Um excelente plano de formação é o que separa a formação que gera resultados da que apenas preenche o calendário. Com a Trupeer, pode poupar horas na conceção da formação começando com um modelo de plano de formação gratuito, personalizando-o com as suas diretrizes de marca e transformando o plano em formação baseada em vídeo com a qual a sua equipa se vai realmente envolver.

O que é um modelo de plano de formação gratuito?

Um modelo de plano de formação gratuito é uma estrutura reutilizável para agendar a formação: quem é formado, em quê, por que ordem, até quando, e como vai saber que funcionou.

É o calendário, e não o conteúdo. O que as pessoas precisam de saber entra num manual de formação. Se a formação é, ou não, a resposta certa, é decidido por uma avaliação das necessidades de formação. Este documento é o plano para a entregar.

Cada modelo publicado cobre os mesmos campos, e são os campos certos. Tópico, público-alvo, método, formador, data, duração, avaliação. A estrutura não é onde os planos de formação falham.

Falham na ordem, e a decisão de ordenação é, por defeito, feita em quase todos os planos.

O formato segue o uso. A versão Excel de um modelo de plano de formação gratuito serve o próprio calendário, que é uma grelha de pessoas versus tópicos versus datas. A versão Word de um modelo de plano de formação gratuito serve a narrativa em torno dele: objetivos, abordagem, método de avaliação. O layout PowerPoint de um modelo de plano de formação gratuito serve para apresentar o plano para aprovação, e o PDF de um modelo de plano de formação gratuito é a versão acordada.

Os planos de formação são sequenciados com lógica de currículo

Veja como é ordenado qualquer plano de integração ou de formação para funções.

Começa pelo geral e avança para o específico. Visão geral da empresa, depois sistemas, depois produtos, depois processos, depois os casos mais difíceis ou raros. Primeiro as bases, depois a construção. É assim que a educação é organizada, parece obviamente correto, e cada modelo de plano de formação incentiva implicitamente isso ao apresentar os tópicos como uma lista a ser trabalhada.

O problema é que a ordem pela qual alguém precisa de compreender as coisas não é a ordem pela qual as vai fazer.

Um novo colaborador aprende o tratamento de reclamações na segunda semana porque faz sentido logicamente após o básico. Recebe a primeira reclamação real no dia setenta. Um módulo de indicadores de fraude é entregue no dia três porque é regulamentar e é colocado à frente. O primeiro caso com marcadores reais de fraude chega no quarto mês.

Entre a aprendizagem e a execução existe o esquecimento, e o esquecimento não acontece de forma gradual de um modo útil. Conteúdo ensinado uma vez, nunca praticado, e usado pela primeira vez dez semanas mais tarde, já se perdeu em grande parte. Não totalmente, que é a parte enganadora: a pessoa retém o suficiente para reconhecer o tópico e não o suficiente para o executar, pelo que avança com confiança e fá-lo mal.

Isso cria um padrão que a maioria das organizações consegue ver nos seus próprios dados e que nunca chegou a traçar. As taxas de erro por tópico correlacionam com a diferença entre quando um tópico foi ensinado e quando foi executado pela primeira vez, de forma mais forte do que com o quão difícil é o tópico ou com a qualidade com que foi entregue.

Como personalizar este modelo na Trupeer

Passo 1: Abrir a secção Templates

Vá à secção Templates no menu principal.

Passo 2: Selecionar e abrir um modelo

Clique em qualquer modelo com que queira trabalhar para o abrir.

Passo 3: Expandir a visualização do modelo

Se necessário, expanda a visualização do modelo para ver o layout completo e os detalhes com clareza.

Passo 4: Editar o modelo

Clique em Edit para começar a modificar o modelo selecionado.

No editor, pode:

• Adicionar novas secções

• Definir ou atualizar regras de formatação

• Adicionar um logótipo e ajustar a sua posição e definições relacionadas

Passo 5: Guardar o seu modelo personalizado

Depois de fazer todas as alterações necessárias, clique em Save para guardar o modelo atualizado como seu.

