La formazione universale raramente si adatta perfettamente a qualcuno. Con Trupeer, puoi risparmiare ore sullo sviluppo personalizzato partendo da un modello di piano di formazione individuale gratuito per i dipendenti, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e trasformando ogni piano in una sintesi video che dipendente e manager possono rivedere durante i loro incontri 1:1.

La maggior parte dei piani di formazione individuali consiste in un elenco di corsi a cui qualcuno è stato iscritto. Non sono propriamente sbagliati, ma raramente derivano da un'analisi concreta.

Un piano individuale vale la pena di essere scritto quando parte da un divario specifico: questa persona deve essere al livello tre su questa competenza, attualmente è al livello uno, ed ecco come ci arriva ed entro quando. Tutto il resto è solo una prenotazione di un corso con sopra un nome.

Scarica il modello di piano di formazione individuale

Gratuito, modificabile, senza filigrana. Prima Excel, perché la valutazione del divario è una griglia e il piano ne è la diretta conseguenza.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passo 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dal menu di navigazione principale.

Passo 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passo 3: Espandi la visualizzazione del modello

Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente l'intero layout e i dettagli.

Passo 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passo 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato tra i tuoi file.

Passo 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando desideri vedere come appare il tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente, se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di piano di formazione individuale per i dipendenti puoi:

• Risparmiare ore sulla pianificazione: Evita la pagina vuota con una struttura creata appositamente per lo sviluppo personalizzato.

• Adattare l'apprendimento alla persona: I campi integrati coprono il ruolo individuale, gli obiettivi e i divari.

• Rimanere in linea con il brand: Applica il tuo logo, i caratteri e i colori utilizzando il kit del brand di Trupeer.

• Aumentare il coinvolgimento: I piani personalizzati segnalano un investimento nella crescita del dipendente.

• Standardizzare per tutti i dipendenti: Utilizza lo stesso modello per ogni membro del team.

• Raggiungere team globali: Traduci i piani di formazione in oltre 65 lingue con un solo clic.

Di quale documento di formazione hai bisogno?

Piano di formazione o piano di sviluppo?

Si tratta di due documenti per la stessa persona che rispondono a domande diverse; confonderli è il motivo per cui entrambi finiscono per essere troppo vaghi.

Un nuovo assunto, qualcuno in un ruolo modificato o qualcuno con prestazioni insufficienti su una competenza specifica ha bisogno di un piano di formazione. Chi è già competente e vuole progredire ha bisogno di un piano di sviluppo. Molte persone hanno bisogno di entrambi, ed essi dovrebbero essere documenti separati, poiché mescolarli rende gli obiettivi di formazione meno definiti.

La scala di competenze

Tutto dipende dalla capacità di stabilire a quale livello si trova una persona e di quale livello il ruolo ha bisogno. Senza una scala, i divari rimangono semplici opinioni.

Cinque livelli sono sufficienti. Una granularità maggiore genera solo discussioni inutili sul fatto che qualcuno sia a livello 6 o 7, senza cambiare alcuna decisione pratica.

La distinzione cruciale è tra i livelli 2 e 3, perché quella è la linea di demarcazione tra l'aver bisogno di supervisione e il non averne. La maggior parte dei piani di formazione esiste per far superare questa linea.

Il livello 5 è raramente un obiettivo di formazione. Deriva da anni di esperienza sul campo, non da un corso.

La matrice delle competenze individuali

Una singola persona, le sue competenze, il livello richiesto e dove si trova attualmente.

La colonna del livello richiesto deriva dal ruolo, non dalla persona. Definiscila una volta per ruolo e riutilizzala per chiunque ricopra quel ruolo, il che rende anche la valutazione oggettiva anziché personale.

Nota la riga con un divario di tre che ha priorità bassa. La dimensione del divario e l'urgenza sono cose diverse, e considerare il divario più grande come il più importante è un errore comune.

