A formação eficaz dos colaboradores é um dos investimentos com maior retorno sobre o investimento (ROI) que qualquer empresa pode fazer — impulsiona o desempenho, a retenção e a cultura. Com a Trupeer, pode poupar horas na conceção da formação começando com um modelo gratuito de formação para colaboradores, personalizando-o com as suas diretrizes de marca e disponibilizando-o como formação em vídeo que os colaboradores realmente concluem.

A maioria das organizações sabe que formação já disponibilizou. Pouquíssimas conseguem responder à pergunta mais útil: quem está atualmente qualificado para fazer o quê e o que expira no próximo mês.

Esse é um problema de acompanhamento, não de planeamento, e precisa de uma matriz em vez de um plano.

Transferir os modelos de formação para colaboradores

Gratuito, editável, sem marca de água. O Excel é o centro de gravidade aqui, porque tudo nesta página é, fundamentalmente, uma tabela.

Que documento de formação precisa?

Quatro coisas diferentes são chamadas de modelo de formação. Escolha a certa primeiro.

A maioria das equipas precisa da avaliação, do plano e da matriz. A matriz é a que é pedida numa auditoria.

Como personalizar este modelo na Trupeer

Passo 1: Abrir a secção Modelos

Aceda à secção Modelos no menu principal.

Passo 2: Selecionar e abrir um modelo

Clique em qualquer modelo com que pretenda trabalhar para o abrir.

Passo 3: Expandir a visualização do modelo

Se necessário, expanda a visualização do modelo para ver o layout completo e os detalhes de forma clara.

Passo 4: Editar o modelo

Clique em Editar para começar a modificar o modelo selecionado.

No editor, pode:

• Adicionar novas secções

• Definir ou atualizar regras de formatação

• Adicionar um logótipo e ajustar a sua posição e as definições relacionadas

Passo 5: Guardar o seu modelo personalizado

Depois de fazer todas as alterações necessárias, clique em Guardar para guardar o modelo atualizado como seu.

Passo 6: Pré-visualizar e afinar o modelo

Quando quiser ver como fica o seu modelo personalizado, abra a Pré-visualização.

No ecrã de pré-visualização, pode continuar a fazer ajustes diretamente, se necessário, garantindo que o modelo aparece exatamente como o pretende.

Com um modelo de formação para colaboradores, pode:

• Poupar horas na conceção: Ignore a página em branco com uma estrutura de formação comprovada.

• Uniformizar a aprendizagem: Use o mesmo modelo para cada programa — para que a qualidade se mantenha consistente.

• Manter-se alinhado com a marca: Aplique o seu logótipo, fontes e cores usando o kit de marca da Trupeer.

• Envolver os formandos: Transforme conteúdos com muito texto em formação em vídeo mais fácil de consumir e reter.

• Escalar globalmente: Traduza materiais de formação para 65+ idiomas com um único clique.

• Medir o impacto: Os campos de métricas integrados ajudam-no a acompanhar o envolvimento e os resultados.

A matriz de formação

O elemento central. As funções num eixo, a formação necessária no outro, e o estado nas células.

Quatro estados por célula: concluído com uma data, agendado com uma data, não iniciado ou não aplicável. Adicione um quinto, expirado ou em atraso, a vermelho.

O que a torna útil e não apenas decorativa:

• A formação obrigatória é determinada pela função, não pela pessoa. Altere a definição da função uma vez e as necessidades de todos os titulares são atualizadas.

• Datas, não marcas. Uma marca diz-lhe que aconteceu. Uma data diz-lhe se ainda é válida.

• A expiração é calculada, não escrita. A versão do Excel deriva a expiração da data de conclusão mais o período de validade.

• As lacunas ficam visíveis de relance. O objetivo de uma matriz é que as células vazias sejam óbvias.

