Software aziendale per la gestione dei flussi di lavoro
Trupeer è un software di gestione dei flussi di lavoro aziendali che acquisisce ogni flusso di lavoro dall'attività reale, lo trasforma in mappe di processo e SOP, lo standardizza tra team e aree geografiche e lo rende pronto per gli agenti di intelligenza artificiale.
SOC 2 Type II · ISO 27001 · GDPR · Utilizzato nel rollout di Workday da parte di Genpact per 140.000 dipendenti
Cos'è l'enterprise workflow management?
La gestione dei flussi di lavoro aziendali (enterprise workflow management) è il modo in cui le grandi organizzazioni mappano, standardizzano, governano e migliorano i flussi di lavoro che attraversano team, aree geografiche e sistemi, affinché il lavoro venga svolto in modo coerente, i passaggi di consegne siano chiari e i processi siano pronti per l'automazione e per gli agenti IA.
Un flusso di lavoro aziendale è qualsiasi sequenza ripetibile di passaggi che porta un'attività da una richiesta al risultato finale: chiusura di bilancio, inserimento di un nuovo dipendente, elaborazione di una fattura, risoluzione di un ticket. In una grande organizzazione, lo stesso flusso di lavoro viene spesso eseguito in decine di team e su diversi sistemi, motivo per cui gestirlo richiede molto più di un semplice diagramma di flusso.
La gestione dei flussi di lavoro aziendali copre quattro compiti:
Visibilità: sapere come viene effettivamente eseguito ogni flusso di lavoro oggi, passo dopo passo.
Standardizzazione: concordare il metodo migliore e controllare le varianti realmente necessarie.
Governance: proprietari chiari, permessi, cronologia delle versioni e audit trail.
Miglioramento: individuare i passaggi da rimuovere, automatizzare o affidare agli agenti IA.
Perché i flussi di lavoro aziendali si interrompono
La maggior parte dei flussi di lavoro aziendali non è mai stata pianificata a tavolino. Sono cresciuti, un workaround alla volta, e la conoscenza sul loro funzionamento risiede nelle persone che li eseguono. Quattro problemi si presentano continuamente.
1. Passaggi non documentati
Il processo ufficiale risiede in una presentazione risalente all'ultima trasformazione. Quello reale include il foglio di calcolo che qualcuno controlla, l'e-mail che avvia l'approvazione e il campo che tutti sanno di dover lasciare vuoto. Quando questi passaggi non sono scritti, i nuovi assunti imparano per affiancamento, gli errori si ripetono e la conoscenza va persa quando le persone se ne vanno.
2. Varianti regionali e di team
Lo stesso flusso di lavoro viene eseguito in modo diverso a Manila, Cracovia e Austin. Alcune differenze sono legittime, come le normative o le norme fiscali locali. La maggior parte non lo è, ma nessuno può capire quali siano senza vedere ogni variante a confronto.
3. Passaggi di consegne tra sistemi
Il lavoro aziendale attraversa diverse applicazioni: una richiesta parte da ServiceNow, passa attraverso SAP e finisce in un record di Salesforce. Ciascun sistema registra la propria parte, ma i passaggi di consegne tra di essi, dove le persone copiano, controllano e prendono decisioni, non compaiono nei dati di nessun sistema. È proprio lì che si accumulano ritardi ed errori.
4. Il cambiamento è più rapido della documentazione
Gli aggiornamenti ERP, le riorganizzazioni, le transizioni di fornitori e i nuovi strumenti di IA modificano i flussi di lavoro ogni trimestre. La documentazione scritta manualmente non riesce a tenere il passo, quindi diventa obsoleta e le persone smettono di fidarsene.
Il risultato è sempre lo stesso: non puoi standardizzare, automatizzare o affidare a un agente IA un flusso di lavoro che non puoi vedere.
Come Trupeer gestisce i flussi di lavoro aziendali
Trupeer parte da dove gli altri strumenti per i workflow danno per scontato che tu sia già: con un quadro accurato di come si svolge il lavoro. I tuoi team registrano l'attività mentre la eseguono e Trupeer trasforma ogni registrazione nelle risorse necessarie per gestire quel flusso di lavoro su scala aziendale.
Acquisisci i flussi di lavoro dal lavoro reale
Un esperto registra un'attività una volta, in qualsiasi applicazione web: SAP, Workday, Salesforce, ServiceNow o un tool proprietario. Trupeer cattura ogni clic, schermata e passaggio, compresi i passaggi di consegne tra sistemi che i registri degli eventi non vedono mai. Niente workshop, niente post-it, niente consulenti che intervistano il personale per settimane.
Progetta: trasforma le registrazioni in mappe di processo e SOP
A partire da una singola registrazione, Trupeer genera un flusso di processo, una documentazione dettagliata passo dopo passo e un video formativo. I responsabili del processo modificano il flusso per aggiungere passaggi, punti decisionali ed eccezioni, per poi esportarlo in PNG, SVG o Mermaid per l'uso in altri strumenti.
