قالب SOP جاهز للاستخدام لتوثيق العمليات بشكل متسق. البنية الكاملة للحقول موجودة أدناه، ويمكنك نسخها مباشرة إلى Google Docs أو Word.

هل تريد إنشاء SOP من تسجيل بدلًا من تعبئة الحقول يدويًا؟ ابدأ من تسجيل شاشة.

قالب إجراء تشغيلي قياسي (SOP)

معبّأ بمثال واقعي بدلًا من العناصر البديلة. العملية هي تسليم مركبة تم شراؤها حديثًا إلى العميل في المعرض.

انسخ من هنا.

العنوان والرقم. تسليم المركبة للعميل. SOP-SLS-004.

الهدف. إتمام تسليم المركبة المشتراة بحيث يغادر العميل بالمركبة الصحيحة، والمستندات الصحيحة، وفهم واضح لما سيحدث بعد ذلك.

النطاق. يشمل تسليم المركبات الجديدة والمستعملة للعملاء بالتجزئة. لا يشمل تسليم الأسطول، والذي يتبع SOP-SLS-009، ولا يشمل تسليم المركبات المجانية/البديلة.

من يمكنه تنفيذ ذلك. موظفو المبيعات الذين أكملوا تدريب التسليم. يجب أن يكون مدير المبيعات حاضرًا في أي تسليم يتضمن اتفاق تمويل بقيمة محددة.

ما تحتاجه قبل البدء. تم تنظيف المركبة وتعبئة الوقود. تم تأكيد التسجيل. تم إرجاع مستندات التمويل وتوقيعها. تم إكمال أي أعمال تصحيح متفق عليها والتوقيع عليها. تم طباعة حزمة التسليم.

الخطوات والفروع.

التصعيد. أي شيء غير مغطى أعلاه يُحال إلى مدير المبيعات المناوب. أي شيء يتضمن نزاعًا حول المال يُحال إلى المدير العام في اليوم نفسه.

المالك، الإصدار، المراجعة. مملوك من قبل مدير مبيعات المجموعة. الإصدار 6، آخر مراجعة في 11 أبريل، المراجعة التالية في أبريل من العام القادم. تتم المراجعة فورًا عند أي تغيير في عملية التمويل أو نظام التسليم.

انسخ إلى هنا.

ستة فروع عبر ثماني خطوات. كانت النسخة الأصلية من هذا الإجراء تحتوي على ثماني خطوات دون فروع، وهذا هو جوهر المثال أدناه.

ماذا يحتوي هذا القالب

خمسة عشر حقلًا، بالترتيب الذي يجب أن تظهر به. كتلة العنوان هي ما يحوّل مجموعة تعليمات إلى مستند مُتحكم به.

• عنوان SOP

• معرّف SOP

• القسم

• المالك

• الإصدار

• تاريخ السريان

• تاريخ المراجعة

• الهدف

• النطاق

• الأدوات المطلوبة والوصول والموارد

• المسؤوليات

• خطوات الإجراء

• الاستثناءات وحالات الحافة

• ملاحظات السلامة والامتثال

• الموافقة والتوقيع

كيفية تعبئة قالب SOP هذا

• ابدأ بالنطاق أولًا، قبل أي شيء آخر:
  حدّد الحالات التي ينطبق عليها وما لا ينطبق عليها. النطاق غير الواضح هو السبب الأكثر شيوعًا لكتابة الإجراء ثم عدم استخدامه مطلقًا، لأن القارئ لا يستطيع معرفة ما إذا كان المقصود به هو أم لا

• المالك، وليس كاتب المحتوى:
  المالك هو الشخص الذي يحافظ على دقته، وغالبًا لا يكون هو الشخص الذي كتبه. الإجراءات غير المملوكة هي التي تصبح قديمة

• متطلبات مسبقة قبل الخطوات:
  اذكر الوصول والأدوات المطلوبة مسبقًا. اكتشاف في الخطوة السابعة أنك تفتقد تسجيل دخول هو السبب الأكثر شيوعًا لترك الإجراء دون إكماله في منتصف الطريق

