Le istruzioni di lavoro del progetto guidano i team attraverso le attività specifiche, le sequenze e gli standard necessari per completare un progetto con successo. Con Trupeer, puoi risparmiare ore di documentazione partendo da un modello di istruzioni di lavoro pronto all'uso, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e trasformando le istruzioni di lavoro standard scritte in chiare SOP e guide dettagliate basate su video.

Che cos'è un modello gratuito di istruzioni di lavoro del progetto?

Un modello gratuito di istruzioni di lavoro del progetto è una struttura riutilizzabile per scrivere esattamente come viene eseguita un'attività specifica, passo dopo passo, con un livello di dettaglio sufficiente a consentire a chi non l'ha mai fatta prima di eseguirla correttamente.

La parola "progetto" svolge un ruolo fondamentale in questa frase. La maggior parte del materiale sulle istruzioni di lavoro online è scritto per il settore manifatturiero, dove la stessa attività viene eseguita centinaia di volte da persone che ne migliorano l'esecuzione. Le istruzioni di lavoro del progetto coprono il caso opposto. Una transizione, una migrazione, una messa in servizio, una dismissione, un cambio durante un fine settimana. Eseguite una sola volta, spesso a un'ora insolita, frequentemente da qualcuno che non ha mai visto il sistema e non lo vedrà mai più.

Questa differenza cambia il modo in cui il documento deve essere scritto, ed è il motivo per cui un modello di istruzioni di lavoro per la produzione non sarà utile per un progetto senza modifiche.

Il formato segue l'uso. Un modello di istruzioni di lavoro Word da scaricare gratuitamente si adatta alla stesura e alla copia cartacea che si porta con sé. Un modello di istruzioni di lavoro in versione Excel si adatta a elenchi di passaggi con colonne per l'approvazione. Un modello di istruzioni di lavoro con immagini è solitamente quello che viene effettivamente seguito, per le ragioni illustrate di seguito.

Le istruzioni di lavoro del progetto non sono istruzioni di lavoro standard

È opportuno fare una distinzione chiara, perché le due tipologie si basano su presupposti opposti e i risultati di ricerca spesso le confondono.

Le istruzioni di lavoro standard descrivono attività ripetute. Un file Excel di modello per istruzioni di lavoro standard per una linea di produzione presuppone che il lettore eseguirà nuovamente l'attività il giorno successivo, che sia stato formato, che condivida il vocabolario del luogo di lavoro e che gli errori vengano corretti nel ciclo successivo. L'ambiguità è tollerabile perché la ripetizione la elimina. Il documento migliora con l'uso.

Le istruzioni di lavoro del progetto descrivono attività eseguite una sola volta. Il lettore non ha una formazione specifica per questa attività, potrebbe non condividere il tuo vocabolario, non ha un ciclo successivo in cui correggere un errore e spesso lavora in orari insoliti sotto pressione. L'ambiguità non è tollerabile, perché nulla a valle la correggerà.

Le conseguenze pratiche sono tre.

Ogni passaggio deve indicare la propria condizione di successo, in termini di qualcosa di osservabile. Il lavoro standard può dire "confermare lo spegnimento" perché tutti sanno che aspetto abbia. Il lavoro del progetto deve descrivere ciò che il lettore vedrà.

La valutazione non può essere delegata al lettore. "Utilizzare le impostazioni appropriate" funziona per un operatore formato, ma fallisce per un collaboratore esterno alle due del mattino.

E il documento non può essere migliorato per iterazione, perché c'è un'unica esecuzione. Qualunque sia la qualità che possiede al momento dell'uso, sarà l'unica qualità che avrà mai.

Se il tuo lavoro è ripetitivo piuttosto che occasionale, il modello generale di istruzioni di lavoro è la scelta migliore.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passo 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dalla navigazione principale.

Passo 2: Seleziona e apri un modello

Clicca su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passo 3: Espandi la visualizzazione del modello

Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente il layout completo e i dettagli.