Identificare il divario in modo onesto

La sola autovalutazione tende a sovrastimare in alcune persone e a sottostimare in altre, in modo abbastanza prevedibile. La sola valutazione del manager rischia di tralasciare ciò che il manager non osserva direttamente.

Il metodo pratico: entrambi valutano in modo indipendente rispetto alla stessa scala, quindi discutono dei punti in cui divergono. I disaccordi sono la parte più utile e di solito rivelano o che la competenza è definita male o che il lavoro della persona non è visibile al suo manager.

Laddove l'importanza del ruolo lo giustifichi, aggiungi prove pratiche. Osservali mentre svolgono l'attività, esamina i risultati recenti o chiedi a chi lavora con loro. Una valutazione basata solo su una conversazione tende a misurare la sicurezza in se stessi anziché la competenza reale.

Sii specifico sulla competenza stessa. "Bravo con i fogli di calcolo" non può essere valutato. "Sa creare una tabella pivot da dati grezzi esportati e verificarne la riconciliazione" sì.

Stabilire le priorità dei divari

Non tutti i divari vengono colmati contemporaneamente. Tre fattori decidono l'ordine.

Conseguenza del divario. Cosa non funziona oggi perché la persona non sa fare questo? Un divario su qualcosa di cui ha bisogno settimanalmente ha la precedenza su qualcosa di trimestrale.

Urgenza. Entro quando ne ha bisogno? Un divario su un'attività prevista per novembre non è la priorità di questo mese, anche se è grande.

Dipendenza. Alcune competenze sono prerequisiti per altre. Mettile in ordine sequenziale.

Affronta solo due o tre divari attivi alla volta. Un piano che punta a sei competenze contemporaneamente produce progressi lenti su tutte e la persona finirà per essere valutata ancora al livello 2 in generale.

Il modello di piano di formazione individuale

Il campo "come verrà valutata la competenza" è ciò che trasforma questa attività da un semplice programma a un piano concreto. Decidilo prima che avvenga la formazione, altrimenti la valutazione diventerà solo una conversazione sul fatto che la persona si senta o meno pronta.

Un esempio pratico di piano di formazione individuale

Dipendente: Analista operativo, da 6 settimane nel ruolo. Motivazione: Nuovo assunto. Periodo: 3 mesi.

Competenza 1: Eseguire la riconciliazione mensile

Competenza 2: Gestire le richieste dei fornitori

Competenza 3: Elaborare le eccezioni

Non incluso in questo piano. Pacchetto trimestrale, divario di 3, rimandato al prossimo piano poiché non richiesto fino a novembre. Nel frattempo è disponibile la registrazione della procedura dettagliata.

Revisione: mensile, 20 minuti.

Nota come la competenza 3 punti al livello 2 anziché al livello 3. Definire un obiettivo intermedio raggiungibile è meglio che impostare un obiettivo a divario pieno che fallisce silenziosamente, e il piano dice esplicitamente cosa significa e cosa non significa il livello 2.

Scegliere il metodo per ciascun divario

Il metodo dovrebbe corrispondere al tipo di divario, eppure la maggior parte dei piani ricorre di default a un corso generico.

L'ultima riga merita attenzione. Chi capisce come fare un compito e continua a sbagliare non ha bisogno di altre spiegazioni. Ha bisogno di farlo più spesso con qualcuno che controlli, il che richiede un tipo di intervento completamente diverso.

Programmazione delle attività

• Dedicare ore specifiche, bloccando il tempo nel calendario. La formazione che compete con le scadenze quotidiane finirà sempre per perdere la priorità.

• Pianificare prima i prerequisiti. Alcune competenze dipendono direttamente da altre.

• Adattare i tempi al ciclo dell'attività. Imparare un processo mensile richiede minimo tre mesi, perché si hanno a disposizione solo tre tentativi.

• Non concentrare tutto all'inizio. Una settimana intera di formazione prima che si possa applicare qualcosa viene in gran parte sprecata.

