استخدم هذا القالب
تُعد سياسات وإجراءات التشغيل القياسية (IT SOPs) ما يحافظ على اتساق عمليات التقنية وأمانها وامتثالها. باستخدام Trupeer، يمكنك توفير ساعات في كتابة سياسات وإجراءات التشغيل القياسية (IT SOPs) عبر البدء بقالب مجاني لسياسات وإجراءات التشغيل القياسية (IT SOP template)، وتخصيصه باستخدام إرشادات العلامة التجارية الخاصة بك، والاستفادة من مُنشئ سياسات وإجراءات التشغيل القياسية (AI SOP creator) لتحويل كل إجراء إلى شرح فيديو واضح خطوة بخطوة.
ما هي سياسات وإجراءات التشغيل القياسية (IT SOP)، وما الذي يقع على جانبيها
إجراء التشغيل القياسي هو التسلسل المكتوب لمهمة تتكرر، وموجه لشخص كفؤ لكنه ليس خبيرًا، وبدرجة كافية من الدقة بحيث ينتج عن اتباعه من قِبل شخصين النتيجة نفسها.
يوجد مستندان على جانبيها ويتم الخلط بينهما وبينها باستمرار.
تحدد السياسة قاعدة وحدًا. تقول إن المشتريات التي تتجاوز حدًا معينًا تحتاج إلى موافقة. لكنها لا تحدد أي زر يؤدي إلى إنشاء أمر شراء. تتغير السياسات نادرًا وتتم الموافقة عليها عبر الحوكمة. إذا وجدت نفسك تكتب "يجب" و"لا يجوز"، فأنت تكتب سياسة، ويجب أن تكون ضمن مستند سياسة بدلًا من ذلك.
يُعد دليل التشغيل أو طريقة الإجراء تنفيذًا واحدًا لتغيير واحد، وغالبًا ما يتضمن توقيتات، ويُكتب لليلة واحدة. يتم استخدامه ثم أرشفته. أما سياسات وإجراءات التشغيل القياسية (SOP) فهي الشيء القابل لإعادة الاستخدام الذي يستعيره دليل التشغيل. وعندما تكون المهمة تحويلًا لمرة واحدة مع نافذة تراجع، فأنت تحتاج إلى طريقة إجراء وليس إلى SOP.
تقع SOP بينهما: القاعدة موجودة في مكان آخر، والتقويم في مكان آخر، وما يتبقى هو كيفية تنفيذ العمل فعليًا، هذا الأسبوع، على الأنظمة التي لديك بالفعل.
إذا كنت تريد النسخة العامة من هذا المستند التي تنطبق على أي فريق، فإن قالب SOP لدينا يغطي البنية القياسية. وتتناول هذه الصفحة ما الذي يتغير عندما تكون العملية خاصة بتقنية المعلومات (IT).
ما الذي يجعل سياسات وإجراءات التشغيل القياسية (IT SOP) مختلفة عن أي نوع آخر
تصف سياسات وإجراءات التشغيل القياسية للمطاعم (Restaurant SOPs) وسياسات وإجراءات التشغيل القياسية للموارد البشرية (HR SOPs) وسياسات وإجراءات التشغيل القياسية للمستودعات (warehouse SOPs) عملًا سيظل الشخص يقوم به بعد خمس سنوات. سيكون هناك دائمًا من يحيي العميل ويتحقق من المخزون.
أما إجراءات تقنية المعلومات (IT) فليست كذلك. تصف أغلبها عملًا يجب على الشخص التوقف عن القيام به. إن توفير حساب، تدوير مفتاح، استعادة ملف، تغيير حجم وحدة تخزين، مسح قائمة انتظار، منح وصول إلى محرك أقراص مشترك: كل واحدة من هذه المهام تبدأ حياتها كإجراء بشري، وإذا كان الفريق جيدًا، تنتهي حياتها كبرنامج نصي (script)، أو إجراء خدمة ذاتية، أو إعداد داخل المنصة يجعل السؤال مستحيلًا طرحه.