Construir a matriz

1. Liste as funções, não as pessoas. Dez funções são mais fáceis de manter do que oitenta indivíduos.

2. Para cada função, liste a formação necessária. Divida em obrigatória, ou seja, exigida por lei ou por política, e específica da função, ou seja, necessária para desempenhar o trabalho.

3. Defina um período de validade para cada uma. Algumas formações expiram por regulamentação, outras por política sensata, e algumas nunca.

4. Preencha o estado atual com honestidade. A primeira versão vai parecer mal. Essa é a descoberta, não uma razão para adiar.

5. Defina o gatilho de atualização. Quem a atualiza, quando e com base em que evento.

6. Torne-a visível. Uma matriz que só os RH conseguem ver não altera comportamentos. Os gestores devem ver a matriz da sua própria equipa.

Mantenha-a apenas com a formação que realmente importa. Uma matriz com quarenta colunas não será mantida, e uma matriz não mantida é pior do que nenhuma, porque será produzida numa auditoria e encontrada como incorreta.

Expiração e recertificação

A metade do acompanhamento da formação que toda a gente esquece até um auditor perguntar.

Crie alertas aos 90, 30 e 7 dias antes da expiração, para a pessoa e para o respetivo gestor. A expiração que só aparece num relatório mensal é detetada depois do facto.

Para qualquer coisa com implicação legal ou de seguros, trate como não formada. Uma pessoa cujo certificado de primeiros socorros expirou no mês passado não é socorrista, independentemente do que diga o quadro de parede.

O registo de formação

O detalhe ao nível individual por trás de cada célula na matriz.

Esse último campo é mais importante do que parece. Quando um procedimento muda, precisa de saber em quem foi feita a formação da versão antiga e um registo que diga apenas “Formação em proteção de dados, março” não consegue dizer-lhe.

Conservação: mantenha os registos pelo menos durante o período que a sua indústria ou seguradora exige e por mais tempo para tudo o que seja relacionado com segurança. Os registos de formação num processo que mais tarde causou um incidente são exatamente o que é solicitado.

O calendário de formação

O calendário à frente. Diferente do plano, que diz o que deve acontecer, e diferente da matriz, que diz o que já aconteceu.

Pontos práticos. Publique com um trimestre de antecedência para que os gestores possam planear em torno disso. Limite a capacidade e acompanhe as reservas, já que uma sessão com excesso de inscrições entregue mal é pior do que uma segunda data. Agende as atualizações obrigatórias a partir das datas de expiração na matriz, e não da memória. E coloque alternativas gravadas para cada sessão, porque haverá sempre alguém que não consegue assistir.

Materiais da sessão

O que precisa por sessão, guardado na mesma pasta do registo.

• Plano da sessão. Objetivos, horários, conteúdo, atividades, materiais necessários.

• Folha de presenças. Impressa e assinada para tudo o que seja relacionado com conformidade. Um “aceite” de calendário não é presenças.

• Folhas de apoio ou guia de apoio ao trabalho. O que as pessoas levam e realmente usam depois.

• Avaliação, onde a competência precisa de ser demonstrada em vez de assumida.

• Formulário de avaliação. Curto e ver abaixo o que perguntar.

• Gravação, quando a sessão terá de ser repetida.

Avaliar a formação

A maioria das avaliações pergunta se as pessoas gostaram da sessão, o que lhe diz quase nada. O modelo de Kirkpatrick dá quatro níveis, e os úteis são os mais difíceis.

Nível 1, reação. Consideraram útil e bem disponibilizada. Fácil de recolher, com fraca correlação com qualquer outra coisa. Vale a pena perguntar, mas sem dar demasiado peso.

Nível 2, aprendizagem. Agora conseguem fazer ou explicar o que foi ensinado. Requer uma avaliação em vez de um formulário de feedback.

Nível 3, comportamento. Estão a fazê-lo de forma diferente no trabalho, quatro a doze semanas depois. É aqui que aparece o valor e onde quase ninguém mede.

Nível 4, resultados. A métrica do negócio mudou. Erros abaixo, tickets abaixo, tempo até à competência encurtado.

