استخدم هذا القالب
إرشادات عمل المشروع توجه الفرق خلال المهام المحددة والتسلسلات والمعايير المطلوبة لإكمال المشروع بنجاح. باستخدام Trupeer، يمكنك توفير ساعات في إعداد التوثيق عبر البدء بقالب جاهز لإرشادات العمل، وتخصيصه باستخدام إرشادات العلامة التجارية الخاصة بك، وتحويل إرشادات العمل المكتوبة إلى إجراءات تشغيل معيارية (SOPs) واضحة معتمدة على الفيديو وجولات إرشادية.
ما هو قالب إرشادات عمل المشروع المجاني؟
قالب إرشادات عمل المشروع المجاني هو هيكل قابل لإعادة الاستخدام لكتابة الطريقة الدقيقة التي يتم بها تنفيذ مهمة محددة خطوة بخطوة، وبالتفاصيل الكافية بحيث يستطيع شخص لم يقم بها من قبل تنفيذها بشكل صحيح.
كلمة مشروع في تلك العبارة تعني عملاً حقيقياً. معظم مواد إرشادات العمل على الإنترنت مكتوبة للتصنيع، حيث يتم تنفيذ المهمة نفسها مئات المرات بواسطة أشخاص يتحسنون مع الوقت. تغطي إرشادات عمل المشروع الحالة المعاكسة. تحويل تشغيل، ترحيل، تشغيل أولي، إيقاف نهائي، تغيير خلال عطلة نهاية أسبوع واحدة. يتم مرة واحدة فقط، وغالباً في وقت غير مناسب، وبكثير من الأحيان بواسطة شخص لم ير النظام من قبل ولن يراه مرة أخرى.
هذا الاختلاف يغيّر طريقة كتابة المستند، وهو السبب في أن قالب إرشادات العمل الخاص بالتصنيع لن يخدم مشروعاً دون تعديل.
الشكل يتبع الاستخدام. قالب إرشادات العمل Word المجاني مناسب لصياغة المستند والنسخة المطبوعة التي يحملها شخص ما. قالب إرشادات العمل Excel مناسب لقوائم الخطوات مع أعمدة التوقيع. أما قالب إرشادات العمل مع الصور فهو غالباً الذي يتم اتباعه فعلياً، لأسباب موضحة أدناه.
إرشادات عمل المشروع ليست هي نفسها إرشادات العمل القياسية
من الأفضل فصلها بوضوح، لأن الاثنين مكتوبان على افتراضات متعاكسة، ونتائج البحث تخلط بينهما بحرية.
إرشادات العمل القياسية تصف عملاً متكرراً. يفترض قالب إرشادات العمل القياسية Excel لخط إنتاج أن القارئ سيؤدي المهمة مرة أخرى غداً، وأنه تم تدريبه، وأنه يشارك مفردات مكان العمل، وأن الأخطاء سيتم اكتشافها في الدورة التالية. يمكن قبول الغموض لأن التكرار يزيله. يتحسن المستند مع الاستخدام.
إرشادات عمل المشروع تصف عملاً يتم تنفيذه مرة واحدة. لا يملك القارئ تدريباً خاصاً لهذه المهمة، وقد لا يشارك مفرداتك، ولا توجد دورة قادمة لتصحيح خطأ، وغالباً ما يعمل تحت ضغط الوقت في وقت غير معتاد. لا يمكن قبول الغموض، لأن أي شيء لاحق لن يلتقطه.
والنتائج العملية لذلك ثلاثة.
يجب أن يذكر كل خطوة شرط نجاحها الخاص، وفقاً لشيء يمكن ملاحظته. يمكن لإرشادات العمل القياسية أن تقول "تأكد من إيقاف التشغيل" لأن الجميع يعرف كيف يبدو ذلك. أما إرشادات عمل المشروع فيجب أن تقول ما الذي سيراها القارئ.
لا يمكن تفويض الحكم إلى القارئ. "استخدم الإعدادات المناسبة" تنجح مع مشغل مدرّب لكنها تفشل مع مقاول في الثانية صباحاً.
ولا يمكن تحسين المستند عبر التكرار، لأن هناك أداءً واحداً فقط. أي جودة تكون عليه عند استخدامه هي الجودة التي سيحصل عليها إلى الأبد.
إذا كان عملك يتكرر وليس مرة واحدة، فإن قالب إرشادات العمل العام هو الأنسب.
كيفية تخصيص هذا القالب في Trupeer
الخطوة 1: افتح قسم القوالب
انتقل إلى قسم القوالب من القائمة الرئيسية.
