Un ottimo documento di passaggio di consegne è ciò che impedisce alle conoscenze critiche di andarsene quando qualcuno lascia un ruolo. Con Trupeer, puoi risparmiare ore nella stesura dei passaggi di consegne partendo da un modello di documento di passaggio di consegne gratuito, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e trasformando il passaggio di consegne in una video-presentazione che il nuovo proprietario può guardare fin dal primo giorno.

Ogni documento di passaggio di consegne contiene le attività che la persona svolge consapevolmente. Quasi nessuno contiene le cose che fa automaticamente, le eccezioni che ha assimilato o le relazioni che rendono possibile il lavoro.

Ecco perché i passaggi di consegne sembrano completi e poi falliscono tre settimane dopo, quando succede qualcosa che il documento non ha mai menzionato perché la persona che lo ha scritto ha smesso di notarlo anni fa.

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Gratuito, modificabile, senza filigrana.

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Come personalizzare questo modello in Trupeer

Fase 1: Apri la sezione Modelli

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Fase 2: Seleziona e apri un modello

Clicca su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Fase 3: Espandi la visualizzazione del modello

Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente il layout completo e i dettagli.

Fase 4: Modifica il modello

Clicca su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor, puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Fase 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, clicca su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Fase 6: Anteprima e messa a punto del modello

Quando vuoi vedere come appare il tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente, se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di documento di passaggio di consegne puoi:

• Risparmiare ore di scrittura: Salta la pagina bianca con una struttura creata appositamente per le transizioni.

• Acquisire l'intero contesto: Le sezioni integrate assicurano che non venga tralasciato nulla di importante.

• Rimanere in linea con il brand: Applica il tuo logo, i caratteri e i colori utilizzando il kit del brand di Trupeer.

• Inserire il nuovo proprietario più velocemente: Associa il documento a una video-presentazione in modo che possa essere operativo in pochi giorni, non mesi.

• Standardizzare i passaggi di consegne: Utilizza lo stesso modello per ogni transizione di ruolo e progetto.

• Raggiungere team globali: Traduci i passaggi di consegne in oltre 65 lingue con un solo clic.

I quattro tipi di conoscenza in un passaggio di consegne

Ciascuno richiede un metodo di estrazione diverso, e solo il primo può essere gestito chiedendo a qualcuno di scrivere un documento.

Un modello di passaggio di consegne standard acquisisce i primi due tipi e ignora completamente gli ultimi due. Ed è proprio dagli ultimi due che derivano i fallimenti.

Conoscenza documentata

La categoria facile. SOP esistenti, runbook, wiki, precedenti passaggi di consegne.

L'unico vero lavoro è la verifica. Chiedi direttamente: è aggiornato e lo segui effettivamente? Una percentuale sorprendente di processi documentati non è aggiornata o è stata superata da una soluzione alternativa che nessuno ha registrato. Un passaggio di consegne che rimanda a un documento obsoleto è peggio di uno che ammette che non c'è nulla di scritto, perché il successore si fiderà di esso.

Conoscenza non documentata ma consapevole

Cose che sanno e che potrebbero dirti se facessi la domanda giusta. La maggior parte di un buon documento di passaggio di consegne.

La tecnica di estrazione consiste in domande piuttosto che in un modulo vuoto. "Elenca le tue responsabilità" produce una descrizione del lavoro. Queste domande producono un passaggio di consegne:

• Cosa fai che non è presente nella descrizione del tuo lavoro?

• Cosa succede nel tuo lavoro mensilmente, trimestralmente e annualmente che non si presenterà nelle prossime due settimane?

• Per cosa si rivolge a te la gente per cui probabilmente dovrebbe chiedere a qualcun altro?

• Quale sarebbe la prima cosa a rompersi se tu sparissi domani?

• Qual è la cosa che intendi sempre documentare e non fai mai?

• Quale delle tue attività saresti ansioso di affidare a una persona nuova?

Quest'ultima è la domanda a più alto rendimento in un colloquio di passaggio di consegne.

Conoscenza tacita

La categoria che causa i fallimenti. Cose che sanno fare ma non sanno spiegare, perché hanno smesso di eseguirle consapevolmente.

Il segnale è un'attività che a loro richiede dieci minuti e al loro successore due ore, senza alcun motivo apparente. Stanno prendendo una dozzina di piccole decisioni di cui non sono consapevoli: quale rapporto verificare, quando il numero sembra sbagliato, quale fornitore chiamare anziché inviare un'e-mail, che l'esecuzione del giovedì necessita sempre di una correzione manuale.