• إجراء واحد لكل خطوة:
  بالترتيب الذي يتم فيه التنفيذ، مع تسمية الشيء الذي يتم التعامل معه بدلًا من ذكر موقعه على الشاشة. "افتح تبويب الفوترة" تستمر بعد إعادة التصميم؛ "انقر على التبويب الثالث" لا تستمر

• امنح الاستثناءات قسمها الخاص:
  لا أحد يقرأ الإجراء الخاص بالجزء الذي يعرفه بالفعل، لذلك القسم الأكثر احتمالًا للقراءة هو الذي تتركه معظم الإجراءات. لكل استثناء سجّل الحالة التي تُفعّله، وما الذي يجب فعله، ومن يتخذ القرار. احتفظ به بجانب الخطوة التي ينتمي إليها بدلًا من وضعه في ملحق

• تاريخ المراجعة، حدده الآن:
  اختر فترة بناءً على مدى تغيّر العملية الأساسية فعليًا، وضعه في كتلة العنوان بدلًا من وضعه في تقويم شخص ما

ما هو قالب SOP المجاني؟

قالب SOP مجاني هو هيكل قابل لإعادة الاستخدام لكتابة إجراء تشغيلي قياسي: مستند يوضح كيفية تنفيذ عملية محددة، بواسطة من، وبأي ترتيب، بحيث يتم تنفيذها بالطريقة نفسها في كل مرة.

توجد قوالب لهذا في كل مكان وهي متشابهة جدًا. الهدف، النطاق، الأدوار، الخطوات، ومربع الإصدار. هذا الهيكل صحيح، ويستغرق خمس عشرة دقيقة لإعادة إنتاجه.

ما يميّز الإجراء الذي يتبعه الناس عن ذلك الذي يبقى دون قراءة ليس في القالب. إنها قرارات تتعلق بما يجب توثيقه، وغالبًا يخطئ الجميع تقريبًا في ترتيبها.

تعبير SOP وإجراء تشغيلي قياسي يعنيان الشيء نفسه، ونتائج البحث تتعامل معهما كمصطلح واحد، لذلك فإن قالب إجراء تشغيلي قياسي مجاني وقالب SOP مجاني هما نفس المستند تحت مسميين.

الشكل يتبع الاستخدام. ملف Word لقالب SOP المجاني هو المكان الذي تُكتب فيه معظم الإجراءات وتُراجع وتُعتمد، بينما يعد تخطيط قالب إجراء تشغيلي قياسي بسيط في Word نقطة البداية المناسبة لمعظم الفرق. نسخة Excel لقالب إجراء تشغيلي قياسي مجاني تناسب الإجراءات التي تكون في جوهرها على شكل جداول، مثل قوائم التحقق والجدولات المتكررة. يعد PDF مفيدًا عندما تحتاج إلى توزيع نسخة نهائية غير قابلة للتعديل، بينما يكون Word وGoogle Docs أفضل لإنشاء المستند العامل والحفاظ عليه. ملف doc لقالب إجراء تشغيلي قياسي مجاني هو نفسه ملف Word لكن بامتداد أقدم.

مثال: SOP جاهز لتهيئة الموظف الجديد

نفس القالب، لكن بعد تعبئته، حتى ترى كيف يبدو كل حقل عمليًا.

• عنوان SOP: تهيئة الموظف الجديد

• معرّف SOP / الإصدار: HR-004 / v2.1

• المالك: عمليات الموارد البشرية

• الهدف: التأكد من إكمال كل موظف جديد لخطوات التهيئة المطلوبة قبل يومه الأول في العمل

• النطاق: جميع الموظفين الجدد بدوام كامل. لا يشمل المقاولين أو المتدربين

• المتطلبات: وصول HRIS، عقد موقع موجود في الملف، قائمة تحقق التهيئة

• المسؤوليات: عمليات الموارد البشرية تنفذ، مدير التوظيف يؤكد، تقنية المعلومات توفر الحسابات

الإجراء

• أنشئ ملف تعريف الموظف في HRIS.

