Usa questo modello
Quando lo stesso processo viene eseguito in modo diverso in ogni team, sede o azienda acquisita, tutto diventa più difficile. I risultati non possono essere confrontati, la formazione deve essere ripetuta per ogni variante, l'automazione funziona solo in un posto e ogni nuova implementazione di sistema si trasforma in una trattativa. La standardizzazione dei processi risolve questo problema concordando un unico modo migliore di lavorare e diffondendolo ovunque sia applicabile. Un modello di standardizzazione dei processi fornisce a questo lavoro una struttura chiara e ripetibile.
Questo modello gratuito di standardizzazione dei processi copre l'ambito, un'analisi delle variazioni tra le sedi, il processo standard concordato, le variazioni locali consentite, il piano di rollout, la formazione e i controlli che mantengono lo standard in vigore. Include un esempio compilato e linee guida per la standardizzazione multisito, dei servizi condivisi e post-fusione. Copia la struttura qui sotto, oppure aprila in Trupeer e personalizzala.
Cos'è un modello di standardizzazione dei processi?
Un modello di standardizzazione dei processi è un documento strutturato per progettare e implementare un modo standard di eseguire un processo tra team, sedi, regioni o unità aziendali. Registra come ogni sede esegue il processo oggi, le differenze tra di esse, lo standard concordato, le variazioni locali approvate e le relative ragioni, il piano di rollout e formazione, e come la conformità allo standard sarà misurata e sostenuta.
La standardizzazione si colloca tra la documentazione del processo attuale e l'esecuzione di quello nuovo. Per documentare lo standard concordato in sé, utilizza il modello di lavoro standard.
Perché standardizzare i processi?
Qualità ed esperienza cliente costanti, ovunque venga svolto il lavoro.
Prestazioni comparabili, in modo da poter vedere quali team hanno bisogno di supporto.
Formazione più rapida, con un solo processo e un unico set di materiali.
Automazione e implementazione dei sistemi più semplici, perché c'è un solo processo da automatizzare o configurare.
Minor rischio, con controlli applicati allo stesso modo ovunque.
Transizioni e servizi condivisi più facili, perché il lavoro può spostarsi tra i team.
Chi usa un modello di standardizzazione dei processi?
Team di eccellenza dei processi ed eccellenza operativa che guidano la standardizzazione.
Proprietari globali del processo (Global Process Owners) che possiedono un processo in tutta l'organizzazione.
Leader dei servizi condivisi e GBS che consolidano il lavoro da molteplici sedi.
Team di integrazione che armonizzano i processi dopo fusioni e acquisizioni.
Team di programma ERP che progettano un modello globale.
Responsabili delle operazioni e di sede che adottano lo standard a livello locale.
Anteprima del modello di standardizzazione dei processi
Il modello si apre con un riepilogo: processo, proprietario, ambito, sedi e obiettivi. Un'analisi delle variazioni confronta il modo in cui ogni sede esegue oggi ciascuna fase. La sezione del processo standard definisce le fasi concordate, i ruoli, i sistemi e i controlli, con una tabella delle variazioni locali consentite e la loro giustificazione. Seguono i piani di rollout, formazione e comunicazione, quindi le misure di conformità e una sezione di governance per mantenere aggiornato lo standard. Ogni sezione è modificabile, in modo da poter aggiungere sedi, fasi o misure.
Come personalizzare questo modello in Trupeer
Passaggio 1: Apri la sezione Modelli
Vai alla sezione Modelli dalla navigazione principale.
Passaggio 2: Seleziona e apri un modello
Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.
Passaggio 3: Espandi la visualizzazione del modello
Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente il layout completo e i dettagli.
Passaggio 4: Modifica il modello
Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.
All'interno dell'editor puoi:
Aggiungere nuove sezioni
Definire o aggiornare le regole di formattazione
Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni
Passaggio 5: Salva il tuo modello personalizzato
Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.
Passaggio 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello
Quando vuoi vedere come appare il tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.