• Lasciare del margine di flessibilità. I piani in cui ogni singola settimana è satura falliscono alla prima scadenza di lavoro intensa.

Il ciclo dell'attività è l'aspetto che le persone tendono a sottovalutare. Per qualsiasi attività trimestrale o annuale, la realtà è che la persona non potrà raggiungere l'indipendenza entro il periodo del piano; il piano dovrebbe specificarlo, offrendo una registrazione video come soluzione temporanea.

Valutare la competenza

Decidi i criteri di valutazione prima della formazione e rendili osservabili.

Osservali sul campo. Non chiedere se si sentono sicuri, poiché la sicurezza e la competenza reale hanno una correlazione debole e la percezione varia molto da persona a persona.

Per tutto ciò che comporta implicazioni di conformità (compliance), registra il risultato della valutazione e la data direttamente nella matrice di formazione, non solo nel piano individuale.

Il ruolo del manager

Un piano di formazione individuale richiede molto più impegno da parte del manager rispetto a un programma di gruppo.

• Definire i livelli richiesti per il ruolo, prima di valutare chiunque rispetto ad essi.

• Valutare onestamente, includendo anche le competenze in cui la persona è già autonoma.

• Creare l'opportunità. La maggior parte dei metodi sopra indicati richiede l'accesso ad attività reali gestite dal manager.

• Proteggere il tempo dedicato senza riutilizzarlo per le scadenze urgenti.

• Smettere di intervenire. Per diverse competenze, l'azione chiave del manager è smettere di intromettersi, il che è più difficile di quanto sembri.

• Effettuare la valutazione finale, tramite osservazione diretta e non semplici chiacchierate.

• Rispettare le date di revisione.

Ogni competenza presente nel piano deve prevedere almeno un'azione a carico del manager. Se così non fosse, il piano non verrà mai realizzato.

Revisione del piano

Una revisione mensile di venti minuti per un piano attivo è più che sufficiente.

Concentrati su ciò che è stato effettivamente provato rispetto a ciò che era programmato. Chiedi cosa hanno trovato più difficile del previsto, il che solitamente rivela un divario che nessuno aveva identificato. Rivaluta il livello attuale con onestà, anche se non è cambiato. Modifica la tempistica piuttosto che fingere che tutto stia procedendo come previsto.

Chiudi formalmente il piano quando i divari sono colmati e comunicalo chiaramente. Un piano di formazione che sfuma nel nulla lascia il dipendente nel dubbio sulla propria effettiva competenza.

Come creare un piano di formazione individuale

1. Definisci il livello di competenza richiesto per il ruolo, una volta sola, e riutilizzalo.

2. Effettua valutazioni indipendenti, sia da parte del dipendente che del manager, sulla stessa scala.

3. Discuti le differenze, che rappresentano la parte più ricca di informazioni.

4. Stabilisci le priorità in base a conseguenze, urgenza e dipendenze, non solo sulla dimensione del divario.

5. Scegli due o tre competenze, non di più.

6. Stabilisci un livello obiettivo realistico per ciascuna, che può essere anche un passaggio intermedio.

7. Scegli il metodo più adatto al tipo di divario.

8. Definisci i criteri di valutazione prima dell'inizio della formazione.

9. Scrivi le azioni del manager e riserva del tempo dedicato.

10. Effettua verifiche mensili e chiudi il piano in modo esplicito.

Best practice

• Livelli richiesti definiti in base al ruolo, non alla singola persona.

• Entrambe le parti effettuano prima una valutazione indipendente.

• Affrontare due o tre competenze alla volta.

• Obiettivi intermedi se il divario da colmare è ampio.

• Metodo di apprendimento allineato al tipo di divario.

• Valutazione definita prima della formazione ed eseguita mediante osservazione diretta.

• Tempo dedicato e bloccato in agenda.

• Un'azione definita per il manager per ogni competenza.

• Revisioni mensili di venti minuti.

• Chiusura esplicita del piano una volta risolti i divari.

