Politiche aziendali chiare stabiliscono le aspettative, proteggono l'attività e creano un ambiente di lavoro equo. Con Trupeer, puoi risparmiare ore nella stesura delle politiche iniziando con un modello gratuito di politica aziendale, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e trasformando ogni politica in una video guida dettagliata che i dipendenti guarderanno davvero invece di scorrere rapidamente.

Scrivere una politica aziendale è la parte più semplice. La maggior parte delle organizzazioni ci riesce, per poi ritrovarsi tre anni dopo con quaranta politiche di cui una dozzina non aggiornate, nessuno sa di chi sia la responsabilità e non esiste alcuna traccia di chi le abbia mai lette.

Questo modello gratuito di politica aziendale ti offre la struttura delle clausole che funziona per qualsiasi politica e le due cose che mantengono utilizzabile una raccolta: un registro e un ciclo di revisione.

Scarica il modello di politica aziendale

Gratuito, modificabile, senza filigrana. Word insieme al registro Excel è la combinazione fondamentale, perché il registro è ciò che previene il problema della gestione della raccolta.

Il modello di politica aziendale

La stessa struttura funziona per ogni politica. La coerenza all'interno di una raccolta vale più della personalizzazione di ogni singolo documento.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passo 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dal menu di navigazione principale.

Passo 2: Seleziona e apri un modello

Clicca su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passo 3: Espandi la visualizzazione del modello

Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente il layout completo e i dettagli.

Passo 4: Modifica il modello

Clicca su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passo 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, clicca su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Passo 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando vuoi vedere l'aspetto del tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di politica aziendale puoi:

• Risparmiare ore di scrittura: Evita la pagina bianca grazie a una struttura di politica collaudata.

• Standardizzare le politiche: Utilizza lo stesso formato per ogni area tematica.

• Rimanere in linea con il brand: Applica il tuo logo, i tuoi caratteri e i tuoi colori utilizzando il kit del brand di Trupeer.

• Formare ogni dipendente: Associa le politiche a video guide esplicative, molto più efficaci delle email.

• Garantire la conformità: Le sezioni integrate supportano il diritto del lavoro e la preparazione ai controlli.

• Raggiungere team globali: Traduci le politiche aziendali in oltre 65 lingue con un solo clic.

Le buone politiche aziendali rendono chiare le aspettative e l'ambiente di lavoro equo. Utilizza questo modello per rendere ogni politica chiara, coerente e in linea con il brand.

Clausole chiave contenute in ogni politica aziendale

Quattro di queste sezioni sono quelle che spesso vengono omesse, e ogni omissione causa un problema prevedibile.

Ambito di applicazione, incluse le esclusioni. Le politiche che indicano a chi si applicano ma non a chi non si applicano generano continue domande da parte di collaboratori esterni, lavoratori a tempo parziale e personale all'estero.

Definizioni. La metà di tutte le controversie sulle politiche sono controversie terminologiche. Se una politica sul lavoro agile non definisce "lavoro agile", qualcuno potrebbe interpretarlo come lavoro da un altro paese.

Eccezioni e chi può concederle. Ogni politica ammette delle eccezioni. Se non sono documentate, vengono concesse in modo incoerente da chiunque venga interpellato, il che è peggio che non avere alcuna politica perché crea un precedente che nessuno ha concordato.

Inosservanza. Una politica senza conseguenze dichiarate è solo una raccomandazione. Se hai intenzione di farla rispettare, specifica in cosa consiste l'applicazione delle sanzioni.

Esempio di politica aziendale compilata

Una politica sul lavoro agile abbreviata, che mostra il livello di specificità necessario per rendere utilizzabile una politica.

[NOME AZIENDA] POLITICA SUL LAVORO AGILE · POL-014 · v2.1
In vigore dal: 1° ottobre · Proprietario: Responsabile HR · Approvato da: COO, 12 settembre · Prossima revisione: 1° ottobre del prossimo anno · Si applica a: Tutti i dipendenti a tempo indeterminato con ruoli d'ufficio. Non si applica a ruoli in cantiere, di vendita al dettaglio o a collaboratori esterni.

