I progetti ERP dedicano mesi alla progettazione, allo sviluppo e ai test, per poi dedicare all'addestramento degli utenti finali solo poche settimane alla fine. Il risultato è noto: gli utenti assistono a sessioni in aula generiche, vanno live incerti sulle proprie attività e inondano l'help desk nel primo mese. L'addestramento non è un ripensamento in un programma ERP; è il modo in cui il nuovo sistema inizia a ripagarsi. Un modello di piano di formazione per utenti finali ERP offre a questo lavoro la stessa struttura e disciplina del resto del progetto.

Questo modello gratuito di piano di formazione per utenti finali ERP copre tutto, dall'analisi dei bisogni formativi e i percorsi di studio basati sui ruoli alla produzione di contenuti, il calendario di erogazione, le verifiche di idoneità e il supporto post-go-live, con varianti per SAP S/4HANA, Oracle, Workday, Microsoft Dynamics 365 e NetSuite. Copia la struttura qui sotto, adattala al tuo sistema o aprila in Trupeer e personalizzala per il tuo programma.

Che cos'è un modello di piano di formazione per utenti finali ERP?

Un modello di piano di formazione per utenti finali ERP è un piano pronto all'uso per preparare chiunque utilizzerà un sistema ERP nuovo o aggiornato. Stabilisce chi ha bisogno di formazione, cosa deve essere in grado di fare ciascun ruolo, quali contenuti e formati formativi saranno utilizzati, quando avviene la formazione rispetto al go-live, chi la eroga, come viene misurata l'idoneità e come vengono supportati gli utenti in seguito.

Si inserisce all'interno del tuo piano di cambiamento più ampio e si concentra specificamente sugli utenti finali. Per un formato di piano di formazione generale da utilizzare per qualsiasi programma, consulta il modello di piano di formazione gratuito.

Perché un roll-out ERP ha bisogno di un piano di formazione per l'utente finale?

• L'ERP cambia il modo di lavorare delle persone, non solo le schermate che utilizzano. La formazione deve coprire nuovi processi, ruoli e approvazioni.

• Ruoli diversi hanno bisogno di formazione diversa. Un acquirente, un addetto alla contabilità fornitori e un approvatore utilizzano il sistema in modi molto diversi.

• La tempistica è fondamentale. Se la formazione avviene troppo presto le persone dimenticano; se troppo tardi, arrivano al go-live impreparate.

• I contenuti devono corrispondere al sistema configurato, non alla demo del fornitore.

• La prontezza deve essere misurata, in modo che le decisioni sul go-live si basino su prove concrete.

• La formazione non termina con il go-live. L'hypercare, i nuovi assunti e gli aggiornamenti di sistema richiedono tutti dei contenuti.

Chi utilizza un modello di piano di formazione per utenti finali ERP?

• I responsabili della formazione ERP e i change manager che pianificano e gestiscono la formazione degli utenti finali.

• I project manager ERP che hanno bisogno di traguardi formativi nel piano di progetto.

• I proprietari dei processi e i super utenti che aiutano a progettare ed erogare la formazione.

• I partner di implementazione che erogano la formazione come parte del programma.

• I team L&D (Apprendimento e Sviluppo) che gestiscono gli standard di formazione e l'LMS.

• I leader delle risorse umane e dell'area finanziaria i cui team sono maggiormente influenzati dal nuovo ERP.

Anteprima del modello di piano di formazione per utenti finali ERP

Il modello si apre con un riepilogo del piano di formazione: sistema, ambito, data di go-live, responsabile della formazione e approvazione. Segue un'analisi degli stakeholder e dei ruoli, quindi i percorsi di apprendimento basati sui ruoli, il piano dei contenuti di formazione, i metodi di erogazione e un programma di formazione legato alle tappe fondamentali del progetto. Misure di prontezza, supporto al go-live e formazione post-go-live completano il piano, seguiti da rischi e una matrice RACI. Una sezione sulle varianti di sistema evidenzia cosa adattare per SAP S/4HANA, Oracle, Workday, Microsoft Dynamics 365 e NetSuite. Ogni sezione è modificabile, in modo da poter aggiungere ruoli, modificare formati o adattare il calendario al proprio programma.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passo 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dal menu di navigazione principale.

