استخدم هذا القالب
دليل مرجعي سريع هو التنسيق المثالي للمعلومات التي يحتاجها فريقك في اللحظة نفسها - اختصارات، قوائم تحقق، خطوات استكشاف الأخطاء وإصلاحها، مراجع الأوامر. مع Trupeer، يمكنك توفير ساعات في إنشاء أدلة المراجع السريعة عبر البدء بقالب مجاني، وتخصيصه باستخدام إرشادات العلامة التجارية الخاصة بك، وتحويل كل دليل إلى درس فيديو قصير.
ما هو قالب دليل مرجعي سريع مجاني؟
قالب دليل مرجعي سريع مجاني هو بنية قابلة لإعادة الاستخدام لتكثيف ما يحتاجه شخص ما في اللحظة نفسها قدر الإمكان، وغالبًا ما يكون صفحة واحدة أو ورقة مزدوجة الوجه.
التعريف يخفي الجزء الصعب. الدليل المرجعي السريع ليس مستندًا قصيرًا. إنه أداة بحث، ويُستخدم بطريقة لا تُستخدم بها أي وثيقة أخرى: يصل القارئ وهو يعرف مسبقًا ما الذي يريده، يقضي بضع ثوانٍ في البحث عنه، ثم يغادر. لا يقرأه أبدًا. يبحث عنه.
هذه الحقيقة السلوكية الواحدة يجب أن تقود كل قرار تصميمي، وفي معظم الأدلة لا تقود أيًا منها.
القالب ليس هو الدليل. إنه يوفّر التخطيط، وهو الجزء الذي تحتاج فيه أقل قدر من المساعدة. ما يحدد ما إذا كان المقال النهائي سيتم استخدامه هو ترتيب إدخالاته والكلمات التي يبدأ بها كل إدخال.
يتبع التنسيق طريقة الاستخدام. ملف Word لقالب دليل مرجعي سريع مجاني مناسب للصياغة والتحديث. ملف PDF لقالب دليل مرجعي سريع مجاني هو النسخة التي تُطبع وتُعلّق. تخطيط PPT لقالب دليل مرجعي سريع مجاني يناسب بطاقة صفحة واحدة مصممة حيث يهم الترتيب البصري، وملف PowerPoint لقالب دليل مرجعي سريع مجاني هو الشيء نفسه تحت اسمه الأطول. جميعها ستفشل بالطريقة نفسها إذا كانت الإدخالات في ترتيب خاطئ.
لماذا تُترك معظم أدلة المراجع السريعة دون استخدام
افتح أي دليل مرجعي سريع لقطعة برمجيات وانظر إلى عناوين أقسامه. ستطابق تقريبًا دائمًا بنية قوائم البرنامج نفسها. السياسات. المطالبات. المدفوعات. الإدارة. الإعدادات.
يتم توريث هذا الترتيب دون أن يقرر أحد ذلك، لأن الشخص الذي كتب الدليل تعلّم النظام عبر استكشاف قوائمه، وباتت البنية الآن هي الطريقة التي يفكر بها.
القارئ لا يفكر بهذه الطريقة. الشخص الذي يبحث عن دليل مرجعي سريع لا يفكر: "أحتاج إلى وحدة الإدارة". بل يفكر: "لقد انتقلت إلى منزل جديد" أو "تعثرت عملية الدفع" أو "لن يتم إرسال هذا النموذج". إنه يحمل مشكلة، ويبحث عن حلها في مستندك.
إذا كانت عناوينك هي أسماء نظامك وأسئلتها هي أفعال وحالات، فلن يجد خطه. ويحاول مرتين فقط. الدليل الذي يفشل القارئ مرتين هو دليل يتوقف عن فتحه، وما يحل محله هو سؤال الشخص الجالس بجانبه، وهذا يكلف وقت شخصين بدلًا من شخص واحد.
الفشل غير مرئي من الداخل. الدليل دقيق، كامل، مُنسّق جيدًا، وصحيح في كل تفصيل. لكنه ببساطة لا يمكن إدخاله من قبل أي شخص لا يعرف مسبقًا أين توجد الإجابة، وهذا بالضبط هو الجمهور الذي كُتب له.
كيفية تخصيص هذا القالب في Trupeer
الخطوة 1: افتح قسم القوالب
انتقل إلى قسم القوالب من التنقل الرئيسي.
