Una formazione efficace dei dipendenti è uno degli investimenti con il ROI più elevato che qualsiasi azienda possa fare: guida le prestazioni, la fidelizzazione e la cultura aziendale. Con Trupeer, puoi risparmiare ore sulla progettazione della formazione partendo da un modello di formazione dei dipendenti gratuito, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e offrendolo come formazione basata su video che i dipendenti porteranno effettivamente a termine.

La maggior parte delle organizzazioni sa quale formazione ha erogato. Pochissime sanno rispondere alla domanda più utile, ovvero chi è attualmente qualificato per fare cosa e cosa scade il mese prossimo.

Questo è un problema di tracciamento piuttosto che di pianificazione, e richiede una matrice piuttosto che un piano.

Scarica i modelli di formazione dei dipendenti

Gratuito, modificabile, senza filigrana. Excel è il centro di gravità in questo caso, perché tutto in questa pagina è fondamentalmente una tabella.

Di quale documento di formazione hai bisogno?

Quattro cose diverse vengono chiamate modelli di formazione. Scegli prima quella giusta.

La maggior parte dei team ha bisogno della valutazione, del piano e della matrice. La matrice è quella che viene richiesta durante un audit.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passaggio 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dalla navigazione principale.

Passaggio 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passaggio 3: Espandi la vista del modello

Se necessario, espandi la vista del modello per vedere chiaramente il layout completo e i dettagli.

Passaggio 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor, puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passaggio 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Passaggio 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando desideri vedere come appare il tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di formazione dei dipendenti puoi:

• Risparmiare ore sulla progettazione: Salta la pagina vuota con una struttura di formazione collaudata.

• Standardizzare l'apprendimento: Usa lo stesso modello per ogni programma, così la qualità rimane costante.

• Rimanere in linea con il brand: Applica il tuo logo, font e colori utilizzando il brand kit di Trupeer.

• Coinvolgere i discenti: Converti contenuti ricchi di testo in video di formazione più facili da assimilare e ricordare.

• Scalare a livello globale: Traduci i materiali di formazione in oltre 65 lingue con un solo clic.

• Misurare l'impatto: I campi metrici integrati ti aiutano a tracciare il coinvolgimento e i risultati.

La matrice di formazione

L'elemento centrale. I ruoli lungo un asse, la formazione richiesta lungo l'altro, lo stato nelle celle.

Quattro stati per cella: completato con data, prenotato con data, non iniziato o non applicabile. Aggiungine un quinto, scaduto o in ritardo, in rosso.

Cosa lo rende utile piuttosto che decorativo:

• La formazione richiesta è guidata dal ruolo, non dalla persona. Modifica la definizione del ruolo una volta e i requisiti di ogni titolare si aggiorneranno di conseguenza.

• Date, non spunte. Una spunta ti dice che è successo. Una data ti dice se è ancora valido.

• Scadenza calcolata, non digitata. La versione Excel ricava la scadenza dalla data di completamento più il periodo di validità.

• Lacune visibili a colpo d'occhio. Il punto di forza di una matrice è che le celle vuote sono evidenti.

Costruire la matrice

1. Elenca i ruoli, non le persone. Dieci ruoli sono più facili da gestire rispetto a ottanta individui.

2. Per ogni ruolo, elenca la formazione richiesta. Suddividi in obbligatoria (richiesta per legge o per policy aziendale) e specifica per il ruolo (necessaria per svolgere il lavoro).

3. Imposta un periodo di validità per ciascuna. Alcuni corsi scadono per regolamento, altri per sensata policy aziendale, altri mai.

4. Inserisci lo stato attuale onestamente. La prima versione non sarà perfetta. Questo è un dato di fatto, non un motivo per rimandare.

5. Imposta l'evento di attivazione dell'aggiornamento. Chi la aggiorna, quando e in quale occasione.

6. Rendila visibile. Una matrice visibile solo alle Risorse Umane non cambia i comportamenti. I manager dovrebbero poter vedere quella del proprio team.

