Программное обеспечение для бизнес-плейбуков с ИИ

Trupeer создает документацию бизнес-планов (плейбуков) на основе записей экрана. Запишите рабочий процесс один раз во время реальной работы, и ИИ создаст структурированный документ плейбука с пронумерованными шагами, аннотированными скриншотами и соответствующим видеоруководством. Результат можно скачать в формате PDF или Word, внедрить внутрь Notion, Confluence, SharePoint или Document360 для размещения, либо опубликовать в формате Shared Page от Trupeer с контролем видимости для каждого документа.

Прежде чем продолжить, сделаем замечание о категории. Под «программным обеспечением для бизнес-плейбуков» часто понимают две разные вещи. Первое значение: платформы для исполнения рабочих процессов, такие как Trainual, Process Street, Whale и Tango Workflows. Они размещают плейбуки и запускают их как назначенные рабочие процессы для команды. Исполнители закрепляются за шагами, отслеживается их выполнение, роли пользователей определяют видимость разделов, а аналитика показывает, какие шаги выполняются, а какие пропускаются. Trupeer не является платформой такого типа.

Второе значение: инструменты, которые помогают командам создавать процедурный контент, входящий в состав плейбука. Это SOP (стандартные операционные процедуры), руководства по обучению, процедуры продаж, процессы адаптации клиентов, операционные чек-листы. Trupeer относится ко второй категории. ИИ берет на себя создание контента, которое традиционно требовало дней ручной работы по написанию текстов и созданию скриншотов. Затем этот контент размещается там, где команда уже ведет свои плейбуки (в Trainual или Whale, если команда использует одну из этих платформ, в Notion или Confluence, если используется вики, либо в базе знаний Trupeer, если у команды нет существующей системы).

Зачем нужно программное обеспечение для бизнес-плейбуков?

Сценарий, с которым сталкивается большинство команд. Опытные сотрудники знают, как выполняется работа, потому что занимаются этим два или три года. Новые сотрудники этого не знают, потому что никто не записал плейбук. В итоге адаптация занимает от 6 до 12 недель, так как новичкам приходится изучать каждую процедуру, наблюдая за опытными коллегами или прерывая их вопросами: «Подождите, а как мы это делаем?». Календарь опытного сотрудника забивается теми же объяснениями, которые он давал полгода назад другому новичку. Умножьте это на отделы, филиалы и кварталы — и затраты быстро возрастают. Вот почему это отлично сочетается с шаблонами бизнес-планов: и онбординг, и документация поступают из одного источника.

Другой сценарий. Плейбук существует в Trainual, Whale или Notion. Шаги расписаны. Исполнители назначены. Но когда исполнитель садится за выполнение назначенного шага, он читает документацию и обнаруживает, что она была написана 18 месяцев назад, ссылается на изменившийся интерфейс и пропускает три появившихся с тех пор окна подтверждения. Таким образом, документация формально есть, но она неверна. Вместо этого сотрудники задают вопросы в Slack. Плейбук превращается в «театр документации» — он выглядит полным, но никто ему не доверяет.

У обоих сценариев одна первопричина: процедурный контент, лежащий в основе структуры плейбука, должен быть точным и актуальным, иначе плейбук перестает работать. Trupeer решает проблему именно создания процедурного контента. Запишите реальную процедуру — ИИ создаст документацию. При изменении процедуры перезапишите только изменившийся шаг, и документация обновится автоматически. Таким образом, процедурный контент плейбука всегда синхронизирован с реальностью.

Что делает это программное обеспечение для бизнес-плейбуков

Инструмент для документирования бизнес-плейбуков Trupeer создает процедурный контент, который затем организуется в плейбуки. ИИ выполняет три задачи за один проход обработки:

Во-первых, он извлекает последовательные шаги из записи с метками времени, делает аннотированные скриншоты на каждом клике и создает соответствующий текстовый документ процедуры. Таким образом, 6-минутная запись процесса «как мы закрываем квартальные продажи» превращается в структурированный документ с 12 пронумерованными шагами и скриншотами к каждому из них. Общее время написания: фактически ноль.

Во-вторых, он создает соответствующее видеоруководство по той же процедуре. Та же запись, на основе которой был создан текстовый документ, превращается в качественное видео, из которого удалены слова-паразиты, эффекты масштабирования синхронизированы с моментами кликов, а оформление автоматически приведено к фирменному стилю. Оба формата из одного источника.