الخطوة 2: اختر قالبًا وافتحه
انقر على أي قالب تريد العمل عليه لفتحه.
الخطوة 3: وسّع عرض القالب
إذا لزم الأمر، وسّع عرض القالب لرؤية التخطيط الكامل والتفاصيل بوضوح.
الخطوة 4: عدّل القالب
انقر على Edit لبدء تعديل القالب المحدد.
داخل المحرر، يمكنك:
إضافة أقسام جديدة
تحديد أو تحديث قواعد التنسيق
إضافة شعار وضبط موضعه والإعدادات ذات الصلة
الخطوة 5: احفظ قالبك المخصص
بعد إجراء جميع التغييرات اللازمة، انقر على Save لتخزين القالب المحدث كقالبك الخاص.
الخطوة 6: المعاينة والضبط الدقيق للقالب
عندما تريد معرفة كيف يبدو قالبك المخصص، افتح Preview.
من شاشة المعاينة، يمكنك الاستمرار في إجراء تعديلات مباشرة عند الحاجة، لضمان ظهور القالب تمامًا كما تريد.
باستخدام قالب دليل مرجعي سريع يمكنك:
توفير ساعات في الإنشاء: تخطَّ الصفحة الفارغة ببنية قابلة للمسح مثبتة.
تحسين الأداء: تقلل أدلة المراجع السريعة الأخطاء عبر تزويد المستخدمين بالمعلومة الصحيحة في الوقت المناسب.
الالتزام بالهوية البصرية: طبّق شعارك وألوانك وخطوطك باستخدام Trupeer's brand kit - مثالي لبطاقات الغش القابلة للطباعة.
تقليل تذاكر الدعم: تحوّل المراجع السريعة ذاتية الخدمة الأسئلة الشائعة بعيدًا.
التدريب بشكل أسرع: يصل الموظفون الجدد إلى مستوى الإتقان أسرع عندما تكون المعلومات الأساسية على بُعد صفحة واحدة.
الوصول إلى مستخدمين عالميين: ترجم أدلة المراجع السريعة إلى 65+ لغة بنقرة واحدة.
الحافة اليسرى هي الواجهة
يقوم القراء بمسح الكلمتين أو الثلاث كلمات الأولى في كل صف ولا شيء غير ذلك حتى يجدوا شيئًا يطابق. أي شيء يوجد في تلك الحافة اليسرى هو تنقلك، سواء صممتها كتنقل أم لا.
تتبع أربع قواعد، وهي معظم ما يميز الدليل المستخدم عن الدليل الذي يُترك.
ابدأ كل إدخال بالمحفّز، وليس بالإجابة. "لقد انتقلت إلى منزل جديد" ثم الإجابة. ليس "تغييرات العنوان: انتقل إلى السياسات، ثم عدّل". الكلمتان الأوليان هما الوحيدان اللتان تتم قراءتهما أثناء المرور.
استخدم كلمات القارئ، لا كلمات النظام. إذا قال مستخدموك "تعثرت عملية الدفع" بينما يقول البرنامج "فشل تحصيل الخصم المباشر"، يبدأ الإدخال بتعثر عملية الدفع. يمكنك وضع المصطلح الرسمي بعد ذلك. كتابة المصطلح الرسمي أولًا تُحسّن للمفردات لدى الشخص الذي لا يحتاج إلى الدليل.
رتّب حسب شيء يمكن للقارئ توقعه. الترتيب الأبجدي حسب عبارة المحفّز غير جذاب لكنه يعمل، لأنه لا يتطلب تعلمًا. يعمل ترتيب التكرار إذا كانت مجموعة صغيرة من العناصر تهيمن. يعمل التجميع حسب مرحلة سير العمل عندما يعرف القارئ في أي مرحلة هو. التجميع حسب وحدة النظام يكاد لا يعمل أبدًا.
سطر واحد للإجابة، أو إشارة. إذا كانت الإجابة تحتاج إلى فقرة، يشير الإدخال إلى مكان آخر. الدليل المرجعي السريع الذي يحاول احتواء إجراءات كاملة يصبح دليلًا بمساحات هوامش ضيقة.
النتيجة غير المريحة هي أن الدليل الجيد غالبًا يحتوي معلومات أقل من الدليل السيئ الذي يستبدله، ويعمل بشكل أفضل. هذا ليس تناقضًا. الدليل السيئ كان يحتوي كل شيء ولم يكن يمكن إدخاله.