Passo 6: Pré-visualizar e afinar o modelo

Quando quiser ver como fica o seu modelo personalizado, abra o Preview.

A partir do ecrã de pré-visualização, pode continuar a fazer ajustes diretamente, se necessário, garantindo que o modelo aparece exatamente como o pretende.

Com um modelo de plano de formação pode:

• Poupar horas no planeamento: Ignore a página em branco com uma estrutura usada por profissionais de L&D.

• Conceber com intenção: Secções integradas para objetivos de aprendizagem, público-alvo e resultados garantem que a formação tem propósito.

• Manter-se alinhado com a marca: Aplique o seu logótipo, fontes e cores usando o brand kit da Trupeer.

• Escalar a formação: Use o mesmo modelo de plano para cada iniciativa de formação.

• Medir o impacto: Os campos de métricas integrados ajudam-no a acompanhar se a formação está, de facto, a funcionar.

• Atingir aprendentes globais: Traduza planos de formação e conteúdos para 65+ idiomas com um clique.

Sequenciar pela primeira utilização

A mudança é adicionar uma coluna ao plano e deixá-la definir a ordem.

Para cada tópico, registe quando o aprendente o vai executar pela primeira vez, de forma real. Não quando aparece no currículo. A data real, ou os dias típicos decorridos desde o início.

Depois, reordene. Tudo o que for executado pela primeira vez na semana um é ensinado na semana um. Tudo o que for executado pela primeira vez no terceiro mês é ensinado no terceiro mês, e não no dia quatro, juntamente com tudo o resto.

Duas regras fazem com que funcione.

Nada é ensinado mais do que cerca de duas semanas antes da primeira utilização, a menos que exista uma razão específica. Conteúdo crítico para a segurança e tudo o que seja exigido legalmente antes de alguém começar é uma exceção legítima, e deve ser sinalizada como tal em vez de ser tratada como o padrão.

Quando a diferença não pode ser reduzida, planeie a revisão em vez de esperar. Algumas coisas, de facto, têm de ser abordadas cedo. Nesses casos, o plano deve incluir uma revisita curta imediatamente antes da primeira utilização, o que é muito mais barato do que ensiná-lo corretamente duas vezes.

Três consequências seguem-se, e as três tendem a ser bem-vindas.

O tempo em sala de aula diminui, porque um programa colocado à frente está a transportar conteúdo que ninguém consegue usar ainda. O “ramp” geral fica mais longo no papel e mais curto na prática. E os novos colaboradores relatam sentir-se menos sobrecarregados, o que aparece na desistência inicial.

O que um modelo de plano de formação tem de conter

Nove componentes. A terceira é a que altera o plano.

A linha do tempo do aprendente é a segunda mais frequentemente em falta. Os planos agendam a disponibilidade do formador com cuidado e assumem que o tempo do aprendente está livre, o que não está, e o resultado é uma formação que é adiada pela pressão operacional até a diferença entre aprendizagem e execução aumentar ainda mais.

Modelo de plano de formação gratuito: a estrutura para copiar

Preenchido com um exemplo real em vez de placeholders. O plano forma novos responsáveis por reclamações numa seguradora.

Copie daqui.

Para quem é este plano. Novos responsáveis por reclamações sem experiência prévia em seguros, a integrar-se em coortes de cerca de oito.

Objetivos de capacidade. Escritos como coisas que alguém pode ser observado a fazer.

Levar uma nova reclamação automóvel até ao ponto de validação. Resolver uma reclamação simples dentro da autoridade. Identificar quando uma reclamação excede a autoridade e escalar corretamente. Reconhecer indicadores de fraude e levantar um encaminhamento. Tratar uma reclamação de acordo com o padrão de primeira resposta. Explicar a uma cliente uma reclamação recusada.

