Le risorse umane gestiscono decine di procedure nel corso della vita lavorativa di un dipendente: assunzione, inserimento, variazioni retributive, trasferimenti, congedi, valutazioni delle prestazioni, provvedimenti disciplinari e cessazione del rapporto. Quando ognuna di queste è scritta in modo diverso, o non è scritta affatto, i dipendenti nella stessa situazione vengono trattati diversamente, i manager improvvisano e la documentazione di cui le risorse umane hanno bisogno in caso di controversia non è presente. Un modello di SOP "dall'assunzione al pensionamento" (hire to retire - H2R) offre alle risorse umane una struttura coerente per ogni procedura relativa al personale, organizzata intorno al ciclo di vita del dipendente.

Questo modello gratuito di SOP H2R è un pacchetto completo di SOP per le risorse umane: una struttura di SOP principale, un registro di ogni procedura H2R raggruppata per fase del ciclo di vita e classificata in base al rischio, un esempio pratico, una tabella per la gestione delle eccezioni e i controlli previsti dalle risorse umane e dai revisori. Funziona sia come singolo modello di SOP per una sola procedura, sia come pacchetto completo per ogni fase. Copia la struttura qui sotto, usa il registro per pianificare il tuo set o aprilo in Trupeer per personalizzarlo per la tua organizzazione.

Cos'è un modello di SOP "dall'assunzione al pensionamento" (H2R)?

Un modello di SOP dall'assunzione al pensionamento è un insieme di procedure operative standard che coprono l'intero ciclo di vita del dipendente, dal momento in cui viene approvata una posizione fino al giorno in cui il dipendente lascia l'azienda o va in pensione. Fornisce a ogni procedura HR la stessa struttura, specificando chi fa cosa, le tempistiche, i diritti del dipendente, la documentazione da conservare e le modalità di gestione dei dati personali, in modo che i processi relativi al personale siano coerenti, equi e verificabili.

È più ampio di un singolo modello di SOP per le risorse umane: invece di una sola procedura, è il pacchetto di cui il team HR ha bisogno per ogni fase del percorso H2R. Per il processo passo-passo vero e proprio, vedi il flusso del processo dall'assunzione al pensionamento.

Perché le risorse umane hanno bisogno di un pacchetto di SOP H2R?

• La coerenza è una questione legale nelle risorse umane. I dipendenti in situazioni analoghe necessitano di un trattamento analogo e le differenze devono avere una motivazione registrata.

• La documentazione conta quanto il risultato. In caso di reclamo o ricorso, ciò che è stato documentato al momento dei fatti ha un peso determinante.

• Le procedure HR gestiscono dati sensibili. Le informazioni personali e sanitarie richiedono un accesso, una conservazione e un periodo di archiviazione definiti.

• I manager eseguono molti passaggi HR. Hanno bisogno di procedure chiare e brevi da poter seguire anche senza la presenza fisica delle risorse umane.

• I modelli operativi delle risorse umane stanno cambiando. I servizi condivisi, il self-service e i nuovi sistemi HCM dipendono tutti da procedure documentate.

• Anche i team HR cambiano. Le procedure scritte preservano la conoscenza quando le figure HR più esperte lasciano l'azienda.

Chi utilizza un modello di SOP H2R?

• I team di HR Operations e di servizi HR condivisi che gestiscono i processi relativi al personale ogni giorno.

• I business partner HR e i manager delle risorse umane che gestiscono casi complessi.

• I People Manager che gestiscono le fasi di assunzione, prova, prestazioni e assenze.

• I team di Talent Acquisition che gestiscono il reclutamento e le offerte.

• I team di Payroll e Benefits che elaborano variazioni e pagamenti.

• I team di HRIS e HR Transformation che implementano Workday, SAP SuccessFactors o altri sistemi HCM.

• Avvocati giuslavoristi, revisori e team di conformità che esaminano le procedure.

Anteprima del modello di SOP H2R

Il modello si apre con una struttura principale di SOP per le risorse umane: i campi necessari per ogni procedura relativa al personale, inclusi due che i modelli di SOP generici tralasciano, ovvero i diritti dei dipendenti e la documentazione richiesta. Un registro elenca ogni procedura H2R, raggruppata per fase del ciclo di vida e classificata per livello di rischio. Un esempio pratico mostra una procedura completa di livello 1. Completano il pacchetto una tabella per la gestione delle eccezioni, i controlli, i KPI e un ciclo di revisione. Ogni sezione è modificabile, consentendo di aggiungere procedure, modificare i livelli di rischio o adattare i campi alle proprie giurisdizioni.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Fase 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dal menu di navigazione principale.