ما الذي يجب أن يحتويه قالب دليل مرجعي سريع
ستة مكونات. اثنان منها غالبًا ما يكونان مفقودين وواحد منها غالبًا يكون أكبر من اللازم.
المكوّن | ما الذي يفعله |
|---|---|
العنوان والجمهور | ما الذي يغطيه ولمن هو، في سطر واحد. دليل لجمهورين يخدم أيًا منهما. |
صفوف الإدخالات | عبارة المحفّز ثم الإجابة. جسم المستند وغالبًا تسعون بالمئة من مساحته. |
ترتيب مُصرّح به | أخبر القارئ كيف يتم فرز الإدخالات. سطر واحد في الأعلى. يقرأ القراء بسرعة أكبر عندما يعرفون القاعدة. |
مسار التصعيد | ماذا تفعل عندما لا تكون الإجابة هنا. من تسأل، وأي قناة، ومتى. غالبًا ما يُهمل، وهو ما يحوّل طريقًا مسدودًا إلى خطوة تالية. |
الإصدار والتاريخ | صغير، في زاوية. تتدهور أدلة المراجع السريعة أسرع من أي مستند آخر لأنها تصف الواجهات. |
المالك | اسم واحد. الدليل الذي لا يملكه أحد سيكون خاطئًا خلال دورة إصدار ولن يلاحظ أحد. |
مسار التصعيد أهم مما يوحي به حجمه. كل دليل ناقص بطبيعته، لذلك سيسقط القارئ من نهايته بشكل منتظم. إخبارهم إلى أين يذهبون بعد ذلك هو الفرق بين دليل يتعامل مع تسعين بالمئة ودليل يتعامل مع تسعين بالمئة وينقل بسلاسة الباقي.
قالب دليل مرجعي سريع مجاني: البنية التي تنسخها
مملوءة بمثال حقيقي بدلًا من العناصر النائبة. هذا دليل مركز اتصال لنظام إدارة السياسات، على ورقة مزدوجة الوجه واحدة.
انسخ من هنا.
الترويسة. سطر واحد للعنوان والجمهور، وسطر يوضح ترتيب الفرز، والإصدار في زاوية.
المرجع السريع لنظام السياسات. لوكلاء مركز الاتصال الذين يتلقون المكالمات الواردة. مرتّب من A إلى Z حسب ما يقوله العميل. v6، 14 March. Owner: N Farrow.
صفوف الإدخالات. المحفّز أولًا، الإجابة ثانيًا، مع الحفاظ على سطر واحد لكل منهما.
ما الذي يقوله العميل | ما الذي تفعله |
|---|---|
ألغِ سياستي | Policies, Amend, Cancel. يلزم رمز السبب. يتم حساب الاسترداد تلقائيًا. |
تم تغيير بيانات البطاقة | Payments, Manage mandate. يبدأ في التحصيل التالي، وليس هذا التحصيل. |
لم أتلقَّ مستنداتي | Documents, Resend. تحقق من البريد الإلكتروني المسجل أولًا، فهو السبب الأكثر شيوعًا. |
لقد انتقلت إلى منزل جديد | Policies, Amend, Address. قد يتغير القسط، اطلب عرضًا قبل الحفظ. |
تعثرت عملية الدفع | Payments, Collection history. تتوفر إعادة المحاولة لمدة سبعة أيام، وبعد ذلك تصبح Arrears. |
يحتاج شخص آخر للتحدث نيابةً عني | Admin, Authorised contacts. يحتاج صاحب السياسة على المكالمة للموافقة. |
الاسم غير صحيح في السياسة | Admin, Correct details. تصحيح الإملاء فقط. تغيير الاسم الحقيقي يحتاج إلى دليل، راجع التصعيد. |
التصعيد. عندما لا يكون هنا.
أي شيء يتضمن مطالبة قيد التنفيذ يذهب إلى Claims على الامتداد 2140. أي شيء يتطلب أدلة يذهب إلى قائمة قائد الفريق. إذا لم يسمح لك النظام بالحفظ، التقط لقطة شاشة وانشرها في قناة الدعم مع رقم السياسة.
