Un ottimo piano di formazione è ciò che separa la formazione che produce risultati da quella che serve solo a riempire le caselle del calendario. Con Trupeer, puoi risparmiare ore nella progettazione della formazione partendo da un modello di piano di formazione gratuito, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e trasformando il piano in una formazione basata su video con cui il tuo team interagirà davvero.

Che cos'è un modello di piano di formazione gratuito?

Un modello di piano di formazione gratuito è una struttura riutilizzabile per pianificare la formazione: chi viene formato, su cosa, in quale ordine, entro quando e come saprai che ha funzionato.

Si tratta del programma piuttosto che del contenuto. Ciò che le persone devono sapere va inserito in un manuale di formazione. Stabilire se la formazione sia o meno la risposta giusta spetta invece a una valutazione dei bisogni formativi. Questo documento è il piano per erogarla.

Ogni modello pubblicato copre gli stessi campi, e sono quelli corretti. Argomento, pubblico, metodo, formatore, data, durata, valutazione. La struttura non è l'aspetto in cui i piani di formazione falliscono.

Falliscono nell'ordine delle attività, e la decisione sull'ordine viene presa per impostazione predefinita in quasi tutti i piani.

Il formato segue l'uso. La versione Excel di un modello di piano di formazione gratuito si adatta al programma stesso, che è una griglia di persone associate ad argomenti e date. Un modello in formato Word si adatta alla parte narrativa: obiettivi, approccio, metodo di valutazione. Un layout PowerPoint è ideale per presentare il piano per l'approvazione, mentre una versione PDF rappresenta la versione concordata.

I piani di formazione sono sequenziati secondo la logica del programma di studio

Osserva come è ordinato un qualsiasi piano di inserimento o di formazione per un ruolo.

Inizierà con il generale per poi passare allo specifico. Panoramica aziendale, poi sistemi, poi prodotti, poi processi, e infine i casi più complessi o rari. Prima le fondamenta, poi si costruisce il resto. È il modo in cui è organizzata l'istruzione, sembra ovviamente corretto e ogni modello di piano di formazione lo incoraggia implicitamente presentando gli argomenti come un elenco da scorrere.

Il problema è che l'ordine in cui qualcuno deve comprendere le cose non è l'ordine in cui le farà concretamente.

A un neoassunto viene insegnata la gestione dei reclami nella seconda settimana perché si inserisce logicamente dopo le nozioni di base. Ma riceverà il suo primo vero reclamo al giorno settanta. Un modulo sugli indicatori di frode viene erogato al giorno tre perché è normativo e viene anticipato. Il primo caso con reali indicatori di frode si presenterà al quarto mese.

Tra l'apprendimento e la pratica si inserisce l'oblio, e l'oblio non è graduale in modo utile. Un contenuto insegnato una sola volta, mai praticato e utilizzato per la prima volta dieci settimane dopo è in gran parte andato perduto. Non del tutto, ed è questa la parte ingannevole: la persona conserva abbastanza elementi per riconoscere l'argomento ma non abbastanza per eseguirlo, quindi procede con sicurezza e commette errori.

Ciò produce un modello che la maggior parte delle organizzazioni può riscontrare nei propri dati, ma che non ha mai tracciato. I tassi di errore per argomento correlano con il divario temporale tra il momento in cui un argomento è stato insegnato e quello in cui è stato eseguito per la prima volta, in modo molto più forte rispetto alla difficoltà dell'argomento stesso o a quanto sia stata buona l'erogazione.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passo 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dal menu di navigazione principale.

Passo 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passo 3: Espandi la vista del modello

Se necessario, espandi la vista del modello per vedere chiaramente l'intero layout e i dettagli.

Passo 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passo 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato tra i tuoi file.

Passo 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando desideri vedere l'aspetto del tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di piano di formazione puoi:

• Risparmiare ore sulla pianificazione: Evita la pagina bianca grazie a una struttura utilizzata dai professionisti di L&D.

• Progettare con intenzione: Le sezioni integrate per gli obiettivi di apprendimento, il pubblico e i risultati assicurano che la formazione sia mirata.

