Non puoi trasferire ciò che non hai individuato. Con Trupeer, puoi risparmiare settimane sulla pianificazione del trasferimento di conoscenza iniziando con un modello gratuito di analisi dei gap nel trasferimento di conoscenza, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e colmando ogni lacuna con una registrazione video della persona che conosce quel lavoro.

Cos'è un'analisi dei gap nel trasferimento di conoscenza?

Un'analisi dei gap nel trasferimento di conoscenza confronta la conoscenza di cui un team ha bisogno per eseguire i propri processi con la conoscenza effettivamente documentata, ed elenca ogni divario tra le due. Di solito viene eseguita prima o all'inizio di una transizione, di un accordo di outsourcing, della creazione di un GCC o del rilascio di un sistema, in modo che il trasferimento di conoscenza si concentri su ciò che manca anziché coprire nuovamente ciò che è già stato scritto.

Questo modello lo fa in un modo specifico:

1. Inizia da un riferimento di processo standard, un elenco completo dei processi che il team dovrebbe essere in grado di eseguire.

2. Mappa la tua documentazione esistente rispetto a quel riferimento.

3. Elenca ogni gap, come documentazione mancante, obsoleta o incompleta, o conoscenza posseduta da una sola persona.

4. Classifica i gap in base a quanti documenti dipendono da ciascuno di essi, in modo da risolvere prima i gap che compromettono la maggior parte degli altri documenti.

Il risultato è un registro dei gap: un elenco prioritario di cosa acquisire, da chi ed entro quando. Viene anche chiamato valutazione del gap di conoscenza, analisi del gap di documentazione o registro dei gap KT.

Perché classificare i gap in base ai documenti dipendenti?

La maggior parte delle analisi dei gap classifica i divari in base all'istinto o a quanto sembri critico il processo. In questo modo si trascura il reale funzionamento della documentazione. I processi dipendono l'uno dall'altro, e così anche i documenti che li descrivono.

Prendi ad esempio una SOP mancante per la manutenzione dei dati anagrafici dei fornitori. Di per sé, sembra un unico gap. Ma le SOP per la gestione delle fatture, i cicli di pagamento, l'onboarding dei fornitori e i ratei di fine mese potrebbero dare tutti per scontato che qualcuno sappia già come sono impostati i record dei fornitori. Se manca quella conoscenza, ognuno di quei documenti è più debole di quanto sembri.

Contare i documenti dipendenti trasforma questo aspetto in un numero. Un gap con dodici documenti dipendenti rappresenta un rischio maggiore rispetto a un gap con uno solo, anche se entrambi i processi sembrano ugualmente importanti. Risolverlo per primo rafforza tutti e dodici.

Quando serve un'analisi dei gap nel trasferimento di conoscenza?

• Prima di una transizione di outsourcing o BPO, per definire l'ambito del trasferimento di conoscenza e stabilire tempistiche realistiche.

• In una transizione da fornitore a fornitore, per vedere cosa copre realmente la documentazione del fornitore uscente.

• Durante la configurazione di un centro GCC o GBS, per sapere cosa deve essere acquisito prima che il lavoro venga trasferito.

• Prima del rilascio di un sistema, per trovare la conoscenza dei processi che non è presente nella documentazione attuale.

• Quando persone chiave stanno per andarsene, per scoprire ciò che sanno solo loro.

• Dopo un'acquisizione, per confrontare la documentazione dei processi di due organizzazioni.

Anteprima del modello di analisi dei gap nel trasferimento di conoscenza

Il modello si apre con l'ambito dell'analisi e il processo di riferimento rispetto al quale stai effettuando la misurazione. L'inventario della documentazione elenca ogni SOP esistente, manuale operativo, guida rapida e risorsa di formazione, mappati sui processi di riferimento. Il registro dei gap è il nucleo centrale: una riga per ogni gap, con tipo di gap, conteggio dei documenti dipendenti, criticità, possessore della conoscenza, proprietario, azione e stato. Un breve riepilogo mostra i gap per tipo e i principali gap per punteggio di priorità.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Fase 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dal menu di navigazione principale.