الخطوة 2: اختر قالباً وافتحه
انقر على أي قالب تريد العمل عليه لفتحه.
الخطوة 3: وسّع عرض القالب
إذا لزم الأمر، وسّع عرض القالب لرؤية التخطيط والتفاصيل كاملة بوضوح.
الخطوة 4: عدّل القالب
انقر على "Edit" لبدء تعديل القالب المحدد.
داخل المحرر، يمكنك:
إضافة أقسام جديدة
تحديد أو تحديث قواعد التنسيق
إضافة شعار وضبط موضعه والإعدادات ذات الصلة
الخطوة 5: احفظ قالبك المخصص
بعد إجراء جميع التغييرات اللازمة، انقر على "Save" لتخزين القالب المحدث كنسختك الخاصة.
الخطوة 6: المعاينة والضبط الدقيق للقالب
عندما تريد معرفة شكل القالب بعد تخصيصه، افتح "Preview".
من شاشة المعاينة، يمكنك الاستمرار في إجراء التعديلات مباشرة عند الحاجة، لضمان ظهور القالب تماماً كما تريد.
باستخدام قالب إرشادات عمل المشروع يمكنك:
توفير ساعات في التوثيق: تخطَّ الصفحة الفارغة واستخدم هيكلاً مُعداً لعمل المشروع.
ضمان الجودة والسلامة: أقسام مدمجة للمعايير وبروتوكولات السلامة تقلل الأخطاء والحوادث.
الالتزام بالهوية البصرية: طبّق شعارك وخطوطك وألوانك باستخدام حزمة العلامة التجارية في Trupeer - بحيث تبدو الإرشادات متسقة عبر الفرق والمقاولين والعملاء.
تأهيل المقاولين بسرعة: جهّز الموردين والمقاولين بسرعة باستخدام نفس جولة الفيديو الإرشادية المستخدمة داخلياً - مثالية لـ عمليات طرح إدارة التغيير وتدريب الفرق.
توحيد الإرشادات عبر المواقع: قدّم نفس إرشادات العمل القياسية لكل موقع أو منطقة أو وردية.
تكييفها لكل فريق: ترجم الإرشادات إلى 65+ لغة بحيث لا تكون اللغة عائقاً.
لماذا تفشل إرشادات عمل المشروع
يتم كتابتها بواسطة الشخص الذي يعرف بالفعل كيفية تنفيذها.
يبدو ذلك قوة، وهو المشكلة الأساسية. الكاتب الذي نفّذ المهمة لا يستطيع بسهولة رؤية أي من كلماته تحمل معنى لا يملكه القارئ. كل إرشاد غامض كان واضحاً تماماً للشخص الذي كتبه، وهذا بالضبط سبب بقائه في المسودة، وغالباً سبب بقائه أيضاً بعد المراجعة، لأن المراجعين عادةً يتم اختيارهم بناءً على الخبرة في المجال نفسه.
الفجوة ليست نقص معرفة. بل إن لدى الكاتب صورة ذهنية عن المهمة، والمستند مجرد مؤشر مختصر لتلك الصورة. القارئ لا يملك صورة، ويتلقى المؤشر فقط.
ثلاث صيغ تسبب معظم الضرر، وتظهر في كل مسودة تقريباً.
أفعال التأكيد دون ذكر ملاحظة محددة. أكد، تحقق، تحقق من، تأكد. كل عبارة تفترض أن القارئ يعرف كيف يبدو الناتج المرضي.
صفات الدرجة. شد بإحكام. اترك وقتاً كافياً. اضبط على مستوى مناسب. هذه تقييمات وليست تعليمات، والقياس موجود فقط في رأس الكاتب.
خطوات تسمّي نتيجة بدل أن تصف إجراءً. "عزل الوحدة" يصف حالة يجب الوصول إليها دون أن يذكر ماذا تفعل للوصول إليها، وهذا مناسب لمن يعرف الطرق الثلاث للقيام بذلك، لكنه عديم الفائدة لمن لا يعرف أيّاً منها.
ما الذي يجب أن يحتويه قالب إرشادات عمل المشروع
ثمانية مكونات. عمود شرط النجاح هو الذي تتجاهله معظم القوالب، وهو الأهم.