Limitati alla formazione che conta davvero. Una matrice con quaranta colonne non verrà aggiornata, e una matrice non aggiornata è peggio di non averne affatto, perché verrà prodotta in un audit e risulterà errata.

Scadenza e ricertificazione

La metà del tracciamento della formazione che tutti dimenticano finché non lo chiede un auditor.

Imposta avvisi a 90, 30 e 7 giorni prima della scadenza, sia per la persona che per il suo manager. Una scadenza che emerge solo in un report mensile viene notata a cose fatte.

Per qualsiasi cosa con implicazioni legali o assicurative, tratta la certificazione scaduta come mancata formazione. Qualcuno il cui certificato di primo soccorso è scaduto il mese scorso non è un addetto al primo soccorso, indipendentemente da ciò che dice il grafico a parete.

Il registro di formazione

Il dettaglio a livello individuale dietro ogni cella della matrice.

Quest'ultimo campo conta più di quanto sembri. Quando una procedura cambia, devi sapere chi è stato formato sulla vecchia versione, e un record che riporta solo "Formazione sulla protezione dei dati, marzo" non può dirtelo.

Conservazione: conserva i registri almeno per il periodo richiesto dal tuo settore o assicuratore, e più a lungo per qualsiasi cosa legata alla sicurezza. I registri della formazione su un processo che in seguito ha causato un incidente sono esattamente ciò che viene richiesto.

Il calendario della formazione

Il calendario futuro. Distinto dal piano, che dice cosa dovrebbe accadere, e dalla matrice, che dice cosa è successo.

Consigli pratici. Pubblicalo con un trimestre di anticipo in modo che i manager possano pianificare di conseguenza. Limita la capacità e traccia le prenotazioni, poiché una sessione con troppi partecipanti ed erogata male è peggiore di una seconda sessione. Pianifica i corsi di aggiornamento obbligatori a partire dalle date di scadenza nella matrice piuttosto che a memoria. E inserisci alternative registrate per ogni sessione, perché ci sarà sempre qualcuno impossibilitato a partecipare.

Materiali della sessione

Ciò di cui hai bisogno per ogni sessione, conservato nella stessa cartella del registro.

• Piano della sessione. Obiettivi, tempi, contenuti, attività, materiali richiesti.

• Foglio di presenza. Stampato e firmato per qualsiasi cosa relativa alla conformità. L'accettazione di un invito sul calendario non costituisce presenza.

• Dispense o guide rapide. Lo strumento che le persone portano via e utilizzano effettivamente in seguito.

• Valutazione, dove la competenza deve essere dimostrata piuttosto che presunta.

• Modulo di valutazione. Breve, e vedi sotto cosa chiedere.

• Registrazione, dove la sessione dovrà essere ripetuta.

Valutare la formazione

La maggior parte delle valutazioni chiede se le persone hanno gradito la sessione, il che non dice quasi nulla. Il modello di Kirkpatrick prevede quattro livelli, e quelli utili sono i più difficili da misurare.

Livello 1, reazione. Hanno trovato la sessione utile e ben erogata. Facile da raccogliere, debolmente correlato con qualsiasi risultato. Vale la pena chiederlo, ma senza dargli troppo peso.

Livello 2, apprendimento. Ora sono in grado di fare o spiegare quella determinata cosa. Richiede una valutazione piuttosto che un modulo di feedback.

Livello 3, comportamento. Si comportano diversamente sul lavoro, da quattro a dodici settimane dopo. È qui che emerge il valore ed è qui che quasi nessuno effettua misurazioni.

Livello 4, risultati. Le metriche aziendali sono migliorate? Errori diminuiti, ticket ridotti, tempo per raggiungere la competenza accorciato.

La versione pratica per la maggior parte dei team: esegui sempre brevemente il livello 1, fai il livello 2 per qualsiasi corso che richieda una dimostrazione di competenza e fai il livello 3 solo per i tuoi due o tre programmi più importanti. Vale la pena tentare il livello 4 quando la formazione è stata commissionata per risolvere un problema specifico già misurato.