• Mantenere la coerenza del brand: Applica il tuo logo, i caratteri e i colori utilizzando il kit del brand di Trupeer.

• Scalare la formazione: Usa lo stesso modello di piano per ogni iniziativa di formazione.

• Misurare l'impatto: I campi relativi alle metriche integrati ti aiutano a monitorare se la formazione sta effettivamente funzionando.

• Raggiungere discenti globali: Traduci i piani di formazione e i contenuti in oltre 65 lingue con un solo clic.

Ordinare in base al primo utilizzo

Il cambiamento consiste nell'aggiungere una colonna al piano e lasciare che sia questa a guidare l'ordine.

Per ogni argomento, registra quando il discente lo eseguirà effettivamente per la prima volta. Non quando compare nel programma di studio. Indica la data reale o i giorni tipici trascorsi dal suo inizio.

Quindi riordina. Tutto ciò che viene eseguito per la prima volta nella settimana uno viene insegnato nella settimana uno. Tutto ciò che viene eseguito per la prima volta nel mese tre viene insegnato nel mese tre, non il quarto giorno insieme a tutto il resto.

Due regole ne garantiscono il funzionamento.

Nulla viene insegnato più di circa due settimane prima del primo utilizzo, a meno che non vi sia un motivo specifico. I contenuti fondamentali per la sicurezza e tutto ciò che è richiesto dalla legge prima che qualcuno inizi costituiscono eccezioni legittime, e dovrebbero essere segnalati come tali invece di essere trattati come impostazione predefinita.

Laddove non sia possibile ridurre il divario, pianifica un ripasso anziché sperare che ricordino. Alcune cose devono essere effettivamente affrontate in anticipo. In questi casi il piano dovrebbe includere un breve ripasso subito prima del primo utilizzo, il che è molto più economico rispetto a insegnare correttamente la stessa cosa due volte.

Ne conseguono tre conseguenze, e tutte e tre tendono ad essere benvenute.

Il tempo in aula diminuisce, perché un programma eccessivamente anticipato porta con sé contenuti che nessuno può ancora utilizzare. Il percorso complessivo si allunga sulla carta e si accorcia nella pratica. E i neoassunti riferiscono di sentirsi meno sopraffatti, il che si riflette positivamente sui dati relativi all'abbandono precoce.

Cosa deve contenere un modello di piano di formazione

Nove componenti. La terza è quella che cambia radicalmente il piano.

La riga relativa al tempo del discente è la seconda più comunemente dimenticata. I piani pianificano attentamente la disponibilità del formatore e presuppongono che il tempo del discente sia libero, cosa che non è, e il risultato è una formazione che viene rimandata a causa della pressione operativa fino a quando il divario tra l'apprendimento e la pratica si allarga ulteriormente.

Modello di piano di formazione gratuito: la struttura da copiare

Compilato con un esempio reale piuttosto che con segnaposto. Il piano forma nuovi gestori di sinistri presso una compagnia assicurativa.

Copia da qui.

A chi è rivolto questo piano. Nuovi gestori di sinistri senza precedente esperienza assicurativa, che si uniscono in gruppi di circa otto persone.

Obiettivi di competenza. Scritti come azioni che si possono osservare concretamente.

Portare un nuovo sinistro auto fino alla fase di convalida. Liquidare un sinistro semplice entro i limiti della propria autorità. Identificare quando un sinistro supera la propria autorità e segnalarlo correttamente. Riconoscere gli indicatori di frode e avviare una segnalazione. Gestire un reclamo secondo lo standard di prima risposta. Spiegare un sinistro respinto a un cliente.

Sequenza, ordinata in base al primo utilizzo.

I contenuti normativi richiesti prima di gestire qualsiasi contatto con il cliente vengono erogati il primo giorno, indipendentemente dal primo utilizzo, e vengono segnalati come eccezione con un ripasso pianificato alla sesta settimana.

Tempo richiesto al discente. Dodici giorni di formazione formale nell'arco di quattordici settimane, più quattro ore settimanali di pratica guidata a partire dalla seconda settimana. Il manager di linea ha confermato che le quattro ore sono protette e non verranno destinate ad attività operative senza accordo.