المكوّن | ما الذي يفعله |
|---|---|
الغرض ونطاق العمل | ما الذي تغطيه هذه الإرشادات، وبشكل صريح، ما الذي لا تغطيه. فقرة قصيرة واحدة لكل نقطة. |
الشروط المسبقة | ما الذي يجب أن يكون صحيحاً قبل الخطوة الأولى. الوصول، الصلاحيات، العزل، الأشخاص في الموقع، والأنظمة في حالة معروفة. |
الأدوات والأجزاء والوصول | كل ما يلزم، مُدرجاً قبل الخطوات بدلاً من اكتشافه أثناء تنفيذها. |
التحذيرات والسلامة | قبل الخطوة التي تنطبق عليها، وليس بعدها، ولا يتم جمعها فقط في المقدمة. |
خطوات مرقمة | إجراء واحد لكل خطوة. إذا احتوت الخطوة على "و"، فعادةً تكون خطوتين. |
شرط النجاح لكل خطوة | ما الذي سيلاحظه المنفذ ويعني أن الخطوة نجحت. يُذكر وفقاً لقراءة أو ضوء أو صوت أو رسالة أو حالة جسدية. |
ماذا تفعل إذا لم يعمل | للخطوات التي يكون فيها الفشل أمراً محتمل الحدوث. من تتصل به، وعلى أي رقم، وما إذا كنت ستتوقف أو تواصل. |
التوقيع واعتماد النسخة | من قام بتنفيذها، ومتى، وأي نسخة من المستند استخدم. |
العمود الأخير في جدول الخطوات يبرر وجوده في ليلة التنفيذ. المنفذ الذي يستطيع معرفة ما إذا كانت الخطوة نجحت لا يحتاج إلى التخمين، والمنفذ الذي لا يستطيع سيخمن، لأن التوقف للسؤال في الثانية صباحاً مكلف اجتماعياً.
قالب إرشادات عمل المشروع المجاني: الهيكل الذي يجب نسخه
مملوء بمثال حقيقي بدلاً من العناصر البديلة. المهمة جزء من تحويل نظام التحكم في التبريد يتم تنفيذه خلال عطلة نهاية أسبوع واحدة.
انسخ من هنا.
العنوان. اسم المهمة، نسخة المستند، التاريخ، المؤلف، ولمن كُتبت هذه الإرشادات.
عزل الضاغط الثانوي، ضمن تحويل نظام التحكم في التبريد. النسخة 4. 11 أكتوبر. المؤلف: R Delaney، مهندس التحكم. مكتوب لـ: مهندس تعاقدي غير معتاد على هذا الموقع.
الغرض. فقرة واحدة. أخرج الضاغط الثانوي من الخدمة بحيث يمكن استبدال لوحة التحكم دون أن يعيد تشغيل الوحدة أثناء العمل.
غير مشمول. صريح. عزل الضاغط الرئيسي، وهو إرشاد منفصل. العزل الكهربائي في لوحة التوزيع، ويتم بواسطة كهربائي الموقع. أي شيء يتطلب الدخول إلى سقف غرفة المعدات.
الشروط المسبقة. يجب أن تكون كلها صحيحة قبل الخطوة الأولى.
وجود مهندس الموقع وقابلية التواصل معه. تسجيل درجة حرارة المخزون ضمن المواصفات. الضاغط الرئيسي يعمل ويحمل حملاً كاملاً. إصدار تصريح العمل ووجوده بحوزة المنفذ.
الأدوات والوصول. مفتاح اللوحة السعوي، مفك سداسي 8 مم، مصباح يدوي، نسخة مطبوعة من هذه الإرشادات، هاتف مع حفظ رقم مهندس الموقع.
تحذير. وُضع هنا لأنه ينطبق من الخطوة الأولى وما بعدها. يعمل هذا النظام تحت ضغط، ويخضع الموقع لمتطلبات السلامة النظامية. يجب تنفيذ العمل فقط بواسطة شخص مؤهل تحت تصريح عمل ساري. لا يُعد هذا المستند بديلاً عن تدريب السلامة الخاص بالموقع أو عن تقييم المخاطر الذي يجريه شخص مؤهل.
الخطوات.
