Che si tratti di un dipendente, di un cliente o di un partner, l'onboarding è il momento in cui inizia ogni relazione a lungo termine. Con Trupeer, puoi risparmiare ore sulla pianificazione dell'onboarding partendo da un modello gratuito di lista di controllo e piani di onboarding, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e trasformando le liste di controllo in video guide dettagliate che danno vita all'onboarding.

Cos'è una lista di controllo per l'onboarding e cosa dovrebbe contenere?

Una lista di controllo per l'onboarding è l'elenco operativo di tutto ciò che deve accadere affinché un nuovo collaboratore sia legalmente assunto, attrezzato e in grado di lavorare. È un documento lato datore di lavoro, di proprietà di diverse funzioni, e il suo compito è garantire che nulla venga dimenticato tra le decine di assunzioni all'anno.

I piani che di solito la affiancano sono elementi diversi. Un piano stabilisce cosa la persona otterrà o imparerà in un periodo di tempo. La lista di controllo stabilisce cosa deve essere fatto a lei e per lei prima e durante il suo arrivo.

Entrambi sono utili e rispondono a proprietari diversi. La lista di controllo è un controllo. Il piano è un accordo. Mantenerli in un unico documento è comune e tende a produrre qualcosa che non è né l'uno né l'altro, perché i destinatari e le scadenze di revisione non coincidono.

Perché le liste di controllo per l'onboarding falliscono silenziosamente

La maggior parte dei processi operativi annuncia i propri fallimenti. Un passaggio saltato in una distribuzione interrompe la build. Un passaggio saltato nella spedizione produce un cliente arrabbiato. Qualcosa va storto.

L'onboarding non produce alcun segnale. Se nessuno predispone l'accesso del nuovo collaboratore al secondo sistema della lista, non succede nulla. Nessun allarme, nessun ticket, nessun reclamo. La persona lo scopre alla terza settimana, lo chiede con discrezione a un collega e trova una soluzione alternativa. Spesso il manager non ne viene mai a conoscenza.

Questo è il motivo per cui le liste di controllo per l'onboarding registrano tassi di completamento superiori al novanta percento e, nonostante ciò, l'onboarding sembra ancora non funzionare. Ogni voce è stata effettivamente completata da qualcuno che l'ha fatto davvero. La spunta non è una bugia.

La spunta risponde semplicemente a una domanda diversa da quella che vi interessa. Dice che un'azione è stata eseguita. Non dice che lo stato desiderato ora esiste e, in un processo con quattro proprietari e una dozzina di passaggi di consegne, queste due cose si separano costantemente.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passaggio 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dal menu di navigazione principale.

Passaggio 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passaggio 3: Espandi la visualizzazione del modello

Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente il layout completo e i dettagli.

Passaggio 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passaggio 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Passaggio 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando desideri vedere come appare il tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente, se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di lista di controllo per l'onboarding puoi:

• Risparmiare ore di pianificazione: Salta la pagina bianca con una struttura creata appositamente per l'onboarding.

• Coprire ogni passaggio: I campi integrati assicurano che nessuna configurazione, formazione o approvazione venga tralasciata.

• Mantenere l'identità del brand: Applica il tuo logo, i tuoi font e i tuoi colori utilizzando il kit del brand di Trupeer.

• Velocizzare l'inserimento: Associa alle liste di controllo video guide dettagliate per accelerare i tempi di produttività.

• Standardizzare i vari tipi di onboarding: Utilizza lo stesso modello per dipendenti, clienti e partner.

• Raggiungere team globali: Traduci i piani di onboarding in oltre 65 lingue con un solo clic.

Come registrare ciò che è vero, non ciò che è stato fatto

Aggiungi una seconda colonna di completamento e mettila nelle mani della persona per cui il lavoro è stato svolto.

La colonna del proprietario rimane così com'è. L'IT spunta gli account creati. L'ufficio servizi generali spunta la scrivania assegnata. Le risorse umane spuntano il contratto restituito. Queste sono dichiarazioni sulle azioni compiute da chi le ha eseguite, e sono utili.