Formatore o responsabile. Le settimane uno e due sono gestite dal team di formazione. Tutto ciò che avviene a partire dalla terza settimana viene erogato dal team leader con i materiali del team di formazione. Il team leader è responsabile del fatto che ciò avvenga.

Punto di verifica. Tassi di errore per argomento rivisti a sei mesi per ciascuna coorte, confrontando specificamente gli argomenti insegnati a ridosso del primo utilizzo rispetto a quelli insegnati in anticipo.

Copia fino a qui.

Esempio di piano di formazione: insegnato nella prima settimana, utilizzato per la prima volta al giorno novantaquattro

Arncliffe Mutual è un assicuratore regionale di circa settecento persone, che assume circa novanta gestori di sinistri all'anno.

Il suo percorso di inserimento era un programma in aula di quattro settimane che copriva tutto ciò di cui un gestore aveva bisogno: sistemi, prodotti, normative, tipi di sinistro, reclami, frodi, danno totale. Venti giorni di formazione formale prima che chiunque potesse toccare un sinistro reale in modo indipendente. Era ben progettato, ben erogato e valutato positivamente nei moduli di feedback.

A sei mesi, un audit sugli errori produsse un modello che nessuno si aspettava.

La gestione dei reclami, insegnata nella seconda settimana, veniva eseguita in media al giorno settantuno. Tasso di errore rispetto agli standard di prima risposta: trentaquattro percento.

La segnalazione delle frodi, insegnata al giorno tre perché era normativa e veniva anticipata, era realmente necessaria in media al giorno novantaquattro. Il quarantuno percento dei casi con chiari indicatori veniva ignorato.

La convalida standard dei sinistri auto, insegnata nella quarta settimana, veniva eseguita al giorno ventisei. Tasso di errore: otto percento.

Il fattore determinante non era la difficoltà e non era la qualità dell'erogazione. Gli stessi formatori, gli stessi materiali, gli stessi gruppi. Era il divario tra l'insegnamento e l'azione.

La frode, insegnata prima di tutto ed eseguita più tardi, dava i risultati peggiori. La convalida dei sinistri auto, insegnata per ultima ed eseguita prima di tutto, dava i risultati migliori.

La riorganizzazione della sequenza non ha aggiunto contenuti. La prima settimana è stata ridotta a ciò che viene utilizzato nella prima quindicina di giorni: navigazione del sistema e apertura del sinistro. I reclami sono stati spostati a una mezza giornata nella sesta settimana, erogata quando i gestori avevano effettivamente iniziato a riceverli. Le frodi sono state spostate alla decima settimana. Il danno totale alla quattordicesima settimana.

Il tempo formale in aula è passato da venti giorni a dodici, con otto giorni ridistribuiti tra il secondo e il quarto mese. Il percorso è diventato più lungo sulla carta e la formazione si è ridotta.

A dodici mesi di distanza, il tasso di errore sui reclami era sceso dal trentaquattro percento all'undici. Le frodi mancate dal quarantuno percento al quindici. Il tempo per raggiungere la piena produttività è sceso da circa cinque mesi a tre e mezzo.

Il risultato inaspettato ha riguardato il turnover. Le uscite nei primi sei mesi sono passate dal ventidue percento al quattordici. I colloqui di uscita avevano costantemente menzionato la sensazione di sentirsi sopraffatti nel primo mese, che è esattamente ciò che producono venti giorni di contenuti su un lavoro che non è stato ancora svolto.

Nulla della formazione è migliorato. È cambiato solo l'ordine.

Come creare un piano di formazione in sei passaggi

1. Conferma innanzitutto che la formazione sia la risposta. Un piano costruito su una valutazione dei bisogni che non ha mai verificato le proprie ipotesi finirà per programmare una formazione per un problema che la formazione non può risolvere.

2. Scrivi obiettivi di competenza, non argomenti. Qualcosa che puoi osservare fare da qualcuno. "Capire i reclami" non può essere valutato; "gestire un reclamo secondo lo standard di prima risposta" sì.