Un controllo di livello 3 è più semplice di quanto sembri. Sei settimane dopo la sessione, poni al manager una sola domanda: questa persona sta facendo qualcosa in modo diverso? Se ogni manager risponde di no, la formazione è stata solo una formalità, indipendentemente dai punteggi dei feedback.

Tipi di formazione dei dipendenti da tracciare

La formazione obbligatoria e sulla sicurezza sono le colonne che un auditor guarderà per prime. La formazione incrociata è quella con il valore operativo più alto e con il minor tracciamento.

Un esempio pratico

Team: team operativo di 12 persone. Ruoli: analista, analista senior, team leader.

Formazione richiesta per ruolo

Stato attuale, sintetizzato dalla matrice

I due risultati che contano non riguardano la formazione obbligatoria scaduta, che è visibile e verrà corretta. Sono che cinque persone stanno eseguendo un processo su una versione obsoleta e che il turno di notte non ha un addetto antincendio. Nessuno dei due emergerebbe in un piano di formazione. Entrambi sono evidenti in una matrice.

Formazione sulla conformità

Si applicano regole diverse laddove la formazione è un requisito legale.

Gli standard di prova sono più elevati. È necessario il registro, la firma di presenza, il risultato della valutazione e spesso la versione del materiale. Una spunta di completamento in un LMS potrebbe non essere sufficiente a seconda del requisito.

"In ritardo" significa non conforme, immediatamente, non al prossimo audit. Costruisci il sistema di avvisi per prevenire le scadenze piuttosto che per segnalarle a posteriori.

I contenuti cambiano con la legge, il che significa che le persone formate l'anno scorso potrebbero aver bisogno di una nuova formazione piuttosto che di un semplice aggiornamento. Traccia la versione del materiale insieme alla data.

E verifica se la tua giurisdizione impone frequenze o contenuti specifici, poiché i corsi di aggiornamento annuali generici potrebbero non soddisfare uno specifico requisito di legge.

Formazione incrociata (Cross-training)

La tipologia con il miglior ritorno e il peggior tracciamento.

Tracciala come una questione di copertura piuttosto che individuale. Per ogni attività critica, quante persone possono svolgerla senza supervisione? Qualsiasi attività con un conteggio pari a uno rappresenta un rischio, e la matrice lo rende visibile in un modo che nessun piano può fare.

Imposta un obiettivo minimo di copertura per ogni attività critica, solitamente due o tre persone, e tratta la discesa al di sotto di tale soglia come un incidente da risolvere programmando una sessione, piuttosto che come una semplice aspirazione.

Quindi, mantienila aggiornata. La formazione incrociata usata una volta e mai più decade nel giro di pochi mesi, e una persona che è stata formata diciotto mesi fa e da allora non ha più svolto l'attività non rappresenta una copertura reale.

Come gestire la formazione dei dipendenti

1. Inizia dalla matrice, non dal calendario. Ciò che manca o scade determina cosa pianificare.

2. Definisci i requisiti per ruolo e mantieni breve l'elenco dei ruoli.

3. Inserisci lo stato attuale, accettando il fatto che la prima versione sarà insoddisfacente.

4. Imposta i periodi di validità e crea gli avvisi.

5. Pianifica a partire dalle date di scadenza, con un trimestre di anticipo.

6. Registra correttamente al momento dell'erogazione, inclusa la versione del materiale.

7. Valuta dove la competenza è fondamentale, invece di registrare la semplice presenza come un traguardo raggiunto.

8. Verifica il comportamento a sei settimane per i tuoi programmi più importanti.

9. Controlla la copertura sulle attività critiche trimestralmente.

10. Dai ai manager visibilità sulla matrice del proprio team.

Best practice

• Requisiti guidati dal ruolo, non dal singolo individuo.

• Date nelle celle, mai spunte.

• Scadenza calcolata automaticamente, con avvisi a 90, 30 e 7 giorni.

• Versione del materiale registrata insieme alla data di completamento.