Non si può ottenere questo chiedendo. Ti diranno "è semplice" e lo penseranno davvero.

L'unico metodo di estrazione affidabile è l'osservazione. Osservali o registrali mentre lo fanno e interrompi con "perché lo hai fatto?" ogni volta che compiono un'azione che non ti aspettavi. Le risposte a queste interruzioni sono il passaggio di consegne.

Conoscenza relazionale

Chi chiamare, chi decide effettivamente, quale fornitore flessibilizzerà una scadenza, quale collega avvicinare prima di una riunione piuttosto che durante la stessa.

La documentazione acquisisce i nomi. Non trasferisce la relazione e un successore con un elenco di contatti parte da zero con tutti loro.

Il meccanismo di trasferimento è la presentazione, non la scrittura. Una chiamata congiunta in cui chi lascia passa esplicitamente le consegne vale più di un paragrafo di contesto. Fallo quando chi lascia ha ancora autorità, il che significa settimane prima della partenza piuttosto che negli ultimi giorni.

Per le relazioni importanti, scrivi anche il contesto: a cosa tiene questa persona, cosa è andato storto in precedenza, a cosa risponde. Questa parte può essere scritta, ed è solitamente la sezione più utile di un documento di passaggio di consegne.

Il modello di documento di passaggio di consegne

Due sezioni svolgono la maggior parte del lavoro. Le eccezioni note sono la parte più preziosa e quella che più spesso viene lasciata vuota, perché scriverla dà l'impressione di ammettere che il processo sia disordinato. Chiedila direttamente e spiega perché la desideri.

Le attività ricorrenti sono importanti a causa della tempistica. Un'attività mensile passata nella prima settimana di un periodo di preavviso di quattro settimane viene svolta insieme una volta. Un'attività annuale non si presenterà affatto, il che significa che richiede una registrazione piuttosto che un affiancamento.

Un passaggio di consegne pratico

Da: Analista operativo, in uscita il 30 settembre. A: Analista junior, più due elementi al team lead. Periodo di passaggio di consegne: quattro settimane.

Riepilogo del ruolo. Gestisce la riconciliazione mensile dei fornitori, il rapporto settimanale sulle scorte ed è il referente principale per due fornitori. Inoltre, non documentato fino ad ora, è colui che individua e corregge gli errori di prezzo nell'importazione del giovedì.

Responsabilità

Attività ricorrenti

Eccezioni note

• Le fatture del Fornitore A arrivano con il riferimento in un campo diverso. La macro di riconciliazione non lo rileva. Correggere manualmente prima dell'esecuzione.

• L'importazione del giovedì perde le cifre decimali su qualsiasi prezzo superiore a £1.000. Controllare le prime venti righe per valore ogni settimana. Questo problema non è mai stato risolto e nessuno al di fuori di questa scrivania sa che accade.

• Il Fornitore B non risponde alle e-mail. Telefonare. Ci sono dei trascorsi con un precedente account manager.

• La fine del mese che cade di lunedì significa che la riconciliazione viene eseguita al giorno lavorativo 4, non al 3, perché la chiusura è in ritardo.

Presentazioni registrate. Riconciliazione incluse entrambe le eccezioni. Controllo importazione del giovedì. Pacchetto di audit trimestrale. Revisione annuale dei fornitori.

Domande aperte. Nessuno sa perché l'importazione perde i decimali. Segnalato due volte all'IT, ticket chiuso in entrambi i casi per assenza di guasti riscontrati.

Il controllo dell'importazione del giovedì è il punto centrale di questo documento. Richiedeva venti minuti alla settimana, chi lasciava non lo considerava un'attività e non sarebbe apparso in nessun passaggio di consegne prodotto da un modello vuoto. È emerso perché qualcuno lo ha osservato lavorare di giovedì.

La riunione di passaggio di consegne

Non una sola riunione. Almeno tre.

Il colloquio, prima settimana. Il manager o il successore pone le domande di estrazione di cui sopra e prende appunti. Chi lascia non scrive ancora nulla. Parlare fa emergere più cose rispetto alla scrittura e richiede meno tempo, il che è importante quando si è già a metà strada per andarsene.

Le presentazioni, settimane da una a tre. Ogni attività significativa eseguita insieme, registrata ove possibile. Chi lascia lo fa per primo mentre il successore osserva, poi il successore lo fa mentre chi lascia osserva. Il secondo ordine è quello importante e quello solitamente saltato.

La revisione, ultima settimana. Esaminare il documento insieme, verificare che non sia stato tralasciato nulla ed entrambi firmarlo. Porre un'ultima domanda: c'è qualcosa a cui hai pensato da quando abbiamo iniziato che non è presente qui?