3. Per ogni obiettivo, scopri quando viene eseguito per la prima volta nella realtà. Chiedi ai team leader o analizza i dati dei casi in base all'anzianità di servizio. Questo è il passaggio che non fa nessuno, e richiede solo un pomeriggio.

4. Ordina il piano in base a quella data, con un elenco di eccezioni dichiarate per qualsiasi cosa sia richiesta prima per motivi legali o di sicurezza.

5. Prenota il tempo del discente e assicurati che sia protetto. Non quello del formatore. Per iscritto, con il manager di linea.

6. Stabilisci una verifica che analizzi le prestazioni per argomento, in modo da scoprire se l'ordine era corretto piuttosto che se la formazione sia stata gradita.

Il terzo passaggio costituisce l'intero intervento e non costa quasi nulla. Le informazioni esistono già all'interno della tua struttura e sono solitamente conservate in modo informale dai supervisori a cui non è mai stato chiesto.

Tipi di piano di formazione

La struttura regge e la questione della sequenza temporale si applica a tutti loro.

Piano di inserimento o onboarding. Dove il problema del primo utilizzo è più grave, perché tutto viene insegnato contemporaneamente e utilizzato nel corso di mesi. I maggiori vantaggi derivanti dal riordino si ottengono qui.

Piano specifico per il ruolo. Per chi si sposta in un ruolo definito. Le date di primo utilizzo sono solitamente conoscibili con precisione, il che rende questo tipo il più facile da sequenziare bene.

Piano di formazione sulla conformità. Le scadenze sono stabilite esternamente e il completamento deve essere documentato, quindi il piano è in parte un registro. Si noti che laddove i contenuti siano richiesti dalla legge prima che qualcuno svolga un ruolo, l'ordinamento in base al primo utilizzo non si applica e la soluzione consiste in un ripasso programmato prima dell'uso effettivo.

Piano di formazione trasversale (cross-training). Insegnare alle persone un secondo ruolo per scopi di copertura. La data del primo utilizzo è per definizione imprevedibile, il che rende questa la tipologia in cui i materiali on-demand contano di più.

Piano di sviluppo annuale o del team. Orizzonte più lungo, struttura più generale e più vicino a un piano di formazione per un gruppo che per un individuo. La matrice di formazione dei dipendenti copre la panoramica delle competenze all'interno di un team.

Piano di sviluppo individuale. Per la crescita di una singola persona piuttosto che per la sua competenza nel ruolo, e guidato dalle sue lacune piuttosto che da un programma di studi standard. Il piano di formazione individuale copre questo aspetto.

Sviluppo della leadership e del management. Orizzonte temporale lungo e il problema del primo utilizzo è reale ma più difficile da datare, poiché le situazioni per cui ci si forma si presentano in modo imprevedibile.

Piano di formazione, valutazione dei bisogni o manuale di formazione?

Tre documenti in sequenza, e costruirli fuori ordine è il fallimento più comune in questo ambito.

Una valutazione dei bisogni formativi stabilisce se esiste una lacuna e se la formazione sia il rimedio corretto. Viene prima, e la pagina dedicata alla valutazione dei bisogni formativi spiega perché la maggior parte conclude che la formazione sia necessaria a prescindere.

Un piano di formazione programma l'erogazione. Chi, cosa, quando, come viene valutato. Questa pagina.

Un manuale di formazione rappresenta il contenuto stesso, e la pagina dedicata al manuale di formazione tratta questo aspetto.

Le organizzazioni creano spesso prima il piano, perché un piano può essere prodotto in una mattina e dà l'idea di un progresso. Ciò che segue è un calendario di sessioni per le quali qualcuno scrive il materiale la sera prima, ed è così che il contenuto finisce per essere organizzato in base alla comodità del formatore piuttosto che all'uso del discente.

Misurare se ha funzionato

Quattro misure, e il completamento non è una di queste.

Tasso di completamento. Raggiunge il novantacinque percento nel giro di due gruppi e non dice nulla sulle competenze. Monitoralo per scopi di conformità e non trattarlo come un risultato di apprendimento.

