Il modo in cui un dipendente lascia l'azienda conta tanto quanto il modo in cui è entrato. Con Trupeer, puoi risparmiare ore sulla documentazione di offboarding partendo da un modello gratuito di offboarding dei dipendenti, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e trasformando il processo di offboarding in video-guide dettagliate per le risorse umane, l'IT e i manager.

L'offboarding fallisce in una di due direzioni. O l'accesso viene interrotto il primo giorno e nessuno riesce a capire come funziona il processo di chiusura mensile, oppure la persona mantiene il pieno accesso per sei settimane e se ne va lasciando tutto ancora aperto.

Il problema è che tre scadenze distinte corrono contemporaneamente e tirano in direzioni diverse. Questo modello le tratta come tre percorsi piuttosto che come un unico elenco.

Scarica il modello di offboarding

Gratuito, modificabile, senza filigrana. Excel è il file di lavoro principale, perché l'offboarding è un problema di coordinamento tra tre team.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passo 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dal menu di navigazione principale.

Passo 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passo 3: Espandi la vista del modello

Se necessario, espandi la vista del modello per vedere chiaramente l'intero layout e i dettagli.

Passo 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor, puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passo 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Passo 6: Anteprima e perfezionamento del modello

Quando desideri vedere come appare il tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di offboarding dei dipendenti puoi:

• Risparmiare ore sul coordinamento: Salta la pagina bianca con una struttura creata appositamente per le transizioni delle risorse umane.

• Proteggere il know-how aziendale: I passaggi integrati di trasferimento delle conoscenze prevengono le perdite quando i dipendenti lasciano l'azienda.

• Rimanere in linea con il brand: Applica il tuo logo, i tuoi font e i tuoi colori utilizzando il kit del brand di Trupeer.

• Ridurre i rischi per la sicurezza: Procedure chiare di rimozione degli accessi proteggono i sistemi aziendali.

• Standardizzare le uscite: Utilizza lo stesso modello per ogni tipo di partenza.

• Raggiungere team globali: Traduci la documentazione di offboarding in oltre 65 lingue con un solo clic.

I tre orologi

Gli orologi dell'accesso e della conoscenza sono in diretta tensione tra loro. La soluzione non è scendere a compromessi su nessuno dei due, ma sequenziarli: anticipare l'acquisizione delle conoscenze nella prima metà del periodo di preavviso, quindi ridurre l'accesso per fasi successive piuttosto che disattivarlo del tutto alla fine.

L'orologio legale è quello con le effettive conseguenze legali in caso di mancato rispetto delle scadenze, ed è quello che più probabilmente viene dimenticato quando la partenza è amichevole.

L'orologio dell'accesso

La parte a più alto rischio dell'offboarding e il motivo per cui un'azienda di sicurezza detiene la prima posizione per questa parola chiave.

Cosa deve essere revocato. Email e calendario. Single sign-on e account di directory. Ogni strumento SaaS, compresi quelli non gestiti dall'IT. VPN e accesso remoto. Accesso all'edificio, chiavi e badge. Password degli account condivisi e di servizio che la persona conosceva. Diritti di amministratore su qualsiasi sistema. Dispositivi aziendali, laptop, telefono, chiavi hardware. Cloud storage e qualsiasi sincronizzazione di unità personali. Repository di codice, accesso alla distribuzione e credenziali di produzione. Carte di pagamento, conti spese e autorità di acquisto. Sistemi dei clienti e qualsiasi account lato client. Documenti fisici e tutto ciò che si trova in un cassetto chiuso a chiave.

I due che vengono dimenticati. Lo Shadow IT, ovvero gli strumenti a cui la persona si è registrata con una carta aziendale e di cui l'IT non ha mai saputo nulla. E le credenziali condivise, dove revocare l'accesso di una persona significa modificare una password utilizzata da più persone, cosa che nessuno vuole fare di venerdì.

