I primi 30 giorni di servizio di una nuova risorsa modellano tutto ciò che segue. Con Trupeer, puoi risparmiare ore sulla progettazione dell'onboarding iniziando con un modello gratuito di guida all'onboarding per i nuovi assunti, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e trasformando la guida in moduli video coinvolgenti che i nuovi assunti completeranno davvero.

A cosa serve un modello di guida all'onboarding dei nuovi assunti?

Una guida all'onboarding per i nuovi assunti è il documento che la persona che inizia legge davvero. Non la lista di controllo che compila l'ufficio Risorse Umane, non il piano che compila il suo manager, non il tracker che mostra a che punto è arrivato il gruppo. La cosa che arriva nella loro casella di posta e risponde alla domanda che si stanno effettivamente ponendo, ovvero cosa devo fare adesso.

Questa distinzione sembra pedante, ed è proprio questo il punto. Se cerchi modelli di onboarding troverai liste di controllo, programmi, tracker, moduli e matrici, quasi tutti esistenti affinché il datore di lavoro possa verificare che l'onboarding sia avvenuto. Pochissimi di questi sono leggibili dalla persona che viene inserita.

La guida è il documento mancante, ed è quello che cambia la rapidità con cui qualcuno diventa utile.

Perché la maggior parte dei modelli di onboarding è scritta per le risorse umane, non per la nuova risorsa

Guarda cosa offre il primo risultato di questa ricerca: sedici modelli, tra cui un modello di tracciamento, una checklist per le risorse umane, una checklist per il manager, un modulo e un programma. Tutti questi sono documenti legittimi. Quindici dei sedici sono cose che il nuovo assunto non vedrà mai.

C'è un motivo per questo. L'onboarding si misura in base al completamento, perché il completamento è facile da misurare. È arrivato il portatile, è stato firmato il contratto, è stato assegnato il tutor, è stato effettuato il check-in del trentesimo giorno. Una checklist è lo strumento naturale per questo e fa bene il suo lavoro.

Ciò che il completamento non misura è se la persona sia già in grado di fare qualcosa. Queste sono variabili diverse e si separano regolarmente: un'organizzazione può completare quarantadue attività di onboarding nei tempi previsti mentre il nuovo assunto siede alla scrivania per due settimane senza sapere se gli è consentito applicare una modifica.

Quindi la guida non è una versione più carina della checklist. Risponde a una domanda diversa per un lettore diverso e, se ne create solo una, create questa, perché la checklist gestisce principalmente i vostri rischi.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passaggio 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dalla navigazione principale.

Passaggio 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passaggio 3: Espandi la visualizzazione del modello

Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente il layout completo e i dettagli.

Passaggio 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor è possibile:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passaggio 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Passaggio 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando desideri vedere l'aspetto del tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente, se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di guida all'onboarding per i nuovi assunti puoi:

• Risparmiare ore sulla progettazione: Salta la pagina bianca grazie a una struttura di onboarding completa.

• Velocizzare l'inserimento dei nuovi assunti: Un onboarding chiaro riduce notevolmente il tempo necessario per raggiungere la produttività.

• Rimanere in linea con il brand: Applica il tuo logo, i tuoi font e i tuoi colori utilizzando il kit del brand di Trupeer.

• Coinvolgere fin dal primo giorno: Converti densi documenti di onboarding in moduli video che i nuovi assunti guarderanno davvero.

• Standardizzare per tutti i nuovi assunti: Utilizza lo stesso modello per ogni nuovo assunto e per ogni ruolo.

• Raggiungere i neoassunti a livello globale: Traduci le guide all'onboarding in oltre 65 lingue con un solo clic.

Il compito della guida è eliminare l'esitazione, non trasferire informazioni

Le nuove risorse non sono a corto di informazioni. Il primo giorno ricevono in genere un manuale, un organigramma, un riepilogo dei benefit, i link a una dozzina di sistemi e l'invito a chiedere qualsiasi cosa.

Ciò che le rallenta è l'esitazione. Non prenotano del tempo con la persona di cui hanno bisogno, non fanno la domanda che sbloccherebbe la situazione, non premono il pulsante, perché non sanno se è consentito farlo e non sanno valutare come verrebbero giudicati nel chiedere.

