Um excelente manual de formação é a diferença entre uma formação que desenvolve competências e uma formação que desperdiça tempo. Com a Trupeer, pode poupar horas no design do manual começando com um modelo de manual de formação gratuito, personalizando-o com as suas orientações de marca e usando o nosso criador de manuais com IA para transformar o manual em módulos de vídeo envolventes.

O que é um modelo de manual de formação gratuito?

Um modelo de manual de formação gratuito é uma estrutura reutilizável para o documento usado para formar alguém a desempenhar um trabalho: o que precisa de saber, por que ordem, com os procedimentos que vai seguir.

A lista de secções está bem estabelecida. Introdução, objetivos de aprendizagem, módulos, procedimentos, avaliações, anexos. Cada modelo publicado tem alguma versão disso e funciona perfeitamente para o objetivo que a maioria das pessoas tem em mente quando começa a escrever.

O problema surge cerca de quatro meses mais tarde, e surge porque o documento tem um segundo leitor para o qual ninguém o desenhou.

O modelo não é o problema. O que determina se um manual de formação continua a valer a pena no sexto mês é se foi escrito para um leitor ou para dois.

O formato segue o uso. Um ficheiro Word de modelo de manual de formação gratuito é onde estas coisas são escritas, e a combinação com PDF em Word de modelo de manual de formação é a disposição normal: o documento é editado e o PDF é emitido. Um PDF de modelo de manual de formação gratuito serve para distribuição e impressão. Um modelo de manual gratuito de quase qualquer tipo vai dar-lhe a lista de secções, que demora vinte minutos a reproduzir.

Um manual de formação tem dois leitores

São a mesma pessoa em dois momentos diferentes, e precisam de coisas opostas.

O formando, a lê-lo uma vez. Recém-chegado, sem vocabulário, a percorrer o manual pela ordem durante a integração ou nas primeiras semanas. Precisa de contexto, explicação e uma sequência sensata. Porquê antes de como. Este leitor é bem servido por quase todos os manuais de formação alguma vez escritos, porque este é o leitor que o autor tinha em mente.

A mesma pessoa, quatro meses mais tarde. Já conhece o trabalho. Deparou-se com algo fora do habitual, ou esqueceu um passo que executa raramente, e precisa de um facto específico em menos de um minuto, a meio do turno, provavelmente enquanto alguém espera.

Esse segundo leitor precisa do oposto do que o primeiro precisava. Sem explicação, sem contexto, sem sequência. Uma forma de entrar e uma resposta curta.

Quase todos os manuais de formação servem o primeiro leitor e depois são usados, durante anos, sobretudo pelo segundo. É essa falta de correspondência que faz com que os manuais que foram avaliados muito bem durante a integração acabem por ficar por abrir, com as perguntas que respondem a chegar, em vez disso, à secretária de um supervisor.

O teste demora dois minutos. Encontre alguém que concluiu a formação há quatro meses, dê-lhe o manual e peça-lhe para encontrar um facto específico. Cronometre. Se demorar mais do que cerca de trinta segundos, o seu manual tem um leitor.

Como personalizar este modelo na Trupeer

Passo 1: Abrir a secção de modelos

Vá à secção de Modelos no menu principal.

Passo 2: Selecionar e abrir um modelo

Clique em qualquer modelo com que queira trabalhar para o abrir.

Passo 3: Expandir a vista do modelo

Se necessário, expanda a vista do modelo para ver o layout completo e os detalhes com clareza.

Passo 4: Editar o modelo

Clique em Editar para começar a modificar o modelo selecionado.

No editor, pode:

• Adicionar novas secções

• Definir ou atualizar regras de formatação

• Adicionar um logótipo e ajustar a sua posição e definições relacionadas

Passo 5: Guardar o seu modelo personalizado

Depois de fazer todas as alterações necessárias, clique em Guardar para guardar o modelo atualizado como seu.

Passo 6: Pré-visualizar e afinar o modelo

Quando quiser ver como fica o seu modelo personalizado, abra a Pré-visualização.

No ecrã de pré-visualização, pode continuar a fazer ajustes diretamente, se necessário, garantindo que o modelo aparece exatamente como o quer.