Passo 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passo 3: Espandi la visualizzazione del modello

Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente l'intero layout e i dettagli.

Passo 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor è possibile:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passo 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Passo 6: Anteprima e perfezionamento del modello

Quando desideri vedere l'aspetto del tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente, se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di piano di formazione per utenti finali ERP puoi:

• Formare ogni ruolo su ciò che fa effettivamente: percorsi di apprendimento basati sui ruoli invece di presentazioni generiche del sistema.

• Sincronizzare la formazione con il go-live: una pianificazione legata alle fasi di sviluppo, test e transizione (cutover).

• Produrre contenuti in tempo: un piano dei contenuti con responsabili e scadenze.

• Dimostrare la prontezza: misurazioni che indicano chi è pronto prima del go-live.

• Supportare gli utenti dopo il go-live: piani per hypercare, nuovi assunti e aggiornamenti di sistema.

Cosa deve contenere un modello di piano di formazione per utenti finali ERP

Modello di piano di formazione per utenti finali ERP gratuito: la struttura da copiare

Copia la struttura seguente nel tuo documento o aprila in Trupeer e personalizzala.

1. Riepilogo del piano. Sistema: [ERP e moduli]. Ambito: [entità, sedi, processi]. Data di go-live: [data]. Responsabile della formazione: [nome]. Approvato da: [sponsor del programma, data].

2. Obiettivi formativi. Entro il go-live, ogni utente sarà in grado di completare le attività relative al proprio ruolo in [ERP] senza aiuto, seguire i nuovi processi e controlli e trovare assistenza in caso di necessità.

3. Analisi degli stakeholder e dei ruoli.

4. Analisi dei bisogni formativi. Per ciascun ruolo, elenca le attività nel nuovo sistema, contrassegna quali sono nuove, modificate o invariate e indica il divario di competenze.

5. Percorsi di apprendimento basati sui ruoli.

6. Piano dei contenuti.

7. Metodi di erogazione. [Sessioni guidate da istruttore per ruoli ad alto impatto, video autogestiti e guide per tutti i ruoli, pratica guidata nell'ambiente di formazione, supporto sul campo al go-live.]

8. Programma di formazione. Formazione dei formatori: [date]. Formazione super utenti: [date]. Formazione utenti finali: [date, idealmente nelle ultime settimane prima del go-live]. Sessioni di ripasso: [date successive al go-live].

9. Ambiente di formazione e dati. Sandbox: [ambiente]. Dati di formazione: [set di dati realistici]. Accesso utente: [come e quando].

10. Misure di prontezza. Completamento della formazione per ruolo: [obiettivo]. Verifiche di idoneità superate: [obiettivo]. Approvazione della prontezza da parte di: [proprietari dei processi, data].

11. Supporto al go-live e hypercare. Super utenti sul posto o reperibili per [settimane]. Canali di assistenza: [canali]. Riferimenti rapidi e link di aiuto nel sistema. Revisione quotidiana delle domande di supporto.

12. Formazione post-go-live. Percorso di formazione per i nuovi assunti, corsi di aggiornamento per gli errori comuni e formazione sugli aggiornamenti dopo ogni rilascio del sistema.

13. Rischi e RACI. [Rischi come build tardive, formatori non disponibili o scarsa partecipazione, con relative mitigazioni e una matrice RACI per le attività di formazione.]

Cronologia della formazione per fase di progetto

Piano di formazione per utenti finali ERP: varianti del sistema

La struttura sopra indicata funziona per qualsiasi ERP. Queste sono le cose principali da adattare per i sistemi più comuni.

Per SAP, vedi cosa creare nei materiali di formazione per l'utente finale di SAP Fiori.

Esempio di piano di formazione per utenti finali ERP

Ecco come un'azienda di medie dimensioni potrebbe riassumere il suo piano per il roll-out di un ERP finanziario e di approvvigionamento. I dettagli sono a scopo illustrativo.

Il piano viene approvato dallo sponsor del programma e riesaminato ad ogni fase del progetto.

Come formare diversi gruppi di utenti ERP

Non tutti gli utenti hanno bisogno dello stesso livello di approfondimento formativo. Pianifica ogni gruppo separatamente:

A chi appartiene il piano di formazione per l'utente finale ERP?