Revoca graduale. Piuttosto che un'unica disattivazione alla fine, procedi per fasi: rimuovi presto i diritti di amministratore e l'accesso alla produzione, poiché comportano il rischio maggiore e sono raramente necessari per il passaggio di consegne. Successivamente i sistemi rivolti ai clienti. Strumenti generali ed email per ultimi, l'ultimo giorno.

Per un'uscita involontaria, tutto questo avviene immediatamente e di solito prima del colloquio. Non si tratta di paranoia, è la prassi standard e la checklist prevede un percorso separato per questo caso.

L'orologio della conoscenza

L'orologio che richiede più tempo e ne riceve meno.

Il trasferimento delle conoscenze effettuato nell'ultima settimana di chi lascia l'azienda produce un documento scritto sotto la pressione del tempo da qualcuno che mentalmente è già andato via. Inizialo nella prima settimana del periodo di preavviso, quando la persona è ancora coinvolta e ricorda le cose.

Cosa deve essere effettivamente acquisito, in ordine di quanto sia doloroso perderlo:

• I processi non documentati. Cose che fa solo quella persona, di solito mensilmente o trimestralmente, che nessuno ha mai messo per iscritto.

• Le relazioni. Quale referente del cliente decide effettivamente, quale fornitore è flessibile su una scadenza, chi chiamare in banca.

• Le eccezioni. Il conto che viene fatturato in modo diverso, il report che richiede una correzione manuale, il sistema che si blocca l'ultimo giorno lavorativo del mese.

• Il lavoro in corso. Cosa è aperto, in quale stato si trova, cosa succede dopo.

• Accesso e credenziali per tutto ciò di cui il team avrà bisogno.

• Dove si trovano le cose. File, cartelle, sistemi, il foglio di calcolo sul desktop da cui dipende l'intero processo.

L'ultimo punto è più comune di quanto dovrebbe. Chiedi direttamente: c'è qualcosa su cui il team fa affidamento che si trova sul tuo computer anziché in uno spazio condiviso?

L'orologio legale e della busta paga

Scadenze fisse, conseguenze reali e il percorso che più probabilmente viene trattato con leggerezza quando l'uscita è amichevole.

Competenze finali, inclusi stipendio arretrato, ferie maturate e non godute, eventuali bonus o commissioni contrattuali e trattenute ove previste dalla legge. La tempistica è stabilita dalla legge e varia a seconda della giurisdizione e, in alcuni paesi, della regione o stato.

Documenti di legge. Nel Regno Unito questo include un P45. Negli Stati Uniti include i cedolini finali e la notifica COBRA, ove applicabile. Altrove i requisiti differiscono nuovamente, motivo per cui questa sezione richiede una verifica locale piuttosto che una risposta standard predefinita.

Cessazione dei benefit ed eventuali diritti di continuazione. Notifiche pensionistiche. Rimborso di eventuali costi di trasferimento o formazione qualora si applichi una clausola di rimborso applicabile. Patti di non concorrenza confermati per iscritto, laddove esistano. Spiegazione della policy sulle referenze.

Ottieni la scadenza dell'amministrazione del personale per iscritto all'inizio. I termini di chiusura delle buste paga sono tassativi e saltarne uno trasforma un'uscita tranquilla in un reclamo.

Volontario o involontario

La ramificazione più importante del processo, che la maggior parte dei modelli ignora.

La lezione della colonna di destra è che le uscite involontarie non offrono alcuna finestra per il trasferimento delle conoscenze. L'unica difesa è la documentazione già esistente, il che è un ottimo motivo per registrare i processi critici in modo continuo e non solo al momento della partenza.

La checklist di offboarding

Alla ricezione del preavviso

Durante il periodo di preavviso

Ultima settimana

Dopo la partenza

Una cronologia d'esempio

Scenario. Un analista operativo si dimette con quattro settimane di preavviso. È l'unico a gestire il processo di riconciliazione mensile ed è il contatto principale per due fornitori.

Nota la settimana tre. Il successore esegue il processo mentre la persona uscente osserva, non il contrario. Guardare qualcuno fare un'attività insegna molto meno che farla con la persona a disposizione per correggerti, e l'ultima settimana è quella in cui tale correzione è ancora possibile.