Sequência, ordenada pela primeira utilização.

O conteúdo regulamentar exigido antes de qualquer contacto com um cliente é entregue no primeiro dia, independentemente da primeira utilização, e é sinalizado como exceção com uma revisita agendada na semana seis.

Tempo do aprendente necessário. Doze dias de formação formal ao longo de catorze semanas, mais quatro horas por semana de prática com coach a partir da segunda semana. O gestor de linha confirmou que as quatro horas estão protegidas e que não serão libertadas para cobertura operacional sem acordo.

Formador ou responsável. As semanas um e dois são entregues pela equipa de formação. Tudo o que é da semana três é entregue pelo líder da equipa com materiais da equipa de formação. O líder da equipa é responsável por isso acontecer.

Ponto de revisão. As taxas de erro por tópico são revistas ao fim de seis meses para cada coorte, comparando especificamente os tópicos ensinados perto da primeira utilização com os ensinados cedo.

Copie para aqui.

Exemplo de plano de formação: ensinado na semana um, usado pela primeira vez no dia noventa e quatro

A Arncliffe Mutual é uma seguradora regional de cerca de setecentas pessoas, contratando à volta de noventa responsáveis por sinistros por ano.

A sua integração foi um programa de sala de aula de quatro semanas que cobria tudo o que um responsável precisava: sistemas, produtos, regulamentação, tipos de sinistros, reclamações, fraude, perda total. Vinte dias de formação formal antes de qualquer pessoa tocar num sinistro em direto de forma independente. Foi bem concebido, bem entregue e avaliado com elevada pontuação nos formulários de feedback.

Ao fim de seis meses, uma auditoria de erros produziu um padrão que ninguém tinha previsto.

O tratamento de reclamações, ensinado na semana dois, foi executado pela primeira vez em média no dia setenta e um. Taxa de erro face aos padrões de primeira resposta: trinta e quatro por cento.

Encaminhamento por fraude, ensinado no dia três porque era regulamentar e foi colocado à frente, foi realmente necessário pela primeira vez em média no dia noventa e quatro. Quarenta e um por cento dos casos com indicadores claros foram falhados.

Validação de sinistro automóvel padrão, ensinada na semana quatro, foi executada pela primeira vez no dia vinte e seis. Taxa de erro: oito por cento.

O padrão não era dificuldade e não era qualidade de entrega. Os mesmos formadores, os mesmos materiais, as mesmas coortes. Foi a diferença entre ser ensinado e ser executado.

Fraude, ensinada mais cedo, executada mais tarde, resultados piores. Validação automóvel, ensinada por último, executada mais cedo, melhores resultados.

A re-sequenciação não acrescentou conteúdo. A semana um foi reduzida ao que alguém usa nas suas primeiras duas semanas: navegação no sistema e receção de sinistros. As reclamações passaram para meio dia na semana seis, entregues quando os responsáveis já tinham começado a recebê-las. A fraude passou para a semana dez. A perda total passou para a semana catorze.

O tempo formal em sala de aula passou de vinte dias para doze, com oito dias redistribuídos entre os meses dois e quatro. O “ramp” ficou mais longo no papel e a formação ficou mais curta.

Doze meses depois, a taxa de erro em reclamações tinha passado de trinta e quatro por cento para onze. As falhas de fraude passaram de quarenta e um por cento para quinze. O tempo até à produtividade total caiu de cerca de cinco meses para três e meio.

O resultado inesperado foi a desistência. As saídas nos primeiros seis meses passaram de vinte e dois por cento para catorze. As conversas de saída tinham mencionado consistentemente sentir-se sobrecarregado no primeiro mês, que é o que vinte dias de conteúdo sobre trabalho que ainda não fez produzem.

Nada na formação melhorou. A ordem mudou.

Como criar um plano de formação em seis passos

1. Confirmar primeiro que a formação é a resposta. Um plano construído com base numa avaliação das necessidades que nunca testou a sua suposição vai agendar formação para um problema que a formação não consegue resolver.

