Una solida formazione dei nuovi assunti è il principale indicatore del successo a lungo termine dei dipendenti. Con Trupeer, puoi risparmiare ore sulla progettazione della formazione partendo da un modello di formazione gratuito per i nuovi assunti, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e trasformando la formazione in moduli video coinvolgenti che i nuovi assunti completeranno davvero.

Che cos'è un modello di formazione per nuovi assunti e cosa pianifica?

Un modello di formazione per nuovi assunti è la struttura riutilizzabile per pianificare cosa apprende un nuovo collaboratore, in quale ordine, da chi ed entro quando. Copre le competenze e le conoscenze specifiche per svolgere il lavoro, un ambito più ristretto rispetto all'onboarding e più ampio rispetto a un singolo corso.

Risponde a tre domande. Cosa deve essere in grado di fare questa persona. In quale sequenza lo imparerà. E come si farà a capire se ha funzionato.

La maggior parte dei modelli che troverai risponde alle prime due domande mappando i contenuti su un calendario calcolato a partire dalla data di inizio: prima settimana, seconda settimana, trenta giorni, sessanta giorni. Questa è la struttura intuitiva ed è all'origine del problema di cui tratta questa pagina.

Perché la formazione della prima settimana viene per lo più dimenticata entro la quinta settimana

Quasi ogni organizzazione concentra tutto all'inizio. La prima settimana o due sono una densa sequenza di dimostrazioni di sistemi, panoramiche sui prodotti, briefing sulle policy e spiegazioni dei processi, erogati mentre il nuovo collaboratore non ha ancora un contesto a cui collegare tutto questo.

Ci sono buone ragioni per cui accade. I formatori sono disponibili in quel momento. Raggruppare le attività sembra efficiente. Tutti sono preoccupati che la persona non abbia nulla da fare. E c'è la reale sensazione che si debbano dire le cose alle persone prima che ne abbiano bisogno, piuttosto che dopo.

Il problema è che le persone non memorizzano le conoscenze procedurali per le quali non hanno un uso immediato. Mostra a qualcuno come emettere una nota di credito nella prima settimana e non ne emetterà una fino alla sesta settimana, momento in cui avrà bisogno che gli venga mostrato di nuovo. La formazione è avvenuta, il registro dice "completata", ma la conoscenza non c'è.

Puoi notarlo in un dato numerico che ogni organizzazione potrebbe calcolare e che quasi nessuna calcola: il divario tra il giorno in cui viene erogata una sessione di formazione e il giorno in cui la persona la utilizza per la prima volta. Dove questo divario è di pochi giorni, la memorizzazione è buona. Dove è di due mesi, la formazione è stata essenzialmente una messinscena e l'insegnamento reale verrà svolto in seguito da chiunque si trovi più vicino quando la persona si blocca.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passaggio 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dalla navigazione principale.

Passaggio 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passaggio 3: Espandi la vista del modello

Se necessario, espandi la vista del modello per vedere chiaramente il layout completo e i dettagli.

Passaggio 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passaggio 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Passaggio 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando desideri vedere l'aspetto del tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di formazione per nuovi assunti puoi:

• Risparmiare ore sulla progettazione: Salta la pagina bianca con una struttura completa per la formazione dei nuovi assunti.

• Velocizzare l'inserimento: Una formazione chiara riduce i tempi di produttività per ogni nuovo assunto.

• Rimanere in linea con il brand: Applica il tuo logo, i tuoi font e i tuoi colori utilizzando il brand kit di Trupeer.

• Coinvolgere fin dal primo giorno: Converti una formazione densa in moduli video che i nuovi assunti guarderanno davvero.

• Standardizzare tra i vari assunti: Utilizza lo stesso modello per ogni ruolo e area geografica.

• Raggiungere assunti globali: Traduci la formazione per i nuovi assunti in oltre 65 lingue con un solo clic.