Com um modelo de manual de formação, pode:

• Poupar horas no design: Evite a página em branco com uma estrutura completa.

• Melhorar a aprendizagem: As secções integradas garantem que os objetivos, o conteúdo e as avaliações estão alinhados.

• Manter-se fiel à marca: Aplique o seu logótipo, fontes e cores usando o kit de marca da Trupeer.

• Envolver os formandos: Transforme manuais com muito texto em módulos de vídeo que os formandos realmente acabam.

• Uniformizar a formação: Use o mesmo modelo em programas e departamentos.

• Atingir formandos globais: Traduza manuais de formação para 65+ idiomas com um clique.

Escrever para ambos: camadas, não capítulos

A solução não é escrever dois documentos, que ninguém mantém. É criar camadas para cada tema, para que ambos os leitores possam entrar ao nível de que precisam.

Três camadas por tema.

A explicação. Por que isto importa, qual é a lógica subjacente, o que acontece se correr mal. Lê-se uma vez, durante a formação, e raramente volta a ser lida. É aqui que acontece o ensino.

O procedimento. Os passos, numerados, com o que a pessoa deve ver em cada um. Usado durante a formação e novamente sempre que a tarefa é executada com pouca frequência.

O referencial. Uma linha, ou uma linha numa tabela. Qual é a configuração, o que significa o código, qual é o botão. Esta camada é o que o segundo leitor procura e é o que quase nenhum manual contém.

Depois, extraia a terceira camada para um documento curto próprio. Um cartão de duas faces, uma folha plastificada, uma página na intranet. Não contém nada de novo: deriva totalmente do manual e é o que as pessoas vão realmente usar durante os três anos seguintes.

Duas regras fazem com que a extração funcione. Ordene por aquilo que as pessoas perguntam em vez de por capítulo, porque o segundo leitor tem uma pergunta e não um número de capítulo. E titule tudo pelas palavras que elas usam, em vez das palavras do manual, que estão cobertas na página do guia de referência rápida.

O que um modelo de manual de formação tem de conter

Nove componentes, e os dois últimos são o que a maioria dos modelos omite.

A linha dos objetivos vale a pena acertar, porque altera tudo o que vem abaixo. Objetivos escritos como temas produzem um manual organizado por assunto. Objetivos escritos como capacidades produzem um manual organizado por tarefa, que está mais perto de como vai ser usado.

Modelo de manual de formação gratuito: a estrutura para copiar

Preenchido com um exemplo real em vez de placeholders. O manual forma equipas de atendimento ao público num grupo de pubs e restauração.

Copie a partir daqui.

Para quem é. Novos membros da equipa de atendimento ao público nas primeiras duas semanas. Não assume experiência prévia com o nosso sistema de caixa. Não cobre procedimentos da cozinha, trabalho na cave nem responsabilidades de licenciamento, que têm os seus próprios manuais.

O que vai conseguir fazer. Escrito como capacidades.

Fazer um pedido à mesa e enviá-lo para a cozinha. Receber pagamentos por cartão, dinheiro, dividido por cartões e com voucher. Tratar um prato devolvido. Processar um reembolso com autorização do gestor. Abrir e fechar uma mesa. Encontrar uma reserva e alterá-la.

Como usar este manual. Percorra os módulos um a seis pela ordem durante os seus primeiros dois turnos com o seu formador. O cartão no fim é o que vai manter consigo depois. Tudo o que está no cartão está no manual; por isso, se o cartão não o cobrir, o manual também não.

Módulo quatro, trabalhado como exemplo das três camadas.

Explicação. Os pagamentos são o ponto em que os erros custam dinheiro e demoram mais a desfazer, porque um pagamento errado tem de ser corrigido através de um gestor e aparece na reconciliação do fim do dia. A caixa é construída com base na ideia de que uma mesa fica aberta até estar totalmente regularizada, razão pela qual uma mesa parcialmente paga ainda aparece como aberta. Compreender essa ideia evita a maior parte da confusão nos pagamentos.

Procedimento: fazer um pagamento dividido em dois cartões.