# | الإجراء | يجب أن ترى | إذا لم يحدث |
|---|---|---|---|
1 | افتح لوحة التحكم باستخدام مفتاح اللوحة | مصباح طاقة أخضر مضاء، وشاشة العرض تعرض شاشة الحالة الرئيسية | توقف. اتصل بمهندس الموقع. |
2 | اضغط MENU، ثم اختر COMPRESSOR 2 | يقرأ رأس العرض COMP 2 STATUS | اضغط ESC مرتين وكرر الخطوة 2 |
3 | اختر MODE، ثم اختر OFF | يقرأ العرض COMP 2 MODE OFF | لا تتابع. اتصل بمهندس الموقع. |
4 | انتظر حتى تكتمل دورة التوقف | يقرأ العرض COMP 2 STOPPED وتتوقف خانة ساعات التشغيل عن الزيادة. يستغرق ذلك حتى تسع دقائق. ينطفئ مؤشر الضوء على الوحدة نفسها قبل اكتمال دورة التوقف، ولا يُعد علامة موثوقة. | إذا ظل العرض يعرض RUN DOWN بعد خمس عشرة دقيقة، توقف واتصل بمهندس الموقع. |
5 | أكد أن الضاغط متوقف عند الوحدة | خط السحب لم يعد بارداً عند اللمس عبر القفاز، ولا يوجد صوت محرك مسموع | لا تنتقل إلى العزل. اتصل بمهندس الموقع. |
اعتماد التنفيذ. تم بواسطة، التاريخ، الوقت، نسخة المستند المستخدمة، وأي خطوة اختلفت فيها النتيجة المرصودة عن المتوقعة.
انسخ إلى هنا.
ملاحظة الخطوة 4. معظم طولها موجود لتصحيح افتراض خاطئ واحد محدد، وقد تمت إضافة تلك الجملة بعد الحادثة الموضحة أدناه.
مثال على إرشادات عمل: ما الذي كشفته جولة إرشادية مدتها خمسون دقيقة
قامت Bevington Cold Store، وهي عملية لوجستيات مبردة، باستبدال نظام التحكم في منشأة التبريد لديها خلال عطلة نهاية أسبوع واحدة.
امتدت إرشادات التحويل إلى أربع وثلاثين خطوة. كتبها مهندس التحكم الذي صمّم الاستبدال، وتمت مراجعتها بواسطة مهندس ثانٍ واعتمادها. وبأي معيار طبيعي، كان مستنداً دقيقاً.
كانت الخطوة التاسعة عشرة تقول: عزل الضاغط الثانوي والتأكد من إيقاف التشغيل.
بالنسبة للكاتب كانت تلك الجملة محددة بالكامل. كان معنى التأكد من إيقاف التشغيل هو مراقبة شاشة لوحة التحكم حتى تظهر أنها توقفت، وتوقفت ساعات التشغيل عن الزيادة، وهو ما يستغرق عدة دقائق.
تم تنفيذ العمل في الثانية صباحاً بواسطة مهندس تعاقدي لم يسبق له زيارة الموقع. أكد إيقاف التشغيل بالطريقة الواضحة، عبر النظر إلى مؤشر الضوء على الوحدة نفسها، والذي كان قد انطفأ. كانت الوحدة ما تزال ضمن دورة التوقف.
أعيد تشغيلها بعد إحدى عشرة دقيقة، أثناء استبدال لوحة التحكم جزئياً، وتسببت في تعطل المنشأة. بحلول الوقت الذي تم فيه استعادة النظام الرئيسي، كانت حوالي أربعين طناً من المخزون المبرد خارج المواصفات لمدة كافية ليتم إتلافه. اثنان وستون ألف جنيه إسترليني، بالإضافة إلى أن تشغيل عطلة نهاية الأسبوع امتد إلى يوم الاثنين.
لم يكتب أحد شيئاً غير صحيح. كانت الإرشادات تقول تأكد من إيقاف التشغيل، وقد أكد المقاول إيقاف التشغيل بالطريقة الوحيدة المتاحة لشخص لا يعرف بوجود شاشة يمكن النظر إليها.
ما الذي غيّرته Bevington لاحقاً؟ قاعدة واحدة وعادة واحدة.
القاعدة: أي خطوة تحتوي على confirm أو check أو verify أو ensure يجب أن تذكر الملاحظة التي تُعد شرط نجاح. إذا لم يستطع الكاتب تسمية ما الذي سيلحظه المنفذ، فهذا يعني أن الخطوة لم تُكتب بالكامل بعد.
العادة: قبل الاستخدام، يقوم شخص لم يكتب الإرشادات بقراءتها بصوت عالٍ والمشي خلال المهمة دون تنفيذها، ويذكر ما سيفعله في كل خطوة. يستمع الكاتب ولا يساعد.
في التحويل التالي، استغرقت تلك الجولة الإرشادية خمسين دقيقة وكشفت تسع حالات غموض في أربع وثلاثين خطوة، في مستند كان قد تمت مراجعته واعتماده بالفعل من قبل مهندسين اثنين. كان من بين التسع، ثلاثة منها كانت ستوقف العمل. وإحدى الحالات كانت ستعيد مشكلة الضاغط بصيغة مختلفة.
خمسون دقيقة، تسع عيوب، في مستند كان الجميع يعتقد أنه انتهى.