Standardizza tra team e aree geografiche
Acquisisci lo stesso flusso di lavoro da diversi team, esamina insieme le varianti documentate e definisci un unico standard. Mantieni le varianti regionali necessarie e dismetti le altre. Quando lo standard cambia, aggiorna la procedura una sola volta invece di riscrivere una dozzina di documenti.
Governa: autorizzazioni, cronologia delle versioni e audit trail
Spazi di lavoro: assegna a ciascuna funzione, area geografica o programma un proprio spazio di lavoro con la relativa libreria di flussi di lavoro e SOP.
Ruoli: gli amministratori dell'organizzazione invitano gli utenti e assegnano i ruoli. Gli amministratori dello spazio di lavoro gestiscono membri e risorse; gli editor dello spazio di lavoro creano e modificano i contenuti, ma non possono gestire gli utenti.
Identità: il provisioning SSO e SCIM connette Trupeer al tuo identity provider, facendo sì che gli accessi seguano la tua directory aziendale.
Cronologia delle versioni: la knowledge base è dotata di controllo di versione e timestamp, consentendoti di dimostrare ai revisori quale procedura era in vigore e in quale data.
Condivisione controllata: pubblica i flussi di lavoro su pagine di condivisione pubbliche o ad accesso limitato.
Trupeer è certificato SOC 2 Type II e ISO 27001 ed è conforme al GDPR, con crittografia AES-256 a riposo e TLS 1.3 in transito. I dettagli sono disponibili nella pagina sicurezza e conformità.
Integrazioni
Dove | Come si connette Trupeer |
|---|---|
Sistemi che documenti | Acquisisce i flussi di lavoro in qualsiasi applicazione web, tra cui SAP, Workday, Salesforce, ServiceNow e Oracle |
Dove lavorano le persone | Incorpora video e documenti in Confluence, Notion e altri strumenti; condivide tramite pagine pubbliche o con accesso limitato |
Il tuo stack di knowledge base | Esporta documenti in PDF, Word o Markdown e video in MP4 con sottotitoli SRT |
Identità | SSO e SCIM con il tuo identity provider |
Assistenti e agenti IA | Trupeer MCP fornisce a copiloti e agenti i tuoi flussi di lavoro approvati, non fonti generiche |
Visualizza tutte le integrazioni di Trupeer.
Rendi ogni flusso di lavoro pronto per gli agenti IA
Gli agenti IA seguono le istruzioni. Un flusso di lavoro acquisito e standardizzato in Trupeer fornisce loro passaggi chiari, regole, eccezioni e punti di passaggio di consegne, oltre alla stessa procedura utilizzata dalle persone. Quando il flusso di lavoro cambia, le persone e gli agenti ricevono l'aggiornamento contemporaneamente.
Gestione dei flussi di lavoro vs Automazione dei flussi di lavoro aziendali
La gestione del flusso di lavoro (workflow management) decide come il lavoro debba svolgersi. L'automazione del flusso di lavoro (workflow automation) ne esegue parti tramite software. Le aziende hanno bisogno di entrambi, e funzionano al meglio in quest'ordine: una piattaforma di automazione aziendale può automatizzare solo un flusso di lavoro che sia stato definito correttamente.
Trupeer | ServiceNow | UiPath | |
|---|---|---|---|
Funzione principale | Acquisire, documentare e standardizzare come vengono eseguiti i flussi di lavoro | Eseguire flussi di lavoro IT, HR e di servizio su un'unica piattaforma | Automatizzare i passaggi ripetitivi nelle applicazioni con robot e agenti IA |
Punto di partenza | Registrazioni di lavoro reale | Flussi di lavoro configurati sulla piattaforma ServiceNow | Processi definiti abbastanza bene da poter essere automatizzati |
Vede il lavoro tra i sistemi | Sì, catturato dallo schermo | All'interno di ServiceNow | All'interno dei passaggi automatizzati |
Output principale | Mappe di processo, SOP, formazione e procedure pronte per gli agenti | Ticket, richieste e flussi di servizio automatizzati | Automazioni in esecuzione |
Ideale da utilizzare | Prima e durante l'automazione, rollout e transizioni | Per gestire flussi di lavoro di servizio su larga scala | Per eseguire attività stabili e basate su regole |
Trupeer non sostituisce ServiceNow o UiPath. Fornisce loro input migliori. I team usano Trupeer per documentare un flusso di lavoro end-to-end, decidere cosa standardizzare e individuare quali passaggi valga la pena automatizzare, per poi creare tali automazioni nella piattaforma che già utilizzano. Inoltre, Trupeer documenta come le persone utilizzano ServiceNow e altri sistemi, garantendo che formazione e SOP rimangano aggiornate con il cambiare delle configurazioni.
Stai confrontando le piattaforme? Leggi la nostra guida all'acquisto di software per workflow aziendali.
Casi d'uso per l'enterprise workflow management
Rollout di ERP e sistemi
Documenta i flussi di lavoro attuali prima del go-live di SAP, Workday o Oracle, progetta lo stato futuro e fornisci a ciascun ruolo le SOP e i video formativi di cui ha bisogno prima del cutover.