التذييل. الإصدار، التاريخ، المالك، وأين توجد النسخة الحالية.
v6، 14 March. Owner N Farrow. النسخة الحالية دائمًا موجودة في رابط الإنترانت على بطاقة الحائط. إذا كانت نسختك المطبوعة أقدم من النسخة المتاحة عبر الإنترنت، فاستخدم النسخة المتاحة عبر الإنترنت.
انسخ إلى هنا.
سبع صفوف معروضة، وثماني وثلاثون في النسخة الحقيقية، وتناسب ورقة مزدوجة الوجه واحدة لأن كل إجابة هي سطر واحد.
مثال على دليل مرجعي سريع: أربع عشرة صفحة استُبدلت بورقة واحدة
Kelbrook Insurance، شركة وساطة لديها مركز اتصال يتسع لستين مقعدًا، انتقلت إلى نظام جديد لإدارة السياسات.
فريق التدريب أنتج دليلًا مرجعيًا سريعًا من أربع عشرة صفحة. كان شاملًا ومُعدًا جيدًا، مع لقطات شاشة، وصفحة محتويات، وأقسام لكل وحدة من وحدات النظام: Policies، Claims، Payments، Documents، Admin. كان يعكس بنية قوائم البرنامج نفسها، وهو ما بدا كقاعدة تنظيمية واضحة ولم يُطرح للنقاش أبدًا.
كان متوسط وقت التعامل قبل الإطلاق أربع دقائق وعشر ثوانٍ. في الأسبوع الأول بعد بدء التشغيل وصل إلى خمس دقائق وخمسين ثانية، وهو ما كان متوقعًا من الجميع. لكن ما لم يتوقعه أحد هو أنه بقي هناك لمدة أحد عشر أسبوعًا.
توقف فتح الدليل تقريبًا بعد الأسبوع الثالث. لاحظ قادة الفريق أن الوكلاء بدأوا يلتفتون إلى الشخص بجانبهم بدلًا من الدليل، وهو ما أزال شخصين عن المكالمات بدلًا من شخص واحد، وكانت قائمة التصعيد تحمل أسئلة تمت الإجابة عنها في الصفحة التاسعة.
كان السبب واضحًا بمجرد أن شاهد أحدهم وكيلًا يستخدمه. يقول عميل إنه انتقل إلى منزل جديد. يحتاج الوكيل إلى معرفة ما إذا كان تغيير العنوان يقع تحت Policies أم تحت Admin. تم تنظيم الدليل بحيث لا يمكنك العثور على الإجابة إلا إذا كنت تعرف مسبقًا في أي وحدة توجد، ومعرفة الوحدة هي السؤال الحقيقي.
استغرق إعادة الكتابة يومين. ورقة مزدوجة الوجه واحدة، ثماني وثلاثون صفًا، يبدأ كل منها بالكلمات التي يقولها العميل فعليًا، مرتبة أبجديًا حسب تلك العبارة. بدون لقطات شاشة. بدون صفحة محتويات. معلومات أقل بكثير مما احتوته الأربع عشرة صفحة.
عاد وقت التعامل إلى أربع دقائق وخمس عشرة ثانية خلال ثلاثة أسابيع، وانخفضت قائمة التصعيد بنحو الثلث.
الجزء الذي يستحق الإبقاء عليه هو غير البديهي. النسخة التي نجحت احتوت معلومات أقل من النسخة التي لم تنجح. كانت الأربع عشرة صفحة تحتوي كل إجابة ولم يكن يمكن إدخالها. كانت الورقة تحتوي إجابات أقل ويمكن إدخالها خلال أربع ثوانٍ، ودليل يجيب عن 80% من الأسئلة خلال أربع ثوانٍ يتفوق على دليل يجيب عن كل الأسئلة خلال تسعين.
كيفية كتابة دليل مرجعي سريع في ست خطوات
اجمع الأسئلة الفعلية. من قائمة الدعم، أو دردشة الفريق، أو ساعة تقضيها في الاستماع. لا تكتبها من النظام. الصياغة مهمة ولن تتمكن من تخمينها.
احصُها. ملف Excel لقالب دليل مرجعي سريع مجاني هو أسرع طريقة للقيام بذلك، لأن التكرار يحدد ما الذي يستحق صفًا. عادةً تغطي الأسئلة الثلاثون الأولى معظم الحجم، أما الذيل فينتمي إلى التوثيق الكامل.