كيفية كتابة إرشادات عمل في ست خطوات
سمِّ المنفذ. ليس دوراً، بل مستوى من الإلمام. شخص سبق له القيام بذلك، أو شخص يعرف الموقع لكن ليس المهمة، أو شخص لا يعرف لا هذا ولا ذاك. كل شيء آخر يتبع ذلك.
اكتب الشروط المسبقة قبل الخطوات. أي شيء يتم اكتشافه أثناء تنفيذ المهمة وكان يجب ترتيبه مسبقاً يتحول إلى حادثة.
اكتب إجراءً واحداً لكل خطوة. افصل أي شيء يحتوي على "و". هذا ما يميز ملف قالب إرشادات خطوة بخطوة قابل للاستخدام في Word عن فقرة تحتوي على أرقام، لأن الخطوات المرقمة موجودة كي يمكن مقاطعة الشخص وإكماله لاحقاً.
أضف شرط النجاح إلى كل خطوة. اذكر ما سيتم ملاحظته. هذا يزيد طول المستند تقريباً إلى الضعف، وهو المكان الذي تتمركز فيه معظم قيمته.
أضف مسارات الفشل حيث يكون الفشل أمراً محتمل الحدوث. ليس في كل مكان، لأن ذلك يسبب ضجيجاً، بل في الخطوات التي يكون فيها الناتج الخاطئ ممكناً وله أثر.
مرّرها مع شخص غير كاتب. مغطاة أدناه. هذا ليس مثل المراجعة ولا يحل محلها.
الخطوة الرابعة هي التي يتم تخطيها تحت ضغط الوقت، وهي التي كانت ستمنع حادثة Bevington.
الجولة الإرشادية التي تستبدل التكرار
تتحسن إرشادات العمل القياسية لأنها تُنفذ بشكل متكرر وكل مرة تُعد اختباراً. تحصل إرشادات عمل المشروع على أداء واحد فقط، لذلك يجب أن يحدث الاختبار مسبقاً.
الجولة الإرشادية ليست مراجعة. يقوم المراجع بالقراءة للتأكد من الصحة وغالباً يشارك خبرة الكاتب، وهذا يعني أنه يقرأ المعنى نفسه في الكلمات الغامضة نفسها. تطلب الجولة الإرشادية من شخص مختلف أن يذكر بصوت عالٍ ما الذي سيفعله فعلياً في كل خطوة، دون تنفيذها.
ثلاث قواعد تجعلها تعمل.
يجب ألا يكون الشخص الذي يمشي خلال الإرشادات هو الكاتب، ويفضل أن يكون أقرب إلى المنفذ الفعلي من حيث الإلمام مقارنة بالكاتب.
يستمع الكاتب دون مساعدة. في كل مرة يحتاج الكاتب إلى شرح شيء ما، فهذا عيب في المستند، ويتم تدوينه بدلاً من شرحه مرة أخرى.
يتم تسجيل كل نقطة يتردد فيها الشخص الذي يمشي خلال الإرشادات، حتى عندما يحصل عليها في النهاية بشكل صحيح. التردد على مكتب يصبح تخميناً في الثانية صباحاً.
تستغرق أقل من ساعة لمستند من ثلاثين أو أربعين خطوة، وهي أعلى عائد في العملية كلها، لأنها النقطة الوحيدة التي يمكن عندها ملاحظة الفجوة بين صورة الكاتب في ذهنه وصورة القارئ بشكل مباشر.
قالب إرشادات عمل مع صور: متى تستحق الصور مكانها
تستحق الصور أن تُضمَّ عندما يكون الشيء الموصوف صعباً في تسميته وسهل التعرف عليه. موصل محدد ضمن ستة موصلات متشابهة. شاشة عرض. اتجاه/توجيه. عنصر تحكم ضمن العديد على لوحة.
لا تستحق الصور أن تُضمَّ كزينة، وأن ملف قالب إرشادات خطوة بخطوة Word المجاني مع صورة عامة للمعدات في الأعلى ولا شيء بعدها لا يضيف وزناً دون إضافة وضوح.
توجد أربع قواعد تجعل الصور مفيدة. أظهر الحالة التي يجب أن يصل إليها القارئ بدلاً من إجراء الوصول إليها، لأن صورة يد وهي تقوم بتحريك شيء أصعب في تفسيرها من صورة النتيجة. أضف تعليقات مباشرة على الصورة، لأن صورة غير موسومة لواجهة لوحة مزدحمة لا تخبر القارئ أين ينظر. ضعها بجانب الخطوة التي تخصها وليس في ملحق. وسمِّها بتاريخ، لأن المعدات تتغير والصورة القديمة أسوأ من عدم وجودها، مع أنها تحمل سلطة الدليل ودقة الذاكرة.
