Generatore di processi aziendali

Il generatore di processi aziendali basato su intelligenza artificiale di Trupeer riprende una registrazione dello schermo del lavoro così come avviene effettivamente e la trasforma in una documentazione completa dei processi: un video walkthrough curato e una guida scritta al processo, pronti per essere condivisi, personalizzati con il marchio e tradotti in oltre 65 lingue. I responsabili delle operazioni, i team per il miglioramento dei processi e gli analisti dei processi aziendali lo usano per mappare il modo in cui il processo viene attualmente eseguito, che rappresenta il primo passo mancante nella maggior parte dei progetti di miglioramento e di automazione dei processi aziendali.

• Registra il processo aziendale una volta sola. Otterrai contemporaneamente la video-documentazione e la guida del processo scritta.

• Cattura il processo così come viene effettivamente eseguito, non per come qualcuno se lo ricorda o per come lo descrive la mappa dei processi aziendali originale.

• Aggiorna semplicemente registrando di nuovo il passaggio modificato. Il resto della documentazione del processo rimane intatto.

• Traduci la documentazione in oltre 65 lingue per i team globali che eseguono lo stesso processo aziendale in diverse aree geografiche.

• Condividi tramite un link personalizzato (Shared Page) che si integra in qualsiasi software di gestione dei processi aziendali, intranet o knowledge base.

Cosa produce l'intelligenza artificiale di Trupeer per la documentazione dei processi aziendali

Qualcuno nel team delle operazioni registra l'esecuzione del processo: potrebbe essere il responsabile finanziario che si occupa della chiusura mensile, il supporto che gestisce il passaggio di consegne per un'escalation, o l'ufficio vendite che assegna i territori. L'intelligenza artificiale di Trupeer si occupa di tutto il resto. Le parole riempitive vengono rimosse, i tremolii del cursore attenuati e gli effetti di zoom evidenziano le parti dello schermo in cui si svolge l'attività reale.

Il risultato è un video professionale e una guida scritta, all'interno dello stesso progetto. Il video mostra il processo in esecuzione. La guida scritta lo suddivide in passaggi numerati con schermate. Pubblici diversi preferiscono formati diversi. Chi impara visivamente guarda il video. Chi deve eseguire il processo per la prima volta segue la guida scritta. I revisori e i team di conformità ottengono una traccia documentale che dimostra come si svolge effettivamente il processo, e non come il modello di documentazione originaria diceva di fare.

Il kit aziendale (brand kit) viene applicato automaticamente: il logo aziendale, i colori, i caratteri e le slide introduttive e di chiusura corrispondono allo stile del resto della libreria di documentazione dell'azienda. I nomi dei prodotti e quelli dei tool interni rimangono coerenti grazie a un glossario personalizzato, aspetto fondamentale quando la documentazione del processo aziendale fa riferimento a sistemi di cui l'IA altrimenti non saprebbe la pronuncia o l'ortografia. Lo strato IA di registrazione dello schermo gestisce l'evidenziazione del cursore, l'attenzione su determinate aree e lo zoom automatico sulle interazioni della UI, funzioni che la maggior parte dei software di processi aziendali tralascia o esegue male.

Come funziona il generatore di processi aziendali in tre passaggi

Il flusso completo richiede una sola registrazione e produce una documentazione del processo pronta all'uso. Nessuna stesura separata, nessun software per diagrammi di flusso, nessun accumulo di lavoro arretrato.

Passo 1: Registra il processo aziendale sullo schermo

Fai clic su registra nel browser, cattura il flusso di lavoro nel momento stesso in cui viene eseguito oppure carica un file video esistente. L'intelligenza artificiale lavora su ciò che è registrato. Nessun copione preparatorio, nessun diagramma di flusso a parte, nessuna mappa dei processi aziendali da disegnare in precedenza. Più ricca è la registrazione, più completa sarà la documentazione risultante.

Passo 2: L'intelligenza artificiale di Trupeer genera il video e la guida scritta del processo

Le parole riempitive vengono eliminate. Gli effetti di zoom e i movimenti del cursore vengono aggiunti laddove aiutano chi guarda a seguire meglio ciò che accade sullo schermo. Una bozza di video e una bozza della guida scritta appaiono insieme nell'editor. Viene applicato il glossario personalizzato, in modo che i nomi dei prodotti interni siano scritti e pronunciati correttamente in entrambi i formati.

Passo 3: Applica il brand, traduci e condividi

Applica il kit aziendale per fare in modo che il logo dell'azienda, i colori e le slide di introduzione/chiusura corrispondano alla libreria di documentazione. Traduci in spagnolo, mandarino, hindi, portoghese o in una delle oltre 65 lingue parlate dall'azienda. Condividi poi tramite un link Shared Page che il team può incorporare in qualsiasi piattaforma di gestione dei processi aziendali, knowledge base, intranet o centro di assistenza.

Chi utilizza effettivamente un generatore di processi aziendali

Chi apre questo strumento è solitamente un responsabile delle operazioni, un analista di processi o un manager del miglioramento dei processi di un'azienda in cui la documentazione è rimasta in sospeso per almeno sei mesi. Lo schema è noto: i profili più senior conoscono il processo perché lo hanno sviluppato. Quelli più nuovi no. Questo divario si nota in un'esecuzione incoerente, in continue richieste di formazione e in rilievi di audit che richiedono settimane per essere risolti. L'IA di Trupeer cattura il processo delle persone più esperte mentre lo stanno eseguendo, invece di cercare di estrarlo mediante interviste a posteriori.

