Generatore gratuito di processi aziendali

Il generatore di processi aziendali di Trupeer AI acquisisce una registrazione dello schermo di come si svolge effettivamente il lavoro e la trasforma in una documentazione completa del processo aziendale: una video guida curata e una guida al processo scritta, pronte per essere condivise, personalizzate con il brand e tradotte in oltre 65 lingue. I responsabili delle operazioni, i team di miglioramento dei processi e gli analisti dei processi aziendali lo utilizzano per acquisire il funzionamento attuale del processo, che rappresenta il primo passo mancante nella maggior parte dei progetti di miglioramento e automazione dei processi aziendali.

• Registra il processo aziendale una sola volta. Ottieni video e documentazione scritta del processo nello stesso lavoro.

• Acquisisce il processo così come si svolge effettivamente, non come qualcuno lo ricorda o come lo descrive la mappa dei processi aziendali originale.

• Aggiorna registrando nuovamente il passaggio modificato. Il resto della documentazione del processo rimane invariato.

• Traduci la documentazione in oltre 65 lingue per i team globali che eseguono lo stesso processo aziendale in diverse regioni.

• Condividi tramite un link di una Pagina Condivisa personalizzata che si integra in qualsiasi software di gestione dei processi aziendali, intranet o knowledge base.

Cosa produce Trupeer AI per la documentazione dei processi aziendali

Qualcuno nelle operazioni registra il processo mentre viene eseguito: ad esempio il responsabile finanziario che effettua la chiusura mensile, il supporto che gestisce il passaggio di consegne in caso di escalation, o le operazioni di vendita che assegnano i territori. Trupeer AI si occupa del resto. I intercalari vengono rimossi, i tremolii del cursore vengono attenuati ed effetti di zoom evidenziano le parti dello schermo in cui si sta effettivamente svolgendo il lavoro. Ecco perché si abbina perfettamente ai modelli di piani aziendali: il processo e la documentazione provengono dalla stessa fonte.

Il risultato è un video curato e una guida scritta al processo, all'interno dello stesso lavoro. Il video mostra il processo in esecuzione. La guida scritta lo suddivide in passaggi numerati con screenshot. Destinatari diversi preferiscono formati diversi. Chi apprende visivamente guarda il video. Chi esegue il processo per la prima volta segue la guida scritta. I revisori e i team di conformità ottengono una traccia documentale che dimostra come si svolge effettivamente il processo, non come il modello originale di documentazione del processo diceva che avrebbe dovuto svolgersi.

Il kit del brand si applica automaticamente: logo aziendale, colori, font, slide di introduzione e conclusione corrispondono al resto della libreria di documentazione dell'azienda. I nomi dei prodotti e i nomi degli strumenti interni rimangono coerenti grazie a un glossario personalizzato, un aspetto fondamentale quando la documentazione del processo aziendale fa riferimento a sistemi che l'IA altrimenti non saprebbe come pronunciare o scrivere. Lo strato di registrazione dello schermo AI gestisce l'evidenziazione del cursore, la messa a fuoco dell'area e lo zoom automatico sulle interazioni dell'interfaccia utente, elementi che la maggior parte dei software per processi aziendali tralascia o esegue male.

Come funziona il generatore di processi aziendali in tre passaggi

L'intero flusso richiede una sola registrazione e produce una documentazione del processo pronta per la pubblicazione. Nessuna fase di scrittura separata, nessun software per diagrammi di flusso, nessun accumulo di documentazione arretrata. Da qui, il modello di flusso di processo è un passo successivo naturale, poiché la documentazione è già stata acquisita.

Passaggio 1: Registra il processo aziendale sullo schermo

Avvia la registrazione nel browser, acquisisce il flusso di lavoro mentre viene effettivamente eseguito, o carica un file video esistente. L'IA lavora su ciò che viene registrato. Nessun copione di preparazione, nessun diagramma di flusso separato, nessun diagramma di processo aziendale da disegnare prima. Più ricca è la registrazione, più dettagliata sarà la documentazione che ne deriverà.