• أرسل حزمة مستندات التهيئة وأكد استلامها.

• قدّم طلب تقنية المعلومات للحسابات والأجهزة.

• جدولة جلسة التعريف والمتابعة في الأسبوع الأول.

• أكد الإكمال وحدد قائمة التحقق على أنها مغلقة.

الاستثناءات: إذا لم يكن العقد الموقع موجودًا في الملف، توقف عند الخطوة الأولى وقم بالتصعيد إلى مدير التوظيف. إذا كان تاريخ البدء خلال خمسة أيام عمل، قدّم طلب تقنية المعلومات أولًا.

تاريخ المراجعة: سنويًا، أو كلما تغيّر HRIS.

أنماط قوالب SOP

الهيكل أعلاه يتم نسخه إلى أي من هذه التنسيقات. اختر التنسيق بناءً على من يحتاج إلى تعديله وما إذا كان يجب قفله بمجرد اعتماده.

متى تستخدم هذا القالب

هذا هو الهيكل العام متعدد الاستخدامات. يناسب التهيئة، وإجراءات تقنية المعلومات، ودعم العملاء، والعمليات، والموارد البشرية، والمالية، وأي سير عمل متكرر حيث يحتاج نفس العمل إلى إنتاج نفس النتيجة.

إذا كانت إجراءاتك خاصة بوظيفة معينة، فهناك نسخة مُعدة لها بالفعل:

• قالب SOP لتقنية المعلومات

• قالب SOP للموارد البشرية

• قالب SOP لخدمة العملاء

• قالب SOP لدعم المنتجات

• قالب SOP لإدارة الحسابات

• قالب SOP لتطوير الأعمال

• قوالب SOP للتسويق الرقمي

• قالب SOP لنقل المعرفة

• قالب SOP لـ MSP

• قالب دليل SOP

• قوالب السياسة والإجراء

• قالب طريقة الإجراء

لأمثلة وتنسيقات جنبًا إلى جنب بدلًا من قالب واحد، راجع المجموعة الأوسع من قوالب SOP.

أنشئ SOP من تسجيل شاشة بدلًا من ذلك

البدء من قالب فارغ ليس دائمًا أسرع طريق. عندما تكون العملية أسهل في العرض من الوصف، وخصوصًا عندما تحدث على الشاشة، فإن تعبئة خمسة عشر حقلًا يدويًا هي الطريقة الأبطأ.

سجّل العملية مرة واحدة، وسيحوّل Trupeer التسجيل إلى SOP مُهيكل مع لقطة شاشة لكل خطوة، بالإضافة إلى فيديو بصوت الراوي من نفس الالتقاط. ستظل تضيف النطاق والاستثناءات والموافقات، لكن الخطوات واللقطات تصل جاهزة.

الأفضل ملاءمة لعرض البرامج خطوة بخطوة، والتهيئة، وإجراءات الدعم، والعمليات الداخلية، ونقل المعرفة قبل أن يغادر شخص ما.

حوّل تسجيل شاشة إلى SOP، أو ابدأ باستخدام مولّد SOP. وللفئة الأوسع، راجع برامج SOP.

خصص هذا القالب في Trupeer

الخطوة 1: افتح قسم القوالب

انتقل إلى قسم القوالب من التنقل الرئيسي.

الخطوة 2: اختر وافتح قالبًا

انقر على أي قالب تريد العمل عليه لفتحه.

الخطوة 3: وسّع عرض القالب

إذا لزم الأمر، وسّع عرض القالب لرؤية التخطيط والتفاصيل كاملة بوضوح.

الخطوة 4: عدّل القالب

انقر على Edit لبدء تعديل القالب المحدد.