• Firma di presenza per qualsiasi cosa relativa alla conformità.

• Valutazione dove la competenza è fondamentale, non solo la presenza.

• Un controllo del comportamento a sei settimane per i programmi chiave.

• Copertura tracciata per attività critica, con un minimo di due persone.

• I manager possono vedere la matrice del proprio team.

• Matrice mantenuta abbastanza breve da poter essere aggiornata.

Errori comuni

• Spunte invece di date, impedendo di verificare la validità.

• Nessun tracciamento delle scadenze, scoperto solo in fase di audit.

• Requisiti elencati per persona, diventando ingovernabili su larga scala.

• Presenza registrata come competenza acquisita.

• Valutazione che chiede solo se l'attività sia stata gradita.

• Nessun registro di quale versione del materiale sia stata erogata.

• Formazione incrociata tracciata come completata invece che come copertura attuale.

• Matrice a quaranta colonne che nessuno aggiorna.

• Matrice visibile solo alle Risorse Umane, così i manager non intervengono mai.

• Certificazione scaduta considerata come quasi valida.

• Formazione programmata per abitudine di calendario piuttosto che per ciò che sta scadendo o manca.

Eroga la stessa formazione ogni volta senza doverla tenere ogni volta

Apri i modelli in Trupeer AI, applica il tuo brand kit in modo che i materiali di formazione corrispondano all'altra tua documentazione e modifica direttamente qualsiasi sezione. La configurazione è nella guida ai modelli.

La matrice di solito rivela gli stessi due problemi. Le persone sono in ritardo perché le sessioni sono difficili da programmare, e le persone sono formate su una versione obsoleta perché riqualificare dodici persone dopo una modifica del processo significa dover tenere nuovamente la sessione.

Registrare risolve entrambi i problemi. Acquisisci la sessione o il processo una sola volta e Trupeer AI produce la guida scritta e una presentazione video narrata dallo stesso passaggio, in modo che il completamento non dipenda più dal fatto che tutti siano liberi alla stessa ora, e una modifica del processo significhi registrare di nuovo piuttosto che riprogrammare. Il completamento è tracciabile, che è ciò di cui ha bisogno la matrice.

Traducila in oltre 65 lingue, il che è fondamentale per la formazione sulla conformità, dove la comprensione ha delle conseguenze. Conserva il set nella tua knowledge base in modo che serva come riferimento dopo la sessione, e utilizzalo per l'onboarding e la formazione continua.

Registra. Personalizza con il brand. Traduci. Usa Trupeer.

Domande Frequenti

Esiste un modello di formazione dei dipendenti gratuito in Excel?

Sì, ed Excel è il formato principale qui. Include la matrice di formazione con calcolo automatico della scadenza, i registri di formazione individuali e il calendario futuro. Tutto in questa pagina è fondamentalmente una tabella, motivo per cui il foglio di calcolo svolge la maggior parte del lavoro.

Esiste un modello di formazione dei dipendenti gratuito in Word?

Sì. Word copre il piano della sessione, il foglio delle presenze e il modulo di valutazione, ovvero i documenti in cui le persone scrivono anziché quelli che si filtrano e ordinano.

Esiste un modello di formazione dei dipendenti in formato Word doc?

Sì, è inclusa una versione .doc insieme a .docx per i sistemi HR più datati e le librerie di documenti.

Posso scaricare un modello di formazione dei dipendenti gratuito in Word?

Sì, ogni formato è scaricabile gratuitamente senza necessità di creare un account e senza filigrana.

Esiste un modello di formazione dei dipendenti gratuito in PDF?

Sì, sotto forma di fogli di presenza stampabili, modulo di valutazione e certificato di completamento da rilasciare dopo una sessione.

Esiste un modello di calendario di formazione in Excel, da scaricare gratuitamente?

Sì. La scheda del calendario copre data, sessione, destinatari, metodo di erogazione, formatore, capacità, prenotazioni e luogo. Pianifica a partire dalle date di scadenza nella matrice piuttosto che dal calendario, poiché è questo che determina effettivamente cosa deve essere avviato.