Il divario tra erogazione e primo utilizzo, e perché predice tutto

Prendi la tua formazione esistente per i nuovi assunti ed elenca ogni modulo, sessione o argomento. Quindi, per ognuno di essi, calcola il giorno mediano in cui un nuovo collaboratore lo utilizza effettivamente per la prima volta.

Questo secondo numero è conoscibile. Chiedi a tre persone che sono entrate nell'ultimo anno, oppure guarda il lavoro stesso: quando è che un nuovo venditore negozia il suo primo contratto, quando un nuovo ingegnere effettua il suo primo deploy, quando un nuovo agente di supporto gestisce la prima escalation.

Sottrai. Il risultato è il divario tra erogazione e primo utilizzo per ciascun elemento, e suddivide la tua formazione in tre gruppi.

Sotto i dieci giorni circa, la formazione rimarrà impressa. Questo è il materiale che appartiene autenticamente alle prime due settimane.

Tra le due settimane e un mese, la memorizzazione è parziale. La persona ricorderà che esiste e avrà bisogno di un riferimento piuttosto che di un nuovo insegnamento, il che significa un supporto operativo (job aid) invece di un'altra sessione.

Oltre il mese circa, trattala come non formata. Qualsiasi cosa tu abbia erogato dovrà essere erogata di nuovo, quindi le opzioni oneste sono spostare la formazione a un momento successivo o accettare di pagarla due volte.

La riprogettazione che segue è semplice. Mantieni gli elementi a divario ridotto dove si trovano. Converti gli elementi a divario medio in materiale di riferimento. Sposta gli elementi a divario lungo al momento in cui sono necessari, attivati dal lavoro anziché dal calendario.

Come mappare ogni elemento di formazione al suo primo utilizzo

Crea questa tabella per il tuo programma prima di cambiare qualsiasi cosa. Di solito richiede un pomeriggio e sostiene la tesi al posto tuo, perché i numeri nella colonna del divario sono difficili da difendere una volta messi per iscritto.

Due avvertenze. Alcune formazioni devono assolutamente essere anticipate a prescindere dal divario, ovvero tutto ciò che comporta un requisito di sicurezza, legale o normativo; quelle righe rimangono dove sono per ragioni che non hanno nulla a che fare con la memorizzazione. Inoltre, un divario lungo a volte indica che il lavoro è sequenziato male, piuttosto che la formazione, il che vale la pena verificare prima di spostare qualsiasi cosa.

Modello gratuito di formazione per nuovi assunti: la struttura da copiare

Copia da qui. Una riga per elemento di formazione.

Intestazione. Ruolo. Data di inizio. Manager e responsabile della formazione. L'unico risultato che questa formazione esiste per produrre, espresso come qualcosa che la persona sarà in grado di fare senza supervisione.

Elenco delle competenze. Cosa questa persona deve essere in grado di fare in modo indipendente entro la fine del periodo di formazione. Da sei a dieci elementi, formulati come compiti piuttosto che come argomenti. "Gestire una chiamata di discovery senza aiuto" piuttosto che "formazione sulla discovery".

Righe di formazione. Per ciascun elemento: cosa copre, chi lo eroga, il formato, quando viene erogato, l'evento scatenante (trigger) che lo attiva dove non è basato sul calendario, il primo utilizzo previsto e come viene verificata la competenza.

Trigger (attivatori). Gli eventi osservabili che sbloccano la formazione successiva. Il primo accordo che raggiunge una determinata fase, la prima escalation ricevuta, la prima fine mese, il primo reclamo del cliente. Questa è la colonna che distingue il modello da una pianificazione temporale.

Verifiche. Per ogni competenza, come farai a saperlo. Osservazione, un compito reale svolto senza supervisione, una revisione dell'output effettivo. Non un quiz e non la semplice presenza.

Materiale di riferimento. Ciò che esiste come documento o supporto operativo invece di una sessione, per gli elementi a divario medio.