اكتب عبارة المحفّز أولًا، وبكلماتهم. قبل أن تكتب أي إجابة. هذا يجبر قرار الترتيب بينما ما يزال سهلًا.
اكتب كل إجابة في سطر واحد. إذا لم تكن ستتسع، فإما أن المهمة تحتاج تقسيمها إلى إدخالين، أو أنها تنتمي إلى الدليل مع إشارة هنا.
اختر ترتيب فرز واذكره في الأعلى. ترتيب أبجدي حسب عبارة المحفّز ما لم تكن لديك أسباب قوية لغير ذلك.
راقب شخصًا يستخدمه. أعطه لشخص لم يكن مشاركًا، واطلب منه سؤالًا حقيقيًا، وحدد الوقت. أي شيء يستغرق أكثر من عشر ثوانٍ للعثور عليه يكون في المكان الخطأ أو يبدأ بكلمات خاطئة.
الخطوة الأولى هي التي يتم تخطيها، وتخطيها هو ما ينتج أدلة مرتبة وفق بنية القوائم، لأن النظام هو المصدر الوحيد للعناوين المتاحة لمن يكتب من الذاكرة.
كم يجب أن يكون طول دليل مرجعي سريع؟
صفحة واحدة، أو ورقة مزدوجة الوجه واحدة. هذا ليس تفضيلًا أسلوبيًا، بل هو ما يميز المستند عن الدليل.
عامل حد الصفحة كمواصفة وليس كقيد. إذا لم يتسع المحتوى، فالإجابة نادرًا ما تكون بخط أصغر. المشكلة أن النطاق غير صحيح، والحل المعتاد هو تقسيمه حسب الجمهور بدلًا من تقليصه بالتصميم. دليلان من صفحة واحدة لكل دور، سيُستخدمان. دليل من ثلاث صفحات يغطي الدورين معًا لن يُستخدم أي منهما.
وهذا أيضًا سبب أن تنزيل قالب دليل مرجعي سريع مجاني نادرًا ما يصمد عند التعامل مع محتوى حقيقي. يفترض القالب أن إدخالاتك ستناسب شبكته، والشبكة ليست ما قرر عدد الإدخالات لديك. الحل المشروع الآخر هو نقل العمق خارج الدليل. يُسمح لدليل مرجعي سريع بالإشارة إلى الدليل، والإشارة رخيصة. ما يجب ألا يفعله هو احتواء الدليل بخط أصغر.
إذا وجدت نفسك تحتاج أربع صفحات، تحقق مما إذا كنت تكتب دليلًا أم دورة تدريبية مكثفة. هذان مستندان مختلفان مع قراء مختلفين، والنسخة الثانية تُقرأ مرة واحدة بدلًا من البحث عنها بشكل متكرر.
دليل مرجعي سريع أم دليل مساعد للمهام أم دليل مستخدم؟
ثلاثة مستندات تتداخل وتستحق الفصل، لأن اختيارًا خاطئًا ينتج محتوى صحيحًا لكن في شكل لا يستخدمه أحد.
A دليل مستخدم شامل ويُقرأ نادرًا. يوجد بحيث تكون كل إجابة موجودة في مكان ما، ويمكن أن تكون قاعدة تنظيمه بشكل معقول هي بنية النظام نفسها، لأن القارئ يصل وهو لديه وقت وصفحة محتويات.
A دليل مساعد للمهام يدعم شخصًا يؤدي مهمة محددة، عادةً أثناء أدائها. إنه إجرائي وتسلسلي، ويقود الفعل خطوة بخطوة. بطاقة مغلفة تُظهر كيفية تشغيل آلة هي دليل مساعد للمهام.
A دليل مرجعي سريع يدعم شخصًا يعرف تقريبًا ما الذي يفعله بالفعل ويحتاج إلى تذكر شيء محدد. إنه غير تسلسلي ويتم إدخاله في أي نقطة. لا يبدأ أحد من الأعلى.
الفرق العملي بين الثاني والثالث هو اتجاه الحركة. يتم اتباع دليل مساعد للمهام من البداية إلى النهاية، لذا يمكن ترتيبه حسب التسلسل. يتم القفز إلى دليل مرجعي سريع في المنتصف. لهذا السبب يمكن تنظيم دليل مساعد للمهام حسب التسلسل ولا يمكن تنظيم دليل مرجعي سريع.