1. Abra a mesa e selecione Pagar.

2. Selecione Dividir e, em seguida, Por valor.

3. Introduza o primeiro valor e selecione Cartão. O ecrã mostra o saldo restante a vermelho.

4. Faça o primeiro pagamento. O ecrã volta à vista de divisão com o saldo atualizado.

5. Introduza o segundo valor e selecione Cartão.

6. Faça o segundo pagamento. A mesa fecha automaticamente e o ecrã volta ao plano do espaço.

Se a mesa não fechar, os valores não somam ao total. Selecione Saldo para ver a diferença.

Linha de referência, extraída para o cartão. Dividir uma conta em dois cartões: Pagar, Dividir, Por valor, introduza cada valor separadamente. A mesa fecha-se sozinha quando o saldo chega a zero.

Prática e avaliação. Demonstre um pagamento dividido, um pagamento com voucher e um reembolso ao seu formador, numa mesa real, não num modo de demonstração. É validado pelo formador, e não pelo formando.

O cartão de referência. Duas faces, trinta e oito linhas, ordenadas de A a Z pelo que é a situação. O cliente quer pagar separadamente. Cartão recusado. O voucher não é lido. Artigo errado enviado para a cozinha. A mesa aparece como aberta após o pagamento.

Índice. Inclui reembolso em reembolso, anular, cancelar e engano, porque são as quatro palavras que as pessoas usam para a mesma coisa.

Versão. Versão 6, da responsabilidade do gestor de formação; os procedimentos foram verificados pela última vez com o sistema de caixa em abril.

Copie para aqui.

Exemplo de manual de formação: setenta e um por cento das interrupções

O Ravensmere Group opera vinte e três pubs e locais de restauração com cerca de novecentos colaboradores e uma faturação típica do setor.

O seu manual de formação para atendimento ao público tinha oitenta e seis páginas. Estava bem escrito, foi usado em toda a integração de dois dias e foi avaliado muito bem pelos formandos nos seus formulários de feedback. Não havia nada de errado com ele como documento de ensino.

Quatro meses após o início do ano, os gestores de turno eram interrompidos constantemente com as mesmas perguntas. Alguém registou-as durante um mês em quatro locais: cerca de seiscentas interrupções, das quais aproximadamente setenta e um por cento eram perguntas que o manual respondia.

A razão não era que as pessoas se tivessem esquecido. Era que encontrar a resposta era mais difícil do que perguntar a alguém.

Para aprender a dividir uma conta em dois cartões, era preciso saber que isso estava no capítulo cinco, Pagamentos, numa subsecção chamada transações complexas, na página quarenta e um. Os títulos dos capítulos eram pedagógicos, não práticos: compreender a jornada do pagamento, a filosofia do serviço à mesa. Não havia índice. E ninguém leva oitenta e seis páginas num turno.

O manual tinha sido escrito inteiramente para o seu primeiro leitor e estava a ser usado quase todo pelo seu segundo.

A solução manteve o manual intacto, porque funcionava para o que foi concebido para fazer. O que foi acrescentado foi a camada em falta: um cartão de duas faces com trinta e oito linhas, ordenadas pelo que é a situação em vez de por capítulo, formuladas pelas palavras que o registo de interrupções continha. Os títulos dos capítulos foram reescritos em linguagem de tarefas e foi adicionado um índice com sinónimos que as pessoas usam.

Não foi escrito nada de novo. Cada linha do cartão já estava no manual.

As interrupções dos gestores de turno diminuíram cerca de cinquenta e oito por cento nos três meses seguintes. O feedback da integração não mudou, porque a parte que estava a funcionar foi deixada como estava.

Como posso criar um manual de formação gratuito?

É totalmente viável e o custo é tempo, não software.

Copie a estrutura acima para qualquer editor de documentos. Escreva objetivos como capacidades. Escreva cada tema nas três camadas. Extraia a camada de referência para um cartão no fim.

Quatro coisas tornam isto mais rápido e melhor.

Veja o trabalho a ser feito antes de escrever. Não uma vez e não pelo melhor desempenho. A pessoa que lá está há seis meses comete os erros que um manual precisa de evitar.