Passo 4: Modifica il modello

Clicca su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor, puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passo 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, clicca su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Passo 6: Visualizza in anteprima e perfeziona il modello

Quando desideri vedere l'aspetto del tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di istruzioni di lavoro del progetto puoi:

• Risparmiare ore di documentazione: Salta la pagina bianca e usa una struttura creata appositamente per il lavoro di progetto.

• Garantire qualità e sicurezza: Le sezioni integrate per gli standard e i protocolli di sicurezza riducono errori e incidenti.

• Mantenere la coerenza del brand: Applica il tuo logo, font e colori utilizzando il kit del brand di Trupeer, in modo che le istruzioni appaiano coerenti tra team, appaltatori e clienti.

• Integrare rapidamente i collaboratori esterni: Allinea fornitori e collaboratori con la stessa guida video utilizzata internamente, ideale per il lancio della gestione del cambiamento e la formazione del team.

• Standardizzare tra i vari siti: Fornisci le stesse istruzioni di lavoro standard a ogni sito, regione o turno.

• Localizzare per ogni team: Traduci le istruzioni in oltre 65 lingue, in modo che la lingua non sia mai una barriera.

Perché le istruzioni di lavoro del progetto falliscono

Sono scritte dalla persona che sa già come fare l'attività.

Questo sembra un punto di forza, invece è il problema centrale. Un autore che ha eseguito un'attività non può facilmente vedere quali delle sue parole contengano un significato che il lettore non possiede. Ogni istruzione ambigua era chiara per chi l'ha scritta, ed è proprio per questo che è sopravvissuta alla bozza e, di solito, anche alla revisione, poiché i revisori vengono tipicamente scelti per la loro esperienza nello stesso campo.

La lacuna non è la conoscenza. È che l'autore ha un'immagine mentale dell'attività e il documento è solo un puntatore compresso a quell'immagine. Il lettore non ha quell'immagine e riceve solo il puntatore.

Tre formulazioni causano la maggior parte dei danni e compaiono in quasi tutte le bozze.

Verbi di conferma senza alcuna osservazione dichiarata. Confermare, controllare, verificare, assicurarsi. Ognuno di essi presuppone che il lettore sappia che aspetto abbia un risultato soddisfacente.

Aggettivi di grado. Stringere saldamente. Lasciare un tempo sufficiente. Impostare a un livello appropriato. Queste sono valutazioni, non istruzioni, e la scala di misura esiste solo nella testa dell'autore.

Passaggi che nominano un risultato piuttosto che un'azione. "Isolare l'unità" descrive uno stato da raggiungere senza dire cosa fare per raggiungerlo, il che va bene per chi conosce i tre modi per farlo ed è inutile per chi non ne conosce nessuno.

Cosa deve contenere un modello di istruzioni di lavoro del progetto

Otto componenti. La colonna delle condizioni di successo è quella che la maggior parte dei modelli omette ed è quella che conta di più.

L'ultima colonna della tabella dei passaggi si rivela fondamentale al momento dell'azione. Un operatore in grado di capire se un passaggio ha avuto successo non deve tirare a indovinare, mentre un operatore che non può farlo lo farà, perché fermarsi per chiedere alle due del mattino è socialmente difficile.

Modello gratuito di istruzioni di lavoro del progetto: la struttura da copiare

Compilato con un esempio reale anziché con segnaposto. L'attività fa parte di un cambio di sistema di controllo della refrigerazione eseguito durante un fine settimana.

Copia da qui.

Intestazione. Nome dell'attività, versione del documento, data, autore e destinatario dell'istruzione.

Isolamento del compressore secondario, parte del cambio di controllo della refrigerazione. Versione 4. 11 ottobre. Autore: R Delaney, Ingegnere dei Controlli. Scritto per: ingegnere esterno che non ha familiarità con questo sito.

Scopo. Un paragrafo. Mettere fuori servizio il compressore secondario in modo che il pannello di controllo possa essere sostituito senza che l'unità si riavvii durante il lavoro.