إذا احتاج قراؤك إلى الاثنين، اكتب الاثنين. يؤدي ضغط إجراء ما إلى جدول بحث إلى خطوات قصيرة جدًا للتتبع، وتوسيع جدول البحث إلى إجراء ينتج شيئًا لا يمكن مسحه ضوئيًا.
أنواع قالب دليل مرجعي سريع
تظل البنية كما هي، ويتغير عمود المحفّز حسب القارئ.
دليل مرجعي سريع للبرمجيات. المحفّزات هي أهداف المستخدم ورسائل الخطأ. أدرج النص الحرفي لرسائل الخطأ الشائعة كمحفزات، لأن المستخدم الذي يواجه خطأ سيبحث عن صياغته الدقيقة.
دليل مرجعي سريع للتأهيل. المحفّزات هي الأسئلة التي يطرحها الموظفون الجدد في الأسابيع من الثاني إلى السادس. ليس الأسبوع الأول، لأنه تدريب. هذا النوع غالبًا ما يُكتب مبكرًا جدًا ويُقدَّم بنطاق واسع جدًا.
اختصار لوحة المفاتيح أو ورقة الغش. المحفّزات هي الإجراءات. هذا هو النوع الوحيد الذي يعمل فيه التجميع حسب الوظيفة فعليًا، لأن القارئ يتصفح للتعلم وليس للبحث عن حل.
دليل مرجعي سريع للسلامة أو حالات الطوارئ. المحفّزات هي حالات. يجب أن يكون الترتيب حسب الاحتمالية أو الخطورة بدلًا من الترتيب الأبجدي، لأن القارئ تحت ضغط. أي شيء يغطي مخاطر منظّمة أو الإسعافات الأولية أو الاستجابة للطوارئ يجب مراجعته من شخص مختص ولا يجب أن يتعارض مع التزاماتك النظامية أو إجراءاتك الرسمية.
دليل مرجعي سريع للبيع بالتجزئة والخط الأمامي. المحفّزات هي ما يقوله العميل، كما في المثال أعلاه. هذا هو أعلى خيار عائدًا، لأن عدد المستخدمين كبير وكل ثانية تُضاعف.
دليل مرجعي سريع للسياسات. المحفّزات هي حالات سيواجهها مدير. اجعل الإجابات حول ماذا تفعل ومن الذي يجب إشراكه، وأشر إلى السياسة لأي شيء قد يكون محل نزاع، لأن ملخصًا مكثفًا للسياسة ليس هو السياسة ولا ينبغي الاعتماد عليه كبديل.
أين يعيش الدليل ومتى يتدهور
تتدهور أدلة المراجع السريعة أسرع من أي مستند آخر، لأنها تصف الواجهات وتتغير الواجهات دون إشعار.
ثلاث عادات تحافظ عليها. سمِّ مالكًا واحدًا. ضع الإصدار والتاريخ على القطعة نفسها، بما في ذلك النسخة المطبوعة، حتى يمكن تحديد النسخة القديمة بسرعة. واربط المراجعة بما يتم وصفه بدلًا من التقويم، وهذا يعني أن الدليل يتم التحقق منه عند إصدار النظام، وليس كل ستة أشهر.
النسخ المطبوعة هي التحدي. بطاقة الحائط هي التنسيق الأكثر احتمالًا للاستخدام والأكثر احتمالًا لأن تكون قديمة، لأن أحدًا لا يعيد طباعة. الحل الوسط القابل للتطبيق هو الاحتفاظ بالنسخة الحالية على رابط ثابت ووضع هذا الرابط على النسخة المطبوعة، بحيث يكون لدى أي شخص يشك فيما يمسكه مكان للتحقق خلال ثوانٍ.
الدليل الذي كان خاطئًا مرة واحدة يفقد معظم سلطته. القراء الذين يجدون إدخالًا قديمًا يتوقفون عن الثقة بباقي الإدخالات، وهم على حق.
ما الذي لا يمكن لقالب دليل مرجعي سريع مجاني إصلاحه
محتوى مُنظّم للمؤلف. الفشل المركزي، ولا يتعامل معه أي قالب لأن الترتيب قرار وليس تخطيطًا.
عدد كبير جدًا من الجمهور. ورقة واحدة للوكلاء والمشرفين وموظفي المكتب الخلفي لن يتم إدخالها بواسطة أي منهم. قم بتقسيمها.