Punti di verifica. Due date: una alla fine del periodo iniziale intensivo, una al punto in cui la maggior parte dei trigger dovrebbe essersi attivata. In ognuna di esse, la domanda è quali competenze siano confermate, piuttosto che quali sessioni siano state erogate.

Copia fino a qui. Mantieni l'intero documento entro le due pagine. La modalità di fallimento dei modelli di formazione è che si espandono fino a elencare ogni singolo argomento aziendale, momento in cui nessuno pianifica più basandosi su di essi.

Cosa dovrebbe includere un piano di formazione per nuovi assunti?

Sei cose, e la maggior parte dei modelli ne include quattro.

Le competenze, scritte come attività che la persona svolgerà senza supervisione. Gli elementi di formazione che costruiscono ciascuna di esse. Chi eroga ciascuna di esse, indicato per nome. Quando, se per data o per trigger. Come viene confermata la competenza. E cosa succede se non viene confermata.

I due elementi che di solito mancano sono la colonna del trigger e l'ultima. Quasi nessun piano di formazione dice cosa succede quando qualcuno raggiunge il punto di verifica senza una competenza confermata, il che significa che di solito la risposta è nulla, e il piano diventa silenziosamente un registro delle sessioni frequentate.

Dichiaralo chiaramente: estendere, insegnare di nuovo, adattare il ruolo o fare un'escalation. Identificare le opzioni in anticipo rende possibile il colloquio.

Il bootcamp che insegnava i questionari di sicurezza al giorno nove

Wickstead Software ha assunto Account Executive (AE) inserendoli in un bootcamp di onboarding di due settimane che copriva ventitre moduli: tra cui prodotto, prezzi, posizionamento competitivo, CRM, discovery, gestione delle obiezioni, contrattualistica, questionari di sicurezza e gestione del procurement.

Era ben strutturato e valutato positivamente. Il tempo mediano per la chiusura del primo accordo di un nuovo AE era di centoquarantun giorni contro un obiettivo di novanta.

Qualcuno ha mappato ciascun modulo rispetto al giorno mediano in cui un nuovo AE lo ha utilizzato per la prima volta.

Sei moduli venivano utilizzati entro dieci giorni: basi del CRM, prospezione, dimostrazione del prodotto core. Nove ricadevano tra il giorno trenta e il giorno settanta, principalmente discovery, prezzi e gestione delle obiezioni. Otto non venivano utilizzati prima del novantesimo giorno. Le revisioni contrattuali (MSA), insegnate al giorno otto, venivano usate per la prima volta al giorno novantasei. La sostituzione competitiva, al giorno centoquattro. I questionari di sicurezza, insegnati al giorno nove, servivano per la prima volta al giorno centodiciotto. La gestione del procurement, al giorno centotrentuno.

Il divario mediano in tutti i ventitre moduli era di sessantuno giorni.

Il secondo dato proveniva dai manager. Alla domanda su quanto tempo trascorressero a rispiegare i contenuti del bootcamp agli AE nei loro primi sei mesi, la risposta media è stata di quattro ore per AE al mese. Su ventidue assunzioni in quell'anno, circa mille ore di tempo del management delle vendite spese per insegnare cose che erano già state insegnate.

La riprogettazione ha ridotto il bootcamp da due settimane a quattro giorni, coprendo solo i sei moduli con divari ridotti. I restanti diciassette sono diventati sessioni attivate da trigger, sbloccate dalla pipeline stessa dell'AE. La formazione sui questionari di sicurezza si attiva quando la prima opportunità enterprise entra in valutazione tecnica. La formazione sulle revisioni contrattuali si attiva quando una proposta viene accettata in linea di principio. La gestione del procurement si attiva la prima volta che una trattativa raggiunge l'ufficio legale.

Il tempo mediano per il primo accordo chiuso è passato da centoquarantuno giorni a centoquattro. Il tempo speso dai manager per rispiegare i concetti è sceso da circa quattro ore per AE al mese a una e mezza.

