استخدم هذا القالب
التعليمات الواضحة للعمل هي أساس أي تشغيل منتظم. باستخدام Trupeer، يمكنك توفير ساعات في كتابة تعليمات العمل عبر البدء بقالب مجاني لتعليمات العمل، وتخصيصه باستخدام إرشادات العلامة التجارية الخاصة بك، وتحويل التعليمات المكتوبة إلى شروحات فيديو يمكن للعمال مشاهدتها مباشرة من محطة العمل.
ما هو قالب تعليمات العمل المجاني؟
قالب تعليمات العمل المجاني هو بنية قابلة لإعادة الاستخدام لوصف كيفية تنفيذ مهمة واحدة، بتفاصيل كافية بحيث يستطيع الشخص الذي يقوم بها اتباعها دون الحاجة إلى سؤال أي شخص.
تتضمن هذه التعريفات قيدًا تتجاهله معظم المستندات. مهمة واحدة. ليست عملية، وليست سير عمل، وليست كل ما يحتاجه شخص في دور ما معرفته. مهمة منفردة، يؤديها شخص واحد، في جلسة واحدة.
إذا أخطأت في ذلك فلن يهم أي شيء آخر في المستند، لأن مشغلًا يفتح مستندًا من ست صفحات لمعرفة كيفية تنفيذ مهمة مدتها دقيقتان سيغلقه ويطلب من زميل. هذه هي أكثر حالات الفشل شيوعًا في هذه الفئة بأكملها، وهي خطأ في تحديد النطاق وليست خطأ في الكتابة.
الشكل يتبع الاستخدام. ملف Word الخاص بقالب تعليمات العمل هو المكان الذي تُكتب فيه معظم هذه القوالب وتتم الموافقة عليها، وسيمنحك تنزيل قالب تعليمات العمل المجاني البنية القياسية. أي نموذج لتعليمات عمل يستحق الدراسة سيستخدمها. نسخة Excel من قالب تعليمات العمل القياسي تناسب جداول الخطوات مع الأوقات. وقالب تعليمات العمل مع الصور هو ما تحتاجه معظم المهام فعليًا، لأن التعرف يتفوق على الوصف لأي شيء جسدي أو على الشاشة.
مهمة واحدة، شخص واحد، جلسة واحدة
ثلاث أسئلة تحدد ما إذا كنت تكتب تعليمات عمل.
هل هي مهمة واحدة؟ شيء له بداية ونهاية يمكن التعرف عليهما وينتج مخرَجًا واحدًا. رتّب هذه العربة. غيّر هذا الفلتر. عالج هذا الاسترداد. إذا لم تستطع صياغة المخرَج في خمس كلمات، فمن المحتمل أنها عملية.
هل يؤديها شخص واحد؟ احصُ عدد الأشخاص الذين يظهرون في مسودتك. إذا كان مشرف يراجع شيئًا، ومنسق يحجز شيئًا، ويقوم مشغل بتنفيذ العمل، فأنت كتبت إجراءً يغطي ثلاثة أدوار.
هل تُنجز في جلسة واحدة؟ من البداية إلى النهاية دون تسليم، أو انتظار، أو فجوة تمتد لليوم التالي. أي شيء يمتد عبر تغيير المناوبة هو مستند مختلف بمتطلبات مختلفة.
ثلاث نعم وتكتب تعليمات عمل. أي لا وتكتب شيئًا آخر، وهو ما يستحق معرفته قبل أن تقضي يومًا كاملًا عليه.
السبب وراء أهمية ذلك أكثر من أي قرار تنسيقي هو ما يحدث عند نقطة الاستخدام. مشغل يقف أمام آلة ولديه دقيقتان من العمل سيقوم بمسح المستند لمدة تقارب ثلاثين ثانية. إذا كانت ما يحتاجه موجودة في الصفحة الرابعة، تحت مسار التصعيد ومتطلبات الإبلاغ عن العميل، فلن يجدها، وفي المرة التالية لن ينظر.
احصُ الأدوار في مستنداتك الحالية. في معظم المؤسسات، تفشل نسبة كبيرة مما يتم حفظه كتعليمات عمل في السؤال الثاني، وحجم هذه النسبة هو حجم المشكلة.
كيفية تخصيص هذا القالب في Trupeer
الخطوة 1: افتح قسم القوالب
انتقل إلى قسم القوالب من القائمة الرئيسية.
الخطوة 2: اختر قالبًا وافتحه
انقر على أي قالب تريد العمل عليه لفتحه.
