Un nuovo addetto alla contabilità fornitori inizia lunedì. Entro venerdì ha assistito a qualche ora di affiancamento, ha sfogliato un manuale di contabilità fornitori di 40 pagine e gli è stato detto di "chiedere se ti blocchi". Nella terza settimana paga una fattura duplicata, perché nessuno gli ha mostrato il controllo dei duplicati. Nella sesta settimana sta ancora inviando messaggi al team leader ogni ora. Questo è il modo più comune in cui la formazione sulla contabilità fornitori per i nuovi assunti fallisce: molte informazioni, nessuna struttura e la vera conoscenza custodita nella testa delle persone esperte.

Una buona formazione sulla contabilità fornitori per i nuovi assunti è strutturata, pratica e basata sul lavoro reale. I nuovi addetti alla contabilità fornitori apprendono il sistema e i controlli in un ordine pianificato, si esercitano su transazioni reali con una rete di sicurezza e dispongono di SOP registrate a cui possono tornare ogni volta che non sono sicuri. Questa guida copre ciò che i nuovi assunti della contabilità fornitori devono imparare, un piano di formazione sulla contabilità fornitori di 30 giorni, come creare la formazione a partire da SOP registrate e come misurare quando un nuovo assunto è completamente competente.

Perché la formazione sulla contabilità fornitori per i nuovi assunti è importante?

La contabilità fornitori è una delle funzioni finanziarie più facili da imparare male e una delle più costose da sbagliare. Un onboarding debole si manifesta rapidamente:

• Pagamenti duplicati ed errati, difficili da recuperare una volta che il denaro è andato via.

• Esposizione a frodi, specialmente in caso di modifiche alle coordinate bancarie dei fornitori.

• Ritardi nei pagamenti e sconti persi, che danneggiano i rapporti con i fornitori e costano denaro.

• Mancanza di controlli, come approvazioni saltate o separazione dei compiti violata, che emergono negli audit.

• Problemi di fine mese, con ratei mancanti e registri dei fornitori non riconciliati.

• Avvio lento, con il personale esperto che trascorre ore a rispondere alle stesse domande.

Una formazione strutturata sulla contabilità fornitori per i nuovi assunti riduce tutto questo e accorcia il tempo necessario prima che un nuovo addetto possa lavorare autonomamente. Questo tempo è misurabile; vedi tempo per raggiungere la competenza.

Cosa dovrebbe coprire la formazione sulla contabilità fornitori per i nuovi assunti?

Ogni programma di formazione per la contabilità fornitori dovrebbe coprire quattro aree: il processo, il sistema, i controlli e le persone.

Il processo principale di contabilità fornitori

• Ricezione e acquisizione delle fatture: dove arrivano le fatture, come vengono registrate e scansionate.

• Abbinamento dell'ordine d'acquisto: abbinamento a due e tre vie e quali tolleranze si applicano.

• Fatture senza ordine d'acquisto: codifica, instradamento dell'approvazione e limiti di approvazione.

• Gestione delle eccezioni: discrepanze di prezzo o quantità, ricevute mancanti, fatture in sospeso.

• Note di credito e rettifiche.

• Cicli di pagamento: preparazione, approvazione e svincolo dei pagamenti, e invio delle distinte.

• Dati anagrafici dei fornitori: nuovi fornitori e modifiche alle coordinate bancarie, con passaggi di verifica.

• Attività di fine mese: ratei, riconciliazioni degli estratti conto dei fornitori e riconciliazione del libro mastro.

Per uno standard da cui partire, consulta la guida alle SOP per l'elaborazione delle fatture.

Il sistema ERP o di contabilità fornitori

I nuovi assunti hanno bisogno di pratica pratica nel sistema reale, che si tratti di SAP, Oracle, NetSuite, Workday o di uno strumento dedicato all'automazione della contabilità fornitori. La formazione finanziaria generica non insegna dove si trovano i campi o cosa significa un messaggio di errore. Scopri come creare video di onboarding dei dipendenti per ERP e software aziendali.

I controlli

• Limiti di approvazione e chi può approvare cosa.

• Separazione dei compiti tra configurazione del fornitore, inserimento delle fatture e svincolo del pagamento.

• Controlli delle fatture duplicate.

• Verifica della modifica delle coordinate bancarie, come le procedure di richiamo.

• Prove di audit che il ruolo deve conservare.

Le persone e le policy

Chi contattare negli acquisti, nella tesoreria e nel business, gli standard di comunicazione con i fornitori, la policy sui termini di pagamento e il percorso di escalation per le controversie.

Piano di formazione sulla contabilità fornitori per i nuovi assunti: i primi 30 giorni

Ecco un piano pratico di formazione sulla contabilità fornitori di 30 giorni. Adatta il ritmo al volume e alla complessità del tuo team.