A versão prática para a maioria das equipas: faça sempre o nível 1 de forma breve, faça o nível 2 para tudo o que tenha uma exigência de competência e faça o nível 3 apenas para os seus dois ou três programas mais importantes. O nível 4 vale a pena quando a formação foi encomendada para corrigir um problema específico medido.

Uma verificação do nível 3 é mais simples do que parece. Seis semanas após a sessão, faça uma pergunta ao gestor: esta pessoa está a fazer algo de forma diferente? Se todos os gestores disserem que não, a formação foi teatro, independentemente das pontuações de feedback.

Tipos de formação para colaboradores a acompanhar

A formação obrigatória e de segurança são as colunas que um auditor vai ver primeiro. A formação cruzada é a que tem maior valor operacional e o acompanhamento mais reduzido.

Um exemplo prático

Equipa: equipa de operações com 12 pessoas. Funções: analista, analista sénior, líder de equipa.

Formação necessária por função

Estado atual, resumido a partir da matriz

As duas conclusões que importam não são a formação obrigatória em atraso, que é visível e será corrigida. São que cinco pessoas estão a executar um processo numa versão desatualizada e que o turno da noite não tem vigilante de incêndios. Nenhuma das duas apareceria num plano de formação. Ambas são óbvias numa matriz.

Formação de conformidade

Aplicam-se regras diferentes quando a formação é uma exigência legal.

Os padrões de evidência são mais elevados. Precisa do registo, da assinatura de presenças, do resultado da avaliação e, muitas vezes, da versão do material. Uma marca de conclusão num LMS pode não ser suficiente, dependendo da exigência.

Em atraso significa não conformidade, imediatamente, e não na próxima auditoria. Crie alertas para prevenir falhas em vez de as reportar.

As alterações ao conteúdo acompanham a lei, o que significa que as pessoas formadas no ano passado podem precisar de nova formação em vez de apenas atualização. Acompanhe a versão do material juntamente com a data.

E verifique se a sua jurisdição exige frequências ou conteúdos específicos, já que atualizações anuais genéricas podem não satisfazer uma exigência estatutária específica.

Formação cruzada

O tipo com o melhor retorno e o pior acompanhamento.

Acompanhe-a como uma questão de cobertura e não como uma questão individual. Para cada tarefa crítica, quantas pessoas conseguem fazê-la sem supervisão. Qualquer coisa com um valor de um é um risco, e a matriz torna esses riscos visíveis de uma forma que nenhum plano faz.

Defina uma meta mínima de cobertura por tarefa crítica, normalmente duas ou três, e trate a queda abaixo desse valor como um incidente a agendar, e não como uma aspiração.

Depois, atualize-a. A formação cruzada usada uma vez e nunca mais decai ao longo de meses, e uma pessoa que foi formada há dezoito meses e não fez a tarefa desde então não é uma cobertura genuína.

Como executar a formação para colaboradores

1. Comece pela matriz, não pelo calendário. O que falta ou o que expira determina o que deve ser agendado.

2. Defina os requisitos por função e mantenha a lista de funções curta.

3. Preencha o estado atual, aceitando que a primeira versão será desconfortável.

4. Defina períodos de validade e crie os alertas.

5. Agende a partir das datas de expiração, com um trimestre de antecedência.

6. Registe corretamente na disponibilização, incluindo a versão do material.

7. Avalie onde a competência importa, em vez de registar presenças como se fosse uma conquista.

8. Verifique o comportamento após seis semanas nos seus programas mais importantes.

9. Revise a cobertura em tarefas críticas trimestralmente.

10. Dê aos gestores visibilidade da matriz da sua própria equipa.

Boas práticas

• Requisitos determinados pela função, não pelo indivíduo.

• Datas nas células, nunca marcas.

• A expiração é calculada automaticamente, com alertas aos 90, 30 e 7 dias.

