Una formazione aziendale efficace è uno degli investimenti a più alto ROI che qualsiasi azienda possa fare: guida le prestazioni, la fidelizzazione e la cultura aziendale. Con Trupeer, puoi risparmiare ore sulla progettazione della formazione partendo da un modello di formazione dei dipendenti gratuito, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e distribuendolo come formazione basata su video che i dipendenti completeranno davvero.

La maggior parte delle organizzazioni sa quale formazione ha erogato. Pochissime sanno rispondere alla domanda più utile, ovvero chi è attualmente qualificato per fare cosa e cosa scade il mese prossimo.

Questo è un problema di tracciamento piuttosto che di pianificazione, e richiede una matrice anziché un piano.

Scarica i modelli di formazione dei dipendenti

Gratuito, modificabile, senza filigrana. Excel è il centro di gravità in questo caso, perché tutto in questa pagina è fondamentalmente una tabella.

Di quale documento di formazione hai bisogno?

Quattro cose diverse vengono chiamate modello di formazione. Scegli prima quella giusta.

La maggior parte dei team ha bisogno della valutazione, del piano e della matrice. La matrice è quella che viene richiesta durante un audit.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passaggio 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dal menu di navigazione principale.

Passaggio 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passaggio 3: Espandi la vista del modello

Se necessario, espandi la vista del modello per vedere chiaramente l'intero layout e i dettagli.

Passaggio 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor, puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passaggio 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Passaggio 6: Anteprima e perfezionamento del modello

Quando desideri vedere come appare il tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare a apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di formazione dei dipendenti puoi:

• Risparmiare ore sulla progettazione: Salta la pagina bianca grazie a una struttura di formazione collaudata.

• Standardizzare l'apprendimento: Usa lo stesso modello per ogni programma, così la qualità rimane costante.

• Rimanere in linea con il brand: Applica il tuo logo, i caratteri e i colori utilizzando il kit del brand di Trupeer.

• Coinvolgere i discenti: Converti contenuti ricchi di testo in formazione video più facile da consumare e memorizzare.

• Scalare a livello globale: Traduci i materiali di formazione in oltre 65 lingue con un solo clic. Trasforma il modello completato in un video con la nostra guida su come creare video di formazione da documenti esistenti.

• Misurare l'impatto: I campi metrici integrati ti aiutano a tracciare il coinvolgimento e i risultati.

La matrice di formazione

L'elemento centrale. I ruoli lungo un asse, la formazione richiesta lungo l'altro, lo stato nelle celle.

Quattro stati per cella: completato con data, prenotato con data, non iniziato o non applicabile. Aggiungine un quinto, scaduto o in ritardo, in rosso.

Cosa lo rende utile piuttosto che decorativo:

• La formazione richiesta è guidata dal ruolo, non dalla persona. Modifica la definizione del ruolo una sola volta e i requisiti di ogni titolare si aggiorneranno.

• Date, non spunte. Una spunta ti dice che è successo. Una data ti dice se è ancora valido.

• Scadenza calcolata, non digitata. La versione Excel ricava la scadenza dalla data di completamento più il periodo di validità.

• Lacune visibili a colpo d'occhio. Il senso di una matrice è che le celle vuote sono evidenti.

Costruire la matrice

1. Elenca i ruoli, non le persone. Dieci ruoli sono più facili da gestire rispetto a ottanta individui.

2. Per ogni ruolo, elenca la formazione richiesta. Suddividi in obbligatoria, ovvero richiesta per legge o per policy aziendale, e specifica del ruolo, ovvero necessaria per svolgere il lavoro.

3. Imposta un periodo di validità per ciascuna. Alcuni corsi scadono per regolamento, altri per buon senso aziendale, altri mai.

4. Inserisci lo stato attuale onestamente. La prima versione non sarà perfetta. Questo è un dato di fatto, non un motivo per rimandare.

5. Imposta il trigger di aggiornamento. Chi la aggiorna, quando e in quale occasione.

6. Rendila visibile. Una matrice visibile solo alle risorse umane non cambia i comportamenti. I manager dovrebbero vedere quella del proprio team.

Limitati alla formazione che conta davvero. Una matrice con quaranta colonne non verrà aggiornata, e una matrice non aggiornata è peggio di non averne affatto, perché verrà mostrata durante un audit e risulterà errata.