Fase 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Fase 3: Espandi la visualizzazione del modello

Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente il layout completo e i dettagli.

Fase 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor, puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Fase 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per archiviare il modello aggiornato come tuo.

Fase 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando vuoi vedere come appare il tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di analisi dei gap nel trasferimento di conoscenza puoi:

• Definire l'ambito del trasferimento in modo accurato: sapendo esattamente cosa deve essere acquisito prima dell'inizio del KT.

• Risolvere prima i gap più importanti: la classificazione delle dipendenze mostra quali gap indeboliscono la maggior parte della documentazione.

• Individuare i single point of failure: vedi quali processi vivono solo nella testa di una singola persona.

• Rimanere in linea con il brand: applica il tuo logo, i tuoi font e i tuoi colori con il kit del brand di Trupeer.

• Colmare i gap a partire dalle registrazioni: registra chi possiede la conoscenza mentre svolge il lavoro e genera la SOP mancante.

• Monitorare i progressi: osserva il registro dei gap ridursi ondata dopo ondata.

Cosa deve contenere un modello di analisi dei gap nel trasferimento di conoscenza

1. Ambito: la funzione, i processi e i team analizzati.

2. Processo di riferimento: l'elenco standard dei processi che il team dovrebbe essere in grado di eseguire.

3. Inventario della documentazione: ogni documento esistente, mappato rispetto al riferimento.

4. Registro dei gap: ogni gap con il suo tipo, le dipendenze, la criticità, il proprietario e l'azione da intraprendere.

5. Metodo di punteggio: come vengono prioritizzati i gap.

6. Riepilogo: gap per tipo, gap prioritari e progressi nel tempo.

7. Cronologia delle revisioni: ogni volta che l'analisi viene eseguita nuovamente.

Scegliere un processo di riferimento standard

Il processo di riferimento è il metro di misura per l'intera analisi. Senza di esso, puoi trovare gap solo nei documenti di cui sei già a conoscenza. Le opzioni includono:

• Un framework di processo di settore, come l'APQC Process Classification Framework, che elenca i processi per funzioni quali finanza, risorse umane e acquisti.

• La tua tassonomia dei processi, se la tua organizzazione gestisce già una gerarchia di processi dal Livello 1 al Livello 4.

• Il piano d'ambito di un contratto di outsourcing, che elenca i processi che il fornitore dovrà erogare.

• Il modello di processo standard di un sistema, come i processi aziendali che un ERP è configurato per supportare.

Usa il livello più dettagliato possibile. I gap di solito si nascondono al Livello 4, ovvero la singola attività, piuttosto che a livello di macro-processo.

Modello gratuito di analisi dei gap nel trasferimento di conoscenza: la struttura da copiare

Copia la struttura sottostante nel tuo foglio di calcolo o documento, oppure registrati per scaricarla da Trupeer.

1. Ambito. Funzione: [es. operazioni finanziarie]. Processi nell'ambito: [elenco o riferimento]. Team: [team di invio e di ricezione]. Proprietario dell'analisi: [nome]. Data: [data].

2. Processo di riferimento. Riferimento utilizzato: [framework o tassonomia]. Livello di dettaglio: [es. Livello 3 o Livello 4].

3. Inventario della documentazione.

4. Registro dei gap.

5. Tipi di gap.

6. Punteggio. Punteggio di priorità = documenti dipendenti × peso criticità (Alto 3, Medio 2, Basso 1). Aggiungi 2 se il gap è single source e il possessore della conoscenza rischia di lasciare l'azienda.

7. Riepilogo. Gap totali per tipo, primi dieci gap per punteggio di priorità, gap chiusi dall'ultima esecuzione.

8. Cronologia delle revisioni. Data di esecuzione, autore, gap aperti, gap chiusi.

Come contare i documenti dipendenti

Il conteggio delle dipendenze è ciò che rende questo metodo diverso, quindi vale la pena farlo con attenzione. Un documento dipende da un processo quando il lettore ha bisogno della conoscenza di quel processo per seguire correttamente il documento.