العائق العملي هو الإنتاج. أخذ الصور وتوثيقها وترتيبها وتحديثها لاحقاً بضع عشرات من الصور بطيء بما يكفي ليبدأ معظم الفرق بنوايا جيدة وينتهون بمستند نصي، وهو ما يتم شرحه أكثر في أسفل هذه الصفحة.
تنسيق إرشادات العمل للإنتاج وغيرها من الأنواع
تختلف الأنواع في القارئ والوزن التنظيمي أكثر من اختلافها في الهيكل.
تنسيق إرشادات العمل للإنتاج. عمل متكرر، مشغلون مدربون، مفردات مشتركة. خطوات أقصر، محتوى بصري أكبر، وغالباً تكون مغلّفة في محطة العمل. هذا عمل قياسي وليس عمل مشروع، والافتراضات أعلاه تنعكس.
إرشادات عمل التجميع والتصنيع. يهيمن عليها التسلسل والتوجيه، وتتحمل الصور معظم المعنى، ويخدم النص الصور وليس العكس.
إرشادات عمل في أعمال البناء. غالباً ما يتم شرحها شفهياً قبل بدء العمل، مع وجود لافتة على ورقة. يدعم المستند هذا الشرح بدلاً من استبداله، وتطبق الواجبات النظامية.
إرشادات عمل الهندسة والتشغيل الأولي. الأقرب إلى حالة المشروع الموضحة في هذه الصفحة. مرة واحدة، أثر عالي، يتم تنفيذها بواسطة شخص قد لا يكون معتاداً على التركيب المحدد.
إرشادات عمل ISO 9001. تضيف التزامات التحكم في المستندات. النسخة، المالك، تاريخ المراجعة، الاعتماد والتوزيع الخاضع للرقابة، بحيث يمكن عرض النسخة الموجودة بيد شخص ما على أنها النسخة الحالية.
إرشادات عمل السلامة. تظهر التحذيرات مباشرة قبل الخطوة التي تنطبق عليها. إن كان هناك خطر مُدرج فقط في الصفحة الأولى، فهذا يعني أنه لم يتم إبلاغ شخص يتبع الخطوة الثانية عشرة.
أي إرشاد يغطي عملاً منظماً أو معدات أو أنظمة كهربائية أو أي شيء له التزامات سلامة نظامية يجب أن تتم مراجعته بواسطة شخص مؤهل، ويأتي بجانب تقييم المخاطر وليس بدلاً عنه. لا شيء في هذه الصفحة يُعد بديلاً عن ذلك.
إرشادات عمل أم SOP أم دليل مهمة؟
ثلاثة مستندات على ارتفاعات مختلفة، وغالباً ما يتم الخلط بينها.
يُغطي إجراء تشغيل قياسي عملية كاملة من البداية إلى النهاية، بما في ذلك من يفعل ماذا وبأي ترتيب، وغالباً يمتد عبر أدوار متعددة. يجيب عن كيفية سير هذه العملية.
تغطي إرشادات العمل مهمة واحدة ضمن تلك العملية، بالتفصيل، للشخص الذي ينفذها. يجيب عن كيفية قيامي بهذا الشيء تحديداً.
أما دليل المهمة فهو مرجع قصير لشخص تم تدريبه ويحتاج إلى تذكير. بطاقة، قائمة تحقق، مخطط. يجيب عن ما هو هذا الإعداد مرة أخرى.
الخطأ الشائع هو كتابة SOP عندما تكون هناك حاجة إلى إرشادات عمل، مما ينتج مستنداً يصف العملية بدقة ويترك المنفذ غير قادر على التصرف. والخطأ العكسي، وهو إدخال تفاصيل المهمة داخل SOP، ينتج شيئاً طويلاً جداً بحيث لا يمكن لأي شخص قراءته كملخص.
إذا كان القارئ سيؤدي المهمة دون إشراف ولم يقم بها من قبل، فأنت تحتاج إلى إرشادات عمل.
ما الذي لا يمكن لقالب إرشادات عمل مجاني إصلاحه
كاتب لا يستطيع رؤية افتراضاته الخاصة. لا يظهر أي قالب ذلك. فقط جولة إرشادية مع شخص غير كاتب تفعل ذلك.