الخطوة 3: وسّع عرض القالب
إذا لزم الأمر، وسّع عرض القالب لرؤية التخطيط الكامل والتفاصيل بوضوح.
الخطوة 4: عدّل القالب
انقر على Edit لبدء تعديل القالب المحدد.
داخل المحرر، يمكنك:
إضافة أقسام جديدة
تحديد أو تحديث قواعد التنسيق
إضافة شعار وضبط موضعه والإعدادات ذات الصلة
الخطوة 5: احفظ قالبك المخصص
بعد إجراء جميع التغييرات اللازمة، انقر على Save لتخزين القالب المحدث كقالبك الخاص.
الخطوة 6: المعاينة والضبط الدقيق للقالب
عندما تريد معرفة كيف يبدو قالبك المخصص، افتح Preview.
من شاشة المعاينة، يمكنك الاستمرار في إجراء تعديلات مباشرة إذا لزم الأمر، لضمان ظهور القالب تمامًا كما تريده.
باستخدام قالب تعليمات العمل يمكنك:
توفير ساعات في الكتابة: تخطَّ الصفحة الفارغة مع بنية مصممة لتعليمات مستوى المهمة.
تقليل الأخطاء: تعليمات مرئية واضحة تقلل الأخطاء وإعادة العمل.
الالتزام بالهوية: طبّق شعارك وخطوطك وألوانك باستخدام حزمة العلامة التجارية في Trupeer.
تدريب العمال بشكل أسرع: قرن التعليمات بشروحات فيديو في منطقة العمل.
توحيد التنفيذ عبر المناوبات: استخدم القالب نفسه لكل مهمة في كل مناوبة.
الوصول إلى فرق عالمية: ترجمة تعليمات العمل إلى أكثر من 65 لغة بنقرة واحدة.
ماذا تفعل عندما يفشل في الاختبار
فشل الاختبار ليس مشكلة؛ فقط يعني أنك تحتاج إلى مستند مختلف. خمس إجابات شائعة.
أكثر من دور واحد مشارك. أنت تكتب إجراء تشغيل قياسي، وهو يصف عملية عبر أشخاص ويجيب عن من يفعل ماذا وبأي ترتيب. قالب SOP يغطي ذلك، والإجابة الصحيحة المعتادة هي SOP واحد مع عدة تعليمات عمل تحته.
القارئ مُدرَّب بالفعل ويحتاج إلى تذكير. هذه مهمة مساعدة أو دليل مرجعي سريع، يتم إدخاله عند نقطة الحاجة بدلًا من اتباعه من البداية. صفحة دليل المرجع السريع تغطي كيفية جعله قابلاً للعثور عليه.
القارئ لا يعرف بعد ما الخطأ. هذا تشخيص وليس إجراءً، ويحتاج إلى دليل استكشاف الأخطاء وإصلاحها، ويتم إدخاله بناءً على الأعراض بدلًا من اتباعه بالترتيب.
يمتد عبر تغيير المناوبة أو نافذة طويلة. هذا دليل تشغيل (runbook) يجب تسليمه جزئيًا أثناء التنفيذ، وقالب runbook يغطي ما الذي يتطلبه ذلك.
عملية متكررة مع وتيرة مطلوبة. هذا عمل قياسي، يحمل takt time والعمل القياسي قيد التنفيذ جنبًا إلى جنب مع التسلسل، وهو مغطى في صفحة قالب العمل القياسي.
عادةً ما يستغرق تقسيم مستند واحد ضخم إلى SOP مع ثلاث تعليمات عمل بعد الظهر، وهو أعلى إجراء عائدًا متاحًا في معظم مجموعات المستندات.
أين يعيش المستند عند نقطة الاستخدام
السؤال الثاني الذي لا يسأله أحد، وهو ما يحدد ما إذا كان أي من هذا يهم.
يتم اتباع تعليمات العمل أثناء العمل. وهذا يعني أن السؤال الوحيد المهم حول موقعها هو ما إذا كان الشخص الذي ينفذ المهمة يستطيع الوصول إليها، عند الآلة أو المكتب أو المركبة، خلال أقل من ثلاثين ثانية، وبغض النظر عمّا يحمله معه.
تعيش الكثير من تعليمات العمل في نظام إدارة مستندات يتطلب تسجيل دخول لا يملكه المشغل، على جهاز كمبيوتر في مكتب يبعد طابقين. هذه المستندات مكتملة ومُتحكم بها ومحدّثة، لكنها عمليًا غير موجودة.