La seconda colonna è una conferma, da parte del nuovo collaboratore, che lo stato risultante esiste. Posso accedere a tutti i sistemi presenti sulla mia lista. Ho un posto dove sedermi. Mi è stato detto quando sarò pagato. Mi è stato assegnato del lavoro.

Nient'altro nella lista di controllo cambia. Ma ora avete due numeri invece di uno, e il divario tra loro rappresenta il vostro reale tasso di fallimento. La maggior parte delle organizzazioni non l'ha mai visto e rimane sorpresa dalle sue dimensioni.

Il meccanismo funziona perché cambia il destinatario della domanda. Un proprietario che riferisce sulla propria azione ha tutte le ragioni per credere che abbia funzionato. La persona che la riceve è l'unica in grado di sapere se è stato effettivamente così.

La conferma del quinto giorno completata dal nuovo collaboratore

Limita a circa nove affermazioni, formulate in modo che si possa rispondere solo onestamente, e inviala al quinto giorno piuttosto che al primo, così che le cose che falliscono silenziosamente abbiano avuto il tempo di fallire.

Posso accedere alla mia email e a ogni sistema presente sulla lista che mi è stata fornita. Ho l'attrezzatura di lavoro. So chi è il mio manager e l'ho incontrato. So quando e come sarò pagato. Ho un posto dove lavorare. Ho ricevuto un'introduzione per questo sito o team. Mi è stato assegnato del lavoro effettivo. So a chi chiedere quando sono bloccato. So cosa ci si aspetta che io abbia raggiunto entro la fine del mio primo mese.

Due elementi di progettazione fanno sì che funzioni, anziché diventare l'ennesimo modulo. Qualsiasi riga non confermata dovrebbe generare automaticamente un ticket per chiunque sia il proprietario della voce corrispondente nella lista di controllo, in modo che la conferma sia un modo per risolvere il problema e non una lamentela. E deve essere chiaro che una risposta negativa si riflette sul processo e non sulla persona che risponde, il che in pratica significa che il manager viene informato e al nuovo collaboratore non viene chiesto di sollecitare.

Invia nuovamente le stesse nove affermazioni al trentesimo giorno per tutto ciò che non era confermato al quinto giorno. Le voci che falliscono due volte sono strutturali piuttosto che accidentali.

Modello gratuito di lista di controllo e piani di onboarding: la struttura da copiare

Copia da qui. Una riga per ogni voce, con i campi che la maggior parte dei modelli tralascia evidenziati.

Intestazione della lista di controllo. Nome del collaboratore, ruolo, sede, data di inizio, manager e data di accettazione dell'offerta, poiché è questo che fa effettivamente avviare il processo.

Righe della lista di controllo. Voce. Proprietario, un ruolo nominativo e non un dipartimento. Tempo di lead time in giorni lavorativi. Data di scadenza, calcolata dalla data di inizio meno il tempo di lead time. Completato dal proprietario, sì o no. Confermato dal collaboratore, sì o no. Note.

Raggruppamento. Per fase anziché per dipartimento: all'accettazione, a due settimane, a una settimana, al primo giorno, alla prima settimana, al primo mese. Il raggruppamento per dipartimento è il modo in cui questi documenti vengono scritti e nasconde l'ordine delle dipendenze.

Passaggi di consegne. Laddove una voce richiede che una funzione fornisca qualcosa prima che un'altra possa agire, indica entrambe le parti e la scadenza per la prima. Il manager che specifica quali sistemi sono necessari, prima che l'IT possa abilitarli, è l'esempio in assoluto più comune e il fallimento più frequente.

Blocco di conferma. Le nove affermazioni di cui sopra, con le date per il quinto e il trentesimo giorno.

Sezione piani. Tre documenti indicati per nome anziché il contenuto: la guida all'onboarding che il collaboratore riceve, il piano di formazione e il piano a trenta, sessanta e novanta giorni. Fai riferimento a essi invece di incorporarli, perché hanno proprietari diversi e cambiano a ritmi differenti.