Il risultato inaspettato è stato il punteggio di soddisfazione, che è aumentato. Quattro giorni mirati hanno avuto un impatto migliore rispetto a due settimane di informazioni a pioggia, e i nuovi AE hanno riferito di sentirsi meno in ritardo anziché di più.

Come creare un piano di formazione per nuovi assunti, passo dopo passo

Scrivi prima l'elenco delle competenze, insieme al manager piuttosto che con le Risorse Umane. Da sei a dieci cose che la persona deve essere in grado di fare senza supervisione, formulate come attività.

Per ogni competenza, chiediti quando un nuovo collaboratore debba svolgerla per la prima volta. Questo ti fornisce la colonna del primo utilizzo prima ancora di aver progettato qualsiasi cosa, ed è l'ordine corretto.

Ora decidi il momento di erogazione per ciascuna di esse, procedendo a ritroso rispetto al primo utilizzo piuttosto che in avanti a partire dalla data di inizio. Tutto ciò che ha un divario ridotto va inserito nelle prime due settimane. Tutto ciò che ha un divario lungo ottiene un trigger.

Indica il nome della persona che eroga ciascun elemento. La formazione senza un formatore designato non avviene, e "il team" non è un nome.

Decidi come viene verificata ciascuna competenza e prediligi l'osservazione del lavoro reale ovunque sia possibile.

Poi sottoponilo a uno stress test simulando i primi novanta giorni di un nuovo collaboratore reale. Ogni punto in cui il piano dice "insegnato" e il lavoro dice "non ancora necessario" è una riga da spostare.

Come personalizzare il piano di formazione per ruolo

La struttura rimane valida per tutti i ruoli. Tre cose cambiano.

L'elenco delle competenze, ovviamente, e dovrebbe essere scritto dalla persona che gestisce quel ruolo piuttosto che adattato da quello di un altro team.

Gli eventi scatenanti (trigger), perché provengono dal lavoro. I trigger delle vendite provengono dalle fasi della pipeline. I trigger del supporto provengono dai tipi di ticket ricevuti. I trigger dell'ingegneria provengono dalla prima volta che è necessario un certo tipo di modifica. I trigger delle operations provengono spesso dal calendario, come la prima chiusura mensile o il primo conteggio dell'inventario, e sono i più facili da pianificare.

E la parte intensiva iniziale, che varia più di quanto la gente si aspetti. I ruoli con contatto immediato con il cliente hanno bisogno di più elementi nella prima settimana perché il costo di un errore iniziale è esterno. I ruoli con un lungo periodo di inserimento sicuro possono permettersi quasi nulla all'inizio.

Laddove un ruolo presenti una componente normativa o di sicurezza, tale parte non è negoziabile a prescindere dal divario e va inserita all'inizio con un completamento registrato. Questa pagina non costituisce una consulenza di conformità e, laddove la formazione sia richiesta per legge, il requisito stabilisce la pianificazione piuttosto che questo metodo.

Tipi di modelli di formazione per nuovi assunti e quali utilizzare

Piano basato sul calendario. Tutto programmato per giorno o settimana a partire dalla data di inizio. Semplice, ed è ciò che offre la maggior parte dei modelli. Funziona dove il lavoro è ripetitivo e tutto viene utilizzato rapidamente, il che è vero per alcuni ruoli operativi e quasi per nessun ruolo professionale.

Piano basato sui trigger. Elementi successivi sbloccati da eventi osservabili nel lavoro. Migliore memorizzazione, maggiore amministrazione e richiede qualcuno che monitori i trigger.

Ibrido. Prime due settimane intensive per il materiale a divario ridotto, trigger per il resto. Questo è ciò che presuppone il modello sopra riportato e ciò che la maggior parte delle organizzazioni dovrebbe utilizzare.

Programma a coorte. Gruppi fissi che avanzano insieme, comune nelle assunzioni su larga scala. Efficiente da erogare e strutturalmente in contrasto con i trigger, poiché questi ultimi si attivano in tempi diversi per persona. Il compromesso è un avvio di coorte fisso seguito da trigger individuali.