نظام يحتاج دليلًا بهذا السوء. إذا كانت هناك حاجة إلى ثلاثين إدخالًا للتشغيل الأساسي، فجزء من ذلك مشكلة تصميم يتم تغطيتها بالورق. يستحق التنويه لمن يملك النظام، حتى لو كان لا يزال يجب كتابة الدليل.
قائمة أسئلة مفقودة. لا يحتوي أي تنزيل مجاني لقالب دليل مرجعي سريع على صياغة قرائك، وهذا هو المدخل الذي يعتمد عليه المستند بالكامل.
إجابات لم يتم التحقق منها أبدًا. تُكتب الأدلة بسرعة ومن الذاكرة. اطلب من شخص تنفيذ كل إدخال مرة واحدة قبل نشره، لأن سطرًا خاطئًا في دليل مرجعي سريع أسوأ من سطر مفقود، لأنه يُصدَّق عليه ويُتخذ بناءً عليه فورًا.
أظهر المهمة بدلًا من وصفها
يمسك دليل مرجعي سريع سطرًا واحدًا لكل إدخال عمدًا، وهذا يعني أنه يمكنه الإشارة لكنه لا يمكنه العرض. تعمل الإشارة فقط إذا كان هناك شيء يستحق الإشارة إليه، ولدى معظم الفرق لا يوجد ذلك، لأن إنتاج شرح مصوّر مع لقطات شاشة لكل واحدة من ثلاثين مهمة هو عمل لأيام لا يملكها أحد.
Trupeer AI يزيل هذه التكلفة. يقوم شخص بتنفيذ المهمة مرة واحدة أثناء التسجيل، وتكون النتيجة شرحًا مكتوبًا مع لقطات شاشة تم التقاطها ووضعها مسبقًا، إلى جانب فيديو لنفس المهمة ضمن علامتك التجارية. افعل ذلك للإدخالات التي تحتاج أكثر من سطر، وسيحصل دليل صفحتك الواحدة على مجموعة وجهات موجودة فعليًا.
سجّلها. اجعلها بعلامتك. ترجمها. اجعلها Trupeer.
يتبع أمران مهمان هنا. عندما يعمل فريق الخط الأمامي بعدة لغات، ينتج نفس التسجيل نفس الشرح في كل لغة، لذلك لا ينحرف الدليل المترجم عن الإجراء الذي يشير إليه. وعندما تتغير الواجهة، يكون إعادة التسجيل أسرع من إعادة التقاط لقطات الشاشة، وهذا هو ما يحدد ما إذا كانت المواد المرتبطة حديثة عندما يتبع شخص الرابط.
توجد الشروحات في قاعدة المعرفة لديك وتعمل أيضًا كـ مواد تدريب للموظفين الجدد، وهم الفئة التي تحتاج إلى العمق. إجراءات مستوى المهمة تنتمي إلى تعليمات العمل تحت ذلك. الاتساق مع مستنداتك الأخرى هو مسألة ضبط brand kit مرة واحدة، ويتم تغطية الإعداد في دليل إعداد قالب المستند.
الأسئلة الشائعة
هل يوجد إصدار Word مجاني لقالب دليل مرجعي سريع؟
Word مناسب للصياغة والتحديث، وهي معظم حياة الدليل. أنشئ ملف Word لقالب دليل مرجعي سريع كجدول عمودين، عبارة المحفّز في اليسار والإجابة في اليمين، مع ذكر ترتيب الفرز في سطر واحد فوقه.
هناك إعدادان مهمان أكثر مما يبدو. اضبط الجدول لتكرار صف العنوان، وأوقف تقسيم الصفوف عبر الصفحات. ملف Word لقالب دليل مرجعي سريع مجاني الذي يكسر إدخالًا عبر طية الصفحة هو دليل سيتم قراءته بشكل خاطئ عند الطية.
هل يوجد إصدار PPT أو PowerPoint مجاني لقالب دليل مرجعي سريع؟
تتناسب الشرائح مع بطاقة صفحة واحدة مصممة حيث تحمل الترتيبات البصرية معنى، مثل تخطيط يطابق المواقع الفعلية لعناصر التحكم أو شبكة مُرمّزة بالألوان. يمنحك تخطيط PPT لقالب دليل مرجعي سريع مجاني تحكمًا دقيقًا في أماكن العناصر لا يقدمه المستند.