ثلاث ترتيبات تعمل. مطبوعة ومغلّفة بالبلاستيك في المحطة، وهي الأكثر موثوقية والأصعب في الحفاظ على تحديثها. على شاشة في محطة العمل، وهذا يحل مشكلة التحديث ويتطلب وجود الشاشة. وعلى جهاز المشغل الخاص، وهو يعمل حيث يكون لدى الناس جهاز واحد وحيث تصل الشبكة، ويفشل تحديدًا في الأماكن التي تتضمن جدرانًا سميكة وغرف تبريد.
أياً كان اختيارك، يجب أن يحمل الإصدار الموجود عند نقطة الاستخدام رقم إصدار، لأن الشيء الأسوأ من تعليمات غير موجودة هو تعليمات قديمة يعتمد عليها شخص ما.
اختبار عملي واحد. قف حيث يحدث العمل وحاول الوصول إلى التعليمات الحالية للمهمة أمامك. إذا لم تستطع، فهناك مشكلة توزيع وليست مشكلة محتوى، ولا تصلح أي كمية من إعادة الكتابة ذلك.
ما الذي يجب أن يحتويه قالب تعليمات العمل
تسعة مكونات. جدول الخطوات يحمل العمل.
المكوّن | ما الذي يفعله |
|---|---|
المهمة والمعرّف | المهمة في خمس كلمات، بالإضافة إلى رقم ثابت للرجوع إليها. |
من قد يؤديها | أي تدريب أو تفويض أو كفاءة مطلوبة، وكيف يتم التحقق منها. |
قبل أن تبدأ | الوصول والأدوات والمواد والحالة. أي شيء يتطلب شخصًا آخر يستحق الإشارة إليه، لأنه المكان الذي يتعثر فيه الناس. |
خطوات مرقمة، إجراء واحد في كل خطوة | إذا احتوت الخطوة على "and"، فهي خطوتان. |
النتيجة المتوقعة لكل خطوة | ما الذي يجب أن يراه المنفذ، حتى يتمكن من معرفة ما إذا كان عليه الاستمرار. |
صور حيث يتفوق التعرف على الوصف | أي جزء، وأي اتجاه، وكيف يبدو الصحيح. ليست صورة لأيدي شخص ما. |
إذا حدث خطأ | أكثر حالتين أو ثلاث حالات شيوعًا للفشل، من بيانات العيوب أو التذاكر الخاصة بك. |
تحذيرات قبل الخطوة التي تخصها | فورًا قبلها، ولا يتم تجميعها في المقدمة. |
الإصدار والمالك وآخر تحقق | على النسخة عند نقطة الاستخدام، وليس فقط على النسخة الرئيسية. |
عمود النتيجة المتوقعة هو الذي يميز أكثر تعليمات قابلة للاستخدام عن تعليمات تبدو قابلة للاستخدام. خطوة تقول ماذا تفعل ولا تقول ماذا سيحدث يمكن التحقق منها فقط من شخص يعرف الإجابة مسبقًا.
قالب تعليمات عمل مجاني: البنية التي تنسخها
مملوء بمثال حقيقي بدلًا من عناصر placeholder. المهمة هي فرز الكتان الوارد في مغسلة تجارية.
انسخ من هنا.
المهمة والمعرّف. فرز عربة واحدة في محطة التصنيف. WI-SRT-02.
من قد يؤديها. مشغلو محطة الفرز الذين أكملوا تدريب التوعية بالعدوى وتدريب المحطة. يتم التحقق منهم مقابل لوحة التدريب في المحطة.
قبل أن تبدأ. القفازات والمريلة على. العربة في مكانها مع تفعيل الفرامل. مخطط التصنيف ظاهر في المحطة. سلة الأكياس الحمراء ضمن متناول اليد. لا تبدأ إذا لم تكن للعربة ملصق مصدر.
تحذير، ينطبق من الخطوة الأولى. افترض أن كل الكتان الوارد قد يكون ملوثًا. لا تمد يدك داخل العربة دون النظر. قد توجد أدوات حادة ونفايات طبية أحيانًا بالخطأ ويجب ألا يتم التعامل معها، راجع الخطوة 3.
الخطوات.