وهذا يعني أن مكتبة سياسات وإجراءات التشغيل القياسية (IT SOP library) هي شيئان في آن واحد. إنها مجموعة تعليمات، وهي أيضًا جرد لكل ما يفعله الفريق يدويًا. أما الاستخدام الثاني فهو الأكثر قيمة تقريبًا ولا يستغله أحد تقريبًا، لأن القالب لا يطلب ذلك.
لذلك يضيف هذا القالب حقلًا لا تمتلكه قوالب SOP الأخرى. تحمل كل عملية حكمًا على مستقبلها، وتتم مراجعة المكتبة مقابل تلك الأحكام بدلًا من التركيز على الدقة فقط. الفريق الذي يكتب أربعين SOP في السنة ويحذف اثنتي عشرة منها يكون أفضل من فريق يكتب أربعين ويحتفظ بكل الأربعين، ويجب أن يجعل القالب ذلك واضحًا.
كيفية تخصيص هذا القالب في Trupeer
الخطوة 1: افتح قسم القوالب
انتقل إلى قسم القوالب من القائمة الرئيسية.
الخطوة 2: اختر قالبًا وافتحه
انقر على أي قالب تريد العمل عليه لفتحه.
الخطوة 3: وسّع عرض القالب
إذا لزم الأمر، وسّع عرض القالب لرؤية التخطيط الكامل والتفاصيل بوضوح.
الخطوة 4: عدّل القالب
انقر على "Edit" لبدء تعديل القالب المحدد.
داخل المحرر، يمكنك:
إضافة أقسام جديدة
تحديد أو تحديث قواعد التنسيق
إضافة شعار وضبط موضعه والإعدادات ذات الصلة
الخطوة 5: احفظ قالبك المخصص
بعد إجراء جميع التغييرات اللازمة، انقر على "Save" لتخزين القالب المحدّث كنسختك الخاصة.
الخطوة 6: المعاينة والضبط الدقيق للقالب
عندما تريد معرفة كيف يبدو قالبك المخصص، افتح "Preview".
من شاشة المعاينة، يمكنك الاستمرار في إجراء تعديلات مباشرة عند الحاجة، لضمان ظهور القالب تمامًا بالطريقة التي تريدها.
باستخدام قالب IT SOP يمكنك:
توفير ساعات في الكتابة: تخطَّ الصفحة الفارغة مع بنية مصممة لإجراءات تقنية المعلومات.
الاستعداد للتدقيق دائمًا: أقسام مدمجة تدعم SOC 2 وISO 27001 والتدقيقات المشابهة.
الالتزام بالهوية البصرية: طبّق شعارك وخطوطك وألوانك باستخدام حزمة العلامة التجارية من Trupeer.
تدريب فرق تقنية المعلومات: قرن SOPs مع فيديوهات تدريب تقنية المعلومات.
توحيد الإجراءات: استخدم القالب نفسه لكل SOP في تقنية المعلومات.
الوصول إلى فرق عالمية: ترجمة سياسات وإجراءات التشغيل القياسية (IT SOPs) إلى 65+ لغة بنقرة واحدة.
حقل التصرّف
ثلاثة أحكام، يتم تسجيلها في الترويسة، ومراجعتها ربع سنويًا.
أتمتة. الإجراء محدد النتائج، ولا يحتوي على حكم بشري داخله، ويتم تشغيله كثيرًا بما يكفي ليكون استثماره في الهندسة مجديًا. تدوير المفاتيح، توفير الحساب من طلب تمت الموافقة عليه، تجديد الشهادة، التحقق من النسخ الاحتياطي، تدوير السجلات، عمليات تغيير الحجم القياسية. حدّد له ربعًا مستهدفًا، لا نية عامة. تبقى SOP حية حتى يتم إطلاق الأتمتة، ثم يتم حذف SOP بدلًا من تركها لتتعفن بجانب الأتمتة، وهي الخطأ الذي ينتج عنه مصدران متنافسان للحقيقة.