Fase 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Fase 3: Espandi la visualizzazione del modello

Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente il layout completo e i dettagli.

Fase 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Fase 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Fase 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando desideri vedere l'aspetto del tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di SOP H2R puoi:

• Documentare ogni procedura sul personale nello stesso modo: Un'unica struttura per ogni fase del ciclo dall'assunzione al pensionamento.

• Assegnare le priorità in base al rischio: Scrivi prima le procedure con maggiori implicazioni legali.

• Trattare i dipendenti in modo coerente: Passaggi chiari, tempistiche e motivi registrati per qualsiasi variazione.

• Proteggere i dati personali: Integra regole di accesso, archiviazione e conservazione in ogni procedura.

• Formare i team HR e i manager: Associa a ogni SOP una breve video-guida all'interno del tuo sistema HCM.

Le fasi H2R che il tuo pacchetto di SOP deve coprire

I tre livelli di rischio delle SOP HR

Classifica ogni procedura prima di scriverla, perché il livello determina il rigore necessario.

La maggior parte dei team HR documenta prima il livello 3, perché tali procedure sono frequenti. Il livello 1 viene spesso scritto solo dopo che si è verificato un problema. Scrivi almeno una procedura di livello 1 prima di qualsiasi procedura di livello 3.

Modello gratuito di SOP H2R: la struttura da copiare

Usa questa struttura per ogni procedura del tuo pacchetto H2R. Copiala nel tuo documento o aprila in Trupeer per personalizzarla.

Due campi sono specifici per le risorse umane e mancano nella maggior parte dei modelli di SOP generici: i diritti dei dipendenti e la documentazione richiesta. Entrambi esistono perché nelle risorse umane la prova di aver seguito correttamente la procedura è spesso importante quanto il risultato stesso.

Il registro delle SOP H2R

Crea prima il registro, poi scrivi le procedure in ordine di livello di rischio. Adatta le procedure e i livelli alla tua organizzazione e alle tue giurisdizioni.

Esempio di SOP H2R: una procedura completa di livello 1

Ecco come appare una procedura del pacchetto una volta completata. L'esempio è puramente illustrativo.

HR-014 · Procedura di reclamo · Relazioni con i dipendenti · Livello 1 · v2.1

Scopo. Fornire un percorso coerente e documentato affinché i dipendenti possano sollevare problemi relativi al loro rapporto di lavoro e vederli risolti equamente.

Si applica a. Tutti i dipendenti. I collaboratori esterni sollevano problemi tramite la loro agenzia, a meno che la questione non riguardi la condotta all'interno dei locali aziendali.

Responsabile. HR Manager. Approvato da. Direttore HR, [data]. Revisione legale. [data].

Trigger. Un dipendente solleva una preoccupazione per iscritto, o verbalmente in modo da dimostrare di volerla trattare formalmente. I dipendenti non sono tenuti a utilizzare esplicitamente la parola "reclamo". Qualsiasi manager che riceva una segnalazione dall'aspetto formale la trasmette alle risorse umane entro un giorno lavorativo.

Passaggi.

1. Accettazione. Le risorse umane inviano una conferma scritta entro [2] giorni lavorativi, confermando il processo, la tempistica prevista e il diritto di essere accompagnati.

2. Assegnazione. Le risorse umane assegnano un manager responsabile dell'audizione che non abbia alcun coinvolgimento nella questione, registrando la motivazione della scelta.

3. Verifica per escalation. Se la segnalazione riguarda discriminazioni, molestie, sicurezza o whistleblowing, le risorse umane la trasmettono al Direttore HR entro [1] giorno lavorativo.

4. Indagine. Laddove i fatti siano contestati, un investigatore indipendente completa l'indagine entro [10] giorni lavorativi, salvo proroga scritta e motivata.

5. Invito all'audizione. Per iscritto, con almeno [5] giorni lavorativi di anticipo, specificando la questione così come compresa, eventuali prove e il diritto di essere accompagnati.

6. Svolgimento dell'audizione. Una persona addetta alla verbalizzazione registra l'incontro. Se emergono nuove informazioni, l'audizione viene sospesa piuttosto che decidere sul momento.

7. Decisione. L'esito, la motivazione, eventuali azioni e il diritto di ricorso sono confermati per iscritto entro [5] giorni lavorativi.