Affiancamento attivo e passivo (Shadowing e Reverse Shadowing)

L'ordine conta più di quanto si pensi.

Lo shadowing, con il successore che osserva, è utile una volta per il contesto e smette rapidamente di insegnare alcunché. Guardare una persona competente svolgere un'attività che trova facile trasmette pochissimo, perché la difficoltà è invisibile.

Il reverse shadowing, con il successore che esegue mentre chi lascia osserva, è il momento in cui avviene il trasferimento. Ogni esitazione è una lacuna. Ogni "in realtà, a questo punto devi" è un pezzo di conoscenza tacita che non sarebbe mai entrato nel documento.

Pianifica almeno un reverse shadowing per ogni attività ricorrente significativa e fallo abbastanza presto da avere il tempo per un secondo tentativo.

Passaggio di consegne quando si lascia un lavoro

Il caso più comune, e quello con una scadenza fissa.

Inizia nella prima settimana del periodo di preavviso, non nell'ultima settimana. Un passaggio di consegne scritto negli ultimi giorni è prodotto da qualcuno che se n'è già andato mentalmente, sotto la pressione del tempo, e si vede.

Organizza in sequenza per frequenza, non per importanza. Le attività settimanali possono essere passate svolgendole insieme. Le attività mensili possono presentarsi una volta durante un preavviso di quattro settimane. Le attività trimestrali e annuali non si presenteranno affatto e devono essere registrate anziché dimostrate.

Fai le presentazioni presto, mentre chi lascia ha ancora autorità e la controparte ha ancora motivo di rispondere alla chiamata.

E fai la domanda che nessuno fa: c'è qualcosa su cui il team fa affidamento che risiede sul tuo laptop piuttosto che in uno spazio condiviso? La risposta è spesso sì.

Il più ampio processo di uscita, la revoca dell'accesso, la retribuzione finale e il colloquio di uscita sono trattati nel modello di offboarding dei dipendenti.

Passaggio di consegne del turno

Un problema diverso: alta frequenza, basso volume, e il rischio è ciò che è accaduto nelle ultime otto ore piuttosto che ciò che accade ogni trimestre.

Mantieni una struttura fissa affinché nulla dipenda dalla memoria: cosa è successo in questo turno, cosa è in sospeso, cosa deve essere monitorato, cosa è stato inoltrato e a chi, qualsiasi cosa insolita e qualsiasi cosa il turno successivo debba fare a un'ora specifica.

Fallo faccia a faccia o a voce, laddove possibile, con una registrazione scritta. I passaggi di consegne solo scritti perdono l'enfasi, e l'enfasi è spesso l'informazione.

Nelle operazioni critiche per la sicurezza, utilizza un formato strutturato come SBAR (situazione, background, valutazione, raccomandazione) e richiedi la ripetizione (read-back) su qualsiasi elemento critico. La ripetizione è ciò che cattura l'elemento ascoltato male.

Passaggio di consegne del progetto

Passaggio di un progetto completato al team che lo gestirà. Abbastanza distinto da richiedere un documento a sé stante.

Ciò di cui ha bisogno oltre al modello generale: documentazione come costruito (as-built), accordi di supporto ed escalation, termini di garanzia o responsabilità per difetti, formazione erogata e a chi, elementi in sospeso e chi li possiede, e approvazione formale dell'accettazione.

La modalità di fallimento è lo scioglimento del team di progetto prima che il team operativo sia pronto, non lasciando nessuno che sappia come è stato costruito. Costruisci un periodo di supporto definito nel piano, con persone nominate, piuttosto che dare per scontata la buona volontà.

Utilizza il modello di passaggio di consegne del progetto e la lista di controllo.

La cronologia del passaggio di consegne

Comprimi proporzionalmente per periodi di preavviso più brevi, ma mantieni il reverse shadowing. Se hai tempo solo per una cosa, questa deve essere l'esecuzione dell'attività da parte del successore mentre chi lascia lo osserva.

Come sapere se il passaggio di consegne ha funzionato

Non al momento della firma. La firma misura se il documento è stato completato, non se la conoscenza è stata trasferita.

• Il successore esegue ogni attività significativa da solo, prima che chi lascia se ne vada. Qualsiasi cosa non tentata non viene passata.

• Conta le domande nel primo mese, e a chi sono rivolte. Le domande a chi ha lasciato dopo la sua partenza significano che il passaggio di consegne era incompleto.

• Fai attenzione alla prima attività annuale o trimestrale. Questa è la vera prova, e avviene mesi dopo.