Guidato da un tutor o affiancamento. Apprendimento lavorando a fianco di qualcuno. Eccellente per la conoscenza tacita, inaffidabile per la copertura complessiva, funziona al meglio come supplemento piuttosto che come piano principale.

Come si misura il successo della formazione dei nuovi assunti?

Non dal completamento e non dalla soddisfazione, sebbene valga la pena raccogliere entrambi i dati.

Tre metriche ti dicono qualcosa. Il tempo necessario per il primo completamento non supervisionato di ciascuna competenza, che è la lettura diretta del funzionamento della formazione. Le ore di nuova spiegazione, ovvero quanto tempo i manager dedicano a rispiegare, che è il segnale più chiaro di un problema di divario. E il punto in cui la qualità dell'output di un nuovo assunto corrisponde alla media del team, che è il numero che interessa davvero all'azienda.

Raccogli il primo dato dal manager in ogni punto di verifica, il secondo chiedendo mensilmente ai manager per un trimestre e il terzo da qualsiasi misura di qualità già esistente per il ruolo.

Vale la pena monitorare i punteggi di soddisfazione per un aspetto specifico. Un punteggio elevato con una fase di inserimento (ramp) lunga di solito significa che la formazione è stata piacevole ma programmata nel momento sbagliato, che è esattamente lo schema dell'esempio pratico sopra riportato.

Piano di formazione o guida all'onboarding: cosa stai creando?

Sono documenti diversi per lettori diversi e vale la pena separarli prima di iniziare.

Il piano di formazione è per il manager e il responsabile della formazione. Organizza in sequenza lo sviluppo delle competenze, indica chi eroga la formazione e definisce le verifiche. Il nuovo assunto lo vede, ma non è scritto per lui.

La guida all'onboarding è per il nuovo assunto. Copre ciò che accade, cosa può fare senza chiedere, a chi chiedere per cosa e cosa è normale. Il nostro modello di guida all'onboarding per nuovi assunti si occupa di questo e risponde a domande che questo piano non tocca.

Il piano 30-60-90 è il documento sui risultati concordato tra manager e collaboratore, che copre ciò che avranno ottenuto piuttosto che ciò che sarà stato loro insegnato. Il nostro modello a 30-60-90 giorni copre questo aspetto e si affianca a questo piano anziché sostituirlo.

Se li stai creando tutti e tre, crea questo per secondo. La guida dovrebbe esistere prima del primo giorno, il piano di formazione prima della prima settimana e il piano 30-60-90 nelle prime due settimane, una volta che il manager ha incontrato la persona.

Posso ottenere un modello di formazione per nuovi assunti in Word o Excel?

Excel si adatta al piano stesso, poiché la versione utile ha una riga per ogni elemento di formazione con colonne per il momento di erogazione, il trigger, il primo utilizzo previsto, il divario e la verifica. La colonna del divario dovrebbe calcolarsi automaticamente e l'ordinamento in base ad essa è ciò che produce la riprogettazione.

Word si adatta all'elenco delle competenze e alle note di verifica, ed è il formato migliore se il tuo piano deve essere discusso con il nuovo assunto piuttosto che utilizzato solo per la pianificazione.

Il formato PDF si adatta alla versione archiviata alla fine del periodo di formazione come record di ciò che è stato erogato e confermato. Per l'attività di mappatura nella tabella precedente, utilizza un foglio di calcolo, poiché il valore risiede interamente nell'ordinamento in base alla colonna del divario.

Come creare contenuti di formazione senza avviare un progetto di corso

La ragione per cui la formazione a lungo divario viene anticipata all'inizio raramente è una convinzione. È che il formatore è disponibile nella prima settimana e organizzarlo di nuovo al quarto mese è più difficile, quindi tutto viene erogato quando si può piuttosto che quando si dovrebbe.