Eccezioni. Quale variante si applica a questa assunzione, dall'elenco più in basso.

Copia fino a qui. Mantieni circa trentacinque voci. Oltre le quaranta circa, le persone iniziano a saltare i passaggi, e una volta che saltare diventa la norma, la lista di controllo ha smesso di essere un controllo.

Come costruire la lista di controllo a ritroso partendo dai tempi di lead time

Il motivo per cui si verificano così tanti fallimenti al primo giorno è che le liste di controllo registrano le date di scadenza e non i tempi di lead time, quindi nessuno sa quando una voce doveva effettivamente iniziare.

Scorri la tua lista e inserisci un tempo di lead time in giorni lavorativi per ogni voce. Acquisto delle attrezzature. Abilitazione degli account. Controlli sui precedenti personali o sul diritto al lavoro. Badge di accesso agli edifici. Chiusura del libro paga. Licenze software da acquistare. Qualsiasi cosa coinvolga una terza parte.

Alcuni di questi numeri saranno scomodi. Controlli sui precedenti misurati in settimane, hardware misurato in quindici giorni, libro paga con una scadenza mensile tassativa che determina se qualcuno viene pagato in tempo.

Ora lavora a ritroso a partire dalla data di inizio. L'elemento scatenante per l'intero processo è l'accettazione dell'offerta, non la data di inizio, e il divario tra le due date è il tempo a disposizione. Se il tempo di lead time più lungo supera il tipico periodo di preavviso, hai un problema strutturale che nessun sollecito potrà risolvere, e la risposta onesta è abbreviare il tempo di lead time o accettare che quella voce arriverà in ritardo e pianificare di conseguenza.

I selezionatori e i responsabili delle assunzioni dovrebbero vedere questo calcolo, perché è ciò che giustifica la conferma anticipata di una data di inizio piuttosto che lasciarla flessibile.

L'azienda con il 97% di completamento e il 61% di prontezza

Ardenmoor Group impiega circa novecento persone in undici sedi e ne assume circa duecento all'anno. La sua lista di controllo per l'onboarding contava trentotto voci suddivise tra quattro proprietari: risorse umane, IT, servizi generali e il responsabile di linea. Il completamento segnalato si attestava al novantasette percento e lo era stato per due anni.

Hanno aggiunto la conferma del quinto giorno, nove affermazioni, completata dal collaboratore.

Nel primo trimestre, quarantasette nuovi collaboratori l'hanno completata. Ventinove di loro, il sessantuno percento, hanno potuto confermare tutte e nove le affermazioni.

Diciannove su quarantasette non potevano accedere ad almeno un sistema principale. Undici non avevano ricevuto un'introduzione specifica per la loro sede. Nove non avevano lavoro assegnato entro il quinto giorno. Sei non sapevano a chi chiedere quando erano bloccati.

Il mancato accesso al sistema era riconducibile a un unico difetto strutturale. I manager avrebbero dovuto elencare i sistemi richiesti in un modulo pre-inserimento. Circa il quaranta percento ha lasciato quel campo vuoto. L'IT ha quindi configurato il set predefinito, spuntato gli account creati ed era del tutto corretto che lo facesse. Le risorse umane avevano spuntato modulo pre-inserimento inviato, anch'esso corretto. Due voci completate, nessun errore in nessun punto della lista di controllo, e il nuovo collaboratore non poteva svolgere il proprio lavoro.

Stimato in circa due giorni e un terzo di produttività persa per ogni collaboratore interessato, si tratta di circa quarantaquattro giorni a trimestre in tutta l'azienda, o circa centosettanta giorni all'anno.

Sono seguite tre modifiche. Le due colonne di completamento. Il modulo di pre-inserimento reso impossibile da inviare con il campo dei sistemi vuoto. E qualsiasi riga non confermata al quinto giorno che generava automaticamente un ticket al proprietario della voce.