В-третьих, документы организуются во встроенную структуру базы знаний Trupeer с разделами и главами, с настройками видимости для каждого документа (публичный, только для организации, для выбранных доменов, только по приглашению). Таким образом, документация плейбука находится в структурированной библиотеке, по которой команда может перемещаться, либо экспортируется в любую платформу хостинга плейбуков, которую команда уже использует.

Ключевые возможности:

• Создание текстовых процедурных документов на основе записей экрана со скриншотами и пронумерованными шагами прямо в тексте

• Создание соответствующих видеоруководств из той же исходной записи

• Организация процедурных документов по разделам и главам с возможностью поиска по всей библиотеке

• Настройки видимости для каждого документа: публичный, только для организации, для выбранных доменов, только по приглашению

• Экспорт в форматы PDF, Word или MP4 для размещения за пределами Trupeer

• Перевод документов на более чем 65 языков на платных тарифах, который применяется как к текстовому руководству, так и к озвучке видео

Как работает программное обеспечение для бизнес-плейбуков Trupeer

Шаг 1: Запишите вашу процедуру

Откройте браузерный рекордер экрана и пройдите по процедуре, которую хотите задокументировать. Проговаривайте шаги так, как если бы вы обучали нового члена команды. Или загрузите существующую запись из Loom, Zoom или аналогичных инструментов.

Шаг 2: ИИ создает контент плейбука

Платформа извлекает каждый шаг из записи, делает аннотированные скриншоты, генерирует текстовую документацию и создает соответствующее видеоруководство. Слова-паразиты удаляются, дрожание курсора сглаживается, применяется фирменный стиль. Общее время обработки ИИ: обычно 5-15 минут в зависимости от длины записи.

Шаг 3: Организуйте и распространите

Проверьте автоматически созданный документ, внесите изменения, распределите его по разделам базы знаний, которые соответствуют структуре вашего плейбука. Поделитесь ссылкой Shared Page, встройте в существующую платформу плейбуков или скачайте в формате PDF или Word.

Для кого предназначено программное обеспечение для бизнес-плейбуков Trupeer

Инструмент для документирования бизнес-плейбуков Trupeer предназначен для команд, которым регулярно требуется создавать процедурный контент для своих плейбуков, но у которых нет выделенного технического писателя.

• Операционные менеджеры: Документируйте повторяющиеся процедуры, выполняемые командой каждый квартал (закрытие периода, запуск, подготовка к аудиту, онбординг новых сотрудников), чтобы один и тот же процесс выполнялся одинаково, независимо от того, кто его выполняет. Плейбук остается актуальным по мере развития процедур, так как обновления происходят путем перезаписи одного изменившегося шага.

• Отделы продаж и Sales Enablement: Документируйте повторяющиеся процессы продаж — демонстрации, квалификационные звонки, этапы передачи клиентов на сопровождение, процедуры анализа сделок. Одна и та же исходная запись используется как для видеоруководства при обучении новых менеджеров, так и для справочного текстового документа в структуре плейбука.

• Руководители отделов по работе с клиентами (Customer Success): Документируйте процедуры адаптации клиентов, процессы оценки здоровья аккаунтов, структуры переговоров о расширении сотрудничества и процедуры ежеквартального обзора бизнеса. Каждая процедура имеет свой собственный документ со скриншотами, пошаговым описанием и соответствующим видео — всё это связано с существующей структурой плейбуков команды.

• Специалисты по HR и обучению (L&D): Документируйте процедуры онбординга сотрудников, процессы оформления льгот, циклы оценки эффективности и разборы корпоративных политик. Ежегодное обновление плейбуков происходит путем перезаписи только изменившихся шагов, а не полного переписывания при изменении систем или процессов.

• Франшизы и сетевые компании: Создавайте стандартизированную процедурную документацию, которая рассылается во все точки. Переводите на локальные языки из одной исходной записи. Фирменный стиль гарантирует, что документация плейбука каждой точки будет выглядеть единообразно, независимо от того, кто записывал оригинал.

• Растущие компании (Scale-Ups): Фиксируйте процедурные знания ключевых сотрудников до того, как они покинут компанию. Запись реальных процессов во время обычной работы создает документацию как побочный продукт, а не как отдельную задачу по написанию текстов, которую всегда откладывают на потом.