Retire a lista de conteúdos das perguntas, não do sistema. O que é que os recém-chegados perguntam nas semanas um a seis. Essas perguntas são os seus capítulos, já priorizados.

Escreva os procedimentos enquanto os executa. Qualquer coisa que faça automaticamente, caso contrário, vai ficar em falta, e é esse o passo em que o formando se fica preso.

Faça com que alguém novo o siga sem ajuda. Cada pergunta que fizer é uma falha. Anote a resposta em vez de a explicar.

A parte verdadeiramente dispendiosa de um manual de formação são as imagens, e isso é abordado mais abaixo.

Qual é o melhor formato para um manual de formação?

Não existe um único melhor formato e a resposta honesta é que o formato segue o leitor.

Word ou um editor de documentos para escrever e manter. Os procedimentos mudam e um formato que não consegue editar facilmente produz um manual que fica desatualizado em vez de um que se mantém estável.

PDF para emitir e imprimir. A combinação de modelo de manual de formação Word PDF é a disposição normal na maioria das organizações: edite o documento, emita o PDF e mantenha ambos.

Uma página de intranet ou de base de conhecimento para tudo o que muda frequentemente, já que um manual num sistema partilhado tem uma versão atual em vez de uma por destinatário.

Impresso e plastificado especificamente para a camada de referência. É a parte que as pessoas levam consigo e o papel resiste melhor a uma cozinha ou a um chão de loja do que um telemóvel.

Vídeo para tudo o que, ao ver, supera a leitura, que é a maioria das tarefas físicas e a maioria do software.

O erro é escolher um formato para tudo. Um único PDF de oitenta e seis páginas é um documento razoável para integração e uma referência fraca, que é exatamente o argumento desta página.

Pode dar-me um exemplo de um manual de formação?

A estrutura preenchida acima é um exemplo e é deliberadamente um único módulo em vez de um manual completo, porque é no módulo que vive o padrão.

Para exemplos publicados que valem a pena estudar, três fontes são melhores do que modelos comerciais. Organizações do setor público e de saúde publicam materiais reais de formação de equipas. Os fabricantes publicam manuais do operador com convenções visuais fortes. E os manuais de operação de franquias, quando são públicos, são invulgarmente rigorosos porque todo o modelo de negócio depende de alguém noutra cidade o fazer da mesma forma.

Ao ler qualquer exemplo de PDF de manual de formação, observe duas coisas. Se os títulos dos capítulos são tarefas ou temas e se existe uma camada de referência em algum lugar. A maioria dos exemplos publicados falha em ambos, por isso são úteis sobretudo como fonte de estrutura de secções, e não como modelos.

Manual de formação, plano de formação ou manual do utilizador?

Três documentos que se confundem e um deles é algo completamente diferente.

Um manual de formação é o conteúdo. O que alguém precisa de saber e fazer, com os procedimentos. Pertence à função e sobrevive a qualquer indivíduo.

Um plano de formação é o calendário. Quem é formado em quê, por que ordem, até quando e como é avaliado. Responde ao quando e a quem, e não ao quê. Se procura um modelo de plano de formação gratuito, é esse o documento que quer e o modelo de plano de formação cobre isso.

Um manual do utilizador descreve um produto para as pessoas que o usam e um ficheiro Word de modelo de manual do utilizador será organizado por funcionalidade do produto, e não por tarefa. Se estiver a documentar software para clientes em vez de formar equipas, o manual do utilizador de software cobre isso.

O erro mais comum é construir o plano antes de existir o conteúdo, o que produz um calendário para um material que alguém está a escrever na noite anterior a cada sessão.

Variantes de manual de formação

A estrutura mantém-se e a ênfase muda.

manual de formação para colaboradores. O caso geral. Um ficheiro Word de modelo de manual de formação gratuito para colaboradores vai dar-lhe as secções padrão e as adições que vale a pena fazer são objetivos baseados em capacidades e a camada de referência extraída.

manual de formação para atendimento ao cliente. Mais focado em julgamento e formulação do que em procedimento, porque a variação está na conversa e não no sistema. O manual de formação para atendimento ao cliente cobre essa diferença.

manual de formação de software ou de sistema. Muito baseado em capturas de ecrã e é o mais rápido a ficar desatualizado. A camada de referência é a mais importante aqui e a camada de explicação é a menos, já que os utilizadores aprendem a lógica rapidamente e esquecem os detalhes.

manual de formação na indústria e operacional. Fica ao lado das instruções de trabalho e da documentação de segurança, em vez de as substituir. Qualquer coisa com uma dimensão de segurança pertence a um documento controlado com os avisos adequados e o modelo de instruções de trabalho cobre isso.