Cerca tre tipi di dipendenza in ogni documento:

• Riferimenti espliciti: il documento rimanda a, nomina o dice "vedi" un altro processo.

• Input presunti: il documento inizia da qualcosa prodotto da un altro processo, ad esempio "una volta impostato il fornitore" o "utilizzando la richiesta approvata".

• Regole condivise: il documento si affida a regole aziendali, soglie o codici definiti in un altro processo.

Quindi contali per ciascun gap:

1. Conta i dipendenti diretti. Quanti documenti nell'inventario dipendono dal processo che presenta il gap?

2. Decidi se contare i dipendenti indiretti. Se il documento B dipende da A, e C dipende da B, un gap in A influisce anche su C. Per una prima analisi, conta solo i dipendenti diretti; per i processi critici, aggiungi quelli indiretti.

3. Registra di quali documenti si tratta, non solo il numero, così saprai cosa aggiornare una volta chiuso il gap.

Due consigli pratici. Primo, chiedi agli SME quali processi dovrebbero spiegare prima che qualcuno possa seguire una determinata SOP; questo fa emergere dipendenze che nessun documento dichiara. Secondo, non preoccuparti troppo della precisione millimetrica. L'obiettivo è separare i gap con uno o due dipendenti da quelli con dieci o venti, e i conteggi approssimativi lo fanno bene.

Come eseguire un'analisi dei gap nel trasferimento di conoscenza in sette passaggi

1. Concorda l'ambito e il processo di riferimento con il responsabile della transizione e i proprietari dei processi.

2. Costruisci l'inventario della documentazione. Raccogli ogni SOP, manuale operativo, guida rapida, voce di KEDB e video di formazione, e mappa ciascuno su un processo di riferimento.

3. Registra le dipendenze. Per ogni documento, annota quali altri processi o documenti presuppone che il lettore conosca già.

4. Trova i gap. Per ogni processo di riferimento, verifica se la documentazione esiste, è aggiornata, copre le eccezioni ed è stata verificata, e se la conoscenza risiede in una sola persona.

5. Conta i documenti dipendenti per ogni gap. Conta quanti documenti nell'inventario dipendono dal processo che presenta la lacuna.

6. Assegna il punteggio e classifica. Applica il metodo di punteggio e ordina il registro dei gap per priorità.

7. Assegna le azioni ed esegui nuovamente. Assegna a ciascun gap un proprietario, un possessore della conoscenza e una data di scadenza, quindi esegui nuovamente l'analisi al termine di ogni ondata di KT.

Esempio di analisi dei gap nel trasferimento di conoscenza

Ecco il modello compilato per un esempio illustrativo. Un'azienda di logistica, Kestrel Logistics, sta spostando i processi procure-to-pay nel suo nuovo GCC. Il suo riferimento è un elenco di processi di Livello 4 per il procure-to-pay, e il suo inventario ha 46 documenti esistenti.

Cosa ha cambiato la classifica. Il team aveva pianificato di iniziare con le fatture in valuta estera, perché causavano gli errori più visibili. Il conteggio delle dipendenze ha mostrato che la manutenzione dei dati anagrafici dei fornitori, gestita da un unico analista prossimo al pensionamento, era alla base di altri dodici documenti. È stata registrata e documentata per prima, e cinque delle dodici SOP dipendenti hanno richiesto correzioni una volta acquisito il processo reale. I dettagli in questo esempio sono illustrativi; sostituiscili con la tua analisi.

Colma ogni gap con una registrazione

Il modo più rapido per colmare un gap è riprendere la persona che conosce quel lavoro mentre lo esegue:

1. Registra chi possiede la conoscenza mentre esegue il processo nel sistema reale con lo screen recorder AI di Trupeer, spiegando ogni passaggio e le eccezioni.

2. Genera la documentazione mancante. Carica la registrazione e Trupeer la trasformerà in una SOP dettagliata passo dopo passo con screenshot, oltre a un video narrato, utilizzando il creatore di SOP.