تسليم للمُطلِب. الإجراء محدد النتائج لكن شخصًا خارج الفريق يريد تنفيذه، والسبب الوحيد لوجود تقنية المعلومات (IT) هو أن الزر خلف صلاحية. خدمة ذاتية لكلمات المرور، طلبات الانضمام للمجموعات، تعيين التراخيص، تثبيتات البرامج الشائعة. العمل هنا ليس برنامجًا نصيًا، بل مسار خدمة ذاتية بالإضافة إلى دليل مساعدة يجعل الأمر واضحًا. تصبح SOP مواصفة لهذا المسار.
إبقاء العنصر البشري. حكم حقيقي، نادر بما يكفي بحيث تكون الأتمتة أغلى مما توفر، أو مؤثر بما يكفي بحيث يجب أن يكون الشخص مسؤولًا عن القرار. فرز الحوادث، قرارات السعة، أي شيء يتضمن التفاوض مع مورد، أي شيء يعتمد فيه الإجراء الصحيح على حالة العمل وليس على حالة النظام.
للاتخاذ قرار، اضرب تكرار التشغيل في متوسط المدة للحصول على ساعات في السنة، ثم اسأل هل توجد أي خطوة تتطلب حكمًا لا يمكن لقانون أن يشفّره. ستين ساعة في السنة دون أي حكم هي مرشح للأتمتة من الناحية الحسابية وحدها. أربع ساعات في السنة مع ثلاث مكالمات حكم تبقى بشرية مهما بدا الأمر مملًا.
بنية القالب
انسخ من هنا. تحمل كتلة الترويسة الحقول التي لا تتضمنها معظم قوالب SOP.
الترويسة. رقم SOP وعنوانها، مكتوبان بصيغة الفعل أولًا، مثل "استعادة صندوق بريد محذوف" بدلًا من "عملية استعادة صندوق البريد". المالك. المُراجع. تاريخ الإنشاء. تاريخ آخر تحقق، ما يعني تاريخ آخر مرة شغّل فيها شخص هذا الإجراء وتأكد أن الخطوات ما زالت تطابق الواقع، وليس تاريخ تعديل شخص لعبارات النص. التصرّف والربع المستهدف. تكرار التشغيل ومتوسط المدة. الوصول المطلوب، مُسمّى كالدور أو المجموعة الفعلية. الأنظمة المتأثرة. قابل للعكس نعم أو لا.
المحفّز. الحدث أو الطلب الذي يبدأ هذا الإجراء، بصياغة دقيقة لدرجة أن الشخص يستطيع معرفة ما إذا كان ضمن النطاق.
لا تُشغّل هذا إذا. الشروط التي يكون فيها الإجراء غير صحيح. يمنع هذا القسم حوادث أكثر مما تمنعه الخطوات.
المتطلبات المسبقة. الوصول، الموافقات، المعلومات، وأي شيء يجب تأكيده قبل الخطوة الأولى. تضمّن فحص المستهلك: ما هي الأنظمة أو الوظائف أو التكاملات الأخرى التي تعتمد على الشيء الذي على وشك تغييره. إذا لم تستطع الإجابة، فالإجابة ليست "لا"، بل "غير معروف".
الخطوات. مرقمة، خطوة واحدة لكل إجراء، مع النتيجة المتوقعة بجانب كل خطوة. إذا لم تكن هناك نتيجة قابلة للملاحظة لخطوة ما، فهي إما ليست خطوة أو أنك لم تحدد شكل النجاح.