Ключевые особенности программного обеспечения для бизнес-плейбуков Trupeer

• ИИ генерирует процедурный контент из записей: ИИ отслеживает последовательность кликов на вашей записи и создает соответствующий текстовый документ с пронумерованными шагами и скриншотами прямо в тексте. Таким образом, 30 ручных операций по созданию скриншотов сводятся к нулю. Редактор проверяет полученный результат, заменяет то, что требует корректировки, и публикует.

• Соответствующее видеоруководство из того же источника: Та же запись, на основе которой был создан текстовый документ, превращается в качественное видео. Удаляются слова-паразиты, сглаживается дрожание курсора, эффекты масштабирования синхронизируются с моментами кликов, применяется фирменный стиль. Оба формата создаются из одной записи.

• База знаний с разделами и главами: Организуйте процедурные документы в структуру, соответствующую вашему плейбуку. Каждая категория получает свой собственный раздел. Поиск по библиотеке находит нужный документ при вводе любого запроса. Большинство систем документирования начинают давать сбои после преодоления отметки в 50 документов, но поиск Trupeer продолжает работать без проблем.

• Настройки видимости для каждого документа: Операционные внутренние документы остаются доступными только для организации. Шаги плейбука, ориентированные на клиентов, которыми вы делитесь с их командами, получают доступ только для выбранных доменов. Процедуры, связанные с конфиденциальностью, остаются доступными только по приглашению. Настраивайте видимость для каждого документа и меняйте ее позже без необходимости что-либо переделывать.

• Обновление путем перезаписи одного измененного шага: При изменении процесса (обновление интерфейса системы, корректировка рабочего процесса) перезапишите только этот конкретный шаг. ИИ заново обработает этот фрагмент. И видео, и текстовый документ обновятся автоматически. Таким образом, процедурный контент плейбука остается актуальным при любых изменениях в системах и процессах.

Где место Trupeer рядом с Trainual, Process Street, Whale и другими платформами исполнения плейбуков

В сфере инструментов для бизнес-плейбуков есть две разные категории. Первая — это платформы для исполнения плейбуков: Trainual, Process Street, Whale, SweetProcess, Tango Workflows и аналогичные инструменты. Они размещают плейбуки и запускают их как назначенные рабочие процессы. За процедурами закрепляются исполнители, отслеживается прогресс, ролевой доступ открывает нужные процедуры определенным членам команды, а дашборды показывают, какие плейбуки выполняются, а какие игнорируются. Эти платформы созданы для уровня *исполнения* плейбуков. Trupeer не предназначен для этого уровня и не пытается им быть.

Вторая категория — создание процедурного контента для плейбуков. Это инструменты, которые генерируют документы, организуемые затем в структуры плейбуков. Сюда относятся Trupeer, Scribe, Tango (инструмент для захвата кликов, а не Tango Workflows) и Guidde. Покупателями здесь обычно выступают отделы операционного управления, sales enablement, customer success, HR или L&D. Сценарий использования: создание процедурного контента быстрее и точнее, чем это возможно при ручном написании. Специфика Trupeer в этой категории: создание и видео, и текстового документа из одной записи, встроенный фирменный стиль и перевод на более чем 65 языков, а также механизм обновления через перезапись одного шага, сохраняющий контент актуальным.

Оптимальная схема работы, к которой приходит большинство команд: использовать платформу исполнения плейбуков (Trainual, Process Street, Whale) в качестве уровня хостинга и назначения задач, а Trupeer — как фабрику по производству контента для нее. Платформа исполнения отвечает на вопросы: «кто назначен на какой шаг, кто его выполнил, кому нужно напомнить». Trupeer отвечает за то, «как на самом деле выглядит процедура для каждого шага, со скриншотами и видеоруководством». Большинство команд, использующих оба инструмента, отмечают, что они отлично дополняют друг друга. Для команд, у которых нет отдельной платформы исполнения, но которым нужно структурировать документацию в базе знаний, встроенная база знаний Trupeer закроет и вопрос хостинга. Оба варианта работают отлично.

Похожие инструменты

• Генератор технической документации

• Руководство пользователя

• Программное обеспечение для базы знаний

• Программное обеспечение для управления документами

• Генератор примечаний к выпуску продукта

• Генератор процессов разработки ПО

• ИИ-копирайтер для службы поддержки клиентов

• Генератор бухгалтерских инструкций