Tasso di superamento della valutazione al momento dell'erogazione. Utile, misura la ritenzione a breve termine piuttosto che la prestazione reale. Alti tassi di superamento abbinati a scarse prestazioni sei mesi dopo sono esattamente il modello che l'ordinamento in base al primo utilizzo risolve.

Tassi di errore o di qualità per argomento, per anzianità. La misura che conta, e quella che rivela i problemi di sequenza. Arncliffe ha trovato qui la sua risposta.

Tempo per raggiungere la piena produttività. Il miglior indicatore singolo per un piano di formazione, perché racchiude tutto ciò a cui serve il piano. Definiscilo una volta e non cambiare mai la definizione.

Scomponi la terza misura per argomento piuttosto che riportare un tasso di errore globale. Una media nasconde esattamente il modello che stai cercando, ovvero che alcuni argomenti vanno molto peggio di altri per ragioni che non hanno nulla a che fare con il modo in cui sono stati insegnati.

Cosa non può risolvere un modello di piano di formazione gratuito

La formazione per un problema che non è un problema di formazione. La valutazione viene prima per un motivo.

Il tempo del discente che non esiste. Un piano che richiede quattro ore alla settimana da qualcuno che non ha queste quattro ore subirà ritardi, e il ritardo allarga il divario tra apprendimento e pratica.

Contenuto che non è stato scritto. Nessun download gratuito di modelli di piani di formazione fornisce il materiale, e un piano per contenuti che non esistono ancora diventa solo un programma da rincorrere.

Formazione iniziale massiccia imposta dall'esterno. Laddove un ente regolatore, un cliente o un assicuratore richieda che tutto venga trattato prima che qualcuno inizi, l'ordinamento in base al primo utilizzo non è applicabile. Pianifica invece un ripasso e tieni presente che si tratta di un requisito di conformità piuttosto che di apprendimento.

Erogare la formazione al momento dell'uso

L'ordinamento in base al primo utilizzo presenta un problema ovvio, ed è il motivo per cui la maggior parte delle organizzazioni si concentra sulla formazione iniziale.

Erogare una sessione di mezza giornata nella sesta, decima e quattordicesima settimana per ogni gruppo richiede molta più pianificazione rispetto all'erogazione di venti giorni iniziali. Con novanta assunzioni all'anno in gruppi continui, il calendario del formatore diventa il limite e la risposta onesta è solitamente arrendersi e insegnare tutto all'inizio.

La via d'uscita è che la maggior parte di ciò che viene inserito all'inizio non ha affatto bisogno di una sessione in aula. Deve essere disponibile nel momento in cui qualcuno lo affronta per la prima volta.

L'intelligenza artificiale di Trupeer rende tutto questo pratico. Qualcuno esegue l'attività una volta durante la registrazione e il risultato è una guida scritta passo dopo passo con schermate già acquisite e posizionate, insieme a un video, con il tuo brand. Un gestore che riceve il primo reclamo al giorno settanta apre la guida per i reclami, che dura quattro minuti e arriva esattamente quando è utile.

Registralo. Personalizzalo con il tuo brand. Prova Trupeer.

Ne conseguono tre conseguenze specifiche per i piani di formazione. L'erogazione just-in-time funziona solo se il materiale esiste on-demand, e produrre manualmente materiale on-demand per quaranta attività è il motivo per cui di solito non si fa. La formazione trasversale diventa fattibile, perché la data del primo utilizzo è imprevedibile e il materiale on-demand non ha bisogno di una data. Inoltre, la stessa registrazione serve a ogni gruppo, quindi il costo di un piano ben sequenziato smette di aumentare con il numero di inserimenti.

Il materiale risiede nella tua base di conoscenza e funge anche da formazione per il personale esistente che ha dimenticato qualcosa che fa due volte all'anno. La coerenza tra i tuoi documenti è solo una questione di impostazione del kit del brand una volta sola, e la configurazione è trattata nella guida alla configurazione del modello di documento.

Domande Frequenti

Esiste una versione Excel del modello di piano di formazione gratuito?