التحقق. ليس تكرارًا للخطوة الأخيرة. يجيب التحقق عما إذا كانت النتيجة قد حدثت، ويجب أن يغطي أطول دورة يتأثر بها التغيير. دفعة عمل ليلية، تأخر النسخ، انتهاء صلاحية الكاش، جدول كرون، مزامنة لاحقة. إجراء تم التحقق منه فقط عبر اختبار تزامني يكون قد تم التحقق منه لأول عشر ثوانٍ من عمره.
التراجع. كيفية إلغائه، والنقطة التي بعدها لا يمكنك ذلك.
التصعيد. من، وبأي مسار، وماذا تقول لهم.
سجل التغيير. التاريخ، من الذي قام بالتغيير، ماذا تغيّر ولماذا. ثلاث سطور تكفي.
مثال عملي، وما كلفهم
نفذت Brightmoor Insurance إجراءً يسمى "Rotate the payment gateway signing key" كل تسعين يومًا. ست خطوات. كان قد كُتب في 2023 وتم تنفيذه 14 مرة دون أي حادث.
في يوم الثلاثاء من شهر مارس، عمل مهندس عليه في الساعة 14:20. أنشئ المفتاح الجديد في بوابة gateway، أضفه إلى مخزن الإعدادات، انشر الإعدادات، أعد تشغيل خدمة الدفع، تأكد أن عملية اختبار الدفع تنجح في بيئة sandbox، ثم ألغِ المفتاح القديم. اكتملت كل خطوة. نجحت عملية الدفع في sandbox. تم إغلاق التذكرة عند 14:35 مع ملاحظة تقول إن التدوير اكتمل.
عند 02:10 فشلت دفعة التحصيل الليلية المميزة بسبب المصادقة. استخدمت نفس مفتاح التوقيع، الموجود في ملف إعدادات منفصل على خادم لم يتم ترحيله أبدًا إلى مخزن الإعدادات، لأن هذا الخادم كان أقدم من الترحيل ولم يكن لدى أي شخص قام بالترحيل علم بوجوده.
لم يتم إرسال 4100 عملية تحصيل مباشرة (direct debit). تم اكتشاف الفشل عند 06:40 عندما نفذت المالية مطابقة الصباح. تمت إعادة معالجة التحصيلات بحلول 11:00، لكن تشغيل الرسالة الليلية كان قد ولّد إشعارات تحصيل فاشلة لكل العملاء المتأثرين، واتخذ مركز الاتصال 380 اتصالًا خلال اليومين التاليين. قضى أربعة أشخاص يومين على ذلك، بالإضافة إلى إرسال اعتذار بالبريد.
لم تكن SOP خاطئة. كانت كل واحدة من خطواتها الست دقيقة وتم اتباع كل واحدة منها. فشلوا لسببين كانا بنيويين وليس إداريين. لم تكن هناك متطلبات مسبقة تسأل أي الأنظمة تستهلك هذا المفتاح، لذلك بقي مستهلك ثانٍ غير مرئي لمدة ثلاث سنوات. كما أن التحقق كان مكالمة إلى sandbox، ما أثبت أن خدمة الدفع كانت سليمة عند 14:32 ولم يثبت شيئًا عن مهمة دفعة العمل التي لن تعمل إلا بعد اثنتي عشرة ساعة أخرى.
الجزء المثير للاهتمام هو ما فعلوه بعد ذلك. كان الدافع هو إضافة خطوة سابعة. لكن ما فعلوه فعليًا هو بناء جرد المستهلكين الذي أجبرهم الحادث على تجميعه، وبمجرد وجود هذا الجرد أصبح التدوير قابلًا للأتمتة. تم إطلاق الإجراء كوظيفة مجدولة في الربع التالي، ثم تم حذف SOP.
لم تكن أكثر مخرجات المستند قيمة هي التعليمات. بل كان الجرد الذي اتضح أن التعليمات تحتاجه، وحقل التصرّف هو ما يجعل الفريق يبحث عنه عمدًا بدلًا من اكتشافه بعد انقطاع.