Questa esitazione è costosa e quasi del tutto invisibile, perché non produce ticket, reclami o risposte a sondaggi. Si manifesta solo come una fase di avvio molto lunga, che viene poi attribuita alla difficoltà del ruolo.

Il contenuto che elimina questa esitazione non sono ulteriori informazioni. Sono permessi e norme: cosa si può fare senza chiedere, cosa è normale qui, a chi chiedere cosa e cosa non si è ancora tenuti a capire. Quasi nessun pacchetto di onboarding contiene alcuno di questi quattro elementi, e scriverli costa poco perché tutti conoscono già le risposte.

Le quattro domande sull'onboarding che una nuova risorsa non farà

Il modello in tutti e quattro i casi è lo stesso. Ognuna è una domanda con un costo sociale annesso, il che significa che le persone preferiscono rimuginare piuttosto che chiedere, e questo rimuginare è il costo reale.

Metterle per iscritto elimina completamente il costo sociale, perché una frase in un documento non è un favore che qualcuno ha dovuto concedere.

Modello gratuito di guida all'onboarding per i nuovi assunti: la struttura da copiare

Copia da qui. Scritto in seconda persona singolare, rivolto alla nuova risorsa.

Prima di iniziare. Cosa arriva e quando, cosa devi portare o completare, chi ti accoglierà, a che ora e dove, e cosa fare se qualcosa non è arrivato.

Il tuo primo giorno. Un breve elenco ordinato di ciò che accadrà, con un obiettivo finale: entro la fine di oggi avrai i tuoi account, avrai incontrato il tuo team e saprai chi è il tuo tutor. Includi ciò che non devi fare oggi.

Cosa puoi fare senza chiedere. L'elenco dei permessi. Questa è la sezione che fa la maggior parte del lavoro e quella che nessuno scrive mai.

A chi chiedere cosa. Una tabella di smistamento per argomento con un nome e un canale.

Come si presenta la normalità qui. Tempi di risposta, cultura delle riunioni, realtà dell'orario di lavoro, come vengono prese le decisioni, cosa fa la gente quando non è d'accordo.

La tua prima settimana. Tre o quattro risultati attesi piuttosto che un calendario dettagliato, e il nome del primo piccolo compito di lavoro reale.

Il tuo primo mese. Cosa dovresti essere in grado di fare senza supervisione entro la fine del mese, in modo che possano misurarsi rispetto a un punto di riferimento.

Cosa non sei ancora tenuto a sapere. In modo esplicito, con una tempistica. Questa sezione previene più ansia rispetto a tutto il resto del documento messo insieme.

Parole e acronimi che usiamo. Massimo venti voci, scelte tra quelle che la gente usa effettivamente nelle riunioni piuttosto che dalla documentazione del prodotto.

Se ti blocchi. Cosa fare, in ordine, con un referente specifico alla fine del percorso.

Copia fino a qui. Punta a tre-cinque pagine. L'istinto è quello di includere tutto ciò di cui il nuovo arrivato avrà eventualmente bisogno, e questo istinto produce un documento che nessuno finirà mai di leggere.

Cosa posso fare senza chiedere? L'elenco dei permessi

Questa è la sezione che vale la pena creare per prima e richiede circa quaranta minuti di lavoro con un manager e qualcuno che si è unito al team negli ultimi sei mesi.

Chiedi all'ultimo arrivato su cosa ha esitato. Chiedi al manager cosa vorrebbe che le persone facessero e basta. L'intersezione tra le due risposte è il tuo elenco.

Una tipica versione per il team di ingegneria comprende dai dodici ai quindici punti: prenotare del tempo con chiunque, compresa la dirigenza, rifiutare una riunione in cui non si è necessari spiegandone il motivo, effettuare un push su un branch di funzionalità, aprire una bozza di pull request prima che sia terminata, fare una domanda nel canale del team anziché con un messaggio diretto, spendere fino a una cifra prestabilita per strumenti di lavoro senza approvazione, dire in uno standup che non si capisce qualcosa, lavorare da casa in un giorno in cui se ne ha bisogno, prendersi un'ora per leggere la documentazione, chiudere un ticket che non si riesce a riprodurre.

Due regole la rendono credibile. Ogni elemento deve essere autenticamente vero, perché un solo elemento che si rivela necessitare di approvazione scredita l'intero elenco. E deve essere firmato dalla persona che potrebbe annullarlo, vale a dire il manager e non le risorse umane.