Non coperto. Esplicito. Isolamento del compressore primario, che fa parte di un'istruzione separata. Isolamento elettrico sul quadro di distribuzione, eseguito dall'elettricista del sito. Qualsiasi operazione che richieda l'accesso al tetto della sala macchine.

Precondizioni. Tutte devono essere vere prima del primo passaggio.

Ingegnere del sito presente e contattabile. Temperatura della merce registrata e conforme alle specifiche. Compressore primario in funzione e a pieno carico. Permesso di lavoro rilasciato e in possesso dell'operatore.

Strumenti e accessi. Chiave del pannello, cacciavite esagonale da 8 mm, torcia, copia cartacea di questa istruzione, telefono con memorizzato il numero dell'ingegnere del sito.

Avvertenza. Inserita qui perché si applica dal primo passaggio in poi. Questo sistema funziona sotto pressione e l'impianto è soggetto a requisiti di sicurezza previsti dalla legge. Il lavoro deve essere eseguito esclusivamente da una persona competente in possesso di un permesso valido. Questo documento non sostituisce la formazione sulla sicurezza specifica del sito o una valutazione dei rischi effettuata da una persona qualificata.

Passaggi.

Firma. Eseguito da, data, ora, versione del documento utilizzata e qualsiasi passaggio in cui il risultato osservato differiva da quello previsto.

Copia fino a qui.

Nota il passaggio 4. Quasi tutta la sua lunghezza serve a correggere una specifica ipotesi errata, e quella frase è stata aggiunta dopo l'incidente descritto di seguito.

Esempio di istruzione di lavoro: cosa ha rilevato una prova pratica di cinquanta minuti

Bevington Cold Store, un'azienda di logistica refrigerata, ha sostituito il sistema di controllo del suo impianto di refrigerazione durante un unico fine settimana.

L'istruzione per la transizione conteneva trentaquattro passaggi. Era stata scritta dall'ingegnere dei controlli che aveva progettato la sostituzione, revisionata da un secondo ingegnere e approvata. Secondo qualsiasi standard normale, si trattava di un documento accurato.

Il passaggio diciannove recitava: isolare il compressore secondario e confermare lo spegnimento.

Per l'autore quella frase era assolutamente specifica. Confermare lo spegnimento significava osservare il display del pannello fino a quando non mostrava "arrestato" e le ore di funzionamento smettevano di aumentare, il che richiede diversi minuti.

Il lavoro è stato eseguito alle due del mattino da un ingegnere esterno che non era mai stato sul sito. Ha confermato lo spegnimento nel modo più ovvio, guardando la spia sull'unità stessa, che si era spenta. L'unità era ancora nel suo ciclo di arresto.

Si è riavviata undici minuti dopo, a metà della sostituzione del pannello, mandando in blocco l'impianto. Prima che il sistema primario venisse ripristinato, circa quaranta tonnellate di merce refrigerata erano rimaste fuori specifica abbastanza a lungo da dover essere buttate via. Sessantaduemila sterline di danno, oltre al fine settimana di lavoro che si è prolungato fino a lunedì.

Nessuno aveva scritto nulla di falso. L'istruzione diceva di confermare lo spegnimento e l'appaltatore lo aveva fatto con l'unico mezzo disponibile per chi non sapeva che c'era un display da guardare.

Ciò che Bevington ha cambiato in seguito è stata una regola e un'abitudine.

La regola: qualsiasi passaggio contenente i verbi confermare, controllare, verificare o assicurarsi deve indicare l'osservazione che decreta il successo. Se l'autore non può nominare ciò che l'operatore vedrà, la stesura del passaggio non è finita.

L'abitudine: prima dell'uso, qualcuno che non ha scritto l'istruzione la legge ad alta voce e ripercorre l'attività senza eseguirla fisicamente, dicendo cosa farebbe ad ogni passaggio. L'autore ascolta e non interviene.

