Una politica delle presenze ben scritta assicura che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda in merito a orario di lavoro, ferie, ritardi e assenze. Con Trupeer, puoi risparmiare ore nella redazione della documentazione HR partendo da un modello di politica delle presenze dei dipendenti, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e trasformando il regolamento in un chiaro video esplicativo che il tuo team potrà effettivamente guardare invece di scorrere rapidamente.

La maggior parte dei problemi di presenza sono legati a problemi di definizione. Nessuno ha messo per iscritto cosa si intenda per ritardo, con quanto anticipo debba essere segnalata un'assenza o cosa accada alla quarta occorrenza. Così i manager improvvisano, i dipendenti si confrontano e l'incoerenza diventa la politica effettiva.

Di seguito è riportato il testo completo di una politica delle presenze che puoi copiare direttamente nel tuo manuale aziendale. Ogni dettaglio specifico dell'azienda è contrassegnato tra parentesi quadre. Compilale, scegli il tuo modello di applicazione, fallo revisionare e pubblicalo.

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Gratuito, modificabile, senza filigrana, senza attribuzione richiesta.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passo 1: Apri la sezione Modelli

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Passo 2: Seleziona e apri un modello

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Passo 4: Modifica il modello

Clicca su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor, puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passo 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, clicca su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Passo 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando desideri vedere come appare il tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente, se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Testo completo della politica

Copia tutto il testo sottostante. Sostituisci il testo tra parentesi con i tuoi dettagli. Elimina le sezioni non applicabili.

POLITICA DELLE PRESENZE DI [NOME DELL'AZIENDA]

Data di decorrenza: [data] · Si applica a: [tutti i dipendenti / dipendenti a tariffa oraria / sedi specificate] · Responsabile della politica: [Responsabile HR] · Versione: [1.0]

1. Finalità

Una presenza regolare e affidabile è essenziale per le attività di [Nome dell'Azienda] e per il carico di lavoro dei colleghi che dipendono gli uni dagli altri. Questa politica definisce le nostre aspettative in materia di presenza e puntualità, le modalità di segnalazione delle assenze e le conseguenze in caso di mancato rispetto di tali aspettative. È stata redatta affinché le regole siano chiare e applicate in modo coerente.

2. Ambito di applicazione

Questa politica si applica a tutti i dipendenti di [Nome dell'Azienda], inclusi i collaboratori a tempo pieno, a tempo parziale, temporanei e stagionali [e ai consulenti esterni, ove specificato nel loro accordo]. Nel caso in cui si applichi un contratto collettivo di lavoro, i termini di tale accordo avranno la precedenza.

3. Definizioni

• Turno programmato: Le ore di lavoro previste per un dipendente come pubblicate in [sistema di pianificazione dei turni].

• Ritardo: Arrivo con oltre [5] minuti di ritardo rispetto all'orario di inizio previsto.

• Uscita anticipata: Lasciare il posto di lavoro più di [5] minuti prima dell'orario di fine previsto senza previa approvazione.

• Assenza: Mancata prestazione lavorativa durante un turno programmato.

• Assenza giustificata: Un'assenza approvata in anticipo, o un'assenza imprevista segnalata in conformità con la Sezione 5 e supportata da documentazione ove richiesto.

• Assenza non giustificata: Un'assenza non approvata in anticipo e non segnalata in conformità con la Sezione 5.

• Assenza ingiustificata senza preavviso (No-call/no-show): Mancata presentazione per un turno programmato senza notificare [Nome dell'Azienda] entro [2] ore dall'inizio del turno.

• Occorrenza: Un singolo caso di ritardo, uscita anticipata o assenza, indipendentemente dalla durata. [I giorni consecutivi di assenza per un unico motivo continuativo contano come una singola occorrenza.]

4. Aspettative di presenza

I dipendenti sono tenuti a:

• Presentarsi presso la sede di lavoro assegnata, o essere disponibili da remoto ove applicabile, all'orario di inizio stabilito e pronti a lavorare.

• Svolgere l'intero turno programmato, compreso il rispetto delle durate previste per le pause.