La registrazione rimuove completamente questo vincolo. L'IA di Trupeer trasforma una registrazione dello schermo in una guida scritta e in un video con lo stesso passaggio, così la persona che sa come gestire un questionario di sicurezza lo registra una volta e questo si attiva quando scatta il trigger, senza che nessuno debba riprogrammare una sessione.

Registralo. Personalizzalo con il tuo brand. Traducilo. Usa Trupeer.

Questo risolve anche gli elementi a divario medio, che necessitano di un riferimento piuttosto che di una sessione. La stessa registrazione produce un documento per la tua knowledge base e una breve guida con il tuo branding. I video di formazione e le guide coprono il programma più ampio, e la traduzione consente a un piano creato per un'area geografica di funzionare in quella successiva. Le istruzioni di configurazione si trovano nella guida alla configurazione del modello di documento.

Domande Frequenti

Esiste un modello di formazione gratuito per i nuovi assunti in Word o doc?

La struttura sopra riportata si incolla direttamente in Word o Google Docs, inclusa la colonna del trigger che i modelli standard omettono. Non c'è alcun download protetto da registrazione e nessun modulo da compilare. Scrivi prima l'elenco delle competenze, perché tutto il resto dipende da questo ed è la parte che richiede la collaborazione del manager piuttosto che un modello.

Esiste un modello di formazione gratuito per i nuovi assunti in Excel?

Excel è il contenitore corretto. Una riga per elemento di formazione, con colonne per competenza, formatore, momento di erogazione, trigger, primo utilizzo previsto, divario calcolato e verifica. Ordina una volta per la colonna del divario e la riprogettazione diventerà evidente senza che nessuno debba discuterne.

Esiste un modello di formazione gratuito per i nuovi assunti in PDF?

Esporta alla fine del periodo di formazione come record di ciò che è stato erogato e di quali competenze sono state confermate. Mantieni la versione di lavoro modificabile, poiché i trigger si attivano in tempi diversi per persona e il piano cambia di conseguenza.

Esiste un modello di pianificazione della formazione in Excel?

Una pianificazione temporale e un piano sono cose diverse. La pianificazione riguarda date, aule, formatori e presenze, aspetti che Excel gestisce bene. Il piano riguarda competenze e verifiche. Costruisci prima il piano, poi genera la pianificazione a partire dalla parte iniziale intensiva di esso, poiché una pianificazione scritta per prima tende a riempire il tempo disponibile piuttosto che il bisogno reale.

Dove posso trovare un modello di onboarding gratuito per i dipendenti in Word?

L'onboarding copre attrezzature, account, conformità e benvenuto, che è un documento diverso rispetto alla formazione. Se desideri la versione scritta da far leggere al nuovo assunto, la trovi nel nostro modello di guida all'onboarding per nuovi assunti. La checklist dal lato del datore di lavoro è un terzo documento ancora.

Quanto dovrebbe durare la formazione dei nuovi assunti?

La parte iniziale intensiva dovrebbe essere breve quanto richiesto dal materiale a divario ridotto, che di solito è di tre-cinque giorni anziché due settimane. L'intero programma dura quanto il tempo necessario per l'attivazione dei trigger che, per un ruolo complesso, può essere di sei mesi. Questi sono numeri diversi e confonderli è il motivo per cui i bootcamp diventano lunghi.

Chi dovrebbe erogare la formazione dei nuovi assunti?

Chiunque svolga quel lavoro, con il manager che possiede il piano. La formazione erogata interamente da una funzione centrale tende a essere ben strutturata e leggermente errata nei dettagli, poiché i dettagli cambiano più rapidamente rispetto al corso. Indica una persona per ogni riga, perché la formazione non assegnata non avviene.

Qual è la differenza tra un piano di formazione e una matrice di formazione?

Un piano è per una persona in un determinato periodo. Una matrice è per un team, mostra chi è formato su cosa e dove sono le lacune di copertura, ed è un documento permanente piuttosto che temporaneo. I nuovi assunti compaiono come colonna nella matrice una volta completato il loro piano.