Al cambio successivo, quella prova pratica ha richiesto cinquanta minuti e ha rilevato nove ambiguità in trentaquattro passaggi, in un documento che era già stato esaminato e approvato da due ingegneri. Tre delle nove avrebbero bloccato il lavoro. Una di esse avrebbe ripetuto il problema del compressore in una forma diversa.

Cinquanta minuti, nove difetti, in un documento che tutti pensavano fosse già finito.

Come scrivere un'istruzione di lavoro in sei passaggi

1. Definisci l'operatore. Non un ruolo, ma un livello di familiarità. Qualcuno che ha già fatto questo lavoro, qualcuno che conosce il sito ma non l'attività, o qualcuno che non conosce nessuno dei due. Tutto il resto deriva da questo.

2. Scrivi le precondizioni prima dei passaggi. Qualsiasi cosa scoperta a metà attività che avrebbe dovuto essere organizzata in anticipo diventa un incidente.

3. Scrivi un'azione per passaggio. Dividi qualsiasi frase contenente "e". Questo è ciò che distingue un modello Word di istruzioni passo-passo utilizzabile da un paragrafo con dei numeri, poiché i passaggi numerati esistono in modo che una persona possa essere interrotta e riprendere il lavoro facilmente.

4. Aggiungi la condizione di successo a ogni passaggio. Specifica cosa verrà osservato. Questo raddoppia all'incirca la lunghezza del documento ed è dove risiede la maggior parte del suo valore.

5. Aggiungi percorsi di gestione dei guasti dove il fallimento è plausibile. Non ovunque, il che creerebbe solo confusione, ma nei passaggi in cui un risultato errato è sia possibile che consequenziale.

6. Fai una prova pratica con un non-autore. Trattato di seguito. Questo non è uguale a una revisione e non la sostituisce.

Il passaggio quattro è quello che viene saltato quando si ha fretta, ed è quello che avrebbe evitato l'incidente di Bevington.

La prova pratica che sostituisce la ripetizione

Il lavoro standard migliora perché viene eseguito ripetutamente e ogni esecuzione è un test. Il lavoro del progetto ha un'unica esecuzione, quindi il test deve avvenire in anticipo.

Una prova pratica non è una revisione. Un revisore legge per verificarne la correttezza e di solito condivide l'esperienza dell'autore, il che significa che attribuisce lo stesso significato alle stesse parole ambigue. Una prova pratica chiede a una persona diversa di dichiarare, ad alta voce, cosa farebbe fisicamente ad ogni passaggio, senza eseguirlo.

Tre regole ne garantiscono il funzionamento.

La persona che esegue la prova pratica non deve essere l'autore e, idealmente, dovrebbe essere più vicina all'operatore effettivo in termini di familiarità rispetto all'autore.

Anziché aiutare, l'autore ascolta. Ogni volta che l'autore deve spiegare qualcosa, si tratta di un difetto del documento, che viene annotato anziché essere spiegato di nuovo.

Ogni punto in cui l'operatore esita viene registrato, anche se alla fine ha eseguito l'azione correttamente. L'esitazione a una scrivania diventa un'ipotesi alle due del mattino.

Richiede meno di un'ora per un documento di trenta o quaranta passaggi ed è l'ora con il massimo rendimento in tutto il processo, perché è l'unico punto in cui il divario tra l'immagine dell'autore e quella del lettore è direttamente osservabile.

Modello di istruzioni di lavoro con immagini: quando le immagini sono necessarie

Vale la pena includere immagini laddove l'elemento descritto sia difficile da nominare ma facile da riconoscere. Un connettore specifico tra sei simili. Una schermata del display. Un orientamento. Un comando tra i tanti su un pannello.

Non vale la pena includerle come decorazione; un modello gratuito in Word di istruzioni passo-passo con una fotografia generale dell'attrezzatura in alto e nulla in seguito appesantisce il documento senza aggiungere chiarezza.