Nei due trimestri successivi, la prontezza confermata è salita all'ottantanove percento e i problemi di accesso al sistema sono scesi dal quaranta percento al sette.

Il completamento segnalato della lista di controllo è sceso al novantuno percento, che era proprio l'obiettivo. I fallimenti c'erano sempre stati. Semplicemente non erano mai stati registrati da nessuna parte.

Varianti del modello di lista di controllo per l'onboarding per assunzioni da remoto e a contratto

Un unico elenco scritto per l'assunzione media produce voci che non si applicano, e le voci che non si applicano insegnano alle persone a saltare i passaggi.

Utilizza una lista di controllo principale più varianti denominate e registra nell'intestazione quale variante si applica.

Remoto o ibrido. Attrezzatura spedita anziché consegnata a mano, con conferma di ricezione. Valutazione del lavoro da casa. Calendario dettagliato delle riunioni della prima settimana, perché chi inizia da remoto non ha corridoi in cui assorbire le informazioni. L'assegnazione di un collega di riferimento (buddy) qui conta più che altrove.

Contrattista o temporaneo. Diversi controlli sul diritto al lavoro e sullo status, nessuna configurazione del libro paga, accesso limitato per impostazione predefinita e una data di fine definita che dovrebbe generare un trigger di offboarding al momento dell'onboarding.

Trasferimento interno. La maggior parte delle voci relative alle attrezzature e agli accessi scompare e viene sostituita dalla revoca dei vecchi accessi, che è la voce che quasi sempre viene dimenticata. Aggiungi un passaggio di consegne dal manager precedente.

Riasunzione. Verifica cosa esiste ancora invece di crearlo da zero. Account dormienti, record conservati e attrezzature precedentemente consegnate devono essere controllati anziché emessi nuovamente.

Dirigente. Meno voci relative alle attrezzature, molte più voci di introduzione e contesto e una mappa degli stakeholder piuttosto che una presentazione del team.

Sedi multiple o sul campo. Introduzione specifica per ogni sede in cui lavoreranno, che è la voce su cui Ardenmoor stava fallendo.

Come creare un programma di onboarding, passo dopo passo

Elenca in un unico posto tutto ciò che accade attualmente, per ogni funzione. La maggior parte delle organizzazioni non ha mai visto l'elenco completo, perché ogni funzione conserva il proprio.

Assegna un proprietario e un tempo di lead time a ciascuna voce, quindi ordina per fase anziché per dipartimento.

Individua i passaggi di consegne, ovvero qualsiasi voce in cui una funzione deve fornire qualcosa prima che un'altra possa agire. Rendi esplicito ognuno di essi con una scadenza nominativa da parte di chi fornisce.

Scrivi le nove affermazioni di conferma a partire dai risultati importanti anziché dalle voci stesse. Le affermazioni descrivono lo stato desiderato, non i compiti necessari per produrlo.

Esegui il processo per un trimestre, quindi osserva il divario tra il completamento del proprietario e la conferma del collaboratore e risolvi la causa principale. C'è quasi sempre un'unica causa che produce la maggior parte del divario, come nell'esempio precedente.

Quindi rivedi il conteggio delle voci. Qualsiasi voce che sia stata spuntata come completata per quattro trimestri consecutivi senza mai fallire è candidata alla rimozione o all'automazione.

L'onboarding di clienti e consumatori è una cosa diversa

Questo termine copre due processi non correlati e i risultati di ricerca per i modelli di onboarding li confondono liberamente, quindi vale la pena essere espliciti.

L'onboarding dei dipendenti è ciò di cui si occupa questa pagina. I suoi vincoli sono l'assunzione legale, l'attrezzatura, l'accesso e l'integrazione in un team.

L'onboarding di clienti o consumatori è un processo commerciale: configurare un nuovo account, impostarlo, formarlo e portarlo a generare valore. I suoi vincoli sono contrattuali, tecnici e legati al tempo necessario per ottenere il primo valore. I documenti non condividono quasi nulla oltre al nome, e un modulo di onboarding del cliente è uno strumento di raccolta dati piuttosto che una lista di controllo di attività interne.