Passaggio 2: Trupeer AI genera il video e la guida scritta al processo

I intercalari vengono rimossi. Gli effetti di zoom e del cursore vengono aggiunti laddove aiutano lo spettatore a seguire ciò che accade sullo schermo. Una bozza del video e una bozza della guida scritta al processo appaiono insieme nell'editor. Viene applicato il glossario personalizzato, in modo che i nomi dei prodotti interni siano scritti e pronunciati correttamente in entrambi i formati.

Passaggio 3: Brandizza, traduci e condividi

Applica il kit del brand in modo che il logo aziendale, i colori e le slide di introduzione/conclusione corrispondano al resto della libreria di documentazione. Traduci in spagnolo, mandarino, hindi, portoghese o in una qualsiasi delle oltre 65 lingue parlate in azienda. Quindi, invia tramite un link a una Pagina Condivisa che il team può incorporare in qualsiasi piattaforma di gestione dei processi aziendali, knowledge base, intranet o centro assistenza.

Chi utilizza effettivamente un generatore di processi aziendali

La persona che apre questo strumento è solitamente un responsabile delle operazioni, un analista di processi aziendali o un manager del miglioramento dei processi in un'azienda in cui la documentazione dei processi è rimasta in sospeso per almeno sei mesi. Il modello è costante: i dipendenti più esperti conoscono il processo perché lo hanno creato. I nuovi arrivati no. Questa discrepanza si manifesta come esecuzione non coerente, continue richieste di formazione e rilievi di audit che richiedono settimane per essere risolti. Trupeer AI acquisisce il processo della persona più esperta mentre lo sta eseguendo, invece di cercare di estrarlo tramite interviste a posteriori.

Lo stesso schema si ritrova in tutte le funzioni. I team finanziari lo utilizzano per le chiusure mensili, l'onboarding dei fornitori e i flussi di lavoro delle note spese. I team delle risorse umane lo usano per l'onboarding dei dipendenti, l'iscrizione ai benefit e le procedure di cessazione del rapporto. I team IT lo impiegano per l'instradamento dei ticket, la fornitura degli accessi ai sistemi e la risposta agli incidenti. I team di conformità lo usano per raccogliere prove durante gli audit, poiché la registrazione del processo effettivo è ciò che la maggior parte dei revisori richiede. I consulenti operativi e gli specialisti BPM lo utilizzano quando hanno bisogno di acquisire il reale funzionamento di un cliente prima di raccomandare miglioramenti.

Casi d'uso per la documentazione dei processi aziendali

La documentazione dei processi aziendali di solito inizia con i flussi di lavoro che vengono spiegati ai nuovi assunti ogni trimestre. Chiusura mensile, approvazione dei fornitori, riassegnazione del territorio, escalation degli incidenti, rimborso clienti: ogni team ha un elenco di processi che esistono nella testa di qualcuno e che devono essere inseriti in una documentazione condivisa. Trupeer AI riduce il divario tra la conoscenza del processo e la sua documentazione. Il risultato funziona come un modello di documentazione del processo che il team può adattare per flussi di lavoro correlati, invece di ricominciare da zero ogni volta.

Per le attività di miglioramento dei processi aziendali, Trupeer AI rappresenta lo strato di documentazione che precede lo strato di miglioramento. Mappare lo stato attuale è il prerequisito per modificarlo. I team di analisi dei processi aziendali utilizzano le registrazioni come prova di come il processo si svolge effettivamente oggi, il che raramente coincide con quanto descritto dalla mappa dei processi aziendali originale. I consulenti per il miglioramento dei processi e gli specialisti BPM utilizzano Trupeer AI come software di mappatura dei processi aziendali per la fase di acquisizione dello stato attuale, per poi passare alle fasi di analisi e riprogettazione con una documentazione che tutti concordano descriva la realtà. Alcuni team lo associano a strumenti formali di modellazione dei processi aziendali; altri utilizzano direttamente il risultato di Trupeer come diagramma di processo aziendale di lavoro.