2. Escrever objetivos de capacidade, não tópicos. Algo que possa ver alguém a fazer. "Compreender reclamações" não pode ser avaliado; "tratar uma reclamação de acordo com o padrão de primeira resposta" pode.

3. Para cada objetivo, descobrir quando é executado pela primeira vez, de forma real. Pergunte aos líderes de equipa ou consulte dados de casos por antiguidade. Este é o passo que ninguém faz e que demora uma tarde.

4. Ordenar o plano por essa data, com uma lista de exceções declarada para tudo o que seja exigido legalmente ou para segurança mais cedo.

5. Reservar o tempo do aprendente e protegê-lo. Não o do formador. Por escrito, com o gestor de linha.

6. Definir uma revisão que analise o desempenho por tópico, para descobrir se a sequenciação estava certa e não se a formação foi apreciada.

O passo três é toda a intervenção e custa quase nada. A informação existe dentro da sua própria operação e é normalmente mantida de forma informal por supervisores que nunca foram questionados.

Tipos de plano de formação

A estrutura mantém-se e a questão da sequenciação aplica-se a todos.

Plano de integração ou onboarding. Onde o problema da primeira utilização é mais grave, porque tudo é ensinado de uma vez e usado ao longo de meses. As maiores melhorias com a re-sequenciação estão aqui.

Plano específico por função. Para alguém que transita para uma função definida. As datas de primeira utilização são normalmente conhecíveis com precisão, o que torna este o tipo mais fácil de sequenciar bem.

Plano de formação de conformidade. Os prazos são definidos externamente e a conclusão tem de ser comprovada, pelo que o plano é parcialmente um registo. Note que quando o conteúdo é exigido legalmente antes de alguém desempenhar uma função, a sequenciação pela primeira utilização não se aplica e a solução é uma revisita agendada antes da utilização real.

Plano de cross training. Ensinar às pessoas uma segunda função para cobertura. A data de primeira utilização é imprevisível por definição, o que torna este o tipo em que o material sob demanda é o mais importante.

Plano anual ou de desenvolvimento da equipa. Horizonte mais longo, granularidade mais ampla e mais próximo de um plano de formação para um grupo do que para um indivíduo. A matriz de formação do colaborador cobre a visão de cobertura ao longo de uma equipa.

Plano de desenvolvimento individual. Para o crescimento de uma pessoa e não para a competência da sua função, e é orientado pelas suas lacunas e não por um currículo padrão. O plano de formação individual cobre isso.

Desenvolvimento de liderança e gestão. Horizonte longo e o problema da primeira utilização é real, mas mais difícil de datar, já que as situações para as quais se forma chegam de forma imprevisível.

Plano de formação, avaliação das necessidades ou manual de formação?

Três documentos em sequência, e construí-los fora de ordem é a falha mais comum nesta área.

Uma avaliação das necessidades de formação estabelece se existe uma lacuna e se a formação é o remédio certo. Vem primeiro, e a página de avaliação das necessidades de formação explica por que razão a maioria conclui pela formação, independentemente.

Um plano de formação agenda a entrega. Quem, o quê, quando, como é avaliado. Esta página.

Um manual de formação é o próprio conteúdo, e a página do manual de formação explica-o.

As organizações frequentemente constroem o plano primeiro, porque um plano pode ser produzido numa manhã e parece progresso. O que se segue é um calendário de sessões para as quais alguém escreve o material na noite anterior, que é assim que o conteúdo acaba organizado em torno da conveniência do formador e não do uso do aprendente.

Medir se funcionou

Quatro medidas, e a conclusão não é uma delas.

Taxa de conclusão. Atinge noventa e cinco por cento em duas coortes e não lhe diz nada sobre capacidade. Acompanhe-a para evidência de conformidade e não a trate como resultado.