داخل المحرر، يمكنك:

• إضافة أقسام جديدة

• تحديد أو تحديث قواعد التنسيق

• إضافة شعار وضبط موضعه والإعدادات المرتبطة به

الخطوة 5: احفظ قالبك المخصص

بعد إجراء جميع التغييرات اللازمة، انقر Save لتخزين القالب المحدّث كنسختك الخاصة.

الخطوة 6: المعاينة وضبط القالب بدقة

عندما تريد معرفة كيف يبدو قالبك المخصص، افتح Preview.

من شاشة المعاينة، يمكنك الاستمرار في إجراء تعديلات مباشرة إذا لزم الأمر، لضمان ظهور القالب تمامًا كما تريده.

كيفية كتابة SOP في ست خطوات

1. شاهد العملية تُنفّذ، عدة مرات، بواسطة أشخاص مختلفين. ليس مرة واحدة، ولا عبر السؤال. يصف الناس العملية المقصودة وينفذون العملية الفعلية.

2. اكتب المسار العادي أولًا، خطوة واحدة لكل إجراء، مع شكل النتيجة المتوقعة.

3. حدّد الفروع. من ملاحظاتك، ومن سؤال ما الذي حدث خطأ في آخر خمس مرات، ومن سجلات الشكاوى والأخطاء.

4. اكتب كل فرع بجانب خطوته، بما في ذلك من يتخذ القرار عندما يكون هناك قرار.

5. اطلب من شخص لم يقم بذلك من قبل أن يتبعه. كل سؤال يطرحه هو خلل. اكتب الإجابة بدلًا من شرحها.

6. ضع المالك والإصدار والتاريخ في التذييل، وحدد تاريخ مراجعة قبل نشره وليس بعده.

الخطوة الخامسة هي آلية ضمان جودة بأقل تكلفة متاحة، وهي الأكثر شيوعًا في الإغفال. لا يستطيع كاتب المحتوى رؤية افتراضاته الخاصة، ويجدها شخص آخر خلال عشرين دقيقة.

أنماط SOP: خطوات، هيكل هرمي، ومخطط انسيابي

ثلاثة أنماط، ويجب أن يعتمد اختيارك على العملية وليس على التفضيل.

نمط الخطوات البسيط. قائمة مرقمة. مناسب للعمليات القصيرة والخطية مع قرارات قليلة. يجب أن تكون معظم الإجراءات بهذا الشكل، ويتم تعقيد كثير منها دون سبب.

النمط الهرمي. خطوات مرقمة مع خطوات فرعية مرقمة. يناسب العمليات الأطول التي تحتاج فيها بعض الخطوات إلى تفاصيل بينما لا تحتاج غيرها، وحيث يقوم أدوار مختلفة بتنفيذ أجزاء مختلفة. وهو النمط الذي تستقر عليه معظم المؤسسات الكبيرة.

نمط المخطط الانسيابي. مخطط. يكون أفضل فعلًا عندما تكون العملية مليئة بالقرارات وتكون الفروع أهم من التسلسل، وهو ما تشير إليه هذه الصفحة بأن هناك عمليات أكثر مما يتم رسمه عادة. التكلفة هي الصيانة، لأن المخطط أصعب في التعديل من القائمة، والمخطط الانسيابي غير المحدث أصعب في التصحيح من فقرة غير محدثة.

يعمل مزيج عملي آخر بشكل جيد: خطوات كجدول، مع عمود للفروع بجانبها، كما في المثال أعلاه. يحافظ ذلك على قابلية تعديل القائمة مع التقاط القرارات التي سيظهرها المخطط الانسيابي.

اعتبار إضافي عند تكييف أي قالب: حافظ على أي شيء تقوم بتخصيصه بشكل متسق عبر المجموعة. أيًا كان ما تختاره، استخدم نفس النمط عبر إجراءاتك. يتعلم القراء نمطًا، ودليل يحتوي على ثلاثة أنماط مختلفة يكلف الجميع لحظة إعادة توجيه في كل مرة.