# | افعل هذا | يجب أن ترى | إذا لم يحدث ذلك |
|---|---|---|---|
1 | تحقق من ملصق المصدر على العربة مقابل الإيصال | اسم الموقع والفئة متطابقان | توقف، ضع علامة على العربة، وأخبر المشرف. لا تفرز عربات غير موسومة. |
2 | اقرأ الفئة من مخطط التصنيف لهذا المصدر | فئة واحدة، رعاية صحية أو ضيافة | وجود فئتين على إيصال واحد يعني أن العربة مختلطة. ضع علامة وأخبر المشرف. |
3 | افحص الطبقة العلوية بصريًا قبل لمسها | لا أدوات حادة، لا نفايات طبية، لا أغراض شخصية | لا تتعامل معها. أغلق العربة، ضع علامة حمراء عليها، وأخبر المشرف فورًا. |
4 | فرز كل قطعة على حدة إلى ثلاث فتحات حسب فئة القماش | كل قطعة في فتحة واحدة، والمخطط مطابق | إذا لم تنطبق أي فئة على قطعة ما، ضعها في قفص الاستفسار بدلًا من التخمين. |
5 | ضع أي شيء مُعلّم على أنه مُعدٍ في كيس أحمر، مُغلق ومختوم، دون فرز | كيس أحمر مختوم، يوضع في قفص المُعدي | لا تفتح أبدًا أو تهز كيسًا مُعديًا. |
6 | تأكد أن العربة فارغة وسجّل العدد على جهاز لوحي المحطة | تم إدخال العدد، وتم وضع علامة على العربة بأنها مكتملة | إذا اختلف العدد عن الإيصال بأكثر من قطعتين، أخبر المشرف قبل إكمال العملية. |
إذا حدث خطأ. أكثر ثلاث مشكلات شيوعًا من سجلات الربع الأخير. عربة غير موسومة، وهي الأكثر تكرارًا دائمًا وتذهب إلى المشرف. قطعة لا تنطبق عليها فئة القماش، وتذهب إلى قفص الاستفسار بدلًا من أقرب فتحة. اختلاف في العدد، يتم الإبلاغ عنه قبل إكمال العملية وليس بعدها.
الإصدار. WI-SRT-02، الإصدار 7، مملوك لمدير جودة المصنع، آخر تحقق في المحطة بتاريخ 12 يونيو. النسخة المطبوعة في المحطة تحمل نفس الإصدار.
ملاحظة حول العمل الخاضع للتنظيم. التعامل مع كتان الرعاية الصحية يخضع لمتطلبات مكافحة العدوى، وفي بعض الولايات القضائية لمعايير محددة للغسيل والفصل. تنفذ هذه التعليمات تقييمًا للمخاطر أجراه شخص مؤهل، ولا تحل محله. لا شيء في هذه الصفحة يعد بديلًا عن المعيار المعمول به أو عن الاستشارة المهنية.
انسخ إلى هنا.
مثال على تعليمات العمل: واحد وستون من تسعة وتسعين
تدير Tarnbeck Laundry Services أربعة مصانع تضم حوالي أربعمائة وثمانين موظفًا، تعالج الكتان الخاص بالفنادق وعقود الرعاية الصحية.
كانت مجموعة مستنداتها تحتوي على ستة وتسعين مستندًا بعنوان تعليمات عمل، بمتوسط ست صفحات لكل مستند. كانت هذه المستندات محدثة ومُتحكم بها ومتاحة في نظام مستندات المصنع.
لم يستخدمها المشغلون. كان الجميع يعرف ذلك، ونُسب الأمر إلى الأسباب المعتادة: دوران الموظفين، اللغة، الثقة في القراءة، وتيرة العمل.
أدى تدقيق إلى أن يقوم شخص ما بعدّ الأدوار في كل مستند. واحد وستون من أصل التسعة وتسعين وصفوا عمليات تتضمن شخصين أو أكثر. كانت هذه SOPs لكن بعناوين غير صحيحة.
كان مستند الفرز نموذجًا نموذجيًا. ست صفحات، ألفان وأربع مئة كلمة، تغطي كيف يصل الكتان المتسخ إلى الموقع، ومن يقوم بتسجيله، وقواعد التصنيف، وما الذي يتحقق منه المشرف، وكيف يتم الإبلاغ عن التناقضات للعميل، ومسار التصعيد عند خرق عقود.
كانت المهمة الفعلية لفرز عربة تشغل حوالي أربعمائة من تلك الألفين وأربع مئة كلمة، وكانت موجودة في الصفحة الثالثة.