1. Scopo. Stabilire quando e come i dipendenti possono lavorare a distanza, in modo che gli accordi siano coerenti, equi e compatibili con le esigenze operative.

2. Ambito di applicazione. Copre il lavoro agile regolare e occasionale all'interno del [paese]. Non copre il lavoro da un altro paese, che richiede un'approvazione separata ai sensi della Politica sul Lavoro Internazionale, né i contratti di lavoro a distanza a tempo pieno, concordati al momento dell'assunzione.

3. Definizioni.

• Lavoro agile: Svolgere il proprio ruolo da un luogo diverso dall'ufficio aziendale, concordato in anticipo.

• Ore principali: Dalle 10:00 alle 16:00 ora locale, fascia oraria in cui i dipendenti devono essere reperibili.

• Lavoro agile occasionale: Meno di [4] giorni al mese, concordato con il proprio manager.

4. Dichiarazione della politica.
4.1 I dipendenti idonei possono lavorare a distanza fino a [2] giorni alla settimana con l'approvazione del manager.
4.2 I giorni di lavoro agile devono essere concordati con almeno [24] ore di anticipo, salvo casi urgenti.
4.3 I dipendenti devono essere reperibili e disponibili durante le ore principali.
4.4 I dipendenti devono disporre di un ambiente di lavoro idoneo, inclusa una connessione internet affidabile e uno spazio di lavoro che consenta chiamate riservate.
4.5 I giorni in ufficio stabiliti per l'intero team hanno la precedenza sugli accordi individuali di lavoro agile. Questi saranno comunicati con almeno [2] settimane di anticipo.
4.6 Il lavoro agile non sostituisce i giorni di malattia o i permessi per assistenza familiare.
4.7 I dispositivi aziendali devono essere utilizzati per il lavoro aziendale. I dati aziendali non devono essere memorizzati su dispositivi personali, in conformità con la politica di protezione dei dati.

5. Responsabilità.

• Dipendenti: Concordare gli accordi in anticipo, rimanere reperibili nelle ore principali, mantenere un ambiente di lavoro idoneo, seguire i requisiti di sicurezza dei dati.

• Manager: Applicare questa politica in modo coerente all'interno del proprio team, garantire la copertura operativa e indirizzare alle risorse umane qualsiasi richiesta di variazione permanente.

• Risorse Umane (HR): Gestire questa politica, fornire consulenza sulle eccezioni e gestire le richieste di adattamento dell'ambiente di lavoro.

6. Eccezioni. Le variazioni oltre i [2] giorni alla settimana richiedono l'approvazione delle risorse umane e, laddove relative a una disabilità o a una condizione di salute, saranno gestite come richiesta di adattamento ragionevole anziché ai sensi della presente politica.

7. Inosservanza. Il mancato rispetto di questa politica può essere affrontato nell'ambito della procedura disciplinare. La non reperibilità persistente durante le ore principali sarà trattata come una questione di prestazioni lavorative.

8. Documenti correlati. Politica di protezione dei dati, politica di utilizzo corretto degli strumenti informatici, politica sulle presenze, procedura disciplinare.

9. Cronologia delle revisioni. v2.1, 12 settembre, riduzione delle ore principali e aggiunta dei giorni in ufficio del team, approvato dal COO. v2.0, anno precedente, revisione iniziale post-pandemia.

Nota importante: Questo modello e questo esempio sono forniti a scopo informativo generale e non costituiscono consulenza legale. Le politiche aziendali interagiscono con il diritto del lavoro, gli obblighi in materia di salute e sicurezza, la legge sulla protezione dei dati e, in alcuni casi, con i contratti collettivi; i requisiti variano a seconda della giurisdizione. Fai verificare qualsiasi politica da un consulente del lavoro qualificato o dal tuo consulente HR prima di emetterla.

Di quale politica aziendale hai bisogno?

Inizia da quelle in cui l'assenza di una politica sta già causando incoerenze. Di solito si tratta di un elenco più breve rispetto a una raccolta completa.

• Qualcosa continua a essere deciso in modo diverso da diversi manager. Scrivi la politica.