Il documento di passaggio di consegne

Cosa produce chi lascia l'azienda, e l'elemento che più probabilmente viene affrettato.

La sezione sulle eccezioni è la più preziosa e quella che più probabilmente viene omessa, perché sembra un'ammissione che le cose non siano in ordine. Chiedila esplicitamente.

Il colloquio di uscita (exit interview)

Vale la pena farlo, e farlo nel modo corretto piuttosto che come un semplice modulo da compilare.

• Svolgilo nell'ultima settimana, non l'ultimo giorno, quando la persona è concentrata solo ad andarsene.

• Fallo condurre dalle risorse umane, non dal manager. Le persone non diranno al proprio manager che il motivo per cui se ne vanno è il manager stesso.

• Chiedi informazioni sulla decisione, non solo sulla destinazione. Quando hai iniziato a pensare di andartene per la prima volta e cosa è successo in quel periodo.

• Chiedi cosa l'avrebbe convinta a restare. La risposta è spesso più semplice di quanto si pensi.

• Chiedi cosa dovrebbe sapere la persona successiva. Spesso è la domanda più utile di tutto il colloquio.

• Non metterti sulla difensiva. Lo scopo è raccogliere informazioni, non risolvere conflitti.

• Aggrega i temi su base trimestrale. Un singolo colloquio di uscita è un aneddoto. Cinque con lo stesso tema costituiscono un dato concreto.

Evitalo in caso di licenziamento, dove è solitamente inappropriato e talvolta sconsigliabile dal punto di vista legale.

Email di offboarding

Quattro email di cui la maggior parte dei processi ha bisogno.

Presa d'atto delle dimissioni. Conferma l'ultimo giorno lavorativo, il periodo di preavviso, cosa succede dopo e con chi parlare per stipendio e benefit. Tono cordiale e informativo.

Annuncio interno. Concordato prima con chi lascia l'azienda. Comunica che la persona se ne andrà, quando, chi assumerà le sue responsabilità e la ringrazia. Non indica il motivo a meno che non sia la persona stessa a volerlo specificare.

Notifica a clienti o fornitori. Presenta il nuovo referente per nome, conferma la continuità del servizio e indica la data del passaggio di consegne. Inviata prima che la persona se ne vada, non dopo.

Nota dell'ultimo giorno alla persona uscente. Conferma la data del pagamento finale, quali documenti riceverà e quando, la restituzione delle attrezzature, la policy sulle referenze e come contattare le risorse umane successivamente. Quest'ultima email previene la maggior parte delle domande post-partenza.

Il pacchetto di modelli include tutte e quattro le email con i relativi segnaposto.

Registro di revoca degli accessi

L'elemento più importante di tutti, perché la checklist ti dice cosa fare, ma il registro prova che l'hai fatto.

Una riga per sistema: nome del sistema, livello di accesso posseduto, responsabile, revocato da, data, verificato da. Ogni sistema, compresi quelli non gestiti dall'IT.

Crea l'elenco principale una sola volta dal tuo inventario degli strumenti e riutilizzalo. Crearlo per ogni partenza garantisce omissioni, e le omissioni sono sempre le stesse: lo strumento SaaS acquistato con una carta aziendale, il login condiviso, il sistema del cliente stesso.

Verifica entro 24 ore dalla partenza da parte di qualcuno di diverso da chi ha effettuato la revoca. Una revoca non verificata è il secondo riscontro più comune negli audit di sicurezza degli accessi, subito dopo la revoca mai avvenuta del tutto.

Onboarding e offboarding insieme

Vale la pena svilupparli come un unico processo, perché utilizzano lo stesso inventario da due estremità opposte.

Tutto ciò che viene abilitato all'onboarding deve essere revocato all'offboarding. Se la checklist di onboarding e il registro di revoca degli accessi non corrispondono, uno dei due è errato, e solitamente è quello di offboarding perché l'abilitazione viene ricordata, mentre la revoca no.