كان لدى الموظف الجديد تسعة أيام من تدريب المحطة قبل تقييمه كفؤ في الفرز. بلغ سوء تصنيف الكتان 4.2%، وهو بالنسبة لعقود الضيافة مشكلة تكلفة، وبالنسبة لعقود الرعاية الصحية مشكلة امتثال.
استغرق إعادة العمل ثلاثة أسابيع عبر مجموعة المستندات بالكامل. أصبحت ستة وتسعون مستندًا ثلاثًا وثلاثين SOP وإحدى وسبعين تعليمات عمل. أصبح مستند الفرز SOP واحدة تصف عملية التصنيف عبر الأدوار، وأربع تعليمات عمل، واحدة لكل مهمة في المحطة، صفحة واحدة لكل منها، مطبوعة في المحطة.
انتقل التدريب إلى مستوى الكفاءة في الفرز من تسعة أيام إلى أربعة.
وانخفض سوء التصنيف من 4.2% إلى 1.1%.
وأُغلق أيضًا اكتشاف تدقيق قائم. لمدة سنتين، لاحظ المقيمون أن المشغلين لا يستطيعون إنتاج تعليمات العمل الخاصة بالمهمة التي ينفذونها، ورد المصنع في كل مرة بتحسين الوصول إلى نظام المستندات. لم تكن المشكلة أبدًا في الوصول. كان المستند طويلًا من ست صفحات وبمحتوى يخص وظيفة شخص آخر.
لم تتم إعادة كتابة أي شيء بمعنى إنشاء محتوى جديد. تم توزيع الكلمات نفسها في مستندات محددة النطاق بشكل صحيح.
كيفية كتابة تعليمات عمل في ست خطوات
طبّق الأسئلة الثلاثة أولًا. مهمة واحدة، شخص واحد، جلسة واحدة. إذا أخطأت في ذلك، ستضيع بقية الجهد.
راقب تنفيذ المهمة، مرتين، بواسطة أشخاص مختلفين. ما يفعلونه يختلف عن ما يصفونه، والفرق بين شخصين غالبًا هو المكان الذي تحتاج فيه التعليمات إلى الدقة.
اكتب إجراءً واحدًا لكل خطوة، مع تقسيم أي شيء يحتوي على "and". هنا يكون قالب تعليمات خطوة بخطوة بتنسيق Word هو نقطة البداية الصحيحة، والخطوة التي تجمع إجراءين لا يمكن استئنافها بعد أي انقطاع.
أضف النتيجة المتوقعة إلى كل خطوة. ما الذي سيراه المنفذ. هذا يضاعف الطول تقريبًا، وهو المكان الذي تتمركز فيه معظم القيمة.
أضف صورًا فقط عندما يتفوق التعرف على الوصف، وصوّر الحالة وليس الفعل. تعليمات العمل المرئية تشرح ذلك بالتفصيل.
اطلب من شخص لم يقم بها من قبل أن يتبعها دون مساعدة. كل سؤال يطرحه هو عيب في المستند. اكتب الإجابة بدلًا من شرحها.
الخطوة السادسة هي أرخص آلية جودة متاحة وأكثر ما يتم تخطيها شيوعًا، لأن الكاتب لا يستطيع رؤية افتراضاته الخاصة، ويجدها شخص غريب خلال عشرين دقيقة.
أنواع تعليمات العمل
البنية ثابتة، والإضافات تختلف حسب السياق. توجد خمس نسخ تحتوي على محتوى محدد كفاية لتستحق التعامل معها بشكل منفصل.
تعليمات العمل القياسية. عمليات متكررة بوقت دورة، تحمل takt time والعمل القياسي قيد التنفيذ جنبًا إلى جنب مع التسلسل. ملف Excel لقالب تعليمات العمل القياسي هو التنسيق المعتاد، وقالب العمل القياسي يوضح لماذا يوجد المستند للتحسين مقابل المتابعة فقط.
تعليمات عمل السلامة. أضف محتوى المخاطر والتحكم لكل خطوة، مع مستوى كل تحكم ضمن التسلسل الهرمي، بالإضافة إلى متطلبات الكفاءة وسجلات الإحاطة. يتم تغطيتها في صفحة تعليمات عمل السلامة، وأي شيء يتضمن مخاطر خاضعة للتنظيم ينتمي إلى هناك.
تعليمات العمل المرئية. تعتمد على الصور، حيث تكون التفاصيل التي تميز ما يحتاجه القارئ. صفحة تعليمات العمل المرئية تغطي ما يجب أن تُظهره الصور فعليًا، وهو غالبًا ليس ما تُظهره.