3. Esamina e approva insieme allo SME e al proprietario del processo.

4. Aggiorna i documenti dipendenti che presupponevano la conoscenza mancante.

5. Pubblica tutto in una knowledge base ricercabile e utilizza la traduzione per i team in altre sedi.

6. Segna il gap come chiuso nel registro.

Lo stesso approccio che parte dalla registrazione funziona su larga scala. Genpact ha registrato le sessioni di progettazione dei processi di MS Teams esistenti e i walkthrough degli SME, li ha caricati su Trupeer e ha ottenuto in cambio SOP e video dimostrativi in cinque lingue: oltre 500 materiali di formazione per 140.000 dipendenti in 40 paesi, consegnati in 3 mesi invece di 12. Leggi la storia di successo di Genpact.

Esegui l'analisi dei gap automaticamente sul tuo patrimonio documentale

Un'analisi manuale dei gap significa leggere e mappare ogni documento a mano, il che è lento quando il tuo patrimonio documentale comprende centinaia o migliaia di file. Trupeer può eseguire l'analisi per te: collega la tua documentazione esistente, scegli un processo di riferimento e ottieni un registro dei gap classificato in base a quanti documenti dipendono da ciascuna lacuna. Registrati per scaricare il modello ed eseguirlo sul tuo patrimonio.

Varianti dell'analisi dei gap

Analisi dei gap per transizioni da fornitore a fornitore

Usa il piano d'ambito del contratto come riferimento e confrontalo con la documentazione fornita dall'operatore uscente. I gap di tipo "single source" spesso risiedono nel personale del fornitore uscente. Consulta la nostra guida al trasferimento di conoscenza nelle transizioni da fornitore a fornitore.

Analisi dei gap per la creazione di un GCC

Esegui l'analisi prima che si apra la finestra di KT, in modo che le assunzioni del GCC e il calendario del KT corrispondano alla reale quantità di informazioni da acquisire. Consulta la nostra guida al trasferimento di conoscenza per la creazione di un GCC.

Analisi dei gap per pensionamenti e abbandoni (attrition)

Filtra il riferimento sui processi eseguiti da una persona in uscita e concentrati sui gap di tipo single-source. Consulta la nostra guida sulla conservazione della conoscenza prima dell'abbandono degli SME.

Analisi dei gap per IT e AMS

Includi gli errori noti e i runbook nell'inventario e usa il catalogo di supporto dell'applicazione come riferimento. Il modello KEDB copre i record degli errori noti.

Analisi dei gap per la pubblica amministrazione e il settore pubblico

Aggiungi i requisiti di legge e le regole di archiviazione al riferimento, poiché una procedura mancante può anche rappresentare un gap di conformità.

Analisi dei gap nel trasferimento di conoscenza vs Valutazione dei bisogni formativi

Un'analisi dei gap di solito viene prima: ti dice cosa documentare, mentre il modello di valutazione dei bisogni formativi ti dice chi formare su di esso. Vedi anche il modello di SOP per il trasferimento di conoscenza e il modello di documentazione dei processi.

Checklist per l'analisi dei gap nel trasferimento di conoscenza

• L'ambito e il processo di riferimento sono stati concordati.

• Ogni documento esistente è nell'inventario e mappato su un processo di riferimento.

• Le dipendenze sono registrate per ogni documento.

• Ogni processo di riferimento è stato controllato per tutti e cinque i tipi di gap.

• Ogni gap ha un conteggio dei documenti dipendenti e un punteggio di priorità.

• I gap single-source sono contrassegnati con il nome del possessore della conoscenza.

• Ogni gap ha un proprietario, un'azione da svolgere e una data di scadenza.

• L'analisi è programmata per essere eseguita nuovamente dopo ogni ondata di KT.

Errori comuni da evitare

• Analizzare solo i documenti che possiedi. Senza un processo di riferimento, i gap più grandi rimangono invisibili.

• Fermarsi a livello di processo. La maggior parte dei gap si trova nelle singole attività e nelle eccezioni.

• Trattare ogni gap come uguale. Classificali in base alle dipendenze e alla criticità, altrimenti risolverai prima i gap più facili.