8. Ricorso. Esaminato da una figura di livello superiore senza precedenti coinvolgimenti, con esito scritto entro [10] giorni lavorativi.

Diritti del dipendente. Sollevare un problema senza subire ripercussioni, essere accompagnati, prendere visione delle prove utilizzate, presentare ricorso e protezione da ritorsioni, indipendentemente dal fatto che il reclamo venga accolto o meno.

Registri e dati. Tutta la corrispondenza, i verbali e gli esiti sono conservati in un fascicolo di caso separato dal fascicolo personale, per [periodo di conservazione], con accesso limitato alle risorse umane e alle persone direttamente coinvolte.

Mai. Permettere che il reclamo sia esaminato dal soggetto che ne è l'oggetto, discuterne con chiunque non sia coinvolto o ritardare il processo senza darne comunicazione scritta al dipendente.

Le procedure di reclamo sono regolate dal diritto del lavoro e, in alcune giurisdizioni, da codici di condotta legali. Assicurati che le tue siano redatte o esaminate da un consulente legale qualificato.

Eccezioni nelle procedure dall'assunzione al pensionamento

Controlli da integrare nelle tue SOP H2R

KPI delle SOP dall'assunzione al pensionamento

• Tempo di assunzione (Time to hire): dalla richiesta approvata all'offerta accettata.

• Completamento dell'onboarding: nuovi assunti con tutta la configurazione completata entro il primo giorno.

• Tempistiche dei casi HR rispettate: quota di casi di livello 1 che rispettano le tempistiche stabilite.

• Accuratezza buste paga: variazioni retributive elaborate correttamente al primo tentativo.

• Adozione del self-service HR: transazioni completate da dipendenti e manager senza l'intervento diretto dell'HR.

• Procedure revisionate in tempo: percentuale di SOP revisionate entro la data di scadenza.

Stabilisci i tuoi obiettivi e misura i valori di partenza prima di modificare il processo.

Come creare il tuo pacchetto di SOP H2R partendo dalle registrazioni

1. Costruisci il registro e classifica ogni procedura per livello di rischio.

2. Inizia con le procedure di livello 1, redigendole con il supporto della direzione HR e dell'ufficio legale.

3. Registra gli specialisti HR e i manager mentre eseguono i passaggi di sistema nell'HCM, commentando ogni controllo e decisione.

4. Genera guide passo-passo e video con Trupeer e inserisci i link nel campo Passaggi di sistema di ciascuna SOP.

5. Ottieni l'approvazione al livello appropriato per ciascun livello di rischio.

6. Pubblica in un unico punto di facile ricerca per HR, manager e dipendenti, e aggiorna le procedure al variare di leggi, politiche o sistemi.

Per un quadro più ampio sulla documentazione, consulta il playbook della documentazione per la trasformazione HR.

Best practice per le SOP dall'assunzione al pensionamento

• Segui ciò che scrivi. Una procedura che promette più di quanto riesci a realizzare crea uno standard che finirai per violare.

• Documenta le decisioni, non solo i risultati, registrandole al momento in cui vengono prese.

• Scrivi per i manager oltre che per le risorse umane, con procedure brevi per i passaggi che devono eseguire.

• Mantieni semplici le linee guida destinate ai dipendenti, con guide self-service per le attività più comuni; vedi formazione sul self-service HR.

• Esamina le procedure di livello 1 ogni volta che la legge sul lavoro cambia in una giurisdizione in cui impieghi personale.

Errori comuni da evitare

• Scrivere prima le procedure di livello 3 e rimandare quelle a rischio finché non si presenta un problema.

• Promettere tempistiche che il team non è in grado di rispettare.

• Omettere le sezioni sui diritti dei dipendenti o sulla documentazione, impedendo così alla documentazione di supportare l'esito.

• Conservare i dati del caso e i dati sanitari nel fascicolo personale generale.

• Adottare un'unica procedura per tutti i paesi quando la legislazione sul lavoro differisce.

In che modo Trupeer ti aiuta a creare e mantenere le tue SOP H2R

Genpact ha utilizzato questo approccio incentrato sulla registrazione per il lancio di Workday a livello aziendale, trasformando le sessioni di processo registrate in oltre 500 materiali formativi in 20 flussi di lavoro e cinque lingue, per 140.000 dipendenti in 40 paesi, in soli 3 mesi anziché 12. Leggi il caso di successo di Genpact.