تعليمات عمل المشروع. عمل يتم مرة واحدة فقط، غالبًا بواسطة شخص غير معتاد على النظام، دون محاولة ثانية للقبض على الخطأ. صفحة تعليمات عمل المشروع تغطي لماذا يتصرف الغموض بشكل مختلف عندما لا توجد تكرارية لإزالته.
تعليمات ISO 9001 وتعليمات نظام الجودة. أضف التزامات التحكم بالمستندات: الإصدار والموافقة والتوزيع والتحفظات الخاضعة للتحكم، بحيث يمكن عرض النسخة في يد شخص ما على أنها محدثة.
تعليمات التجميع والتصنيع والبناء. النسخة المرئية بشكل عام مع اصطلاحات القطاع، وفي البناء مع واجبات التسلسل النظامية المرفقة.
اختر أقرب نسخة واحتفظ بالأسئلة الثلاثة من أعلى هذه الصفحة، والتي تنطبق على جميعها.
تعليمات عمل أم SOP؟
أكثر الالتباسات شيوعًا في هذا المجال، والصفحتان اللتان تتناولان الترتيب تعالجانها مباشرة.
تصف إجراءات التشغيل القياسية عملية. عادةً ما تمتد عبر أدوار، وتجيب عن من يفعل ماذا وبأي ترتيب، وتُقرأ للفهم.
تصف تعليمات العمل مهمة واحدة ضمن تلك العملية، لشخص واحد، ويتم اتباعها أثناء العمل.
الاختبار العملي هو الإجراء التالي للقارئ. إذا أنهى القراءة وعرف ما الذي سيحدث بعد ذلك لكن لا يعرف ماذا يجب فعله فعليًا، فأنت كتبت SOP. إذا كان يعرف بالضبط ماذا يفعل ولا يعرف لماذا أو ما الذي يحدث بعد ذلك، فأنت كتبت تعليمات عمل، وهذا صحيح.
مجموعة مستندات سليمة تحتوي على SOPs أقل من تعليمات العمل، عادةً بمقدار عامل اثنين أو ثلاثة، لأن عملية واحدة تحتوي على عدة مهام. مجموعة تحتوي على SOPs أكثر من تعليمات العمل، أو يكون كل شيء محفوظًا كتعليمات عمل، لديها مشكلة في الارتفاع (altitude).
تحتاج المجموعة إلى إدارة خاصة بها بمجرد أن تتجاوز حوالي اثني عشر مستندًا، وهو ما يغطيه دليل SOP، بما في ذلك الحسابات الخاصة بعدد المستندات التي يمكنك فعليًا الحفاظ على تحديثها.
ورقي أم رقمي؟
صفحتان من الصفحات التي تتصدر هذا المصطلح هما بائعو تعليمات العمل الرقمية، لذا يجدر معالجته مباشرة بدلًا من تركه كسؤال منتج.
ورقي، مطبوع ومغلّف بالبلاستيك في المحطة، هو الأكثر موثوقية عند نقطة الاستخدام والأسوأ من ناحية التحديث. لا يعيد أحد الطباعة، لذلك تنتهي المحطات بحمل نسخ أقدم بمراجعتين، ولا توجد طريقة لمعرفة من الورقة ما إذا كانت محدثة إلا إذا كان رقم الإصدار مطبوعًا عليها.
شاشة في محطة العمل تحل مشكلة التحديث، لأنها تعرض دائمًا الإصدار الحالي، وتُدخل اعتمادًا على عمل الشاشة وعلى وصول الشبكة إلى المكان الذي يحدث فيه العمل.
جهاز المشغل الخاص يعمل جيدًا في المكاتب وخدمة الميدان، ويعمل بشكل سيئ في غرف التبريد الباردة وغرف المصنع وأي مكان تكون فيه الإشارة ضعيفة أو القفازات.
الموقف الصريح هو أن الرقمي يحل مشكلة التحديث ويخلق مشكلة التوفر، والورقي يفعل العكس. تنتهي معظم المؤسسات بوجود الاثنين، وهذا جيد بشرط أن تحمل النسخة المطبوعة رقم إصدار وأن يكون هناك شخص مسؤول عن استبدالها.
ما يحدد النتيجة ليس الوسيط. بل هل يوجد شخص مسؤول عن النسخة عند نقطة الاستخدام لتكون هي النسخة الحالية.
ما الذي لا يمكن لقالب تعليمات العمل المجاني إصلاحه
مستند على ارتفاع غير صحيح. لا يمنع أي قالب من كتابة إجراء وتسميته تعليمات عمل. الأسئلة الثلاثة تفعل ذلك.