Excel è il formato naturale, perché un piano di formazione è una griglia di persone associate ad argomenti e date. Un file Excel di modello di piano di formazione gratuito ti consente di ordinare per data, filtrare per gruppo e vedere chi è in ritardo.

Aggiungi una colonna che nessun modello pubblicato include: quando il discente eseguirà effettivamente ogni argomento per la prima volta. Ordinare il piano in base a quella colonna anziché all'ordine del programma di studi è il singolo cambiamento che migliora maggiormente ciò che le persone ricordano.

Esiste una versione Excel del modello di piano di formazione per monitorare un intero team?

Sì, ed è un documento leggermente diverso da un piano per un singolo gruppo. Un file Excel utilizzato per un intero team diventa una matrice di copertura: chi è stato formato su cosa, quando e quando scade la formazione.

Tieni le due cose separate. Una matrice risponde a chi può fare cosa oggi. Un piano risponde a cosa succederà dopo e in quale ordine. Unirli produce una griglia troppo densa da cui pianificare.

Esiste una versione Word del modello di piano di formazione gratuito?

Word si adatta alla parte narrativa: obiettivi, approccio, metodo di valutazione e la logica alla base della sequenza. Un file Word funziona bene per la versione che deve essere approvata.

Tieni il programma vero e proprio in un foglio di calcolo e fai riferimento a quello. Un piano con date in una tabella di Word smette di essere aggiornato nel giro di circa tre settimane, e un piano non aggiornato è peggio di nessun piano perché le persone lavorano basandosi su di esso.

Esiste un modello di piano di formazione gratuito in formato doc di Word?

Sì, e un file doc di Word è la stessa cosa sotto una estensione più vecchia.

La scelta che conta di più è se il documento registri il motivo per cui gli argomenti si trovano in quell'ordine. Un piano con una logica di sequenza dichiarata può essere discusso e migliorato. Uno con un ordine non spiegato verrà ereditato invariato per anni.

È disponibile un download gratuito di un modello di piano di formazione in formato Word?

Sono ampiamente disponibili e quasi tutti presentano gli argomenti come un elenco da scorrere nell'ordine indicato. Un download gratuito ti fornirà quell'elenco e i campi standard.

L'aggiunta che vale la pena fare è la colonna del primo utilizzo, oltre a un breve elenco di eccezioni per tutto ciò che deve essere erogato prima per motivi legali o di sicurezza. Queste due modifiche richiedono dieci minuti e fanno la differenza tra un programma di studio e un piano operativo.

Esiste una versione PowerPoint del modello di piano di formazione gratuito?

Le diapositive si adattano alla presentazione del piano per l'approvazione, in particolare quando hai bisogno che un manager accetti di tutelare il tempo del discente. Una presentazione PowerPoint funziona bene per illustrare la sequenza, l'impegno in termini di tempo e l'approccio di valutazione.

Non gestire il piano da lì. Le date cambiano, i gruppi si spostano e una presentazione che si è allontanata dal programma effettivo è la versione che le persone ricorderanno.

Esiste un modello di piano di formazione gratuito in PDF?

Il formato PDF si adatta alla versione concordata e diffusa, in particolare quando il piano supporta un requisito di conformità o una richiesta di finanziamento. Esporta un PDF del piano una volta concordato, indicando la data e il punto di verifica.

Conserva la sorgente modificabile. I piani di formazione cambiano man mano che i gruppi si spostano e le date di primo utilizzo si rivelano diverse da quelle stimate dai supervisori.

Esiste un download gratuito di un modello di piano di formazione che valga la pena usare?

I campi sono gli stessi da anni e ogni versione pubblicata offre all'incirca gli stessi, quindi un download gratuito ti fa risparmiare al massimo un pomeriggio.

Valuta ognuno di essi in base a una sola domanda. C'è un posto dove registrare quando il discente farà per la prima volta l'attività che gli viene insegnata? Nessuno ce l'ha, e la sua assenza è il motivo per cui così tanti piani erogano tutto nella prima settimana e perdono la maggior parte dei risultati.