Dalla schermata di anteprima, puoi continuare a apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.
Con un modello di standardizzazione dei processi puoi:
Vedere come lavora realmente ogni sede prima di scegliere lo standard.
Scegliere la via migliore, non la voce più forte, usando prove e misure.
Consentire solo le variazioni necessarie, con le relative ragioni registrate.
Implementare lo standard con formazione e supporto.
Mantenere lo standard in vigore con misure di conformità e governance.
Cosa deve contenere un modello di standardizzazione dei processi
Sezione | Cosa copre |
|---|---|
Riepilogo | Processo, proprietario globale, ambito, sedi, obiettivi e tempistiche |
Stato attuale per sede | Come ogni sede esegue il processo oggi, idealmente a partire da registrazioni |
Analisi delle variazioni | Differenze nelle fasi, nei ruoli, nei sistemi, nei controlli e nelle prestazioni |
Processo standard | Le fasi concordate, i ruoli, i sistemi, gli input, gli output e i controlli |
Variazioni locali consentite | Differenze approvate, come requisiti legali o linguistici, con relative ragioni |
Misure | Misure di prestazione e di conformità per lo standard |
Piano di rollout | Sequenza, date e responsabili per sede |
Formazione e comunicazione | Materiali, sessioni e messaggi per ogni sede |
Governance | Chi possiede lo standard, come vengono richieste le modifiche e con quale frequenza viene rivisto |
Approvazione finale | Proprietario globale e responsabili di sede |
Modello gratuito di standardizzazione dei processi: la struttura da copiare
Copia la struttura sottostante nel tuo documento, oppure aprila in Trupeer e personalizzala.
1. Riepilogo. Processo: [nome]. Proprietario globale del processo: [nome]. Ambito: [inizia quando... finisce quando...]. Sedi: [elenco]. Obiettivi: [come coerenza, tempo di ciclo, qualità]. Tempistiche: [date].
2. Stato attuale per sede. Per ciascuna sede, inserisci il link alla documentazione dello stato di fatto o alla registrazione e annota i volumi e le misure chiave.
3. Analisi delle variazioni.
Fase | Sede A | Sede B | Sede C | Differenza | Perché differisce |
|---|---|---|---|---|---|
[Fase] | [Come viene fatta] | [Come viene fatta] | [Come viene fatta] | [Riepilogo] | [Motivo: legale, sistema, abitudine, cliente] |
4. Processo standard.
Fase | Ruolo | Sistema | Azione | Controllo | Output |
|---|---|---|---|---|---|
[Fase] | [Ruolo] | [Sistema] | [Azione] | [Controllo] | [Output] |
5. Variazioni locali consentite.
Variazione | Sedi | Motivo | Approvato da | Data di revisione |
|---|---|---|---|---|
[Variazione] | [Sedi] | [Legale, normativo, lingua, contratto cliente] | [Proprietario globale] | [Data] |
6. Misure. Prestazioni: [tempo di ciclo, tasso di errore, costo]. Conformità: [quota di lavoro che segue lo standard, numero di variazioni non approvate].
7. Piano di rollout. Sede, data di go-live, responsabile di sede, criteri di prontezza e supporto.
8. Formazione e comunicazione. Materiali: [SOP, video, guide rapide]. Sessioni: [per sede]. Messaggi: [perché, cosa cambia, quando, dove chiedere aiuto].
9. Governance. Proprietario: [proprietario globale del processo]. Richieste di modifica: [come vengono inviate e approvate]. Revisione: [frequenza].
10. Approvazione finale. Proprietario globale del processo e responsabili di sede, con date.
Esempio di standardizzazione dei processi: elaborazione delle fatture in tre sedi
Ecco come potrebbero apparire parte dell'analisi delle variazioni e dello standard per l'elaborazione delle fatture in un consolidamento di servizi condivisi. I dettagli sono a scopo illustrativo.
