Prima di poter migliorare, automatizzare, esternalizzare o sostituire un processo, è necessario sapere come viene effettivamente eseguito oggi. Non come dicono le linee guida che dovrebbe funzionare, o come le persone lo descrivono in un workshop, ma i passaggi reali, i sistemi, i fogli di calcolo collaterali e le eccezioni che solo le persone esperte conoscono. Un modello di documentazione del processo as-is offre un modo coerente per catturare tutto questo, in modo che ogni decisione successiva parta dallo stesso quadro accurato.

Questo modello gratuito di documentazione del processo as-is copre l'ambito del processo, i ruoli, i sistemi, le attività passo dopo passo, gli input e gli output, i controlli, le eccezioni, i volumi, le tempistiche e i punti critici, con un esempio compilato. È progettato per essere completato a partire dalla registrazione del lavoro reale: registra la persona che esegue il processo e trasforma la registrazione nel documento as-is. Copia la struttura qui sotto o aprila in Trupeer e personalizzala.

Cos'è un modello di documentazione del processo as-is?

Un modello di documentazione del processo as-is è un documento strutturato per registrare come funziona attualmente un processo aziendale. Cattura chi fa cosa, in quale ordine, in quali sistemi, con quali input, output e controlli, oltre alle eccezioni, alle soluzioni alternative, ai volumi e ai punti critici che ne influenzano le prestazioni. Il risultato è una base di partenza per il miglioramento, l'automatizzazione, l'implementazione del sistema, l'esternalizzazione o la formazione.

L'as-is descrive lo stato attuale; il to-be descrive il design futuro. Per la differenza tra i due, vedi processo as-is vs to-be.

Perché documentare il processo as-is?

• Rivelare ciò che sta realmente accadendo, incluse le soluzioni alternative e i passaggi manuali che le linee guida non mostrano.

• Fondare il miglioramento sulle prove, in modo che i cambiamenti risolvano problemi reali.

• È il punto di partenza per i progetti di sistema, dai requisiti all'analisi fit-gap.

• Proteggere la conoscenza detenuta da poche persone esperte.

• Supportare le transizioni e l'esternalizzazione, in cui il lavoro si sposta tra i team.

• Fornire una linea di base rispetto alla quale misurare i miglioramenti.

Chi utilizza un modello di documentazione del processo as-is?

• Analisti aziendali e team di eccellenza dei processi che mappano i processi attuali.

• Team di implementazione ERP e di sistema che preparano i requisiti e l'analisi fit-gap.

• Servizi condivisi, team GBS e BPO che documentano il lavoro prima di una transizione.

• Responsabili delle operazioni alla ricerca di opportunità di miglioramento e automatizzazione.

• Auditor e team di gestione del rischio che verificano il funzionamento pratico dei controlli.

• Team di formazione che devono spiegare cosa cambia rispetto ad oggi.

Anteprima del modello di documentazione del processo as-is

Il modello si apre con un riepilogo del processo: nome, proprietario, ambito, trigger, risultato e la registrazione da cui è stato acquisito. Seguono i ruoli e i sistemi. Il nucleo è una tabella delle attività passo dopo passo con il ruolo, il sistema, l'azione, gli input, gli output e il tempo per ciascun passaggio. Sezioni separate coprono i controlli, le eccezioni e le soluzioni alternative, i volumi e le tempistiche, i punti critici e le idee di miglioramento. Ogni sezione è modificabile, in modo da poter aggiungere colonne per la propria analisi.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passaggio 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dal menu di navigazione principale.

Passaggio 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passaggio 3: Espandi la visualizzazione del modello

Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente il layout completo e i dettagli.

Passaggio 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor, puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passaggio 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Passaggio 6: Visualizza in anteprima e perfeziona il modello

Quando vuoi vedere come appare il tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente, se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di documentazione del processo as-is puoi:

• Catturare il processo reale, non quello idealizzato.