• Chiedi al successore a 30 giorni cosa avrebbe voluto che ci fosse nel documento. Inseriscilo nel passaggio di consegne successivo.

La maggior parte delle organizzazioni dichiara un passaggio di consegne riuscito l'ultimo giorno. La prova arriva al terzo mese.

Best practice

• Inizia nella prima settimana, non nell'ultima settimana.

• Intervista prima di scrivere. Parlare fa emergere più cose di un modulo vuoto.

• Chiedi cosa sarebbero ansiosi di passare.

• Registra tutto ciò che non si ripeterà prima che se ne vadano.

• Esegui il reverse shadowing per ogni attività significativa.

• Presenta le persone di persona o durante una chiamata, mentre chi lascia ha ancora autorità.

• Scrivi la sezione delle eccezioni e chiedila direttamente.

• Chiedi cosa risiede sul loro laptop.

• Fornisci al successore un referente a cui rivolgersi in seguito.

• Effettua una revisione dopo 30 giorni e migliora il passaggio successivo.

Errori comuni

• Scritto nell'ultima settimana.

• Un modulo vuoto consegnato a chi lascia senza alcun colloquio.

• Attività elencate, eccezioni omesse.

• Solo shadowing, mai reverse shadowing.

• Attività trimestrali e annuali saltate perché non si presentano durante il periodo di preavviso.

• Contatti elencati senza presentazioni.

• Firma trattata come prova di successo.

• Nessun referente a cui il successore possa rivolgersi in seguito.

• Rimanda a una documentazione obsoleta.

• Nessuno chiede informazioni sui file locali.

• Stesso processo per un preavviso di quattro settimane e un'uscita in giornata.

• La conoscenza tacita non emerge mai perché nessuno ha osservato nessuno lavorare.

Registra le cose che non sanno spiegare

Apri il modello in Trupeer AI, applica il tuo kit del brand in modo che i documenti di passaggio di consegne corrispondano agli altri tuoi materiali e modifica direttamente qualsiasi sezione. La configurazione si trova nella guida del modello.

Due categorie di conoscenza in un passaggio di consegne non possono essere scritte dalla persona che se ne va. La parte tacita, perché ha smesso di notare di farla. E tutto ciò che è trimestrale o annuale, perché non accadrà di nuovo prima che se ne vada.

Entrambi si risolvono nello stesso modo. Chiedi loro di eseguire l'attività mentre registri. Trupeer AI trasforma quella registrazione nella procedura scritta e in una video-presentazione narrata, acquisita nell'ordine in cui il lavoro avviene effettivamente piuttosto che nell'ordine in cui lo ricordano. Richiede meno del loro tempo rispetto alla scrittura, il che è importante quando sono già andati via a metà, e il successore può guardare di nuovo il processo trimestrale a novembre quando finalmente si presenterà.

Traducilo in oltre 65 lingue per i team distribuiti e conserva il set nella tua base di conoscenza in modo che sopravviva anche al prossimo passaggio di consegne oltre a questo.

Registralo. Brandizzalo. Traducilo. Usa Trupeer.

Domande Frequenti

Esiste un modello di documento di passaggio di consegne gratuito in Word?

Sì. Word è il formato principale, con ogni sezione strutturata e domande guida in ciascuna per far emergere ciò che le persone dimenticano. Download gratuito, nessuna registrazione, nessuna filigrana.

Posso scaricare un modello di documento di passaggio di consegne gratuito in Word?

Sì, ogni formato è scaricabile gratuitamente, senza richiedere un account e senza attribuzione.

Esiste un modello di documento di passaggio di consegne in formato doc di Word?

Sì, è inclusa una versione .doc insieme a .docx per i sistemi più vecchi.

Esiste un modello di passaggio di consegne del lavoro in Word e PDF, da scaricare gratuitamente?

Sì, entrambi. Word per scriverlo durante il periodo di passaggio di consegne, PDF per la versione firmata alla fine. Il PDF include il blocco di firma per entrambe le parti e il manager.

Esiste un modello di documento di passaggio di consegne gratuito in Excel?

Sì. Excel contiene le parti tabellari: il registro delle responsabilità, il calendario delle attività ricorrenti che mostra cosa scade e quando, l'elenco degli accessi e il registro del passaggio di consegne che traccia ciò che è stato effettivamente trasferito piuttosto che solo scritto.

Esiste un modello di passaggio di consegne del lavoro in Excel?

Sì, è la stessa cartella di lavoro. Il calendario delle attività ricorrenti è la scheda più utile, perché mostra immediatamente quali attività non si presenteranno prima che la persona se ne vada e che quindi richiedono una registrazione anziché una dimostrazione.