Se sei arrivato qui cercando la versione commerciale, le strutture sono realmente diverse e la lista di controllo dei dipendenti sopra riportata non si adatterà bene.

Sfide comuni dell'onboarding e cosa le risolve davvero

Il modello nella maggior parte di questi casi è lo stesso. La spiegazione abituale incolpa una persona, mentre la soluzione è quasi sempre un campo mancante, una scadenza mancante o un proprietario mancante.

Quali metriche di successo dell'onboarding vale la pena monitorare?

Prontezza confermata al quinto giorno, ovvero la percentuale di nuovi assunti che possono confermare tutte le affermazioni. Questa è la misura operativa e quella che si muove più velocemente quando si corregge qualcosa.

Tempo necessario per il primo contributo significativo, definito per ciascun ruolo. Varia enormemente ed è paragonabile solo all'interno dello stesso ruolo, il che va bene, perché si guarda alla tendenza piuttosto che al valore assoluto.

Fidelizzazione a novanta giorni e a dodici mesi, suddivisa per manager e per sede. I modelli di abbandono precoce si concentrano e tale concentrazione rappresenta il dato rilevante.

Tempo speso dal manager in attività di correzione, richiesto trimestralmente anziché tracciato, poiché una stima effettivamente raccolta è migliore di un numero preciso che non si ha.

I punteggi di soddisfazione meritano di essere raccolti e trattati con attenzione. Un punteggio elevato associato a una bassa prontezza confermata di solito significa che l'accoglienza è stata calorosa ma la logistica ha fallito, e le persone valutano il benvenuto piuttosto che il risultato concreto.

Una nota sulla conformità. I controlli sul diritto al lavoro, lo screening dei precedenti, l'introduzione alla salute e sicurezza e gli obblighi di protezione dei dati sono requisiti legali piuttosto che comodità da lista di controllo, e quest'ultima non costituisce il registro di conformità. Conserva le prove dove richiesto dalle funzioni legali e delle risorse umane, e chiedi loro di confermare cosa si applica nella tua giurisdizione e nel tuo settore.

Posso ottenere un modello di lista di controllo per l'onboarding in Excel o Word?

Excel per la lista di controllo, e non è una scelta difficile. La versione utile calcola le proprie date di scadenza a partire dalla data di inizio meno il tempo di lead time di ciascuna voce, e necessita di due colonne di completamento da poter confrontare. La formattazione condizionale sulle righe spuntate dal proprietario ma non confermate dal collaboratore fa molto di più per il processo rispetto a qualsiasi riprogettazione.

Word per i piani che la affiancano: la guida che il nuovo collaboratore legge e l'accordo a trenta, sessanta e novanta giorni. Questi sono testi in prosa, vengono discussi piuttosto che tracciati e appartengono a un documento.

PDF per il verbale chiuso al termine del periodo di onboarding, esportato dalla versione live. Ciò che non funziona è gestire la lista di controllo stessa da un PDF o da un foglio stampato, poiché l'intero valore sta nel confrontare due colonne all'interno di un gruppo.

Come smettere di riscrivere sempre lo stesso contenuto di onboarding

La maggior parte del contenuto di cui un nuovo collaboratore ha bisogno è la spiegazione dettagliata di un sistema che qualcuno conosce già. Scriverli è ciò per cui nessuno ha tempo, motivo per cui la lista di controllo finisce per puntare a una cartella di link anziché a qualcosa di utilizzabile.

L'intelligenza artificiale di Trupeer trasforma una registrazione dello schermo in una guida scritta e in un video in un solo passaggio, in modo che la persona che conosce già lo strumento lo registri una volta e ogni collaboratore futuro riceva la stessa cosa. L'introduzione ai sistemi smette di essere una riunione da riprogrammare per ogni assunzione.

Registralo. Personalizzalo con il brand. Traducilo. Usa Trupeer.