• Documentare ogni processo nello stesso modo, per poterli confrontare.

• Rendere visibili le eccezioni e le soluzioni alternative.

• Avviare progetti di miglioramento, automazione e sistema basandoti sulle prove.

• Conservare la conoscenza degli esperti quando le persone cambiano ruolo.

Cosa deve contenere un modello di documentazione del processo as-is

Modello gratuito di documentazione del processo as-is: la struttura da copiare

Copia la struttura sottostante nel tuo documento, oppure aprila in Trupeer e personalizzala.

1. Riepilogo del processo. Nome del processo: [nome]. ID del processo: [ID]. Proprietario: [ruolo]. Ambito: [inizia quando... finisce quando...]. Trigger: [evento]. Risultato: [risultato].

2. Fonte. Acquisito da: [link di registrazione, intervista o osservazione]. Esecutore: [ruolo]. Data: [data].

3. Ruoli.

4. Sistemi e strumenti. [ERP, fogli di calcolo, email, unità condivise, altri strumenti.]

5. Fasi dell'attività.

6. Punti decisionali. [Al passaggio X, se la condizione A allora... altrimenti...]

7. Controlli. [Approvazioni, verifiche, riconciliazioni e chi le esegue.]

8. Eccezioni e soluzioni alternative.

9. Volumi e tempistiche. Volume: [al giorno, alla settimana o al mese]. Tempo di ciclo: [dall'inizio alla fine]. Picchi: [fine periodo, stagionale].

10. Punti critici. [Cosa è lento, manuale, soggetto a errori o frustrante.]

11. Idee di miglioramento. [Opportunità rilevate durante l'acquisizione, come la rimozione di passaggi, l'automatizzazione o la standardizzazione.]

12. Validazione. Revisionato da: [proprietario del processo]. Data: [data].

Esempio di documentazione del processo as-is: elaborazione delle fatture dei fornitori

Ecco come potrebbe apparire una parte di un documento as-is per l'elaborazione delle fatture dei fornitori. I dettagli sono a scopo illustrativo.

Riepilogo del processo. Elaborazione delle fatture dei fornitori. Proprietario: responsabile della contabilità fornitori (AP). Inizia quando arriva una fattura; termina quando viene registrata o rifiutata. Acquisito dalla registrazione di un addetto alla contabilità fornitori che elabora le fatture di una giornata.

Eccezioni e soluzioni alternative. Le fatture senza ordine d'acquisto vengono inoltrate al richiedente via email. Le differenze di prezzo sono tracciate in una colonna separata del foglio di calcolo. Alcuni fornitori inviano le fatture a singoli acquirenti, che le inoltrano con giorni di ritardo.

Punti critici. Inserimento manuale dei dati, rincorsa delle approvazioni via email, nessuna visibilità delle fatture in attesa presso gli acquirenti.

Idee di miglioramento. Acquisire automaticamente i dati delle fatture, instradare le discrepanze attraverso il flusso di lavoro dell'ERP, pubblicare un'unica casella di posta per le fatture per tutti i fornitori.

Come catturare il processo as-is tramite registrazione

Le interviste e i workshop si affidano alla memoria e le persone dimenticano le eccezioni, i fogli di calcolo collaterali e i passaggi che eseguono con il pilota automatico. Registrare il lavoro reale è più veloce e più accurato:

1. Scegli la persona che esegue il processo più spesso, non il manager che lo supervisiona.

2. Registrala mentre esegue il compito reale, nei sistemi reali, commentando cosa sta facendo e perché.

3. Chiedile di mostrare le eccezioni e i fogli di calcolo o le email che utilizza al di fuori del sistema.

4. Trasforma la registrazione in un documento passo-passo con il registratore dello schermo AI di Trupeer, quindi compila le restanti sezioni del modello.