Fase | Sede A | Sede B | Sede C | Standard concordato |
|---|---|---|---|---|
Ricezione fatture | Casella postale condivisa | Cartaceo scansionato in loco | Portale fornitori | Portale fornitori e una casella postale condivisa |
Inserimento dati | Manuale in ERP | Manuale in ERP | Acquisizione automatizzata | Acquisizione automatizzata per tutte le sedi |
Variazione di prezzo | Email all'acquirente | Telefono all'acquirente | Workflow ERP | Workflow ERP con tolleranza definita |
Approvazione fatture senza d'ordine | Firma su carta | Workflow ERP | Workflow ERP per limite di approvazione | |
Archiviazione | Cartella locale | Archivio cartaceo | Allegato ERP | Allegato ERP |
Variazione locale consentita. La Sede B mantiene un controllo fiscale locale richiesto dalle normative del proprio paese, documentato nello standard come fase specifica del paese.
Rollout. Prima la Sede C, perché è già la più vicina allo standard; poi la Sede A; infine la Sede B dopo che la scansione sarà stata sostituita.
Come standardizzare un processo passo dopo passo
Scegli il processo con la maggiore variazione, volume o rischio.
Nomina un proprietario globale del processo con l'autorità di decidere lo standard.
Acquisisci come lavora oggi ciascuna sede, idealmente registrando il lavoro reale; vedi il modello di documentazione dei processi.
Analizza le variazioni e le ragioni alla base di esse: legali, di sistema, dei clienti o abitudini.
Progetta lo standard partendo dalla pratica più performante, con il contributo di ciascuna sede.
Concorda le variazioni consentite solo in presenza di un motivo reale, e registralo.
Documenta lo standard come SOP e brevi video per ogni ruolo.
Esegui il rollout sede per sede, con formazione, supporto e controlli di prontezza.
Misura la conformità e le prestazioni, e correggi le cause degli scostamenti.
Gestisci lo standard, con un unico proprietario e un processo di gestione delle modifiche.
Come distinguere una variazione necessaria da un'abitudine
Motivo della differenza | Di solito... |
|---|---|
Requisito legale o normativo | Una variazione necessaria; mantienila e documentala |
Contratto con il cliente | Spesso necessario; rivedilo al rinnovo del contratto |
Lingua | Necessario per i documenti, di solito non per il processo in sé |
Limitazione del sistema | Temporaneo; pianifica di rimuoverlo quando i sistemi saranno allineati |
"Abbiamo sempre fatto così" | Un'abitudine; standardizza |
Soluzione temporanea locale per un problema a monte | Risolvi il problema a monte, quindi standardizza |
Mantieni breve l'elenco delle variazioni consentite. Ogni variazione aggiunge sforzi di formazione, documentazione e controllo.
Standardizzazione dei processi dopo fusioni e acquisizioni
Dopo un'acquisizione, gli stessi processi spesso vengono eseguiti in due o più modi, in sistemi diversi, con controlli e culture differenti. La standardizzazione fa parte dell'integrazione, ma richiede anche alle persone di rinunciare a modi di lavorare familiari. Inizia con i processi in cui le differenze creano rischi o bloccano la reportistica, come la chiusura finanziaria, il ciclo passivo (procure-to-pay) e le buste paga. Acquisisci i processi attuali di entrambe le aziende registrandoli, in modo che il dibattito si basi sulle prove e non sulla fedeltà al vecchio modo di lavorare. Per sapere come il video aiuta le persone ad accettare il cambiamento, vedi armonizzazione dei processi dopo M&A.
Standardizzazione dei processi per servizi condivisi ed ERP
I centri di servizi condivisi e i modelli ERP globali dipendono entrambi da processi standard. In un consolidamento di servizi condivisi, standardizza prima o durante la transizione, in modo che il centro esegua un unico processo anziché ereditare la variante di ogni sede. In un programma ERP, il modello globale è un esercizio di standardizzazione: l'analisi delle variazioni alimenta l'analisi dei gap (fit-gap), e le variazioni locali consentite diventano localizzazioni per paese. Per le decisioni relative ai gap, utilizza il modello di analisi fit-gap.