Mantieni un unico elenco di sistemi, che specifichi chi abilita e chi revoca ciascuno di essi. In questo modo onboarding e offboarding diventano due viste dello stesso documento, e un nuovo strumento aggiunto all'onboarding viene aggiunto automaticamente all'offboarding. Il modello di checklist e piani di onboarding è l'altra metà del processo.

Collaboratori esterni e freelancer

Spesso ignorati del tutto, e spesso a rischio più elevato rispetto ai dipendenti stabili perché l'accesso viene concesso in modo informale e non c'è un processo HR che monitori la data di fine rapporto.

Imposta una scadenza per l'accesso al momento della concessione, collegata alla data di fine contratto, anziché affidarti alla memoria di qualcuno. Includi i collaboratori esterni nel registro degli accessi. Conferma la proprietà intellettuale (IP) e la restituzione dei materiali all'uscita. E verifica se è stato concesso loro l'accesso a qualcosa tramite un account condiviso, cosa comune nei rapporti a breve termine.

Ex dipendenti (alumni) e riassunzioni

Se gestita bene, una partenza può trasformarsi in una futura assunzione o in una fonte di referenze.

Lascia la porta esplicitamente aperta se saresti disposto a riassumere la persona, perché raramente le persone lo danno per scontato. Mantieni un elenco di ex dipendenti ove appropriato e lecito secondo la tua policy di conservazione dei dati. Registra l'idoneità alla riassunzione nel fascicolo personale, con le relative motivazioni. E ricorda che il modo in cui gestisci le ultime due settimane è ciò che la persona racconterà della tua azienda agli altri per anni.

Come strutturare il tuo processo di offboarding

1. Crea prima l'inventario dei sistemi, partendo dall'onboarding. È lo stesso elenco.

2. Suddividi la checklist nei tre percorsi così che i conflitti siano visibili.

3. Scrivi il percorso involontario separatamente. Non è lo stesso processo con tempistiche diverse.

4. Sposta l'acquisizione delle conoscenze nella prima metà del periodo di preavviso.

5. Assegna ogni attività a un ruolo specifico, tra risorse umane, IT, amministrazione del personale, servizi generali e il manager.

6. Ottieni le scadenze dell'amministrazione del personale per iscritto e inseriscile nella checklist.

7. Crea il registro degli accessi e affida il compito di verifica a una persona specifica.

8. Prepara le bozze delle quattro email in modo da non doverle scrivere all'ultimo momento.

9. Avvialo, poi fai un debriefing. Le prime tre uscite riveleranno ogni eventuale lacuna.

10. Verificalo annualmente e ogni volta che aggiungi un sistema.

Best practice

• Acquisizione delle conoscenze nelle settimane una e due, mai nell'ultima settimana.

• Il successore esegue l'attività mentre la persona uscente osserva, non il contrario.

• Accesso ridotto per fasi, privilegi di amministratore e produzione per primi.

• Registro degli accessi verificato da una seconda persona entro 24 ore.

• Uscite involontarie documentate come un percorso separato.

• Colloqui di uscita condotti dalle risorse umane, non dal manager.

• Temi aggregati trimestralmente anziché letti individualmente.

• Onboarding e offboarding sviluppati a partire da un unico inventario dei sistemi.

• Collaboratori esterni inclusi, con scadenza impostata al momento della concessione.

• Testo dell'annuncio concordato con la persona uscente.

Errori comuni

• Tutti gli accessi interrotti il primo giorno, rendendo impossibile il passaggio di consegne.

• Tutti gli accessi lasciati aperti fino all'ultimo giorno, inclusi produzione e amministrazione.

• Tentativo di trasferimento delle conoscenze nell'ultima settimana.

• Documento di passaggio di consegne scritto ma mai letto dal successore.

• Credenziali condivise mai modificate.

• Shadow IT dimenticato, perché l'IT non ha mai saputo che esistesse.

• Nessun registro delle revoche, quindi nessuno può provare che l'accesso sia stato rimosso.

• Collaboratori esterni totalmente esclusi.

• Scadenza dell'amministrazione del personale saltata in un'uscita amichevole perché nessuno la monitorava.

