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プロセスの録画から作るAIオペレーションマニュアルジェネレーター
実際のプロセスの動きを録画した内容からオペレーションマニュアルを作成します。AIオペレーションマニュアルジェネレーターが各録画を手順ごとの手順書に変換するため、プロセスオーナーは最新の完全なマニュアルを手に入れられます。
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TrupeerのAIオペレーションマニュアルジェネレーターは、実際の業務の進め方を記録した録画からオペレーションマニュアルを作成します。これにより、プロセスオーナーは、何週間も書き続けることなく、完全で最新のマニュアルを手に入れられます。
多くのオペレーションマニュアルは、監査や引き継ぎのために一度だけ作成され、その後は放置されがちです。1年も経つと、画面は変わり、承認の場所も移り、日々の例外対応は書き残されないままになります。プロセスオーナーはマニュアルが間違っていることを分かっていても、何百ページもの内容を手作業で書き直すことは優先事項になりません。AIオペレーションマニュアルジェネレーターは、出発点を変えます。記憶をもとに書くのではなく、業務が起きているその瞬間を記録し、その録画からマニュアルを構築するのです。
AIオペレーションマニュアルジェネレーターとは？
AIオペレーションマニュアルジェネレーターは、実際の業務の録画からオペレーションマニュアルを作成するツールです。プロセスオーナーや専門家が、それぞれのプロセスを実行する様子を自ら記録し、自分が何をしているのか、なぜそうするのかを説明します。AIは各録画を、スクリーンショットと短い動画付きの手順へと変換し、それらの手順を、スコープ、役割、システム、統制、例外、連絡先といった周辺情報とともに1つのマニュアルに整理します。
その結果は、記憶ではなく証拠に基づいて作られた運用マニュアルであり、プロセスが変わったときに、手順ごとに更新できるマニュアルです。
オペレーションマニュアル vs SOP vs デスクマニュアル
ドキュメント | カバーする内容 | 対象者 |
|---|---|---|
オペレーションマニュアル | 組織全体またはサービスがどのように運用されるか：スコープ、役割、プロセス、システム、統制、KPI、エスカレーション。各プロセスのSOPも含む | プロセスオーナー、マネージャー、監査担当者、新しいチームメンバー |
SOP | 1つの手順を、例外と統制を含めてステップごとに | その手順を実行する人 |
デスクマニュアル | 1つの役割が日次〜月次で行うことすべて | その役割の担当者と、その代理 |
オペレーションマニュアルには、そのプロセスのSOPが含まれるか、またはリンクされています。役割レベルの見え方については、デスクマニュアルテンプレートをご覧ください。
オペレーションマニュアルに何が入るのか
セクション | カバーする内容 |
|---|---|
目的とスコープ | マニュアルが対象とする機能、サービス、または拠点 |
組織と役割 | チーム、責任、承認、職務分掌 |
プロセスマップ | エンドツーエンドのプロセスと、それらのつながり |
手順 | 各プロセスのステップごとのSOPと動画 |
システムとアクセス | 使用するアプリケーションと、誰がアクセスできるか |
統制 | チェック、承認、照合 |
例外とエスカレーション | 標準の手順が適用されない場合にどうするか、そして誰が判断するか |
KPIとレポーティング | パフォーマンスの測定方法と報告方法 |
カレンダー | 日次、週次、月次、期末（年末）対応の活動 |
連絡先 | 社内チーム、サプライヤー、サポート |
変更履歴 | 何がいつ変わり、誰が承認したか |
録画からオペレーションマニュアルを作る方法
ステップ1：各プロセスを記録する
各プロセスを実行している人に、実際の業務を実際のシステム上で行う様子を録画してもらい、各ステップと判断を説明してもらいます。対応している例外も含めてください。すでにある録画（研修セッションや引き継ぎの通話など）をアップロードすることもできます。
ステップ2：AIが各録画を手順に変換する
Trupeerは各録画を処理し、無駄な部分を取り除き、ステップを特定し、スクリーンショットを取得して、分かりやすい指示を書き起こします。これにより、各プロセスのステップごとの手順と、ナレーション付きの短い動画が生成されます。
ステップ3：組み立ててマニュアルを確認する
手順を、オペレーションマニュアルの構成に沿って整理し、背景情報のセクションを追加し、ブランドキットを適用したうえで、各手順をオーナーに送ってレビューしてもらいます。オーナーは、画面上では見えなかったビジネスルール、しきい値、例外を追記します。
ステップ4：公開して常に最新に保つ
マニュアルを、検索可能な1つの場所に公開し、すべての手順にオーナーとレビュー日を設定します。プロセスが変わったら、マニュアル全体を書き直すのではなく、スクリプトを編集するか、1つのステップを置き換えて、その手順だけを更新します。
変革の最中に運用マニュアルを作る
オペレーションマニュアルが特に重要になるのは、機能が変わるときです。新しいERP、共通サービスの移管、アウトソーシングへの移行、または再設計などです。マニュアルは「後から作るもの」ではなく「構築の一部」になります：