Lo stesso modello si riscontra in tutti i dipartimenti. I team finanziari lo usano per le chiusure mensili, l'onboarding dei fornitori e i flussi di approvazione spese; le risorse umane per l'inserimento dei lavoratori, l'iscrizione ai benefit e i flussi di fine rapporto; l'IT per l'instradamento dei ticket, l'assegnazione degli accessi ai sistemi e la gestione degli incidenti. I team addetti alla conformità lo sfruttano per la raccolta di prove durante gli audit, dato che un video del processo reale corrisponde a ciò che la maggior parte dei revisori richiede. Consulenti operativi e specialisti di BPM vi ricorrono quando devono registrare come lavora effettivamente un cliente prima di consigliare dei miglioramenti.

Casi d'uso per la documentazione dei processi aziendali

In genere la documentazione inizia con quei flussi che vengono spiegati ai nuovi assunti ogni trimestre. La chiusura mensile, l'approvazione del fornitore, la riassegnazione del territorio, la gestione delle emergenze, il rimborso clienti: ogni team ha un elenco di processi che esistono solo nella testa delle persone e che devono essere inseriti in una documentazione condivisa. Trupeer AI accorcia i tempi tra la conoscenza del processo e la sua documentazione scritta. Il file finale può fungere da modello di documentazione che il team può adattare a flussi di lavoro correlati, senza dover ripartire da zero ogni volta.

Per il miglioramento dei processi aziendali, Trupeer AI rappresenta la fase di documentazione che precede quella di ottimizzazione. Mappare lo stato attuale è la condizione indispensabile per poterlo cambiare. I team di analisi dei processi aziendali usano le registrazioni come prova di come viene effettivamente eseguito un processo oggi, cosa che raramente coincide con quanto previsto dalla mappa iniziale. Consulenti e specialisti nel miglioramento dei processi utilizzano Trupeer AI come software di mappatura dei processi aziendali per la fase di cattura della situazione corrente, passando poi alle fasi di analisi e riprogettazione con una base documentale che tutti riconoscono come reale. Alcuni team associano la soluzione a strumenti formali di modellazione, altri utilizzano direttamente il risultato finale di Trupeer come diagramma di processo operativo.

Nei flussi di gestione dei processi aziendali e relativi software (BPM), Trupeer AI colma quella mancanza di documentazione che le piattaforme BPM tradizionali solitamente lasciano fare ai clienti. Una piattaforma o un sistema di gestione dei processi aziendali si occupa di modellazione ed esecuzione. Le migliori infrastrutture di software BPM generalmente integrano uno strumento di workflow, un livello di documentazione dei processi e una knowledge base. Trupeer AI si colloca nel livello della documentazione, alimentando i contenuti di partenza da cui dipende l'intero sistema BPM.

Come si colloca il generatore di processi aziendali rispetto all'automazione (BPA)

Gli strumenti e i software di automazione dei processi aziendali (BPA) prendono un processo documentato ed eseguono alcune fasi senza l'intervento umano. La documentazione è il prerequisito necessario. Molti progetti di automazione dei processi aziendali (anche intelligenti o basati su IA) si bloccano già alla seconda settimana proprio perché nessuno riesce a mappare con precisione lo stato attuale del processo da dare in pasto all'automatizzazione. Trupeer AI colma questo vuoto. Registra il flusso di lavoro effettivo, consegna la documentazione al team di automation e avvia la fase di sviluppo.

La stessa logica si applica, più in generale, ai progetti di trasformazione aziendale. Sia che il team stia passando da un processo manuale a uno da automatizzare, sia che stia migrando dei sistemi o procedendo a una ristrutturazione organizzativa, il primo step è sempre lo stesso: una descrizione precisa e attuale di come si svolge oggi il processo. Qualsiasi iniziativa di business process intelligence dipende da questo. I contratti per i servizi aziendali vengono definiti su queste basi, così come la maggior parte delle soluzioni sul mercato viene valutata secondo il medesimo criterio. Il passaggio dalla registrazione alla documentazione gestito da Trupeer AI costituisce l'input necessario per ogni successiva iniziativa aziendale.

Aggiornamenti: registra solo la fase modificata, mantieni il resto intatto

I processi aziendali cambiano continuamente, ma la documentazione raramente tiene il passo. Quando il team finanziario introduce una nuova soglia di approvazione, il processo di chiusura varia. Se le risorse umane si affidano a un nuovo fornitore per il controllo dei precedenti dei candidati, la procedura di onboarding cambia. Dopo una migrazione di sistemi IT, il flusso di richiesta degli accessi subisce variazioni. La maggior parte degli strumenti costringe a riscrivere da capo l'intera sezione. Trupeer AI risolve questo problema richiedendo la registrazione del solo passaggio che è cambiato.

Registrare di nuovo è molto più veloce che riscrivere. L'utente registra la nuova versione del singolo passaggio modificato e l'IA elabora solo quel segmento specifico. Sia il video che la guida si aggiornano istantaneamente. Qualsiasi link Shared Page distribuito lo scorso trimestre farà riferimento adesso alla versione attuale, integrando il nuovo passaggio nel resto della documentazione. Chiunque abbia salvato il link o lo abbia inserito nella wiki del team visualizzerà i nuovi contenuti senza dover fare alcuna modifica manuale. Questo sistema di aggiornamento segna la differenza tra una documentazione che invecchia bene e una che diventa obsoleta non appena cambia il processo. Associando il generatore al creatore di SOP basato su IA di Trupeer, coprirai anche le procedure operative standard alla base dei flussi registrati.