Generatore gratuito di processi aziendali

Il generatore di processi aziendali di Trupeer AI acquisisce una registrazione dello schermo di come si svolge effettivamente il lavoro e la trasforma in una documentazione completa dei processi aziendali: una guida video rifinita più una guida di processo scritta, pronte per essere condivise, personalizzate con il proprio brand e tradotte in oltre 65 lingue. I responsabili delle operation, i team di miglioramento dei processi e gli analisti dei processi aziendali lo utilizzano per acquisire il funzionamento attuale del processo, che rappresenta il primo passaggio mancante nella maggior parte dei progetti di miglioramento e automazione dei processi aziendali.

• Registra il processo aziendale una sola volta. Ottieni la documentazione del processo in formato video e scritto con la stessa operazione.

• Acquisisce il processo esattamente come viene eseguito, non come qualcuno lo ricorda o come lo descrive la mappa dei processi aziendali originale.

• Aggiorna registrando nuovamente il passaggio modificato. Il resto della documentazione del processo rimane invariato.

• Traduci la documentazione in oltre 65 lingue per i team globali che eseguono lo stesso processo aziendale in diverse regioni.

• Condividi tramite un link personalizzato Shared Page che si integra in qualsiasi software di gestione dei processi aziendali, intranet o knowledge base.

Cosa produce Trupeer AI per la documentazione dei processi aziendali

Un membro del team operativo registra il processo mentre viene eseguito: ad esempio il responsabile finance che effettua la chiusura mensile, l'assistenza che gestisce il passaggio di un ticket di escalation o il team sales operations che assegna i territori. Trupeer AI si occupa del resto. I intercalari vengono rimossi, i tremolii del cursore vengono attenuati e gli effetti di zoom mettono in risalto le parti dello schermo in cui si sta svolgendo effettivamente il lavoro. Questo è il motivo per cui si abbina perfettamente ai modelli di business plan: il processo e la documentazione provengono dalla stessa fonte.

L'output è un video rifinito insieme a una guida di processo scritta, ottenuti nella stessa sessione. Il video mostra il processo in esecuzione. La guida scritta lo scompone in passaggi numerati con screenshot. Destinatari diversi preferiscono formati diversi. Chi ha un apprendimento visivo guarda il video. Chi esegue il processo per la prima volta segue la guida scritta. Revisori e team di conformità ottengono una traccia documentale che dimostra come si svolge effettivamente il processo, non come il modello originale della documentazione di processo indicava che dovesse svolgersi.

Il brand kit viene applicato automaticamente: logo aziendale, colori, font, slide introduttive e conclusive si abbinano perfettamente al resto della libreria di documentazione aziendale. I nomi dei prodotti e degli strumenti interni restano coerenti grazie a un glossario personalizzato, fondamentale quando la documentazione del processo aziendale fa riferimento a sistemi che l'IA altrimenti non saprebbe come pronunciare o scrivere. Il livello di registrazione dello schermo IA gestisce l'evidenziazione del cursore, la messa a fuoco dell'area e lo zoom automatico sulle interazioni dell'interfaccia utente, elementi che la maggior parte dei software per processi aziendali tralascia o esegue male.

Come funziona il generatore di processi aziendali in tre passaggi

L'intero flusso richiede una sola registrazione e genera documentazione di processo pronta all'uso. Nessuna sessione di scrittura separata, nessun software di diagrammi di flusso, nessun backlog di documentazione. Da lì, il modello di flusso di processo rappresenta un passo successivo naturale, poiché la documentazione è già stata acquisita.

Passaggio 1: Registra il processo aziendale sullo schermo

Fai clic su Registra nel browser, cattura il flusso di lavoro mentre viene effettivamente eseguito oppure carica un file video esistente. L'IA lavora su ciò che viene registrato. Nessuno script preparatorio, nessun diagramma di flusso separato, nessun diagramma del processo aziendale da disegnare prima. Più dettagliata è la registrazione, più completa sarà la documentazione prodotta.

Passaggio 2: Trupeer AI genera il video e la guida di processo scritta

I intercalari vengono rimossi. Vengono aggiunti effetti di zoom e del cursore dove necessario per aiutare chi guarda a seguire ciò che accade sullo schermo. Una bozza del video e una bozza della guida di processo scritta appaiono insieme nell'editor. Viene applicato il glossario personalizzato, così che i nomi dei prodotti interni siano scritti e pronunciati correttamente in entrambi gli output.

Passaggio 3: Personalizza con il brand, traduci e condividi

Applica il brand kit per allineare logo aziendale, colori e slide introduttive/conclusive al resto della libreria di documentazione. Traduci in spagnolo, mandarino, hindi, portoghese o in una qualsiasi delle oltre 65 lingue parlate nell'azienda. Infine, distribuisci tramite un link Shared Page che il team può integrare in qualsiasi piattaforma di gestione dei processi aziendali, knowledge base, intranet o centro assistenza.

Chi apre effettivamente un generatore di processi aziendali

La persona che apre questo strumento è solitamente un responsabile delle operation, un analista dei processi aziendali o un responsabile del miglioramento dei processi in un'azienda in cui la documentazione dei processi è rimasta nel backlog per almeno sei mesi. Lo schema è ricorrente: i dipendenti con più anzianità conoscono il processo perché lo hanno creato loro. I nuovi assunti no. Questo divario si manifesta in un'esecuzione incoerente, continue richieste di formazione e rilievi di audit che richiedono settimane per essere risolti. Trupeer AI cattura il processo della persona esperta mentre lo sta svolgendo, anziché cercare di estrapolarlo tramite interviste a posteriori.