Scadenza e ricertificazione

La metà del tracciamento della formazione che tutti dimenticano finché non lo chiede un auditor.

Configura avvisi a 90, 30 e 7 giorni prima della scadenza, inviati alla persona interessata e al suo manager. Le scadenze che emergono solo in un report mensile vengono notate quando è ormai troppo tardi.

Per qualsiasi cosa abbia implicazioni legali o assicurative, considera chi ha la certificazione scaduta come non formato. Qualcuno il cui certificato di primo soccorso è scaduto il mese scorso non è un addetto al primo soccorso, indipendentemente da cosa dice il grafico sul muro.

Il record di formazione

Il dettaglio a livello individuale dietro ogni cella della matrice.

L'ultimo campo conta più di quanto sembri. Quando una procedura cambia, devi sapere chi è stato formato sulla vecchia versione, e un record che dice solo "Formazione sulla protezione dei dati, marzo" non può dirtelo.

Conservazione: conserva i record almeno per il periodo richiesto dal tuo settore o assicuratore, e più a lungo per qualsiasi cosa riguardi la sicurezza. I record di formazione su un processo che in seguito ha causato un incidente sono esattamente ciò che viene richiesto.

Il calendario della formazione

Il calendario futuro. Distinto dal piano, che dice cosa dovrebbe accadere, e dalla matrice, che dice cosa è accaduto.

Punti pratici. Pubblica con un trimestre di anticipo in modo che i manager possano pianificare di conseguenza. Limita la capacità e traccia le prenotazioni, poiché una sessione con troppi iscritti erogata male è peggio di una seconda data. Pianifica i corsi di aggiornamento obbligatori a partire dalle date di scadenza nella matrice anziché a memoria. E inserisci alternative registrate per ogni sessione, perché ci sarà sempre qualcuno impossibilitato a partecipare.

Materiali della sessione

Cosa serve per ogni sessione, conservato nella stessa cartella del record.

• Piano della sessione. Obiettivi, tempistiche, contenuti, attività, materiali richiesti.

• Foglio di presenza. Stampato e firmato per qualsiasi cosa riguardi la conformità. Un invito accettato sul calendario non equivale alla presenza.

• Dispense o guide rapide. Lo strumento che le persone portano via e utilizzano effettivamente in seguito.

• Valutazione, dove la competenza deve essere dimostrata piuttosto che presunta.

• Modulo di valutazione. Breve, e vedi sotto cosa chiedere.

• Registrazione, utile qualora la sessione debba essere ripetuta.

Valutare la formazione

La maggior parte delle valutazioni chiede se la sessione sia piaciuta, il che non dice quasi nulla. Il modello Kirkpatrick offre quattro livelli, e quelli utili sono i più difficili.

Livello 1, reazione. Hanno trovato la sessione utile e ben erogata. Facile da raccogliere, debolmente correlato con qualsiasi risultato. Vale la pena chiederlo, ma senza dargli troppo peso.

Livello 2, apprendimento. Ora sono in grado di fare o spiegare l'argomento. Richiede una valutazione piuttosto che un modulo di feedback.

Livello 3, comportamento. Si comportano in modo diverso sul lavoro, da quattro a dodici settimane dopo. È qui che emerge il valore e dove quasi nessuno effettua misurazioni.

Livello 4, risultati. Le metriche aziendali sono cambiate. Meno errori, meno ticket aperti, tempo per raggiungere la competenza ridotto.

La versione pratica per la maggior parte dei team: esegui sempre brevemente il livello 1, esegui il livello 2 per tutto ciò che richiede requisiti di competenza e applica il livello 3 solo per i tuoi due o tre programmi più importanti. Vale la pena tentare il livello 4 quando la formazione è stata commissionata per risolvere un problema specifico già misurato.

Un controllo di livello 3 è più semplice di quanto sembri. Sei settimane dopo la sessione, poni al manager una sola domanda: questa persona sta facendo qualcosa in modo diverso. Se ogni manager risponde di no, la formazione è stata solo una messinscena, indipendentemente dai punteggi dei feedback.

Tipi di formazione dei dipendenti da tracciare

La formazione obbligatoria e sulla sicurezza sono le colonne che un auditor guarderà per prime. La formazione incrociata è quella con il valore operativo più alto ma con il minor livello di tracciamento.

Un esempio pratico

Team: team operativo di 12 persone. Ruoli: analista, analista senior, capo team.