5. Aggiungi volumi, tempistiche e punti critici dai report di sistema e da una breve conversazione.

6. Valida il documento con il proprietario del processo e una seconda persona che esegue il lavoro.

Per le domande da porre insieme alla registrazione, utilizza la lista di controllo per la scoperta dei processi.

Quanti dettagli dovrebbe contenere la documentazione as-is?

Scendi al livello dell'attività solo dove conta. Per la maggior parte dei processi, il livello di processo con le eccezioni annotate è sufficiente.

Come viene utilizzata la documentazione as-is

Per l'automazione in particolare, vedi come identificare le opportunità di automazione nei processi documentati.

Come analizzare un processo as-is

Una volta documentato l'as-is, cerca i modelli che suggeriscono miglioramenti:

Registra ciò che trovi nelle sezioni relative ai punti critici e alle idee di miglioramento, con le prove derivanti dalla registrazione.

Documentazione as-is per transizioni ed esternalizzazioni

Quando il lavoro si sposta tra team, sedi o provider, il documento as-is diventa il fulcro del trasferimento di conoscenza. Il team ricevente ha bisogno di ogni passaggio, eccezione, contatto e accesso al sistema, non di un riepilogo. Registra il team attuale mentre esegue ciascun processo, incluse le attività di fine mese e quelle rare, e usa i documenti come riferimento durante le sessioni di affiancamento passivo e attivo. Un'analisi del gap di trasferimento della conoscenza aiuta a confermare che non manchi nulla prima che il team ricevente subentri.

Documentazione as-is per progetti ERP

In un'implementazione ERP, l'as-is viene catturato all'inizio, prima dei workshop di progettazione, e diventa la prova alla base di ogni requisito. Mostra quali passaggi, report e soluzioni alternative correnti deve gestire il nuovo sistema e quanto cambierà il lavoro di ciascun ruolo. Per un metodo completo, vedi trasformazione SAP S/4HANA: documenta prima i processi as-is.

Formati per la documentazione dei processi as-is

Il documento con tabelle dei passaggi si adatta alla maggior parte dei processi ed è quello utilizzato in questo modello.

La mappa del processo o diagramma di flusso si adatta alla vista end-to-end, in particolare con diversi ruoli e passaggi di consegne.

Il foglio di calcolo si adatta a inventari di processi di grandi dimensioni, con volumi, tempistiche e proprietari.

La registrazione e il video sono ideali per catturare il lavoro reale e mostrarlo ad altri.

Best practice per la documentazione dei processi as-is

• Registra il lavoro reale, non una descrizione di esso.

• Cattura eccezioni e soluzioni alternative, dove si nasconde la maggior parte dei problemi.

• Prendi nota degli strumenti al di fuori del sistema principale, come fogli di calcolo ed email.

• Misura, non indovinare, volumi e tempistiche ovunque tu possa.

• Valida con le persone che eseguono il lavoro.

• Non correggere il processo mentre lo documenti. Registralo così com'è, poi miglioralo.

Errori comuni da evitare

• Documentare le linee guida anziché la pratica reale.

• Intervistare i manager anziché le persone che eseguono effettivamente il lavoro.

• Tralasciare eccezioni e soluzioni alternative.

• Scendere al livello della schermata ovunque, col rischio che la documentazione non finisca mai.

• Lasciare inutilizzato il documento as-is invece di utilizzarlo per guidare miglioramento, progettazione e formazione.

Lista di controllo per la documentazione del processo as-is

• L'ambito, il trigger, il risultato e il proprietario sono definiti.

• Il documento si basa su una registrazione o un'osservazione, con la fonte annotata.

• Sono elencati i ruoli e i sistemi, compresi gli strumenti secondari.

• Ogni passaggio ha un ruolo, un sistema, un'azione, input, output e tempo correlati.

• I punti decisionali e i controlli sono documentati.

• Le eccezioni e le soluzioni alternative sono catturate con la relativa frequenza.

• Sono registrati volumi, tempistiche e punti critici.

• Il proprietario del processo ha convalidato il documento.