• Si applica un requisito legale o normativo. Scrivila e falla revisionare.

• Si è verificato un incidente e vuoi evitare che si ripeta. Scrivila, ma verifica se la vera lacuna riguardava una procedura piuttosto che una politica.

• Un singolo dipendente sta facendo qualcosa che preferiresti non facesse. Parlagli direttamente. Una politica aziendale rivolta a una sola persona è visibile a tutti e raramente viene accolta bene.

• Qualcuno ha suggerito che dovresti averne una. Chiediti prima quale problema risolve.

Politiche fondamentali di cui la maggior parte delle aziende ha bisogno

Politiche di condotta sul posto di lavoro

Codice di condotta, antimolestie e discriminazione, procedure disciplinari e di reclamo, droghe e alcol, codice di abbigliamento, conflitti di interesse, regali e ospitalità, e whistleblowing.

Queste sono le politiche che con maggiore probabilità verranno esaminate se qualcosa va storto, il che significa che necessitano di una struttura coerente, di un'approvazione documentata e di registri di presa d'atto più di qualsiasi altro gruppo.

Politiche in materia di ferie e permessi

Ferie annuali, congedo per malattia, congedo parentale e familiare, lutto, congedo non retribuito, aspettativa, servizio di giuria e festività pubbliche.

L'errore comune in questo caso è l'indicazione del diritto senza una procedura. Scrivere "I dipendenti hanno diritto a 25 giorni" lascia senza risposta le regole su richiesta, approvazione, riporto all'anno successivo e preavviso, ed è proprio questo che genera i dubbi.

Politiche in materia di dati, privacy e tecnologia

Protezione dei dati, uso accettabile dell'IT, sicurezza delle informazioni, BYOD e gestione dei dispositivi, controllo degli accessi e delle password, uso di email e internet, utilizzo dell'IA e acquisto di software.

L'utilizzo dell'IA è la lacuna più evidente nella maggior parte delle raccolte al momento. I dipendenti stanno già utilizzando questi strumenti con i dati aziendali e implementare una politica a posteriori è più difficile che definirla prima. Per l'acquisto specifico di tecnologia, vedi il modello di politica per gli acquisti IT.

Politiche in materia di salute, sicurezza e ambiente

Salute e sicurezza, segnalazione di incidenti e infortuni, antincendio ed emergenza, primo soccorso, lavoro isolato, attrezzature munite di videoterminali, salute mentale e benessere, e politica ambientale o di sostenibilità.

Molte di queste sono obbligatorie per legge anziché facoltative e i requisiti variano a seconda della giurisdizione e del numero di dipendenti. Questo è il gruppo di politiche per il quale un modello ha più bisogno di una revisione a livello locale.

Politiche operative e di spesa

Spese e trasferte, approvvigionamento e acquisti, veicoli aziendali e flotta, gestione dei beni e continuità aziendale.

Queste sono le politiche con le conseguenze finanziarie più evidenti quando rimangono sul vago. "Spese ragionevoli" è l'espressione più costosa in assoluto in questa categoria.

Il registro delle politiche

Lo strumento che distingue una raccolta di politiche strutturata da una semplice cartella di documenti. Una riga per ogni politica.

Due colonne fanno la differenza. Prossima revisione, perché le politiche senza una data di revisione diventano obsolete in modo invisibile. E il proprietario, perché una politica di proprietà delle "Risorse Umane" in generale anziché di un ruolo specifico fa sì che nessuno si accorga quando è necessario aggiornarla.

Ordina il registro in base alla data della prossima revisione una volta al trimestre. Qualsiasi cosa sia scaduta è obsoleta o non è mai stata necessaria, ed è utile saperlo in entrambi i casi.

Il ciclo di vita delle politiche

Bozza. Scritta dalla persona più vicina all'argomento, utilizzando la struttura standard.

Revisione. Risorse umane, ufficio legale e qualsiasi funzione interessata. Questa è la fase in cui si individuano eventuali problemi di conformità territoriale.

Approvazione. Da parte di qualcuno con l'autorità per risponderne. Registra chi l'ha approvata e quando.