Un responsabile della formazione designato è il proprietario del piano, riferisce i progressi al project manager e segnala i rischi, come ritardi nello sviluppo o scarsa partecipazione. I proprietari dei processi approvano i contenuti e la prontezza per le loro aree. I super utenti aiutano a produrre ed erogare la formazione e supportano i colleghi al go-live. Il partner di implementazione, se presente, supporta i contenuti e l'erogazione sotto la direzione del responsabile della formazione. Dopo il go-live, la proprietà passa al team che gestisce il sistema, affinché la formazione rimanga al passo con i cambiamenti.

Misure di prontezza

• Completamento della formazione per ruolo, team e sede.

• Verifiche di competenza per i ruoli ad alto impatto, utilizzando attività reali nell'ambiente di formazione.

• Valutazioni di sicurezza da brevi sondaggi prima del go-live.

• Copertura dei super utenti per ogni team e sede.

• Approvazione della prontezza da parte dei proprietari dei processi.

Dopo il go-live, monitora l'adozione, i ticket di supporto e il tempo necessario per acquisire competenza; vedi le metriche di adozione degli utenti finali che contano.

Come creare contenuti formativi ERP partendo da registrazioni

1. Elenca le attività per ciascun ruolo dall'analisi dei bisogni formativi.

2. Registra i super utenti o gli utenti chiave mentre eseguono ciascuna attività nel sistema configurato, una volta che lo sviluppo è stabile.

3. Genera guide passo-passo e video narrati con Trupeer, uno per ogni attività.

4. Organizza il contenuto per ruolo in percorsi di apprendimento e pubblicalo in un unico spazio di ricerca.

5. Traduci i contenuti per ogni lingua prevista dal progetto.

6. Aggiorna i contenuti dopo ogni richiesta di modifica e rilascio del sistema modificando lo script o sostituendo un singolo passaggio; scopri come mantenere aggiornata la documentazione di formazione dopo il go-live.

Buone pratiche per la formazione degli utenti finali ERP

• Forma per ruolo e attività, non per modulo o menu.

• Usa il tuo sistema configurato e dati realistici, mai demo generiche.

• Forma prima i super utenti, così il supporto sarà vicino a chi ne ha bisogno; scopri come gestire un programma di formazione per super utenti.

• Forma gli utenti finali in prossimità del go-live, con contenuti autogestiti che possono consultare nuovamente.

• Misura la prontezza, non presumerla semplicemente in base alla presenza.

• Pianifica per il dopo go-live, inclusi i nuovi assunti e gli aggiornamenti.

Errori comuni da evitare

• Iniziare la pianificazione della formazione troppo tardi nel programma.

• Contenuti formativi generici che non corrispondono ai tuoi processi o alla tua configurazione.

• Un'unica lunga sessione in aula anziché contenuti organizzati per ruolo e a misura di attività.

• Nessun ambiente di formazione, impedendo agli utenti di fare pratica.

• Terminare la formazione al go-live, proprio quando sorgono la maggior parte delle domande.

Lista di controllo del piano di formazione per l'utente finale ERP

• Il riepilogo del piano, gli obiettivi e l'approvazione sono definiti.

• Ogni ruolo è analizzato con attività, utenti, sedi e lingue.

• I percorsi di apprendimento basati sui ruoli sono definiti.

• Il piano dei contenuti indica responsabili e date di scadenza legate alle tappe del progetto.

• L'ambiente di formazione e i dati sono pronti.

• I super utenti vengono formati prima degli utenti finali.

• Le misure di prontezza e l'approvazione formale sono concordate.

• Il go-live, l'hypercare e la formazione post-go-live sono pianificati.

In che modo Trupeer ti aiuta a realizzare il tuo piano di formazione per gli utenti finali ERP

Genpact ha utilizzato questo approccio basato prima sulla registrazione per un roll-out di Workday a livello aziendale, trasformando le sessioni di processo registrate in oltre 500 materiali formativi collaterali in 20 flussi di lavoro e 5 lingue, per 140.000 dipendenti in 40 paesi, in 3 mesi invece di 12. Leggi la storia del cliente Genpact.

Per il pacchetto di contenuti necessario ai nuovi utenti del sistema, consulta il pacchetto di formazione post-implementazione.