Le settimane da 2 a 4 funzionano come un affiancamento inverso: il nuovo assunto svolge il lavoro mentre un addetto esperto lo controlla. Dopo il giorno 30, continua a revisionare un campione del lavoro del nuovo assunto finché non soddisfa il tuo standard di competenza in modo sostenuto. Molti team seguono questo con un piano a 30-60-90 giorni per responsabilità più ampie, e la nostra guida a un piano video di onboarding a 30-60-90 giorni mostra come supportarlo con i video. Usa il modello gratuito di formazione per i nuovi assunti per configurarlo.

Come si crea la formazione sulla contabilità fornitori da SOP registrate?

Il problema più grande con la formazione sulla contabilità fornitori per i nuovi assunti è che la conoscenza migliore risiede in pochi addetti esperti. Registrarli mentre svolgono il lavoro reale e trasformare quelle registrazioni in SOP e video rende tale conoscenza disponibile a ogni nuovo assunto.

Passo 1: Elenca le attività di contabilità fornitori che un nuovo assunto deve imparare

Usa l'elenco dei processi sopra riportato e aggiungi tutto ciò che è specifico per il tuo team, come fornitori, entità o metodi di pagamento particolari. Questo elenco diventa il tuo programma di formazione.

Passo 2: Registra gli addetti esperti mentre svolgono ciascuna attività

Chiedi al tuo personale di contabilità fornitori più esperto di registrare ogni attività nel sistema reale con lo screen recorder AI di Trupeer, spiegando ogni passaggio, i controlli che effettuano e come gestiscono le eccezioni. Un'attività per registrazione mantiene l'attenzione focalizzata.

Passo 3: Trasforma le registrazioni in SOP e video

Trupeer trasforma ogni registrazione in una SOP dettagliata con schermate e un video narrato utilizzando il creatore di SOP. L'addetto revisiona la bozza invece di scrivere la documentazione da zero.

Passo 4: Organizzali in un percorso formativo e in una knowledge base

Disponi i video nell'ordine del tuo piano di 30 giorni e pubblicali in una knowledge base ricercabile in modo che i nuovi assunti possano trovare qualsiasi attività quando ne hanno bisogno. Suddividi le SOP lunghe in brevi articoli dedicati alle singole attività.

Passo 5: Crea un manuale operativo per il ruolo

Raggruppa le SOP della contabilità fornitori in un unico manuale operativo a livello di ruolo, con il calendario delle attività, i contatti e i controlli. Il modello di manuale operativo include un esempio di contabilità fornitori.

Passo 6: Mantieni la formazione aggiornata

Quando l'ERP, una policy o un limite di approvazione cambiano, aggiorna il video interessato modificando lo script anziché registrare di nuovo. Vedi come aggiornare un video di formazione senza registrare di nuovo.

Genpact ha utilizzato questo approccio incentrato sulla registrazione per un'implementazione di Workday a livello aziendale che ha interessato le risorse umane e la finanza, trasformando le sessioni di processo registrate in oltre 500 SOP e video di formazione in cinque lingue in 3 mesi anziché 12. Leggi la storia del cliente Genpact.

Come fai a sapere quando un nuovo assunto della contabilità fornitori è competente?

Definisci la competenza prima che il nuovo assunto inizi, in modo che tutti conoscano l'obiettivo e la tua formazione sulla contabilità fornitori per i nuovi assunti abbia un traguardo chiaro. Uno standard tipico di competenza per la contabilità fornitori include:

• Accuratezza: un tasso di errore sulle fatture elaborate pari o inferiore allo standard del team.

• Volume: elaborazione del numero previsto di fatture al giorno.

• Eccezioni: risoluzione delle eccezioni comuni senza escalation.

• Controlli: nessuna violazione dei controlli, come approvazioni saltate o modifiche bancarie non verificate.

• Prestazioni sostenute: soddisfare tutti i requisiti di cui sopra per almeno due settimane consecutive.

Monitora quanto tempo impiega ogni nuovo assunto per raggiungere tale standard. Questo è il tuo tempo per raggiungere la competenza nella contabilità fornitori, ed è la misura più chiara dell'efficacia della tua formazione. Per stimare il valore della sua riduzione, usa il calcolatore del tempo per raggiungere la competenza, e per il metodo completo, leggi come ridurre il tempo per raggiungere la competenza.

Formazione sulla contabilità fornitori per i nuovi assunti in contesti diversi

Formazione sulla contabilità fornitori durante un'implementazione ERP

Quando l'intero team sta imparando un nuovo sistema, la formazione e la documentazione devono essere pronte prima del go-live. Vedi la strategia di documentazione della contabilità fornitori per le implementazioni ERP.

Formazione sulla contabilità fornitori nei servizi condivisi e nell'outsourcing

I centri di servizi condivisi e i fornitori di BPO assumono continuamente addetti alla contabilità fornitori, spesso in varie sedi e lingue. Le SOP registrate, tradotte con la traduzione, offrono a ogni sede la stessa formazione.

Formazione sulla contabilità fornitori per sostituzioni e coperture

Quando un addetto esperto se ne va o va in ferie, il sostituto deve imparare in fretta. Cattura la sua conoscenza prima che se ne vada; vedi conservazione della conoscenza prima dell'attrito delle PMI.