Quattro regole le mantengono utili. Mostra lo stato che il lettore dovrebbe raggiungere piuttosto che l'azione per arrivarci, poiché una fotografia di una mano che gira qualcosa è più difficile da interpretare rispetto a una fotografia del risultato. Inserisci note direttamente sull'immagine, perché una fotografia non contrassegnata di un pannello affollato non dice al lettore dove guardare. Tienile accanto al passaggio a cui appartengono anziché in un'appendice. E inserisci la data, perché le apparecchiature cambiano e una vecchia fotografia è peggio di nessuna immagine, avendo l'autorità dell'evidenza ma la precisione di un ricordo sfocato.

L'ostacolo pratico è la produzione. Scattare, annotare, impaginare e successivamente aggiornare decine di immagini è un processo così lento che la maggior parte dei team inizia con buone intenzioni e finisce con un documento di solo testo, come trattato più avanti in questa pagina.

Formato delle istruzioni di lavoro per la produzione e altre varianti

Le varianti si differenziano per il lettore e per l'importanza normativa piuttosto che per la struttura.

Formato delle istruzioni di lavoro per la produzione. Lavoro ripetuto, operatori formati, vocabolario condiviso. Passaggi più brevi, contenuto visivo più ricco, solitamente plastificato presso la postazione. Questo è un lavoro standard piuttosto che un lavoro di progetto, e i presupposti sopra citati si invertono.

Assemblaggio e produzione. La sequenza e l'orientamento prevalgono, le immagini trasmettono la maggior parte del significato e il testo serve a supportare le immagini, non il contrario.

Istruzioni di lavoro per l'edilizia. Spesso illustrate verbalmente prima dell'inizio dei lavori, con un foglio di presenza firmato. Il documento supporta il briefing anziché sostituirlo e si applicano gli obblighi di legge.

Ingegneria e messa in servizio. È il caso più vicino a quello del progetto descritto in questa pagina. Occasionale, ad alte conseguenze, eseguito da qualcuno che potrebbe non avere familiarità con l'installazione specifica.

Istruzioni di lavoro ISO 9001. Aggiunge obblighi di controllo dei documenti. Versione, proprietario, data di revisione, approvazione e distribuzione controllata, in modo che si possa dimostrare che la copia cartacea in mano a qualcuno sia quella corrente.

Istruzioni di lavoro per la sicurezza. Le avvertenze si trovano immediatamente prima del passaggio a cui si riferiscono. Un pericolo elencato solo nella prima pagina non è stato comunicato a chi sta seguendo il passaggio dodici.

Qualsiasi istruzione che riguardi lavori regolamentati, impianti, sistemi elettrici o qualsiasi cosa con obblighi di sicurezza previsti dalla legge deve essere esaminata da una persona competente e affiancata a una valutazione dei rischi anziché sostituirla. Nulla in questa pagina sostituisce tale verifica.

Istruzione di lavoro, SOP o guida rapida?

Tre documenti a livelli diversi, comunemente confusi.

Una procedura operativa standard (SOP) copre un processo dall'inizio alla fine, incluso chi fa cosa e in quale ordine, e solitamente spazia su più ruoli. Risponde alla domanda: come si svolge questo processo?

Un'istruzione di lavoro copre in dettaglio una singola attività all'interno di quel processo, per la persona che la esegue. Risponde alla domanda: come faccio questa cosa specifica?

Una guida rapida è un breve riferimento per chi è già stato formato e ha bisogno di un promemoria. Una scheda, una checklist, un diagramma. Risponde alla domanda: qual era quella specifica impostazione?

L'errore comune è scrivere una SOP quando è necessaria un'istruzione di lavoro, il che produce un documento che descrive accuratamente il processo ma lascia l'operatore nell'impossibilità di agire. L'errore opposto, inserire i dettagli dell'attività in una SOP, produce qualcosa di troppo lungo per essere letto come panoramica.

Se il lettore deve eseguire l'attività senza supervisione e non l'ha mai fatta prima, hai bisogno di un'istruzione di lavoro.

Cosa non può risolvere un modello gratuito di istruzioni di lavoro

Un autore che non riesce a vedere le proprie supposizioni implicitamente assunte. Nessun modello evidenzia questo aspetto. Solo una prova pratica con un non-autore può farlo.