Taxa de aprovação na avaliação no momento da entrega. Útil, e mede retenção a curto prazo em vez de desempenho. Taxas de aprovação elevadas ao lado de desempenho fraco seis meses mais tarde é exatamente o padrão que a sequenciação pela primeira utilização aborda.

Taxas de erro ou de qualidade por tópico, por antiguidade. A medida que importa, e a que revela problemas de sequenciação. A Arncliffe encontrou aqui a resposta completa.

Tempo até à produtividade total. O melhor número único para um plano de formação, porque capta tudo aquilo para que o plano serve. Defina-o uma vez e nunca altere a definição.

Divida a terceira medida por tópico em vez de reportar uma taxa de erro geral. A média esconde exatamente o padrão que procura: que alguns tópicos são muito piores do que outros por razões que não têm nada a ver com a forma como foram ensinados.

O que um modelo de plano de formação gratuito não consegue corrigir

Formação para um problema que não é um problema de formação. A avaliação vem primeiro por uma razão.

Tempo do aprendente que não existe. Um plano que exige quatro horas por semana de alguém que não tem quatro horas vai falhar, e a falha alarga a diferença entre aprendizagem e execução.

Conteúdo que ainda não foi escrito. Nenhum modelo de plano de formação gratuito para descarregar e nenhum modelo de plano de formação gratuito em Word para descarregar fornecem o material, e um plano para conteúdo que ainda não existe torna-se um calendário que alguém persegue.

Colocação à frente imposta de fora. Quando um regulador, um cliente ou uma seguradora exige que tudo seja coberto antes de alguém começar, a sequenciação pela primeira utilização não está disponível. Planeie a revisita em vez disso e seja claro que a exigência é de conformidade e não de aprendizagem.

Entregue no momento de uso

A sequenciação pela primeira utilização tem um problema óbvio, e é a razão pela qual a maioria das organizações coloca tudo à frente logo à partida.

Entregar uma sessão de meio dia na semana seis, na semana dez e na semana catorze para cada coorte é mais agendamento do que entregar vinte dias antecipadamente. Com noventa contratações por ano em coortes contínuas, o calendário do formador torna-se a restrição, e a resposta honesta é normalmente desistir e ensinar tudo no início.

A saída é que a maior parte do que é colocado à frente não precisa de uma sessão. Precisa apenas de estar disponível no momento em que alguém o encontra pela primeira vez.

Trupeer AI torna isso prático. Alguém executa a tarefa uma vez enquanto grava, e o resultado é um walkthrough escrito passo a passo com screenshots já capturados e colocados, juntamente com um vídeo, na sua própria marca. Um responsável que recebe a primeira reclamação no dia setenta abre o walkthrough de reclamações, que tem quatro minutos e chega exatamente quando é útil.

Registe. Dê marca. Traduza. Trupeer.

Três consequências seguem-se para os planos de formação, especificamente. A entrega “just in time” só funciona se o material existir sob demanda, e produzir material sob demanda para quarenta tarefas à mão é a razão pela qual normalmente não funciona. O cross training torna-se viável, porque a data de primeira utilização é imprevisível e o material sob demanda não precisa de uma data. E a mesma gravação serve para todas as coortes, pelo que o custo de um plano bem sequenciado deixa de escalar com o número de receções.

O material fica na sua base de conhecimento e funciona também como formação para colaboradores existentes que se esqueceram de algo que fazem duas vezes por ano. A consistência entre os seus documentos é uma questão de definir o brand kit uma vez, e a configuração é coberta no guia de configuração do template de documento.

Perguntas Frequentes

Existe uma versão Excel gratuita do modelo de plano de formação?

O Excel é o formato natural, porque um plano de formação é uma grelha de pessoas versus tópicos versus datas. Um ficheiro Excel de um modelo de plano de formação gratuito permite-lhe ordenar por data, filtrar por coorte e ver quem está em atraso.

