quante persone diverse propongono argomenti. Il numero di partecipazione dell'esempio precedente, tracciato nel tempo.

E quali argomenti sono procedurali, ovvero qualcuno che vuole sapere come si fa una cosa. Un gruppo di questi argomenti non è un problema di discussione. È una lacuna nella documentazione sotto forma di riunione.

Posso ottenere un modello Lean Coffee in PPT o Excel?

PowerPoint si adatta alla slide delle regole e alla traccia del facilitatore piuttosto che alla lavagna. Una slide con le sette regole, mostrata all'inizio di ogni sessione, fa più per la coerenza di qualsiasi altra cosa tu possa mettere su uno schermo, in particolare quando la facilitazione ruota.

Excel si adatta al registro della sessione: data, partecipanti, argomenti proposti, argomenti che hanno raggiunto la lavagna, chi ha proposto ciascuno di essi e azioni con i relativi responsabili. Quel foglio è ciò che rende possibile il conteggio delle partecipazioni e l'analisi degli argomenti ripetuti, e richiede circa dieci minuti per essere impostato.

Nessuno dei due è adatto alla lavagna vera e propria durante la riunione. La lavagna deve essere qualcosa che tutti possono raggiungere contemporaneamente, il che significa una parete, una lavagna bianca o una tela condivisa. Una lavagna che solo il facilitatore può modificare reinserisce chi stabilisce l'ordine del giorno dalla porta di servizio.

Quando lo stesso argomento continua a ripresentarsi, mettilo per iscritto

Una volta conservato il registro della sessione, in quasi tutti i team emerge un pattern. Una manciata di argomenti ricorre e, se li si guarda da vicino, non si tratta affatto di dibattiti. Si tratta di persone che chiedono come funziona qualcosa, o come dovrebbe essere fatta, e la discussione è un atto collettivo di memoria.

Questi argomenti non hanno bisogno di altri cinque minuti. Devono essere scritti una volta sola.

Trupeer AI rende questa operazione abbastanza economica da poter essere eseguita il giorno stesso. Chi conosceva la risposta nella riunione registra se stesso mentre esegue l'attività, e il risultato è una guida formattata con i passaggi già scritti, oltre a un video e a un documento per la tua knowledge base con il tuo branding. Un argomento che ha richiesto quindici minuti di una riunione di team per tre volte in un trimestre merita dieci minuti di registrazione.

Registralo. Applica il brand. Traducilo. Usa Trupeer.

Laddove l'argomento ricorrente sia una procedura piuttosto che una domanda, lo strumento di creazione di SOP se ne occupa, e le strutture per redigerlo si trovano nei nostri modelli di articoli della knowledge base. Le istruzioni di configurazione si trovano nella guida alla configurazione del modello di documento.

Domande frequenti

Esiste un modello gratuito per il metodo Lean Coffee in PPT?

Utilizza le slide per le regole e la traccia del facilitatore, non per la lavagna. Una slide che elenca le sette regole, una che mostra l'intervallo di tempo e una con le azioni della sessione precedente sono sufficienti. Limitarlo a tre slide è importante, perché una presentazione del facilitatore più lunga non verrebbe più aperta.

Esiste un modello gratuito per il metodo Lean Coffee in Excel?

Excel è la sede adatta per il registro della sessione piuttosto che per la riunione. Colonne per data, numero di partecipanti, argomento, chi lo ha proposto, voti ricevuti, se è stato discusso ed eventuali azioni con un responsabile. Vale la pena aggiungere due numeri derivati: proponenti distinti per sessione e argomenti che compaiono per la seconda o terza volta.

Qual è il miglior modello gratuito per il metodo Lean Coffee?

Quello che include le regole di voto piuttosto che le sole tre colonne. La maggior parte dei modelli gratuiti fornisce il layout della lavagna, ovvero la parte che potresti disegnare su una lavagna in dieci secondi. Le regole sul silenzio, sulla votazione simultanea e sulla votazione con il pollice sono ciò che effettivamente distingue il metodo, e un modello che ne sia privo produrrà una riunione ordinaria con dei post-it.

Quanto dovrebbe durare una riunione Lean Coffee?

Tra i trenta e i sessanta minuti. Con meno di trenta minuti si affronta un solo argomento. Con più di sessanta la partecipazione diminuisce, perché l'attrattiva del formato è che è breve e finisce in tempo. Qualunque cosa tu scelga, termina all'orario indicato con le schede ancora sulla lavagna, poiché è questo che insegna alle persone che i loro voti erano reali.

Quanti voti dovrebbe ricevere ogni persona?

Due o tre. Un numero inferiore costringe a scelte più difficili e fa emergere l'argomento veramente urgente. Un numero superiore appiattisce l'ordine finché tutto non ha due voti e la sequenza diventa arbitraria. Tre è l'impostazione predefinita comune e funziona per la maggior parte delle dimensioni del gruppo.

È possibile gestire il Lean Coffee da remoto?

Sì, e le regole contano ancora di più. Utilizza una tela condivisa che tutti possono modificare, chiedi alle persone di scrivere gli argomenti in silenzio con le telecamere accese e usa le votazioni simultanee supportate dallo strumento invece di chiedere alle persone di parlare. Per la votazione con il pollice, un conto di tre con tutti in video funziona bene, ed emoji di reazione inviate nello stesso momento funzionano quasi altrettanto bene.

Il Lean Coffee è la stessa cosa di una retrospettiva?

No, anche se viene spesso utilizzato per gestirne una. Una retrospettiva ha un ambito definito, ovvero un periodo di lavoro su cui si sta riflettendo, e solitamente una struttura che si sposta da ciò che è accaduto a ciò che cambia. Il Lean Coffee non ha un ambito e non ha un arco temporale. È un modo per scegliere di cosa discutere, il che lo rende un buon contenitore per una retrospettiva e un sostituto inadeguato per essa quando il team deve raggiungere azioni concordate.