Le stesse registrazioni popolano la tua knowledge base con un branding coerente, che è il luogo a cui la guida dovrebbe rimandare anziché duplicare i contenuti. Il nostro modello di guida all'onboarding per i nuovi assunti copre il documento letto dal collaboratore, il nostro modello di formazione per i nuovi assunti copre la sequenza delle competenze e il modello 30-60-90 giorni copre l'accordo sui risultati. I video di formazione coprono l'erogazione, e le istruzioni di configurazione si trovano nella guida alla configurazione del modello di documento.

Domande frequenti

Esiste un modello gratuito di lista di controllo per l'onboarding in Excel?

Excel è il contenitore adatto per la lista di controllo. Una riga per voce con colonne per voce, proprietario, lead time in giorni lavorativi, data di scadenza calcolata, completato dal proprietario, confermato dal collaboratore e note. Aggiungi una formula che ricavi la data di scadenza dalla data di inizio e dal lead time, e una formattazione condizionale che segnali tutto ciò che è spuntato dal proprietario ma non confermato dal collaboratore.

Esiste un modello gratuito di lista di controllo per l'onboarding in Word?

Word si adatta ai piani piuttosto che alla lista di controllo, ovvero alla guida letta dal collaboratore e all'accordo a trenta, sessanta e novanta giorni. Se desideri comunque la lista di controllo in Word, mantienila come tabella e accetta che il calcolo del lead time sia manuale, che è il motivo principale per cui la maggior parte dei team finisce per spostarla su un foglio di calcolo.

Esiste un modello gratuito di lista di controllo per l'onboarding in PDF?

Esporta alla fine del periodo di onboarding come registro di ciò che è stato completato e confermato. Mantieni modificabile la versione di lavoro, poiché i tempi di lead time cambiano e si aggiungono varianti, e una lista di controllo congelata smette silenziosamente di corrispondere al modo in cui funzionano effettivamente le assunzioni.

Esiste un modello di lista di controllo per l'onboarding dei nuovi dipendenti in Excel?

Stessa struttura, e i campi che contano sono le due colonne di completamento e il lead time. Se porti una sola cosa da questa pagina nel tuo foglio di calcolo esistente, aggiungi la colonna di conferma del collaboratore, perché non costa nulla ed è l'unica che ti mostra ciò che i tuoi report attuali stanno nascondendo.

Dove posso trovare un modulo di onboarding del cliente?

Si tratta del processo commerciale anziché di quello di assunzione, e raccoglie informazioni da un nuovo cliente piuttosto che tracciare attività interne. La lista di controllo dei dipendenti sopra riportata non si adatterà utilmente ad esso, poiché i vincoli, i proprietari e le misure di successo sono tutti diversi.

Quante voci dovrebbe avere una lista di controllo per l'onboarding?

Circa trentacinque, con varianti per i casi che non si adattano alla norma. Oltre le quaranta, le persone iniziano a saltare i passaggi e, una volta consolidata questa abitudine, l'elenco cessa di fungere da controllo. Se la tua è a quota sessanta, la causa comune è che le voci specifiche per le varianti sono state aggiunte all'elenco principale anziché essere tenute separate.

Chi dovrebbe essere il proprietario della lista di controllo per l'onboarding?

Una persona designata possiede la lista di controllo stessa, di solito nelle risorse umane o nelle people operations, e ogni singola voce ha il proprio proprietario nominativo. Ciò che non funziona è la proprietà dipartimentale, perché i dipartimenti non notano le scadenze, mentre le persone sì. Il manager dovrebbe possedere la quota maggiore di voci, il che sorprende la maggior parte dei manager.

Lista di controllo per l'onboarding o piano di onboarding: qual è la differenza?

La lista di controllo è un controllo che elenca le attività con proprietari e date, utilizzata per ogni assunzione e verificata per il completamento. Il piano è un accordo su ciò che una persona imparerà o otterrà, utilizzato una sola volta e verificato per i risultati. Combinarli produce un documento troppo operativo per essere discusso con il nuovo collaboratore e troppo personale per essere gestito come un processo.