• Ottenere l'approvazione da parte del [proprio responsabile] prima di qualsiasi modifica di orario, cambio turno o uscita anticipata.

• Registrare l'orario con precisione nel [sistema di rilevazione presenze]. Registrare l'orario per un altro dipendente, o chiedere a un collega di farlo, costituisce una grave violazione disciplinare.

5. Segnalazione di un'assenza o di un ritardo

• Le assenze prevedibili devono essere richieste con almeno [14] giorni di anticipo tramite [sistema o procedura].

• Le assenze imprevedibili devono essere segnalate a [responsabile / linea presenze / sistema] almeno [2] ore prima dell'orario di inizio previsto, o non appena possibile in caso di emergenza.

• La comunicazione deve provenire dal dipendente, a meno che non sia fisicamente impossibilitato, nel qual caso un familiare o un rappresentante può effettuare la segnalazione a suo nome.

• L'invio di un SMS [è / non è] considerato una notifica accettabile. La sola segreteria telefonica [è / non è] considerata una notifica accettabile.

• I dipendenti devono segnalare ogni giorno di un'assenza continuativa, a meno che non sia stata concordata una data di rientro con il [proprio responsabile].

6. Documentazione

[Nome dell'Azienda] può richiedere una documentazione di supporto per:

• Assenze superiori a [3] turni programmati consecutivi.

• Assenze adiacenti a festività, fine settimana o a una richiesta di ferie precedentemente negata.

• Un pattern di assenze che sollevi un ragionevole dubbio.

I requisiti di documentazione saranno applicati in modo coerente e non supereranno quanto consentito dalle leggi vigenti. Le informazioni mediche saranno trattate con riservatezza e conservate separatamente dal fascicolo personale.

7. Assenza giustificata e non giustificata

Le assenze sono giustificate se approvate in anticipo, segnalate in conformità con la Sezione 5, fruite come permessi o ferie retribuite maturate, o tutelate dalla legge ai sensi della Sezione 10. Le assenze sono considerate non giustificate se non vengono segnalate in conformità con la Sezione 5, se la documentazione richiesta non viene fornita entro [5] giorni lavorativi, o se il dipendente ha esaurito i permessi retribuiti disponibili e non si applica alcun congedo tutelato.

8. Assenza ingiustificata senza preavviso e abbandono del posto di lavoro

La mancata presentazione senza comunicazione (no-call/no-show) è trattata come un'assenza non giustificata ed è soggetta ad un'azione disciplinare immediata.

[Due] occorrenze consecutive di no-call/no-show saranno trattate come dimissioni volontarie e abbandono del posto di lavoro, a meno che il dipendente non fornisca la prova di essere stato impossibilitato a dare comunicazione. [Nome dell'Azienda] effettuerà [un] tentativo documentato di contattare il dipendente prima di considerare risolto il rapporto di lavoro.

9. Applicazione e fasi disciplinari

[Nome dell'Azienda] utilizza il modello [a punti / sanzioni progressive / ammonimento scritto] descritto nella Sezione 9a di seguito. L'azione disciplinare sarà applicata in modo coerente e documentata per iscritto. Nulla in questa sezione altera la natura del rapporto di lavoro subordinato, ove applicabile.

9a. [Seleziona e conserva un modello, cancella gli altri]

Opzione A: Sistema a punti (senza attribuzione di colpa)

I punti [scadono dopo 12 mesi dalla data dell'occorrenza / vengono azzerati su base mobile di 12 mesi].

Opzione B: Sanzioni progressive

Opzione C: Procedura di ammonimento scritto

I problemi di presenza vengono affrontati attraverso un colloquio documentato, seguito da un ammonimento scritto, un ultimo ammonimento scritto e, infine, dal licenziamento qualora il comportamento persista. I responsabili devono consultare l'[ufficio HR] prima di emettere qualsiasi ammonimento scritto.