Transizioni di fornitori e BPO
Acquisisci il modo in cui il team uscente esegue ciascun flusso di lavoro, in modo che il team subentrante erediti il vero processo anziché una presentazione. Il passaggio di consegne della conoscenza si trasforma in registrazioni e procedure invece di richiedere settimane di affiancamento.
Standardizzazione di servizi condivisi e GCC
Riunisci i flussi di lavoro di molte unità aziendali in un unico standard, mantieni le varianti necessarie e amplia i nuovi team senza colli di bottiglia nella condivisione della conoscenza.
Processi finanziari, HR e procurement
Mappa processi end-to-end come procure to pay, hire to retire e order to cash, documentando ogni passaggio, controllo e passaggio di consegne.
Conformità e preparazione per gli audit
Mantieni un registro con controllo di versione di ciascuna procedura, di chi ne è responsabile e di quando è stata modificata, così il prossimo audit potrà partire da una libreria già pronta.
Programmi con agenti IA
Decidi quali passaggi del flusso di lavoro debba compiere un agente, forniscigli la stessa procedura approvata che seguono le persone e definisci in quale punto debba riaffidare il lavoro a un operatore umano.
La prova: Genpact
Quando Genpact ha implementato Workday per HCM, finanza e dati, il suo team addetto al change management ha dovuto preparare 140.000 dipendenti in 40 paesi. Utilizzando Trupeer, ha completato in circa tre mesi un programma di formazione pianificato per 12 mesi. Leggi il caso di studio di Genpact.
Ti stai avvicinando per la prima volta alla mappatura dei processi? Inizia con la nostra guida agli strumenti di mappatura dei processi.
Rendi visibile, standard e pronto per l'IA ogni flusso di lavoro aziendale
Acquisisci un flusso di lavoro, visualizzalo come mappa di processo, SOP e video di formazione, e decidi cosa standardizzare successivamente. Prenota una demo o scopri come funziona Trupeer come piattaforma IA aziendale.
Letture correlate
Domande frequenti
Che cos'è un sistema di gestione dei flussi di lavoro aziendali?
Un sistema di gestione dei flussi di lavoro aziendali (enterprise workflow management system) è un software che aiuta le grandi organizzazioni a documentare, standardizzare, gestire e migliorare i propri flussi di lavoro tra team e sistemi diversi. Assegna a ciascun flusso di lavoro un responsabile, una procedura aggiornata, controlli di accesso e una cronologia delle versioni.
Qual è la differenza tra gestione del flusso di lavoro (workflow management) e automazione del flusso di lavoro (workflow automation)?
La gestione dei flussi di lavoro definisce il modo in cui il lavoro deve svolgersi: passaggi, responsabili, regole e passaggi di consegne. L'automazione dei flussi di lavoro utilizza un software per eseguire alcuni di questi passaggi. Gestire prima il flusso di lavoro rende l'automazione più rapida e affidabile.
Qual è un esempio di gestione dei flussi di lavoro aziendali?
Un centro servizi condivisi che gestisce l'elaborazione delle fatture per 12 Paesi rileva il modo in cui ciascun team gestisce le fatture, definisce uno standard unico con poche varianti locali, pubblica le SOP e la formazione per ogni ruolo e tiene traccia di ogni modifica apportata alla procedura.
Qual è la migliore piattaforma di automazione dei flussi di lavoro aziendali?
Dipende dal tipo di lavoro. ServiceNow è ideale per i flussi di lavoro IT e i servizi per i dipendenti, UiPath è perfetto per le attività basate su regole nelle applicazioni legacy, mentre Microsoft Power Automate è la scelta più indicata per i team incentrati sull'ecosistema Microsoft. Qualunque sia la tua scelta, inizia documentando il flusso di lavoro dall'inizio alla fine, così da automatizzare i passaggi giusti.
Trupeer sostituisce ServiceNow o UiPath?
No. Trupeer rileva e standardizza l'esecuzione dei flussi di lavoro e documenta il modo in cui le persone utilizzano sistemi come ServiceNow. Le piattaforme di automazione eseguono quindi i passaggi che vale la pena automatizzare.
Quali sistemi può documentare Trupeer?
Qualsiasi flusso di lavoro che i tuoi team eseguono in un'applicazione web, inclusi SAP, Workday, Salesforce, ServiceNow e strumenti interni, oltre ai passaggi di consegna tra di essi.
In che modo Trupeer controlla chi può visualizzare e modificare i flussi di lavoro?
Tramite ruoli di organizzazione e spazio di lavoro, provisioning SSO e SCIM e pagine di condivisione pubbliche o con accesso limitato. Trupeer è certificata SOC 2 Tipo II e ISO 27001.
In che modo la gestione dei flussi di lavoro aziendali si prepara agli agenti IA?
Gli operatori hanno bisogno di passaggi chiari, regole, eccezioni e punti di passaggio di consegne. I flussi di lavoro documentati e standardizzati offrono proprio questo, e Trupeer rende le stesse procedure disponibili agli assistenti e agli agenti IA tramite MCP.