Per la gestione dei processi aziendali e i flussi di lavoro dei software di gestione dei processi aziendali, Trupeer AI colma il vuoto di documentazione che i tradizionali strumenti BPM di solito lasciano da compilare al cliente. Una piattaforma di gestione dei processi aziendali o un sistema di gestione dei processi aziendali gestisce la modellazione e l'esecuzione. I migliori pacchetti software di gestione dei processi aziendali di solito combinano uno strumento di flusso di lavoro, uno strato di software di documentazione dei processi e una knowledge base. Trupeer AI si colloca nello strato di documentazione del processo. I software di documentazione dei processi come Trupeer AI alimentano i contenuti a monte da cui dipende il resto del sistema BPM.

Dove si colloca il generatore di processi aziendali rispetto all'automazione dei processi aziendali

Gli strumenti di automazione dei processi aziendali e i software di automazione dei processi aziendali prendono un processo documentato ed eseguono parti di esso senza l'intervento umano. La documentazione è il prerequisito. La maggior parte dei lanci di automazione dei processi aziendali con IA e automazione intelligente dei processi aziendali si blocca alla seconda settimana perché nessuno è in grado di produrre una descrizione sufficientemente chiara del processo "così com'è" per consentire allo strumento di automazione di modellarlo. Trupeer AI è ciò che colma questo divario. Registra il flusso di lavoro effettivo, consegna la documentazione al team di automazione e passa alla fase di sviluppo.

La stessa logica si applica più ampiamente al lavoro di trasformazione dei processi aziendali. Sia che il team stia passando da un processo manuale a uno che desidera automatizzare, migrando sistemi o eseguendo una riprogettazione strutturale, il primo deliverable è sempre lo stesso: una descrizione accurata e aggiornata dello stato attuale di come si svolge il processo oggi. Il lavoro di intelligence dei processi aziendali dipende da questo. I contratti di servizi di processo aziendale vengono definiti in base ad esso e la maggior parte delle soluzioni di processo aziendale nel mercato più ampio viene valutata rispetto allo stesso criterio. Il flusso dalla registrazione alla documentazione gestito da Trupeer AI è l'input di cui ha bisogno ogni successivo sforzo sul processo aziendale.

Aggiornamenti: registra nuovamente il passaggio modificato, mantieni intatto il resto del processo

I processi aziendali cambiano continuamente, ma la documentazione raramente tiene il passo. Quando il team finanziario aggiunge una nuova soglia di approvazione, il processo di chiusura cambia. Le risorse umane aggiungono un nuovo fornitore per il controllo dei precedenti e il flusso di onboarding cambia. Dopo una migrazione del sistema IT, il flusso di lavoro per la fornitura degli accessi cambia. La maggior parte degli strumenti di documentazione gestisce questo problema chiedendo al team di riscrivere da zero le sezioni interessate. Trupeer AI lo gestisce registrando nuovamente solo il passaggio modificato.

Registrare nuovamente è più veloce che riscrivere. Chi ha effettuato la registrazione originale registra la nuova versione del passaggio che è cambiato. L'IA rielabora solo quel segmento. Sia il video che il documento si aggiornano sul posto. Qualsiasi link di Pagina Condivisa distribuito dal team operativo lo scorso trimestre ora rimanda alla versione corrente, con il passaggio aggiornato integrato nel resto della documentazione. Chiunque abbia salvato il link originale nei preferiti o lo abbia incorporato nella wiki del team riceve il nuovo contenuto senza alcuna necessità di follow-up manuale. Questo modello di aggiornamento fa la differenza tra una documentazione di processo aziendale che invecchia bene e una documentazione che diventa un problema nel momento stesso in cui il processo cambia. Abbinare il generatore al creatore di SOP di Trupeer AI copre le procedure operative standard alla base del processo registrato.