10. Congedi protetti e tutele

Nulla in questa politica limita i diritti del dipendente previsti dalle leggi vigenti. Le assenze tutelate dalla legge non saranno conteggiate come occorrenze o punti ai sensi della Sezione 9. Le assenze protette possono includere, a seconda della giurisdizione e dei requisiti di idoneità:

• Congedi ai sensi della legge Family and Medical Leave Act (FMLA) o normative equivalenti.

• Sistemazioni ragionevoli previste dalle leggi sulla disabilità, inclusi orari modificati o congedi aggiuntivi.

• Congedi per malattia retribuiti a livello statale o locale, congedi familiari e congedi per vittime di violenza domestica.

• Doveri di giurato, permessi elettorali e congedi militari.

• Assenze per infortunio sul lavoro o malattia professionale.

• Assenze e tutele legate alla gravidanza e alla maternità.

I dipendenti che necessitano di una tutela speciale devono contattare il [contatto HR]. I responsabili che ricevono una richiesta devono indirizzarla all'[HR] anziché decidere autonomamente.

11. Diritti dei dipendenti e ricorsi

Un dipendente può richiedere la revisione di qualsiasi provvedimento relativo alle presenze contattando il [contatto HR] entro [10] giorni lavorativi. [Nome dell'Azienda] non adotterà ritorsioni contro alcun dipendente per aver segnalato un problema ai sensi di questa politica, per aver richiesto un congedo protetto o una tutela specifica.

12. Ricevuta e presa visione

Confermo di aver ricevuto, letto e compreso la Politica delle presenze di [Nome dell'Azienda]. Sono consapevole del fatto che il mancato rispetto di queste aspettative può comportare azioni disciplinari fino alla risoluzione del rapporto di lavoro.

Nome del dipendente: [ ] · Firma: [ ] · Data: [ ] · Responsabile: [ ]

Fine del testo della politica.

Si prega di leggere: Questo modello viene fornito a scopo puramente informativo e non costituisce una consulenza legale. Le politiche sulle presenze interagiscono con le leggi sui congedi statali e locali e, in alcuni casi, con i contratti collettivi di lavoro. Fate esaminare questa politica da un consulente del lavoro qualificato o dal vostro consulente HR prima di pubblicarla.

Cosa copre la politica

• Finalità e ambito di applicazione, incluso a quali tipologie contrattuali si applica.

• Definizioni, affinché parole come "ritardo" e "assenza" abbiano un significato univoco per tutti.

• Aspettative di presenza, compresa la registrazione degli orari.

• Segnalazione dell'assenza, con i tempi di preavviso e i canali di notifica accettabili.

• Documentazione e i limiti alla facoltà di richiederla.

• Assenza giustificata e non giustificata, definite in base alle regole di segnalazione.

• No-call/no-show e abbandono del posto di lavoro, incluso l'obbligo di tentativo di contatto.

• La scala delle sanzioni disciplinari, in tre modelli a scelta.

• Congedi protetti e tutele, affinché le assenze tutelate dalla legge non vengano conteggiate.

• Ricorsi e misure anti-ritorsione.

• Firma per presa visione, che rende la politica effettivamente applicabile nella pratica.

Scegli il tuo modello di applicazione

La Sezione 9a offre tre modelli. Questa è la decisione più importante del documento e la scelta di un modello errato è la causa principale del fallimento della maggior parte delle politiche di presenza.

Il modello a punti è il più diffuso negli ambienti con paga oraria perché elimina la necessità di valutare se una motivazione sia valida o meno. Questo è però anche il suo rischio: un sistema che ignora i motivi conteggerà anche un'assenza protetta dalla legge a meno che non si escluda esplicitamente tale eventualità. La Sezione 10 serve proprio a questo e non deve essere eliminata.

Esempio di politica delle presenze per i dipendenti a tariffa oraria

I lavoratori a tariffa oraria e su turni necessitano di regole più stringenti rispetto al personale impiegatizio, poiché l'assenza di una persona durante un turno rappresenta un problema operativo immediato, non una riunione da riprogrammare. Se il tuo organico è composto da lavoratori a ore, apporta le seguenti modifiche.