Come Trupeer ti aiuta a catturare l'as-is tramite registrazione

Genpact ha utilizzato questo approccio basato prima sulla registrazione per il lancio di Workday a livello aziendale, trasformando le sessioni di processo registrate e i passaggi guidati degli esperti in oltre 500 materiali di formazione in 20 flussi di lavoro e cinque lingue, per 140.000 dipendenti in 40 paesi, in 3 mesi anziché 12. Leggi la storia del cliente Genpact.

Per un formato generale di documentazione dei processi che va oltre l'as-is, vedi il modello di documentazione dei processi.

Scarica il modello gratuito di documentazione del processo as-is

Apri il modello in Trupeer, registra il tuo primo processo e trasformalo in un documento as-is da condividere e convalidare. Ottieni il modello gratuito di documentazione del processo as-is.

Modelli correlati

• Modello di processo aziendale

• Modello di flusso di processo

• Modello di matrice di tracciabilità dei requisiti

• Modello SOP di transizione

• Modello SOP con eccezioni

Domande Frequenti

Cos'è un modello di documentazione del processo as-is?

È un documento strutturato per registrare come funziona oggi un processo, che copre ambito, ruoli, sistemi, passaggi, input e output, punti decisionali, controlli, eccezioni, volumi, tempistiche, punti critici e convalida.

Qual è la differenza tra la documentazione del processo as-is e to-be?

La documentazione as-is registra come funziona il processo oggi. La documentazione to-be descrive come funzionerà dopo il cambiamento. L'as-is è la base su cui viene progettato il to-be.

Come si documenta un processo as-is?

Definisci l'ambito, registra la persona che esegue il processo mentre svolge il lavoro reale, trasforma la registrazione in una documentazione passo-passo, aggiungi controlli, eccezioni, volumi e punti critici e convalidala con il proprietario del processo.

Perché registrare l'as-is invece di fare interviste?

Le registrazioni mostrano ciò che le persone fanno realmente, comprese le eccezioni, le soluzioni alternative e gli strumenti collaterali che spesso vengono dimenticati nelle interviste. Le interviste sono comunque utili per il contesto e i volumi.

Quanto deve essere dettagliata la documentazione as-is?

Di solito a livello di processo con le eccezioni annotate. Passa al livello di attività e schermata solo per attività ad alto volume, ad alto rischio o con molte eccezioni, o laddove prevedi di automatizzare o formare.

Chi dovrebbe documentare il processo as-is?

Analisti aziendali o team di eccellenza dei processi, lavorando con le persone che eseguono il processo e convalidando il tutto con il proprietario del processo.

Esiste un modello di documentazione del processo as-is in Word?

Sì. Word si adatta alle tabelle dei passaggi e alle sezioni narrative. Apri il modello in Trupeer, personalizzalo ed esportalo nel formato di cui hai bisogno.

Esiste un modello di documentazione del processo as-is in Excel?

Sì. Excel si adatta agli inventari dei processi e alle tabelle dei passaggi con volumi e tempistiche. Personalizza il modello in Trupeer ed esportalo, oppure copia la struttura in Excel.

Esiste un modello di documentazione del processo as-is in formato PDF?

Sì. Esporta il documento convalidato come PDF per l'approvazione e la condivisione e conserva la versione modificabile come master.

Il modello di documentazione del processo as-is è gratuito?

Sì. Registrati gratuitamente per aprire il modello in Trupeer, personalizzarlo ed esportarlo.

Cosa dovresti fare dopo aver documentato l'as-is?

Analizzalo per individuare punti critici e opportunità, progetta il processo to-be e usalo come base di partenza per requisiti, automazione, formazione e misurazione del miglioramento.

Posso creare documentazione as-is da una registrazione dello schermo?

Sì. Registra la persona che esegue il processo e Trupeer trasformerà la registrazione in un documento as-is passo-passo con screenshot e un video.