Laddove qualcosa necessiti effettivamente di approvazione, dillo chiaramente e indica chi la concede. L'elenco funziona perché è onesto in entrambe le direzioni.

A chi chiedere cosa: la tabella di smistamento per l'onboarding

Ai nuovi assunti viene fornito un organigramma, che dice loro chi riferisce a chi, ma non dice nulla su a chi chiedere.

Sostituiscilo con una tabella di smistamento per argomento. Computer portatile rotto. Impossibile accedere a un sistema. Domande sullo stipendio. Domande sul prodotto. Bloccato su un problema tecnico. Bisogno di acquistare qualcosa. Pensi di aver trovato un bug. Non sei sicuro che qualcosa sia prioritario. Problema personale che influisce sul lavoro.

Ogni riga riceve un nome, un canale e, dove la risposta fa capo a un team piuttosto che a una singola persona, solo il canale.

Aggiungi una riga che la maggior parte delle tabelle tralascia: cosa fare quando non sai quale riga si applica al tuo caso. Questa è la situazione più comune nella prima settimana e merita un referente predefinito.

Il pacchetto di onboarding con una checklist perfetta e un inserimento di 19 giorni

Ashgrove Analytics, un'azienda di software B2B di circa duecentoquaranta persone, assumeva circa sessanta persone all'anno. Il suo onboarding era molto apprezzato all'interno dell'azienda. Una checklist di quarantadue elementi, completata costantemente in tempo, e un sondaggio sulla soddisfazione al trentesimo giorno con una media di 4,3 su 5.

Il numero che non tornava era il tempo di inserimento (ramp). Il tempo mediano dalla data di inizio di un ingegnere alla sua prima modifica integrata (merged) era di diciannove giorni. I profili senior provenienti da aziende concorrenti affermavano che da loro la normalità era di quattro o cinque giorni.

Qualcuno ha chiesto agli ultimi dodici ingegneri assunti di registrare ogni domanda posta e ogni volta che si sono trovati bloccati durante le prime quattro settimane. Sono pervenute duecentoquattordici segnalazioni, circa diciotto a persona.

Suddividendole, il trentuno percento riguardava l'accesso e gli strumenti, che la checklist copriva ampiamente. Il ventidue percento riguardava "a chi devo chiedere questo". Il diciannove percento erano domande sui permessi: posso prenotare del tempo con il CTO, posso fare un push su main, posso rifiutare questa riunione, posso dire nello standup che non capisco. Il sedici percento riguardava il "se fosse normale", per lo più in merito ai tempi di build e ai tempi di risposta. Il dodici percento era prettamente tecnico.

Quindi, il quarantuno percento di tutto ciò su cui un nuovo ingegnere si bloccava riguardava permessi o norme, e il pacchetto di onboarding non conteneva una sola parola al riguardo. C'erano solo una checklist, un organigramma, un riepilogo dei benefit e trentaquattro link.

Il dato peggiore era il ritardo. Il tempo mediano tra l'insorgere di una domanda sui permessi e la richiesta effettiva era di due giorni e mezzo. Due dei dodici erano rimasti per più di una settimana senza inviare nulla a un branch condiviso, perché nessuno aveva detto loro se fosse consentito. Uno aveva dato per scontato che ci fosse un processo di revisione di cui non era stato informato e aveva aspettato in silenzio che qualcuno gli dicesse cosa fare.

Hanno riscritto la guida partendo dal registro delle domande. Un elenco di permessi di quattordici elementi. Una tabella di smistamento per argomento. Una pagina su come si presenta la normalità, incluso il fatto che la compilazione (build) richiede effettivamente quaranta minuti e che due giorni per una revisione sono tanti ma non insoliti. E una sezione su ciò che non si è tenuti a sapere fino al terzo mese.

Nei successivi quindici assunti, il tempo mediano per la prima modifica integrata è sceso da diciannove giorni a otto. Le domande registrate sono scese da circa diciotto a persona a undici, e la quota di domande sui permessi è scesa dal diciannove percento al sei percento.

Non è stato aggiunto nulla alla checklist. Svolgeva già egregiamente il suo lavoro.

Guida all'onboarding, checklist, piano o manuale: di cosa hai bisogno?

Quattro documenti, quattro lettori; confonderli è il motivo per cui i pacchetti di onboarding diventano lunghi e non vengono letti.