Chi è il proprietario della standardizzazione dei processi?
Ruolo | Responsabilità |
|---|---|
Global Process Owner | Decide lo standard, approva le variazioni e possiede le prestazioni tra le sedi |
Responsabili dei processi di sede | Rappresentano la propria sede nella progettazione, guidano il rollout locale e segnalano la conformità |
Team di eccellenza dei processi o di trasformazione | Esegue l'analisi delle variazioni, facilita la progettazione e traccia i benefici |
Responsabili della formazione e del cambiamento | Producono materiali e supportano le persone durante il cambiamento |
Proprietari IT e dei sistemi | Allineano i sistemi e la configurazione con lo standard |
Sponsor esecutivo | Risolve le controversie tra le sedi e rimuove gli ostacoli |
Senza un proprietario globale dotato di reale autorità, la standardizzazione di solito si blocca nella fase di progettazione, perché ogni sede può argomentare a favore del proprio metodo.
KPI di standardizzazione dei processi
Conformità (Adherence): quota di transazioni che seguono il processo standard.
Variazioni approvate: numero di variazioni attive ed eventuali variazioni scadute senza revisione.
Tempo di ciclo e costo per transazione, confrontati tra le sedi.
Tassi di errore e di rilavorazione, confrontati tra le sedi.
Tempo per raggiungere la piena operatività (proficiency) per le persone che entrano in qualsiasi sede.
Riutilizzo della formazione: quota di materiali utilizzati in tutte le sedi anziché per singola sede.
Misura prima e dopo il rollout e confronta le sedi tra loro, anziché solo rispetto al vecchio processo.
Come mantenere in vigore uno standard
Misura la conformità, non solo le prestazioni, ad esempio la quota di transazioni che seguono il workflow standard.
Rendi lo standard facile da seguire, con brevi video e guide rapide sul posto di lavoro.
Assegna a un unico proprietario l'autorità per approvare le modifiche.
Rivedi regolarmente lo standard, e quando cambiano i sistemi, le normative o i risultati.
Indaga sugli scostamenti, perché le soluzioni locali spesso segnalano un problema reale con lo standard.
Per il documento che mantiene tutti sulla stessa versione, vedi il controllo della versione delle SOP.
Errori comuni da evitare
Scegliere lo standard partendo dal processo della sede centrale senza guardare a ciò che funziona meglio.
Consentire a ogni sede le proprie eccezioni, per cui nulla è realmente standard.
Standardizzare il documento, non la pratica, senza formazione o supporto.
Assenza di un proprietario globale, per cui lo standard si perde nel tempo.
Ignorare l'aspetto umano, specialmente dopo le fusioni.
Checklist per la standardizzazione dei processi
È stato nominato un Global Process Owner.
Il processo attuale di ciascuna sede viene acquisito con prove documentali.
Le variazioni vengono analizzate con le relative ragioni.
Lo standard viene progettato a partire dalle migliori pratiche, con il contributo delle sedi.
Le variazioni consentite sono poche, giustificate e approvate.
Lo standard è documentato come SOP e video per ogni ruolo.
Il rollout, la formazione e la comunicazione sono pianificati per sede.
La conformità e le prestazioni vengono misurate.
La governance e la revisione sono attive.
In che modo Trupeer ti aiuta a standardizzare i processi
Sfida di standardizzazione | Come aiuta Trupeer |
|---|---|
Nessuno sa come funzioni davvero ogni sede | Registra il processo in ogni sede e Trupeer trasformerà ogni registrazione in un documento passo-passo per un confronto affiancato |
I dibattiti si basano su opinioni personali | Le registrazioni forniscono come prova il processo di ogni sede |
Lo standard è difficile da insegnare | Registra lo standard una volta e trasformalo in una SOP e in brevi video per ogni ruolo con il creatore di SOP di Trupeer |
Le sedi lavorano in lingue diverse | Traduci la SOP standard e i video in oltre 65 lingue a partire da un'unica fonte |
Lo standard cambia nel tempo | Aggiorna i video modificando lo script e sostituisci una singola fase invece di registrare nuovamente tutto |
Genpact ha utilizzato questo approccio incentrato sulla registrazione per un'implementazione di Workday a livello aziendale, trasformando le sessioni di processo registrate e le spiegazioni degli esperti in oltre 500 materiali formativi in 20 flussi di lavoro e cinque lingue, per 140.000 dipendenti in 40 paesi, in soli 3 mesi anziché 12. Leggi la storia di successo di Genpact.