Manuais de franquia e de vários locais. A consistência é o objetivo principal, o que aumenta o valor da camada de referência e de tudo o que elimina interpretações locais.

Formação de conformidade e regulamentação. Quando a conclusão tem de ser comprovada, as secções de avaliação e de registo têm peso e os requisitos podem ser prescritos. Peça aconselhamento sobre o que o seu setor exige em vez de depender de um modelo genérico.

O que um modelo de manual de formação gratuito não consegue resolver

Um manual escrito por alguém que não faz o trabalho. Vai produzir uma descrição exata do processo pretendido e omitir tudo o que o torna difícil.

Objetivos escritos como temas. Compreender pagamentos não é algo que qualquer pessoa consiga demonstrar. Fazer um pagamento dividido, sim.

Sem camada de referência. Nenhum download gratuito de modelo de manual de formação gratuito inclui uma, porque os modelos são construídos em torno do documento de ensino e o documento de ensino é a metade que já funciona.

Imagens que ninguém mantém. Cada captura de ecrã e fotografia é um compromisso de voltar a capturar e é aqui que os manuais de formação começam a degradar primeiro.

Mostre a tarefa em vez de a descrever

A estrutura de três camadas tem uma fraqueza óbvia: produzi-la corretamente dá mais trabalho do que escrever um manual do princípio ao fim e o trabalho extra concentra-se exatamente na parte que mais ajuda.

A camada de explicação é texto e não custa mais. A camada de procedimento precisa de imagens e a camada de referência precisa de que os procedimentos existam primeiro. Por isso, as camadas que servem o segundo leitor são as que são cortadas quando o manual está para sair na sexta-feira.

A Trupeer AI muda essa matemática. Alguém executa a tarefa uma vez enquanto grava e o resultado é um procedimento escrito passo a passo com capturas de ecrã já capturadas, anotadas e colocadas, juntamente com um vídeo, na sua própria marca. A camada de procedimento chega pronta e a linha de referência é um resumo de uma linha de algo que já existe, em vez de algo escrito do zero.

Registe. Dê marca. Traduza. Faça com a Trupeer.

Três coisas acontecem especificamente para a formação. O vídeo serve o primeiro leitor e o procedimento escrito serve o segundo, a partir de uma única gravação, que é a resposta mais limpa para o problema dos dois leitores. Regravar após uma alteração do sistema é mais rápido do que voltar a capturar um conjunto de capturas de ecrã, e é isso que decide se um manual continua correto no ano dois. E quando uma equipa inclui pessoas cuja primeira língua não é a língua do local de trabalho, a mesma gravação produz o mesmo manual em cada uma, o que importa mais em setores com alta rotatividade do que quase em qualquer outro lugar.

O material fica na sua base de conhecimento e também funciona como material de formação para todas as entradas após a primeira. A consistência entre os seus documentos é uma questão de definir o kit de marca uma vez e a configuração é abordada no guia de configuração do modelo de documento.

Perguntas Frequentes

Existe uma versão Word gratuita do modelo de manual de formação?

O Word serve para o próprio manual, porque é texto mais procedimentos; é revisto e precisa de ser atualizado à medida que os sistemas mudam. Um ficheiro Word de modelo de manual de formação gratuito é o formato de trabalho certo.

Duas definições evitam problemas mais tarde. Use estilos reais de títulos para que a página de conteúdos seja gerada e seja possível ter um índice e coloque a versão, o responsável e a data da última verificação no rodapé de cada página, e não apenas na capa.

Existe uma versão Word gratuita do modelo de manual de formação para colaboradores?