Emissione e distribuzione. Con un preavviso ragionevole prima della data di entrata in vigore, non il giorno stesso.

Presa d'atto. Raccogli e registra le conferme di lettura, elemento fondamentale laddove la politica debba essere fatta rispettare.

Operatività. Rispondi alle domande, annota i punti poco chiari e traccia le eccezioni concesse.

Revisione programmata. Alla data indicata nel registro e immediatamente dopo qualsiasi incidente che la politica non è riuscita a prevenire o qualsiasi modifica legale pertinente.

Ritiro o sostituzione. Ritira la vecchia versione dalla circolazione. Una politica superata ancora presente sulla rete intranet rappresenta un rischio concreto.

Approvazione e firma

L'approvazione dovrebbe spettare a qualcuno responsabile del risultato, non a chi l'ha scritta. In pratica, ciò significa un dirigente per le politiche aziendali globali, un responsabile di funzione per quelle specifiche e una revisione legale per qualsiasi cosa comporti implicazioni di legge.

Registra il nome, il ruolo e la data sulla politica stessa. Se una decisione viene contestata, la prima domanda che ci si pone è se la politica fosse stata regolarmente approvata e fosse in vigore in quel momento.

Distribuzione e presa d'atto

• Fornisci un preavviso prima della data di entrata in vigore. Trenta giorni per qualsiasi cosa influisca materialmente sui dipendenti.

• Spiega il cambiamento, non limitarti a pubblicarlo. Una politica presentata senza contesto genera diffidenza e resistenza.

• Conserva un'unica versione in un unico posto. La causa più comune di una politica inapplicabile è la presenza di tre versioni diverse in circolazione.

• Raccogli la presa d'atto per qualsiasi cosa tu intenda far rispettare e registra la versione della politica insieme alla firma.

• Includi le politiche nel processo di inserimento dei nuovi assunti (onboarding), altrimenti ogni nuovo arrivato diluirà l'efficacia della raccolta.

• Informa prima i manager, in modo che possano rispondere alle domande dei loro collaboratori.

Revisione e ritiro

Rivedi le politiche annualmente come regola generale, e immediatamente in caso di modifiche alle leggi, dopo un incidente, a seguito di una riorganizzazione o quando si continua a ricevere la stessa domanda.

Ritira le politiche in modo deliberato. Contrassegna il documento come superato, rimuovilo dall'intranet e dal manuale, conserva una copia archiviata con le date per il registro storico e annota la modifica nella cronologia delle revisioni del documento sostitutivo. Le politiche che scompaiono nel silenzio lasciano i dipendenti nell'incertezza su cosa sia effettivamente applicabile.

Cos'è una politica aziendale?

Una dichiarazione scritta delle regole e delle aspettative che regolano un aspetto del funzionamento di un'organizzazione e del comportamento delle sue persone. Stabilisce cosa deve o non deve accadere, a chi si applica, chi è il responsabile e cosa consegue dalla mancata osservanza.

La sua funzione è la coerenza. Senza una politica, la stessa situazione viene gestita in modo diverso a seconda di chi se ne occupa, il che è ingiusto per i dipendenti e difficile da difendere in caso di contestazioni.

Politica, procedura, SOP, manuale o linea guida

Spesso confusi tra loro, questa sovrapposizione produce documenti non idonei allo scopo.

La regola pratica: se stai scrivendo passaggi numerati all'interno di un sistema, sei passato da una politica a una procedura. Separa i due aspetti e fai in modo che la politica faccia riferimento alla SOP. Le politiche che includono al loro interno le procedure devono essere riapprovate ogni volta che cambia uno strumento software.

Quando hai bisogno di una politica aziendale

• Si applica un obbligo legale o normativo.

• La stessa decisione viene presa in modo incoerente.

• Il costo di un eventuale errore è sufficientemente alto da giustificare una regola scritta.

• L'azienda sta crescendo oltre il punto in cui il fondatore o il manager può decidere tutto caso per caso, solitamente tra le quindici e le trenta persone.

• Un incidente ha rivelato che non esisteva una posizione ufficiale concordata.