قوالب SOP حسب القسم

كل وظيفة تحتاج إلى إجراءات، ويتغير التركيز بينها بشكل كبير.

المبيعات وتطوير الأعمال. تغطي الإجراءات التعامل مع خط الأنابيب، وإعداد العروض، والتسليم، وغالبًا ما تتضمن الفروع الحصول على إذن أكثر من كونها طريقة. SOP لتطوير الأعمال يغطي ذلك.

التسويق. تهيمن خطوات الموافقة والنشر، وتكون الفروع الحرجة حول أي شيء لا يمكن تغييره بمجرد نشره، وهو ما يعالجه SOP للتسويق الرقمي.

خدمة العملاء. تُقرأ الإجراءات وقت الاستخدام، أثناء المحادثة، ما يغير طريقة عرضها. مغطى في SOP خدمة العملاء.

تقنية المعلومات. إجراءات الوصول والتغيير والحوادث، مع محتوى تصعيد كبير. SOP لتقنية المعلومات يغطي ذلك.

الموارد البشرية. تختلف النتائج حسب درجة الخطورة، ويجب أن يميز الإجراء بينها بوضوح، وينطبق قانون العمل طوال الوقت.

التصنيع، المستودعات، والبناء. تقع الإجراءات فوق تعليمات العمل التفصيلية ووثائق السلامة، ويجب تحديد الحدود بين الثلاثة بشكل صريح، وإلا ستنتهي الثلاثة في مستند واحد.

الرعاية الصحية، الأدوية، الأغذية، والخدمات المالية. قد تتطلب هذه القطاعات متطلبات تنظيمية لإجراءات محكومة، وتوثيق، وتدريب، وموافقات، وتوزيع، أو الاحتفاظ، اعتمادًا على النشاط والمعيار المعمول به، والذي قد يشمل التزامات بالموافقة والتوزيع وسجلات التدريب والاحتفاظ. ابنِ وفق المعيار المعمول به مع مدخلات مؤهلة. لا شيء في هذه الصفحة يُغني عن ذلك.

اعرض العملية بدلًا من وصفها

بعض الخطوات تكون أسرع في عرضها من كتابتها. عندما تتضمن العملية شاشة، فإن لقطة شاشة لكل خطوة تزيل معظم الغموض الذي تحمله التعليمات المكتوبة، ويكفي مقطع قصير للتعامل مع الخطوات التي يصعب وصفها فعلًا.

هذا ينطبق على تسجيل العملية بدلًا من كتابتها من قالب فارغ. راجع تحويل تسجيل شاشة إلى SOP.

SOP أم تعليمات عمل أم سياسة أم خريطة عملية؟

أربعة مستندات على أربعة ارتفاعات، واختيار النوع الخاطئ هو أكثر خطأ هيكلي شيوعًا.

تحدد السياسة ما يجب أن يكون صحيحًا ولماذا. تكون قصيرة ونادرًا ما تتغير، ولا تخبر أحدًا بكيفية تنفيذ أي شيء.

تحدد إجراءات التشغيل القياسية كيفية سير العملية: من يفعل ماذا، وبأي ترتيب. عادةً تمتد عبر الأدوار وهي المستوى الذي تغطيه هذه الصفحة.

تحدد تعليمات العمل كيفية تنفيذ مهمة واحدة داخل هذا الإجراء، بتفاصيل كافية لشخص غير معتاد على تنفيذها. قالب تعليمات العمل يغطي ذلك.

تُعد خريطة العملية مخططًا لنفس العملية، مفيدًا لرؤية نقاط التسليم والتأخيرات أكثر من كونه مناسبًا للمتابعة.

الاختبار هو: من يقرأها وماذا يفعل بعد ذلك. إذا كان القارئ يحتاج إلى معرفة ما هو مسموح، فهذا سياسة. إذا كان يحتاج إلى معرفة ما يحدث وبأي ترتيب، فهذا إجراء. إذا كان يحتاج إلى معرفة أي زر يضغط، فهذا تعليمات عمل.