كاتب لا ينفذ المهمة. لا يعوض تنزيل قالب تعليمات خطوة بخطوة المجاني ذلك. سيصفون التسلسل المقصود بدقة ويستبعدون الخطوات التي تقوم بها أيديهم تلقائيًا.
مستند لا يستطيع أحد الوصول إليه. تعليمات مُتحكم بها ومحدثة في نظام لا يمكن للمشغل الوصول إليه تكون عمليًا غير موجودة.
صور لا يحافظ عليها أحد. كل صورة هي التزام بإعادة تصويرها، وهنا تبدأ مجموعات التعليمات في التدهور أولًا.
أظهر المهمة بدلًا من وصفها
اثنتان من الخطوات الست أعلاه مكلفتان، وكلاهما بنفس التكلفة.
مشاهدة المهمة وهي تُنفذ مرتين تستغرق وقتًا يجب على شخص ما أن يجده. إنتاج الصور يستغرق وقتًا أطول، ثم يستغرق نفس الشيء مرة أخرى بعد أي تغيير في المعدات أو النظام. لذلك تُكتب الكثير من التعليمات من الذاكرة على مكتب وتُرفق بصورة واحدة في الأعلى.
Trupeer AI يلغي كل ذلك. يقوم شخص بتنفيذ المهمة مرة واحدة أثناء التسجيل، ويكون الناتج تعليمات مكتوبة خطوة بخطوة مع لقطات شاشة تم التقاطها مسبقًا وتوضيحها ووضعها، إلى جانب فيديو، ضمن علامتك التجارية الخاصة. وبما أنه يسجل أداءً فعليًا، فإنه يتضمن الخطوات التي ينسى الناس ذكرها والحالات التي يفترضون أن الجميع يتعرف عليها.
سجّلها. اجعلها بعلامتك. ترجمها. اجعلها Trupeer.
ثلاثة أشياء تلي ذلك. تسجيل مشغلين اثنين على نفس المهمة يُظهر أين يختلفان، وهذا بالضبط هو المحتوى الذي تطلبه الخطوة الثانية من المنهج. وإعادة التسجيل بعد أي تغيير تكون أسرع من تعديل مجموعة لقطات الشاشة، وهو ما يحدد ما إذا كانت التعليمات دقيقة في السنة الثانية. وعندما تضم القوة العاملة عدة لغات أولى، كما حدث في Tarnbeck، فإن نفس التسجيل ينتج التعليمات نفسها في كل لغة، وهو أمر أهم من أي شيء آخر تقريبًا في عملية ذات دوران مرتفع.
بالنسبة للمهام الجسدية، ما زالت الصور تحتاج إلى التصوير، وأداة التسجيل لا تغيّر ذلك. أما أي شيء على شاشة، وهو جزء متزايد مما تغطيه تعليمات العمل، فيغيّر الحسابات بالكامل.
المادة موجودة في قاعدة المعرفة لديك، وتعمل أيضًا كـ تدريب للموظفين الجدد. الاتساق عبر مستنداتك هو مسألة ضبط حزمة العلامة التجارية مرة واحدة، ويتم تغطية إعدادها في دليل إعداد قالب المستند.
الأسئلة الشائعة
هل يوجد إصدار Word لقالب تعليمات العمل؟
يتناسب Word مع تعليمات العمل، لأنها تتكون من رأس قصير مكتوب بنثر، بالإضافة إلى جدول خطوات، ويتم اعتمادها، ثم طباعتها. ملف Word لقالب تعليمات العمل هو تنسيق العمل الصحيح لمعظم السياقات تقريبًا.
تمنع إعدادتان مشكلة محددة. أوقف تقسيم الصفوف في جدول الخطوات حتى لا تنفصل خطوة ونتيجتها المتوقعة عبر طي الصفحة، وضع الإصدار والمعرّف في التذييل بحيث يظهران في النسخة المطبوعة في المحطة.
هل يوجد تنزيل مجاني لقالب تعليمات عمل Word؟
متاح على نطاق واسع، ومعظمها متشابه إلى حد كبير: المهمة والنطاق والأدوات والخطوات المرقمة وكتلة الإصدار. سيمنحك تنزيل قالب تعليمات عمل Word المجاني ذلك، وهو الجزء السهل فعلًا.