التنسيقات، وأيها مناسب لعمل تقنية المعلومات
تسرد معظم الأدلة أربعة تنسيقات لسياسات وإجراءات التشغيل القياسية (SOP) وتترك لك الاختيار. بالنسبة لعمل تقنية المعلومات (IT)، يكون نطاق الاختيار أضيق مما يبدو.
خطوة بخطوة مناسب للمهام التشغيلية الخطية ذات بداية ونهاية معلومتين. الاستعادات، توفير الحسابات، التدويرات، عمليات النشر. هذا هو أغلب سياسات وإجراءات التشغيل القياسية (IT SOPs) وهو التنسيق الذي تفترضه البنية أعلاه.
مخطط انسيابي أو شجرة قرار مناسب للتشخيص، حيث تعتمد الخطوة التالية على ما وجدته للتو. فرز الحوادث، أعطال الاتصال، التحقيق في الأداء. لا تُجبر هذه على قائمة مرقمة، لأن الترقيم يوحي بتسلسل غير موجود، ومع ذلك يتبعه الناس على أي حال.
قائمة تحقق مناسبة لتأكيد ما قبل التنفيذ وما بعد التغيير، حيث تكون الأولوية أقل أهمية من اكتمال المحتوى. قرنها بإجراء خطوة بخطوة بدلًا من استبدال أحدهما بالآخر.
هرمي مناسب فقط عندما يتفرع الإجراء فعليًا حسب البيئة أو المستوى، وغالبًا ما يكون علامة على أن لديك إجراءين يرتديان عنوانًا واحدًا.
كتابة واحدة خلال تسعين دقيقة
سجّل شاشة لنفسك وأنت تنفذ المهمة، بسرعة طبيعية، على نظام حقيقي، وتحدث أثناء التسجيل عن ما تتحقق منه خطوة بخطوة. تكون تلك التسجيلات هي المسودة.
اكتب الخطوات اعتمادًا على التسجيل، ثم احذف كل خطوة كنت فيها تتنقل فقط. أضف النتيجة المتوقعة إلى كل خطوة متبقية. اكتب المحفّز وقسم "لا تُشغّل هذا إذا" في النهاية، لأنك لن تعرف ما الذي ينتمي هناك إلا بعد أن تصبح الخطوات موجودة.
بعد ذلك، سلّمها لشخص لم يقم بالمهمة من قبل وراقبه وهو يتبعها دون مساعدتك. كل مكان يتوقف عنده هو خطوة ناقصة أو معلومة مفترضة. أصلح ذلك، واضبط تاريخ آخر تحقق ليكون اليوم، ثم انشر.
تسعون دقيقة مدة واقعية لإجراء تعرفه بالفعل. مضاعفة ذلك لإجراء توثقه اعتمادًا على معرفة شخص آخر أمر طبيعي، وknowledge transfer SOP يساعد على تنظيم تلك المحادثة.
أي سياسات وإجراءات التشغيل القياسية (IT SOPs) يجب كتابتها أولًا
ليست تلك التي تبدو مهمة. اكتب تلك التي تحقق أعلى الدرجات في ثلاثة أشياء معًا: يتم تشغيلها كثيرًا، ويؤلمك تنفيذها بشكل خاطئ، وهي حاليًا موجودة في رأس شخص واحد.
عادةً ما يظهر هذا الشرط بمجموعة البداية نفسها. إجراءات الوصول والهوية، أي الانضمام والمغادرة وتصعيد الصلاحيات والتعامل مع الحسابات المشتركة. النسخ الاحتياطي والاستعادة، والتي تكون معظم الفرق قد وثقتها للنسخ الاحتياطي وليس للاستعادة. إعلان الحادث والتصعيد، بما في ذلك من يُسمح له بالاتصال. خطوات التغيير والإصدار للنظام الأكثر تعرضًا للتعامل اليومي. تدوير الشهادات والمفاتيح. إعادة بناء نقطة النهاية وتسليم الأصول.