• Un assicuratore, un cliente o un revisore dei conti chiede di prenderne visione.

Non hai bisogno di una politica per tutto. Una raccolta di quaranta politiche in un'azienda di venti persone è impossibile da gestire e le politiche non aggiornate sono peggiori della loro totale assenza, perché creano aspettative che nessuno poi rispetta.

Come scrivere una politica aziendale

1. Definisci il problema che risolve in una sola frase. Se non ci riesci, forse la politica non è necessaria.

2. Verifica cosa esiste già. Politiche sovrapposte finiranno inevitabilmente per contraddirsi a vicenda.

3. Stabilisci prima la posizione legale. Alcuni contenuti non spetta a te deciderli e questo varia in base alla giurisdizione.

4. Utilizza la struttura standard. La coerenza all'interno della raccolta vale più di una formattazione personalizzata per ogni singolo documento.

5. Scrivi l'ambito di applicazione, incluse le esclusioni. Collaboratori esterni, lavoratori a tempo parziale, personale all'estero.

6. Definisci ogni termine ambiguo.

7. Scrivi le regole utilizzando i verbi "deve", "può" e "non deve". Evita il verbo "dovrebbe" in una politica vincolante, poiché invita alla libera interpretazione.

8. Tieni le procedure fuori dal documento. Fai invece riferimento alla SOP pertinente.

9. Indica le eccezioni e chi è autorizzato a concederle.

10. Indica la conseguenza dell'inosservanza, se intendi far rispettare la regola.

11. Falla verificare dalle risorse umane, dall'ufficio legale e dalla funzione interessata.

12. Approvala, registrala, emettila con dovuto preavviso e raccogli le prese d'atto.

13. Imposta la data di revisione nel registro prima di pubblicarla.

Stile di scrittura per le politiche

• Frasi brevi. Una politica consultata in una situazione di emergenza deve essere chiara e priva di ambiguità, non elegante.

• Forma attiva con l'indicazione di un ruolo preciso. "I manager devono approvare" è decisamente migliore di "deve essere ottenuta l'approvazione".

• Usa i verbi "deve", "può", "non deve". Evita il condizionale ovunque la regola sia vincolante.

• Utilizza numeri anziché aggettivi. "Entro 5 giorni lavorativi" è molto meglio di "tempestivamente".

• Niente gergo specialistico e nessun nome di sistemi interni soggetti a cambiamenti futuri.

• Definisci qualsiasi termine che una persona di buon senso potrebbe interpretare in due modi diversi.

• Una sola pagina, laddove possibile. Da due a quattro per argomenti complessi. Qualsiasi documento più lungo di solito contiene al suo interno una procedura.

Migliori pratiche

• Un'unica struttura per l'intera raccolta di politiche.

• Un ruolo specifico indicato come proprietario di ogni politica, mai un intero reparto.

• Una data precisa per la revisione successiva su ogni documento e nel registro.

• Procedure tenute ben separate dalle politiche.

• Preavviso prima della data di entrata in vigore.

• Presa d'atto registrata insieme alla versione specifica della politica.

• Un'unica versione conservata in un unico posto.

• Registro ordinato in base alla data di revisione trimestralmente.

• Le versioni superate devono essere ritirate, non semplicemente sostituite.

Errori comuni

• Politica e procedura unite in un unico testo, cosicché il cambio di uno strumento richiede una nuova approvazione formale.

• Nessuna esclusione dall'ambito di applicazione, generando continue domande su chi sia effettivamente coperto dalla politica.

• Termini non definiti, che rappresentano la radice della maggior parte delle controversie in materia.

• Eccezioni non documentate, che vengono concesse in modo non coerente e si trasformano in precedenti non concordati.

• Nessuna conseguenza indicata per una politica che si ha intenzione di far rispettare.

• Nessuna registrazione della presa d'atto, il che rende difficile l'applicazione delle sanzioni.

• Più versioni differenti contemporaneamente in circolazione.

• Nessun proprietario indicato, per cui i documenti non vengono mai aggiornati.

• Nessuna data di revisione specificata, con il risultato che la raccolta diventa obsoleta in modo invisibile.