عمل لا ينبغي توثيقه إطلاقاً. إذا تم تنفيذ مهمة مرة واحدة فقط ولن تتكرر أبداً بواسطة خبير صممها، فقد يكون المستند أقل قيمة من وجود ذلك الخبير. اكتب إرشادات لعمل سيقوم به شخص آخر.
تحذير مفقود. لا يعرف أي قالب إرشادات عمل مجاني تنزيله أي المخاطر تنطبق على مهمتك. يوفر القالب المكان، وتوفر أنت المحتوى، ويؤكد ذلك شخص مؤهل.
مستند لا يملكه أحد بين يديه. إرشاد محفوظ على نظام لا يستطيع المنفذ الوصول إليه في الثانية صباحاً لا وجود له. اطبعه، أو تحقق من وضع الجهاز قبل الليل.
صور وخطوات غير محدثة. تتدهور الإرشادات بصمت عندما تتغير المعدات أو البرامج. اكتب تواريخها، وامتلكها، وراجعها عندما يتغير الشيء الذي تصفه بدلاً من الاعتماد على التقويم.
أظهر المهمة بدلاً من وصفها
هذا هو نوع المستند الذي تكون فيه الفجوة بين الوصف والعرض هي الأوسع، وتكون فيه تكلفة سدها يدوياً هي الأعلى.
كتابة خطوة، أو أخذ لقطة شاشة أو صورة، وتعليق عليها، ووضعها بجانب الخطوة الصحيحة، والقيام بذلك أربعين مرة هو يوم عمل. والقيام بذلك مرة أخرى عندما يتغير واجهة المستخدم هو يوم آخر. ولهذا تنتهي معظم إرشادات العمل التي كان المقصود أن تكون مرئية إلى نص.
Trupeer AI يزيل تلك التكلفة. يقوم شخص بتنفيذ المهمة مرة واحدة أثناء التسجيل، ويكون الناتج عبارة عن جولة إرشادية خطوة بخطوة مكتوبة مع لقطات شاشة تم التقاطها مسبقاً ووضعها، إلى جانب فيديو لنفس المهمة، ضمن علامتك التجارية. النسخة المكتوبة هي ما يحمله شخص ما ويتبعه. أما الفيديو فهو ما يشاهدونه مسبقاً لبناء الصورة التي لدى الكاتب ولا يملكها القارئ.
سجّلها. اجعلها بعلامتك. ترجمها. اجعلها Trupeer.
هناك أمران يترتب عليهما ذلك ويهمان تحديداً في عمل المشروع. عندما يعمل مقاول أو فريق موقع بلغة أخرى، ينتج نفس التسجيل نفس الإرشاد في كل لغة، لذلك لا يتبع أحد ترجمة بدقة غير مؤكدة في الثانية صباحاً. وعندما يتغير النظام، يكون إعادة التسجيل أسرع من التحرير، لذلك تكون الإرشادات أكثر احتمالاً أن تكون حديثة عندما تحتاج إليها.
تستقر الإرشادات النهائية في قاعدة المعرفة لديك وتصبح مادة تدريبية لمن ينفذ المهمة بعد ذلك. الاتساق مع مستندات مشروعك الأخرى مسألة ضبط حزمة العلامة التجارية مرة واحدة، ويتم تغطية الإعداد في دليل إعداد قالب المستند.
الأسئلة الشائعة
هل يوجد قالب إرشادات عمل Word مجاني للتنزيل؟
يتناسب Word مع هذا المستند، لأن الإرشادات عبارة عن نص بالإضافة إلى جدول خطوات، ويمر بمرحلة المراجعة، ثم يتم طباعته. غالباً ما سيمنحك قالب إرشادات عمل Word مجاني هيكلاً قابلاً للاستخدام.
تحقق من شيء واحد قبل اعتماده. راجع ما إذا كان جدول الخطوات يحتوي على عمود لما يجب أن يلاحظه المنفذ. تكاد تكون جميع القوالب بلا ذلك، وإضافة هذا العمود هي التغيير الوحيد الذي يحسن المستند النهائي بشكل كبير.
هل يوجد إصدار قالب إرشادات خطوة بخطوة Word مجاني؟
نعم، والبنية أعلاه يتم لصقها في مكان واحد. أنشئ ملف قالب إرشادات خطوة بخطوة Word بإجراء واحد لكل خطوة مرقمة، وشرط نجاح بجانب كل خطوة، وتحذيرات مباشرة قبل الخطوات التي تنطبق عليها بدلاً من تجميعها في المقدمة.
أكثر عيب شائع في تنزيل قالب إرشادات خطوة بخطوة Word مجاني هو وجود خطوات تحتوي على عدة إجراءات متصلة بـ "و". افصلها. الشخص الذي يتم إيقافه أثناء خطوة يحتاج إلى معرفة بالضبط أين توقف.