تُعد المغادرون والاستعادة أكثر حالتين تتحولان بشكل موثوق إلى إجراءات غير موثقة، وهما أيضًا أكثر حالتين تكون فيها تكلفة الارتجال أعلى.
أي شيء تكتبه هنا يجب أن يشير إلى جرد أنظمتك بدلًا من وصفه. إن سجل التطبيقات والاعتمادات هو المكان المناسب لذلك، وتوجد الوصف الأوسع للنظام ضمن توثيق تقنية المعلومات.
مراجعة المكتبة
مرة كل ربع سنة، اجلس مع القائمة واسأل ثلاثة أسئلة عن كل إدخال.
هل تم التحقق منه خلال آخر ستة أشهر، أي هل قام أي شخص بتشغيله فعليًا. الإجراءات غير الموثقة أسوأ من عدم وجودها، لأن الناس يثقون بها.
هل تغيّر حقل التصرّف. إجراء كان نادرًا العام الماضي وأصبح الآن أسبوعيًا انتقل إلى نطاق الأتمتة.
هل تم إطلاق أي شيء. احسب سياسات وإجراءات التشغيل القياسية (SOPs) التي تم حذفها هذا الربع لأن العمل خلفها تم أتمتته أو تسليمه. إذا كان هذا الرقم صفرًا لثلاثة أرباع متتالية، أصبحت المكتبة مجرد تمرين أرشفة بدلًا من كونها مجموعة عمل.
ما الذي يجب تركه خارجًا
لقطات شاشة لأشياء تتغير، أي أي واجهة يقوم موردك بتحديثها وفق جدولهم. تصبح أقدم من المستند أسرع من الكلمات نفسها، وهي السبب الرئيسي الذي يجعل الناس يتوقفون عن الثقة في الإجراء. صف الهدف بالاسم بدلًا من وصفه بموقعه على الشاشة.
تفسيرات لماذا يعمل النظام بالطريقة التي يعمل بها. الفضول الحقيقي مقبول لكن مكانه في التوثيق، وليس في إجراء يقرأه شخص بينما تتراكم قائمة انتظار.
قواعد الموافقة والحدود. هذه تُعد سياسة، وتكرارها داخل الإجراءات يعني تحديث أربعة عشر مستندًا عندما يتغير رقم واحد.
تسجيل الإجراء بدلًا من كتابته
أبطأ جزء في بناء مكتبة SOP ليس تحديد ما الذي ستكتبه، بل هو الكتابة. وأي إجراء مكتوب من الذاكرة يكون دائمًا ناقصًا النقراتتين اللتين توقف المؤلف عن ملاحظتهما منذ سنوات.
تحوّل Trupeer AI تسجيل شاشة إلى إجراء موثق، لذلك تنكمش طريقة التسعين دقيقة أعلاه إلى تمريرة واحدة فقط. سجّل المهمة مرة واحدة وستحصل على دليل خطوة بخطوة مع الخطوات مكتوبة مسبقًا، وفيديو للذين يفضلون مشاهدته، ومستندًا في قاعدة المعرفة الخاصة بك، ضمن علامتك التجارية.
سجّلها. اجعلها بعلامتك. ترجمها. اجعلها Trupeer.
تم تصميم SOP creator خصيصًا لهذا، وdocumentation يجمع الإجراءات مع أوصاف النظام معًا، والترجمة تعني أن فريق اقرأ-الشمس (follow the sun) يقرأ نفس الإجراء بلغته الخاصة. تعليمات الإعداد موجودة في دليل إعداد قالب المستند.