• Troppe politiche rispetto alle reali dimensioni dell'organizzazione.

• Una politica aziendale globale scritta per risolvere un problema legato a un singolo dipendente.

• Documenti pubblicati senza alcuna spiegazione, il che viene percepito come un segnale di sfiducia.

Spiega la politica, non limitarti a pubblicarla

Apri il modello in Trupeer AI, applica il tuo kit del brand in modo che ogni politica corrisponda al tuo manuale e ai tuoi documenti interni, e modifica direttamente qualsiasi sezione. Le istruzioni per la configurazione si trovano nella guida del modello.

Le politiche vengono spesso firmate senza essere lette, motivo per cui le registrazioni delle prese d'atto dimostrano l'avvenuta ricezione ma non la reale comprensione. Le politiche con il costo più elevato in caso di incomprensioni sono di solito quelle operative: come segnalare un'assenza, come presentare una nota spese, cosa fare quando si rileva una violazione dei dati.

Per queste aree, registra una breve video guida. Trupeer AI produce sia la procedura scritta sia una video guida con voce narrante a partire da un'unica registrazione, in modo che la politica dichiari la regola e il video illustri il processo pratico. Traducilo in oltre 65 lingue; questo è fondamentale perché un dipendente che interpreta male una politica nella sua seconda lingua può subire gravi conseguenze. Conserva la raccolta nella tua base di conoscenza (knowledge base) per avere sempre un'unica versione corrente e includila nel processo di inserimento dei nuovi assunti (onboarding).

Registralo. Personalizzalo con il tuo brand. Traducilo. Usa Trupeer.

Domande Frequenti

Esiste un modello gratuito di politica aziendale in formato Word?

Sì. Word è il formato principale, completo di tutta la struttura delle clausole e di note guida da eliminare man mano che si scrive. Download gratuito, nessuna registrazione, nessuna filigrana.

Posso scaricare un modello di politica aziendale gratuito in Word?

Sì. Ogni formato è disponibile per il download gratuito senza necessità di creare un account, ed è riutilizzabile per tutte le politiche di cui hai bisogno.

Esiste un modello di politica aziendale nel formato .doc di Word?

Sì, è inclusa una versione .doc insieme a quella .docx per i sistemi informatici più vecchi e per i formati di manuali legacy.

Esiste un modello gratuito di politica aziendale in PDF?

Sì. Il formato PDF rappresenta la versione ufficiale emessa, dotata del modulo di presa d'atto nella pagina finale per l'apposizione della firma, indispensabile se intendi far rispettare ufficialmente la politica.

Esiste un modello gratuito di politica aziendale in Excel?

Sì, ed è estremamente utile, non un semplice formato fine a se stesso. Il file Excel funge da registro delle politiche: una riga per ogni politica con proprietario, versione, data di approvazione, data della prossima revisione, stato della presa d'atto e posizione del file. Ordinare questo foglio di calcolo in base alla data di revisione è lo strumento più efficace per mantenere aggiornata la raccolta delle politiche.

Qual è il miglior modello gratuito di politica aziendale?

Quello che decidi di applicare a ogni singola politica anziché utilizzare una struttura diversa per ogni documento. La coerenza all'interno della raccolta è più importante della personalizzazione del singolo foglio, perché i dipendenti imparano dove cercare le informazioni e i revisori possono confrontare facilmente le versioni. Utilizza il modello Word per la stesura e il registro Excel per la gestione operativa, poiché la maggior parte dei problemi legati alle politiche riguarda la manutenzione e non la stesura iniziale.

Dove posso trovare le politiche aziendali per i dipendenti in formato PDF?

La versione PDF di questo modello rappresenta il formato di emissione e l'esempio compilato sul lavoro agile è incluso come PDF completo per mostrarti l'aspetto di un documento finito. Se desideri raccogliere l'intero set di documenti in un unico file per i dipendenti, allora hai bisogno di un manuale vero e proprio e il modello di manuale del dipendente è stato creato appositamente per questo scopo.

Cos'è una politica aziendale?