Esiste un modello di documento di passaggio di consegne gratuito in PDF?

Sì, come versione finale firmata e come foglio di guida per il colloquio stampabile per la conversazione di estrazione.

Esiste un modello di passaggio di consegne per quando si lascia un lavoro?

Sì, e questo è il caso d'uso principale per questo modello. Inizialo nella prima settimana del periodo di preavviso piuttosto che nell'ultima settimana, sequenzia il passaggio di consegne in base alla frequenza delle attività e registra tutto ciò che è trimestrale o annuale, poiché non si ripeterà prima della partenza. Per il processo di uscita completo, inclusi gli accessi e la retribuzione finale, consulta il modello di offboarding dei dipendenti.

Che cos'è un documento di passaggio di consegne?

Una registrazione di ciò che una persona sta passando a un'altra: responsabilità, attività ricorrenti, lavoro in corso, contatti, sistemi e le eccezioni e le soluzioni alternative che non sono scritte in nessun altro posto. Esiste affinché il successore possa svolgere il lavoro senza il predecessore.

Cosa dovrebbe includere un documento di passaggio di consegne?

Riepilogo del ruolo, responsabilità e chi assume ciascuna di esse, attività ricorrenti con i relativi attivatori e tempistiche, lavoro in corso con stato e azioni successive, contatti chiave con contesto, sistemi e livelli di accesso, dove risiedono i file incluso tutto ciò che è locale, eccezioni e soluzioni alternative note, collegamenti a registrazioni, domande aperte e approvazione.

Come si scrive un documento di passaggio di consegne?

Fai un colloquio prima di scrivere, poiché parlare fa emergere più cose di un modulo vuoto. Chiedi cosa fanno che non è presente nella descrizione del lavoro, cosa succede mensilmente e annualmente e cosa sarebbero ansiosi di passare. Osservali lavorare per cogliere ciò che non notano più di fare. Quindi scrivilo, fai reverse shadowing per testarlo e modificalo.

Quanto dovrebbe durare un passaggio di consegne?

L'intero periodo di preavviso, a partire dalla prima settimana. Le attività settimanali possono essere passate svolgendole insieme. Le attività mensili possono presentarsi una volta. Le attività trimestrali e annuali non si presenteranno affatto e devono essere registrate. Comprimi proporzionalmente per un preavviso più breve, ma mantieni il reverse shadowing.

Perché i passaggi di consegne falliscono?

Perché le persone non possono documentare ciò che hanno smesso di pensare. Un passaggio di consegne scritto da un modello vuoto cattura le attività che una persona svolge consapevolmente e perde le piccole decisioni che prende automaticamente, che sono esattamente le cose che si rompono quando una persona nuova svolge il lavoro.

Che cos'è il reverse shadowing e perché è importante?

Il successore esegue l'attività mentre la persona che se ne va osserva, anziché il contrario. Guardare una persona competente insegna pochissimo, perché la sua difficoltà è invisibile. Farlo tu stesso con la sua presenza fa emergere immediatamente ogni lacuna e le sue correzioni sono la conoscenza tacita che non avrebbe mai raggiunto il documento.

Che cos'è un passaggio di consegne del turno?

Un passaggio di consegne strutturato tra i turni in un'operazione continua: cosa è successo, cosa è in sospeso, cosa deve essere monitorato, cosa è stato inoltrato, qualsiasi cosa insolita e qualsiasi cosa critica per il turno in entrata. Nei contesti critici per la sicurezza, un formato fisso e la ripetizione (read-back) sugli elementi critici sono lo standard.

Qual è la differenza tra un documento di passaggio di consegne e una SOP?

Un documento di passaggio di consegne trasferisce il ruolo di una persona specifica a un successore specifico in un momento dato, e include il lavoro in corso e le relazioni. Una SOP documenta un processo in modo permanente, per chiunque. Un buon passaggio di consegne si traduce spesso nella scrittura di diverse SOP, e dovrebbe fare riferimento a quelle esistenti piuttosto che duplicarle.

Posso personalizzare questo modello di documento di passaggio di consegne?

Sì, tutte le versioni sono completamente modificabili. Le domande di estrazione sono la parte che vale la pena conservare a prescindere da cos'altro cambi, poiché sono ciò che fa emergere il contenuto che un modello vuoto non raggiunge mai. In Trupeer AI puoi anche applicare il tuo kit del brand in modo che i documenti di passaggio di consegne corrispondano agli altri tuoi materiali.

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