Sim e um download gratuito de modelo de manual de formação para colaboradores vai dar-lhe as secções padrão: introdução, objetivos, módulos, procedimentos, avaliação.

Vale a pena fazer duas adições em qualquer um deles. Reescreva os objetivos como coisas que alguém consegue demonstrar, em vez de temas que vai abordar. E adicione uma secção de referência no fim, extraída dos procedimentos, ordenada pelas perguntas que as pessoas fazem e não por capítulo.

Existe um PDF gratuito do modelo de manual de formação?

O PDF é a versão emitida e impressa. Exporte um PDF de modelo de manual de formação gratuito depois de o conteúdo estar definido, com a versão e a data visíveis na página e não apenas no nome do ficheiro.

Mantenha a fonte editável. Os manuais de formação descrevem sistemas e procedimentos que mudam e um manual que só consegue atualizar ao reconstruir vai deixar de ser verdade, silenciosamente, em vez de se manter estável.

Existe uma combinação de modelo de manual de formação Word PDF?

A maioria dos editores oferece as duas opções e a combinação reflete como os manuais são, de facto, geridos. A disposição do modelo de manual de formação Word PDF significa que o documento é a cópia de trabalho e o PDF é o que é emitido aos formandos.

Mantenha as duas opções claramente distinguidas. As pessoas que trabalham a partir de um PDF antigo enquanto o documento já avançou é a forma mais comum de um manual ficar errado sem que ninguém se aperceba.

Onde posso encontrar um exemplo de PDF de manual de formação?

Organizações do setor público, prestadores de cuidados de saúde e alguns operadores de franquias publicam exemplos reais e um PDF de exemplo de manual de formação desses recursos é mais instrutivo do que um modelo comercial, porque foi escrito para pessoas que tinham de o usar.

Leia-o pelos títulos dos capítulos e por ver se existe algum material de referência. Essas duas coisas dizem-lhe se o manual foi desenhado apenas para o seu primeiro leitor, o que acontece na maioria.

Um ficheiro Word de modelo de manual do utilizador é o mesmo que um manual de formação?

Não. Um ficheiro Word de modelo de manual do utilizador documenta um produto para as pessoas que o usam e é organizado por funcionalidade. Um manual de formação documenta um trabalho para as pessoas que o executam e é organizado por tarefa.

As pessoas confundem-se quando o trabalho é, na maior parte, operar um único sistema, altura em que as duas coisas se sobrepõem muito. Mesmo assim, a diferença mantém-se: o manual do utilizador diz-lhe o que o software faz e o manual de formação diz-lhe o que faz nesta função, incluindo muitas coisas que o software não sabe.

Existe um modelo de manual gratuito que cubra qualquer tipo de manual?

Há muitos e um modelo de manual gratuito é, normalmente, genérico o suficiente para cobrir manuais de formação, manuais do utilizador e manuais de instruções, ao custo de não servir bem nenhum deles.

Modelos genéricos dão-lhe uma capa, conteúdos, capítulos e um índice, que é a parte fácil. O que difere entre tipos de manuais é o que vai para os capítulos e um manual de formação, especificamente, precisa de objetivos baseados em capacidades, uma secção de avaliação e uma camada de referência, nenhuma das quais um modelo genérico vai pedir.

Onde posso encontrar um modelo de plano de formação gratuito?

Esse é um documento diferente. Um plano de formação é o calendário de quem é formado em quê, por que ordem e até quando, com pontos de avaliação. O manual é o conteúdo que o plano entrega.

Construa o manual primeiro, onde for possível. Um plano construído em torno de um conteúdo que ainda não existe tende a tornar-se um calendário de sessões que alguém prepara na noite anterior.

Existe um download gratuito de modelo de manual de formação que valha a pena usar?

A lista de secções está bem estabelecida e cada versão publicada oferece aproximadamente a mesma, por isso um download gratuito de modelo de manual de formação poupa-lhe, no máximo, uma tarde.

Avalie qualquer um deles com uma pergunta. Existe algum lugar para uma camada de referência, ou seja, respostas curtas ordenadas pelo que as pessoas perguntam e não por capítulo? Nenhum tem isso e é a parte de um manual de formação que é usada durante anos após a formação terminar.