• Colloquio di uscita condotto dallo stesso manager per cui la persona ha deciso di andarsene.

• Un unico processo sia per le dimissioni che per i licenziamenti.

• Successore mai presentato ai contatti chiave, così i rapporti ricominciano da zero.

Acquisisci ciò che sanno prima della fine del periodo di preavviso

Apri il modello in Trupeer AI, applica il tuo brand kit in modo che i documenti di offboarding corrispondano agli altri materiali delle risorse umane e modifica direttamente qualsiasi sezione. La configurazione si trova nella guida del modello.

Il documento di passaggio di consegne è il punto in cui l'offboarding solitamente fallisce. A una persona a cui mancano quattro settimane viene chiesto di descrivere un processo che ha eseguito mensilmente per tre anni, e ciò che restituisce sono sei punti elenco che hanno senso solo per lei. Poi se ne va, e la prima volta che qualcuno esegue quel processo è anche la prima volta in cui fallisce.

Chiedi invece di registrarlo. Trupeer AI trasforma una singola registrazione dello schermo in una procedura scritta e in una video-guida narrata, acquisita nell'ordine in cui il lavoro avviene realmente, piuttosto che nell'ordine in cui viene ricordato. Richiede molto meno tempo rispetto alla scrittura, il che è fondamentale quando la persona ha già la testa altrove, e il successore potrà guardarlo di nuovo al terzo mese quando si ripresenterà la scadenza trimestrale.

Traducilo in oltre 65 lingue per i team distribuiti e conserva il set nella tua knowledge base affinché sopravviva anche alla prossima partenza. Il modello di SOP per il trasferimento delle conoscenze copre il processo più ampio.

Registralo. Personalizzalo con il tuo brand. Traducilo. Usa Trupeer.

Domande Frequenti

Esiste un modello di checklist di offboarding gratuito in Excel?

Sì, ed Excel è la versione che la maggior parte dei team utilizza, perché l'offboarding è un problema di coordinamento tra risorse umane, IT, amministrazione del personale e manager. Include la checklist completa con responsabili e date, oltre al registro di revoca degli accessi in una scheda separata.

Esiste un modello di checklist di offboarding in Excel scaricabile gratuitamente?

Sì. Ogni formato è scaricabile gratuitamente senza necessità di creare un account e senza filigrana.

Esiste un modello di checklist di offboarding in Word?

Sì. Word è adatto per il documento di passaggio di consegne che la persona uscente deve compilare e per la checklist stampabile. La versione in Excel è migliore per il monitoraggio, quella in Word per tutto ciò in cui qualcuno deve scrivere del testo.

Esiste un modello di checklist di offboarding gratuito?

Sì, tutto ciò che si trova in questa pagina è gratuito, inclusi la checklist, il documento di passaggio di consegne, il modulo per il colloquio di uscita, il registro degli accessi e i quattro modelli di email.

Esiste una checklist di offboarding in formato PDF?

Sì, sia come checklist stampabile sia come modulo per il colloquio di uscita. Anche la cronologia d'esempio completata è inclusa come PDF in modo da poter vedere come i tre percorsi corrono in parallelo.

Esiste un modello di checklist di onboarding e offboarding?

Sì, e dovrebbero essere creati insieme. Entrambi utilizzano lo stesso inventario dei sistemi da estremità opposte, quindi tutto ciò che viene abilitato all'onboarding deve essere revocato all'offboarding. Se i due elenchi non corrispondono, quello di offboarding è solitamente quello incompleto. Vedi il modello di checklist e piani di onboarding per l'altra metà.

Esiste un modello di passaggio di consegne per l'offboarding?

Sì. Copre la sintesi del ruolo, le responsabilità e i successori, le attività ricorrenti con i relativi attivatori, i processi non documentati, il lavoro in corso, i contatti chiave, i sistemi e gli accessi, la posizione dei file ed eccezioni note. Quest'ultima sezione è la più preziosa e quella che più spesso viene lasciata vuota.

Esiste un esempio di email di offboarding al dipendente?