Una dichiarazione scritta delle regole e delle aspettative che disciplinano un aspetto specifico del funzionamento di un'organizzazione, che stabilisce cosa deve o non deve accadere, a chi si applica, chi ne è responsabile e cosa comporta l'inosservanza. Il suo obiettivo è garantire la coerenza, in modo che la stessa situazione sia gestita nello stesso modo indipendentemente dall'operatore.

Cosa dovrebbe includere una politica aziendale?

Titolo e codice di riferimento, versione e data di entrata in vigore, proprietario, approvatore, data della prossima revisione, destinatari, scopo, ambito di applicazione con esclusioni, definizioni, dichiarazione della politica numerata, responsabilità suddivise per ruolo, eccezioni e chi le concede, conseguenze in caso di inosservanza, documenti correlati, cronologia delle revisioni e sezione di presa d'atto con firma.

Qual è la differenza tra una politica e una procedura?

Una politica definisce la regola e la sua motivazione. Una procedura indica come applicare concretamente tale regola, passo dopo passo. "Le spese superiori a €500 richiedono l'approvazione del direttore" è una politica. I passaggi per inserire e far approvare tale richiesta nel software aziendale costituiscono la procedura. Mantieni i due testi in documenti separati, altrimenti ogni aggiornamento dei software ti costringerà a riapprovare la politica.

Di quante politiche ha bisogno un'azienda?

Meno di quante ne suggeriscano solitamente i pacchetti di modelli commerciali. Inizia con codice di condotta, presenze, ferie e permessi, protezione dei dati, uso corretto degli strumenti informatici, salute e sicurezza, antimolestie, e procedure disciplinari e di reclamo. Aggiungine altre solo quando l'assenza di una regola crea incoerenze o si applica un obbligo di legge. Gestire quaranta politiche in un'azienda di venti persone è impossibile e le politiche abbandonate creano aspettative che nessuno rispetta.

Quanto dovrebbe essere lunga una politica aziendale?

Una sola pagina laddove possibile, da due a quattro pagine per argomenti complessi. Se si protrae oltre, verifica che non vi siano scivolamenti nell'ambito delle procedure, poiché questa è quasi sempre la causa principale della lunghezza eccessiva.

Chi dovrebbe scrivere e approvare le politiche aziendali?

Devono essere redatte da chi si trova più vicino alla materia trattata, verificate dalle risorse umane e dall'ufficio legale, e infine approvate formalmente da una figura con l'autorità necessaria per risponderne. Registra il nome dell'approvatore, il suo ruolo e la data sul documento stesso, perché la prima questione in qualsiasi contenzioso sarà stabilire se la politica fosse regolarmente approvata e attiva in quel momento.

I dipendenti devono firmare le politiche aziendali?

Sì, per qualsiasi politica che l'azienda intenda far rispettare. Registra la firma, la data e la versione esatta del documento. La presa d'atto certifica la ricezione ma non necessariamente la piena comprensione, motivo per cui le politiche di tipo operativo meriterebbero anche una breve spiegazione a voce anziché la sola consegna del testo scritto.

Ogni quanto tempo vanno verificate le politiche aziendali?

Di norma annualmente, e immediatamente in caso di variazioni delle leggi di riferimento, dopo un incidente che la politica non è riuscita a evitare, a seguito di riorganizzazioni interne o quando i dipendenti continuano a porre le stesse domande. Monitora le date di scadenza all'interno del registro e ordinale trimestralmente.

Posso personalizzare questo modello di politica aziendale?

Sì, ogni versione è completamente modificabile. Elimina le sezioni che non si applicano a una specifica politica anziché lasciarle vuote. In Trupeer AI puoi anche applicare il tuo kit del brand in modo che tutta la documentazione appaia uniforme.

Modelli correlati

• Modelli di politiche e procedure

• Modello di politica sulle presenze

• Modello di politica di protezione dei dati

• Modello di politica per gli acquisti IT

• Modello di manuale del dipendente

• Modello SOP (Procedura Operativa Standard)

• Modello SOP per le Risorse Umane (HR)

• Modello di piano e lista di controllo per l'inserimento dei nuovi assunti (onboarding)