Errori comuni nella formazione sulla contabilità fornitori per i nuovi assunti

• Affiancamento senza struttura: guardare qualcuno lavorare per una settimana non insegna le ragioni alla base di ogni passaggio.

• Manuali invece di pratica: leggere il manuale della contabilità fornitori non è la stessa cosa che elaborare le fatture nel sistema.

• Saltare i controlli: i nuovi assunti imparano il percorso standard e perdono i controlli che prevengono frodi e duplicati.

• Nessuna formazione sulle eccezioni: la maggior parte degli errori si verifica sulle fatture che non corrispondono.

• Nessuno standard di competenza: senza un obiettivo, nessuno sa quando un nuovo assunto è pronto a lavorare da solo.

• Materiali obsoleti: una formazione che non corrisponde al sistema attuale insegna i passaggi sbagliati.

Lista di controllo per la formazione sulla contabilità fornitori per i nuovi assunti

• Accesso al sistema e permessi richiesti prima del primo giorno.

• Un piano di formazione di 30 giorni con verifiche settimanali della competenza.

• SOP registrate e video per ogni attività principale di contabilità fornitori.

• Formazione sui controlli che copre approvazioni, duplicati e modifiche delle coordinate bancarie.

• Gestione delle eccezioni affrontata con esempi reali.

• Un tutor o revisore designato per il primo mese.

• Un manuale operativo per il ruolo di contabilità fornitori.

• Uno standard di competenza definito e un modo per monitorare il tempo per raggiungere la competenza.

• Un processo per aggiornare la formazione quando i sistemi o le policy cambiano.

Per sapere cosa preparare prima del primo giorno di un nuovo assunto, consulta la lista di controllo dei video di onboarding per i nuovi assunti.

Inizia la formazione sulla contabilità fornitori con Trupeer

Trupeer rende la formazione sulla contabilità fornitori per i nuovi assunti più veloce da creare e più facile da mantenere aggiornata. Trasforma le registrazioni dei tuoi addetti esperti in SOP dettagliate e video di formazione, così ogni nuovo assunto impara il processo reale fin dal primo giorno. Genera un manuale di formazione per la contabilità fornitori, crea contenuti per la formazione dei dipendenti in pochi minuti o inizia gratuitamente con Trupeer.

Domande frequenti

Cosa dovrebbe includere la formazione sulla contabilità fornitori per i nuovi assunti?

Il processo principale di contabilità fornitori (acquisizione delle fatture, abbinamento dell'ordine d'acquisto, approvazioni senza ordine d'acquisto, eccezioni, note di credito, cicli di pagamento, dati anagrafici dei fornitori e attività di fine mese), pratica pratica sull'ERP, i controlli che il ruolo deve seguire e i contatti e le policy chiave.

Quanto tempo ci vuole per formare un nuovo addetto alla contabilità fornitori?

La maggior parte dei nuovi addetti alla contabilità fornitori può lavorare su fatture standard con una leggera revisione dopo circa quattro settimane di formazione strutturata, ma il raggiungimento della piena competenza, incluse le eccezioni e la fine del mese, richiede solitamente più tempo. Monitora il tempo per raggiungere la competenza rispetto a uno standard definito.

Qual è un buon piano di formazione sulla contabilità fornitori per i nuovi assunti?

Un piano di 30 giorni che passa dalle fondamenta nella prima settimana, alla pratica guidata nella seconda settimana, a un ambito più ampio nella terza settimana e al lavoro indipendente con una leggera revisione nella quarta settimana, con una verifica della competenza alla fine di ogni settimana.

Come si forma il personale della contabilità fornitori sul sistema ERP?

Utilizza spiegazioni registrate di attività reali nel tuo ERP effettivo, quindi fai esercitare i nuovi assunti su transazioni reali o di prova con un revisore che controlla il loro lavoro.

Quali controlli dovrebbero apprendere i nuovi assunti della contabilità fornitori?

Limiti di approvazione, separazione dei compiti, controlli delle fatture duplicate, verifica delle modifiche alle coordinate bancarie dei fornitori e le prove di audit che il ruolo deve conservare.

Come si può ridurre il tempo di inserimento per i nuovi assunti della contabilità fornitori?

Registra gli addetti esperti mentre svolgono ciascuna attività, trasforma le registrazioni in SOP e video, organizzali in un piano di 30 giorni e in una knowledge base ricercabile e definisci uno standard di competenza chiaro.

Como si mantengono aggiornati i materiali di formazione della contabilità fornitori?

Assegna un responsabile, rivedi la formazione quando l'ERP, le policy o i limiti di approvazione cambiano e aggiorna i video modificando lo script anziché registrarli di nuovo.

La formazione sulla contabilità fornitori può funzionare per i servizi condivisi e i team in outsourcing?

Sì. Le SOP registrate e i video, tradotti per ciascuna sede, offrono a ogni sito e a ogni nuovo assunto la stessa formazione, motivo per cui i team di servizi condivisi e BPO li utilizzano per le assunzioni ad alto volume.