هل يوجد إصدار قالب إرشادات عمل Excel؟
ملف قالب إرشادات عمل Excel مناسب لجدول الخطوات تحديداً، خصوصاً عندما تريد أعمدة التوقيع، أو الطوابع الزمنية لكل خطوة، أو تسلسلاً طويلاً يتم تنفيذه بواسطة عدة أشخاص بالتتابع.
يتناسب أقل مع النص المحيط. الغرض ونطاق العمل والشروط المسبقة والتحذيرات تُقرأ بشكل سيئ داخل الخلايا. إذا كانت المهمة طويلة وإجرائية، فإن Excel خيار معقول. وإذا كانت تحتاج إلى سياق وحذر، فاستخدم مستنداً.
هل يوجد إصدار قالب إرشادات عمل قياسية Excel؟
نعم، والعمل القياسي حالة مختلفة عن عمل المشروع. يتم بناء ملف قالب إرشادات العمل القياسية Excel للمهام المتكررة مع أزمنة الدورات وtakt والمشغل المدرب، لذلك يفترض مفردات مشتركة بطريقة لا تستطيع إرشادات المشروع فعلها.
إذا كان عملك يتكرر فعلاً، استخدم هذا النموذج واترك التكرار يزيل الغموض. إذا تم تنفيذه مرة واحدة بواسطة شخص غير معتاد، فاستعِر الهيكل لكن اكتب كل شرط نجاح بالتفصيل الكامل.
هل يوجد قالب إرشادات عمل مع صور؟
تترك معظم القوالب مساحة للصور، والصعوبة ليست في المساحة نفسها، بل في إنتاج الصور وصيانتها.
استخدم الصور عندما يكون شيء ما أسهل في التعرف عليه منه في تسميته، وأضف تعليقات مباشرة عليها، وضعها بجانب خطوتها، وحدد تاريخها. إذا كانت المهمة تتضمن برنامجاً، فإن تسجيل المهمة مرة واحدة وتوليد لقطات الشاشة منها أسرع بكثير من التقاطها بشكل منفصل، وأسرع بكثير لإعادة القيام بها عندما تتغير الواجهة.
ما هو تنسيق إرشادات العمل الصحيح للإنتاج؟
يُبنى تنسيق إرشادات العمل للإنتاج حول التكرار. خطوات مرقمة قصيرة، استخدام مكثف للصور، نص قليل جداً، يتم عرضه في محطة العمل بدلاً من حفظه، ومكتوب لمشغل مدرب سيؤدي المهمة مرات عديدة.
هذا التنسيق لا ينتقل بشكل جيد إلى عمل مشروع يتم مرة واحدة، حيث لا يملك القارئ تدريباً خاصاً بالمهمة ولا توجد محاولة ثانية. حافظ على الكثافة البصرية وأضف شروط النجاح الصريحة التي تتركها إرشادات الإنتاج ضمنية.
هل يوجد تنزيل مجاني لقالب إرشادات عمل يغطي السلامة؟
توفر القوالب مكاناً للتحذيرات. لا يمكنها أن تخبرك أي التحذيرات تنطبق، ولا ينبغي التعامل مع أي تنزيل مجاني لقالب إرشادات عمل باعتباره مستند سلامة بحد ذاته.
تأتي التحذيرات مباشرة قبل الخطوة التي تخصها بدلاً من وجودها فقط في المقدمة. لأي مهمة تتضمن معدات أو أنظمة كهربائية أو ضغطاً أو ارتفاعاً أو مخاطر تنظيمية أخرى، تكون الإرشادات بجانب تقييم المخاطر ويجب مراجعتها بواسطة شخص مؤهل. لا تُعد هذه الصفحة بديلاً عن تلك المراجعة.
ما الفرق بين إرشادات العمل وSOP؟
يصف SOP عملية كاملة وغالباً يمتد عبر عدة أدوار، ويجيب عن كيفية سير هذه العملية. تصف إرشادات العمل مهمة واحدة ضمن ذلك بالتفصيل الكافي بحيث يستطيع الشخص الذي يقوم بها التصرف دون إشراف.
اختبار مفيد هو القارئ. إذا كان مستندك يخبر شخصاً بما سيحدث بعد ذلك لكنه لا يخبره ماذا يجب أن يفعل فعلياً، فهذا SOP. التسلسل على مستوى المشروع والتواريخ تنتمي إلى جدول المشروع وليس إلى أي من المستندين.