Errori comuni

• Un elenco di corsi senza alcuna valutazione preventiva dei reali divari.

• Competenze troppo vaghe per essere valutate, come ad esempio "buona comunicazione".

• Livelli richiesti inventati per la singola persona anziché definiti in base al ruolo.

• Il manager che valuta da solo, tralasciando ciò che non può osservare direttamente.

• Sei competenze affrontate contemporaneamente, con il risultato che nulla avanza.

• Obiettivi a divario pieno che non erano minimamente raggiungibili nel periodo previsto.

• Un corso generico scelto per qualsiasi tipo di divario, a prescindere dalla tipologia.

• Valutazione basata su una semplice conversazione, misurando la percezione di sicurezza.

• Tempo non protetto, così la formazione perde sempre rispetto alle urgenze quotidiane.

• Nessuna azione per il manager, lasciando che il piano dipenda solo ed esclusivamente dal dipendente.

• Piani per attività mensili o trimestrali con una tempistica più breve del ciclo dell'attività stessa.

• Piani mai formalmente chiusi, lasciando tutti nel dubbio se abbiano funzionato o meno.

Quel 20 percento che non si adatta alla scala

Apri il modello in Trupeer AI, applica il tuo kit del brand in modo che i documenti formativi si integrino perfettamente con gli altri materiali HR e modifica direttamente qualsiasi sezione. Trovi la configurazione nella guida al modello.

Guarda la colonna del metodo nell'esempio pratico. La maggior parte dei divari si colma osservando qualcuno di competente e poi replicando l'attività tenendo a disposizione il supporto. Questo però presuppone che l'analista senior abbia tempo, sia presente e che l'attività si svolga proprio quando lo studente è libero.

Per qualsiasi attività mensile o trimestrale, questo rappresenta un vincolo reale. Tre tentativi in tre mesi sono il massimo assoluto e se ne salta uno, l'intero piano slitta di un mese.

Registra l'attività una volta e Trupeer AI genererà la procedura scritta e una video-guida narrata a partire dalla stessa registrazione; in questo modo, la fase di osservazione sarà sempre disponibile per la persona quando è pronta, senza dover attendere il momento del ciclo reale. Questo non sostituisce lo svolgimento pratico dell'attività, da cui deriva la reale competenza, ma elimina la dipendenza dalla programmazione temporale per la parte teorica.

Traducila in oltre 65 lingue e conserva tutto nella tua base di conoscenza, così il piano della prossima persona potrà riutilizzare lo stesso identico materiale.

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Domande Frequenti

Esiste un modello gratuito di piano di formazione individuale per dipendenti in formato Word?

Sì. La versione Word è il documento di piano su cui lavorano dipendente e manager, con lo spazio per scrivere le considerazioni del dipendente con parole proprie. Download gratuito, senza registrazione e senza filigrane.

Esiste un modello di piano di formazione individuale in formato Word .doc?

Sì, includiamo anche una versione .doc insieme a quella .docx per i sistemi HR più obsoleti.

Posso scaricare un modello gratuito di piano di formazione individuale in Word?

Sì, ogni formato è scaricabile gratuitamente senza dover creare un account e senza obbligo di attribuzione.

Esiste un modello gratuito di piano di formazione individuale in Excel?

Sì, ed Excel è il formato in cui si svolge la parte operativa. Contiene la matrice delle competenze con il livello richiesto e attuale per ciascuna, il calcolo dei divari, le priorità e il piano stesso. La valutazione dei divari è una griglia, quindi un foglio di calcolo è ideale.

Esiste un modello gratuito di piano di formazione individuale in PDF?

Sì, sia come versione finale concordata per la firma, sia come esempio pratico già compilato per comprendere il livello di specificità necessario a rendere un piano davvero utile.

È disponibile un modello di calendario di formazione in Excel da scaricare gratis?