• Accorcia i tempi per la notifica. Due ore prima dell'inizio del turno anziché lo stesso giorno lavorativo, poiché è necessario organizzare una sostituzione.

• Indica chiaramente il canale di comunicazione. Un unico numero telefonico o un'applicazione per le presenze, non un generico "avvisa il tuo supervisore". I cambi turno rischiano di disperdere i messaggi.

• Usa il modello a punti. È scalabile su più sedi e turni ed evita l'incoerenza derivante da supervisori diversi che valutano la stessa motivazione in modo differente.

• Definisci il ritardo in minuti, non in base a sensazioni. Cinque minuti, misurati dal sistema di rilevazione presenze.

• Regolamenta esplicitamente i cambi turno. Chi li approva, con quanto anticipo e se un cambio che non va a buon fine ricada sulla persona che lo ha organizzato.

• Gestisci le uscite anticipate separatamente dalle assenze. Nei contesti a tariffa oraria, andare via prima è tanto dirompente quanto non presentarsi affatto.

• Fai attenzione alla regola sulla pausa pranzo. Il prolungamento delle pause non retribuite è una questione di presenza, ma le leggi governano il diritto alla pausa, quindi mantieni le due cose separate.

• Sii preciso sull'arrotondamento. Se il sistema di rilevazione presenze arrotonda i tempi, specifica come avviene l'arrotondamento, poiché questo influisce sul momento in cui viene registrato un ritardo.

Che cos'è una politica delle presenze?

Una politica delle presenze è un documento scritto che stabilisce quando i dipendenti sono tenuti a essere presenti al lavoro, come devono segnalare l'impossibilità di esserlo e cosa accade se le aspettative non vengono soddisfatte. Solitamente è inclusa nel manuale aziendale e viene sottoscritta per accettazione.

Un modello di politica delle presenze è un documento con la struttura e le clausole già redatte, in cui è sufficiente inserire i periodi di preavviso, le soglie e i contatti di riferimento. I termini "politica di gestione delle presenze", "politica sull'assenteismo" e "politica sui ritardi" descrivono lo stesso documento.

Cosa si intende per politica delle presenze ragionevole?

Ragionevole significa applicabile e difendibile, non permissiva. Una politica è ragionevole quando:

• Le soglie sono adeguate al tipo di lavoro. Una tolleranza di ritardo di cinque minuti è adatta a una linea di produzione. Diventa pignola in un ruolo impiegatizio con orari flessibili.

• Tiene conto della vita reale. A tutti può capitare di rimanere bloccati nel traffico o di avere un figlio malato. Una politica a tolleranza zero finisce per essere ignorata, e una politica ignorata è peggio di non averne alcuna.

• I punti scadono. Lo standard è un periodo di 12 mesi mobili. I punti che non scadono mai finiscono per portare al licenziamento di persone per fatti avvenuti due anni prima.

• Le assenze tutelate per legge sono escluse. Questo è un punto non negoziabile ed è l'errore grave più comune.

• È applicata in modo coerente. Lo stesso comportamento che riceve risposte diverse da manager diversi è ciò che trasforma una controversia sulle presenze in una denuncia per discriminazione.

• È abbastanza chiara da essere prevedibile. Un dipendente deve poterla leggere e sapere esattamente qual è la sua posizione.

Perché è necessaria una politica delle presenze

• Coerenza. Lo stesso comportamento riceve la stessa risposta, il che è sia più equo sia molto più difendibile dal punto di vista legale.

• I manager smettono di improvvisare. Senza una politica, ogni supervisore inventa le proprie regole e i dipendenti se ne accorgono.

• L'assenteismo diventa misurabile. È possibile individuare dei trend piuttosto che limitarsi a reagire ai singoli episodi.

• Difendibilità legale. Una politica scritta, sottoscritta e applicata in modo coerente costituisce la vostra prova qualora una decisione venga impugnata.

• Equità verso chi è affidabile. L'assenteismo non gestito scarica il lavoro sulle persone che si presentano regolarmente, le quali alla fine decideranno di andarsene.

• Aspettative chiare riducono l'ansia. La maggior parte delle persone preferisce conoscere le regole piuttosto che doverle indovinare.