Scarica il modello gratuito di piano di formazione per utenti finali ERP

Apri il modello in Trupeer, applica l'identità del tuo marchio, aggiungi i tuoi ruoli, percorsi di apprendimento e pianificazione, e condividilo con il team del tuo programma. Ottieni il modello gratuito di piano di formazione per utenti finali ERP.

Modelli correlati

• Modello di valutazione dei bisogni formativi

• Modello di manuale di formazione

• Modello di formazione per i dipendenti

• Modello SOP dall'assunzione al pensionamento (Hire to Retire)

• Modello SOP dall'approvvigionamento al pagamento (Procure to Pay)

Domande frequenti (FAQ)

Che cos'è un modello di piano di formazione per utenti finali ERP?

È un piano pronto all'uso per formare chiunque utilizzerà un sistema ERP nuovo o aggiornato, che copre l'analisi dei ruoli, i percorsi di apprendimento, i contenuti, l'erogazione, il calendario, le misure di prontezza e il supporto post-go-live.

Cosa dovrebbe includere un piano di formazione ERP?

Un riepilogo del piano, gli obiettivi, l'analisi dei ruoli, l'analisi dei bisogni formativi, i percorsi di apprendimento basati sui ruoli, un piano dei contenuti, i metodi di erogazione, una pianificazione legata alle tappe del progetto, l'ambiente di formazione, le misure di prontezza, il supporto al go-live, la formazione post-go-live, i rischi e una matrice RACI.

Quando dovrebbe iniziare la formazione dell'utente finale ERP?

Pianificala durante la fase di progettazione, produci i contenuti durante la build e i test, forma i super utenti durante i test e forma gli utenti finali nelle ultime settimane prima del go-live, in modo che la formazione sia fresca quando inizieranno a usare il sistema.

Quanto tempo richiede la formazione dell'utente finale ERP?

Dipende dal ruolo. I ruoli ad alto impatto potrebbero richiedere diverse ore di formazione pratica, mentre gli utenti occasionali potrebbero aver bisogno solo di pochi brevi video. I percorsi di apprendimento basati sui ruoli riducono al minimo la durata della formazione per ciascuna persona.

Come si misura la prontezza per la formazione ERP?

Monitora il completamento per ruolo, esegui verifiche di idoneità basate sulle attività per i ruoli ad alto impatto, chiedi agli utenti quanto si sentano sicuri tramite brevi sondaggi e ottieni l'approvazione formale della prontezza dai proprietari dei processi prima del go-live.

Il modello funziona per SAP, Oracle, Workday, Dynamics e NetSuite?

Sì. La struttura funziona per qualsiasi ERP e la sezione sulle varianti di sistema mostra cosa adattare per SAP S/4HANA, Oracle, Workday, Microsoft Dynamics 365 e NetSuite.

Quali formati di formazione funzionano meglio per gli utenti finali ERP?

Un mix di brevi video sulle attività, guide passo-passo, pratica guidata in un ambiente di formazione e riferimenti rapidi, con il supporto di super utenti al momento del go-live.

Esiste un modello di piano di formazione ERP in Word o Excel?

Sì. Se preferisci, puoi tenere il piano principale in Word e il piano dei contenuti, il calendario e il tracciatore di prontezza in Excel. Apri il modello in Trupeer, personalizzalo ed esportalo nel formato di cui hai bisogno.

Esiste un modello di piano di formazione per utenti finali ERP in formato PDF?

Sì. Esporta il piano approvato come PDF per la distribuzione e mantieni la versione modificabile come file principale.

Il modello di piano di formazione per utenti finali ERP è gratuito?

Sì. Registrati gratuitamente per aprire il modello in Trupeer, personalizzarlo ed esportarlo.

Come si mantiene aggiornata la formazione ERP dopo il go-live?

Assegna dei responsabili a ciascun contenuto, rivedilo dopo ogni richiesta di modifica e rilascio del sistema, e aggiorna i video modificando lo script anziché registrarli nuovamente.

Posso creare contenuti formativi ERP partendo da registrazioni dello schermo?

Sì. Registra gli utenti chiave mentre eseguono ogni attività nell'ERP configurato e Trupeer trasformerà le registrazioni in guide passo-passo e video narrati che potrai organizzare per ruolo.