Esiste un modello di piano di formazione in Word?

Sì, anche se si tratta di un documento diverso da quelli presenti in questa pagina. Un piano di formazione stabilisce quale formazione si terrà e per chi. Utilizza il modello di piano di formazione per la pianificazione e la matrice qui presente per tracciare ciò che è stato effettivamente completato.

Esiste un modello di piano di formazione gratuito in Word da scaricare?

Sì, nella pagina del modello di piano di formazione, gratuito e senza registrazione. Per il piano specifico di una persona, il piano di formazione individuale dei dipendenti è la scelta più adatta.

Cos'è una matrice di formazione?

Una griglia che mostra quale formazione richiede ciascun ruolo e quali individui l'hanno completata, con date anziché spunte in modo che la validità sia visibile. Risponde a chi è attualmente qualificato per fare cosa, cosa che un piano di formazione non può fare.

Cosa dovrebbe includere un registro di formazione dei dipendenti?

Dipendente, titolo della formazione, tipo, metodo di erogazione, fornitore, data di completamento, durata, formatore, risultato della valutazione, riferimento del certificato, data di scadenza, costo e versione del materiale erogato. Quest'ultimo campo è ciò che consente di identificare chi è stato formato su un processo superato.

Come si traccia la formazione dei dipendenti?

Con una matrice a livello di ruolo che mostra le date di completamento e le scadenze calcolate, registri individuali dietro ogni voce e avvisi a 90, 30 e 7 giorni prima che qualcosa scada. Dai ai manager visibilità sul proprio team, poiché una matrice visibile solo alle Risorse Umane non cambia i comportamenti.

Per quanto tempo devono essere conservati i registri di formazione?

Almeno per il tempo richiesto dal tuo settore, ente regolatore o assicuratore, e più a lungo per qualsiasi cosa riguardi la sicurezza. I registri di formazione su un processo che in seguito ha causato un incidente sono esattamente ciò che viene richiesto, quindi è meglio conservarli.

Con quale frequenza deve essere aggiornata la formazione obbligatoria?

Dipende dalla formazione e dalla giurisdizione. Il primo soccorso è solitamente intorno ai tre anni, l'addetto antincendio da uno a due, la protezione dei dati e la sicurezza delle informazioni in genere annuali, la movimentazione manuale dei carichi da due a tre. Verifica il requisito specifico invece di applicare un aggiornamento annuale generico, poiché alcuni requisiti di legge specificano il contenuto oltre alla frequenza.

Come si misura se la formazione ha funzionato?

Quattro livelli: se le persone l'hanno trovata utile, se ora sanno farlo, se si comportano diversamente sul lavoro sei settimane dopo e se la metrica aziendale è migliorata. La maggior parte delle organizzazioni misura solo il primo livello, che si correla debolmente con qualsiasi cosa. Un controllo del comportamento a sei settimane sui tuoi programmi più importanti vale più di qualsiasi quantità di moduli di feedback.

Qual è la differenza tra un piano di formazione e una matrice di formazione?

Un piano guarda al futuro e stabilisce quale formazione si terrà, per chi e quando. Una matrice è un registro dello stato attuale che mostra chi è formato su cosa e se la formazione è ancora valida. Hai bisogno di entrambi, e la matrice dovrebbe guidare il piano, non il contrario.

Come si traccia la formazione incrociata?

Come copertura per attività critica piuttosto che come completamento per persona. Per ciascuna attività critica, conta quante persone possono svolgerla senza supervisione. Qualsiasi attività con un conteggio pari a uno rappresenta un singolo punto di vulnerabilità, ed è questo il numero che vale la pena segnalare.

Posso personalizzare questi modelli di formazione dei dipendenti?

Sì, tutte le versioni sono completamente modificabili. Le definizioni dei ruoli e i periodi di validità sono le parti che devono essere tue. In Trupeer AI puoi anche applicare il tuo brand kit in modo che i materiali di formazione corrispondano all'altra tua documentazione.

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