Adicione uma coluna que nenhum modelo publicado inclui: quando o aprendente vai executar cada tópico pela primeira vez, de forma real. Ordenar o plano por essa coluna em vez de pela ordem do currículo é a única alteração que mais melhora aquilo que as pessoas retêm.

Existe uma versão Excel gratuita do modelo de plano de formação para acompanhar uma equipa inteira?

Sim, e é um documento ligeiramente diferente de um plano para uma única coorte. Um ficheiro Excel de um modelo de plano de formação usado em toda uma equipa torna-se numa matriz de cobertura: quem foi formado em quê, quando, e quando expira.

Mantenha os dois separados. Uma matriz responde quem consegue fazer o quê hoje. Um plano responde o que acontece a seguir e por que ordem. Ao combiná-los, obtém-se uma grelha demasiado densa para agendar a partir dela.

Existe uma versão Word gratuita do modelo de plano de formação?

O Word serve a metade narrativa: objetivos, abordagem, método de avaliação e a justificação para a sequência. Um ficheiro Word de um modelo de plano de formação gratuito funciona bem para a versão que é aprovada.

Mantenha o próprio calendário numa folha de cálculo e faça referência a ele. Um plano com datas numa tabela do Word deixa de ser atualizado ao fim de cerca de três semanas, e um plano desatualizado é pior do que nenhum, porque as pessoas trabalham a partir dele.

Existe uma versão Word doc gratuita do modelo de plano de formação?

Sim, e um ficheiro Word doc de um modelo de plano de formação gratuito é a mesma coisa numa extensão mais antiga.

A escolha que mais importa é se o documento regista por que razão os tópicos estão pela ordem em que estão. Um plano com uma justificação de sequenciação declarada pode ser contestado e melhorado. Um com uma ordem sem explicação será herdado sem alterações durante anos.

Existe um download gratuito do modelo de plano de formação Word?

Está amplamente disponível, e quase todos apresentam os tópicos como uma lista para serem trabalhados pela ordem indicada. Um download gratuito do modelo de plano de formação Word vai dar-lhe essa lista e os campos padrão.

A adição que vale a pena fazer é a coluna de primeira utilização, além de uma lista curta de exceções para tudo o que tenha de ser entregue cedo por razões legais ou de segurança. Essas duas alterações demoram dez minutos e são a diferença entre um currículo e um plano.

Existe uma versão PowerPoint gratuita do modelo de plano de formação?

Os slides servem para apresentar o plano para aprovação, especialmente quando precisa de um gestor para concordar em proteger o tempo do aprendente. Um deck de PowerPoint de um modelo de plano de formação gratuito funciona bem para a sequência, o compromisso de tempo e a abordagem de avaliação.

Não execute o plano a partir disso. As datas mudam, as coortes mudam, e um deck que se desviou do calendário real é a versão que as pessoas se lembram.

Existe um modelo de plano de formação PDF gratuito?

O PDF serve para a versão acordada e distribuída, especialmente quando o plano suporta um requisito de conformidade ou uma candidatura a financiamento. Exporte um PDF de um modelo de plano de formação gratuito uma vez acordado, com a data e o ponto de revisão indicados.

Mantenha a fonte editável. Os planos de formação mudam à medida que as coortes avançam e quando as datas de primeira utilização acabam por ser diferentes do que os supervisores estimaram.

Vale a pena usar um download gratuito do modelo de plano de formação?

Os campos mantêm-se estáveis há anos e cada versão publicada oferece aproximadamente os mesmos, pelo que um download gratuito do modelo de plano de formação gratuito lhe poupa, no máximo, uma tarde.

Avalie qualquer um deles com uma pergunta. Existe algum lugar para registar quando o aprendente vai fazer pela primeira vez aquilo que está a ser ensinado? Nenhum tem isso, e a ausência é a razão pela qual tantos planos entregam tudo na semana um e perdem a maior parte.