現状（as-is）を記録する：各プロセスが現在どのように動いているかを録画し、as-isプロセスドキュメンテーションテンプレートを使用します。
あるべき姿（to-be）を設計する：プロセス、統制、役割。
運用マニュアルを作る：設定済みのシステムで、新しいプロセスが確定していくのに合わせて録画し、構築します。
チームをトレーニングする：同じ手順と動画を使います。
運用して改善する：新しい運用モデルが定着するにつれて、マニュアルを更新します。
構築フェーズで録画からマニュアルを作ることで、初日から使える状態になり、新しいプロセスが実際にどう動くかを反映できます。紙の上で設計された内容ではなく、実際の運用に基づくのです。
オペレーションマニュアルを常に最新に保つ
すべての手順にオーナーを付ける：そしてレビュー日も設定します。
マニュアルではなく手順を更新する：1つのプロセスが変わったときは、その手順だけを更新します。
変更を見逃さない：マニュアルがカバーするシステムの変更を確認し、リリースのたびに影響を受ける手順をレビューします。stale SOP detectionをご覧ください。
監査と引き継ぎのために変更履歴を記録する。
AIオペレーションマニュアルジェネレーターを使うのは誰？
プロセスオーナー：自分が責任を持つプロセスについて、常に最新のマニュアルが必要な人。
オペレーションマネージャー：シフト、拠点、または地域をまたいでチームを運営する人。
共通サービスおよびGBSリーダー：拠点間で業務の進め方を標準化する人。
変革・移行チーム：新しいモデルに向けて運用マニュアルを構築する人。BPO移行も含みます。
フランチャイズおよび複数拠点の運営者：PDFマニュアルを、実際に使われるガイドに置き換える人。フランチャイズのオペレーションマニュアルPDFを動画ガイドで置き換える方法をご覧ください。
品質・リスク・監査チーム：文書化された最新の手順が必要な人。
AIオペレーションマニュアルジェネレーター vs 手作業でマニュアルを書く
手作業で書く | 録画から生成する | |
|---|---|---|
出典 | 記憶、インタビュー、古いドキュメント | 実際の業務の録画 |
例外 | 見落とされがち | 録画に映っており、レビュー時に追加される |
スクリーンショットと動画 | 別途で取得（そもそも行わないこともある） | 録画から生成される |
初稿までの時間 | 機能ごとに数週間 | プロセス数に応じて、数時間〜数日 |
更新 | セクションを手作業で書き直す | 手順を1つずつ更新する |
レビュー | 必須 | 必須（ルールと例外に重点を置く） |
証拠：規模に応じて録画から作られるドキュメンテーション
Genpactは、全社規模のWorkday導入にあたりTrupeerを使用しました。録画したプロセスセッションとSMEによるウォークスルーを、5つの言語で20のワークストリームにまたがる500件超のトレーニング資料へと変換し、12か月ではなく3か月で、40か国の140,000人の従業員に提供しました。Genpactの導入事例をお読みください。
録画から作られたオペレーションマニュアルを見てみよう
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プロセスオーナーがTrupeerのAIオペレーションマニュアルジェネレーターを選ぶ理由
実際の業務から構築
各手順は、プロセスが実際にどのように動いているかの録画から作られるため、マニュアルは記憶ではなく実践を反映します
1つのマニュアル、複数の手順
SOP、動画、コントロール、例外、連絡先を、各機能の1つの検索可能なオペレーションマニュアルに整理します
常に最新に保ちやすい
マニュアルを書き直す代わりに、スクリプトを編集するか1ステップを置き換えて、単一の手順を更新できます
録画からオペレーションマニュアルを作る方法
ステップ 1
各プロセスを記録するか、既存の録画をアップロードします
ステップ 2
AIが各録画を手順ごとの手順書と動画に変換します
ステップ 3
オペレーションマニュアルを組み立て、確認し、公開します
よくある質問
AIオペレーションマニュアルジェネレーターとは？
実際の業務の録画からオペレーションマニュアルを作成するツールです。各録画は、スクリーンショットと動画付きの手順ごとの手順書に変換され、役割、システム、コントロール、例外、連絡先を含むマニュアルとして整理されます。
録画からオペレーションマニュアルを作るにはどうすればいいですか？
各プロセスを実際に運用している担当者を記録し、Trupeerに各録画を手順に変換させます。手順をマニュアルの構造に整理し、各担当者にレビューとビジネスルールの追加を行ってもらい、その後、検索可能な1つの場所に公開します。
オペレーションマニュアルとSOPの違いは何ですか？
SOPは1つの手順をカバーします。オペレーションマニュアルは、役割、プロセス、システム、コントロール、KPI、エスカレーションなど、機能またはサービス全体の運用方法をカバーし、各プロセスのSOPを含む、またはSOPへのリンクを含みます。
既存の録画を使えますか？
はい。すでにある研修セッション、引き継ぎの通話、ウォークスルーをアップロードすれば、Trupeerがそれらをマニュアルに追加できる手順に変換します。
オペレーションマニュアルを常に最新に保つにはどうすればいいですか？
各手順にオーナーと更新日を設定し、プロセスが変わったらスクリプトを編集するかステップを置き換えて個別の手順を更新します。そして、各システムリリース後に影響を受けた手順を確認します。