الأسئلة الشائعة
هل يوجد قالب مجاني لسياسات وإجراءات التشغيل القياسية (IT SOP) في Excel؟
يُعد Excel وعاءً غير مناسب للإجراء، بينما هو الوعاء المناسب للمكتبة. أنشئ ورقة واحدة تسرد كل SOP مع أعمدة للعناوين والمالك وتاريخ آخر تحقق والتصرّف وتكرار التشغيل والساعات في السنة والربع المستهدف. هذه الورقة هي ما يجعل المراجعة ربع السنوية ممكنة. أما الإجراءات نفسها فتوجد في مكان ما مع سجل الإصدارات والبحث.
هل يوجد إصدار Word، أو تنزيل مجاني لملف Word؟
تمت كتابة كتلة الترويسة وعناوين الأقسام أعلاه لتتم لصقها مباشرة في Word أو Google Docs واستخدامها كبنية منزلية. لا يوجد تنزيل محكوم، وهذا يعني أيضًا عدم وجود نموذج بينك وبين القالب. احفظ نسختك المعبأة كنقطة بداية على مستوى القسم بدلًا من إعادة نسخها في كل مرة.
هل يوجد إصدار PDF؟
صدّر نسختك الخاصة بمجرد التحقق من الإجراء. يعد PDF مناسبًا لإجراء تم توقيعه وتم تداوله لأغراض التدقيق، وغير مناسب لمستند عملي، لأن الإجراء الذي لا يمكن لأحد تعديله هو إجراء يصبح قديمًا في مكانه.
هل يمكنني تنزيله مجانًا؟
البنية وحقل التصرّف والمثال العملي مجانية وغير مقيدة. استخدمها وعدّلها وضعها في مكتبة القوالب الخاصة بك تحت اسمك دون إسناد.
هل يوجد مُنشئ SOP مجاني؟
نعم، والمُنشئات مفيدة فعلًا للمسودة الأولى. يبني Trupeer AI's SOP creator الإجراء من تسجيل شاشة، ما يعني أن الخطوات تأتي من النظام وليس من ذاكرتك عنه. أيًا كان ما تستخدمه، فإن الأجزاء التي لا يستطيع المُنشئ توفيرها هي التصرّف وفحص المستهلك ونافذة التحقق، لذا توقّع إضافة هذه يدويًا.
كيف أصنع تنسيق SOP لفريقي؟
اختر بنية واحدة، واملأها لثلاث عمليات حقيقية، ثم توقف وانظر إلى ما اضطررت إلى مجادلة القالب كي يعبر عنه. عدّل مرة واحدة، ثم ثبّته. الفرق التي تواصل تحسين التنسيق لا تتراكم لديها إجراءات، لأن كل SOP جديدة تثير نقاشًا حول شكل المستند بدلًا من محتوى العمل.
ما هو أفضل قالب SOP؟
هو القالب الذي سيستمر فريقك في التحقق منه. البنية مهمة أقل بكثير من وجود المالك وتاريخ المراجعة، وإجراء بسيط من ستة أقسام تم تشغيله آخر شهر من قِبل شخص ما يتفوق على إجراء معقد لم يفتحه أحد منذ كتابته.
كم يجب أن يكون طول سياسات وإجراءات التشغيل القياسية (IT SOP)؟
شاشة واحدة للخطوات في معظم الحالات. إذا تجاوزت الخطوات حوالي 15، فعادةً تكون العملية عبارة عن إجراءين، أو أنها تحتوي على تنقلات يجب قصها. يمكن أن تكون الترويسة والمتطلبات المسبقة والتحقق طويلة بقدر ما يلزم، لأن هذه الأجزاء هي التي تمنع الحوادث.
كم مرة يجب مراجعة سياسات وإجراءات التشغيل القياسية (IT SOPs)؟
تحقق من كل إجراء على الأقل مرة كل ستة أشهر عبر تشغيله، ثم راجع المكتبة كاملة ربع سنويًا مقابل حقل التصرّف. أي شيء يمس الوصول أو المفاتيح أو الاستعادات يستحق دورة أقصر، وأي إجراء مرتبط بحادث يجب إعادة التحقق منه قبل إغلاق الحادث.