Note legali

Questo modello e l'esempio sopra riportato sono solo a scopo indicativo e non costituiscono consulenza legale. La legislazione sul lavoro varia a seconda del paese e cambia nel tempo. Assicurati che le tue procedure dall'assunzione al pensionamento, in particolare quelle di livello 1, siano redatte o esaminate da un consulente legale qualificato per ciascuna giurisdizione in cui impieghi personale.

Scarica il modello gratuito di SOP H2R

Apri il modello in Trupeer, applica l'identità visiva del tuo marchio, crea il tuo registro, aggiungi le tue procedure e condividi questo pacchetto con le risorse umane, i manager e i dipendenti. Ottieni il modello gratuito di SOP H2R.

Modelli correlati

• Modello di SOP per l'elaborazione buste paga (Payroll)

• Modello di manuale del dipendente

• Modello di guida all'onboarding dei dipendenti

• Modello di offboarding dei dipendenti

• Modello di politica sulla protezione dei dati

• Modello di politica aziendale

• Modello di piano d'azione correttivo

• Modello di politica sulle presenze

• Modello di SOP

Domande frequenti

Cos'è un modello di SOP "dall'assunzione al pensionamento" (H2R)?

Si tratta di un insieme di procedure operative standard che coprono l'intero ciclo di vita del dipendente, dalla richiesta di personale e assunzione fino all'onboarding, variazioni, retribuzione, prestazioni, relazioni con i dipendenti e cessazione o pensionamento, il tutto utilizzando un'unica struttura coerente.

Cosa significa "dall'assunzione al pensionamento" (H2R)?

Indica il processo HR end-to-end che copre l'intera vita lavorativa di un dipendente all'interno di un'organizzazione, dal reclutamento fino all'uscita dall'azienda o al pensionamento.

Cosa dovrebbe includere una SOP per le risorse umane?

Un riferimento, un livello di rischio, un responsabile, l'approvazione, l'ambito, lo scopo, l'evento scatenante (trigger), i ruoli, le tempistiche, i passaggi numerati, i diritti dei dipendenti, la documentazione richiesta, la gestione dei dati, i passaggi di sistema, le eccezioni, il ricorso, i documenti correlati e un ciclo di revisione.

Quali procedure HR dovrebbero essere documentate per prime?

Le procedure con rilevanza legale (livello 1) come reclami, procedimenti disciplinari, licenziamenti, idoneità al lavoro e gestione delle assenze, poiché l'incoerenza in questi ambiti genera i rischi maggiori.

Quali sono le fasi del ciclo dall'assunzione al pensionamento?

Pianificazione e richiesta, reclutamento e selezione, offerta e pre-assunzione, onboarding, gestione dei dati dei dipendenti e variazioni, retribuzione, benefit e presenze, prestazioni e sviluppo, relazioni con i dipendenti, cessazione e pensionamento.

Come si gestiscono i dati personali nelle SOP HR?

Indicando in ogni procedura quali dati vengono raccolti, chi può visualizzarli, dove vengono archiviati, per quanto tempo vengono conservati ed entro quando vengono eliminati, applicando regole di gestione più severe per le informazioni sanitarie e i dettagli dei casi.

Esiste un modello di SOP HR in Word?

Sì. Word è ideale per le SOP delle risorse umane perché consente di combinare campi strutturati con descrizioni testuali dei passaggi. Apri il modello in Trupeer, personalizzalo ed esportalo nel formato di cui hai bisogno.

Esiste un modello di SOP H2R in Excel?

Le procedure funzionano meglio sotto forma di documenti, ma il registro delle SOP, con fasi, livelli di rischio, responsabili e date di revisione, si adatta molto bene a Excel.

Esiste un modello di SOP H2R in formato PDF?

Sì. È possibile esportare le procedure approvate come PDF per la distribuzione, mantenendo le versioni modificabili come file sorgente principali.

Il modello di SOP H2R è gratuito?

Sì. Registrati gratuitamente per aprire il modello in Trupeer, personalizzarlo ed esportarlo.

Con quale frequenza devono essere esaminate le SOP delle risorse umane?

Almeno una volta all'anno, immediatamente per le procedure di livello 1 quando cambia la legge sul lavoro, e ogni volta che cambiano il tuo sistema HCM, le politiche interne o il modello operativo.

Posso creare SOP HR partendo da registrazioni dello schermo?

Sì. Registra gli specialisti HR e i manager mentre eseguono i passaggi di sistema nel tuo HCM e Trupeer trasformerà le registrazioni in guide passo-passo e video da poter collegare a ciascuna SOP.