• Ignorare la conoscenza single-source. Se la conosce una sola persona, è un gap anche se apparentemente non manca nulla.

• Eseguirla una sola volta. Esegui di nuovo l'analisi dopo ogni ondata per confermare che i gap siano effettivamente chiusi.

Scarica il modello gratuito di analisi dei gap nel trasferimento di conoscenza

Registrati per scaricare il modello, applica il kit del tuo brand, colma ogni gap con una registrazione e condividi il registro con il tuo team di transizione. Registrati per scaricare il modello gratuito di analisi dei gap nel trasferimento di conoscenza.

Domande Frequenti

Cos'è un'analisi dei gap nel trasferimento di conoscenza?

È una verifica che confronta le conoscenze necessarie per eseguire una serie di processi con ciò che è effettivamente documentato, ed elenca ogni gap, in modo che il trasferimento di conoscenza possa concentrarsi su ciò che manca.

Come si fa un'analisi dei gap di conoscenza?

Concorda un processo di riferimento, fai l'inventario della documentazione esistente, mappala sul riferimento, individua la conoscenza mancante, obsoleta, incompleta, single-source e non verificata, quindi classifica i gap e assegna le azioni.

Che cos'è un processo di riferimento standard?

Un elenco completo dei processi che un team dovrebbe essere in grado di eseguire, come un framework di settore quale l'APQC Process Classification Framework, la tua tassonomia dei processi o il piano d'ambito di un contratto di outsourcing.

Perché classificare i gap in base ai documenti dipendenti?

Perché i documenti si affidano l'uno all'altro. Un gap da cui dipendono molti altri documenti li indebolisce tutti, quindi risolverlo per primo migliora la maggior parte della documentazione in una volta sola.

Quali sono i tipi di gap di conoscenza?

Questo modello ne utilizza cinque: mancante, obsoleto, incompleto, single source e non verificato.

Quando andrebbe eseguita un'analisi dei gap nel trasferimento di conoscenza?

Prima o all'inizio di una transizione, di un accordo di outsourcing, della creazione di un GCC, del rilascio di un sistema o della partenza di una persona chiave, e di nuovo dopo ogni ondata di trasferimento di conoscenza.

Qual è la differenza tra un'analisi dei gap e una valutazione dei bisogni formativi?

Un'analisi dei gap nel trasferimento di conoscenza trova documentazione mancante o debole su come viene svolto il lavoro. Una valutazione dei bisogni formativi individua le competenze che mancano alle persone. La prima ti dice cosa documentare; la seconda ti dice chi formare.

Come si colma un gap di conoscenza?

Registra la persona che conosce il processo mentre svolge il lavoro reale, genera una SOP e un video dalla registrazione, falli esaminare e approvare, aggiorna i documenti dipendenti e segna il gap come chiuso.

Qual è un esempio di analisi dei gap nel trasferimento di conoscenza?

È il modello compilato per una transizione reale o illustrativa. L'esempio procure-to-pay in questa pagina mostra cinque gap classificati in base al punteggio di priorità, con i relativi conteggi dei documenti dipendenti.

Esiste un modello di analisi dei gap nel trasferimento di conoscenza in Excel?

Excel è perfetto per l'inventario e il registro dei gap, perché vorrai ordinare e filtrare in base al punteggio di priorità. Registrati per scaricare il modello o copia la struttura sopra riportata.

Esiste un modello di analisi dei gap nel trasferimento di conoscenza in Word?

Word funziona bene per le sezioni relative all'ambito, al metodo e al riepilogo da condividere con gli stakeholder. Mantieni invece il registro dei gap su un foglio di calcolo.

Esiste un modello di analisi dei gap nel trasferimento di conoscenza in PDF?

Il formato PDF è adatto per un'istantanea dell'analisi da presentare a un comitato direttivo o a un cliente. Mantieni modificabile il registro di lavoro.

Esiste un modello di analisi dei gap nel trasferimento di conoscenza in Google Fogli?

Sì. Copia la struttura sopra riportata in Google Fogli o registrati per scaricarla da Trupeer. Google Fogli è utile quando più team aggiornano il registro.