التكلفة هي الصيانة. ملف PowerPoint لقالب دليل مرجعي سريع مجاني يحتوي كل عنصر موضوعًا يدويًا، لذا فإن إضافة صف واحد تعني تحريك كل ما يقع أسفله. استخدم الشرائح لدليل يتم تصميمه مرة واحدة وطباعته، واستخدم مستندًا لدليل يتغير مع كل إصدار.
هل يوجد قالب دليل مرجعي سريع مجاني بصيغة PDF؟
PDF هو تنسيق التوزيع. اكتب المسودة في مستند، ثم صدّر ملف PDF لقالب دليل مرجعي سريع مجاني للطباعة وللإنترانت، مع ظهور الإصدار والتاريخ على الصفحة نفسها بدلًا من ظهورها فقط في اسم الملف.
ضع رابط النسخة الحالية داخل ملف PDF. النسخ المطبوعة تتجاوز دقتها، والقارئ الذي يمسك ورقًا يحتاج إلى مكان للتحقق مما إذا كان ما يمسكه ما يزال صحيحًا.
هل يوجد إصدار Excel مجاني لقالب دليل مرجعي سريع؟
Excel جيد فعلًا في بنائه لكنه ضعيف في إصداره. يتيح لك ملف Excel لقالب دليل مرجعي سريع مجاني فرز ثلاثين إدخالًا حسب عبارة المحفّز بنقرة واحدة، وتصفية حسب الجمهور أثناء تحديد ما الذي ستتضمنه، وحساب عدد الصفوف التي لديك فعليًا.
قم بالعمل هناك، ثم صدّر إلى مستند أو PDF للنسخة التي يستخدمها الأشخاص. جدول بيانات مطبوع كصفحة مرجعية غالبًا ما يرقمن بشكل سيئ ويفقد ترتيب الفرز الذي جعله يعمل.
هل تنزيل قالب دليل مرجعي سريع مجاني يستحق الاستخدام؟
معظم ما يمنحك إياه تنزيل قالب دليل مرجعي سريع مجاني هو جدول عمودين، يستغرق بناؤه 90 ثانية. الجزء الذي لا يمكنك تنزيله هو قائمة عبارات المحفّز بصياغة قرائك أنفسهم، وهذا هو الجزء الذي يحدد ما إذا كان الدليل سيتم استخدامه.
إذا قررت اعتماده، تحقق من تنزيل قالب دليل مرجعي سريع مجاني لشيئين قبل الالتزام. هل يحتوي على مكان لمسار التصعيد؟ وهل يحتوي على إصدار ومالك على القطعة؟ معظمها لا يحتوي على أي منهما، وكلاهما سهل الإضافة.
كيف أمنع دليل مرجعي سريع من أن يصبح قديمًا؟
سمِّ مالكًا واحدًا، وضع الإصدار والتاريخ على القطعة بما في ذلك النسخ المطبوعة، واربط المراجعة بدورة إصدار النظام بدلًا من تذكير تقويمي.
الحيلة العملية هي الرابط الثابت. احتفظ بالنسخة الحالية على عنوان لا يتغير أبدًا واطبع هذا العنوان على كل نسخة، بحيث يكون لدى أي شخص غير متأكد مما يمسكه طريقة للتحقق خلال خمس ثوانٍ. لا تفشل الأدلة عادةً لأن أحدًا لم يقم بتحديثها. تفشل لأن أحدًا لم يستطع معرفة أن النسخة الموجودة على الحائط قديمة بثلاث إصدارات.
ما الفرق بين دليل مرجعي سريع ودليل مساعد للمهام؟
اتجاه الحركة. يتم اتباع دليل مساعد للمهام من الأعلى إلى الأسفل أثناء أداء المهمة، لذا يمكن ترتيبه حسب التسلسل. يتم إدخال دليل مرجعي سريع في المنتصف بواسطة شخص يبحث عن شيء محدد واحد، لذا يجب ترتيبه حسب شيء يمكنه توقعه.
نفس المحتوى بصيغة خاطئة يفشل بطريقة محددة. إجراء مضغوط إلى صفوف بحث يصبح مختصرًا جدًا للتتبع، وجدول بحث موسع إلى إجراء يصبح مستحيل المسح.