Chi dovrebbe usare questo modello

• I team delle risorse umane (HR) che stanno scrivendo o aggiornando il manuale aziendale.

• I titolari di piccole imprese privi di una funzione HR strutturata che necessitano di uno strumento legalmente solido.

• I responsabili operativi e di turno in ambienti a ore che necessitano di regole di sede coerenti.

• Gli operatori in franchising e multi-sede che vogliono standardizzare le procedure tra le varie filiali.

• Le startup che stanno formalizzando per la prima volta la gestione delle presenze con la crescita dell'organico.

Evita di utilizzarlo se la tua azienda è regolata da un contratto collettivo che già disciplina le presenze, o se utilizzi un modello di orario flessibile realmente illimitato in cui le prestazioni vengono misurate esclusivamente in base ai risultati.

Come personalizzare questo modello

1. Compila ogni campo tra parentesi. Una parentesi non compilata in una politica pubblicata mina la credibilità dell'intero documento.

2. Scegli un unico modello di applicazione nella Sezione 9a ed elimina gli altri due.

3. Stabilisci i tuoi parametri in modo mirato. Periodo di preavviso, soglia di ritardo, valori dei punti e scadenza. Questi elementi costituiscono l'essenza della politica.

4. Verifica le normative locali e regionali. I diritti ai congedi per malattia retribuiti variano notevolmente e alcune giurisdizioni vietano di considerare i giorni di malattia protetti come un'infrazione.

5. Conserva la Sezione 10. Puoi eliminare qualsiasi altra cosa, ma non questa.

6. Fallo esaminare da un consulente legale del lavoro o dal vostro consulente HR.

7. Pubblicalo e raccogli le firme per presa visione. Le politiche non firmate sono difficili da far valere.

8. Forma i responsabili sulla sua applicazione. Una politica applicata in modo incoerente dai manager è peggiore di nessuna politica, perché l'incoerenza risulterà documentata.

9. Fissa una data per la revisione. Con cadenza annuale e ogni volta che cambiano le leggi sui congedi nei territori in cui operate.

Best practice per il lancio della politica

• Annunciala prima che entri in vigore. Concedi almeno [30] giorni di preavviso per una politica nuova o modificata.

• Spiega le ragioni, non solo le regole. Le persone rispettano più volentieri le politiche di cui comprendono il senso.

• Fai ripartire il conteggio da zero. Non applicare un nuovo sistema a punti in modo retroattivo.

• Rendila facilmente accessibile. Nel manuale, sulla rete intranet aziendale e nella sala relax se operate su turni.

• Forma tutti i responsabili nello stesso modo. È qui che si vince o si perde la partita della coerenza.

• Registra le firme per presa visione. Firma, data e versione della politica.

• Analizza i dati trimestralmente. Se una sede o un turno mostrano dati molto diversi, la causa è solitamente da ricercarsi nella pianificazione o nella gestione, piuttosto che nella forza lavoro.

Errori comuni

• Conteggiare le assenze protette. L'errore più grave e il più comune nei sistemi basati su punti.

• Punti che non scadono mai. Finisce per causare licenziamenti per eventi risalenti a tempi remoti.

• Definizioni vaghe. L'"assenteismo eccessivo" non è applicabile in sede di contestazione. Un criterio come "[8] punti in 12 mesi mobili" lo è.

• Nessuna firma agli atti. È difficile far valere una politica che nessuno ha firmato.

• Applicazione incoerente. Trasforma un problema di presenze in un rischio di causa per discriminazione.

• Ignorare le leggi locali. Le regole sui congedi per malattia retribuiti variano notevolmente e alcune possono prevalere sulle vostre soglie.

• Mancanza di canali per richieste di tutela. I dipendenti devono avere la possibilità di segnalare esigenze legate a disabilità, e i responsabili devono sapere di dover indirizzare la richiesta all'ufficio competente anziché decidere autonomamente.

• Mancata revisione periodica. Le leggi sul lavoro cambiano. Una politica di quattro anni fa potrebbe non essere più conforme.