Sì, anche se si tratta di un documento diverso. Un calendario di formazione è la programmazione temporale delle sessioni di tutta l'organizzazione e si trova nella pagina del modello di formazione dei dipendenti insieme alla matrice e ai registri delle attività.

Esiste un modello di piano di formazione in Word?

Sì. Per un programma rivolto a un intero team o a livello aziendale, utilizza il modello di piano di formazione. Questa pagina si concentra invece sul piano per un singolo individuo, strutturato partendo dai suoi specifici divari.

Che cos'è un piano di formazione individuale per i dipendenti?

Un piano strutturato per una specifica persona che definisce in quali competenze deve migliorare per raggiungere il livello richiesto, dove si trova attualmente, come colmerà il divario, entro quando e come verrà valutata la competenza. Si differenzia da un piano di formazione generale perché parte dalle esigenze del singolo individuo anziché da un programma collettivo.

Cosa dovrebbe includere un piano di formazione individuale?

Il dipendente e il suo ruolo, le motivazioni del piano, due o tre competenze incluse, il livello richiesto e quello attuale per ciascuna, l'obiettivo del piano, il metodo, chi fornisce la formazione, le tempistiche, le modalità di valutazione, le azioni del manager, il tempo protetto e le date di verifica.

Come si identificano i bisogni formativi di un dipendente?

Prima si definiscono i livelli di competenza richiesti per il ruolo, poi dipendente e manager effettuano una valutazione indipendente sulla stessa scala e confrontano i risultati. Le discrepanze sono la parte più utile del processo, poiché indicano competenze definite male o che il lavoro svolto non è pienamente visibile al manager. Se necessario, si aggiungono verifiche basate sull'osservazione diretta.

Che cos'è una scala di competenze e perché usarla?

Un insieme strutturato di livelli (solitamente: nessuno, consapevole, assistito, indipendente, competente ed esperto) utile per descrivere lo stato di una persona su una determinata competenza. Senza di essa, i divari rimangono semplici opinioni personali e i progressi non sono misurabili. Il passaggio chiave è tra il livello assistito e quello indipendente, ovvero l'obiettivo principale della maggior parte dei piani.

Quante competenze dovrebbe coprire un piano di formazione individuale?

Due o tre alla volta. Affrontarne di più rallenta la crescita complessiva, col rischio che la persona rimanga al livello assistito su tutti i fronti alla data di verifica. È preferibile chiudere due divari e poi avviare un nuovo piano, piuttosto che lasciarne sei aperti.

Qual è la differenza tra un piano di formazione e un piano di sviluppo?

Un piano di formazione mira a colmare un divario specifico nel ruolo attuale e dura in genere da poche settimane ad alcuni mesi. Un piano di sviluppo mira a far crescere la persona verso un ruolo futuro, su un orizzonte di sei-ventiquattro mesi. Vanno mantenuti separati per evitare che gli obiettivi formativi perdano efficacia o che quelli di sviluppo abbiano un respiro troppo breve.

Quanto dovrebbe durare un piano di formazione individuale?

Da tre a sei mesi per la maggior parte delle competenze. Spesso il limite reale è dato dal ciclo dell'attività stessa e non dalla capacità di apprendimento: per un processo mensile, tre mesi offrono solo tre prove pratiche, mentre per processi trimestrali il piano deve onestamente indicare che l'autonomia non è raggiungibile nel periodo.

Come si valuta se la formazione ha funzionato?

Mediante osservazione diretta rispetto al livello obiettivo, stabilito prima dell'inizio delle attività. Al livello indipendente, questo significa completare il compito senza aiuti, con risultati verificati e corretti. Chiedere semplicemente alla persona se si sente pronta misura la percezione della sicurezza in sé, che non sempre coincide con la reale competenza.

Posso personalizzare questo modello di piano di formazione individuale?

Sì, ogni versione è completamente modificabile. È consigliabile mantenere uniforme la scala di competenze all'interno dell'organizzazione (anche modificando le diciture), in modo che i piani di persone diverse rimangano confrontabili tra loro.

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