• A versão do material é registada juntamente com a data de conclusão.

• As presenças são assinadas para tudo o que seja relacionado com conformidade.

• A avaliação é feita onde a competência importa, não apenas nas presenças.

• Uma verificação de comportamento após seis semanas para os programas-chave.

• A cobertura é acompanhada por tarefa crítica, com um mínimo de duas.

• Os gestores podem ver a matriz da sua própria equipa.

• A matriz é mantida curta o suficiente para ser atualizada.

Erros comuns

• Marcas em vez de datas, para que nada possa ser verificado quanto à atualidade.

• Sem acompanhamento de expiração, detetado numa auditoria.

• Requisitos listados por pessoa, tornando-se impossível de manter à escala.

• Presenças registadas como se fossem competência.

• Avaliação que só pergunta se as pessoas gostaram.

• Sem registo de qual versão do material foi disponibilizada.

• Formação cruzada acompanhada como concluída em vez de como cobertura atual.

• Matriz com quarenta colunas que ninguém atualiza.

• Matriz visível apenas para os RH, pelo que os gestores nunca agem com base nela.

• Certificação em atraso tratada como quase válida.

• Formação agendada por hábito do calendário e não pelo que está a expirar ou pelo que falta.

Disponibilize a mesma formação todas as vezes sem a disponibilizar todas as vezes

Abra os modelos na Trupeer AI, aplique o seu kit de marca para que os materiais de formação correspondam à sua outra documentação e edite qualquer secção diretamente. A configuração está no guia de modelos.

A matriz normalmente revela os mesmos dois problemas. As pessoas estão em atraso porque as sessões são difíceis de agendar, e as pessoas foram formadas numa versão desatualizada porque voltar a formar doze pessoas após uma alteração de processo significa voltar a executar a sessão.

O registo resolve ambos. Capture a sessão ou o processo uma vez e a Trupeer AI gera o guia escrito e um video walkthrough narrado a partir da mesma passagem, pelo que a conclusão deixa de depender de todos estarem livres à mesma hora, e uma alteração de processo significa voltar a gravar em vez de voltar a agendar. A conclusão é acompanhável, que é o que a matriz precisa.

Traduza para 65+ idiomas, o que é importante para a formação de conformidade, onde a compreensão tem consequências. Mantenha o conjunto na sua base de conhecimento para servir de referência após a sessão e utilize-o em onboarding e formação contínua.

Registe. Dê marca. Traduza. Trupeer.

Perguntas Frequentes

Existe um modelo gratuito de formação para colaboradores em Excel?

Sim, e o Excel é o formato principal aqui. Inclui a matriz de formação com cálculo automático de expiração, registos individuais de formação e o calendário à frente. Tudo nesta página é, fundamentalmente, uma tabela, por isso a folha de cálculo faz o trabalho mais pesado.

Existe um modelo gratuito de formação para colaboradores em Word?

Sim. O Word cobre o plano da sessão, a folha de presenças e o formulário de avaliação, ou seja, os documentos que as pessoas escrevem, em vez dos que filtra e ordena.

Existe um modelo de formação para colaboradores em formato Word doc?

Sim, é incluída uma versão .doc juntamente com .docx para sistemas antigos de RH e bibliotecas de documentos.

Posso transferir um modelo gratuito de formação para colaboradores em Word?

Sim, todos os formatos são uma transferência gratuita sem necessidade de conta e sem marca de água.

Existe um modelo gratuito de formação para colaboradores em PDF?

Sim, como folhas de presenças imprimíveis, o formulário de avaliação e um certificado de conclusão que pode emitir após uma sessão.

Existe um modelo de calendário de formação em Excel, gratuito para transferir?

Sim. O separador do calendário cobre data, sessão, público, método de disponibilização, formador, capacidade, reservas e localização. Agende a partir das datas de expiração na matriz e não do calendário, já que é isso que determina o que precisa de ser executado.

Existe um modelo de plano de formação em Word?