Sì, ne sono inclusi quattro: la presa d'atto delle dimissioni, l'annuncio interno, la notifica a clienti e fornitori e la nota dell'ultimo giorno che conferma la data di pagamento, i documenti, la restituzione delle attrezzature e la policy sulle referenze. Quest'ultima previene la maggior parte delle domande post-partenza.

Cos'è l'offboarding dei dipendenti?

Il processo di gestione della partenza di un dipendente: trasferimento delle sue conoscenze e responsabilità, revoca dei suoi accessi, restituzione delle proprietà aziendali, completamento delle competenze finali e dei documenti di legge, e corretta chiusura del rapporto di lavoro.

Cosa dovrebbe includere una checklist di offboarding?

Attività suddivise in tre percorsi. Revoca degli accessi per ogni sistema, dispositivo e credenziale. Trasferimento delle conoscenze, inclusi il documento di passaggio di consegne e il briefing del successore. Aspetti legali e busta paga, che coprono competenze finali, documenti di legge, benefit e patti correlati. Oltre al colloquio di uscita, agli annunci e alla verifica post-partenza.

Quanto dovrebbe durare l'offboarding?

Inizia il giorno in cui si riceve il preavviso e si protrae per l'intero periodo di preavviso. L'acquisizione delle conoscenze deve avvenire nelle prime due settimane, non nell'ultima. Le attività post-partenza, tra cui la verifica degli accessi, i documenti di legge e l'archiviazione dei fascicoli, continuano fino a 30 giorni successivi.

Qual è la differenza tra l'offboarding per dimissioni e per licenziamento?

Quasi tutto, tranne i documenti formali. Un licenziamento comporta solitamente la revoca immediata degli accessi, spesso prima del colloquio, nessuna finestra per il trasferimento delle conoscenze, un annuncio preparato in anticipo, nessun colloquio di uscita e un'esposizione legale significativamente maggiore. Trattarli come un unico processo è un errore in entrambe le direzioni.

Quando si dovrebbero revocare gli accessi ai sistemi?

Per fasi successive piuttosto che tutti in una volta. Diritti di amministratore e accesso alla produzione all'inizio, non appena si conclude il passaggio di consegne in quelle aree. I sistemi rivolti ai clienti subito dopo. Email e strumenti generali l'ultimo giorno alla fine della giornata. Per le uscite involontarie, tutto immediatamente. Successivamente, verifica rispetto a un registro entro 24 ore, a cura di una persona diversa da chi ha effettuato la revoca.

Cosa dovrebbe esserci in un documento di passaggio di consegne?

Sintesi del ruolo, ciascuna responsabilità con il relativo successore, attività ricorrenti e relativi attivatori, processi non documentati, lavoro in corso con stato e azioni successive, contatti chiave con relativo contesto, sistemi e livelli di accesso, posizione dei file (incluso ciò che è memorizzato localmente), ed eccezioni e soluzioni note.

Si dovrebbe fare un colloquio di uscita (exit interview)?

Per le dimissioni sì, nell'ultima settimana e condotto dalle risorse umane anziché dal manager. Chiedi quando hanno iniziato a pensare di andarsene e cosa li avrebbe fatti restare. Aggrega i temi trimestralmente, poiché un singolo colloquio è solo un aneddoto. Evitalo per i licenziamenti, dove è solitamente inappropriato.

I collaboratori esterni hanno bisogno di un processo di offboarding?

Sì, e sono spesso a rischio più elevato perché l'accesso viene concesso in modo informale e non c'è un processo HR che monitori la data di fine. Imposta la scadenza dell'accesso al momento della concessione, legata alla fine del contratto, e includi i collaboratori nel registro degli accessi.

Posso personalizzare questo modello di offboarding?

Sì, ogni versione è completamente modificabile. L'inventario dei sistemi è la parte che deve essere specifica per la tua realtà, e crearlo partendo dalla checklist di onboarding è la via più rapida. In Trupeer AI puoi anche applicare il tuo brand kit in modo che i documenti di offboarding corrispondano agli altri materiali delle risorse umane.

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