Scarica il modello gratuito di standardizzazione dei processi
Apri il modello in Trupeer, aggiungi le tue sedi, registra il processo attuale di ciascuna e progettate insieme lo standard. Ottieni il modello gratuito di standardizzazione dei processi.
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Modello di documentazione del processo as-is
Domande Frequenti (FAQ)
Cos'è un modello di standardizzazione dei processi?
È un documento strutturato per progettare e implementare un modo standard di eseguire un processo tra team, sedi o unità aziendali, che copre il confronto dello stato attuale, l'analisi delle variazioni, lo standard, le variazioni consentite, il rollout, la formazione, le misure e la governance.
Quali sono le fasi della standardizzazione dei processi?
Scegliere il processo, nominare un proprietario globale, acquisire il processo attuale di ciascuna sede, analizzare le variazioni, progettare lo standard, concordare le variazioni consentite, documentarlo, implementarlo con la formazione, misurare la conformità e gestire i cambiamenti.
Come si decide quale processo diventa lo standard?
Confronta il processo di ogni sede utilizzando prove come registrazioni, volumi e misure di prestazione, e costruisci lo standard a partire dalla pratica più performante con il contributo di ciascuna sede.
Qual è la differenza tra standardizzazione e armonizzazione dei processi?
I termini sono spesso usati insieme. Standardizzazione di solito significa un unico processo identico ovunque; armonizzazione spesso consente una maggiore variazione locale allineando al contempo le fasi principali, i controlli e i dati.
Quali variazioni locali dovrebbero essere consentite?
Solo quelle con un motivo reale, come requisiti legali o normativi o contratti con i clienti. Registra ognuna di esse con la relativa ragione, l'approvatore e la data di revisione.
Come si mantiene in vigore uno standard di processo?
Misura la conformità, rendi lo standard facile da seguire con video e guide rapide, dai a un unico proprietario l'autorità sulle modifiche, rivedilo regolarmente e indaga su eventuali scostamenti.
In che modo la standardizzazione dei processi aiuta i progetti ERP?
Riduce il numero di varianti di processo da configurare e testare, alimenta l'analisi fit-gap e la progettazione del modello globale, e rende più semplici la formazione e il supporto.
Esiste un modello di standardizzazione dei processi in Word?
Sì. Word è adatto per le sezioni di riepilogo, processo standard e governance. Apri il modello in Trupeer, personalizzalo ed esportalo nel formato di cui hai bisogno.
Esiste un modello di standardizzazione dei processi in Excel?
Sì. Excel è adatto per l'analisi delle variazioni e le misure di conformità su molteplici sedi. Personalizza il modello in Trupeer ed esportalo, oppure copia la struttura in Excel.
Esiste un PDF del modello di standardizzazione dei processi?
Sì. Esporta lo standard approvato come PDF per l'approvazione finale e la condivisione, e conserva la versione modificabile come master.
Il modello di standardizzazione dei processi è gratuito?
Sì. Registrati gratuitamente per aprire il modello in Trupeer, personalizzarlo ed esportarlo.
Posso confrontare i processi delle sedi utilizzando registrazioni dello schermo?
Sì. Registra il processo in ogni sede e Trupeer trasformerà ogni registrazione in un documento passo-passo, in modo da poter confrontare le fasi affiancate e progettare lo standard sulla base di prove concrete.