يجدر إضافة عمودين إلى أي منها. ما الذي يجب أن يراه المنفذ بعد كل خطوة، وماذا يفعل إذا لم ير ذلك. لا يظهر أي منهما في معظم القوالب المنشورة، وبالاقتران معًا يجعلان التعليمات قابلة للاستخدام من شخص لا يعرف الإجابة مسبقًا.
هل يوجد قالب تعليمات عمل مع صور؟
تترك معظم القوالب مساحة للصور، والصعوبة ليست في المساحة. الصعوبة في إنتاجها وإعادة تصويرها بعد أي تغيير.
استخدم الصور عندما يتفوق التعرف على الوصف: أي جزء، وأي اتجاه، وكيف يبدو الصحيح. صوّر الحالة بدلًا من الفعل، لأن صورة أيدي شخص ما غالبًا ما تخفي الميزة المهمة. أضف تعليقات مباشرة على الصورة وحدد تاريخها، لأن الصورة غير المحدثة أسوأ من عدم وجودها.
هل يوجد إصدار Excel لقالب تعليمات العمل القياسية؟
يتناسب Excel مع جداول الخطوات مع الأوقات، وهو ما يحتاجه العمل القياسي. يتعامل ملف Excel لقالب تعليمات العمل القياسي مع أوقات العناصر والأوقات التراكمية وإجمالي دورة، ويعيد الحساب عند تغيير أي عنصر.
العمل القياسي تقليد محدد وليس مرادفًا لتعليمات العمل. يفترض عملية متكررة بوتيرة مطلوبة ويحمل takt time والعمل القياسي قيد التنفيذ، وهو موجود لتحسينه مقابل المتابعة فقط. استعرِض الجدول واقرأ صفحة العمل القياسي إذا كان هذا هو ما تحتاجه فعليًا.
هل يوجد إصدار Word لقالب تعليمات خطوة بخطوة؟
نعم، وبنية الخطوة هي الجزء السهل. يوفر تنسيق Word لقالب تعليمات خطوة بخطوة خطوات مرقمة، وهذا صحيح، وإجراء واحد لكل خطوة، وهذه هي القاعدة التي تكسرها معظم المسودات.
قسّم أي شيء يحتوي على "and". لا يمكن التحقق من خطوة تغطي إجراءين، ولا يمكن استئنافها بعد أي انقطاع، كما أنها تخفي أي فشل ينتمي إلى نصفها الثاني.
هل يوجد تنزيل مجاني لقالب تعليمات خطوة بخطوة Word؟
هناك العديد منها وهي قابلة للتبديل إلى حد كبير. يوفر تنزيل قالب تعليمات خطوة بخطوة Word المجاني عليك حوالي خمس عشرة دقيقة من بناء الجدول.
ما الذي يجب التحقق منه قبل اعتماد أي منها هو ما إذا كان يحتوي على عمود للنتيجة المتوقعة. القوالب المبنية فقط كقوائم مرقمة تشجع تعليمات تقول ماذا تفعل ولا تقول ماذا سيحدث، ولا يمكن التحقق منها إلا من شخص يعرف الإجابة مسبقًا.
أين يمكنني العثور على نموذج لتعليمات عمل؟
المثال المعبأ أعلاه هو واحد منها. بالنسبة للأمثلة المنشورة، فإن وثائق خدمة الشركات المصنعة وإرشادات التشغيل للقطاع العام هي أكثر المصادر فائدة، لأنها كُتبت للأشخاص الذين اضطروا إلى اتباعها وليس للأشخاص الذين يقيمون قالبًا.
اقرأ نموذج تعليمات عمل لشيئين. كم عدد الأدوار التي تظهر فيه، وهذا يخبرك ما إذا كان حقًا تعليمات عمل. وهل كل خطوة تقول ما الذي يجب أن يراه المنفذ، وهو ما يميز مستندًا يمكن اتباعه عن مستند يبدو معقولًا.
ما الفرق بين قالب تعليمات عمل وتعليمات عمل؟
القالب هو البنية الفارغة ويستغرق بناؤه خمس عشرة دقيقة. تعليمات العمل هي المستند المعبأ، والجهد يكون تقريبًا بالكامل في مشاهدة المهمة، وتحديد النتائج المتوقعة، وإنتاج الصور.
يجدر معرفة هذه النسبة قبل قضاء بعد الظهر في مقارنة القوالب. كل قالب تعليمات عمل منشور مناسب. ما يختلف بين المؤسسات هو ما إذا كان أي شخص قد شاهد تنفيذ المهمة.