Un lavoro che non dovrebbe affatto essere documentato. Se un'attività viene eseguita una sola volta e mai più da un esperto che l'ha progettata, un documento potrebbe essere meno utile della presenza fisica di quell'esperto. Scrivi istruzioni per il lavoro che qualcun altro dovrà eseguire.

Un'avvertenza mancante. Nessun modello di istruzioni di lavoro scaricabile gratuitamente sa quali pericoli si applicano alla tua attività. Il modello fornisce lo spazio, tu fornisci il contenuto e una persona competente lo conferma.

Un documento che nessuno ha in mano. Un'istruzione memorizzata su un sistema che l'operatore non può raggiungere alle due del mattino non esiste. Stampala o verifica la disponibilità dei dispositivi prima della notte.

Immagini e passaggi non aggiornati. Le istruzioni decadono silenziosamente quando cambiano le apparecchiature o il software. Inserisci la data, prendine la responsabilità e rivedile quando l'oggetto che descrivono cambia, piuttosto che secondo una scadenza di calendario.

Mostra l'attività anziché descriverla

Questo è il tipo di documento in cui il divario tra descrivere e mostrare è più ampio, e dove il costo per colmarlo manualmente è più alto.

Scrivere un passaggio, fare uno screenshot o una fotografia, inserire note, posizionarla accanto al passaggio corretto e farlo per quaranta volte richiede una giornata di lavoro. Farlo di nuovo quando l'interfaccia cambia richiede un altro giorno. Ecco perché la maggior parte delle istruzioni di lavoro che dovevano essere visive finiscono per essere solo testo.

L'IA di Trupeer elimina questo costo. Qualcuno esegue l'attività una volta durante la registrazione e l'output è una guida dettagliata scritta con screenshot già catturati e posizionati, insieme a un video della stessa attività, il tutto con il branding della tua azienda. La versione scritta è quella che l'operatore porta con sé e segue. Il video è quello che guarda in anticipo per crearsi quell'immagine mentale che l'autore possiede e il lettore no.

Registralo. Personalizzalo con il tuo brand. Traducilo. Usa Trupeer.

Ne conseguono due aspetti fondamentali per il lavoro di progetto in particolare. Laddove un appaltatore o un team di cantiere lavorino in un'altra lingua, la stessa registrazione produce la stessa istruzione in ciascuna lingua, in modo che nessuno debba seguire una traduzione di dubbia accuratezza alle due del mattino. E quando il sistema cambia, registrare nuovamente è più veloce che modificare, quindi è più probabile che l'istruzione sia aggiornata quando serve.

Le istruzioni finite risiedono nella tua knowledge base e diventano materiale di formazione per chiunque debba eseguire l'attività successivamente. La coerenza con gli altri documenti di progetto è solo questione di impostare il kit del brand una volta, e la configurazione è trattata nella guida alla configurazione del modello di documento.

Domande Frequenti

Esiste un modello di istruzioni di lavoro Word da scaricare gratuitamente?

Word si adatta a questo documento, poiché le istruzioni sono composte da testo più una tabella dei passaggi, passano attraverso una revisione e vengono stampate. Un modello di istruzioni di lavoro Word scaricabile gratuitamente ti fornirà solitamente una struttura di base utilizzabile.

Verifica una cosa prima di adottarlo. Controlla se la tabella dei passaggi ha una colonna per ciò che l'operatore dovrebbe osservare. Quasi nessuno ce l'ha, e l'aggiunta di quella colonna è l'unica modifica che migliora sensibilmente il documento finale.

Esiste una versione in Word gratuita del modello di istruzioni passo-passo?

Sì, e la struttura sopra descritta si può incollare direttamente in una di esse. Crea il file Word del modello di istruzioni passo-passo con un'azione per ogni passaggio numerato, una condizione di successo a lato di ciascuno e le avvertenze subito prima dei passaggi a cui si riferiscono, invece di raccoglierle all'inizio.