Lo stesso schema si ripete in tutte le funzioni. I team finance lo usano per la chiusura mensile, l'onboarding dei fornitori e i flussi di lavoro delle note spese. I team HR lo usano per l'onboarding dei dipendenti, l'iscrizione ai benefit e le procedure di fine rapporto. I team IT lo usano per l'instradamento dei ticket, il provisioning degli accessi ai sistemi e la risposta agli incidenti. I team di conformità lo usano per raccogliere prove durante gli audit, poiché una registrazione del processo reale è proprio ciò che la maggior parte dei revisori richiede. I consulenti operativi e gli specialisti BPM lo scelgono quando devono mappare come lavora effettivamente un cliente prima di proporre miglioramenti.

Casi d'uso per la documentazione dei processi aziendali

La documentazione dei processi aziendali di solito parte dai flussi di lavoro che vengono spiegati ai nuovi assunti ogni trimestre. Chiusura mensile, approvazione dei fornitori, riassegnazione dei territori, escalation degli incidenti, rimborsi ai clienti: ogni team ha un elenco di processi che esistono solo nella testa di qualcuno e che devono confluire in una documentazione condivisa. Trupeer AI riduce la distanza tra la conoscenza del processo e la sua effettiva documentazione. L'output funge da modello di documentazione di processo che il team può adattare per flussi di lavoro simili, invece di ripartire da zero ogni volta.

Nelle attività di miglioramento dei processi aziendali, Trupeer AI rappresenta il livello di documentazione che precede la fase di ottimizzazione. Mappare lo stato attuale è il prerequisito fondamentale per modificarlo. I team di analisi dei processi aziendali usano le registrazioni come prova di come il processo funziona realmente oggi, cosa che raramente coincide con quanto descritto nella mappa del processo originale. I consulenti per l'ottimizzazione dei processi e gli specialisti BPM utilizzano Trupeer AI come software di mappatura dei processi aziendali per la fase di rilevamento dello stato attuale, per poi passare alle fasi di analisi e riprogettazione con una documentazione che tutti riconoscono conforme alla realtà. Alcuni team lo affiancano a strumenti formali di modellazione dei processi aziendali; altri usano direttamente l'output di Trupeer come diagramma operativo del processo aziendale.

Per la gestione dei processi aziendali e i flussi di lavoro basati su software di gestione dei processi aziendali, Trupeer AI colma il divario di documentazione che i tradizionali strumenti BPM lasciano solitamente a carico del cliente. Una piattaforma o un sistema di gestione dei processi aziendali gestisce la modellazione e l'esecuzione. I migliori stack software per la gestione dei processi aziendali abbinano in genere uno strumento di workflow, un livello software per la documentazione dei processi e una knowledge base. Trupeer AI si colloca nel livello di documentazione dei processi. Un software per la documentazione dei processi come Trupeer AI alimenta i contenuti a monte da cui dipende il resto dello stack BPM.

Come si integra il generatore di processi aziendali con l'automazione dei processi aziendali

Gli strumenti e i software di automazione dei processi aziendali prendono un processo documentato ed ne eseguono parti senza intervento umano. La documentazione è il prerequisito essenziale. La maggior parte dei progetti di automazione dei processi aziendali basati su IA e di automazione intelligente dei processi si blocca alla seconda settimana perché nessuno è in grado di produrre una descrizione sufficientemente chiara del processo as-is affinché lo strumento di automazione possa modellarlo. Trupeer AI è ciò che colma questo divario. Registra il flusso di lavoro reale, consegna la documentazione al team di automazione e passa alla fase di implementazione.

La stessa logica si applica più in generale ai progetti di trasformazione dei processi aziendali. Sia che il team stia passando da un processo manuale a uno che desidera automatizzare, sia che stia migrando sistemi o attuando una riprogettazione strutturale, il primo deliverable è sempre lo stesso: una descrizione accurata dello stato attuale di come il processo si svolge oggi. Le attività di business process intelligence dipendono da questo. I contratti per i servizi di gestione dei processi aziendali vengono definiti su questa base, e la maggior parte delle soluzioni per processi aziendali sul mercato viene valutata secondo lo stesso criterio. Il flusso dalla registrazione alla documentazione gestito da Trupeer AI è l'input necessario per qualsiasi iniziativa successiva sui processi aziendali.

Aggiornamenti: registra nuovamente il passaggio modificato, mantieni intatto il resto del processo

I processi aziendali cambiano continuamente, ma la documentazione raramente tiene il passo. Quando il team finance aggiunge una nuova soglia di approvazione, il processo di chiusura cambia. Se le risorse umane introducono un nuovo fornitore per il controllo dei precedenti, il flusso di onboarding cambia. Dopo una migrazione dei sistemi IT, il flusso di lavoro per il provisioning degli accessi cambia. La maggior parte degli strumenti di documentazione affronta questo problema chiedendo al team di riscrivere da capo le sezioni interessate. Trupeer AI lo risolve registrando nuovamente solo il passaggio modificato.

Registrare nuovamente è più rapido che riscrivere. Chi ha effettuato la registrazione originale registra la nuova versione del passaggio modificato. L'IA rielabora solo quel segmento. Sia il video che il documento si aggiornano direttamente sul posto. Qualsiasi link Shared Page distribuito dal team operativo il trimestre precedente punterà ora alla versione corrente, con il passaggio aggiornato integrato nel resto della documentazione. Chiunque abbia salvato il link originale tra i preferiti o lo abbia incorporato nel wiki del team riceve i nuovi contenuti senza dover ricorrere a verifiche manuali. Questo modello di aggiornamento fa la differenza tra una documentazione dei processi aziendali che dura nel tempo e una che diventa obsoleta e rischiosa nel momento stesso in cui il processo cambia. L'abbinamento del generatore con il costruttore di SOP di Trupeer AI copre le procedure operative standard alla base del processo registrato.

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