Sim, embora seja um documento diferente dos que estão nesta página. Um plano de formação define o que vai acontecer e para quem. Use o modelo de plano de formação para planear e a matriz aqui para acompanhar o que foi concluído de facto.

Existe um modelo gratuito de plano de formação em Word para transferir?

Sim, na página do modelo de plano de formação, gratuito e sem registo. Para o plano de uma pessoa especificamente, o plano individual de formação do colaborador é a opção mais adequada.

O que é uma matriz de formação?

Uma grelha que mostra que formação cada função exige e quais os indivíduos que a concluíram, com datas em vez de marcas para que a atualidade seja visível. Responde a quem está atualmente qualificado para fazer o quê, o que um plano de formação não consegue.

O que deve incluir um registo de formação do colaborador?

Colaborador, título da formação, tipo, método de disponibilização, fornecedor, data de conclusão, duração, formador, resultado da avaliação, referência do certificado, data de expiração, custo e a versão do material disponibilizado. Esse último campo permite-lhe identificar quem foi formado num processo substituído.

Como é que se acompanha a formação dos colaboradores?

Com uma matriz ao nível das funções que mostra datas de conclusão e expiração calculada, registos individuais por trás de cada entrada e alertas aos 90, 30 e 7 dias antes de qualquer expiração. Dê aos gestores visibilidade da equipa deles, já que uma matriz que só os RH conseguem ver não altera comportamentos.

Por quanto tempo devem ser guardados os registos de formação?

Pelo menos durante o tempo que a sua indústria, regulador ou seguradora exige e por mais tempo para tudo o que seja relacionado com segurança. Os registos de formação num processo que mais tarde causou um incidente são exatamente o que é solicitado, por isso vale a pena errar para o lado de manter.

Com que frequência é que a formação obrigatória precisa de ser atualizada?

Depende da formação e da jurisdição. Primeiros socorros é normalmente cerca de três anos, vigilante de incêndios um a dois, proteção de dados e segurança da informação tipicamente anual, manuseamento manual dois a três. Verifique a exigência específica em vez de aplicar uma atualização anual genérica, já que algumas exigências estatutárias especificam conteúdo, além da frequência.

Como é que se mede se a formação funcionou?

Quatro níveis: se as pessoas acharam útil, se agora conseguem fazê-lo, se estão a fazê-lo de forma diferente no trabalho seis semanas depois e se a métrica do negócio mudou. A maioria das organizações mede apenas o primeiro, que tem fraca correlação com qualquer outra coisa. Uma verificação de comportamento após seis semanas nos seus programas mais importantes vale mais do que qualquer número de formulários de feedback.

Qual é a diferença entre um plano de formação e uma matriz de formação?

Um plano é orientado para o futuro e diz que formação vai acontecer, para quem e quando. Uma matriz é um registo do estado atual que mostra quem está formado em quê e se ainda é válido. Precisa de ambos, e a matriz deve orientar o plano e não o contrário.

Como é que se acompanha a formação cruzada?

Como cobertura por tarefa crítica e não como conclusão por pessoa. Para cada tarefa crítica, conte quantas pessoas conseguem fazê-la sem supervisão. Qualquer coisa com um valor de um é um ponto único de falha, e esse é o número que vale a pena reportar.

Posso personalizar estes modelos de formação para colaboradores?

Sim, todas as versões são totalmente editáveis. As definições de função e os períodos de validade são as partes que têm de ser suas. Na Trupeer AI, também pode aplicar o seu kit de marca para que os materiais de formação correspondam à sua outra documentação.

Modelos relacionados

• Modelo de plano de formação

• Plano individual de formação do colaborador

• Avaliação das necessidades de formação

• Modelo de manual de formação

• Plano de desenvolvimento do colaborador

• Formação para novos colaboradores

• Modelo de checklist e planos de onboarding

• Modelo de guia de apoio ao trabalho

• Modelo de manual de formação para atendimento ao cliente