L'errore più comune in un modello Word di istruzioni passo-passo scaricabile gratuitamente è la presenza di passaggi che contengono più azioni unite da "e". Dividile. Una persona che viene interrotta a metà passaggio deve sapere esattamente dove si è fermata.

Esiste una versione Excel del modello di istruzioni di lavoro?

Un file di modello di istruzioni di lavoro Excel si adatta specificamente alla tabella dei passaggi, soprattutto dove desideri colonne per le firme, timestamp per ogni passaggio o una lunga sequenza eseguita da più persone a turno.

Si adatta meno bene alla parte di testo circostante. Scopo, ambito, precondizioni e avvertenze si leggono male all'interno delle celle. Se l'attività è lunga e procedurale, Excel è una scelta ragionevole. Se richiede contesto e attenzione, usa un documento.

Esiste una versione Excel del modello di istruzioni di lavoro standard?

Sì, e il lavoro standard è un caso diverso dal lavoro di progetto. Un file Excel di modello per istruzioni di lavoro standard è progettato per attività ripetute con tempi di ciclo, takt e un operatore formato, quindi presuppone un vocabolario condiviso in un modo che un'istruzione di progetto non può fare.

Se il tuo lavoro è realmente ripetitivo, usa quel modello e lascia che la ripetizione elimini l'ambiguità. Se viene eseguito una sola volta da qualcuno che non ha familiarità, prendi in prestito la struttura ma scrivi per intero ogni condizione di successo.

Esiste un modello di istruzioni di lavoro con immagini?

La maggior parte dei modelli lascia uno spazio per le immagini; la difficoltà non è mai lo spazio, ma la produzione e la manutenzione delle immagini stesse.

Usa le immagini dove qualcosa è più facile da riconoscere che da nominare, inserisci note direttamente su di esse, posizionale accanto al relativo passaggio e inserisci la data. Se un'attività coinvolge un software, registrare l'attività una volta e generare gli screenshot da essa è molto più veloce rispetto a catturarli singolarmente, e notevolmente più rapido da rifare quando l'interfaccia cambia.

Qual è il formato corretto per le istruzioni di lavoro per la produzione?

Un formato di istruzioni di lavoro per la produzione è incentrato sulla ripetizione. Brevi passaggi numerati, uso massiccio di immagini, testo ridotto al minimo, visualizzato sulla postazione di lavoro anziché archiviato e scritto per un operatore formato che eseguirà l'attività molte volte.

Quel formato si adatta male al lavoro di progetto occasionale, in cui il lettore non ha una formazione specifica per l'attività e non ha un secondo tentativo a disposizione. Mantieni la densità visiva e aggiungi le condizioni di successo esplicite che le istruzioni di produzione lasciano implicite.

Esiste un modello di istruzioni di lavoro da scaricare gratuitamente che includa la sicurezza?

I modelli forniscono uno spazio per le avvertenze. Non possono dirti quali avvertenze applicare, e nessun modello di istruzioni di lavoro scaricabile gratuitamente dovrebbe essere considerato di per sé un documento sulla sicurezza.

Le avvertenze vanno inserite immediatamente prima del passaggio che le riguarda, piuttosto che solo all'inizio. Per qualsiasi attività che comporti impianti, sistemi elettrici, pressione, altezza o altri rischi regolamentati, l'istruzione deve essere affiancata a una valutazione dei rischi e deve essere esaminata da una persona competente. Questa pagina non sostituisce tale revisione.

Qual è la differenza tra un'istruzione di lavoro e una SOP?

Una SOP descrive un intero processo e di solito coinvolge diversi ruoli, rispondendo a come si svolge questo processo. Un'istruzione di lavoro descrive una singola attività al suo interno in modo sufficientemente dettagliato da consentire a chi la esegue di agire senza supervisione.

Un test utile è il lettore. Se il tuo documento dice a qualcuno cosa succede dopo, ma non cosa fare fisicamente, è una SOP. La sequenza a livello di progetto e le date appartengono al programma di progetto piuttosto che a uno di questi due documenti.