Lancia la tua politica con Trupeer AI

Una politica che nessuno legge è una politica che nessuno segue. Una volta definito il testo, applica il tuo kit del brand in modo che si abbini al resto del manuale aziendale e modificalo direttamente in Trupeer AI. La configurazione è descritta nella guida ai modelli.

Poi occupati di ciò che un PDF non può fare. Registra una breve presentazione video che spieghi come funziona la segnalazione delle assenze, in modo che i nuovi assunti guardino la procedura anziché scorrere distrattamente la clausola cinque. Traducilo in oltre 65 lingue, un aspetto fondamentale in questo caso, poiché un dipendente che fraintende le regole di comunicazione a causa della barriera linguistica rischia di perdere il lavoro. Conservalo nella tua base di conoscenza in modo che la versione corrente sia l'unica reperibile dai dipendenti, e usalo durante l'onboarding.

Registralo. Personalizzalo con il tuo brand. Traducilo. Gestiscilo con Trupeer.

Con un modello di politica delle presenze puoi:

• Risparmiare ore nella scrittura: Evita la pagina bianca con una struttura già pronta e pensata per le politiche HR.

• Migliorare la conformità: Regole chiare riducono l'ambiguità e tutelano sia i dipendenti sia l'azienda.

• Mantenere l'identità visiva: Applica il tuo logo, i tuoi colori e i caratteri tipografici utilizzando il kit del brand di Trupeer: ideale per i manuali HR e per l'onboarding.

• Formare con i video: Sostituisci i PDF densi di testo con un video esplicativo di 5 minuti, perfetto per i video di formazione dei dipendenti.

• Standardizzare a livello globale: Utilizza lo stesso modello di politica per le varie aree geografiche, adattandolo alle normative locali.

• Raggiungere ogni dipendente: Traduci la politica in oltre 65 lingue con un solo clic.

Una politica delle presenze è la base per una gestione equa del personale. Utilizza questo modello per rendere la tua politica chiara, coerente e facile da comprendere per ogni dipendente.

Domande Frequenti

Che cos'è una politica delle presenze?

Una politica delle presenze è un documento HR che definisce le aspettative relative alla presenza dei dipendenti, compresi l'orario di lavoro, i congedi retribuiti e non retribuiti, i ritardi, l'assenza senza preavviso (no-call/no-show) e il processo disciplinare in caso di ripetute violazioni. Costituisce una parte fondamentale del manuale aziendale.

Cosa dovrebbe includere una politica delle presenze?

Una buona politica delle presenze copre l'orario di lavoro standard, le definizioni di assenza e ritardo, le procedure per la richiesta di permessi, i tipi di congedo (malattia, motivi personali, ferie, lutto), le regole sull'assenza senza comunicazione, i metodi di tracciamento delle presenze e un chiaro percorso disciplinare in caso di violazione.

Come si scrive una politica delle presenze?

Inizia definendo l'orario di lavoro e i turni dell'azienda. Specifica cosa si intende per assenza, ritardo o uscita anticipata. Documenta i diritti ai congedi e le modalità per richiederli. Delinea un processo disciplinare equo. Fai esaminare la bozza dall'ufficio HR o legale per verificare che sia conforme alle leggi sul lavoro vigenti.

Che cos'è una politica sul "no-call/no-show"?

Una politica sul "no-call/no-show" stabilisce cosa accade quando un dipendente non si presenta al lavoro senza avvisare il proprio responsabile. La maggior parte delle politiche considera i casi di mancata presentazione e comunicazione consecutivi (solitamente 3 giorni) come dimissioni volontarie, ma le regole esatte variano a seconda dell'azienda e della giurisdizione.

Le politiche sulle presenze sono obbligatorie per legge?

Sebbene non siano sempre imposte per legge, la definizione di una politica sulle presenze scritta è fortemente raccomandata. Tutela l'azienda in caso di controversie, assicura un trattamento equo dei dipendenti e aiuta a rispettare le leggi relative ai congedi. Fate sempre esaminare una politica HR da un legale prima di implementarla.