كتابة تفاصيل المهمة داخل SOP ينتج مستندًا من أربعين صفحة طويلًا جدًا للقراءة كملخص، وعامًا جدًا للاتباع كتوجيهات، وهي العيب الأكثر شيوعًا في مجموعات الإجراءات.

الأسئلة الشائعة

هل يوجد قالب SOP مجاني؟

نعم، البنية الكاملة للحقول موجودة في هذه الصفحة ويمكن نسخها إلى Google Docs أو Word أو أي محرر. عادةً ما يكون ملف Word أو PDF هو نقطة البداية المعتادة لأن معظم الفرق لديها بالفعل هذه الأدوات ويمكنها تطبيق تنسيق منزلها الخاص.

ما الذي يجب أن يتضمنه قالب SOP؟

خمسة عشر حقلًا: العنوان، معرّف SOP، القسم، المالك، الإصدار، تواريخ السريان والمراجعة، الهدف، النطاق، الأدوات المطلوبة والوصول، المسؤوليات، خطوات الإجراء، الاستثناءات، ملاحظات السلامة والامتثال، والموافقة. كتلة العنوان هي ما يجعل المستند مُتحكمًا به بدلًا من كونه مجرد مجموعة تعليمات.

هل Word أم Google Docs أفضل لـ SOP؟

Word مناسب للمؤسسات التي لديها نظام تحكم بالمستندات قائم ومتطلبات دون اتصال. Google Docs مناسب للفرق التي تحتاج إلى عدة أشخاص يحررون ويعلقون في الوقت نفسه. لا يتعامل أي منهما مع إدارة الإصدارات عبر مكتبة كبيرة بشكل جيد، وهنا تبدأ أهمية النظام المخصص.

ما الفرق بين SOP وتعليمات العمل؟

يغطي SOP إجراءً كاملًا من البداية إلى النهاية، بما في ذلك من المسؤول وما الذي يحدث في الاستثناءات. تغطي تعليمات العمل مهمة واحدة ضمنه، عادةً بمستوى أدق. إن تحديد الحدود بشكل صريح يمنع أن ينتهي الأمر بكليهما في مستند واحد.

كم مرة يجب مراجعة SOP؟

حدد الفاصل الزمني بناءً على سرعة تغيّر العملية الأساسية بدلًا من قاعدة تقويم ثابتة. إجراء مرتبط ببرنامج يتم إصداره شهريًا يحتاج إلى مراجعة أكثر بكثير من إجراء يغطي عملية مادية مستقرة. ضع تاريخ المراجعة في كتلة العنوان ليكون ظاهرًا بدلًا من وضعه في مفكرة شخص ما.

كيف يجب توثيق الاستثناءات في SOP؟

امنحها قسمًا خاصًا بدلًا من ملاحظة في الهامش. اذكر الفرع، والحالة التي تُفعّله، وما الذي يجب فعله. الحالات غير المعتادة هي المكان الذي تحدث فيه معظم الأخطاء، وإجراء يوثق فقط المسار السعيد ينفد بالضبط عندما يحتاج القارئ إليه.

هل يمكن للذكاء الاصطناعي إنشاء SOP من تسجيل عملية؟

نعم. سجّل العملية مرة واحدة وسيحدد الذكاء الاصطناعي الخطوات، ويلتقط لقطة شاشة لكل خطوة، ويُنشئ مسودة نص التعليمات. ستظل تضيف النطاق والاستثناءات والموافقات. راجع تحويل تسجيل شاشة إلى SOP.

هل يمكنني تخصيص قالب SOP هذا؟

نعم. أضف أو احذف حقولًا لتطابق متطلبات التحكم بالمستندات لديك، وأنشئ نسخة واحدة لكل نوع إجراء بدلًا من قالب واحد يناسب نصف الأمور فقط. إذا كانت إجراءاتك خاصة بوظيفة معينة، فهناك نسخ حسب الأقسام مرتبطة أعلاه.